Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực là một trong những nhân tố trọng yếu quyết định sự thành bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức và khai thác hợp lý nguồn nhân lực giúp các quy trình vận hành diễn ra liên tục, tiết kiệm chi phí sản xuất, hạn chế phát sinh chi phí bảo dưỡng máy móc, qua đó tối ưu hóa lợi nhuận và tạo nền tảng cho việc mở rộng quy mô. Ngược lại, công tác quản lý nhân lực yếu kém dẫn đến gián đoạn sản xuất, lãng phí nguyên vật liệu, gia tăng chi phí sửa chữa hỏng hóc thiết bị và làm suy giảm hiệu quả kinh doanh.

Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Tân Hoàng Phát được thành lập ngày 01/05/2000 tại huyện Vĩnh Bảo, thành phố Hải Phòng, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực bán buôn, đại lý, môi giới và đấu giá các mặt hàng tiêu dùng. Doanh nghiệp hiện là nhà phân phối độc quyền tại địa bàn Hải Phòng cho nhiều thương hiệu lớn như ACECOOK, VIFON, DUTCH LADY, CALOFIC, TH TRUE MILK và NUTIFOOD. Dù đã có quá trình phát triển mở rộng hệ thống chi nhánh, công ty con và mạng lưới kho bãi vận tải, công tác quản lý và sử dụng nguồn nhân sự tại công ty vẫn bộc lộ nhiều điểm hạn chế. Bên cạnh đó, áp lực cạnh tranh gia tăng từ các hệ thống bán lẻ hiện đại (như VinMart, VinMart+, Go) và tác động tiêu cực của dịch bệnh COVID-19 giai đoạn 2020–2021 làm giảm sức mua thị trường, đòi hỏi doanh nghiệp phải tái cơ cấu và nâng cao năng suất của đội ngũ nhân sự.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định cụ thể gồm ba nhiệm vụ:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn về quản lý và sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý và sử dụng nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Tân Hoàng Phát.
  3. Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Tân Hoàng Phát.

Phạm vi và đối tượng nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý và sử dụng nguồn nhân lực tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Tân Hoàng Phát (trụ sở tại số 97 khu phố 1/5 thị trấn Vĩnh Bảo, Hải Phòng và hệ thống chi nhánh trực thuộc).
  • Phạm vi thời gian: Tập trung khảo sát và thu thập dữ liệu trong giai đoạn 2019–2020 (kèm số liệu thống kê cơ cấu lao động từ năm 2018 đến năm 2020).
  • Phạm vi nội dung: Các vấn đề lý luận, đánh giá thực trạng sử dụng lao động theo các tiêu chí quản trị nhân sự và các biện pháp hoàn thiện công tác này tại đơn vị.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận vấn đề nghiên cứu từ hệ thống khái niệm và khung lý thuyết quản trị nhân sự tiêu chuẩn trong kinh tế học doanh nghiệp:

  • Khái niệm nhân lực và nguồn nhân lực: Tác giả trích dẫn quan điểm của GS. TS. Bùi Văn Nhơn (nhân lực là nguồn lực của tất cả cá nhân tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp; nguồn nhân lực doanh nghiệp là lực lượng lao động có trong danh sách và được doanh nghiệp trả lương), định nghĩa ở tầm vĩ mô của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO) và TS. Nguyễn Tiệp, cùng định nghĩa của PGS. Nguyễn Ngọc Quân về thể lực và trí lực của người lao động trong tổ chức.
  • Khái niệm quản lý: Dựa trên cơ sở lý luận của GS. Nguyễn Ngọc Quang về tác động có mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến tập thể người lao động.
  • Quy trình nghiệp vụ quản trị nhân sự: Vận dụng khung lý thuyết của TS. Trần Kim Dung về hoạch định nguồn nhân lực, tiến trình phân tích công việc (6 bước), quy trình tuyển dụng nhân viên (8 bước: từ chuẩn bị, thông báo, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, kiểm tra trắc nghiệm, phỏng vấn tuyển chọn, thử việc đến quyết định tuyển dụng), tiến trình đào tạo và phát triển (6 bước), và hệ thống tiêu chí đánh giá thành tích (yêu cầu về tính phù hợp, tính nhạy cảm, tính tin cậy, tính được chấp nhận, tính thực tiễn cùng các phương pháp cho điểm, xếp hạng, phê bình lưu trữ).
  • Hệ thống chỉ tiêu định lượng đánh giá hiệu quả sử dụng lao động:
    • Hiệu suất sử dụng lao động = $\frac{\text{Doanh thu thuần}}{\text{Tổng số lao động}}$ (phản ánh số đồng doanh thu thuần tạo ra trên một lao động).
    • Năng suất lao động bình quân = $\frac{\text{Tổng sản lượng}}{\text{Tổng số lao động}}$ (phản ánh lượng sản phẩm bình quân một lao động hoàn thành).
    • Tỷ suất lợi nhuận trên lao động = $\frac{\text{Lợi nhuận}}{\text{Tổng số lao động}}$ (phản ánh số đồng lợi nhuận tạo ra trên một lao động).
    • Hàm lượng sử dụng lao động = $\frac{\text{Tổng số lao động}}{\text{Lợi nhuận}}$ (phản ánh số lao động cần thiết để tạo ra một đồng lợi nhuận).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả sử dụng bao gồm:

  • Phương pháp thống kê và tổng hợp: Sử dụng để xử lý hệ thống số liệu thứ cấp do Phòng Hành chính và Phòng Kế toán – Tài chính của Công ty TNHH Tân Hoàng Phát cung cấp.
  • Phương pháp phân tích và so sánh: Đánh giá sự biến động về số lượng tuyệt đối và tỷ lệ tương đối của các chỉ tiêu cơ cấu lao động (trình độ, độ tuổi, giới tính) và kết quả hoạt động qua các năm 2018, 2019 và 2020.
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu nội bộ từ hồ sơ nhân sự, bảng lương, báo cáo tài chính và danh mục tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Tân Hoàng Phát; kết hợp với các văn bản pháp luật hiện hành gồm Bộ luật Lao động, các Nghị định và Thông tư hướng dẫn thi hành.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về vấn đề nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn nhân lực

Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ các luận điểm lý thuyết nền tảng về nhân lực, vai trò kinh tế và xã hội của quản lý nhân lực trong doanh nghiệp. Tác giả phân tích tác động đa chiều từ môi trường bên trong (nguồn lực tài chính, văn hóa làm việc, trình độ công nghệ) và môi trường bên ngoài (tăng trưởng kinh tế, lạm phát, điều kiện tự nhiên, môi trường văn hóa - xã hội, biến đổi công nghệ, quy định pháp luật lao động) đến công tác quản trị. Nội dung chương đi sâu vào từng chức năng chuyên môn: hoạch định nhân sự, quy trình tuyển chọn 8 bước, kỹ thuật phân công lao động theo chức năng và mức độ phức tạp, chu trình đào tạo 6 bước, quy trình phân tích công việc nhằm xác định bản mô tả và tiêu chuẩn công việc, cơ chế tạo động lực thông qua kích thích vật chất (tiền lương theo thời gian, theo sản phẩm, phụ cấp, thưởng) và kích thích tinh thần. Cuối chương, tác giả xây dựng bộ 4 công thức định lượng đo lường hiệu suất và hiệu quả sử dụng lao động làm căn cứ đối chiếu thực nghiệm.

Chương 2: Thực trạng tình hình quản lý và sử dụng nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Tân Hoàng Phát

Chương 2 trình bày tổng quan doanh nghiệp và phân tích chi tiết dữ liệu thực tế tại Công ty TNHH Tân Hoàng Phát (Mã số thuế: 0200391304, đại diện pháp luật: Giám đốc Phạm Thị Nguyệt). Mô hình quản lý của công ty được thiết kế theo cơ cấu trực tuyến – chức năng, gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán – Tài chính, Phòng Hành chính, Chi nhánh Hải Phòng và Bộ phận Quản lý kho.

Về cơ cấu lao động giai đoạn 2018–2020, tác giả tổng hợp và tính toán các chỉ tiêu biến động:

Tiêu chí phân loại Phân nhóm Năm 2018 (Người) Cơ cấu 2018 (%) Năm 2019 (Người) Cơ cấu 2019 (%) Năm 2020 (Người) Cơ cấu 2020 (%) So sánh 2020/2019 (+/- người) So sánh 2020/2019 (%)
Theo trình độ Đại học 10 28,57 12 32,43 15 37,50 +3 +25,00
Cao đẳng 25 71,43 25 67,57 25 62,50 0 0,00
Tổng cộng 35 100,00 37 100,00 40 100,00 +3 +8,11
Theo độ tuổi 18 – 30 tuổi 4 11,43 5 13,51 6 15,00 +1 +20,00
30 – 45 tuổi 26 74,29 27 72,97 28 70,00 +1 +3,70
45 – 60 tuổi 5 14,29 5 13,51 6 15,00 +1 +20,00
Tổng cộng 35 100,00 37 100,00 40 100,00 +3 +8,11
Theo giới tính Nam 16 45,71 17 45,95 19 47,50 +2 +11,76
Nữ 19 54,29 22 59,46 24 60,00 +2 +9,09
Tổng cộng 35 100,00 37 100,00 40 100,00 +3 +8,11

