Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu được thực hiện trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đẩy mạnh hội nhập quốc tế, tạo áp lực đổi mới trực tiếp lên quy mô và mô hình vận hành của các doanh nghiệp. Đối với Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại Handico6 – Lộc Sinh (tiền thân thành lập từ tháng 5 năm 2007, cổ phần hóa năm 2011 với vốn điều lệ 5.000.000.000 đồng), định hướng mở rộng sản xuất kinh doanh, đa dạng hóa hoạt động từ sản xuất - cung ứng vật liệu xây dựng sang thi công công trình, thương mại và dịch vụ dẫn đến sự gia tăng nhanh chóng về khối lượng đối tác, hợp đồng và các đợt giao dịch. Mặc dù công ty đã bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong sản xuất, hành chính văn phòng và công tác kế toán, mảng quản lý quan hệ khách hàng và quản lý dự án vẫn chưa được đầu tư tương xứng.

Thực trạng quản lý khách hàng tại doanh nghiệp bộc lộ các hạn chế kỹ thuật và quy trình sau:

  • Dữ liệu khách hàng, đối tác, hợp đồng và các đợt giao dịch tăng trưởng nhanh nhưng không được liên kết logic; phương thức lưu trữ cồng kềnh, thiếu cơ chế đồng bộ và cập nhật, gây tốn thời gian tra cứu và hạn chế khả năng khai thác thông tin.
  • Hoạt động quản trị thông tin khách hàng ứng dụng công nghệ thông tin còn chậm đổi mới, thiếu sự quan tâm đầu tư so với các mảng nghiệp vụ chuyên môn khác.
  • Doanh nghiệp vẫn lạm dụng các thao tác thủ công bằng giấy bút kết hợp với các công cụ văn phòng rời rạc (Microsoft Word, Microsoft Excel), chưa có hệ thống phần mềm chuyên biệt.
  • Cơ sở dữ liệu và thông tin khách hàng thiếu các giải pháp bảo mật và cơ chế phân quyền an toàn, hiệu quả.

Nhằm giải quyết các bất cập trên, tác giả xác định 5 mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Nghiên cứu tổng quan về Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Handico6 Lộc Sinh cùng thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị.
  2. Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về phân tích, thiết kế và phát triển hệ thống thông tin quản lý khách hàng trong doanh nghiệp.
  3. Khảo sát, phân tích và đánh giá toàn diện thực trạng công tác quản lý khách hàng tại công ty.
  4. Thực hiện phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng áp dụng mô hình hướng đối tượng cho Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Handico6 Lộc Sinh.
  5. Đề xuất định hướng giải pháp và các điều kiện triển khai nhằm nâng cao hiệu quả quản trị khách hàng tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Khách hàng của công ty; quy chế, quy trình quản lý khách hàng nội bộ; các cơ sở lý luận, phương pháp và công cụ mô hình hóa phân tích thiết kế hệ thống thông tin.
  • Phạm vi không gian: Toàn bộ hoạt động quản lý tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Handico6 Lộc Sinh (trụ sở tại Số 2, Hoàng Cầu, Ô Chợ Dừa, Đống Đa, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu và thông tin thu thập, khảo sát phục vụ đề tài được giới hạn từ mốc cổ phần hóa năm 2011 đến năm 2013.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý thuyết thông qua hệ thống định nghĩa chuẩn tắc về dữ liệu, thông tin, hệ thống và hệ thống thông tin (HTTT). Hệ thống thông tin được định nghĩa là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong tổ chức nhằm cung cấp dữ liệu phục vụ điều hành, kiểm soát và ra quyết định. Đề tài tổng hợp các cách phân loại hệ thống thông tin:

  • Theo cấp ứng dụng và quản lý: Hệ thống hỗ trợ điều hành (EIS), Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS), Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS), Hệ thống xử lý giao tác (TPS), Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS) và Hệ chuyên gia (ES).
  • Theo chức năng nghiệp vụ: Hệ thống tài chính kế toán, marketing, kinh doanh - sản xuất, quản trị nhân sự.
  • Theo quy mô tích hợp: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM), Hệ thống quản trị tri thức (KM) và Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM).

