Khóa luận: Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan

Khóa luận phân tích ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng tại Tổng cục Hải quan, nâng cao hiệu quả công tác văn phòng.

• Tác giả: Tô Thị Thơm
• Người hướng dẫn: Ths. Đinh Thị Hải Yến
• Trường học: Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản trị văn phòng
• Đề tài: Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Công Tác Văn Phòng Tại Văn Phòng Tổng Cục Hải Quan
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
• LỜI MỞ ĐẦU
• 0.1. Lý do chọn đề tài
• 0.2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
• 0.3. Mục tiêu nghiên cứu
• 0.4. Nhiệm vụ nghiên cứu
• 0.5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 0.6. Giả thuyết nghiên cứu
• 0.7. Phương pháp nghiên cứu
• 0.8. Kết cấu của khóa luận
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
• 1.1. Lý luận chung về văn phòng
• 1.2. Khái niệm văn phòng
• 1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
• 1.4. Công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
• 1.4.1. Khái niệm về công nghệ thông tin
• 1.4.2. Nhu cầu và điều kiện tin học hóa hoạt động văn phòng
• 1.4.3. Các nguyên tắc, nội dung ứng dụng CNTT xử lý, giải quyết công việc văn phòng
• 1.4.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
• 1.4.4.1. Khái niệm công tác văn phòng
• 1.4.4.2. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
• 1.4.4.3. Vai trò của CNTT trong hoạt động văn phòng
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN
• 2.1. Tổng quan về Tổng cục Hải quan và văn phòng Tổng cục Hải quan
• 2.1.1. Giới thiệu về Tổng cục Hải quan
• 2.1.2. Giới thiệu về văn phòng Tổng Cục Hải quan
• 2.2. Thực trạng ứng dụng CNTT tại Văn phòng Tổng cục Hải quan
• 2.2.1. Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và các văn bản chỉ đạo công ứng dụng CNTT trong văn phòng
• 2.2.2. Hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị
• 2.2.3. Tổ chức ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng
• 2.2.4. Hoạt động kiểm tra, hướng dẫn ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng
• 2.2.5. Đánh giá chung về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan
• 2.2.5.1. Nhược điểm
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN
• 3.1. Nâng cao nhận thức về công tác văn phòng và việc áp dụng CNTT vào hoạt động văn phòng
• 3.2. Đẩy mạnh hoạt động đào tạo cán bộ nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin
• 3.3. Bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ
• 3.4. Trang bị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin, cơ sở vật chất
• 3.4.1. Trang thiết bị, cơ sở vật chất
• 3.4.2. Ứng dụng phần mềm
• 3.5. Tổ chức các cuộc thi sáng tạo các kỹ năng sử dụng CNTT vào công việc
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng quan về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng

Khóa luận tốt nghiệp này tập trung vào việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan. Việc ứng dụng CNTT không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo ra những giá trị mới trong quản lý thông tin. Trong bối cảnh hiện đại, việc áp dụng CNTT vào công tác văn phòng là một yêu cầu cấp thiết nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ.

1.1. Khái niệm và vai trò của công nghệ thông tin trong văn phòng

Công nghệ thông tin (CNTT) được hiểu là hệ thống các công cụ, phương pháp và quy trình nhằm thu thập, xử lý và truyền tải thông tin. Trong văn phòng, CNTT đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài liệu, giao tiếp và hỗ trợ quyết định. Việc ứng dụng CNTT giúp giảm thiểu thời gian xử lý công việc và nâng cao độ chính xác trong quản lý thông tin.

1.2. Lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng

Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí, và nâng cao hiệu quả công việc. Các phần mềm quản lý văn phòng giúp tự động hóa quy trình làm việc, từ đó giảm khối lượng công việc thủ công và tăng cường khả năng phối hợp giữa các bộ phận.

II. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Tổng cục Hải quan

Tại Văn phòng Tổng cục Hải quan, việc ứng dụng CNTT đã được triển khai nhưng vẫn còn nhiều thách thức. Hệ thống thông tin hiện tại chưa đồng bộ và chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện đại. Việc thiếu hụt về cơ sở vật chất và trang thiết bị cũng là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến hiệu quả ứng dụng CNTT chưa cao.

