Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu - (Điều 6) “Việc giao nhận hàng hoá các bên được quyền lựa chọn phương thức có lợi nhất và thoả thuận cụ thể trong hợp đồng. Nguyên tắc chung về giao nhận hàng hoá là nhận bằng phương thức nào thì giao bằng phương thức ấy. Phương thức giao nhận gồm: Giao nhận nguyên bao, kiện, bó, tấm, cây, chiếc. Giao nhận nguyên hầm cặp chì.
Giao nhận theo số lượng, trọng lượng, thể tích theo phương thức cân, đo, đếm. Giao nhận theo mớn nước. Giao nhận theo nguyên container niêm chì. Kết hợp các phương thức giao nhận nói trên.
Các phương thức giao nhận khác.” - (Điều 9) “Trong trường hợp có hàng hoá phải lưu kho bãi của cảng thì chủ hàng hoặc người được ủy thác phải giao nhận trực tiếp với người vận chuyển đồng thời giao nhận với cảng khối lượng hàng hoá lưu kho bãi cảng. - Nếu người được chủ hàng ủy thác là cảng thì cảng phải thực hiện theo hợp đồng ủy thác đã ký kết với chủ hàng.” - (Điều 11) “Cảng giao hàng cho người nhận hàng theo nguyên tắc: Người nhận hàng phải xuất trình chứng từ hợp lệ xác nhận quyền được nhận hàng và có chứng từ thanh toán các loại cước phí cho cảng. Người nhận hàng phải nhận liên tục trong một thời gian nhất định khối lượng hàng hoá trong một vận đơn hoặc giấy gửi hàng hoặc chứng từ vận chuyển hàng hoá tương đương hoặc một lệnh giao hàng.” - (Điều 14) “Việc bốc dỡ hàng hoá trong phạm vi cảng do cảng tổ chức thực hiện. Trường hợp chủ hàng hoặc người vận chuyển hoặc người được uỷ thác muốn đưa người và phương tiện của mình vào cảng để bốc dỡ hàng hoá thì phải được sự đồng ý của cảng và phải trả các chi phí có liên quan cho cảng theo thoả thuận.” - Ngoài ra còn có những quy tắc cơ bản như việc giao nhận phải đảm bảo định mức xếp dỡ của cảng (Điều 15), hàng thông qua cảng phải có đầy đủ ký mã hiệu (Điều 18), … GVHD: THS.
PHẠM THỊ KIM DUNG 14 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu 1.2 Quy trình giao hàng xuất 1.1 Đối với hàng xuất phải lưu kho, bãi của cảng Việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu. Giao hàng xuất khẩu cho cảng Nhân viên giao nhận sẽ đến hãng tàu để giao danh mục hàng hoá xuất khẩu (Cargo List) và đến phòng điều độ đăng ký việc tổ chức kho bãi và lên phương án xếp dỡ hàng hoá. Tiếp đó nhân viên giao nhận liên hệ với phòng thương vụ để ký hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hoá. Nhân viên giao nhận lấy lệnh nhập kho, thông báo cho Hải quan và kho hàng về việc giao hàng.
Cuối cùng người giao nhận sẽ giao hàng hoá cho cảng để nhập vào kho bãi của cảng. Thủ tục giao hàng xuất khẩu cho tàu - Ở công đoạn trước khi giao hàng cho tàu cần phải chuẩn bị: Làm các thủ tục cần thiết để xuất khẩu: kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục Hải quan, thanh lý hàng và vô sổ tàu. Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận Thông báo sẵn sàng làm hàng (NOR). Sau đó để tiện cho việc cảng bố trí phương tiện xếp dỡ người giao nhận sẽ giao cho cảng Danh mục hàng hoá xuất khẩu (Cargo List).
Trên cơ sở Cargo List này, thuyền phó phụ trách hàng hoá sẽ lên Sơ đồ xếp hàng (Cargo plan). Sau khi hoàn thành các thủ tục trên người giao nhận tiến hành ký hợp đồng xếp dỡ với cảng. - Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu. Vận chuyển hàng từ kho ra cảng, nhận lệnh xếp hàng từ hãng tàu, bố trí xe và công nhân hoặc người áp tải (nếu cần)… Sau khi hàng đã ra tới cảng, tiến hành giao hàng cho tàu, công nhân cảng sẽ xếp hàng lên tàu.
Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện Hải quan. Trong quá trình giao hàng nhân viên giao nhận sẽ kiểm đếm và ghi số lượng hàng giao vào Final Report (báo cáo chính thức). Đồng GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 15 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu thời khi đó nhân viên của hãng tàu sẽ kiểm đếm và ghi kết quả và Tally Sheet (phiếu kiểm kiện).
Sau đó cảng phải lấy Biên lai thuyền phó (Mate's Receipt) để tiến hành lập vận đơn. Khi hàng đã được xếp lên tàu cảng căn cứ vào số lượng hàng đã xếp ghi trong Tally Sheet (phiếu kiểm kiện) để lập Bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) và ký xác nhận với tàu (cơ sở để lập vận tải đơn). - Lập bộ chứng từ thanh toán Người giao nhận sẽ lập hay lấy các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán dựa trên hợp đồng mua bán và L/C. Sau đó xuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng.
Trong bộ chứng từ thanh toán theo phương thức L/C gồm các chứng từ: B/L, hối phiếu, hoá đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng… Bên cạnh đó công ty sẽ thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như: chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho, thưởng phạt, xếp dỡ (nếu có). Nếu hàng hoá cần mua bảo hiểm thì sẽ thông báo cho người mua biết.2 Đối với hàng xuất không lưu kho, bãi của cảng Là hàng hoá xuất khẩu được tập hợp từ các nơi trong nước và có thể để tại kho riêng của mình mà không qua các kho ở cảng. Từ kho riêng mà người giao nhận được người chủ hàng uỷ thác có thể giao hàng trực tiếp cho tàu. Trình tự giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng lưu kho, bãi tại cảng.3 Đối với hàng xuất đóng trong container Hàng xuất nguyên container (FCL - Full Container Loading) Công ty giao nhận giao dịch với hãng tàu để xin cấp container đã được thoả thuận về giá cả.
Chủ hàng hoặc nhân viên của công ty giao nhận được chủ hàng uỷ thác điền đầy đủ vào Booking Note và đưa cho đại lý hãng tàu hay đại diện để xin ký đặt chỗ với danh mục xuất khẩu. Sau khi hãng tàu ký Booking Note, chủ hàng hoặc nhân GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 16 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu viên của công ty giao nhận sẽ được hãng tàu cấp “Lệnh cấp container rỗng” để mượn container, giao Packing List (phiếu đóng gói hàng hóa) và giao Seal. Sau đó người giao nhận lấy container rỗng về địa điểm kho hàng của mình.
Chủ hàng hoặc nhân viên của công ty giao nhận được chủ hàng uỷ thác mời đại diện Hải quan đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng hàng xong, nhân viên Hải quan sẽ niêm phong kẹp chì cho container. Người giao nhận sẽ điều chỉnh lại Packing List và Cargo List nếu có sai sót gì. Tiếp theo tiến hành thanh lý hàng và vô sổ tàu.
Người giao nhận vận chuyển và giao container cho tàu tại CY quy định hoặc Hải quan cảng trước khi hết thời gian quy định (Closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng) và lấy Mate's Receipt (biên lai thuyền phó). Khi hàng đã được xếp lên tàu thì người đi gởi hàng xuất sẽ dùng MR - Mate's Receipt (biên lai thuyền phó) để đổi lấy B/L – Bill of Lading (vận đơn). Hàng lẻ (LCL – Less Container Loading) Người giao nhận gởi giấy đặt chỗ (Booking Note) để cung cấp những thông tin về lô hàng xuất khẩu cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu. Sau khi được chấp nhận Booking Note, người đi gởi hàng xuất và hãng tàu sẽ thoả thuận với nhau về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng hoá.
Chủ hàng hoặc nhân viên của công ty giao nhận được chủ hàng uỷ thác sẽ đến kho gom hàng lẻ (CFS- Container Freight Station) hoặc cảng thông quan nội địa (ICD – Inland Container Depot) để giao cho người chuyên chở hàng lẻ cần được xuất khẩu. Sau đó người chuyên chở sẽ đóng hàng vào container dưới sự kiểm tra, kiểm hoá và giám sát của Hải quan. Nếu quá trình đóng hàng không có gì sai sót thì Hải quan sẽ tiến hành niêm phong kẹp chì cho container. Cuối cùng nhân viên giao nhận sẽ yêu cầu cấp vận đơn khi đã hoàn thành thủ tục bốc xếp container.
Kết thúc quy trình xuất khẩu người giao nhận sẽ tập hợp bộ chứng từ để thánh toán. PHẠM THỊ KIM DUNG 17 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu 1.3 Quy trình nhận hàng nhập 1.1 Đối với hàng nhập không lưu kho, bãi của cảng Chủ hàng hoặc nhân viên của công ty giao nhận được chủ hàng ủy thác sẽ tiến hành dỡ hàng trực tiếp với tàu. Vì vậy người giao nhận phải giao cho cảng một số chứng từ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu một ngày: - Bản lược khai hàng hóa (2 bản) - Sơ đồ xếp hàng - Cargo plan (2 bản) - Chi tiết hầm hàng (2 bản) - Chi tiết về hàng quá khổ, quá tải (nếu có) Người giao nhận sẽ xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu khi tàu cập cảng để nhận hàng từ tàu. Trong quá trình nhận hàng phải lập các chứng từ cần thiết như: - Biên bản giám định hầm tàu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm bảo lưu trách nhiệm của tàu về những tổn thất xảy ra đối với hàng hoá sau này.
- Biên bản dỡ hàng (COR) đối với tổn thất rõ rệt - Thư dự kháng (LR – Letter of Reservation) đối với tổn thất không rõ rệt - Biên bản kết toán giao nhận hàng với tàu (ROROC - report on receipt of cargo) - Biên bản giám định - Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập) (nếu có) Sau khi hàng được dỡ khỏi tàu và đem về kho riêng thì người giao nhận sẽ mời Hải quan đến kiểm hoá. Nếu hàng không niêm phong kẹp chì thì người giao nhận phải mời Hải quan áp tải về kho.2 Đối với hàng nhập phải lưu kho, bãi của cảng Trình tự các bước nhận hàng nhập khẩu gồm các bước sau: Cảng nhận hàng từ tàu Sau khi hàng được dỡ khỏi tàu người giao nhận sẽ lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận để vận chuyển hàng về kho bãi.