Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp "Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I" do sinh viên Nguyễn Thị Thu Hiền thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Đăng Việt (Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2018). Đề tài xuất phát từ bối cảnh cuộc cách mạng công nghệ thông tin (CNTT) và xu thế tự động hóa, hiện đại hóa nền hành chính nhà nước. Trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức, văn phòng giữ vai trò là trung tâm thông tin, hỗ trợ đắc lực cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.
Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động hành chính – văn phòng đã bước đầu được triển khai nhưng vẫn còn mang tính nhỏ lẻ, rời rạc, chưa đạt được tính đồng bộ hóa. Do đó, việc nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm chuẩn hóa, nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại đơn vị là yêu cầu thực tiễn cấp bách.
Mục đích nghiên cứu:
- Hỗ trợ nhà quản trị văn phòng nâng cao năng lực quản lý, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá các nghiệp vụ văn phòng.
- Định hướng xây dựng mô hình văn phòng điện tử tại cơ quan.
- Cải thiện năng suất và hiệu suất xử lý công việc hành chính văn phòng.
Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn phòng và việc ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng.
- Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
- Đề xuất hệ thống các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại cơ quan trong thời gian tới.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Cơ sở lý luận về công tác văn phòng; lý thuyết và thực tiễn ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I (bao gồm trang thiết bị, nhân lực, công tác quản lý và các nghiệp vụ văn phòng cụ thể).
- Phạm vi không gian: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I (địa chỉ: Số 18 đường Trung Yên I, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội).
- Phạm vi thời gian: Số liệu và thực trạng khảo sát trong giai đoạn 2017 – 2018.
- Phạm vi nội dung: Hoạt động ứng dụng CNTT trong các mảng nghiệp vụ văn phòng do Phòng Hành chính – Tổ chức đảm nhiệm.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên việc tiếp cận đa chiều về chức năng văn phòng và khung thể chế pháp luật hiện hành của Nhà nước về ứng dụng CNTT trong cơ quan hành chính:
Nội dung chính theo từng chương
Chương I: Cơ sở lí luận về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
Chương I tập trung làm rõ các khái niệm nền tảng về văn phòng, công tác văn phòng và công nghệ thông tin. Tác giả phân tích văn phòng ở hai trạng thái: trạng thái tĩnh (nơi làm việc của thủ trưởng, trụ sở cơ quan) và trạng thái động (quá trình xử lý văn bản, thông tin, thủ tục hành chính). Ba chức năng cơ bản của văn phòng gồm tham mưu - tổng hợp, hậu cần và trợ giúp điều hành tạo nên 13 nhóm nhiệm vụ cụ thể.
Về mặt công nghệ, tác giả phân tích các điều kiện thiết yếu để triển khai CNTT trong văn phòng bao gồm: cơ chế - thể chế chính sách, nguồn nhân lực đáp ứng trình độ và hạ tầng cơ sở vật chất kỹ thuật (phần cứng máy tính, thiết bị ngoại vi, hệ thống mạng LAN/Internet và các phần mềm chuyên ngành như Microsoft Office, CloudOffice, HRPRO7, VnisHurex 2008, OMEGA.FA, DTSoft, iBom). Chương này thiết lập mô hình 9 nội dung nghiệp vụ văn phòng làm căn cứ để khảo sát thực tế ở Chương II.
Chương II: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
Chương II trình bày khái quát lịch sử hình thành Trung tâm Lưu trữ quốc gia I (tiền thân từ Kho Lưu trữ thuộc Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương năm 1918) và phân tích cơ cấu tổ chức gồm 9 phòng chuyên môn. Trong đó, Phòng Hành chính – Tổ chức gồm 8 nhân sự, tổ chức theo mô hình trực tuyến với 4 bộ phận: Văn thư - Lưu trữ, Hành chính - Nhân sự, Quản trị thiết bị, và Hậu cần.
