Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại Quế Phòng" được thực hiện bởi sinh viên Trần Duy Thành (lớp QT2201K, ngành Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng) dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Thị Thúy Hồng vào năm 2022.

Về bối cảnh thực tiễn, tác giả xác định tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong những yếu tố chi phí cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Việc tổ chức công tác kế toán tiền lương hợp lý đóng vai trò đòn bẩy kích thích năng suất lao động, gắn kết quyền lợi của người lao động với hiệu quả kinh doanh, đồng thời bảo đảm thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm theo luật định. Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Thương mại Quế Phòng – một doanh nghiệp thương mại hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh kim loại, sắt thép và vật liệu xây dựng – tác giả nhận thấy thực tế hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị còn bộc lộ một số tồn tại, thiếu sót cần được điều chỉnh.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định theo 3 nội dung cụ thể:

  1. Tìm hiểu lý luận về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  2. Tìm hiểu thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại Quế Phòng.
  3. Đánh giá ưu, nhược điểm của công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại Quế Phòng, qua đó làm cơ sở để đề xuất biện pháp giúp đơn vị thực tập hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Thương mại Quế Phòng (địa chỉ: Số 52 đường Hà Nội, phường Sở Dầu, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian và nguồn số liệu: Khóa luận sử dụng các chứng từ, sổ sách và dữ liệu kế toán phát sinh trong năm 2021 (thời gian thực hiện đề tài từ ngày 04/04/2022 đến ngày 24/06/2022).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam, bao gồm:

  • Bộ luật Lao động năm 2019 (đặc biệt là Điều 98 về tiền lương làm thêm giờ và Điều 104 về thời giờ làm việc).
  • Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 (Điều 3 quy định về BHXH bắt buộc và tự nguyện).
  • Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định về mức đóng các khoản bảo hiểm.
  • Nghị quyết số 68/NQ-CP ngày 01/07/2021 của Chính phủ về chính sách hỗ trợ người sử dụng lao động áp dụng mức đóng 0% vào Quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (thời hạn 12 tháng từ 01/07/2021 đến 30/06/2022).
  • Nghị quyết số 116/NQ-CP ngày 24/09/2021 của Chính phủ về giảm mức đóng bảo hiểm thất nghiệp từ 1% xuống 0% cho người sử dụng lao động (áp dụng từ 01/10/2021 đến 30/09/2022).
  • Thông tư số 47/2015/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn cách tính lương ngày.
  • Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Về phương diện phương pháp, đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu lý luận kết hợp với quan sát, thu thập chứng từ gốc thực tế, phân tích - tổng hợp số liệu kế toán và đối chiếu hạch toán giữa sổ tổng hợp với sổ chi tiết. Nguồn dữ liệu phục vụ nghiên cứu là các tài liệu nội bộ của Công ty Cổ phần Thương mại Quế Phòng năm 2021, bao gồm giấy phép kinh doanh, cơ cấu tổ chức lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi và hệ thống sổ kế toán tài khoản 334, 338.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chương này tổng kết toàn diện các vấn đề lý luận về lao động, tiền lương và chế độ trích nộp các quỹ bảo hiểm trong doanh nghiệp vừa và nhỏ:

  • Khái niệm và chức năng của tiền lương: Tiền lương được phân tích dưới các góc độ tái sản xuất sức lao động, kích thích sản xuất, làm thước đo giá trị, tích lũy, điều tiết lao động và là công cụ quản lý nhà nước. Tác giả trình bày thành phần quỹ lương gồm: tiền lương theo thời gian/sản phẩm/khoán, lương ngừng việc, lương làm thêm giờ, tiền ăn trưa, phụ cấp và các khoản phụ cấp khác.
  • Các hình thức trả lương: Khóa luận chi tiết hóa công thức tính của 4 hình thức trả lương:
    1. Trả lương theo sản phẩm (sản phẩm trực tiếp cá nhân, tập thể, gián tiếp, làm thêm giờ từ 150% đến 300%, làm ban đêm cộng thêm ít nhất 30%).
    2. Trả lương theo thời gian (lương tháng, tuần, ngày, giờ, lương làm thêm giờ và ban đêm).
    3. Trả lương khoán (tính theo mức khoán nhân với tỷ lệ hoàn thành).
    4. Trả lương theo doanh thu (kết hợp lương cứng và phần trăm doanh số).
  • Các khoản trích theo lương và sự biến động tỷ lệ trong năm 2021: Tác giả hệ thống hóa tỷ lệ trích nộp các quỹ BHXH (hưu trí - tử tuất, ốm đau - thai sản, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp), BHYT, BHTN và Kinh phí công đoàn (KPCĐ 2% tính vào chi phí). Do ảnh hưởng của dịch COVID-19, tỷ lệ trích theo quy định của Nhà nước trong năm 2021 có sự biến động qua 3 giai đoạn:
Khoản trích nộp Giai đoạn 01/01/2021 - 30/06/2021 Giai đoạn 01/07/2021 - 30/09/2021 Giai đoạn 01/10/2021 - 31/12/2021
Bảo hiểm xã hội DN: 17,5% | NLĐ: 8% DN: 17% (TNLĐ 0%) | NLĐ: 8% DN: 17% | NLĐ: 8%
Bảo hiểm y tế DN: 3% | NLĐ: 1,5% DN: 3% | NLĐ: 1,5% DN: 3% | NLĐ: 1,5%
Bảo hiểm thất nghiệp DN: 1% | NLĐ: 1% DN: 1% | NLĐ: 1% DN: 0% (NQ 116) | NLĐ: 1%
Kinh phí công đoàn DN: 2% | NLĐ: 0% DN: 2% | NLĐ: 0% DN: 2% | NLĐ: 0%
Tổng cộng tỷ lệ 34% (DN: 23,5% | NLĐ: 10,5%) 33,5% (DN: 23% | NLĐ: 10,5%) 32,5% (DN: 22% | NLĐ: 10,5%)
  • Quy định về hạch toán và hệ thống sổ: Chương 1 mô tả kết cấu, nội dung phản ánh của TK 334 (Phải trả người lao động), TK 338 (Phải trả, phải nộp khác - các tài khoản cấp hai: 3382, 3383, 3384, 3385, 3388) cùng các sơ đồ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương; giới thiệu quy trình luân chuyển chứng từ theo 4 hình thức kế toán: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - sổ cái và Kế toán máy.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại Quế Phòng

Nội dung chương 2 đi sâu vào thực tế tổ chức bộ máy và hoạt động kế toán tại đơn vị thực tập:

  • Thông tin doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Thương mại Quế Phòng (Mã số thuế: 0200572614), vốn điều lệ 20.000.000.000 đồng (tương ứng 200.000 cổ phần, mệnh giá 100.000 đồng/cổ phần). Cơ cấu sở hữu gồm 3 cổ đông: ông Phạm Văn Thìn nắm giữ 48.000 cổ phần (tỷ lệ 48%), ông Nguyễn Quang Quế nắm giữ 12.000 cổ phần (tỷ lệ 12%) và ông Phạm Văn Phòng nắm giữ 40.000 cổ phần (tỷ lệ 40%). Người đại diện theo pháp luật là Giám đốc Nguyễn Quang Quế. Ngành nghề kinh doanh chính là bán buôn kim loại và quặng kim loại (mã ngành 4662, chi tiết là sắt thép) và kinh doanh vật liệu xây dựng.
  • Cơ cấu tổ chức và lao động: Bộ máy quản trị gồm Hội đồng cổ đông, Ban giám đốc, Phòng kinh doanh, Phòng kế toán và các phòng ban khác. Bộ máy kế toán gồm 4 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán TSCĐ và kho, Kế toán chi phí và công nợ, Thủ quỹ. Tổng số lao động của công ty là 25 người, trong đó nam giới chiếm 21 người (84%), nữ giới chiếm 4 người (16%). Độ tuổi từ 18 đến 30 tuổi có 15 người (60%), từ 30 tuổi trở lên có 10 người (40%). Về trình độ: Đại học có 7 người (28%), Cao đẳng có 3 người (12%), Trung cấp có 6 người (24%), và Phổ thông có 9 người (36%).
  • Chế độ kế toán áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, đơn vị tiền tệ VNĐ, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trực tiếp, xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ, trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
  • Thực tế tính lương và các khoản trích: Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian dựa trên ngày công hành chính chuẩn là 26 ngày (quy chuẩn 360 ngày/năm, 312 ngày làm việc/năm, 8 giờ/ngày).
    • Công thức tính: $$\text{Lương thực tế} = \frac{\text{Lương cơ bản}}{26} \times \text{Ngày công thực tế}$$ $$\text{Tổng lương} = \text{Lương thực tế} + \text{Phụ cấp}$$ $$\text{Lương thực lĩnh} = \text{Tổng lương} - \text{Các khoản giảm trừ} - \text{Tạm ứng}$$
    • Các chế độ phụ cấp quy định: Phụ cấp đi lại (200.000 đồng/tháng), phụ cấp điện thoại (200.000 đồng/tháng), phụ cấp ăn (25.000 đồng/ngày).
    • Tỷ lệ các khoản trích theo lương áp dụng trên thực tế tại Công ty Quế Phòng năm 2021: Đơn vị không thực hiện trích nộp Kinh phí công đoàn (KPCĐ = 0%). Doanh nghiệp trích đóng bảo hiểm cụ thể như sau:
      • Giai đoạn 01/01/2021 - 30/06/2021: Doanh nghiệp đóng 21,5% (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%); trừ lương người lao động 10,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%). Tổng mức trích là 32%.
      • Giai đoạn 01/07/2021 - 30/09/2021: Doanh nghiệp đóng 21% (giảm BHXH tai nạn lao động xuống 0%), trừ lương 10,5%. Tổng mức trích là 31,5%.
      • Giai đoạn 01/10/2021 - 31/12/2021: Doanh nghiệp đóng 20% (giảm BHTN xuống 0%), trừ lương 10,5%. Tổng mức trích là 30,5%.
  • Số liệu minh chứng tháng 07/2021:
    • Trường hợp nhân viên giao nhận Lê Minh Nam: Lương cơ bản 6.000.000 đồng, làm việc 27 ngày công thực tế, tính ra lương thực tế là 6.769.000 đồng (làm tròn số nguyên từ $6.000.000 / 26 \times 27 \approx 6.230.769$ đồng tùy theo bảng biểu), các khoản phụ cấp đi lại, điện thoại, ăn ca; khấu trừ BHXH 8% trên lương cơ bản là 480.000 đồng.
    • Bảng chấm công tháng 07/2021 theo dõi chi tiết 25 nhân sự với các ký hiệu chấm công (x: lương thời gian; P: nghỉ phép; No: nghỉ không lương).
    • Chứng từ thanh toán: Ngày 05/08/2021, công ty lập Phiếu chi số PC0000432 (Nợ TK 334 / Có TK 111) chi trả tiền lương tháng 7 cho cán bộ công nhân viên với số tiền 185.419.000 đồng (viết bằng chữ: "Một trăm tám mươi năm triệu ba trăm hai mươi tư nghìn bốn trăm mười chín đồng"), người nhận tiền là Kế toán trưởng Phạm Thị Bằng.

Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại Quế Phòng

Dựa trên cấu trúc đề cương và những bất cập bộc lộ trong thực tế khảo sát ở chương 2, chương 3 tập trung vào các nội dung:

  • Đánh giá chung về ưu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ, phân công nhiệm vụ tương đối rõ ràng; quy trình theo dõi ngày công bằng bảng chấm công và việc thanh toán lương bằng tiền mặt được thực hiện kịp thời vào đầu tháng tiếp theo; áp dụng đúng hình thức sổ Nhật ký chung theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Nhược điểm và tồn đọng:
    1. Doanh nghiệp chưa trích nộp Kinh phí công đoàn (KPCĐ = 0%) theo đúng quy định chung của Nhà nước đối với các tổ chức kinh tế.
    2. Việc sử dụng mẫu biểu chấm công và tính lương còn áp dụng mẫu cũ (bảng chấm công ghi ban hành kèm Thông tư số 185/2010/TT-BTC thay vì đồng bộ triệt để theo Thông tư 133/2016/TT-BTC).
    3. Công tác kế toán chủ yếu thực hiện thủ công, ghi chép chứng từ giấy và bảng tính cơ bản, chưa khai thác triệt để phần mềm kế toán chuyên dụng để tích hợp tự động dữ liệu từ chấm công sang bảng phân bổ chi phí lương.
  • Định hướng giải pháp: Khóa luận đề xuất các nhóm biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình lập chứng từ, tuân thủ đầy đủ tỷ lệ trích nộp các khoản quỹ đoàn thể và bảo hiểm xã hội, đồng thời kiến nghị nâng cao hiệu quả ứng dụng tin học hóa trong công tác hạch toán chi phí tiền lương tại công ty.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hệ thống hóa và làm rõ các kết quả nghiên cứu cụ thể gắn với dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp:

  • Phản ánh trung thực quy mô, cơ cấu lao động của một đơn vị thương mại sắt thép: Tổng số 25 lao động, đặc thù công việc nặng nhọc dẫn đến tỷ trọng nam giới chiếm áp đảo (84%), tỷ lệ lao động trẻ dưới 30 tuổi chiếm 60%, trình độ phổ thông và trung cấp chiếm 60%.
  • Cung cấp số liệu chi tiết về chi phí nhân sự và quy trình thanh toán lương: Ghi nhận chứng từ xuất quỹ thực tế ngày 05/08/2021 qua Phiếu chi số PC0000432 thanh toán tiền lương tháng 7/2021 với số tiền 185.419.000 đồng.
  • Chỉ rõ sự khác biệt giữa quy định pháp luật và thực tế áp dụng: Trong khi tỷ lệ trích nộp lý thuyết của năm 2021 dao động từ 32,5% đến 34%, Công ty Quế Phòng chỉ trích từ 30,5% đến 32% do không trích 2% Kinh phí công đoàn; đồng thời công ty đã cập nhật kịp thời việc giảm mức đóng bảo hiểm tai nạn lao động (theo Nghị quyết 68/NQ-CP) và bảo hiểm thất nghiệp (theo Nghị quyết 116/NQ-CP).

Về mặt đóng góp, đề tài cung cấp một bức tranh chi tiết, có số liệu đối chứng về việc áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (Thông tư 133/2016/TT-BTC) vào phần hành kế toán tiền lương tại một doanh nghiệp thương mại kim khí trên địa bàn thành phố Hải Phòng trong giai đoạn thích ứng với các chính sách hỗ trợ dịch bệnh năm 2021.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có những giới hạn nhất định xuất phát từ phạm vi nghiên cứu:

  • Giới hạn về nguồn dữ liệu: Đề tài khảo sát số liệu trong phạm vi năm tài chính 2021 và minh họa chi tiết qua một kỳ tính lương (tháng 07/2021); dữ liệu chưa bao quát sự biến động tiền lương qua nhiều năm liên tục để đánh giá tính chu kỳ của doanh nghiệp thương mại.
  • Giới hạn về mô hình kinh doanh: Nghiên cứu được thực hiện tại một doanh nghiệp thương mại kim loại quy mô nhỏ, nơi hình thức trả lương thuần túy là lương thời gian giản đơn kết hợp phụ cấp cố định, chưa có sự kết hợp phức tạp giữa lương sản phẩm, lương khoán hay lương thưởng theo chỉ số hiệu quả kinh doanh (KPI).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phân tích công tác kế toán tiền lương gắn với việc tối ưu hóa chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân; nghiên cứu giải pháp chuyển đổi số toàn diện công tác nhân sự - kế toán tiền lương khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán: Cung cấp tài liệu mẫu về cấu trúc trình bày một khóa luận hoàn thiện phần hành kế toán tiền lương; minh họa rõ ràng cách lập bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi và phương pháp hạch toán tài khoản 334, 338 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo bảng đối chiếu tỷ lệ các khoản trích theo lương trong năm 2021 khi áp dụng các nghị quyết giảm mức đóng bảo hiểm tai nạn lao động và bảo hiểm thất nghiệp của Chính phủ.
  • Bộ phận quản lý nhân sự - tiền lương của các công ty thương mại vật liệu xây dựng: Tham khảo cơ cấu tổ chức lao động, mức chi trả phụ cấp (đi lại, ăn ca, điện thoại) và quy chế tính lương thời gian cho nhóm lao động kho bãi, bốc xếp và lái xe cẩu.

Câu hỏi thường gặp

1. Vốn điều lệ và cơ cấu cổ đông sáng lập của Công ty Cổ phần Thương mại Quế Phòng được xác định như thế nào?
Theo dữ liệu đăng ký kinh doanh được trích dẫn trong khóa luận, công ty có vốn điều lệ 20.000.000.000 đồng, chia thành 200.000 cổ phần với mệnh giá 100.000 đồng/cổ phần. Danh sách cổ đông gồm 3 người: ông Phạm Văn Thìn sở hữu 48.000 cổ phần (tỷ lệ 48%), ông Nguyễn Quang Quế sở hữu 12.000 cổ phần (tỷ lệ 12%) và ông Phạm Văn Phòng sở hữu 40.000 cổ phần (tỷ lệ 40%).

2. Công ty Quế Phòng áp dụng hình thức ghi sổ và chế độ kế toán nào?
Doanh nghiệp đang áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Hình thức ghi sổ kế toán được lựa chọn là hình thức Nhật ký chung, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trực tiếp.

3. Tỷ lệ trích các khoản theo lương thực tế tại Công ty Quế Phòng trong năm 2021 có điểm gì khác so với quy định chung?
Khác với quy định chung (doanh nghiệp phải nộp 2% Kinh phí công đoàn), trên thực tế Công ty Quế Phòng không trích nộp khoản này (KPCĐ = 0%). Do đó, tổng tỷ lệ trích nộp tại công ty thấp hơn quy định chuẩn 2% ở cả 3 giai đoạn: từ 01/01 đến 30/06/2021 trích 32% (doanh nghiệp đóng 21,5%, người lao động đóng 10,5%); từ 01/07 đến 30/09/2021 trích 31,5% (doanh nghiệp đóng 21%, người lao động đóng 10,5%); từ 01/10 đến 31/12/2021 trích 30,5% (doanh nghiệp đóng 20%, người lao động đóng 10,5%).

4. Quy định về ngày công và cách tính lương thời gian tại công ty được xây dựng ra sao?
Công ty quy định số ngày làm việc trong năm là 312 ngày (trên tổng số 360 ngày quy ước), làm việc 8 giờ/ngày. Số ngày công tiêu chuẩn trong một tháng là 26 ngày. Tiền lương thực tế được tính bằng lương cơ bản chia cho 26 ngày rồi nhân với số ngày công thực tế làm việc ghi nhận trên bảng chấm công.

5. Tổng số tiền chi trả lương tháng 07/2021 của công ty là bao nhiêu và được thực hiện bằng chứng từ nào?
Tiền lương tháng 07/2021 được thanh toán bằng tiền mặt vào ngày 05/08/2021 thông qua Phiếu chi số PC0000432 (định khoản Nợ TK 334 / Có TK 111). Người đại diện nhận tiền là Kế toán trưởng Phạm Thị Bằng với tổng số tiền chi trả là 185.419.000 đồng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Duy Thành đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại Quế Phòng năm 2021 theo Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Đề tài kết nối chặt chẽ giữa hệ thống lý luận, các văn bản điều chỉnh chính sách bảo hiểm trong giai đoạn dịch COVID-19 với hệ thống chứng từ thực tế của 25 người lao động tại doanh nghiệp. Các phát hiện về quy trình lập bảng chấm công, tính phụ cấp và sự sai lệch trong việc trích nộp kinh phí công đoàn cung cấp cơ sở thực tiễn rõ ràng để đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại đơn vị.