Qua số liệu thực tế, tác giả chỉ ra các phát hiện chính:

  • Tổng số lao động tăng nhẹ từ 35 người (2018) lên 37 người (2019) và đạt 40 người (2020), phù hợp với quy mô đại lý phân phối thương mại khi nhận thêm mặt hàng mới.
  • Chất lượng nhân sự theo bằng cấp có chuyển biến tích cực: lao động trình độ đại học tăng từ 10 lên 15 người (tỷ trọng tăng từ 28,57% lên 37,50%), tập trung ở Ban Giám đốc (3 người - 100% đại học), cán bộ quản lý văn phòng; lao động trình độ cao đẳng giữ nguyên 25 người qua 3 năm nhưng giảm tỷ trọng tương đối xuống 62,50%, chủ yếu làm việc tại bộ phận giao hàng trực tiếp và quản lý kho.
  • Độ tuổi lao động tập trung chủ yếu ở nhóm 30–45 tuổi (chiếm từ 70,00% đến 74,29%), là lực lượng có thâm niên, kinh nghiệm và tính ổn định cao; nhóm trẻ 18–30 tuổi chiếm tỷ trọng nhỏ (15,00% năm 2020), tuy có sức khỏe và năng động nhưng thiếu kinh nghiệm thực tế.
  • Tác giả phân tích các mặt hoạt động: tiêu chuẩn tuyển dụng, kinh phí và kết quả đào tạo, mức lương cố định theo chức danh, mức đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) năm 2021 và các chỉ tiêu tài chính, hiệu quả lao động.
  • Tồn tại và nguyên nhân: Công tác tuyển dụng chưa đồng bộ, tiêu chuẩn tuyển chọn còn mang tính nội bộ; hoạt động đào tạo chưa xây dựng thành quy trình bài bản, kinh phí dành cho đào tạo còn hạn chế; việc đánh giá thành tích chưa gắn kết chặt chẽ với bản mô tả công việc chuẩn hóa; động lực làm việc và mức đãi ngộ chịu áp lực từ sự suy giảm doanh thu do dịch bệnh.

Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện, nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Tân Hoàng Phát

Dựa trên mục tiêu chiến lược mở rộng thị phần tại Hải Phòng và các tỉnh lân cận, tác giả xây dựng 3 nhóm biện pháp cụ thể:

  1. Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tuyển dụng lao động: Hoàn thiện quy trình tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ; chuẩn hóa hệ thống tiêu chí tuyển dụng đầu vào cho từng vị trí chức danh thay vì đánh giá định tính; thực hiện kiểm tra trắc nghiệm chuyên môn và kỹ năng thực tế trước khi thử việc.
  2. Nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động đào tạo: Xây dựng kế hoạch đào tạo định kỳ; thiết lập bảng tiêu chí lựa chọn người lao động cử đi đào tạo (Bảng 3.1 trong khóa luận) dựa trên thâm niên, kết quả thực hiện công việc và tiềm năng phát triển; kết hợp hình thức đào tạo nội bộ do cán bộ lâu năm hướng dẫn với việc thuê giảng viên bồi dưỡng kỹ năng bán hàng và quản trị kho.
  3. Nâng cao hiệu quả đánh giá thành tích thực hiện công việc: Xây dựng hoàn chỉnh bản phân tích và mô tả công việc chi tiết. Tác giả trực tiếp thiết kế mẫu biểu điển hình: "Bản phân tích công việc vị trí Trưởng phòng Hành chính" (Bảng 3.2 trong khóa luận) nhằm làm cơ sở đối chiếu rõ ràng giữa trách nhiệm quyền hạn và kết quả hoàn thành nhiệm vụ, phục vụ việc chi trả lương thưởng công bằng.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả nghiên cứu cụ thể:
    • Khóa luận phản ánh chính xác quy mô và biến động nhân sự của Công ty TNHH Tân Hoàng Phát qua 3 năm: quy mô tăng từ 35 người (2018) lên 37 người (2019, tăng 5,71%) và 40 người (2020, tăng 8,11% so với 2019). Tỷ trọng lao động có trình độ đại học tăng từ 28,57% lên 37,50%, trong khi lao động cao đẳng chiếm 62,50% vào năm 2020. Cơ cấu tuổi duy trì lực lượng nòng cốt 30–45 tuổi chiếm 70,00%.
    • Phân loại rõ ràng chức năng và cơ cấu bộ máy quản lý trực tuyến – chức năng gồm 7 đơn vị/bộ phận trực thuộc.
    • Phản ánh trung thực tình hình chi trả thu nhập, mức đóng BHXH theo quy định pháp luật năm 2021 và tác động tiêu cực của dịch bệnh COVID-19 đối với sức tiêu thụ hàng hóa phân phối của doanh nghiệp.
  • Giải pháp đề xuất:
    • Tác giả đưa ra 3 nhóm giải pháp gắn liền với thực tiễn hoạt động thương mại đại lý: hoàn thiện khâu tuyển dụng, chuẩn hóa tiêu chí cử nhân viên đi đào tạo (Bảng 3.1), và xây dựng công cụ đánh giá thành tích dựa trên bản phân tích công việc cụ thể (Bảng 3.2 cho vị trí Trưởng phòng Hành chính).
  • Đóng góp khoa học và thực tiễn tự nêu:
    • Đóng góp vào việc hệ thống hóa lý luận về quản lý và sử dụng lao động trong các doanh nghiệp phân phối thương mại vừa và nhỏ.
    • Cung cấp nguồn số liệu khảo sát thực chứng phản ánh đúng hiện trạng tổ chức lao động tại một doanh nghiệp thương mại cấp tỉnh, làm căn cứ thực tiễn để ban giám đốc doanh nghiệp điều chỉnh chính sách nhân sự trong các năm tiếp theo.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài:
    • Khóa luận giới hạn phạm vi khảo sát tại một đơn vị duy nhất là Công ty TNHH Tân Hoàng Phát trên địa bàn huyện Vĩnh Bảo, Hải Phòng, do đó tính đại diện cho toàn ngành phân phối thương mại còn hạn chế.
    • Dữ liệu thực tế và các chỉ tiêu phân tích tài chính - lao động chỉ tập trung trong mốc thời gian từ năm 2018 đến hết năm 2020.
    • Các công cụ thiết kế phân tích công việc mới chỉ triển khai mẫu cho một vị trí cụ thể (Trưởng phòng Hành chính) mà chưa bao quát hết toàn bộ các vị trí nhân viên kinh doanh giao hàng và thủ kho - lực lượng chiếm tỷ trọng lớn nhất tại công ty.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang giai đoạn phục hồi kinh tế sau năm 2021 nhằm đánh giá đầy đủ tác động dài hạn của các yếu tố kinh tế vĩ mô.
    • Nghiên cứu xây dựng trọn bộ bản phân tích công việc và tiêu chuẩn hoàn thành nhiệm vụ (KPIs) cho toàn bộ các chức danh trong bộ máy quản lý và lao động trực tiếp của doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo:
    • Sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị doanh nghiệp và Quản trị nhân lực đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp về đề tài tổ chức, định mức hoặc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động tại doanh nghiệp vừa và nhỏ.
    • Cán bộ quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp thương mại, đại lý bán buôn, bán lẻ có mô hình tổ chức bộ máy trực tuyến - chức năng tương đồng.
  • Phần nội dung có giá trị tham khảo cao:
    • Phương pháp xây dựng và trình bày các bảng thống kê cơ cấu lao động theo 3 chiều cạnh: trình độ đào tạo, nhóm tuổi và giới tính qua chuỗi thời gian 3 năm liên tiếp.
    • Hệ thống 4 công thức đánh giá hiệu quả lao động kết hợp giữa góc độ sản lượng, doanh thu và lợi nhuận.
    • Mẫu thiết kế Bảng 3.1 (Tiêu chí lựa chọn lao động đi đào tạo) và Bảng 3.2 (Bản phân tích công việc vị trí Trưởng phòng Hành chính) có thể ứng dụng trực tiếp trong công tác chuẩn hóa tài liệu nhân sự nội bộ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Tân Hoàng Phát hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh gì và phân phối sản phẩm cho những thương hiệu nào?