2.1. Đánh giá hệ thống thông tin hiện tại

Hệ thống thông tin tại Văn phòng Tổng cục Hải quan hiện tại chủ yếu dựa vào các phần mềm truyền thống, chưa được cập nhật công nghệ mới. Điều này dẫn đến việc xử lý thông tin chậm và không hiệu quả. Cần có sự đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ mới để cải thiện tình hình.

2.2. Những thách thức trong việc ứng dụng CNTT

Một số thách thức lớn trong việc ứng dụng CNTT tại Văn phòng Tổng cục Hải quan bao gồm: thiếu hụt nguồn nhân lực có chuyên môn cao, sự không đồng bộ trong các phần mềm đang sử dụng, và sự kháng cự từ một số cán bộ trong việc thay đổi thói quen làm việc truyền thống.

III. Phương pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong văn phòng

Để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan, cần thực hiện một số giải pháp cụ thể. Các giải pháp này không chỉ tập trung vào công nghệ mà còn cần chú trọng đến con người và quy trình làm việc.

3.1. Đào tạo và nâng cao nhận thức cho cán bộ

Đào tạo cán bộ về CNTT là một trong những giải pháp quan trọng. Cần tổ chức các khóa đào tạo thường xuyên để nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ cho nhân viên, từ đó giúp họ tự tin hơn trong việc áp dụng CNTT vào công việc hàng ngày.

3.2. Cải tiến quy trình làm việc

Cần xem xét và cải tiến quy trình làm việc hiện tại để tích hợp CNTT một cách hiệu quả. Việc tối ưu hóa quy trình sẽ giúp giảm thiểu thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao chất lượng công việc.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu

Nghiên cứu này đã chỉ ra rằng việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan có thể mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Các kết quả từ việc áp dụng CNTT đã cho thấy sự cải thiện rõ rệt trong hiệu quả công việc và sự hài lòng của cán bộ.

4.1. Kết quả đạt được từ việc ứng dụng CNTT

Việc ứng dụng CNTT đã giúp giảm thời gian xử lý công việc, tăng cường khả năng giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận. Các báo cáo và tài liệu được xử lý nhanh chóng hơn, từ đó nâng cao hiệu quả công việc chung.

4.2. Những bài học kinh nghiệm từ thực tiễn

Từ thực tiễn ứng dụng CNTT, có thể rút ra một số bài học kinh nghiệm như: cần có sự đồng bộ trong các phần mềm sử dụng, cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ, và quan trọng nhất là cần có sự ủng hộ từ lãnh đạo để thúc đẩy quá trình chuyển đổi số.

V. Kết luận và hướng phát triển tương lai

Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan là một xu hướng tất yếu trong bối cảnh hiện đại. Để đạt được hiệu quả cao hơn, cần có sự đầu tư đồng bộ và chiến lược rõ ràng trong việc phát triển công nghệ thông tin.

5.1. Tầm quan trọng của CNTT trong tương lai

CNTT sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công việc và cải cách hành chính. Việc đầu tư vào CNTT không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ công.

5.2. Định hướng phát triển CNTT tại Tổng cục Hải quan

Tổng cục Hải quan cần xây dựng một kế hoạch phát triển CNTT rõ ràng, bao gồm việc nâng cấp hệ thống thông tin, đào tạo nhân lực và cải tiến quy trình làm việc để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong công tác quản lý.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Tô Thị Thơm tập trung nghiên cứu hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác văn phòng tại cơ quan quản lý nhà nước cấp trung ương, cụ thể là Văn phòng Tổng cục Hải quan. Bối cảnh nghiên cứu xuất phát từ yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính nhà nước và hội nhập kinh tế quốc tế, trong đó công tác văn phòng đóng vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp, đầu mối thu thập, xử lý và phân phối luồng thông tin phục vụ sự chỉ đạo của lãnh đạo ngành Hải quan. Theo tác giả, phương thức làm việc thủ công, lưu trữ giấy tờ truyền thống bộc lộ nhiều điểm hạn chế về thời gian xử lý và nhân lực, đòi hỏi phải tin học hóa toàn diện để nâng cao tính chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí và hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định kịp thời.

Mục tiêu nghiên cứu được xác định gồm ba nội dung:

1. Tìm hiểu thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan Việt Nam.
2. Nhìn nhận và đánh giá những ưu điểm, nhược điểm trong công tác ứng dụng CNTT tại bộ phận văn phòng của cơ quan.
3. Đưa ra các giải pháp có tính lý luận và thực tiễn nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng.

