LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, tin học đang được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống trong đó công tác quản lý là một trong những lĩnh vực được thừa hưởng thành quả của sự phát triển công nghệ thông tin nhiều nhất. Hầu hết các công việc trước đây được thựa hiện bằng tay, thực hiện trên giấy, được tính toán thủ công, thì ngày nay đã có thể thực hiện dễ dàng thuận lợi và chính xác hơn nhờ các ứng dụng tin học. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán trong việc quản lý của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài: “Quy trình và thủ tục triển khai phần mềm kế toán Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp và Đô Thị Việt Nam.” Làm khóa luận tốt nghiệp của mình.
Mục đích của đề tài nhằm giúp các nhân viên kế toán tài chính của Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam có thể thực hiện các nghiệp vụ kế toán trên máy tính một cách hiệu quả hơn, bằng một phần mềm phù hợp hơn để nâng cao hiệu quả công tác quản lý. Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh vi Mã Sinh Viên: 09D190286 Luan van Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Phần 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở CÁC DOANH NGHIỆP. Tầm quan trọng của việc triển khai phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp Trong một doanh nghiệp, các nghiệp vụ kế toán diễn ra hàng ngày, hàng giờ và ảnh hưởng trực tiếp đến sự vận hành của doanh nghiệp. Vì vậy việc hạch toán, theo dõi và kiểm tra tình trạng của doanh nghiệp tại mọi thời điểm là rất cần thiết.
Phần mềm kế toán là công cụ giúp quá trình bán hàng diễn ra thuận lợi hơn, giúp doanh nghiệp có được sự chính xác khi theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa. Trên cơ sở các số liệu, hóa đơn chứng từ cập nhật hàng ngày kế toán viên sắp xếp, kết chuyển và ghi chép vào các sổ kế toán, sổ theo dõi liên quan. Trong đó các nghiệp vụ kế toán, kiểm toán đóng vai trò giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể như: Theo dõi tình hình biến động (tăng/giảm) của lượng tiền mặt, tiền gửi của doanh nghiệp. Theo dõi biến động của tài sản cố định.
Theo dõi lượng vật tư hàng hoá. Theo dõi tình hình sản xuất qua các con số kế toán. Theo dõi kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận sau một chu kỳ kinh doanh…. Theo dõi và giám sát doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật.
Trên cơ sở những vai trò quan trọng của nghiệp vụ kế toán, phần mềm kế toán ra đời nhằm quản lý các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất cao hơn trong công tác kế toán. Vậy Giải pháp nào để công tác hạch toán kế toán bán hàng diễn ra tốt hơn, phù hợp với các đặc điểm và sự phát triển của công ty trong tương lai? Ta thấy, phần mềm kế toán tại Việt Nam hiện nay không phải là một khái niệm xa lạ và đang dần được đón nhận như là một phần của HTTT kế toán trong doanh nghiệp. Các ứng dụng phần mềm kế toán càng ngày phổ biến, kéo theo đó là nhu cầu đối với các tài liệu trực quan về nhiều mặt của phần mềm kế toán cùng với các nhân tố liên quan lại càng cao. Với những thông tin đã nghiên cứu và thu thập trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp em xin đề xuất đề tài khóa luận của bản thân: “Quy trình và thủ tục triển khai và cài đặt phần mềm kế toán Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.” Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 1 Mã Sinh Viên: 09D190286 Luan van Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế 1.
Tổng quan việc triển khai phần mềm kế toán ở nước ta hiện nay. Nhận định về tiềm năng của thị trường phần mềm kế toán tại Việt Nam trong năm 2013, hầu hết các công ty phần mềm đều cho rằng năm nay Doanh Nghiệp sẽ tiếp tục hạn chế chi tiêu như đã tiến hành từ năm 2012 do tình hình kinh tế vẫn khó khăn. Một số công ty cung cấp phần mềm kế toán đã khẳng định doanh thu của họ 3 năm trở lại đây (từ 2010 đến nay) khá ổn định, Thường tăng trưởng ở mức 20%-30%. Đi theo xu hướng phần mềm kế toán ngày càng thông minh hơn là phần lớn các nhà sản xuất, cung cấp phần mềm đã có tên tuổi, có nhiều khách hàng như MISA, AME, Fast….
Phần mềm kế toán hiện nay đã có nhiều phát triển trên nền Web. Nếu như trước đây phần mềm kế toán chủ yếu được bán dưới dạng đóng gói với chi phỉ khoảng vài chục triệu đồng/bản. Thì nay, cùng với xu hướng ảo hóa và điện toán đám mây, nhiều doanh nghiệp chuyển sang cung cấp trên nền web hoặc cung cấp dưới dạng dịch vụ cho thuê theo năm. Chi phí sản phẩm phần mềm ngày càng thấp sẽ tạo điều kiện cho Doanh Nghiệp tin học hóa các hoạt động mà không bị áp lực về việc đầu tư cho CNTT.
Khi chọn lựa phần mềm kế toán, điều đầu tiên là các doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc xem phần mềm đó có phù hợp với quy mô và nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp hay không. Tuy nhiên, do sản phẩm phần mềm kế toán là sản phẩm trừu tượng, không thể kiểm định ngay nên đa số các doanh nghiệp thường lựa chọn thông qua giới thiệu hoặc dựa vào thương hiệu, uy tín của đơn vị cung cấp. Việc lựa chọn đúng phần mềm kế toán nào cùng với việc tiến hành cài đặt và triển khai ra sao là câu hỏi khó trả lời dành cho nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế thế giới có nhiều biến động trái chiều, các doanh nghiệp Việt Nam lại càng gặp khó khăn trong việc lựa chọn giải pháp kế toán sao cho phù hợp.
Nghiệp vụ kế toán đối với doanh nghiệp có ý nghĩa sống còn, bất kỳ lựa chọn sai lầm nào cũng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho bản thân doanh nghiệp, thậm chí có thể kéo theo các ảnh hưởng xấu tới toàn bộ nền kinh tế. Bài khóa luận này sẽ là một tham khảo tốt giúp các tổ chức, cá nhân có cái nhìn chân thực hơn về việc triển khai và cài đặt một phần mềm kế toán chuyên nghiệp, từ đó, đưa ra lựa chọn đúng đắn cho doanh nghiệp của mình. Phần mềm Cyber Accounting được ra đời vào năm 2006 và phát triển bởi anh Lê Cảnh Toàn cùng các đồng nghiệp tại công ty phần mềm Cyber Soft. Cyber Accounting đã trở thành một phần mềm hàng đầu thuộc khối phần mềm kế toán.
Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 2 Mã Sinh Viên: 09D190286 Luan van Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế 1. Mục tiêu nghiên cứu: Mục tiêu nghiên cứu của bài khóa luận là làm nổi bật những nội dung trong quy trình triển khai dự án phần mềm kế toán Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam. Cụ thể là: Thông qua các thông tin thu thập được từ quá trình thực tập tổng hợp, phản ánh chân thực, khách quan về quy trình triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam; giúp Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam, Cyber Soft cùng các tổ chức cá nhân khác hiểu rõ hơn về quy trình triển khai và cài đặt một phần mềm kế toán tại một doanh nghiệp cụ thể. Phân tích, nghiên cứu thực trạng triển khai và cài đặt Cyber Accounting tại ICD.
Từ đó, chỉ ra các ưu điểm cần phát huy, cũng như các nhược điểm cần khắc phục của quy trình triển khai, cài đặt phần mềm. Đưa ra các kinh nghiệm từ quá trình triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại ICD, tìm ra cách phát huy các ưu điểm và đưa ra những giải pháp tham khảo để giải quyết các khó khăn, tồn tại để tận dụng tốt hơn Cyber Accounting tại ICD. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 1. Đối tượng nghiên cứu: Là một đề tài nghiên cứu khóa luận của sinh viên nên phạm vi nghiên cứu của đề tài chỉ mang tầm vi mô, giới hạn chỉ trong một doanh nghiệp và trong giới hạn khoảng thời gian ngắn hạn.
Cụ thể: Về Không Gian: Đối tượng nghiên cứu lựa chọn: Quy trình triển khai và cài đặt phần mềm kế toán Cyber Accounting tại ICD. Đơn vị phát triển Cyber Accounting: Công ty cổ phần phần mềm và quản trị doanh nghiệp Cyber Soft. Đơn vị ứng dụng Cyber Accounting: Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam. Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 3 Mã Sinh Viên: 09D190286 Luan van Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đối tượng nghiên cứu tham chiếu – bổ sung hoặc dùng trong so sánh: Các phân hệ khác của Cyber Accounting, Fast Accouting, MISA… Về Thời Gian: Các số liệu được khảo sát từ năm 2009-2012.
Đồng thời trình bày các nhóm giải pháp định hướng phát triển tương lai. Phạm vi nghiên cứu: Thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm kế toán Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam. Các ưu khuyết điểm của quy trình triển khai và cài đặt phần mềm kế toán Cyber Accounting. Các đề nghị đưa ra cho quy trình triển khai và cài đặt phần mềm kế toán Cyber Accounting.
Phương pháp thực hiện đề tài: Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp điều tra xã hội học: Sử dụng các phiếu điều tra để lấy thông tin cần thiết, cùng với đó là sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp khi cần thiết đối với các các nhân hoặc nhóm có liên quan. + Tìm kiếm thông tin qua mạng Internet cùng các tài liệu có liên quan. + Phương pháp phân tích thông tin cho đề tài: Phương pháp Nguyên nhân – Kết quả: Phân tích các vấn đề dưới hai góc độ: Thực trạng và nguyên nhân dẫn đến thực trạng đó, từ đó đưa ra các đề nghị thích hợp đối với vấn đề. Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân tích các khâu, các phân đoạn của vấn đề rồi tổng hợp lại để đưa ra nhận xét trực quan nhất.