Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động tổ chức sự kiện đóng vai trò là công cụ truyền thông trực tiếp giúp doanh nghiệp kết nối và quảng bá thương hiệu đến khách hàng mục tiêu. Theo số liệu thống kê năm 2020 được trích dẫn trong văn bản, thị phần tổ chức sự kiện và hội nghị tại Thành phố Hồ Chí Minh đã đạt mốc 1.900 tỷ đồng (theo phân tích của tác giả Cao Thị Vân trên trang GCOMCX, 30/09/2021) và có xu hướng tiếp tục gia tăng. Sự phát triển này thúc đẩy số lượng các đơn vị cung cấp dịch vụ sự kiện tăng nhanh trên phạm vi cả nước cũng như tại địa bàn thành phố Huế.

Tuy nhiên, bối cảnh thực tiễn cho thấy phần lớn các doanh nghiệp dịch vụ sự kiện quy mô vừa và nhỏ đang hoạt động rời rạc, phân mảnh, thiếu tính chuyên nghiệp và chưa tự chủ về nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như công nghệ. Phần lớn các đơn vị phải hoạt động theo hình thức liên kết, thuê ngoài các hạng mục riêng lẻ, dẫn đến chi phí vận hành tốn kém, dễ phát sinh rủi ro và thiếu tính đồng bộ trong khâu kiểm soát.

Tại Công ty TNHH Truyền thông và Giải trí Thái Thu, quá trình khảo sát thực tế từ tháng 2/2022 đến tháng 6/2022 ghi nhận hoạt động tổ chức sự kiện của doanh nghiệp chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân, thiếu một quy trình chuẩn hóa và hệ thống biểu mẫu kiểm soát chuyên biệt. Từ thực trạng trên, đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu việc chuẩn hóa và hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại doanh nghiệp này.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Hiểu rõ quy trình hoạt động tổ chức sự kiện hiện tại của Công ty TNHH Truyền thông và Giải trí Thái Thu.
  2. Thiết lập giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện cho công ty.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Khảo sát và phân tích quy trình tổ chức sự kiện hiện hành của công ty.
  2. Đánh giá những điểm đạt được và tồn tại thông qua các sự kiện tiêu biểu đã triển khai.
  3. Phân tích phương thức tìm kiếm và tiếp cận nguồn khách hàng của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động và quy trình tổ chức sự kiện tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Truyền thông và Giải trí Thái Thu (Căn Shophouse SH11, Tòa nhà The Manor Crown, 62 Tố Hữu, Phường Xuân Phú, Thành phố Huế).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu nghiên cứu, thực tập và khảo sát được thực hiện từ tháng 02/2022 đến tháng 06/2022, kết hợp thu thập số liệu hoạt động của công ty từ ngày thành lập (03/10/2019) đến năm 2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các khối kiến thức lý luận quản trị sự kiện kết hợp phương pháp nghiên cứu định tính tại doanh nghiệp.

Khung lý thuyết và mô hình áp dụng

  • Khái niệm sự kiện và tổ chức sự kiện: Tiếp cận theo góc độ quản trị kinh doanh, tổ chức sự kiện là chuỗi hoạt động từ thiết kế, triển khai đến kiểm soát nhằm đạt được các mục tiêu xác định của chủ thể tổ chức.
  • Đặc điểm hoạt động sự kiện:
    • Sản phẩm: Mang tính tổng hợp cao, là sự kết hợp giữa hàng hóa hữu hình và dịch vụ vô hình, trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số (liên quan đến vận chuyển, lưu trú, ẩm thực, biểu diễn, thiết kế, an ninh).
    • Lao động: Đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao, áp lực tâm lý lớn, cường độ lao động trí óc cao, tính chất sự vụ phụ thuộc chặt chẽ vào tiến độ và rất khó tự động hóa bằng máy móc.
    • Hoạt động: Yêu cầu sự phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng giữa nhiều bộ phận chuyên môn.
  • Phân loại sự kiện: Phân loại theo quy mô, lãnh thổ (sự kiện lớn, sự kiện nhỏ, địa phương, vùng, quốc gia, quốc tế) và theo hình thức, mục đích (kinh doanh, giáo dục - khoa học, văn hóa truyền thống, sự kiện chính thống/nhà nước, truyền thông).
  • Quy trình 7 bước tổ chức sự kiện: Kế thừa khung lý thuyết từ giáo trình Tổ chức sự kiện của PGS. TS. Lưu Văn Nghiêm (Trường Đại học Kinh tế Quốc dân), bao gồm: (1) Hình thành concept $\rightarrow$ (2) Thiết kế sự kiện (Proposal) $\rightarrow$ (3) Lập kế hoạch (gắn với sơ đồ phân bổ 10 nhóm nhân sự chuyên trách) $\rightarrow$ (4) Triển khai thực hiện và giám sát $\rightarrow$ (5) Tiến hành tổ chức (có buổi chạy thử) $\rightarrow$ (6) Kết thúc $\rightarrow$ (7) Đánh giá.
  • Mô hình 5Ws trong xây dựng ý tưởng: Ứng dụng tập hợp 5 câu hỏi cốt lõi gồm: Why (Mục đích sự kiện), Who (Đối tượng khách mời), When (Thời gian tổ chức), Where (Địa điểm trong nhà hay ngoài trời), và What (Loại hình và nội dung điểm nhấn).

