CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SÀI GÒN SKY LOGISTICS 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty trách nhiệm hữu hạn Sài Gòn SKY LOGISTICS 1. Giới thiệu sơ lược về Công ty * Thông tin chung Tổng quan về Công ty được tác giả thể hiện qua một số nội dung cơ bản sau (Xem bảng 1. Khái quát thông tin chung STT Thông tin cơ bản Chi tiết thông tin Công ty trách nhiệm hữu hạn Sài Gòn SKY 1 Tên công ty (Tiếng Việt) LOGISTICS SAI GON SKY LOGISTICS COMPANY 2 Tên công ty (Tiếng Anh) LIMITED 3 Biểu tượng (Logo) 4 Tên viết tắt SAI GON SKY LOGISTICS CO., LTD 5 Mã số thuế 3702591535 6 Cơ quan thuế quản lý Chi cục Thuế Thành phố Thủ Dầu Một Lô D, Ô 70, Khu dân cư Hiệp Thành 1, Phường Địa chỉ trụ sở Hiệp Thành, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương 7 Điện thoại 0274.3678 189 Email tri@saigonsky.vn 8 Người đại diện pháp luật Thái Quốc Trí 9 Loại hình công ty Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên 10 Vốn điều lệ 1.000 đồng Nguồn: Tác giả tổng hợp (2020) 10 Công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Dương cấp vào ngày 15 tháng 08 năm 2017 và đăng ký thay đổi lần thứ 3 vào ngày 13 tháng 12 năm 2019 [1].
⃰ Hình thức sở hữu vốn Đến thời điểm báo cáo, Công ty là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên với tỷ lệ góp vốn là 75% và 25% tại thời điểm báo cáo. * Hoạt động chính của Công ty là về thương mại – dịch vụ, với các hoạt động cụ thể như sau: - Về dịch vụ: + Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải (ngành chính) + Vận tải hành khách đường bộ trong nội thành, ngoại thành + Vận tải hành khách đường bộ khác + Vận tải hàng hóa đường bộ + Vận tải hành khách, hàng hóa ven biển và viễn dương + Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa - Về hoạt động thương mại: + Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) và động vật sống + Bán buôn thực phẩm, vải, hàng may sẵn, giày dép + Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình + Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng khác + Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng + Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh + Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong các cửa hàng chuyên doanh + Bán lẻ hàng may mặc, giày dép, hàng da và giả da trong các cửa hàng chuyên doanh 1. Đặc điểm, quy trình sản xuất kinh doanh Chu kỳ kinh doanh thông thường của Công ty là 12 tháng. Công ty có đặc điểm hoạt động trong năm 2019 có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, điển hình như cung cấp các dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải, vận chuyển hàng hóa, kiểm soát sự di chuyển của hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm tiêu thụ 11 theo yêu cầu của khách hàng.
Công ty đã không ngừng nổ lực phấn đấu để trở thành công ty vận tải hàng đầu trong số các doanh nghiệp cùng ngành trên cả nước. Quy trình kinh doanh được xây dựng qua 8 bước sau (Xem hình 1.1): Xác định Xác định khách hàng Tìm kiếm Liên hệ nhà thông tin mục tiêu khách hàng vận chuyển khách hàng Chăm sóc Chuyển giao Theo dõi Báo giá khách hàng công việc hàng hóa Hình 1. Quy trình kinh doanh Nguồn: Tác giả tổng hợp (2020) Bước 1: Xác định khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp có nhu cầu xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa như: lương thực, thực phẩm, hàng may mặc, máy móc, thiết bị,. Bước 2: Tìm kiếm những khách hàng tiềm năng đảm bảo những dịch vụ hiện có tại công ty đủ để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
Bước 3: Xác định thông tin về loại hàng (lương thực – thực phẩm hay máy móc – thiết bị), tính chất hàng hàng hóa (hàng dễ vỡ hay hàng dễ bị hao hụt trong quá trình vận chuyển), thời gian vận chuyển để đảm bảo đáp ứng được đầy đủ những yêu cầu khách hàng đã đề ra và có giải pháp giảm rủi ro hao hụt, mất mát xuống mức tối thiểu. Bước 4: Dựa vào loại hàng, tính chất hàng hóa và phương thức vận chuyển bằng đường bộ hay đường biển ta sẽ liên hệ với nhà cung cấp để xin bảng báo giá cho lô hàng, tập trung liên hệ một số hãng nhất định để nhận mức giá ưu đãi. Bước 5: Sau khi nhận được bảng báo giá từ nhà vận chuyển về tuyến đường đi và số lượng hàng theo yêu cầu của khách hàng. Ta tiến hành thăm dò ý kiến và đề xuất mức giá phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Bước 6: Theo dõi hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển để đảm bảo giao hàng đúng hạn không làm trễ hẹn của khách gây mất uy tín của doanh nghiệp. Cùng với đó ta theo dõi nhà vận chuyển để đặt chuyến gần nhất. 12 Bước 7: Bộ phận tiếp nhận chứng từ liên hệ với khách hàng để lấy chứng từ liên quan đến lô hàng đang vận chuyển như bảng kê hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy tờ, chứng từ liên quan để làm việc với cơ quan hải quan và ra kho, cảng, bãi để tiến hành làm thủ tục chuyển giao hàng cho người nhận. Bước 8: Sau khi đã bàn giao lô hàng cho người nhận sẽ thông báo đến khách hàng về việc vận chuyển lô hàng thành công.
Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ tư vấn nghiệp vụ khi khách hàng gặp khó khăn, trục trặc với hải quan, thông quan, giảm thuế,.Đến dịp lễ, tết bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ gửi lời nhắn qua điện thoại, gmail để tạo mối quan hệ gắn kết với khách hàng. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 1. Hình thức tổ chức bộ máy quản lý Công ty có tổ chức quản lý theo mô hình hoạt động sau (Xem hình 1.2) Phòng Giám đốc Phòng Phòng Phòng kế Phòng hành chính kinh doanh toán vận chuyển nhân sự Bộ phận Bộ phận Bộ phận tiếp nhận quản lý tiếp nhận đơn hàng hành chính chứng từ Bộ phận Bộ phận Bộ phận xử lý quản lý giao nhân sự nhận Bộ phận chăm sóc khách hàng Hình 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty Nguồn: Phòng Kế toán (2020) Đến thời điểm lập báo cáo, Công ty có 4 phòng ban với các chức năng và nhiệm vụ được quy định cụ thể như sau: 13 ● Phòng Giám đốc: Là người đại diện của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Là người đứng đầu trong tổ chức kinh doanh, điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng chế độ chính sách của nhà nước. ● Phòng kinh doanh: Tổ chức, định hướng các hoạt động kinh doanh của công ty như: chủ động mở rộng giao dịch với khách hàng, phụ trách ở khâu tiếp nhận và xử lý đơn hàng. Phòng kinh doanh có những đóng góp quan trọng trong việc mở rộng, nghiên cứu thị trường, đem lại nguồn kinh tế vững mạnh cho công ty. Đưa ra các kế hoạch, chiến lược kinh doanh cụ thể cho cấp trên.
● Phòng kế toán: Là bộ phận chính góp phần xây dựng nên hệ thống kế toán của Công ty, phản ánh các phát sinh tăng – giảm, tổng hợp cụ thể về tình hình kinh doanh như: doanh thu, chi phí, doanh số, thưởng và báo cáo cho cấp trên. Hàng tháng, hàng quý phòng kế toán có nhiệm vụ lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính nộp theo đúng thời gian quy định của cơ quan thuế. ● Phòng hành chính – nhân sự: Là nơi lưu trữ các loại giấy tờ có liên quan đến công ty như: hồ sơ, văn bản, hợp đồng lao động, các công văn, quyết định,.Có nhiệm vụ lập báo cáo hàng tháng về tình hình nhân sự và tổ chức tuyển dụng, bố trí nhân lực cho công ty. ● Phòng vận chuyển nội địa: Là nơi trực tiếp liên hệ với người gửi hàng hoặc nhập hàng để lấy bảng kê hàng hóa, hóa đơn, chứng từ liên quan,.
để làm việc với cơ quan hải quan làm thủ tục xuất, nhập hàng, chuyển giao cho người nhận. Mối quan hệ giữa các phòng ban Các phòng ban trong công ty luôn có mối liên kết, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. Dưới sự tham mưu của Giám đốc, phòng kinh doanh được phân chia nhiệm vụ tạo mối quan hệ với khách hàng, thực hiện công tác vận chuyển hàng hóa, nghiên cứu và phát triển thị trường. Cùng với đó, phòng Hành chính – nhân sự tổ chức mở rộng nguồn nhân lực, hỗ trợ truyền thông.
Phòng kế toán luôn cập nhật và báo cáo tình hình kinh doanh với Giám đốc để có hướng điều chỉnh, giải quyết một cách hiệu quả. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Từ kết quả nghiên cứu tài liệu nội bộ về cơ cấu tổ chức, phòng Kế toán gồm 4 nhân viên với đặc thù nhận sự chủ yếu là nữ (chiếm 75%, tương ứng 3 người). Nhân sự được phân nhiệm theo sơ đồ bộ máy kế toán (Xem hình 1.3) sau Kế toán trưởng Kế toán quỹ tiền mặt Kế toán thanh toán Thủ quỹ Hình 1.
Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty Nguồn: Phòng Kế toán (2020) 1. Chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ giữa các bộ phận ● Kế toán trưởng: Là người tổ chức chỉ đạo mọi mặt công tác kế toán, kiểm kê tài chính trong toàn công ty và phải chịu trách nhiệm trước công ty về hoạt động của các nhân viên kế toán. Kế toán trưởng có quyền đề xuất với Giám đốc về các quyết định tài chính phù hợp với hoạt động kinh doanh của đơn vị. Tổ chức, kiểm tra việc chấp hành chế độ tài chính, tổ chức quản lý chứng từ kế toán, quy định kế hoạch luân chuyển chứng từ, ghi chép sổ sách và lập báo cáo kế toán để cung cấp thông tin kịp thời cho Giám đốc trong việc điều hành kinh doanh của doanh nghiệp.
● Kế toán thanh toán: theo dõi các khoản công nợ giữa công ty với khách hàng và nhà cung cấp. Lập các báo cáo về các khoản công nợ để báo cáo Kế toán trưởng và Giám đốc. Theo dõi việc chấp hành trong thu chi và quản lý tiền gửi ngân hàng cũng như phản ánh kịp thời đầy đủ, hợp pháp các chứng từ theo quy định của Nhà nước. ● Kế toán quỹ tiền mặt: lập phiếu thu, chi, ghi sổ quỹ, nhận hóa đơn và lập kế hoạch đối với các khoản nợ thanh toán bằng tiền mặt.
Cuối tháng lập báo cáo quyết toán sổ quỹ tiền mặt.