Nhiệm vụ nghiên cứu được phân định thành ba phần việc cụ thể:

1. Hệ thống hóa và làm rõ các vấn đề lý luận về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng.
2. Tìm hiểu, khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ tại Văn phòng Tổng cục Hải quan.
3. Đưa ra các nhận xét về ưu điểm, nhược điểm, tìm ra nguyên nhân và đề xuất hệ thống giải pháp khắc phục nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng CNTT, phục vụ công cuộc cải cách hành chính nhà nước.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu tập trung tại Văn phòng Tổng cục Hải quan, đồng thời định hướng một số giải pháp có khả năng áp dụng chung cho các Cục, Chi cục Hải quan địa phương trực thuộc.
• Phạm vi thời gian: Khảo sát số liệu thực tế về cơ sở vật chất, tình hình xử lý văn thư và lưu trữ tài liệu trong giai đoạn 2014 – 2016.

Giả thuyết nghiên cứu đặt ra là: Nếu việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng được triển khai một cách khoa học, chặt chẽ và hợp lý thì sẽ góp phần nâng cao chất lượng làm việc của Văn phòng Tổng cục Hải quan cũng như toàn bộ hoạt động chỉ đạo, điều hành của Tổng cục Hải quan.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của đề tài xây dựng trên cơ sở lý luận quản trị văn phòng và khoa học quản lý hành chính nhà nước:

• Khái niệm văn phòng: Được tiếp cận theo hai góc độ. Nghĩa rộng là bộ máy làm việc tổng hợp, trợ giúp trực tiếp cho ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị; nghĩa hẹp là trụ sở làm việc, địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của tổ chức.
• Chức năng của văn phòng: Bao gồm ba chức năng trụ cột: (1) Chức năng tham mưu tổng hợp; (2) Chức năng giúp việc điều hành; (3) Chức năng hậu cần.
• Điều kiện tin học hóa văn phòng: Cần sự đồng bộ của ba yếu tố nền tảng: nhân lực (trình độ tin học của cán bộ), trang thiết bị kỹ thuật (máy tính, máy in, máy quét, hạ tầng mạng LAN/WAN/Internet) và phần mềm máy tính (phần mềm chuyên biệt đáp ứng quy trình nghiệp vụ văn phòng, quản lý tập trung qua cổng thông tin điện tử).

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo điều hành làm căn cứ nghiên cứu gồm:

• Các luật: Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11, Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 (đặc biệt là Điều 11 đến Điều 15 về giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, Điều 21 về chữ ký điện tử), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (Điều 13 về tài liệu lưu trữ điện tử).
• Các văn bản của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ: Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước; Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg phê duyệt chiến lược phát triển CNTT và truyền thông đến năm 2010, định hướng đến năm 2020; Quyết định số 43/2008/QĐ-TTg; Quyết định số 1065/QĐ-TTg; Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg; Chỉ thị số 15/CT-TTg về tăng cường sử dụng văn bản điện tử; Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan.
• Các văn bản của Bộ Tài chính, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: Quyết định số 1066/QĐ-BTC, Quyết định số 1766/QĐ-BTC, Thông tư số 78/2008/TT-BTC, Công văn số 608/LTNN-TTNC, Công văn số 139/VTLTNN-TTTH, Quyết định số 244/QĐ-VTLTNN.
• Các văn bản nội bộ của Tổng cục Hải quan: Quyết định số 1073/QĐ-TCHQ phê duyệt đề án ứng dụng CNTT cải tiến công tác văn phòng; Quyết định số 224/QĐ-TCHQ về quy chế lưu trữ ngành Hải quan; Quyết định số 2050/QĐ-TCHQ ban hành nội quy cơ quan Tổng cục Hải quan; Công văn số 3058/TCHQ-VP và Công văn số 3952/TCHQ-VP về xử lý văn bản trên mạng NetOffice 5.0.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả sử dụng bao gồm:

• Phương pháp tổng hợp: Thu thập, tổng hợp và thống kê số liệu về công tác văn thư, lưu trữ, chế độ thông tin, báo cáo và hệ thống thiết bị kỹ thuật hiện có tại cơ quan.
• Phương pháp so sánh, phân tích: Phân tích số liệu thực tế, đối chiếu tình hình thực hiện qua các giai đoạn (từ các phiên bản phần mềm trước đây đến giai đoạn hiện tại) để nhận diện tồn tại và tìm ra nguyên nhân.
• Phương pháp chuyên gia: Tham khảo ý kiến đóng góp của cán bộ nghiệp vụ, cán bộ lãnh đạo và học hỏi kinh nghiệm triển khai mạng nội bộ từ các Bộ, ban, ngành khác nhằm tìm ra hướng hoàn thiện phù hợp với đặc thù ngành hải quan.
• Nguồn dữ liệu: Báo cáo tổng kết công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 của Tổng cục Hải quan; số liệu tổng hợp trang thiết bị kỹ thuật giai đoạn 2014 – 2016 của Phòng Tài vụ - Quản trị và Văn phòng Tổng cục Hải quan.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các khái niệm cơ bản về văn phòng, công tác văn phòng và vị trí của CNTT trong hoạt động hành chính. Tác giả phân tích rõ ba chức năng cốt lõi của văn phòng: tham mưu tổng hợp (thu thập, phân tích, xử lý thông tin trợ giúp lãnh đạo đưa ra quyết định quản lý tối ưu), giúp việc điều hành (xây dựng chương trình công tác, tổ chức hội nghị, lễ tân, theo dõi tiến độ) và hậu cần (đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật).

Chương này cũng xác định rõ các yêu cầu về tin học hóa hoạt động văn phòng, nguyên tắc ứng dụng CNTT theo Luật Công nghệ thông tin (đảm bảo tính công khai, minh bạch, bảo mật, tiết kiệm và tương thích tiêu chuẩn). Tác giả làm rõ nội dung ứng dụng CNTT vào từng khâu nghiệp vụ chuyên môn:

• Công tác tham mưu, tổng hợp: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản, hệ thống thông tin quản lý nhằm chuẩn hóa quy trình, xử lý thông tin hai chiều thông suốt.
• Công tác văn thư và lưu trữ: Chuyển đổi từ quản lý công văn giấy thủ công sang quy trình tự động hóa tiếp nhận, đăng ký, luân chuyển văn bản điện tử và lập hồ sơ công việc trên mạng máy tính.
• Công tác quản trị - hậu cần: Ứng dụng phần mềm quản trị cơ sở vật chất, quản lý phương tiện xe công, theo dõi vật tư y tế, hệ thống camera giám sát an ninh và phần mềm kế toán - dự toán ngân sách.
• Công tác tổ chức hội họp và quản lý chương trình công tác: Quản lý lịch công tác, lập kế hoạch và điều phối trang thiết bị phòng họp trên hệ thống điện tử.

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan

Chương 2 mô tả cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng cục Hải quan gồm 4 đơn vị trực thuộc: Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính, Phòng Tài vụ - Quản trị và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại Thành phố Hồ Chí Minh. Tác giả đi sâu khảo sát thực trạng triển khai hạ tầng kỹ thuật và các hoạt động nghiệp vụ cụ thể.

Về hạ tầng cơ sở vật chất, số liệu trang thiết bị kỹ thuật tại Văn phòng Tổng cục Hải quan được tổng hợp qua bảng sau:

Loại trang thiết bị CNTT	Số lượng (giai đoạn 2014 – 2016)	Ghi chú sử dụng
Máy vi tính để bàn	105 chiếc	Trang bị cho cán bộ, công chức làm việc
Máy tính xách tay	15 chiếc	Phục vụ các chuyến công tác xa, dài ngày
Máy quét (Scanner)	22 chiếc	Phục vụ số hóa văn bản đi, đến
Máy in	25 chiếc	Trang bị tại các phòng nghiệp vụ
Máy sao chụp (Photocopy)	12 chiếc	Sử dụng chung trong cơ quan
Máy Fax	24 chiếc	Tiếp nhận và gửi thông tin viễn thông
Máy hủy tài liệu	11 chiếc	Phục vụ bảo mật thông tin, xử lý tài liệu hết giá trị

Hạ tầng mạng sử dụng hệ thống máy chủ (Server) tập trung đặt tại Cục CNTT và Thống kê hải quan, kết nối mạng nội bộ LAN, đường truyền Internet ADSL tốc độ cao và hệ thống lưu điện UPS tập trung cho 09 trung tâm dữ liệu tại các Cục Hải quan trọng điểm.