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính với hai phương thức thu thập thông tin chính:

  1. Phân tích dữ liệu thứ cấp: Tổng hợp từ tài liệu nội bộ của Công ty Thái Thu (hợp đồng, báo giá, kịch bản cũ), sách chuyên ngành, báo chí và các bài viết phân tích ngành trên các trang web thông tin (cosmos-event.com, thuvien.vn, ecomcx.com).
  2. Phỏng vấn trực tiếp: Khảo sát và phỏng vấn trực tiếp nhân sự công ty và khách hàng với tổng số lượng là 10 người nhằm ghi nhận các phản hồi về chất lượng vận hành và sự cố phát sinh trong thực tế.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện

Chương này hệ thống hóa các định nghĩa, vai trò và bản chất kinh tế của hoạt động sự kiện. Tác giả làm rõ tính chất phức hợp của sản phẩm sự kiện khi tích hợp đồng thời yếu tố hữu hình (vật tư sân khấu, tiệc, quà tặng) và yếu tố vô hình (trải nghiệm, thông điệp truyền thông).

Về mặt vận hành, chương 1 phân tích chi tiết mô hình cơ cấu nhân sự sự kiện của PGS. TS. Lưu Văn Nghiêm với sự điều hành của Event Manager cùng các nhóm chức năng: kỹ thuật, tổ chức, trang trí, hậu cần, F&B, giao tế đối ngoại, tài chính thu ngân, chương trình và hành chính giấy tờ. Tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập kế hoạch ngược thời gian (từ ngày $X$ lùi về $X-1, X-2$) và việc tổ chức buổi tổng duyệt (chạy thử) trước ngày diễn ra chính thức để giảm thiểu rủi ro vận hành.

Chương 2: Tổng quan về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Truyền thông và Giải trí Thái Thu

Chương 2 giới thiệu bức tranh toàn diện về doanh nghiệp khảo sát:

  • Lịch sử hình thành: Thành lập ngày 03/10/2019, tên giao dịch quốc tế là Thai Thu Media & Entertainment Limited Company (viết tắt: Thai Thu Marketing Ltd), đại diện pháp luật là bà Thái Thị Thu.
  • Tầm nhìn và sứ mệnh: Hướng đến vị thế đơn vị cung cấp dịch vụ truyền thông marketing top đầu tại miền Trung và cả nước; đào tạo marketing bất động sản; mục tiêu đến năm 2025 trở thành đơn vị tư vấn thương hiệu quy mô lớn.
  • Cơ cấu dịch vụ: Công ty cung ứng 7 nhóm dịch vụ chính, trong đó mảng thế mạnh cốt lõi là Digital Marketing và quảng cáo online:
STT Tên dịch vụ Đối tượng khách hàng mục tiêu
1 Digital Marketing, quảng cáo online Doanh nghiệp vừa và nhỏ, cơ sở kinh doanh (quán cà phê, shop...)
2 Thiết kế logo nhận diện thương hiệu Doanh nghiệp vừa và nhỏ, cơ sở kinh doanh
3 Truyền thông social media Doanh nghiệp vừa và nhỏ, cơ sở kinh doanh
4 Thiết kế website và phần mềm Doanh nghiệp vừa và nhỏ
5 Thương mại điện tử Cá nhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ
6 Đào tạo trực tuyến và trực tiếp Cá nhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ
7 Tổ chức sự kiện Doanh nghiệp vừa và nhỏ
  • Bộ máy tổ chức: Quy mô nhân sự gồm 15 người, cơ cấu trực thuộc Giám đốc bao gồm: Phòng HCNS - Kế toán, Trưởng phòng Kinh doanh & DVKH (quản lý Nhân viên kinh doanh), và bộ phận Marketing (bao gồm các mảng chức năng: Digital, Thiết kế/Media, Ban truyền thông, Content).
                            [ GIÁM ĐỐC ]
  [ HCNS, Kế toán ]     [ Trưởng phòng KD & DVKH ]   [ MARKETING ]
                                          [ Digital ] [ Thiết kế, ] [ Ban TT, ]
                                                      [   Media   ] [ Content ]

