Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và sự phát triển của công nghệ, các doanh nghiệp phải đối mặt với môi trường cạnh tranh gay gắt. Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp và tối ưu hóa chuỗi cung ứng, trong đó hoạt động mua hàng là mắt xích đầu tiên tạo lập các yếu tố đầu vào. Đối với doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, chi phí mua hàng đầu vào tác động trực tiếp đến giá thành và chất lượng dịch vụ đầu ra do đặc thù hàng hóa mua vào phục vụ trực tiếp cho quá trình cung ứng mà không trải qua các công đoạn gia công lại.

Công ty TNHH Welstory Việt Nam (WELV) là doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài thuộc tập đoàn Samsung (Hàn Quốc), hoạt động chính trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ suất ăn công nghiệp. Khi vận hành tại thị trường Việt Nam, việc áp dụng nguyên bản quy trình theo tiêu chuẩn của công ty mẹ đã bộc lộ một số bất cập, chưa hoàn toàn tương thích với điều kiện thực tế của thị trường bản địa. Đồng thời, tại thời điểm nghiên cứu, hoạt động mua hàng của doanh nghiệp chưa được bố trí nhân sự chuyên trách tương xứng, chưa khai thác tối đa tiềm lực để tối ưu hóa chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh. Xuất phát từ thực tế này, đề tài "Quản trị hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Welstory Việt Nam" được thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu thực tiễn trong công tác quản trị chuỗi cung ứng tại đơn vị.

Tiêu chí Nội dung xác định trong luận văn
Tên đề tài Quản trị hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Welstory Việt Nam
Học viên thực hiện Trần Thị Mai Anh
Người hướng dẫn TS. Nguyễn Thu Hà
Cơ sở đào tạo Trường Đại học Kinh tế – Đại học Quốc gia Hà Nội (Chương trình Thạc sĩ QTKD định hướng ứng dụng, 2019)
Mã số chuyên ngành 60 34 01 02
Mục đích nghiên cứu Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị mua hàng và đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Welstory Việt Nam trong giai đoạn 2018 – 2020
Đối tượng nghiên cứu Hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Welstory Việt Nam (xác định nhu cầu, lập kế hoạch, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, hợp đồng và thực hiện hợp đồng mua hàng đối với nguyên vật liệu, vật tư, bán thành phẩm)
Phạm vi không gian Công ty TNHH Welstory Việt Nam, tập trung chủ yếu tại Phòng Mua hàng
Phạm vi thời gian Dữ liệu thực trạng giai đoạn 2015 – 2017 (giai đoạn đầu thành lập); đề xuất giải pháp định hướng giai đoạn 2018 – 2020

Nhiệm vụ và câu hỏi nghiên cứu của luận văn được xác lập cụ thể như sau:

  • Câu hỏi nghiên cứu:
    1. Quản trị hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Welstory Việt Nam hiện nay như thế nào?
    2. Làm thế nào để cải thiện hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Welstory Việt Nam?
  • Nhiệm vụ nghiên cứu:
    1. Tổng quan cơ sở lý luận và các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước về hoạt động quản trị mua hàng tại doanh nghiệp.
    2. Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Welstory Việt Nam giai đoạn 2015 – 2017.
    3. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm cải thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty trong giai đoạn 2018 – 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình quản trị mua hàng

Luận văn tiếp cận hoạt động mua hàng dưới góc độ quản trị tác nghiệp và quản trị chuỗi cung ứng (SCM). Cơ sở lý luận được tổng hợp dựa trên quan điểm của các học giả chuyên ngành:

  1. Khái niệm và bản chất: Mua hàng là hệ thống các công tác tạo lập lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hóa đáp ứng yêu cầu dự trữ và sản xuất - kinh doanh với tổng chi phí thấp nhất (Nguyễn Thông Thái & An Thị Thanh Nhàn, 2011; Đồng Thị Thanh Phương, 2007; Đoàn Thị Hồng Vân, 2002; Hoàng Minh Đường & Nguyễn Thừa Lộc, 2005; Phạm Vũ Luận, 2005). Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng.
  2. Mục tiêu quản trị mua hàng: Bao gồm ba mục tiêu cốt lõi: hợp lý hóa dự trữ (đảm bảo số lượng, chất lượng, thời gian), tối ưu hóa chi phí nghiệp vụ mua, và phát triển quan hệ bền vững với nhà cung cấp.
  3. Quy trình quản trị mua hàng (Hoàng Minh Đường, 2005): Gồm 3 giai đoạn kế tiếp nhau: Xây dựng kế hoạch mua $\rightarrow$ Triển khai quá trình mua $\rightarrow$ Đánh giá, kiểm soát quá trình mua.
  4. Mô hình tính toán số lượng hàng mua: $$M = (B + K + H) - (D + N)$$ Trong đó:
    • $M$: Số lượng hàng hóa cần mua trong kỳ kế hoạch.
    • $B$: Dự báo tiêu thụ trong kỳ.
    • $K$: Lượng hàng hóa bán ra.
    • $H$: Lượng hàng hóa hao hụt dự tính.
    • $D$: Lượng hàng dự trữ hiện có trong kho.
    • $N$: Lượng hàng hóa đã đặt mua hoặc đã ký kết hợp đồng nhưng chưa nhập.
  5. Quy trình 4 giai đoạn hoạch định nguồn hàng: Giai đoạn khảo sát $\rightarrow$ Giai đoạn lựa chọn $\rightarrow$ Giai đoạn đàm phán $\rightarrow$ Giai đoạn thử nghiệm (nếu đạt yêu cầu sẽ thiết lập hợp tác lâu dài, không đạt sẽ chọn nhà cung cấp khác).
  6. Phương thức và chính sách mua: Phân loại 3 phương thức mua (mua lại thẳng, mua lại có điều chỉnh, mua lại mới); 3 chính sách thời điểm theo biến động giá (mua ngay, mua trước, mua hỗn hợp).
  7. Tiêu chuẩn kiểm soát sau mua: Đánh giá dựa trên tiêu chuẩn lô hàng (số lượng, chất lượng, cơ cấu), tiêu chuẩn hoạt động (tính chính xác về thời gian, địa điểm giao hàng), và tiêu chuẩn chi phí.
Tác giả / Tài liệu trích dẫn Hướng tiếp cận và nội dung chính
Terry P. Harrison (2001) Vai trò của SCM trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh và tối ưu hóa phân bổ nguồn lực doanh nghiệp.
Billington (1995) Mô hình quản trị chuỗi cung ứng tại Hewlett-Packard (HP) nhằm giảm tồn kho và cải thiện thực hiện đơn hàng.
Jonathan O'Brien (2009) Kỹ thuật phân tích chi tiêu, định vị thị trường và quy trình mua hàng từng bước để tạo giá trị.
Hoàng Minh Đường & Nguyễn Thừa Lộc (2005) Quy trình mua hàng thương mại, mô hình hoạch định nguồn hàng 4 bước và phương pháp kiểm soát nghiệp vụ mua.
Trần Thanh Tùng & Phạm Ngọc Thúy (2009) Khảo sát 152 đơn vị ngành điện máy tại TP.HCM: yếu tố "tương tác trong công việc", "chất lượng sản phẩm" và "hiệu quả giao hàng" tác động mạnh nhất đến quan hệ nhà cung cấp - phân phối.
Lê Công Hoa (2012) Quản trị mua hàng theo phương thức Just-In-Time (JIT), nguyên tắc Pareto (80/20) và phương pháp phân tích ABC.
Nguyễn Thanh Liêm (2012); Phạm Văn Kiệm (2013) Mô hình chuỗi cung ứng cho DNV&N tại Việt Nam và quản trị rủi ro chuỗi cung ứng.

Phương pháp nghiên cứu

  • Thiết kế nghiên cứu: Nghiên cứu ứng dụng kết hợp phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết với phân tích dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Sử dụng kết hợp dữ liệu thứ cấp (báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động kinh doanh, dữ liệu nội bộ về quy mô nguồn vốn và doanh thu giai đoạn 2015 – 2017) và dữ liệu sơ cấp từ hoạt động quan sát, tìm hiểu thực tế tại Phòng Mua hàng của Welstory Việt Nam.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, bảng biểu so sánh, phân tích biến động chỉ tiêu tài chính và biểu đồ hóa quy trình vận hành.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu và cơ sở lý luận về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp

Chương này hệ thống hóa các nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến quản trị chuỗi cung ứng và nghiệp vụ thu mua. Tác giả làm rõ các khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị mua hàng đối với doanh nghiệp thương mại/dịch vụ; phân tích chi tiết quy trình 3 giai đoạn từ lập kế hoạch, triển khai đến kiểm soát; đồng thời chỉ ra các nhóm nhân tố tác động:

  • Nhân tố bên trong: Chiến lược kinh doanh, chính sách sản phẩm, kế hoạch chi tiết, kết quả tiêu thụ kỳ trước, tiềm lực vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ nhân viên mua hàng (kiến thức hàng hóa, năng động, kỹ năng giao tiếp) và vị thế của doanh nghiệp.
  • Nhân tố bên ngoài: Năng lực của nhà cung cấp và biến động nhu cầu tiêu dùng của khách hàng.