Về quy trình phát triển, tác giả vận dụng chu trình 4 giai đoạn chuẩn gồm: Khảo sát (tìm hiểu hiện trạng, lập dự trù thiết bị và kế hoạch), Phân tích (đặc tả yêu cầu chức năng, miền bài toán), Thiết kế (chuyển đổi logic sang vật lý, mô hình hóa tương tác) và Cài đặt (lựa chọn chuyển đổi trực tiếp, song song, thí điểm hoặc từng bộ phận).

Đối với phương pháp phân tích thiết kế, khóa luận so sánh giữa các phương pháp cổ điển (phi cấu trúc, bottom-up), bán cấu trúc (top-down), có cấu trúc (kỹ thuật SADT, MERISE, CASE) và phương pháp hướng đối tượng (HOOD, RDD, OMT). Tác giả chọn phương pháp tiếp cận hướng đối tượng sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML (Unified Modelling Language) nhằm mô hình hóa cả khía cạnh cấu trúc tĩnh (lớp, thuộc tính, mối quan hệ) lẫn hành vi động (trạng thái, tuần tự, use case) của hệ thống.

Các phương pháp thu thập và xử lý thông tin thực tế được triển khai bao gồm:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu hệ thống: Rà soát các quy chế kinh doanh, hồ sơ dự án, mẫu biểu hợp đồng hiện hành của doanh nghiệp.
  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Theo dõi chi tiết chu trình luân chuyển chứng từ giữa phòng kinh doanh, phòng quản lý dự án và phòng hành chính kế toán.
  • Phương pháp điều tra phỏng vấn trực tiếp: Thực hiện phỏng vấn cán bộ quản lý và nhân viên tác nghiệp bằng hệ thống câu hỏi đóng và câu hỏi mở.
  • Phương pháp phân tích, thống kê, tổng hợp: Tổng hợp số liệu thứ cấp, lập bảng ma trận chức năng và chuẩn hóa dữ liệu quan hệ (đạt chuẩn 3NF).

Thiết kế và triển khai hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại Handico6 Lộc Sinh được phân tích và thiết kế hoàn chỉnh qua các mô hình UML từ mức khái niệm đến mức giao diện vật lý.

Đặc tả yêu cầu hệ thống

Hệ thống được thiết kế đáp ứng hai nhóm yêu cầu kỹ thuật:

  • Yêu cầu chức năng: Bao gồm 4 phân hệ chính: (1) Quản lý thông tin khách hàng (thêm, sửa, xóa); (2) Quản lý hợp đồng (lập hợp đồng, sửa, xóa hợp đồng); (3) Quản lý giao dịch (lập phiếu, sửa, xóa giao dịch theo từng đợt cung ứng); (4) Thống kê, báo cáo (doanh thu, công nợ, tiến trình thực hiện hợp đồng) và chức năng tra cứu tìm kiếm dùng chung.
  • Yêu cầu phi chức năng: Tối ưu hóa giao diện đơn giản, dễ thao tác; form giao diện chính luôn mở trong suốt phiên làm việc; tốc độ xử lý dữ liệu nhanh chóng, đảm bảo khả năng truy cập đồng thời của nhiều người dùng; bảo mật phân quyền nghiêm ngặt theo từng phòng ban; có khả năng tích hợp mở rộng với các hệ thống quản lý sản xuất, hàng hóa, nhân sự; cơ chế kiểm soát dữ liệu chặt chẽ (mã giao dịch được sinh tự động theo cấu trúc [Mã HĐ] + [Số thứ tự GD]; ngày giao dịch không được trước ngày ký hợp đồng; phát cảnh báo khi ngày kết thúc giao dịch vượt quá ngày kết thúc hợp đồng).

Mô hình hóa chức năng và cấu trúc (UML)

Ma trận phân quyền tác nhân (Actor) và các Use Case trong hệ thống:

Tác nhân (Actor) Use Case tổng quát Use Case chi tiết mức 1 Nhiệm vụ nghiệp vụ cụ thể
Nhân viên (Chung) Tìm kiếm Tìm kiếm thông tin khách hàng, hợp đồng, giao dịch, báo cáo Tra cứu dữ liệu tác nghiệp nhanh chóng theo các tiêu chí
Nhân viên phòng kinh doanh Quản lý thông tin khách hàng - Thêm thông tin khách hàng
- Sửa thông tin khách hàng
- Xóa thông tin khách hàng		 Tiếp nhận yêu cầu, nhập liệu hồ sơ đối tác, cập nhật biến động thông tin khách hàng cá nhân và doanh nghiệp
Nhân viên phòng quản lý dự án Quản lý hợp đồng - Lập hợp đồng
- Sửa thông tin hợp đồng
- Xóa hợp đồng		 Quản trị 4 loại hợp đồng: Nguyên vật liệu, Máy móc thiết bị, Vận chuyển, Hợp đồng kinh tế
Quản lý giao dịch - Lập phiếu giao dịch
- Sửa thông tin giao dịch
- Xóa giao dịch		 Theo dõi các đợt cung ứng hàng hóa/dịch vụ theo từng giai đoạn tiến độ hợp đồng
Nhân viên phòng hành chính kế toán Thống kê, báo cáo - Báo cáo doanh thu
- Báo cáo công nợ
- Báo cáo tiến trình thực hiện hợp đồng		 Kết xuất các bảng biểu phục vụ kiểm soát công nợ, doanh thu và giám sát tiến độ thực hiện dự án

Cấu trúc tĩnh của hệ thống được xác lập qua Biểu đồ lớp (Class Diagram) với 6 thực thể trung tâm:

  1. Khachhang: maKH, tenKH, masothue, tennguoidaidien, diachi, SDT, ghichu
  2. Sanpham: maSP, tenSP, loaiSP, soluong, donvitinh, dongia
  3. Nhanvien: maNV, tenNV, SDT
  4. Hopdong: maHD, maKH, ngaykyket, ngayketthuc, maNV1, noidungHD, tinhtrangHD, giatriHD
  5. Chitiethopdong: maHD, maSP, tenSP, soluongSP, dongia, thanhtien
  6. Giaodich: maGD, maHD, ngayGD, ngayketthuc, maNV2, maKH, maSP, tinhtrangGD, noidungGD, giatriGD

Các mối quan hệ cấu trúc được định nghĩa: Quan hệ kết hợp giữa Khachhang – Hopdong, Nhanvien – Hopdong, Nhanvien – Giaodich, Sanpham – Chitiethopdong; Quan hệ kế thừa giữa Hopdong – Chitiethopdong; Quan hệ thực thi giữa Chitiethopdong – Giaodich.

Mô hình hóa hành vi và triển khai hệ thống

  • Biểu đồ trạng thái (State Diagram): Xây dựng chi tiết cho hai đối tượng có vòng đời phức tạp là lớp Hopdong (chức năng Quản lý hợp đồng) và lớp Giaodich (chức năng Quản lý giao dịch), kiểm soát các chuyển đổi trạng thái từ khi khởi tạo, đang thực hiện, hoàn thành hoặc hủy bỏ.
  • Biểu đồ trình tự (Sequence Diagram): Xây dựng 13 biểu đồ tương tác tuần tự cho toàn bộ các ca sử dụng tác nghiệp, bao gồm: Form Đăng nhập (Hình 3.9); nhóm form Quản lý khách hàng (Thêm, Sửa, Xóa - Hình 3.10 đến 3.12); nhóm form Quản lý hợp đồng (Thêm, Sửa, Xóa - Hình 3.13 đến 3.15); nhóm form Quản lý giao dịch (Thêm, Sửa, Xóa - Hình 3.16 đến 3.18); và nhóm form Báo cáo (Doanh thu, Công nợ, Tiến trình thực hiện hợp đồng - Hình 3.19 đến 3.21).
  • Biểu đồ thành phần và triển khai: Thiết lập liên kết phần mềm giữa các gói giao diện, module xử lý logic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu; biểu đồ triển khai chỉ rõ sự phân bổ giữa các máy trạm (client), máy chủ ứng dụng và máy chủ cơ sở dữ liệu qua giao thức mạng nội bộ.
  • Thiết kế giao diện người - máy: Xây dựng 7 màn hình giao diện chuẩn hóa: Form chính Hệ Thống Quản Lý Khách Hàng (Hình 3.24, 3.25), Giao diện Tìm kiếm (Hình 3.26), Giao diện Đăng nhập (Hình 3.27), Giao diện Thêm Khách Hàng (Hình 3.28), Giao diện Thêm Hợp Đồng (Hình 3.29), Giao diện Thêm Giao Dịch (Hình 3.30).

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Phần này trình bày tính cấp thiết xuất phát từ nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh của Handico6 Lộc Sinh và những bất cập trong việc dùng Excel quản lý khách hàng. Mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu (giai đoạn 2011 - 2013) và 4 phương pháp nghiên cứu hệ thống được xác lập rõ ràng.

Điểm nhấn quan trọng trong phần này là việc tác giả tiến hành khảo sát và đánh giá tổng quan các công trình nghiên cứu đi trước về hệ thống thông tin quản lý khách hàng:

Tác giả, năm thực hiện Tên đề tài và đơn vị đào tạo Ưu điểm ghi nhận Nhược điểm/Hạn chế tác giả chỉ ra
Nguyễn Hoài Nam (2007) Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Tư vấn & Phát triển Công nghệ Thăng Long (Khoa Tin học kinh tế, ĐH Kinh tế quốc dân) Cơ sở lý luận chặt chẽ; khảo sát thực trạng chi tiết; tính ứng dụng thực tế cao tại doanh nghiệp khảo sát. Chưa nêu được tổng quan lý luận về HTTT; chưa đánh giá toàn diện tầm quan trọng của hệ thống đối với doanh nghiệp để làm căn cứ thiết kế.
Lê Thị Trang (2010) Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam (Khoa Tin học kinh tế, ĐH Bách khoa Hà Nội) Đánh giá được thực trạng tại công ty; đưa ra hệ thống lý thuyết đầy đủ và các chức năng cơ bản của hệ thống. Chưa mô tả chi tiết quy trình nghiệp vụ thực tế; hệ thống đề xuất còn sơ sài; giao diện đơn giản, tính ứng dụng chưa cao.
Trần Ngọc Tuân (2013) Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Dữ liệu và Truyền thông Đại Việt (Khoa Tin học thương mại, ĐH Thương Mại) Cơ sở lý luận đầy đủ; nghiên cứu sâu sát hoạt động doanh nghiệp; chức năng hệ thống bám sát yêu cầu. Sử dụng phương pháp hướng chức năng nên kém hiệu quả trong việc tái sử dụng; dễ phát sinh lỗi khi mở rộng hệ thống lớn; khó kiểm thử và bảo trì.

Từ các tồn tại của các công trình trước, khóa luận định vị giải pháp: Khảo sát thực trạng chi tiết, gắn kết quy trình nghiệp vụ xây dựng đặc thù và ứng dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng qua ngôn ngữ UML.

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng vấn đề quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương Mại Handico6 Lộc Sinh

Chương 2 chia làm hai nội dung chính:

  • Cơ sở lý luận: Phân tích bản chất của dữ liệu, thông tin, hệ thống thông tin; mô hình hóa quy trình xử lý thông tin; chu trình phát triển hệ thống; so sánh các phương pháp phân tích thiết kế truyền thống với phương pháp hướng đối tượng; phân tích bản chất công tác quản lý thông tin khách hàng (phân loại thông tin khách hàng cá nhân và doanh nghiệp, các khâu nắm bắt, ghi chép, xử lý, bảo mật và khai thác kho dữ liệu khách hàng).
  • Thực trạng tại doanh nghiệp: Giới thiệu Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại Lộc Sinh (thành lập 5/2007, vốn điều lệ 5 tỷ đồng, người đại diện theo pháp luật: Giám đốc Nguyễn Trọng Bằng; trụ sở Số 2 Hoàng Cầu, Đống Đa, Hà Nội). Khóa luận liệt kê 9 lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính (sản xuất VLXD, kinh doanh máy móc thiết bị, thi công mặt bằng công trình, trang trí nội ngoại thất, khách sạn nhà hàng, vận tải hàng hóa/hành khách, kinh doanh xăng dầu gas...).