Chương 3: Phân tích thực trạng và quy trình tổ chức sự kiện tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Truyền thông và Giải trí Thái Thu hiện nay

Chương 3 chỉ ra các đặc điểm và bất cập trong hoạt động thực tế của công ty từ khi thành lập (10/2019) đến năm 2022:

Yếu tố Thực trạng tại Công ty Thái Thu
Nhân sự Chưa có phòng ban tổ chức sự kiện riêng biệt; ghép nhân sự từ phòng truyền thông và kinh doanh; thiếu người có kinh nghiệm chuyên sâu để điều phối.
Quy trình tổ chức Chưa có quy trình chuẩn rõ ràng, thiếu chi tiết và thiếu hệ thống biểu mẫu hướng dẫn tác nghiệp.
Thiết bị, kho bãi Không có trang thiết bị và kho bãi riêng, 100% phụ thuộc vào việc thuê ngoài bên thứ ba.
Nguồn khách hàng Tần suất hạn chế (trung bình 1–2 sự kiện/tháng). Giai đoạn 10/2019–12/2021 phụ thuộc hoàn toàn vào quan hệ của Giám đốc; từ 01/2022 bắt đầu khai thác thêm qua đội ngũ sale và mạng xã hội (Fanpage, Facebook cá nhân).
Quy mô sự kiện Quy mô vừa và nhỏ (khách mời từ khoảng 30 người, sự kiện lớn nhất từng tổ chức đạt 100 khách).
Tính sáng tạo Khâu thiết kế sân khấu còn mang tính rập khuôn, chưa có nhiều đột phá trong trang trí.

Khóa luận phân tích quy trình 8 bước hiện hành của công ty:

  1. Tìm kiếm khách hàng: Bộ phận kinh doanh tìm qua mạng xã hội và quan hệ cá nhân của lãnh đạo.
  2. Tư vấn báo giá: Bộ phận kinh doanh phối hợp bộ phận kế toán thực hiện.
  3. Hình thành khung chương trình: Trưởng phòng Marketing lập khung với sự hỗ trợ của Trưởng ban truyền thông (tận dụng nhân sự, chưa có bộ phận phân tích ý tưởng chuyên trách).
  4. Chốt các hạng mục với khách: Bộ phận kinh doanh phụ trách.
  5. Thuê bên thứ 3: Bộ phận kế toán liên hệ thuê thiết bị và tiết mục biểu diễn theo yêu cầu.
  6. Set up: Bên thứ 3 trực tiếp thi công dưới sự giám sát của nhân viên công ty.
  7. Thực hiện chương trình: Vận hành theo kịch bản dưới sự điều phối của nhân sự nội bộ (hay phát sinh sự cố ngoài ý muốn).
  8. Nghiệm thu thanh toán: Kế toán xử lý.

Đánh giá chung: Quy trình cũ đã có các bước cơ bản nhưng từng bước thiếu kế hoạch chi tiết, thiếu nhân sự có chuyên môn sâu, việc phụ thuộc vào bên thứ ba dẫn đến việc kiểm soát chất lượng bị động.