Tác giả đi sâu khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT qua các khía cạnh:
1. Hệ thống trang thiết bị kỹ thuật:
| STT |
Tên thiết bị |
Số lượng |
Đơn vị tính |
Mức độ sử dụng |
| 1 |
Máy tính |
8 |
Bộ |
Thường xuyên |
| 2 |
Máy in |
4 |
Chiếc |
Thường xuyên |
| 3 |
Máy photocopy |
1 |
Cái |
Thường xuyên |
| 4 |
Máy scan |
1 |
Cái |
Không thường xuyên |
| 5 |
Máy chiếu |
1 |
Cái |
Không thường xuyên |
| 6 |
Tủ hồ sơ, giá đựng tài liệu |
4 |
Cái |
Thường xuyên |
| 7 |
Bàn làm việc |
16 |
Cái |
Thường xuyên |
| 8 |
Ghế |
8 |
Chiếc |
Thường xuyên |
| 9 |
Máy điều hòa |
3 |
Chiếc |
Không thường xuyên |
| 10 |
Điện thoại bàn |
8 |
Máy |
Thường xuyên |
| 11 |
Quạt trần |
3 |
Chiếc |
Không thường xuyên |
| 12 |
Bóng đèn |
12 |
Chiếc |
Thường xuyên |
| 13 |
Máy Camera |
- |
Chiếc |
Thường xuyên |
2. Danh mục phần mềm quản lý và điều hành:
| STT |
Tên phần mềm |
Chức năng chính |
Mức độ sử dụng |
| 1 |
Microsoft Office Word 2003, 2007 |
Soạn thảo văn bản |
Thường xuyên |
| 2 |
Microsoft Office Excel 2003, 2007 |
Tạo lập bảng tính, quản lý dữ liệu |
Không thường xuyên |
| 3 |
Microsoft Office PowerPoint 2003, 2007 |
Trình chiếu phục vụ báo cáo, cuộc họp |
Không thường xuyên |
| 4 |
Phần mềm Unikey |
Hỗ trợ bộ gõ tiếng Việt |
Thường xuyên |
| 5 |
Phần mềm quản lý văn bản đến, đi |
Quản lý sổ đăng ký văn bản đến/đi, sổ chuyển giao, lập danh mục tra cứu |
Thường xuyên |
| 6 |
Phần mềm quản lý website / Cổng thông tin |
Cung cấp thông tin hoạt động, tra cứu dữ liệu cơ quan |
Thường xuyên |
| 7 |
Phần mềm quản lý mạng xã hội (Facebook, YouTube, Twitter) |
Tìm kiếm và trao đổi thông tin |
Không thường xuyên |
| 8 |
Hòm thư điện tử (Email/Gmail) |
Trao đổi văn bản và xử lý công việc qua mạng |
Thường xuyên |
| 9 |
Phần mềm quản lý OMEGA.FA |
Quản lý tài sản cố định và trang thiết bị |
Thường xuyên |
3. Đội ngũ cán bộ và năng lực CNTT theo Thông tư 03/2014/TT-BTTTT:
| STT |
Họ và tên |
Năm sinh |
Năm công tác |
Trình độ chuyên môn |
Chức vụ |
Trình độ CNTT (Mô-đun kỹ năng) |
| 1 |
Nguyễn Thị Ngần |
1970 |
2008 |
ThS. Văn thư - Lưu trữ (Học viện Hành chính Quốc gia) |
Trưởng phòng |
IU07, IU08, IU10 (Nâng cao) |
| 2 |
Tạ Thị Thanh Sơn |
1985 |
2012 |
Cử nhân Quản trị văn phòng (Học viện Hành chính Quốc gia) |
Phó Trưởng phòng |
IU06, IU07, IU08, IU09 (Nâng cao) |
| 3 |
Phạm Phương Bắc |
1983 |
2010 |
Cử nhân Quản trị nhân lực (ĐH KHXH&NV) |
Phó Trưởng phòng |
IU06, IU07, IU08 (Nâng cao) |
| 4 |
Đỗ Thị Huyền Trang |
1988 |
2014 |
Cử nhân Văn thư - Lưu trữ (Học viện Hành chính Quốc gia) |
Nhân viên văn thư |
IU02, IU03, IU04, IU06 (Cơ bản) |
| 5 |
Nguyễn Thị Lan |
1991 |
2015 |
Cử nhân Văn thư - Lưu trữ (ĐH KHXH&NV) |
Nhân viên lưu trữ |
IU02, IU03, IU04 (Cơ bản) |
| 6 |
Bùi Ngọc Anh |
1982 |
2013 |
Cử nhân Luật (Đại học Lao động - Xã hội) |
Nhân viên nhân sự |
IU02, IU03, IU04, IU06 (Cơ bản) |
| 7 |
Nguyễn Hoàng Sơn |
1976 |
2014 |
Cử nhân CNTT (Đại học Công nghệ thông tin) |
Nhân viên quản trị thiết bị |
IU02, IU03, IU06, IU12 (Nâng cao) |
| 8 |
Nguyễn Huy Sơn |
1978 |
2010 |
Cử nhân Điện tử (Đại học Bách khoa Hà Nội) |
Nhân viên quản trị thiết bị |
IU02, IU11, IU13, IU14 (Nâng cao) |
4. Khảo sát thực trạng từng nghiệp vụ văn phòng:
- Công tác tổ chức cán bộ: Cơ quan có quy mô khoảng 30 cán bộ, viên chức. Việc tính lương thực hiện thủ công trên phần mềm Microsoft Excel; công tác chấm công theo dõi qua sổ giấy; quản lý hồ sơ nhân sự lưu trữ thủ công bằng cặp lưu văn bản, chưa số hóa cơ sở dữ liệu cán bộ.
- Công tác văn thư lưu trữ: Mỗi năm tiếp nhận và ban hành khoảng trên 3.000 văn bản. Hoạt động soạn thảo sử dụng máy tính cài đặt Microsoft Word 2003/2007. Việc quản lý văn bản đi/đến thực hiện qua phần mềm quản lý văn bản nội bộ. Văn bản đến được phân loại thành loại A (phải trả lời nơi gửi) và loại B (không phải trả lời). Riêng văn bản mật không vào phần mềm mà theo dõi bằng sổ riêng. Việc luân chuyển văn bản tiếp nhận từ Cục thực hiện cố định 2 lần/ngày (đầu sáng và giữa chiều). Khâu duyệt thể thức và chỉnh sửa văn bản đi trao đổi qua hộp thư điện tử cá nhân.
- Quản lý ứng dụng CNTT: Cơ quan chưa thành lập Ban chỉ đạo/Tổ quản trị chuyên trách; chưa ban hành quy chế hay quy trình chuẩn bằng văn bản về ứng dụng CNTT; công tác tập huấn bồi dưỡng (theo Công văn số 225/TTLTI-HCTC ngày 10/10/2017) chủ yếu mới cử lãnh đạo phòng tham gia, chưa đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ nhân viên thừa hành trực tiếp.
Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
Trên cơ sở phân tích hạn chế, tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp đồng bộ:
- Giải pháp về nhận thức: Tuyên truyền, thay đổi thói quen làm việc thụ động của cán bộ, viên chức; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng CNTT nâng cao cho nhân viên văn thư, nhân sự trực tiếp làm nghiệp vụ; tăng cường kiểm tra, giám sát quy trình xử lý thông tin.
- Giải pháp về thể chế: Xây dựng và ban hành Quy chế ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng; chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản điện tử và quy định về bảo mật dữ liệu nội bộ.
- Giải pháp về công nghệ và trang thiết bị:
- Bổ sung máy in, máy photocopy chuyên dụng phân bổ đều tại các bộ phận; nâng cấp phiên bản phần mềm Microsoft Office lên phiên bản mới; khắc phục lỗi phần mềm quản lý văn bản.
- Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên biệt thay thế việc lập bảng tính Excel thủ công.
- Triển khai chữ ký số, mở rộng số hóa hồ sơ nhân sự và tích hợp các tiện ích văn phòng điện tử hiện đại.
Kết quả và đóng góp
Kết quả nghiên cứu chính
Khóa luận đã phản ánh chi tiết bức tranh thực trạng ứng dụng CNTT tại một cơ quan lưu trữ lịch sử cấp quốc gia:
- Quy mô xử lý văn bản: Thống kê khối lượng công việc hành chính lớn với trên 3.000 văn bản đi và đến mỗi năm, được phân loại xử lý trên phần mềm chuyên ngành và luân chuyển trực tiếp 2 lần/ngày.
- Hiện trạng trang thiết bị: Toàn phòng có 8 cán bộ nhưng chỉ được trang bị 4 máy in và 1 máy photocopy dùng chung, dẫn đến tình trạng quá tải và mất thời gian di chuyển giữa các bộ phận.
- Mức độ ứng dụng phần mềm: Hệ thống văn phòng vận hành trên hạ tầng mạng LAN (tốc độ 10 Mbps) và Wifi (55 Mbps), tuy nhiên nhiều nghiệp vụ vẫn sử dụng phần mềm phiên bản cũ (Office 2003, 2007) hoặc quản trị thủ công (chấm công sổ giấy, tính lương Excel đơn giản, hồ sơ giấy).
- Phân hóa trình độ nhân lực: 100% cán bộ có trình độ đại học/sau đại học. Tuy nhiên, kỹ năng CNTT theo Thông tư 03/2014/TT-BTTTT có sự phân hóa rõ rệt: lãnh đạo và chuyên viên kỹ thuật đạt các mô-đun nâng cao (IU07 đến IU14), trong khi nhân viên thừa hành trực tiếp (văn thư, lưu trữ, nhân sự) mới chỉ dừng lại ở chuẩn cơ bản (IU02 đến IU06).