Chương 2: Thiết kế và phương pháp nghiên cứu

Chương 2 trình bày khung quy trình nghiên cứu của luận văn (Hình 2.1). Tác giả làm rõ cách thức thu thập tài liệu sơ cấp, thứ cấp và quy trình phân tích định tính kết hợp định lượng. Thiết kế nghiên cứu hướng đến việc sử dụng các công cụ phân tích thống kê giản đơn và biểu đồ để làm rõ thực trạng vận hành mua hàng tại doanh nghiệp nghiên cứu điển hình.

Chương 3: Thực trạng hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Welstory Việt Nam

Nội dung chương 3 tập trung phân tích môi trường hoạt động và thực trạng nghiệp vụ mua hàng tại đơn vị:

  • Khái quát doanh nghiệp: Giới thiệu lịch sử hình thành, cơ cấu hoạt động của Công ty TNHH Welstory Việt Nam (WELV) – đơn vị thuộc tập đoàn Samsung Hàn Quốc, chuyên cung cấp dịch vụ suất ăn công nghiệp.
  • Quy mô nguồn vốn và kết quả kinh doanh: Phân tích biến động nguồn vốn tại công ty (Bảng 3.2) và doanh thu giai đoạn 2015 – 2017 (Bảng 3.3), làm rõ sự tăng trưởng quy mô gắn liền với nhu cầu mở rộng nguồn hàng cung ứng.
  • Thực trạng quản trị mua hàng: Khảo sát chi tiết việc lập và triển khai kế hoạch mua, tiêu chuẩn lựa chọn nhân viên mua hàng (Hình 3.2), các hình thức mua hàng áp dụng (Hình 3.3), kênh thu thập thông tin nhà cung cấp (Hình 3.4), tiêu chí đánh giá nhà cung cấp (Hình 3.5), và tổng hợp những trở ngại phát sinh trong thực tế mua hàng tại WELV (Hình 3.7).
  • Đánh giá chung: Chỉ ra những ưu điểm về mặt hệ thống quy trình thừa hưởng từ công ty mẹ, đồng thời nêu rõ các hạn chế về việc thiếu nhân sự chuyên trách, sự chưa tương thích giữa quy trình chuẩn hóa nước ngoài với điều kiện thị trường nguyên liệu thực phẩm tại Việt Nam.

Chương 4: Định hướng và một số giải pháp nhằm cải thiện hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Welstory Việt Nam

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng và định hướng phát triển của WELV, chương 4 đề xuất các nhóm giải pháp mang tính ứng dụng cho giai đoạn 2018 – 2020:

  • Hoàn thiện xây dựng kế hoạch mua: Ứng dụng công thức cân đối nhu cầu tồn kho - tiêu thụ để lập kế hoạch sát thực tế.
  • Tăng cường củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp: Chuẩn hóa quy trình 4 giai đoạn tìm kiếm, đánh giá và duy trì hợp tác lâu dài.
  • Hoàn thiện công tác đánh giá và kiểm soát mua hàng: Thiết lập bộ tiêu chuẩn đo lường định kỳ gồm tiêu chuẩn lô hàng, tiêu chuẩn hoạt động và chi phí.
  • Ứng dụng thương mại điện tử và tiến bộ công nghệ: Số hóa quản lý đơn hàng, theo dõi giao nhận và chia sẻ thông tin cung ứng.
  • Đa dạng về thực hiện nguyên tắc trong mua hàng: Tuân thủ nguyên tắc nhiều nhà cung ứng để giảm thiểu rủi ro phụ thuộc nguồn hàng độc quyền.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  1. Phản ánh thực trạng kinh doanh và tài chính: Luận văn phân tích dữ liệu biến động nguồn vốn (Bảng 3.2) và doanh thu của Công ty TNHH Welstory Việt Nam trong 3 năm liên tiếp 2015 – 2017 (Bảng 3.3), chứng minh tính cấp thiết của việc kiểm soát chi phí nguyên liệu đầu vào đối với dịch vụ suất ăn công nghiệp.
  2. Nhận diện các điểm nghẽn trong quy trình mua hàng:
    • Quy trình vận hành chịu sự chi phối từ tiêu chuẩn công ty mẹ Hàn Quốc nhưng thiếu linh hoạt trước biến động thị trường thực phẩm nội địa Việt Nam.
    • Công tác tuyển chọn và phân công nhân viên mua hàng chưa chuyên môn hóa; tiêu chuẩn lựa chọn nhân sự mua hàng chưa toàn diện (Hình 3.2).
    • Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp còn hạn chế (Hình 3.4) và tiêu chí đánh giá nhà cung cấp chưa phản ánh đầy đủ năng lực thực tế (Hình 3.5).
    • Tồn tại các trở ngại cụ thể trong quá trình mua hàng và thanh toán (Hình 3.7).