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Truyền thông và Giải trí Thái Thu

Trên cơ sở định hướng phát triển năm 2022 của công ty, tác giả đề xuất tái cấu trúc quy trình tổ chức sự kiện thành mô hình chuẩn 6 bước, có cơ chế phân nhánh xử lý phản hồi từ khách hàng:

[ Bước 1: Tìm khách hàng & Thu thập thông tin ]
[ Bước 2: Hình thành chủ đề, ý tưởng & Thông điệp ]
[ Bước 3: Lập kế hoạch tổng thể, Thuyết trình & Ký hợp đồng ]
[ TH1: Khách thống nhất ]   [ TH2: Khách không thống nhất ]
[ Bước 4: Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện ]
[ Bước 5: Thực hiện tổ chức sự kiện ]
[ Bước 6: Tổng kết và Họp đánh giá ]
  • Trường hợp 1 (Khách hàng thống nhất ý kiến): Sau khi tiếp nhận thông tin $\rightarrow$ Lên ý tưởng, kế hoạch tổng thể $\rightarrow$ Thuyết trình được duyệt $\rightarrow$ Chuyển thẳng sang lập kế hoạch chi tiết và vận hành.
  • Trường hợp 2 (Khách hàng chưa thống nhất ý kiến): Bộ phận ý tưởng quay lại Bước 2 để điều chỉnh chủ đề, nội dung và thông điệp $\rightarrow$ Thuyết trình lại để ký hợp đồng $\rightarrow$ Chuyển tiếp sang Bước 4.

Tác giả chi tiết hóa toàn bộ các bước thực hiện đi kèm phân công trách nhiệm, thời hạn và hệ thống mã biểu mẫu hướng dẫn:

Bước Nội dung công việc cụ thể Bộ phận thực hiện Thời hạn hoàn thành Mã biểu mẫu quy định
1. Tiếp nhận thông tin - Tìm kiếm khách hàng (online và quan hệ)
- Chốt lịch hẹn gặp mặt
- Thu thập thông tin yêu cầu sự kiện
- Chuẩn bị hồ sơ năng lực/tư liệu sự kiện đã làm
- Thu thập ấn phẩm, logo, hình ảnh chuyên gia		 Kinh doanh Ngay sau khi có thông tin / Trước và sau khi gặp khách 1.1BM/LHKH
1.2BM/TTTT
1.3BM/TLSK
1.4BM/AP
2. Ý tưởng & Thiết kế - Phân tích ý tưởng theo mô hình 5Ws
- Khảo sát thực địa địa điểm tổ chức
- Demo khung chương trình sự kiện
- Thiết kế ấn phẩm (Banner, Standee, Thư mời)
- Sản xuất video trailer giới thiệu sự kiện
- Thiết kế demo layout sân khấu và trang trí		 Phân tích ý tưởng, Điều phối, Thiết kế Trước 2 tuần khi sự kiện diễn ra 2.1BM/TTYT
2.2BM/KSĐĐ
2.3BM/DMKCT
2.4BM/TTAP
2.5BM/VIDEO
2.6BM/SK
3. Kế hoạch & Hợp đồng - Lập kế hoạch tổng thể sự kiện
- Xây dựng bảng báo giá chi tiết từng hạng mục
- Soạn thảo và ký kết hợp đồng dịch vụ		 Điều phối, Kế toán, Hành chính nhân sự Khoảng 2 tuần trước sự kiện 3.1BM/KHTT
3.2BM/BG
3.3BM/HĐKK
4. Lập kế hoạch chi tiết - Lập kế hoạch chi tiết chương trình
- Phân bổ nhân sự 15 vị trí chức danh
- Xin giấy phép tổ chức từ cơ quan thẩm quyền
- Lập kế hoạch truyền thông (trước, trong, sau)
- Soạn danh sách khách mời và gửi email/thư mời
- Lập checklist dụng cụ, checklist đón tiếp check-in
- Xây dựng khung thời gian và kịch bản MC chi tiết
- Soạn email nhắc nhở khách mời
- Lập phương án dự phòng và quản trị rủi ro
- Thuê dịch vụ xe, phòng, hậu cần
- Giám sát tiến độ làm việc của các thành viên		 Điều phối, Hậu cần, Hành chính, Kế toán, Bộ phận ý tưởng Từ 2 tuần đến 3 ngày trước sự kiện 4.1BM/KHCT
4.2BM/PCNS
4.3BMGPTC
4.4BM/KHTT
4.5BM/EMMK
4.6BM/DSKM
4.7BM/CIDC
4.8BM/CIKM
4.9BM/KCT
4.10BM/KBMC
4.11BM/EMNKM
4.12BM/PADP
4.13BM/TDV
4.14BM/TĐLV
5. Thực hiện sự kiện - Chỉ đạo, điều phối toàn bộ nhân sự vận hành tại hiện trường theo đúng kịch bản chi tiết Điều phối sự kiện Khi sự kiện diễn ra 5BM/THSK
6. Tổng kết, đánh giá - Lập bảng đánh giá tổng thể sự kiện
- Đánh giá hiệu quả công việc từng cá nhân
- Nghiệm thu khối lượng và thanh toán hợp đồng
- Gửi email cảm ơn đối tác và khách hàng
- Triển khai hoạt động truyền thông sau sự kiện		 Điều phối, Từng cá nhân, Kế toán, Truyền thông Sau khi sự kiện kết thúc 6.1BM/ĐGTT
6.2BM/ĐGCN
6.3BM/NTTT
6.3BM/EMCC
6.4BM/TTSSK

Bên cạnh quy trình 6 bước, tác giả đề xuất 5 nhóm kiến nghị bổ trợ nhằm kiện toàn năng lực tổ chức sự kiện:

  1. Tuyển dụng thêm nhân sự: Bổ sung nhân sự chuyên trách cho mảng sự kiện (điều phối viên, chuyên viên ý tưởng).
  2. Nâng cao trình độ chuyên môn: Tổ chức đào tạo nghiệp vụ quản trị sự kiện định kỳ cho nhân viên.
  3. Phát triển hệ thống khen thưởng, lương bổng: Xây dựng chính sách đãi ngộ tương xứng với tính chất làm việc cường độ cao của ngành sự kiện.
  4. Đầu tư thiết bị: Từng bước mua sắm thiết bị âm thanh, ánh sáng cơ bản để giảm chi phí và sự phụ thuộc vào bên thứ ba.
  5. Quản lý bên thứ ba chặt chẽ: Thiết lập hợp đồng ràng buộc chất lượng và tiến độ chi tiết với các đơn vị cho thuê ngoài.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính rút ra từ số liệu văn bản

  • Hệ thống hóa toàn diện thông tin thực trạng của Công ty Thái Thu giai đoạn 2019–2022: doanh nghiệp gồm 15 nhân sự, vận hành 7 mảng dịch vụ nhưng mảng sự kiện chỉ đạt tần suất 1–2 sự kiện/tháng, quy mô nhỏ (từ khoảng 30 đến tối đa 100 khách), chưa có phòng ban chuyên trách và 100% thiết bị phải thuê ngoài.
  • Rút gọn và tái cấu trúc quy trình vận hành từ 8 bước phân tán, chồng chéo chức năng sang quy trình chuẩn hóa 6 bước khép kín với cơ chế phản hồi 2 trường hợp rõ ràng.
  • Thiết lập bảng phân bổ nhân sự sự kiện chi tiết gồm 15 vị trí chức danh chuyên biệt (từ Điều phối, Quản trị rủi ro, Biên đạo, Chỉ đạo nghệ thuật, Kỹ thuật âm thanh - ánh sáng đến Check-in, An ninh, Hậu cần).
  • Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống hơn 30 biểu mẫu chuẩn hóa tác nghiệp từ khâu thu thập thông tin ban đầu (1.1BM/LHKH) đến đánh giá và truyền thông hậu kỳ (6.4BM/TTSSK).