Về quá trình phát triển phần mềm quản lý điều hành:

• Giai đoạn 1994 – 1995: Thử nghiệm và áp dụng chương trình quản lý văn bản đến trên máy tính.
• Năm 1998: Nâng cấp cập nhật quản lý cả văn bản đi và văn bản đến.
• Tháng 4/2003 – 11/2012: Vận hành phần mềm NetOffice phiên bản 1.0 (đến tháng 11/2006 được bổ sung tính năng theo dõi tiến độ và lập hồ sơ công việc).
• Từ tháng 3/2013: Chính thức nâng cấp và triển khai hệ thống phần mềm NetOffice 5.0 (quản lý điều hành tập trung).

Trên hệ thống NetOffice 5.0, quy trình xử lý văn bản được mã hóa bằng 4 trạng thái màu sắc để kiểm soát tiến độ:

• Màu đỏ: Công văn chưa được duyệt (văn thư có thể chỉnh sửa nội dung nhập) hoặc hồ sơ công việc đang chờ lãnh đạo phê duyệt.
• Màu xanh lá cây: Công văn đã được duyệt (chính thức hóa trên hệ thống, khóa tính năng sửa đổi).
• Màu xanh nước biển: Công văn đã được chuyển thành hồ sơ công việc và đang trong quá trình chuyên viên xử lý.
• Màu ghi nhạt: Công văn/hồ sơ công việc đã xử lý xong và kết thúc.

Kết quả xử lý công tác văn thư năm 2016 tại cơ quan Tổng cục Hải quan:

Chỉ tiêu công tác văn thư	Số lượng thực hiện năm 2016
Lượt văn bản đến tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao	188.936 lượt
Trong đó: Văn bản điện tử đến	4.939 văn bản
Công văn mật đến	847 công văn
Điện mật tiếp nhận (trả lại Bộ)	25 điện mật
Đơn thư tiếp nhận	84 đơn thư
Bì văn bản tiếp nhận chuyển đơn vị chuyên môn	Hơn 7.260 bì
Số văn bản phát hành (văn bản đi)	108.532 số văn bản
Trong đó: Văn bản điện tử phát hành	4.939 văn bản
Bì văn bản phát hành qua đường bưu điện	24.662 bì
Tổng số hồ sơ công việc phải lập trong năm	5.922 hồ sơ
Số hồ sơ công việc đã hoàn thành lập	5.862 hồ sơ

Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu năm 2016:

Chỉ tiêu nghiệp vụ lưu trữ	Số liệu năm 2016
Tổng số tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ	92.177 hồ sơ
Tài liệu đã thực hiện chỉnh lý đưa lên giá bảo quản	24.690 hồ sơ (tương đương 321 mét giá)
Lượt người được phục vụ khai thác hồ sơ tài liệu	1.126 lượt người
Tài liệu chưa được chỉnh lý	2.762 hồ sơ
Tài liệu tồn đọng tại các phòng ban chưa nộp lưu	742 hồ sơ
Tài liệu bàn giao nộp vào lưu trữ lịch sử	8 hồ sơ
Tài liệu thực hiện thủ tục tiêu hủy	9.510 hồ sơ

Trong công tác tham mưu và hội họp: Văn phòng đã phối hợp tổ chức các sự kiện lớn như Hội nghị chống thất thu ngân sách nhà nước, Hội nghị quy hoạch cán bộ, giới thiệu dự án VNACCS/VCIS, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 và tham mưu ban hành hơn 1.000 văn bản chỉ đạo điều hành. Việc quản lý phòng họp được số hóa qua NetOffice: các đơn vị phải đăng ký phòng họp trước tối thiểu 4 giờ (đối với cuộc họp trong giờ hành chính) hoặc trước 01 ngày làm việc (đối với cuộc họp ngoài giờ hoặc yêu cầu bố trí âm thanh, khánh tiết); phòng họp được kiểm tra kỹ thuật trước giờ họp từ 15 đến 30 phút. Ngoài ra, việc triển khai cổng thông tin điện tử và hệ thống tờ khai hải quan điện tử giúp giảm bớt giao dịch tiếp xúc trực tiếp giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan.