Hệ thống giải pháp đề xuất

Nhóm giải pháp Nội dung triển khai cụ thể
Hoàn thiện kế hoạch mua Áp dụng mô hình định lượng $M = (B + K + H) - (D + N)$ để xác định chính xác số lượng đặt hàng, tránh tồn đọng kho thực phẩm tươi sống hoặc thiếu hụt nguyên liệu phục vụ suất ăn.
Phát triển mạng lưới nhà cung cấp Triển khai đầy đủ 4 giai đoạn (khảo sát $\rightarrow$ lựa chọn $\rightarrow$ đàm phán $\rightarrow$ thử nghiệm); đa dạng hóa nguồn cung, không phụ thuộc vào một nhà cung ứng duy nhất.
Kiểm soát và đánh giá sau mua Thiết lập quy trình 5 bước: Xác định chỉ tiêu $\rightarrow$ Thiết lập tiêu chuẩn $\rightarrow$ Đo lường kết quả $\rightarrow$ So sánh $\rightarrow$ Thực hiện hành động điều chỉnh; đánh giá trên cả 3 khía cạnh: lô hàng, hoạt động giao nhận, chi phí.
Ứng dụng công nghệ và thương mại điện tử Ứng dụng phần mềm chuyên dụng trong quản lý đơn hàng, hạch toán nhập kho và kết nối thông tin trực tuyến với các nhà cung ứng.
Nâng cao năng lực nhân sự Chuẩn hóa tiêu chuẩn tuyển chọn nhân viên mua hàng: am hiểu tính chất hàng hóa thực phẩm, kỹ năng đàm phán, tính năng động và hiểu biết pháp lý thương mại.

Đóng góp của luận văn

  • Về mặt lý luận: Hệ thống hóa toàn diện khung lý thuyết về quản trị hoạt động mua hàng, gắn lý luận mua hàng thương mại với đặc thù của doanh nghiệp cung cấp suất ăn công nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI).
  • Về mặt thực tiễn: Đánh giá bức tranh thực tế công tác mua hàng tại Công ty TNHH Welstory Việt Nam giai đoạn 2015 – 2017; đề xuất hệ thống 5 giải pháp đồng bộ có tính ứng dụng trực tiếp cho giai đoạn 2018 – 2020 nhằm tiết kiệm chi phí đầu vào và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế được ghi nhận:
    • Hạn chế về mặt thời gian, kiến thức chuyên sâu và kinh nghiệm thực tế của tác giả trong lĩnh vực thu mua công nghiệp.
    • Phạm vi dữ liệu thực trạng mới dừng lại ở giai đoạn 2015 – 2017 tại một doanh nghiệp cụ thể (Welstory Việt Nam), tập trung dữ liệu chủ yếu từ Phòng Mua hàng.
    • Chưa mở rộng điều tra chuyên sâu bằng phiếu khảo sát trắc nghiệm quy mô lớn hoặc phỏng vấn nhóm chuyên gia đối với toàn bộ chuỗi cung ứng bên ngoài.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo:
    • Mở rộng nghiên cứu sang việc đo lường định lượng mức độ hài lòng của khách hàng sử dụng suất ăn công nghiệp tương ứng với chất lượng nguyên liệu mua vào.
    • Kiểm chứng hiệu quả thực tế của việc ứng dụng công nghệ thông tin và quy trình kiểm soát nhà cung cấp trong giai đoạn vận hành sau năm 2020.

