CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1. Khái niệm về sự kiện và tổ chức sự kiện 1. Khái niệm về sự kiện Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội. Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện.
Ví dụ khi nói đến các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… Nguồn tham khảo: Phân biệt sự kiện & tổ chức sự kiện cùng các hoạt động cơ bản khác https://cosmos-event.com/phan-biet-su-kien-to-chuc-su-kien-cung-cac- hoat-dong-co-ban-khac. Khái niệm về tổ chức sự kiện Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện. Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế, triển khai đến kiểm soát các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra. Nguồn tham khảo:Bài giảng tổ chức sự kiện https://thuvien.vn/Content/files/Baigiangtochucsukien-531.
Đặc điểm của hoạt động tổ chức sự kiện 1. Đặc điểm về sản phẩm của tổ chức sự kiện Có thể khẳng định rằng, đặc điểm cơ bản nhất về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện là: Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số. Tính tổng hợp thể hiện ở chỗ: tổ chức sự kiện cần đến dịch vụ của rất nhiều SVTH: Nguyễn Bá Quang 3 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS.Nguyễn Xuân Thanh ngành nghề khác nhau như: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí, biểu diễn, in ấn, an ninh, xây dựng, thiết kế… Vì tổ chức sự kiện liên quan đến việc nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện nên nó mang tính dịch vụ rõ rệt. Cần lưu ý trong sản phẩm của tổ chức sự kiện cũng có những yếu tố hàng hóa (hữu hình) nhất định, như các sản phẩm vật chất; thức ăn, đồ uống… vì vậy nếu chỉ nói sản phẩm của tổ chức sự kiện là dịch vụ sẽ không hoàn toàn chính xác mà phải nói dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số 1.
Đặc điểm về lao động Lao động trong tổ chức sự kiện có các đặc điểm cơ bản như: - Lao động trong tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao và đa dạng về ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay thế con người. Lao động trong tổ chức sự kiện là lao động dịch vụ đặc thù, rất khó tự động hoá và cơ giới hoá. - Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện. Tổ chức sự kiện là sự hỗn hợp của những loại hình kinh doanh khác nhau, thực hiện những chức năng khác nhau, có kiến thức, quan điểm khác nhau.
- Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính sự vụ, phụ thuộc rất nhiều vào tiến độ, kế hoạch của sự kiện. - Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn. Họ phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến độ, mặt khác lại đòi hỏi sự năng động sáng tạo (hai đòi hỏi hơi trái ngược nhau); mặt khác do đặc tính lao động dịch vụ nên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau, lại có yêu cầu luôn phải có thái độ vui vẻ, chuẩn mực trong công việc. Đặc điểm về hoạt động tổ chức sự kiện Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong tổ chức sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách với chất lượng cao nhất nhằm đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khách.
SVTH: Nguyễn Bá Quang 4 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS.Nguyễn Xuân Thanh 1. Các loại hình sự kiện 1. Theo quy mô, lãnh thổ - Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi quốc gia, quốc tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự kiện khá dài, nội dung hoạt động đa dạng, phong phú. Ví dụ: Lễ hội chùa Hương, SEAGAMES23, hội nghị thượng đỉnh các nước nói tiếng Pháp… - Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giới hạn trong phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thường có sự tham gia của ít người, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít… Ví dụ: hội nghị tổng kết của công ty A, đám cưới của anh Nguyễn Văn B, một cuộc họp lớp cuối năm… - Theo lãnh thổ có thể chia thành: sự kiện địa phương (lễ kỷ niệm 10 năm ngày tái thành lập lập huyện A), sự kiện của một vùng (lễ hội cồng chiêng ở Tây Nguyên), sự kiện quốc gia (Hội khỏe Phù đổng toàn quốc lần thứ…), sự kiện quốc tế (Lễ hội Olimpic…) 1.
Theo hình thức và mục đích - Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. - Sự kiện giáo dục, khoa học: Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa học. - Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn giáo- tín ngưỡng và phong tục tập quán. - Sự kiện chính thống/ Sự kiện của nhà nước: Loại sự kiện thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tư sự kiện chính là các cơ quan nhà nước.