Nhược điểm được tác giả chỉ rõ: Thói quen xử lý hồ sơ giấy truyền thống vẫn tồn tại song song, lãnh đạo lớn tuổi gặp khó khăn trong tiếp cận công nghệ; việc theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ trên hệ thống đôi khi chưa kịp thời; công tác lưu trữ hồ sơ điện tử còn hạn chế, phần lớn tài liệu lưu trữ trong kho vẫn quản lý theo phương pháp thủ công, máy tính mới chỉ dừng lại ở khâu lập danh mục tra tìm; hạ tầng mạng và thiết bị kết nối liên thông giữa các đơn vị chưa thực sự hoàn chỉnh.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan

Trên cơ sở thực trạng, chương 3 đưa ra các nhóm giải pháp cụ thể:

1. Nâng cao nhận thức về công tác văn phòng và việc áp dụng CNTT: Quán triệt sâu sắc các chủ trương của Đảng, Nhà nước và Bộ Tài chính về cải cách hành chính; thay đổi lề lối, tác phong làm việc từ phương thức thủ công sang điều hành điện tử của cán bộ lãnh đạo và chuyên viên.
2. Đẩy mạnh hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ: Tổ chức các khóa đào tạo lại kỹ năng tin học văn phòng, kỹ năng khai thác phần mềm chuyên dùng và an toàn bảo mật thông tin cho đội ngũ công chức, đặc biệt là nhóm cán bộ văn thư, lưu trữ và chuyên viên tổng hợp.
3. Trang bị phương tiện kỹ thuật và hoàn thiện cơ sở vật chất: Tiếp tục nâng cấp hệ thống máy chủ, trang bị bổ sung máy quét tốc độ cao phục vụ số hóa tài liệu; bảo đảm đường truyền mạng nội bộ thông suốt, an toàn; trang bị hệ thống thiết bị phòng họp trực tuyến hiện đại.
4. Nâng cấp và ứng dụng phần mềm chuyên biệt: Tối ưu hóa các chức năng của phần mềm NetOffice 5.0, tích hợp liên thông phần mềm quản lý văn bản với quy trình lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ vào kho lưu trữ số; xây dựng cổng thông tin điện tử tích hợp một đầu mối.
5. Tổ chức các cuộc thi sáng tạo kỹ năng sử dụng CNTT: Tạo phong trào thi đua trong cơ quan, khuyến khích công chức, viên chức phát huy sáng kiến cải tiến quy trình công việc văn phòng thông qua các công cụ tin học.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và công bố được hệ thống dữ liệu định lượng cụ thể về hoạt động tin học hóa văn phòng tại cơ quan Tổng cục Hải quan:

• Số lượng hạ tầng phần cứng gồm 105 máy tính để bàn, 15 máy tính xách tay, 22 máy quét, 25 máy in, 12 máy photocopy và hạ tầng mạng LAN/ADSL kết nối 09 trung tâm dữ liệu Cục Hải quan.
• Quy mô xử lý văn thư đạt 188.936 lượt văn bản đến và 108.532 số văn bản phát hành trong năm 2016, kiểm soát chặt chẽ tỷ lệ lập hồ sơ hoàn thành đạt 5.862/5.922 hồ sơ.
• Dữ liệu lưu trữ với quy mô 92.177 hồ sơ đang bảo quản, thực hiện chỉnh lý 24.690 hồ sơ (321 mét giá), phục vụ 1.126 lượt độc giả.

Đóng góp của đề tài so với các nghiên cứu trước đó: Các công trình đi trước (như của Nguyễn Đình Phiên về kho lưu trữ điện tử hải quan, Nguyễn Công Bình về hệ thống CNTT thủ tục hải quan điện tử, hoặc Trần Hoàng Minh về văn phòng UBND quận Hải Châu) chỉ nghiên cứu chuyên sâu ở từng mảng hẹp như thủ tục chuyên ngành hải quan hoặc lưu trữ đơn lẻ. Khóa luận của Tô Thị Thơm là công trình nghiên cứu trực diện, toàn diện về hoạt động ứng dụng CNTT trong toàn bộ các khâu nghiệp vụ văn phòng (tham mưu tổng hợp, quản lý văn bản đi/đến trên mạng NetOffice 5.0, công tác lưu trữ, hậu cần và tổ chức hội họp) tại cơ quan đầu não của Tổng cục Hải quan, gắn liền với việc phân tích quy trình phân luồng và quản lý tiến độ bằng trạng thái màu sắc trên phần mềm thực tế.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận phản ánh một số hạn chế gắn liền với phạm vi khảo sát thực tế tại thời điểm nghiên cứu (năm 2017):