Giá trị tham khảo

Luận văn là tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhóm đối tượng sau:

  • Học viên và sinh viên: Thuộc các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị chuỗi cung ứng, Logistics, Kinh doanh thương mại cần tìm hiểu phương pháp phân tích thực trạng mua hàng và thiết kế giải pháp quản trị mua hàng tại một doanh nghiệp FDI.
  • Nhà quản trị doanh nghiệp suất ăn công nghiệp và F&B: Cung cấp tài liệu tham khảo thực tế về việc điều chỉnh quy trình quản trị chuỗi cung ứng tiêu chuẩn nước ngoài cho phù hợp với đặc thù thị trường nguyên liệu nội địa Việt Nam.
  • Phần nội dung có giá trị tham khảo cao: Quy trình 3 bước quản trị mua hàng của Hoàng Minh Đường (2005), công thức hoạch định số lượng hàng mua gắn với logistics, và mô hình quy trình kiểm soát đánh giá chất lượng lô hàng sau mua.

Câu hỏi thường gặp

1. Đề tài nghiên cứu tại doanh nghiệp nào và có đặc thù kinh doanh gì?
Luận văn nghiên cứu tại Công ty TNHH Welstory Việt Nam (WELV), doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài thuộc tập đoàn Samsung (Hàn Quốc), hoạt động chuyên biệt trong ngành cung cấp dịch vụ suất ăn công nghiệp.

2. Công thức xác định số lượng hàng hóa cần mua trong kỳ kế hoạch được luận văn sử dụng là gì?
Công thức được tác giả hệ thống hóa theo quan điểm logistics là: $$M = (B + K + H) - (D + N)$$ Trong đó $M$ là số lượng cần mua; $B$ là dự báo tiêu thụ; $K$ là hàng bán ra; $H$ là hao hụt; $D$ là lượng dự trữ hiện có; $N$ là lượng hàng đã đặt hoặc ký hợp đồng trước đó.

3. Quy trình lựa chọn và hoạch định nguồn hàng trong cơ sở lý thuyết gồm những giai đoạn nào?
Theo mô hình lý thuyết được trích dẫn (Hoàng Minh Đường, 2005), quy trình gồm 4 giai đoạn: Giai đoạn khảo sát $\rightarrow$ Giai đoạn lựa chọn $\rightarrow$ Giai đoạn đàm phán $\rightarrow$ Giai đoạn thử nghiệm. Nếu thử nghiệm đạt yêu cầu sẽ tiến hành hợp tác lâu dài; nếu không đạt sẽ chuyển sang lựa chọn nhà cung cấp khác.

4. Dữ liệu thực trạng của công ty được khảo sát trong khoảng thời gian nào và hướng giải pháp cho giai đoạn nào?
Dữ liệu phân tích thực trạng hoạt động mua hàng, biến động nguồn vốn và doanh thu của công ty được thu thập trong giai đoạn 2015 – 2017 (giai đoạn đầu thành lập công ty). Các giải pháp đề xuất được định hướng ứng dụng cho giai đoạn 2018 – 2020.

5. Luận văn đề xuất các nhóm giải pháp chính nào để cải thiện công tác mua hàng tại Welstory Việt Nam?
Tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp: (1) Hoàn thiện xây dựng kế hoạch mua; (2) Tăng cường củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp; (3) Hoàn thiện công tác đánh giá và kiểm soát mua hàng; (4) Ứng dụng thương mại điện tử và tiến bộ công nghệ; (5) Đa dạng về thực hiện nguyên tắc trong mua hàng (tránh phụ thuộc nguồn hàng).

Kết luận

Luận văn thạc sĩ của tác giả Trần Thị Mai Anh đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp và áp dụng phân tích thực tiễn tại Công ty TNHH Welstory Việt Nam giai đoạn 2015 – 2017. Nghiên cứu đã nhận diện các điểm hạn chế trong việc áp dụng quy trình tiêu chuẩn từ công ty mẹ Hàn Quốc vào thực tế chuỗi cung ứng thực phẩm tại Việt Nam, từ đó đề xuất 5 nhóm giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp và kiểm soát nghiệp vụ mua cho giai đoạn 2018 – 2020. Công trình cung cấp tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và thực tiễn cho học viên ngành Quản trị kinh doanh cũng như các nhà quản lý thu mua trong lĩnh vực dịch vụ cung cấp suất ăn công nghiệp.