So sánh mô hình trước và sau hoàn thiện

Tiêu chí so sánh Quy trình hiện hành tại công ty (Chương 3) Mô hình giải pháp đề xuất (Chương 4)
Số lượng bước 8 bước tuần tự, rời rạc. 6 bước chuẩn hóa, có cơ chế rẽ nhánh theo phản hồi của khách hàng.
Xử lý ý tưởng Tận dụng nhân sự Marketing, chưa có công cụ phân tích ý tưởng chuẩn. Phân định bộ phận phân tích ý tưởng chuyên trách, ứng dụng mô hình chuẩn 5Ws.
Xử lý rủi ro Thụ động xử lý sự cố phát sinh tại hiện trường. Thiết lập biểu mẫu phương án dự phòng và quản trị rủi ro (4.12BM/PADP) trước 1 tuần.
Công cụ kiểm soát Hoàn toàn chưa có hệ thống biểu mẫu; phân công việc theo lời nói/kinh nghiệm. Ban hành bộ biểu mẫu tác nghiệp có mã định danh cho từng khâu, chuẩn hóa từ kích thước thiết kế đến kịch bản MC.
Đánh giá hậu sự kiện Chỉ dừng lại ở việc nghiệm thu thanh toán của kế toán. Có bảng đánh giá tổng thể chương trình, đánh giá từng cá nhân, gửi thư cảm ơn và truyền thông sau sự kiện.

Đóng góp của tác giả

Khóa luận đã chuyển hóa các lý thuyết mang tính hàn lâm của giáo trình đại học thành một bộ công cụ tác nghiệp thực tế, vừa vặn với năng lực tài chính và quy mô nhân sự của một doanh nghiệp truyền thông vừa và nhỏ tại địa bàn miền Trung.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận chỉ ra một số hạn chế gắn liền với điều kiện thực hiện:

  • Hạn chế về dữ liệu và thời gian: Thời gian nghiên cứu và thực tập kéo dài trong 4 tháng (từ tháng 2/2022 đến tháng 6/2022), số lượng sự kiện diễn ra tại công ty trong giai đoạn này còn ít nên nguồn dữ liệu quan sát thực tế chưa đa dạng.
  • Dung lượng mẫu khảo sát: Mẫu phỏng vấn định tính giới hạn ở 10 người (nhân viên nội bộ và khách hàng), chưa mở rộng khảo sát diện rộng trên nhiều nhóm đối tượng khách hàng khác nhau.
  • Phạm vi áp dụng: Quy trình và hệ thống biểu mẫu được xây dựng dựa trên đặc thù mô hình doanh nghiệp nhỏ (15 nhân sự) tại TP. Huế, phục vụ các sự kiện quy mô vừa và nhỏ (dưới 100 khách).

Hướng nghiên cứu tiếp theo được gợi mở từ phạm vi đề tài:

  • Theo dõi, đánh giá và kiểm chứng tính hiệu quả thực tế của quy trình 6 bước sau khi áp dụng vào thực tế hoạt động của công ty trong dài hạn.
  • Mở rộng nghiên cứu quy trình tổ chức sự kiện cho các loại hình sự kiện quy mô lớn (trên 100 khách, sự kiện ngoài trời quy mô cấp tỉnh/thành phố).
  • Nghiên cứu xây dựng bảng định mức chi phí và cơ chế kiểm soát chất lượng nhà cung cấp bên thứ ba chuyên sâu hơn.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Marketing, Quản trị sự kiện; các nhà quản lý, trưởng nhóm tác nghiệp tại các agency truyền thông và sự kiện quy mô vừa và nhỏ (SMEs).
  • Phần giá trị nhất của tài liệu:
    • Hệ thống biểu mẫu tác nghiệp tại Chương 4 (các mẫu bảng hỏi 5Ws, mẫu khảo sát địa điểm, mẫu layout demo sân khấu, checklist dụng cụ, kịch bản phân bổ nhân sự 15 vị trí).
    • Khung quy trình 6 bước có cơ chế phân nhánh xử lý phản hồi của khách hàng, giúp các doanh nghiệp dịch vụ tránh tình trạng lúng túng khi phương án ban đầu bị từ chối.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự và quy mô tổ chức mảng sự kiện của Công ty Thái Thu tại thời điểm nghiên cứu như thế nào?
Công ty có tổng cộng 15 nhân sự chia làm 8 bộ phận chức năng trực thuộc Giám đốc. Doanh nghiệp chưa có phòng ban tổ chức sự kiện chuyên trách mà chỉ kết hợp nhân sự giữa phòng truyền thông và phòng kinh doanh. Tần suất thực hiện đạt 1–2 sự kiện/tháng với quy mô nhỏ (từ 30 người, tối đa 100 khách).