Đóng góp của đề tài
- Khóa luận là công trình đầu tiên nghiên cứu toàn diện và có hệ thống về thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
- Đề xuất mô hình phân tích 9 nội dung công tác văn phòng gắn với các công cụ CNTT tương ứng, làm cơ sở khoa học và thực tiễn để cơ quan tiến hành cải cách hành chính, xây dựng lộ trình tiến tới mô hình văn phòng điện tử.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Phạm vi khảo sát số liệu của đề tài tập trung chủ yếu trong phạm vi hẹp tại Phòng Hành chính – Tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I trong giai đoạn 2017 – 2018; chưa mở rộng khảo sát chuyên sâu sự liên thông dữ liệu CNTT giữa Phòng Hành chính - Tổ chức với 8 phòng chuyên môn còn lại trong cơ quan.
- Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu mô hình tích hợp hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành với cơ sở dữ liệu số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử (Hán – Nôm, tiếng Pháp); nghiên cứu triển khai hệ thống quản trị văn phòng điện tử dùng chung đồng bộ trong toàn Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo thiết thực cho:
- Sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư – Lưu trữ, Quản lý công: Tham khảo phương pháp khảo sát, khung lý thuyết phân loại chức năng văn phòng và cách thức đánh giá trình độ CNTT của nhân sự hành chính theo chuẩn Thông tư 03/2014/TT-BTTTT.
- Nhà quản lý, cán bộ hành chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập: Tham khảo mô hình phân bổ trang thiết bị, quy trình quản lý văn bản đi/đến (phân loại A/B), và hệ thống giải pháp nâng cấp hạ tầng công nghệ nhằm chuẩn hóa quy trình điều hành văn phòng.
Câu hỏi thường gặp
1. Tại sao Trung tâm Lưu trữ quốc gia I tiếp nhận trên 3.000 văn bản/năm nhưng một số nghiệp vụ vẫn theo dõi thủ công?
Văn bản đi và đến của cơ quan đã được nhập và theo dõi trên phần mềm quản lý văn bản. Tuy nhiên, các văn bản mật theo quy định vẫn phải theo dõi bằng sổ đăng ký riêng biệt để đảm bảo tính bảo mật. Ngoài ra, việc chấm công và quản lý hồ sơ cán bộ vẫn làm thủ công trên sổ và cặp lưu do cơ quan chưa trang bị phần mềm nhân sự chuyên dụng mà chỉ sử dụng bảng tính Microsoft Excel và sổ theo dõi truyền thống.
2. Trình độ ứng dụng CNTT của đội ngũ cán bộ Phòng Hành chính – Tổ chức có đặc điểm gì nổi bật?
Cả 8 cán bộ của phòng đều có trình độ cử nhân hoặc thạc sĩ. Tuy nhiên, kỹ năng CNTT có sự phân hóa: nhóm lãnh đạo và chuyên viên kỹ thuật đạt chuẩn kỹ năng CNTT nâng cao (IU07 đến IU14 theo Thông tư 03/2014/TT-BTTTT), trong khi các nhân viên trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, nhân sự mới chỉ đạt các mô-đun kỹ năng cơ bản (IU02, IU03, IU04, IU06).
3. Quy trình xử lý văn bản đến tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I được phân chia như thế nào?
Văn thư tiếp nhận văn bản từ Cục (2 lần/ngày), bóc bì, đóng dấu, ghi ngày đến và phân loại thành: loại A (văn bản phải trả lời nơi gửi) và loại B (văn bản không phải trả lời). Sau đó, văn thư đăng ký thông tin vào phần mềm quản lý văn bản, xuất kết quả vào sổ chuyển giao và trình lãnh đạo hoặc chuyển giao bản cứng đã xử lý đến các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm.
4. Khóa luận chỉ ra những điểm nghẽn chính nào về cơ sở vật chất và quản lý CNTT tại đơn vị?
Về cơ sở vật chất, phòng có 8 nhân sự nhưng chỉ có 4 máy in và 1 máy photocopy dùng chung đặt tại một vị trí, phần mềm soạn thảo văn bản dùng bản cũ (Office 2003, 2007). Về quản lý, cơ quan chưa thành lập bộ phận chuyên trách quản trị CNTT văn phòng, chưa ban hành quy chế vận hành bằng văn bản và các khóa bồi dưỡng CNTT mới chỉ ưu tiên đối tượng lãnh đạo.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Thu Hiền đã hệ thống hóa lý luận cơ bản về công tác văn phòng và làm rõ thực trạng ứng dụng CNTT tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I giai đoạn 2017 – 2018. Thông qua số liệu khảo sát cụ thể về trang thiết bị, phần mềm và trình độ nhân lực, tác giả đã chỉ rõ các điểm nghẽn trong công tác quản trị hành chính và vận hành nghiệp vụ văn thư, nhân sự. Các giải pháp đề xuất về nhận thức, thể chế và công nghệ có giá trị ứng dụng thực tế cao, đóng góp thiết thực vào lộ trình hiện đại hóa và xây dựng mô hình văn phòng điện tử tại cơ quan.
