Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng với khu vực và quốc tế, các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp đối mặt với sự gia tăng nhanh chóng của các mối quan hệ thương mại và giao dịch kinh tế. Trong hệ thống công cụ quản lý doanh nghiệp, kế toán là công cụ then chốt cung cấp nguồn thông tin số liệu tin cậy phục vụ công tác điều hành nội bộ cũng như kiểm soát vĩ mô của cơ quan quản lý Nhà nước.

Trong chu trình hoạt động sản xuất kinh doanh, quan hệ thanh toán với người mua và người bán phát sinh liên tục với tần suất cao. Trong đó, phần hành thanh toán với người bán là một nội dung phức tạp, tiềm ẩn nhiều rủi ro về công nợ và dòng tiền. Khoản mục nợ phải trả người bán phản ánh nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với nhà cung ứng vật tư, hàng hóa, dịch vụ; đồng thời liên quan trực tiếp đến cơ cấu vốn bằng tiền và an toàn thanh khoản. Việc ghi chép, theo dõi, giám sát và cân đối nguồn thanh toán không chỉ giúp bảo đảm kỷ luật tài chính mà còn trực tiếp duy trì uy tín thương mại của doanh nghiệp trên thị trường.

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thúy An (chuyên ngành Kế toán, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Thủ Dầu Một) thực hiện nghiên cứu đề tài: "Kế toán phải trả người bán tại Công ty TNHH S.K" dưới sự hướng dẫn của Th.S Phạm Bình An.

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu được xác định cụ thể gồm:

  1. Mục tiêu 1: Tìm hiểu, nghiên cứu và phản ánh thực trạng công tác hạch toán kế toán phần hành phải trả cho người bán tại Công ty TNHH S.K.
  2. Mục tiêu 2: Trên cơ sở đối chiếu lý luận và thực tiễn, đưa ra các nhận xét, đánh giá về ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nợ phải trả tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán phải trả người bán tại Công ty TNHH S.K.
  • Phạm vi không gian: Phòng Tài chính - Kế toán Công ty TNHH S.K (Địa chỉ: Lô E6d, Khu Công nghiệp Việt Hương 2, Thị xã Bến Cát, Tỉnh Bình Dương).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu chứng từ, sổ sách kế toán chi tiết phát sinh trong tháng 06 năm 2020 và chuỗi số liệu Báo cáo tài chính phân tích giai đoạn 2017–2018.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và chính sách kế toán áp dụng

Khóa luận vận dụng hệ thống nguyên tắc, chuẩn mực và văn bản chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính Việt Nam:

  • Chế độ kế toán: Áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính.
  • Niên độ tài chính và đơn vị tiền tệ: Năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm; đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi sổ là Đồng Việt Nam (VND).
  • Phương pháp tính thuế GTGT: Khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
  • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên; xác định giá trị xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
  • Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hao đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính (Nhà cửa, vật kiến trúc: 05 – 20 năm; Máy móc, thiết bị: 05 – 13 năm; Phương tiện vận tải, truyền dẫn: 05 – 20 năm; Thiết bị, dụng cụ quản lý: 05 năm).
  • Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: Đối với các giao dịch mua hàng nhập khẩu, nợ phải trả người bán quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày phát sinh (tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi công ty dự kiến giao dịch). Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch do đánh giá lại số dư cuối kỳ được hạch toán vào doanh thu tài chính hoặc chi phí tài chính theo quy định.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn trong ngành kế toán:

  • Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp nhân sự chuyên trách tại Phòng Tài chính - Kế toán nhằm thu thập thông tin về quy trình luân chuyển chứng từ, phân công nhiệm vụ và luồng xử lý giao dịch công nợ.
  • Phương pháp quan sát: Quan sát thực tế thao tác ghi chép chứng từ, quy trình kiểm soát hóa đơn mua vào và thao tác nhập liệu trên phần mềm kế toán.
  • Phương pháp phân tích tài liệu, số liệu: Khai thác, trích xuất dữ liệu từ chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, tờ khai hải quan), sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết và báo cáo tài chính của đơn vị.
  • Phương pháp tổng hợp và so sánh: Tổng hợp số liệu kế toán thực tế tại doanh nghiệp, đối chiếu trực tiếp với các quy định, biểu mẫu chuẩn mực theo Thông tư 200/2014/TT-BTC để rút ra nhận xét, đánh giá.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH S.K

1. Thông tin pháp lý và đặc điểm sản xuất kinh doanh

  • Tên đơn vị: Công ty TNHH S.K (Tên viết tắt: S.K).
  • Pháp nhân: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên ngoài nhà nước, 100% vốn đầu tư nước ngoài (FDI) do Công ty Jung Hoi Ind Co., Ltd (Trụ sở tại Mapo Gu, Seoul, Hàn Quốc) thành lập và sở hữu toàn bộ vốn điều lệ.
  • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 3700866752 cấp ngày 21/01/2008 bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Dương; Mã số thuế: 370086652.
  • Người đại diện theo pháp luật: Giám đốc Lim Chae Hwan.
  • Vốn điều lệ: 5.000.000.000 VNĐ.
  • Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất công nghiệp. Ngành nghề chính bao gồm sản xuất, gia công các loại băng dán, khóa dán; sản xuất các sản phẩm dệt dây như dây giày, dây thun (không thực hiện công đoạn nhuộm).
  • Quy trình sản xuất: Bắt đầu từ việc Phòng Kinh doanh lập kế hoạch dựa trên tồn kho nguyên vật liệu và đơn đặt hàng -> Ban Giám đốc phê duyệt -> Phân xưởng sản xuất tiếp nhận lệnh, kiểm tra thiết bị, vật tư -> Vận hành dây chuyền sản xuất -> Trưởng phân xưởng kiểm tra mẫu và chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng:

  • Giám đốc: Điều hành toàn diện hoạt động sản xuất kinh doanh, ký kết hợp đồng kinh tế và ban hành quy chế nội bộ.
  • Các phòng ban trực thuộc: Phòng Kinh doanh, Phòng Nhân sự, Phân xưởng Sản xuất và Phòng Tài chính - Kế toán.

Phòng Tài chính - Kế toán gồm 06 nhân sự, tổ chức theo mô hình kế toán tập trung:

  • Kế toán trưởng (01 người): Tổ chức, điều hành hệ thống kế toán; kiểm soát báo cáo tài chính; tham mưu tài chính cho Ban Giám đốc.
  • Kế toán tổng hợp (01 người): Hướng dẫn xử lý nghiệp vụ; kiểm tra và quản lý hệ thống sổ kế toán tổng hợp, lập báo cáo quyết toán.
  • Kế toán công nợ và thanh toán (01 người): Theo dõi công nợ chi tiết từng đối tượng, lập chứng từ thu - chi, theo dõi kỳ hạn thanh toán của nhà cung cấp và khách hàng.
  • Kế toán bán hàng (01 người): Quản lý nhập - xuất - tồn hàng hóa, tính giá thành và theo dõi hoạt động xuất bán.
  • Kế toán thuế (01 người): Theo dõi hóa đơn đầu vào - đầu ra, lập tờ khai thuế GTGT, thuế TNDN, quyết toán định kỳ với cơ quan thuế.
  • Kế toán ngân hàng (01 người): Giao dịch trực tiếp với ngân hàng, theo dõi số dư tài khoản tiền gửi, xử lý nghiệp vụ LC, lập ủy nhiệm chi và hạch toán chênh lệch tỷ giá.

3. Ứng dụng phần mềm kế toán LinkQ Accounting

Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính theo mô hình Nhật ký chung thông qua phần mềm LinkQ Accounting:

  • Ưu điểm: Tích hợp tính năng hóa đơn điện tử; hỗ trợ quản lý dữ liệu từ xa; hệ thống báo cáo linh hoạt cho phép truy xuất ngược về chứng từ gốc; hỗ trợ giao diện đa ngôn ngữ (Tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Trung); tự động nhắc việc, nhắc hạn thanh toán công nợ; theo dõi song song nhiều loại nguyên tệ.
  • Hạn chế: Đòi hỏi cấu hình máy trạm tương đối cao và đường truyền mạng ổn định; tốc độ xử lý giảm khi thực hiện các tác vụ nặng như cập nhật giá xuất kho hàng loạt hoặc bảo trì cơ sở dữ liệu.

Chương 2: Thực trạng kế toán phải trả cho người bán tại Công ty TNHH S.K

1. Hệ thống tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng

Doanh nghiệp thiết lập hệ thống tài khoản kế toán công nợ chi tiết:

  • Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán):
    • TK 3311: Phải trả cho người bán bằng Đồng Việt Nam (VND).
    • TK 3312: Phải trả cho người bán bằng Ngoại tệ (USD).
  • Các tài khoản tiền gửi ngân hàng chi tiết:
    • TK 11211: Tiền gửi VND tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) – Số TK: 700009275691.
    • TK 11212: Tiền gửi VND tại Ngân hàng Shinhan – Số TK: 0281001127176.
    • TK 11221: Tiền gửi USD tại Vietcombank.
    • TK 11222: Tiền gửi EUR tại Vietcombank.
    • TK 11223: Tiền gửi USD tại Shinhan Bank.
    • TK 11224: Tiền gửi EUR tại Shinhan Bank.
  • Chứng từ kế toán sử dụng: Hóa đơn GTGT (Mẫu 01GTKT), Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Giấy ủy nhiệm chi ngân hàng (Vietcombank, Shinhan Bank), Giấy báo Nợ ngân hàng, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (Customs Declaration), Hợp đồng mua bán hàng hóa.

2. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh điển hình trong tháng 06/2020

Khóa luận phản ánh chi tiết quy trình xử lý, luân chuyển chứng từ và hạch toán số liệu thực tế qua các nghiệp vụ cụ thể:

Ngày GD Chứng từ Đối tượng giao dịch Nội dung nghiệp vụ Định khoản kế toán Số tiền phát sinh (VND/Ngoại tệ)
01/06/2020 HĐ GTGT số 0000134 Công ty TNHH Dương Hạnh Nhân Mua củi bìa cao su phục vụ sản xuất Nợ TK 6278: 92.000
Nợ TK 1331: 9.600
Có TK 3311: 101.600		 101.600 VND
01/06/2020 HĐ GTGT số 0000474 Công ty TNHH MTV Điện cơ Đức Hoàng Phát Dịch vụ quấn motor, thay bạc đạn Nợ TK 6277: 5.440
Nợ TK 1331: 560
Có TK 3311: 6.000		 6.000 VND
05/06/2020 UNC số 116VCB068 Công ty TNHH Dương Hạnh Nhân Thanh toán tiền mua hàng qua Vietcombank Nợ TK 3311: 101.600
Nợ TK 6427 (Phí): 27.500
Có TK 11211: 129.100		 101.600 VND
05/06/2020 UNC số 116VCB068 Cty Điện cơ Đức Hoàng Phát Thanh toán dịch vụ sửa chữa qua Vietcombank Nợ TK 3311: 6.000
Nợ TK 6427 (Phí): 11.000
Có TK 11211: 17.000		 6.000 VND
05/06/2020 Tờ khai NK số 103349464260 Công ty Shinhan Trading Co., Ltd Nhập khẩu sợi Nylon 100% (Giá trị: 32.456 USD) Nợ TK 1521: 746.352
Có TK 3312: 746.352
Nợ TK 1331 / Có TK 33312: 74.176		 746.352 VND (32.456 USD)
19/06/2020 Giấy báo Nợ số 113VCB068 Công ty TNHH Tân Châu Phú Thanh toán tiền hàng qua Shinhan Bank Nợ TK 3311: 55.680
Nợ TK 6427 (Phí): 17.600
Có TK 11212: 73.280		 55.680 VND
30/06/2020 Giấy báo Nợ số 105VCB068 Công ty Shinhan Trading Co., Ltd Thanh toán tiền hàng nhập khẩu qua Vietcombank Nợ TK 3312: 999.800
Có TK 11221: 999.800		 999.800 VND

3. Quy trình tổng hợp sổ sách và lập Báo cáo tài chính

Quy trình ghi sổ kế toán được tự động hóa trên phần mềm LinkQ:

  1. Kế toán nhập liệu thông tin từ chứng từ gốc vào phần mềm.
  2. Dữ liệu tự động kết chuyển vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các tài khoản liên quan (TK 3311, TK 3312).
  3. Hệ thống đồng thời cập nhật vào Sổ chi tiết phải trả người bán theo từng mã đối tượng nhà cung cấp (mã HANHNHAN, HOANGPHAT, TANCHAUPHU, SHINHAN TRADING) và lập Sổ tổng hợp phải trả người bán.
  4. Cuối kỳ kế toán, số liệu được kiểm tra, đối chiếu khớp đúng giữa sổ tổng hợp và sổ cái trước khi kết chuyển lên Bảng cân đối số phát sinh và Bảng cân đối kế toán (Chỉ tiêu Phải trả người bán - Mã số 311 thuộc Nợ ngắn hạn).

Chương 3: Nhận xét – Giải pháp

  • Đánh giá chung: Công ty TNHH S.K đã xây dựng được mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các phần hành. Việc áp dụng phần mềm kế toán LinkQ giúp tự động hóa quá trình xử lý chứng từ và kiểm soát công nợ đa nguyên tệ tương đối kịp thời. Hệ thống tài khoản, biểu mẫu chứng từ cơ bản tuân thủ các quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Một số tồn tại: Tốc độ xử lý dữ liệu của phần mềm còn phụ thuộc lớn vào cấu hình máy móc và hạ tầng mạng; việc đối chiếu công nợ định kỳ với một số nhà cung cấp dịch vụ nhỏ lẻ đôi khi còn chậm so với thời điểm phát sinh chứng từ.
  • Giải pháp đề xuất: Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ vận hành phần mềm kế toán; hoàn thiện quy trình đối chiếu và xác nhận biên bản công nợ định kỳ; tăng cường kiểm soát chênh lệch tỷ giá hối đoái đối với các hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu thanh toán bằng ngoại tệ.

Kết quả và đóng góp

  1. Phản ánh toàn diện quy trình kế toán công nợ thực tế: Khóa luận hệ thống hóa đầy đủ luồng luân chuyển chứng từ và hạch toán nợ phải trả người bán tại một doanh nghiệp FDI sản xuất công nghiệp phụ trợ, từ khâu tiếp nhận hóa đơn GTGT, kiểm tra tờ khai hải quan nhập khẩu đến khâu lập ủy nhiệm chi và ghi sổ kế toán.
  2. Làm rõ phương pháp theo dõi đa nguyên tệ: Đề tài minh họa chi tiết phương pháp quản lý tách bạch giữa công nợ nội địa (TK 3311) và công nợ ngoại thương (TK 3312), phản ánh quy trình xử lý thanh toán qua hệ thống nhiều ngân hàng (Vietcombank, Shinhan Bank) với các loại tiền tệ VND, USD, EUR.
  3. Phân tích đối chiếu thực tiễn với chế độ kế toán: Công trình đối chiếu cụ thể việc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên phần mềm LinkQ Accounting tại doanh nghiệp so với chuẩn mực Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, chỉ ra sự phối hợp giữa các phần hành kế toán công nợ, kế toán thuế, kế toán ngân hàng và kế toán tổng hợp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Dữ liệu hạch toán chi tiết trong khóa luận tập trung chủ yếu vào số liệu thực tế phát sinh trong tháng 06/2020 tại một doanh nghiệp duy nhất (Công ty TNHH S.K). Việc phân tích biến động công nợ chuỗi thời gian 2017–2018 mang tính chất mô tả dựa trên số liệu Báo cáo tài chính nội bộ, chưa bao quát được toàn bộ các kịch bản rủi ro thanh khoản phức tạp hoặc tranh chấp hợp đồng thương mại lớn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang quy trình kiểm soát nội bộ và kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán; phân tích sâu hơn các công cụ tài chính phòng ngừa rủi ro tỷ giá cho doanh nghiệp nhập khẩu nguyên liệu dệt may, băng dán; nghiên cứu tích hợp hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) toàn diện.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện báo cáo thực tập tốt nghiệp hoặc khóa luận tốt nghiệp về phần hành kế toán nợ phải trả (TK 331).
  • Nội dung có giá trị tham khảo cao:
    • Mẫu biểu sổ sách kế toán chi tiết (Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 3311, Sổ Cái TK 3312, Sổ chi tiết công nợ từng đối tượng) được trích xuất trực tiếp từ phần mềm LinkQ Accounting.
    • Quy trình xử lý chứng từ hạch toán hàng nhập khẩu đi kèm tờ khai hải quan và giao dịch ngoại tệ thanh toán qua ngân hàng quốc tế (Shinhan Bank).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH S.K áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán nào?

Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Hình thức ghi sổ kế toán là hình thức kế toán trên máy vi tính theo mô hình Nhật ký chung, sử dụng phần mềm LinkQ Accounting.

2. Khoản mục Phải trả cho người bán tại công ty được phân cấp và theo dõi qua các tài khoản nào?

Doanh nghiệp sử dụng Tài khoản 331 và phân cấp thành hai tài khoản cấp 2:

  • TK 3311: Phải trả cho người bán bằng Đồng Việt Nam (VND).
  • TK 3312: Phải trả cho người bán bằng Ngoại tệ (USD). Từng tài khoản cấp 2 được mở sổ chi tiết theo dõi riêng cho từng đối tượng nhà cung cấp cụ thể (ví dụ: HANHNHAN, HOANGPHAT, TANCHAUPHU, SHINHAN TRADING).

3. Doanh nghiệp ghi nhận tỷ giá và xử lý chênh lệch tỷ giá nợ phải trả ngoại tệ theo nguyên tắc nào?

Các giao dịch mua hàng nhập khẩu phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi công ty dự kiến giao dịch). Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ hoặc do đánh giá lại số dư tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm kết thúc năm tài chính được kết chuyển vào doanh thu hoạt động tài chính (TK 515) hoặc chi phí tài chính (TK 635).

4. Phần mềm LinkQ Accounting áp dụng tại công ty có những đặc điểm kỹ thuật gì?

Phần mềm tích hợp sẵn chức năng hóa đơn điện tử, quản lý dữ liệu từ xa qua Internet, hỗ trợ đa ngôn ngữ (Việt - Anh - Trung), tự động cảnh báo nợ đến hạn và cho phép truy xuất ngược về chứng từ gốc. Tuy nhiên, phần mềm đòi hỏi cấu hình máy trạm tương đối cao và có thể xử lý chậm khi cập nhật lại giá xuất kho hoặc bảo trì hệ thống dữ liệu lớn.

5. Phương pháp tính giá hàng tồn kho và tính khấu hao TSCĐ tại đơn vị được quy định ra sao?

Giá trị hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền và hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tài sản cố định hữu hình được trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng với khung thời gian: Nhà cửa, vật kiến trúc (5–20 năm), Máy móc thiết bị (5–13 năm), Phương tiện vận tải (5–20 năm) và Thiết bị quản lý (5 năm).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thúy An đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức công tác kế toán phần hành phải trả cho người bán tại Công ty TNHH S.K trong tháng 06/2020. Nghiên cứu làm rõ quy trình xử lý chứng từ, luân chuyển số liệu và lên sổ sách kế toán tổng hợp, chi tiết trên phần mềm LinkQ Accounting theo đúng quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công trình cung cấp tài liệu tham khảo thực tế có giá trị cho sinh viên ngành kế toán trong việc nghiên cứu hạch toán công nợ nội địa và ngoại thương tại doanh nghiệp sản xuất FDI.