Công ty hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0200391304 (cấp ngày 01/05/2000) với mã ngành 4610 – Đại lý, môi giới, đấu giá. Doanh nghiệp hiện là nhà phân phối độc quyền tại địa bàn Hải Phòng các sản phẩm tiêu dùng của các hãng: mì và phở ăn liền của ACECOOK; mì, cháo, gia vị của VIFON; sữa và sản phẩm từ sữa của DUTCH LADY và TH TRUE MILK; các loại dầu ăn (Neptune, Simply, Cái Lân, Kiddy, Meizan, Olivoila) của CALOFIC; và các sản phẩm của NUTIFOOD.

2. Biến động quy mô và trình độ lao động của Công ty Tân Hoàng Phát giai đoạn 2018–2020 diễn ra như thế nào?

Tổng số lao động của công ty tăng từ 35 người năm 2018 lên 37 người năm 2019 (tăng 5,71%) và đạt 40 người năm 2020 (tăng 8,11% so với 2019). Về cơ cấu trình độ:

  • Trình độ đại học tăng từ 10 người (chiếm 28,57% năm 2018) lên 12 người (32,43% năm 2019) và 15 người (37,50% năm 2020), chủ yếu bố trí tại Ban Giám đốc và vị trí quản lý các phòng ban.
  • Trình độ cao đẳng giữ nguyên số lượng 25 người trong suốt cả 3 năm, nhưng tỷ trọng giảm dần từ 71,43% (2018) xuống 67,57% (2019) và còn 62,50% (2020), tập trung ở bộ phận giao hàng trực tiếp và quản lý kho.

3. Nhóm tuổi nào chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu nhân sự của doanh nghiệp và lý do là gì?

Nhóm lao động có độ tuổi từ 30 đến 45 tuổi chiếm tỷ trọng áp đảo: năm 2018 có 26 người (74,29%), năm 2019 có 27 người (72,97%) và năm 2020 có 28 người (70,00%). Tác giả chỉ ra nguyên nhân là do đây phần lớn là những nhân viên kinh doanh giao hàng và nhân viên kho bãi đã gắn bó lâu năm với doanh nghiệp từ những ngày đầu thành lập, có tính ổn định cao, thâm niên và kinh nghiệm làm việc đáp ứng tốt yêu cầu công việc.

4. Tác giả đề xuất những công cụ quản trị cụ thể nào trong Chương 3 để nâng cao hiệu quả nhân lực?

Trong Chương 3, tác giả thiết kế hai biểu mẫu quản trị thực tế:

  • Bảng 3.1: "Tiêu chí lựa chọn lao động được cử đi đào tạo", làm cơ sở xác định đúng đối tượng có tiềm năng và nhu cầu nâng cao nghiệp vụ.
  • Bảng 3.2: "Bản phân tích công việc vị trí Trưởng phòng Hành chính", chuẩn hóa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và tiêu chuẩn chức danh để phục vụ đánh giá thành tích và trả lương chính xác.

5. Khóa luận sử dụng những chỉ tiêu định lượng nào trong khung lý thuyết để đo lường hiệu quả sử dụng lao động?

Khóa luận đưa ra 4 chỉ tiêu định lượng chính:

  • Hiệu suất sử dụng lao động = Doanh thu thuần / Tổng số lao động.
  • Năng suất lao động bình quân = Tổng sản lượng / Tổng số lao động.
  • Tỷ suất lợi nhuận/lao động = Lợi nhuận / Tổng số lao động.
  • Hàm lượng sử dụng lao động = Tổng số lao động / Lợi nhuận.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Vũ Hoàng Phát đã hoàn thành các nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra thông qua việc hệ thống hóa cơ sở lý luận quản trị nhân sự và phân tích thực trạng sử dụng 40 lao động tại Công ty TNHH Tân Hoàng Phát giai đoạn 2018–2020. Dữ liệu khảo sát phản ánh rõ đặc thù nhân lực của doanh nghiệp phân phối thương mại với lực lượng nòng cốt ở độ tuổi 30–45 và trình độ cao đẳng làm công tác bán hàng, kho bãi. Các giải pháp do tác giả đề xuất tại Chương 3 bám sát những tồn tại về tuyển dụng, đào tạo và đánh giá thành tích của doanh nghiệp, mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho công tác quản trị nhân lực trong phân khúc doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ.