MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Thế kỉ XXI, thế kỉ của nền kinh tế tri thức với những sản phẩm ưu biệt giúp con người cải thiện hiệu suất làm việc. Một trong những sản phẩm mang tính vượt trội đó là ngành công nghiệp công nghệ thông tin. Sự bùng nổ về các ngành công nghiệp thông tin (mạng internet) với các phần mềm tiện ích như google, gmail, facebook,… cùng với sự hội nhập của nền kinh tế đa quốc gia, đã đặt ra một vấn đề cấp thiết, mỗi cơ quan, doanh nghiệp hay các chủ thể cần chủ động học hỏi nắm bắt xu hướng mới nhằm có thể gắn kết, cùng nhau nâng cao chất lượng cuộc sống.
Sống trong thời đại tự động hóa cùng với sự đẩy mạnh xu hướng toàn cầu hóa đã đặt các quốc gia, tổ chức, cá nhân trước cơ hội và thách thức mới. Điều này đòi hỏi, các nhà lãnh đạo phải nhạy bén, linh hoạt trong việc nắm bắt và thích ứng kịp thời để hoàn thành sứ mệnh của tổ chức. Để làm được điều này, mỗi nhà lãnh đạo cần xây dựng cho mình “một cánh tay” đắc lực giúp giải quyết các công việc sự vụ, giấy tờ và không một bộ phận nào khác có thể đảm nhiệm tốt hơn ngoài bộ phận văn phòng. Văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi một tổ chức, đó là bộ phận được hình thành đầu tiên khi tổ chức đi vào hoạt động.
Đây là cơ quan đầu não của thông tin, là “cánh tay phải” đắc lực của nhà lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định, hướng đi đúng đắn cho tổ chức, đồng thời cũng là mắt xích quan trọng, là cầu nối giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau. Bởi lẽ vậy, để có thể thực hiện tốt vai trò của mình, công tác văn phòng phải được quan tâm hàng đầu, phải luôn được chú trọng trong việc cập nhập cái mới và được trang bị và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào nghiệp vụ của mình. Mặc khác, sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin phần nào có những đóng góp không nhỏ đến mọi mặt của đời sống. Là một trong sáu ngành công nghệ cao, công nghệ thông tin được coi là người cầm lái vĩ đại trên con tàu xúc tiến công nghiệp của thế kỉ XXI.
Với vai trò, sức mạnh chi phối các hoạt động của con người, công nghệ thông tin là trợ lí đắc lực cho hoạt động quản lí, đặc biệt là đối với công tác văn phòng tại cơ quan hành chính từ tư nhân đến nhà nước. Sự góp mặt của công nghệ thông tin đã làm các công tác văn phòng trở nên chuyên 1 nghiệp, giải quyết công việc nhanh chóng, đạt hiệu quả cao, đồng thời, đáp ứng được yêu cầu của công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin là vô cùng cấp thiết đối với các hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên, hiện nay, ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc hành chính vẫn mang tính nhỏ lẻ chưa có tính đồng bộ, đặc biệt là trong các cơ quan hành chính nhà nước.
Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, em nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng vẫn còn nhiều hạn chế, chỉ áp dụng nhỏ lẻ chưa mang tính đồng bộ. Xét thực tế trên, em nhận thấy cần phải nghiên cứu, đưa ra những giải pháp góp phần phát triển mô hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại cơ quan. Bởi vậy, em sẽ nghiên cứu đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I”. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nhận thấy được giá trị của việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại, cũng như những hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin của các nước trên thế giới trong các công việc hành chính, ở nước ta trong thời gian gần đây cũng có nhiều đề tài nghiên cứu về các nội dung liên quan đến hoạt động hành chính văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính văn phòng như: Đầu tiên phải kể đến đề tài “Phát triển Chính phủ điện tử ở một số nước và bài học kinh nghiệm đối với Việt Nam” của tác giả Trần Thị Liên.
Đề tài này đã chỉ ra sự phát triển và cách thức hoạt động của mô hình chính phủ điện tử ở một số nước phát triển như Mĩ, Singapo, Autralia và chỉ ra thực trạng, đưa ra định hướng trong ứng dụng chính phủ điện tử ở Việt Nam. Mặc dù, có phân tích và đưa ra hướng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lí hành chính tại các cơ quan nhà nước nhưng đề tài mang tính vĩ mô, chưa đi sâu vào công việc cụ thể của các hoạt động hành chính. Để tài “Ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” của tác giả Nguyễn Thị Lan trong Khóa luận tốt nghiệp 2012-2016 đã chỉ ra thực trạng và giải pháp sử dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng. 2 Đề tài “Ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lí và điều hành văn phòng tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nằng” của tác giả Nguyễn Thị Mơ trong khóa luận tốt nghiệp 2012-2016 đã chỉ ra hiện trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng, tuy nhiên, tác giả vẫn chưa đề cập đến thực trạng nguồn nhân lực của tổ chức.
Các công trình nghiên cứu trên đã tiếp cận một phần nào đó về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lí, vận hành các công tác văn phòng. Mặc dù, mỗi tác giả có quan điểm riêng và phạm vi nghiên cứu khác nhưng những công trình này có ý nghĩa nhất định trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các công tác văn phòng của từng cơ quan, tổ chức cụ thể. Tuy nhiên, đây là một vấn đề mới, khá đa dạng và hơi phức tạp nên tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I vẫn chưa có đề tài nghiên cứu về vấn đề này. Chính vì thế, cơ quan cần có những nghiên cứu sâu hơn trong việc xây dựng và ứng dụng công nghệ thông vào từng công tác của văn phòng từ đó nâng cao hiệu suất và năng suất làm việc.
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu a) Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu của đề tài nhằm: - Nhằm giúp nhà quản trị văn phòng nâng cao hoạt động quản lí, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá các công tác văn phòng. - Xây dựng mô hình văn phòng điện tử. - Nhằm nâng cao hiệu suất và năng suất làm việc của nghiệp vụ hành chính văn phòng. b) Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu cơ sở lí luận về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.
- Phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. - Đưa ra giải pháp nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu a) Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về công tác văn phòng, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng và thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, cụ thể: - Các khái niệm liên quan tới công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và phòng Hành chính – Tổ chức.
- Thực trạng của các trang thiết bị, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. - Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng từ đó chỉ ra ưu, nhược điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tỉn. Đồng thời, đưa ra nguyên nhân của chúng. - Đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
b) Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi thời gian: 2017 - 2018 - Phạm vi không gian: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I - Phạm vi nội dung: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I 5. Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp điều tra, quan sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp so sánh đối chiếu - Phương pháp đọc tài liệu 4 6. Giả thiết nghiên cứu Nếu bài khóa luận được hoàn thành sẽ nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. Đồng thời, cải thiện hiệu suất và năng suất là việc của các nghiệp vụ và hướng tới xu hướng văn phòng điện tử.
Cấu trúc đề tài Chƣơng I: Cơ sở lí luận về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Nội dung chính được trình bày của chương này là tất cả những lí luận về văn phòng, công tác văn phòng, ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng và các nội dung cơ bản của ứng dụng CNTT. Chƣơng II: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lƣu trữ quốc gia I. Trong chương II trình bày vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, phòng HC-TC và thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của cơ quan. Từ những phân đó sẽ đưa ra nhận xét đánh giá làm cơ sở cho chương III.
Chƣơng III: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lƣu trữ quốc gia I. Từ phần lí luận và khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT, em xin mạnh dạn đề xuất giải phải khắc phục hạn chế và nâng cao tính ứng dụng của CNTT trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. 5 NỘI DUNG CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TÁC VĂN PHÕNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1. Một số lí luận chung về văn phòng, công tác văn phòng, CNTT 1.
Khái niệm Văn phòng là một thuật ngữ xuất hiện rất lâu trong lịch sử hình thành và phát triển của xã hội loài người.