Quy trình quản lý khách hàng hiện tại được tác giả bóc tách theo dòng công việc thực tế: Nhân viên kinh doanh tìm kiếm đối tác, tiếp nhận nhu cầu, phối hợp các phòng ban lập giải pháp, ký kết hợp đồng. Hợp đồng sau khi ký được chuyển bản cứng sang phòng quản lý dự án để nhân viên nhập liệu vào tệp Microsoft Excel nhằm theo dõi quá trình giao dịch cho đến khi hoàn tất. Công ty vận hành 4 loại hợp đồng kinh doanh:

  1. Hợp đồng nguyên vật liệu
  2. Hợp đồng máy móc thiết bị
  3. Hợp đồng vận chuyển
  4. Hợp đồng kinh tế

Khóa luận đánh giá: Do sử dụng Microsoft Word và Microsoft Excel làm công cụ chính, dữ liệu khách hàng bị lưu trữ phân tán, trộn lẫn chung với tệp hợp đồng. Doanh nghiệp gặp tình trạng: tìm kiếm và lọc dữ liệu chậm chạp khi tệp lớn; thông tin khách hàng bị nhập trùng lặp nhiều lần nhưng không được cập nhật đồng bộ; không phân loại được khách hàng cũ - mới hay đối tác thường xuyên; khó quản lý thời hạn hợp đồng (hết hạn, quá hạn); và hoàn toàn thiếu cơ chế lập báo cáo tự động cho ban giám đốc.

Phần 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Handico6 Lộc Sinh

Chương 3 là phần trọng tâm kỹ thuật của khóa luận, triển khai toàn diện quy trình phân tích thiết kế hướng đối tượng:

  • Đặc tả chi tiết các luồng nghiệp vụ phát sinh: Khách hàng có thể ký nhiều loại hợp đồng; mỗi hợp đồng gồm nhiều sản phẩm/dịch vụ; đặc thù ngành xây dựng khiến việc bàn giao sản phẩm/dịch vụ phải chia thành nhiều đợt giao dịch (phiếu giao dịch) khác nhau.
  • Phân loại rõ ràng các yêu cầu chức năng (quản lý khách hàng, quản lý hợp đồng, quản lý giao dịch, báo cáo thống kê, tìm kiếm) và phi chức năng (bảo mật, hiệu năng truy cập đồng thời, tính toàn vẹn dữ liệu).
  • Thiết lập hệ thống biểu đồ Use Case: Biểu đồ tổng quát (Hình 3.1) và 4 biểu đồ phân rã mức 1 (Hình 3.2 đến 3.5).
  • Xây dựng Biểu đồ lớp (Hình 3.6) với 6 thực thể và đầy đủ thuộc tính, xác lập ràng buộc giữa khách hàng, nhân viên, hợp đồng và các đợt giao dịch chi tiết.
  • Xây dựng Biểu đồ trạng thái cho 2 đối tượng Hopdong (Hình 3.8) và Giaodich (Hình 3.7).
  • Xây dựng hệ thống 13 Biểu đồ trình tự (Hình 3.9 đến 3.21) mô hình hóa chính xác thông điệp tương tác giữa người dùng, giao diện, bộ điều khiển và cơ sở dữ liệu.
  • Thiết kế kiến trúc vật lý qua Biểu đồ thành phần (Hình 3.22), Biểu đồ triển khai (Hình 3.23) và xây dựng 7 màn hình giao diện tương tác người - máy trực quan (Hình 3.24 đến 3.30).

Kết quả và đóng góp

  • Hệ thống hóa quy trình nghiệp vụ đặc thù: Khóa luận làm rõ quy trình quản lý khách hàng trong ngành đầu tư xây dựng và thương mại vật liệu, giải quyết bài toán phức tạp khi một hợp đồng kinh tế bao gồm nhiều hạng mục sản phẩm/dịch vụ và được chia nhỏ thành nhiều đợt giao dịch thực tế theo tiến độ công trình.
  • Đặc tả hoàn chỉnh kiến trúc hệ thống hướng đối tượng: Xây dựng đầy đủ tài liệu phân tích thiết kế với 1 biểu đồ Use Case tổng quát, 4 biểu đồ Use Case phân rã, 1 biểu đồ lớp chi tiết 6 thực thể, 2 biểu đồ trạng thái, 13 biểu đồ trình tự, biểu đồ thành phần, biểu đồ triển khai và 7 mẫu giao diện người dùng.
  • Thiết lập các quy tắc nghiệp vụ dữ liệu chuẩn xác: Đưa ra giải pháp tạo mã giao dịch tự động liên kết với mã hợp đồng ([Mã HĐ] + [Số thứ tự GD]), ràng buộc điều kiện ngày phát sinh giao dịch phải cùng ngày hoặc sau ngày ký hợp đồng, đồng thời kích hoạt cảnh báo hệ thống khi ngày kết thúc giao dịch vượt quá ngày kết thúc hợp đồng để kịp thời lập phụ lục hợp đồng.
  • Đóng góp so với các nghiên cứu tiền nhiệm: Khắc phục triệt để nhược điểm của phương pháp hướng chức năng (như nghiên cứu của Trần Ngọc Tuân năm 2013) bằng cách áp dụng phương pháp hướng đối tượng với chuẩn UML. Mô hình thiết kế đạt tính module hóa cao, dễ dàng bảo trì, hỗ trợ khả năng tái sử dụng mã nguồn và cho phép mở rộng tích hợp vào các hệ sinh thái phần mềm lớn hơn trong doanh nghiệp.
  • Đề xuất giải pháp quản lý thực tiễn: Cung cấp giải pháp loại bỏ quy trình giấy bút và các tệp Microsoft Excel thủ công, giải quyết triệt để vấn đề phân tán dữ liệu, trùng lặp thông tin khách hàng, tự động hóa công tác lập báo cáo doanh thu, công nợ và tiến độ hợp đồng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Phạm vi dữ liệu khảo sát bị giới hạn trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2013 tại một doanh nghiệp duy nhất (Handico6 Lộc Sinh), do đó một số đặc thù nghiệp vụ có thể chưa bao quát hết các mô hình kinh doanh xây dựng - thương mại quy mô lớn khác.
    • Khóa luận dừng lại ở giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống (từ biểu đồ Use Case, lớp, trình tự đến thiết kế giao diện mẫu và biểu đồ triển khai), văn bản chưa thể hiện mã nguồn cài đặt chương trình thực tế cũng như kết quả kiểm thử trên môi trường vận hành thực tế.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Lập trình cài đặt hoàn chỉnh phần mềm dựa trên nền tảng cơ sở dữ liệu quan hệ theo các mô hình lớp và biểu đồ tương tác đã thiết kế.
    • Triển khai thử nghiệm hệ thống tại các phòng ban tác nghiệp của Handico6 Lộc Sinh nhằm kiểm thử hiệu năng truy cập đồng thời và đo lường độ chính xác trong xử lý giao dịch.
    • Thiết kế và phát triển các module tích hợp giữa hệ thống quản lý khách hàng với hệ thống quản lý sản xuất, quản lý hàng hóa và quản lý nhân sự của công ty.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận có giá trị tham khảo chuyên môn đối với:

  • Sinh viên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học kinh tế và Thương mại điện tử: Tài liệu tham khảo chuẩn mực về cấu trúc một đồ án phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng; là hình mẫu chi tiết về cách thức chuyển đổi từ bài toán khảo sát thực tế sang hệ thống các biểu đồ chuẩn UML (Use Case, Class, State, Sequence, Component, Deployment).
  • Sinh viên và nhà nghiên cứu làm đề tài về phần mềm CRM: Cung cấp phương pháp luận phân tích yêu cầu nghiệp vụ quản trị quan hệ khách hàng và hợp đồng kinh tế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME).
  • Phần đáng tham khảo nhất trong văn bản: Phần 3 của khóa luận, đặc biệt là hệ thống 13 biểu đồ trình tự (Hình 3.9 đến 3.21) và biểu đồ lớp (Hình 3.6). Đây là các tài liệu đặc tả logic có tính ứng dụng cao, có thể kế thừa trực tiếp để phát triển phần mềm quản lý hợp đồng và giao dịch thương mại.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp được khảo sát trong khóa luận có quy mô và lĩnh vực hoạt động như thế nào?
Doanh nghiệp được khảo sát là Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương Mại Handico6 Lộc Sinh, thành lập tháng 5/2007, cổ phần hóa năm 2011 với vốn điều lệ 5 tỷ đồng, trụ sở tại Số 2 Hoàng Cầu, Đống Đa, Hà Nội, do ông Nguyễn Trọng Bằng làm Giám đốc. Doanh nghiệp tham gia 9 nhóm ngành nghề, nòng cốt là sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, thiết bị thi công, thi công công trình, vận tải hàng hóa và các dịch vụ thương mại khác.

2. Trước khi nghiên cứu, công ty quản lý thông tin khách hàng bằng công cụ gì và gặp những bất cập nào?
Công ty chưa có phần mềm chuyên biệt mà quản lý thông qua Microsoft Word và Microsoft Excel kết hợp ghi chép thủ công. Việc này dẫn đến việc dữ liệu khách hàng bị lưu chung trong file Excel hợp đồng, tra cứu và lọc dữ liệu chậm, thông tin bị trùng lặp nhiều lần nhưng không đồng bộ, không phân loại được khách hàng (cũ, mới, thường xuyên, cá nhân, doanh nghiệp), khó giám sát hạn hợp đồng và hoàn toàn chưa có chức năng kết xuất báo cáo tự động.

3. Hệ thống mới phân định quyền hạn tác nghiệp cho các phòng ban ra sao?
Hệ thống phân định quyền hạn thông qua 3 nhóm Actor: Nhân viên phòng kinh doanh (chịu trách nhiệm thêm, sửa, xóa thông tin khách hàng); Nhân viên phòng quản lý dự án (chịu trách nhiệm lập, sửa, xóa hợp đồng và lập, sửa, xóa phiếu giao dịch theo đợt); Nhân viên phòng hành chính kế toán (kết xuất các báo cáo doanh thu, công nợ, tiến trình thực hiện hợp đồng). Chức năng tìm kiếm thông tin được mở cho các nhân viên sử dụng.

4. Mô hình dữ liệu của hệ thống quản lý các loại hợp đồng nào và gồm những thực thể lớp chính nào?
Hệ thống quản lý 4 loại hợp đồng: Hợp đồng nguyên vật liệu, Hợp đồng máy móc thiết bị, Hợp đồng vận chuyển và Hợp đồng kinh tế. Mô hình dữ liệu lớp gồm 6 thực thể chính: Khachhang, Sanpham, Nhanvien, Hopdong, Chitiethopdong và Giaodich.

5. Quy tắc nghiệp vụ nào được thiết lập giữa hợp đồng và các đợt giao dịch?
Một hợp đồng có thể bao gồm nhiều sản phẩm/dịch vụ và được thực hiện qua một hoặc nhiều đợt giao dịch (phiếu giao dịch). Hệ thống quy định phiếu giao dịch chỉ được tạo khi hợp đồng đã ký kết; ngày giao dịch phải cùng ngày hoặc sau ngày ký hợp đồng; mã giao dịch được hệ thống sinh tự động từ mã hợp đồng kèm số thứ tự giao dịch; và khi giao dịch có ngày kết thúc sau ngày kết thúc hợp đồng, hệ thống sẽ đưa ra thông báo cảnh báo để nhân viên điều chỉnh hợp đồng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế - Trường Đại học Thương Mại đã giải quyết trọn vẹn bài toán chuyển đổi từ mô hình quản lý khách hàng thủ công bằng bảng tính sang mô hình hệ thống thông tin hiện đại tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương Mại Handico6 Lộc Sinh. Bằng việc ứng dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng và ngôn ngữ mô hình hóa UML, tác giả đã cung cấp hệ thống đặc tả kỹ thuật chi tiết từ Use Case, biểu đồ lớp, biểu đồ trạng thái, 13 biểu đồ trình tự cho đến thiết kế giao diện tương tác và kiến trúc triển khai. Đề tài là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và thực tiễn cao cho việc phân tích, phát triển các hệ thống quản trị quan hệ khách hàng và quản lý hợp đồng giao dịch trong khối doanh nghiệp xây dựng, thương mại.