2. Quy trình tổ chức sự kiện hiện hành của Công ty Thái Thu gồm những bước nào và có nhược điểm gì?
Quy trình hiện hành gồm 8 bước: Tìm kiếm khách hàng $\rightarrow$ Tư vấn báo giá $\rightarrow$ Hình thành khung chương trình $\rightarrow$ Chốt các hạng mục với khách $\rightarrow$ Thuê bên thứ 3 $\rightarrow$ Set up $\rightarrow$ Thực hiện chương trình $\rightarrow$ Nghiệm thu thanh toán. Nhược điểm chính là thiếu kế hoạch chi tiết cho từng bước, thiếu nhân sự có chuyên môn sâu, chưa có biểu mẫu hướng dẫn và hoàn toàn phụ thuộc vào trang thiết bị thuê ngoài nên khó quản lý chất lượng.

3. Quy trình cải tiến do tác giả đề xuất gồm mấy bước và xử lý như thế nào khi khách hàng không đồng ý ý tưởng ban đầu?
Quy trình cải tiến gồm 6 bước: (1) Tìm khách hàng và thu thập thông tin $\rightarrow$ (2) Hình thành chủ đề, ý tưởng và thông điệp $\rightarrow$ (3) Lập kế hoạch tổng thể, thuyết trình và ký hợp đồng $\rightarrow$ (4) Lập kế hoạch chi tiết $\rightarrow$ (5) Thực hiện tổ chức $\rightarrow$ (6) Tổng kết và họp đánh giá. Nếu khách hàng không thống nhất ý kiến (Trường hợp 2 tại Bước 3), quy trình sẽ quay ngược lại Bước 2 để chỉnh sửa chủ đề, ý tưởng và thông điệp trước khi thuyết trình lại để ký hợp đồng.

4. Mô hình lý luận nào được tác giả ứng dụng trong khâu sáng tạo ý tưởng và lập kế hoạch sự kiện?
Tác giả ứng dụng mô hình 5Ws (Why - Mục đích, Who - Khách mời, When - Thời gian, Where - Địa điểm, What - Hoạt động cốt lõi) trong biểu mẫu phân tích ý tưởng (2.1BM/TTYT) kết hợp với khung quy trình tổ chức sự kiện và sơ đồ tổ chức nhân sự của PGS. TS. Lưu Văn Nghiêm (Trường Đại học Kinh tế Quốc dân).

5. Danh mục biểu mẫu hướng dẫn chi tiết của khóa luận bao gồm những nhóm nào?
Hệ thống biểu mẫu được chia theo 6 bước tác nghiệp, bao gồm các nhóm chính: nhóm tiếp nhận thông tin khách hàng (BM/LHKH, BM/TTTT, BM/TLSK, BM/AP); nhóm ý tưởng và thiết kế (BM/TTYT, BM/KSĐĐ, BM/DMKCT, BM/TTAP, BM/VIDEO, BM/SK); nhóm kế hoạch tổng thể và báo giá (BM/KHTT, BM/BG, BM/HĐKK); nhóm kế hoạch chi tiết 14 hạng mục (BM/KHCT, BM/PCNS, BMGPTC, BM/CIDC, BM/KBMC, BM/PADP...); nhóm vận hành (BM/THSK) và nhóm đánh giá tổng kết (BM/ĐGTT, BM/ĐGCN, BM/NTTT, BM/EMCC, BM/TTSSK).

Kết luận

Khóa luận của tác giả Nguyễn Bá Quang đã phản ánh bức tranh thực tiễn về hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Truyền thông và Giải trí Thái Thu trong giai đoạn 2019–2022, làm rõ các hạn chế về mặt nhân sự, quy trình và quản lý thiết bị. Trên cơ sở đối chiếu lý luận quản trị sự kiện, đề tài đã đề xuất thành công mô hình quy trình 6 bước có cơ chế phân nhánh linh hoạt cùng hệ thống hơn 30 biểu mẫu tác nghiệp chi tiết. Công trình đóng vai trò là tài liệu tham khảo thực tiễn cho các doanh nghiệp truyền thông quy mô vừa và nhỏ tại địa phương trong nỗ lực chuẩn hóa quy trình dịch vụ sự kiện.