- Sự kiện truyền thông: là các sự kiện có tính truyền thông cao, thường do một hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sự tham gia của các cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện. SVTH: Nguyễn Bá Quang 5 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS.Nguyễn Xuân Thanh 1. Quy trình tổ chức sự kiện Bảng 1. Quy trình 7 bước tổ chức sự kiện Hình thành concept Thiết kế sự kiện Lập kế họach Triển khai thực hiện và giám sát Kết thúc Đánh giá (Nguồn: Tổ Chức Sự Kiện - PGS, TS Lưu Văn Nghiêm -đại học Kinh Tế Quốc Dân Chương 2: bản chất của tổ chức hoạt động sự kiện ) Bước 1: Hình thành concept - Mục đích của event: xác định lọai event, tổ chức cho phù hợp.
- Mục tiêu: đánh giá hiệu quả event. - Đối tượng chính của event. - Thời gian diễn ra sự kiện. - Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: tạo ra điểm khác biệt thu hút khán giả.
- Ý tưởng (chủ đề cho sự kiện) còn phụ thuôc nhiều vào yếu tố khác nữa như luật, khu vực tổ chức, văn hóa riêng của khách hàng, nguồn lực, và những vấn đề quy mô như địa điểm tổ chức, âm thanh ánh sáng, các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt. Bước 2: Thiết kế sự kiện (viết proposal) - Trong một thời gian ngắn phải thiết kế một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ lồng tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được sống trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng. - Bản thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dạng word hoặc power point.
- Thể hiện nội dung, ý tưởng về chương trình, đồng thời kèm bảng báo giá. - Thông thường đối với một event, đây là giai đọan quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay vẫn chưa đảm bảo sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức. SVTH: Nguyễn Bá Quang 6 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS.Nguyễn Xuân Thanh Nội dung chính thường gồm: - Nền tảng, mục đích: nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần.
- Các ý tưởng phát thảo một cách tổng quan về chương trình. - Thiết kế: nên có các thiết kế hoặc hình ảnh minh họa cho bản thiết kế sự kiện , không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hóa được ý tưởng của bạn. - Các phương án để đảm bảo số người tham gia, đảm bảo việc tài trợ. - Kế họach PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event.
- Cấu trúc nhân sự nhóm là event. - Kinh phí dự kiến - Cấu trúc nhân sự nhóm là event. - Kinh phí dự kiến. - Bạn cung cấp được những gì cho khách hàng thông qua event.
Tại sao họ nên chọn agency của bạn. Bước 3: lập kế họach Để thực hiện event thành công, ta sẽ quy ngược lại vấn đề từ ngày thực hiện event, (ngày thực hiện là ngày x, ngày x-1 làm gì, ngày x-2 cần làm gì…) từ đó lên danh sách các công việc cần thực hiện, ta tổ chức nhân sự và tổ chức thực hiện-giám sát các họat động đó một cách chi tiết nhất. Kế họach càng chi tiết thì việc tổ chức, thực hiện và giám sát càng thuận tiện. SVTH: Nguyễn Bá Quang 7 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS.Nguyễn Xuân Thanh Địa điểm ăn uống, quà tặng Tiền tài trợ, tiền vé Đội kỹ Đội hậu thuật cần Đội tổ Đội F&B chức Đội trang Event manager trí Điều hành chương trình Thiết kế sắp xếp Đội giao tế Đội tài đối ngoại chính thu nhân Báo chí, khách Đội hành chính, giấy mời tờ Nội dung chương Đội chương trình trình, người biểu diễn Giấy phép, in ấn (Nguồn: Tổ Chức Sự Kiện - PGS, TS Lưu Văn Nghiêm - đại học Kinh Tế Quốc Dân Chương 2: dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện ) Sơ đồ 1.
Mô hình tổ chức nhân sự cho 1 sự kiện Giải thích sơ đồ nhân sự: - Đội kỹ thuật, đội tổ chức, đội trang trí: 3 nhóm này sẽ kết hợp với nhau lo trang trí toàn bộ sân khấu, nhạc cho chương trình, trình chiếu power point, ánh sáng sân khấu,….Thường thì đội kỹ thuật và đội trang trí sẽ được thuê từ các công ty chuyên cung cấp âm thanh, ánh sáng cho các chương trình event và họ sẽ lo toàn bộ khâu trang trí sân khấu cho công ty event. Và đội tổ chức sẽ quản lý việc trang trí, dàn dựng cho sân khấu , trình chiếu power point. - Đội hậu cần, đội F& B: lo toàn bộ vật dụng dùng trong chương trình như: trang phục cho PG, PB, quà tặng, nước uống, thức ăn…. xuyên suốt trong quá trình diễn ra sự kiện.