• Số liệu khảo sát thực trạng văn thư và lưu trữ mới chỉ tập trung sâu vào năm 2016, chưa có chuỗi số liệu so sánh đối chiếu đa năm để thấy rõ biến động định lượng qua từng mốc nâng cấp phần mềm.
• Đề tài tập trung chủ yếu vào khối cơ quan Tổng cục Hải quan tại Hà Nội, các phân tích về tính liên thông với mạng lưới hải quan địa phương mới dừng ở mức độ khái quát.
• Các nội dung về số hóa và lưu trữ điện tử lâu dài chưa được giải quyết sâu do khuôn khổ pháp lý và quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ số thời điểm đó (theo Luật Lưu trữ 2011) vẫn còn mang tính nguyên tắc, văn bản số hóa chưa có giá trị pháp lý thay thế hoàn toàn văn bản gốc.

Hướng nghiên cứu mở rộng được gợi mở từ đề tài gồm: Đánh giá việc triển khai liên thông văn bản điện tử giữa cơ quan Tổng cục Hải quan với các Cục Hải quan tỉnh, thành phố; nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử tích hợp hoàn chỉnh thay thế hồ sơ giấy; và đánh giá an toàn, an ninh thông tin trong quy trình trao đổi văn bản nội bộ ngành tài chính.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

• Sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ học, Quản lý nhà nước: Tài liệu cung cấp bức tranh thực tế về mô hình tổ chức bộ máy văn phòng cơ quan cấp tổng cục và các quy trình nghiệp vụ văn phòng điện tử cụ thể.
• Cán bộ, công chức làm công tác văn phòng tại các cơ quan hành chính nhà nước: Tham khảo được quy trình phân luồng văn bản, quy ước quản lý tiến độ xử lý hồ sơ công việc bằng trạng thái màu sắc trên phần mềm quản lý văn bản NetOffice 5.0.
• Người làm đề tài nghiên cứu về tin học hóa văn phòng: Phần khảo sát hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và kinh nghiệm tổ chức trang thiết bị kỹ thuật phục vụ hội họp, văn thư là nguồn tư liệu có tính hệ thống cao.

Câu hỏi thường gặp

Hệ thống phần mềm quản lý điều hành NetOffice 5.0 tại Tổng cục Hải quan phân định trạng thái xử lý văn bản như thế nào?
Hệ thống sử dụng cơ chế hiển thị 4 màu sắc: Màu đỏ biểu thị văn bản chưa được phê duyệt hoặc hồ sơ công việc đang chờ lãnh đạo duyệt; màu xanh lá cây biểu thị văn bản đã được lãnh đạo phê duyệt chính thức (khóa chức năng sửa đổi); màu xanh nước biển biểu thị văn bản đã được lập thành hồ sơ công việc và chuyên viên đang xử lý; màu ghi nhạt biểu thị công việc đã hoàn thành và hồ sơ đã kết thúc.

Năm 2016, Văn phòng Tổng cục Hải quan đã xử lý khối lượng văn bản đi và văn bản đến như thế nào?
Theo số liệu thống kê, văn thư cơ quan đã tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao 188.936 lượt văn bản đến (gồm 4.939 văn bản điện tử, 847 công văn mật, 25 điện mật, 84 đơn thư và hơn 7.260 bì văn bản); kiểm tra thể thức và phát hành 108.532 số văn bản (trong đó có 4.939 văn bản điện tử và 24.662 bì gửi qua đường bưu điện).

Thực trạng trang thiết bị phần cứng CNTT tại Văn phòng Tổng cục Hải quan giai đoạn 2014 – 2016 được trang bị ra sao?
Hạ tầng phần cứng trực tiếp tại Văn phòng Tổng cục gồm 105 máy vi tính để bàn, 15 máy tính xách tay phục vụ đi công tác, 22 máy quét (scanner), 25 máy in, 12 máy photocopy, 24 máy fax và 11 máy hủy tài liệu, hoạt động trên mạng LAN kết nối đường truyền ADSL và hệ thống máy chủ do Cục CNTT quản lý.

Quy định về thời gian đăng ký và chuẩn bị phòng họp trên mạng NetOffice của Tổng cục Hải quan như thế nào?
Theo nội quy cơ quan ban hành tại Quyết định số 2050/QĐ-TCHQ, các đơn vị phải đăng ký phòng họp qua NetOffice trước tối thiểu 4 giờ đối với cuộc họp diễn ra trong giờ hành chính; trước ít nhất 01 ngày làm việc đối với cuộc họp ngoài giờ hoặc cuộc họp có yêu cầu trang trí khánh tiết, âm thanh. Công tác kiểm tra thiết bị, chuẩn bị phòng họp phải hoàn tất trước giờ họp tối thiểu 15 phút (cuộc họp thường) hoặc 30 phút (cuộc họp quan trọng).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Tô Thị Thơm đã phản ánh chi tiết và khách quan thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong các khâu nghiệp vụ tại Văn phòng Tổng cục Hải quan trong giai đoạn 2014 – 2016. Công trình làm rõ những bước tiến rõ rệt trong việc chuẩn hóa quản lý văn bản đi, đến và điều hành công việc qua hệ thống phần mềm NetOffice 5.0, đồng thời chỉ ra các điểm nghẽn thực tế về thói quen sử dụng giấy tờ và công tác lưu trữ hồ sơ số hóa. Hệ thống các giải pháp do tác giả đề xuất bám sát yêu cầu thực tiễn của cơ quan hành chính nhà nước, có ý nghĩa tham khảo thiết thực cho công tác hiện đại hóa hành chính ngành Hải quan.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Lý luận chung về văn phòng. Khái niệm văn phòng. Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị… Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng.

Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau -Nghĩa rộng: “Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp.” [4;6] - Nghĩa hẹp: “Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.”[8;6] Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có điểm chung đó là: +Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động. Còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu.

+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Văn phòng thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho toàn cơ quan, là trung tâm cung cấp và trung chuyển thông tin trong hoạt động quản lý đến các bộ phận. 7 Việc ứng dụng CNTT trong công tác này cần được thực hiện một cách hiệu quả nhất, hiểu được ý nghĩa và vai trò của thông tin đối với hoạt động của cơ quan. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng.

Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1. Chức năng của văn phòng Xuất phát từ quan niệm ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy văn phòng có những chức năng sau đây: Chức năng tham mưu tổng hợp Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý.

Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi.

Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt 8 của các bộ phận nghiệp vụ. Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.

Chức năng giúp việc điều hành Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản… Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.

Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.

Nhiệm vụ của văn phòng. - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm của cơ quan. - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng. - Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.

- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của các 9 đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư, tờ trình đó. - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác. - Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ. - Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động và công tác của cơ quan.

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một các khoa học và văn minh - Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ Cán bộ nhân viên trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng; chỉ dẫn và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết. Vai trò của văn phòng. Văn phòng của bất kỳ cơ quan, tồ chức nào ra đời cũng là một tất yếu khách quan. Văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan.

Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan, là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan, đơn vị được trôi chảy và đạt hiệu quả cao. Vai trò quan trọng đó của văn phòng được thể hiện trên các phương diện sau: Thứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quvết định và sự chỉ đạo của 10 lãnh đạo cơ quan.

Như vậy, đây là chức năng vô cùng quan trọng. Các bộ phận, phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt. Nếu văn phòng không làm việc thì mọi hoạt động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ. Thứ hai, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ đối ngoại của cơ quan.

Văn phòng được coi là “cổng gác thông tin” của cơ quan, tổ chức. Bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng.

Nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. Văn phòng còn là nơi giải quyết mọi vấn đề của cơ quan. Ví dụ: khi trang thiết bị trong cơ quan bị hỏng thì phải thông qua bộ phận văn phòng để trình văn bản cho thủ trưởng ký để giải quyết. Thứ ba, văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo.

Văn phòng là bộ máy làm việc giúp thủ trưởng. Mọi công việc của văn phòng đều nhằm thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý như việc ra văn bản; tập hợp đưa ra các phương án.