Chương 1 : Cơ sở lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua , người bán trong doanh nghiệp. Chương 2 : Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua , người bán tại Công ty cổ phần cơ khí thương mại Hoàng Minh Chương 3 : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần cơ khí thương mại Hoàng Minh Khóa luận của em đƣợc hoàn thành với sự giúp đỡ , quan tâm tận tình của giáo viên hƣớng dẫn – ThS. Nguyễn Văn Thụ , cùng các cô chú , anh chị trong phòng kế toán của công ty. Mặc dù bản thân đã cố gắng rất nhiều , xong do hạn chế về mặt thời gian cũng nhƣ nhận thức và trình độ nên bài khóa luận của em không tránh khỏi những thiếu sót.
Do vậy, em rất mong đƣợc tiếp thu những ý kiến đóng góp , chỉ bảo của các thầy cô để có thể bổ sung , nâng cao trình độ cũng nhƣ kiến thức của mình để phục vụ cho công tác kế toán sau này. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên: Trần Thị Ngọc Trâm - QT807K Page 2 Trường Đại học Dân lập Hải Phòng CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA, NGƢỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Phƣơng thức thanh toán và hình thức thanh toán Khái niệm thanh toán : Thanh toán đơn giản là thuật ngữ ngắn gọn mô tả việc chuyển giao các phƣơng tiện tài chính từ một bên ( ngƣời hoặc công ty, tổ chức) sang một bên khác, thƣờng đƣợc sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phƣơng thức thanh toán :là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động thƣơng mại, thông thƣờng khi có giao dịch phát sinh thì hai bên đồng thời áp dụng phƣơng thức thanh toán cho giao dịch đó.
Có hai phƣơng thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. Phƣơng thức thanh toán bằng tiền mặt Phƣơng thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không đƣợc các doanh nghiệp sử dụng nhiều. Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dùng cho các nghiệp vụ phát sinh số tiền nhỏ (hiện nay áp dụng cho số tiền dƣới 20 trệu ) , nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp. Phƣơng thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: - Thanh toán bằng Việt Nam đồng - Thanh toán bằng ngoại tệ.
- Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng - Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, hoặc các giấy tờ có giá trị. Phƣơng thức thanh toán không bằng tiền mặt Phƣơng thức thanh toán không dùng tiền mặt là cách thức thanh toán trong đó không có sự xuất hiện của tiền mặt mà việc thanh toán đƣợc thực hiện bằng cách trích chuyển trên các tài khoản của các chủ thể liên quan đến số tiền phải thanh toán. Thanh toán không dùng tiền mặt còn đƣợc định nghĩa là phƣơng thức thanh toán không trực tiếp dùng tiền mặt mà dựa vào các chứng từ hợp pháp nhƣ giấy nhờ thu, giấy ủy nhiệm chi, séc… để trích chuyển vốn tiền tệ từ tài khoản của đơn Sinh viên: Trần Thị Ngọc Trâm - QT807K Page 3 Trường Đại học Dân lập Hải Phòng vị này sang tài khoản của đơn vị khác ở ngân hàng. Thanh toán không dùng tiền mặt gắn với sự ra đời của đồng tiền ghi sổ.
Phƣơng thức này ngày càng đƣợc sử dụng phổ biến vì tiết kiệm thời gian, chi phí cũng nhƣ giảm đáng kể lƣợng tiền mặt trong lƣu thông. Phƣơng thức thanh toán ủy nhiệm chi: là phƣơng tiện thanh toán mà ngƣời trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho ngƣời thụ hƣởng. Phƣơng thức nhờ thu phiếu trơn: là phƣơng thức thanh toán mà ngƣời bán ký phát hối phiếu nhờ ngân hàng thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu từ ngƣời mua, không gửi kèm theo bất cứ một chứng từ nào. Ngƣời bán giao hàng cho ngƣời mua và gửi thẳng bộ chứng từ cho ngƣời mua để ngƣời mua nhận hàng.
Hối phiếu đƣợc lập và gửi đến ngân hàng nhờ thu tiền. Phƣơng thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ:là phƣơng thức thanh toán , trong đó ngƣời bán sau khi giao hàng, ký phát hối phiếu và gửi kèm với bộ chứng từ bán hàng để nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ ngƣời mua với điều kiện là ngân hàng chỉ trao bộ chứng từ cho ngƣời mua sau khi ngƣời này trả tiền hối phiếu, hoặc ký chấp nhận thanh toán hối phiếu có kỳ hạn. Phƣơng thức tín dụng chứng từ:là phƣơng thức thanh toán, trong đó theo yêu cầu của khách hàng, một ngân hàng sẽ phát hành một bức thƣ (gọi là thƣ tín dụng) cam kết trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu cho một bên thứ ba khi ngƣời này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những điều kiện và điều khoản quy định trong thƣ tín dụng. Nội dung kế toán thanh toán với ngƣời mua 1.
Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Khoản phải thu của khách hàng cần đƣợc hạch toán chi tiết cho từng đối tƣợng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tƣợng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua Sinh viên: Trần Thị Ngọc Trâm - QT807K Page 4 Trường Đại học Dân lập Hải Phòng sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tƣ, các khoản đầu tƣ tài chính.Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp lao vụ dịch vụ trả tiền ngay. - Đối với các khách hàng giao dịch thƣờng xuyên, có số dƣ nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. - Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam.
Cuối kỳ phải điều chỉnh số dƣ theo thực tế. - Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dƣ theo tỷ giá thực tế. - Cần phải phân loại các khoản phải thu khách hàng theo thời gian thanh toán cũng nhƣ theo đối tƣợng nhất là những đối tƣợng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ.
- Tuyệt đối không đƣợc bù trừ số dƣ hai bên nợ, có của tài khoản 131 mà phải căn cứ vào số dƣ chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán. Chứng từ , tài khoản và sổ sách trong kế toán thanh toán với người mua a. Chứng từ sử dụng - Hợp đồng bán hàng. - Hóa đơn GTGT( hay hóa đơn bán hàng) do doanh nghiệp lập.
- Phiếu xuất kho. - Giấy báo có Ngân hàng. - Biên bản bù trừ công nợ. - Giấy nộp tiền.
- Biên bản thanh lý hợp đồng. - Các chứng từ có liên quan khác b. Tài khoản sử dụng Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài khoản kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình Sinh viên: Trần Thị Ngọc Trâm - QT807K Page 5 Trường Đại học Dân lập Hải Phòng thanhtoán các khoản nợ phải thu của Doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tƣ, TSCĐ, cung cấp dịch vụ.
Tài khoản 131 có kết cấu nhƣ sau: Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tƣ, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và đƣợc xác định là đã bán trong kỳ. - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Bên Có: - Số tiền khách hàng đã trả nợ; - Số tiền đã nhận ứng trƣớc, trả trƣớc cho khách hàng; - Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại; - Doanh thu của số hàng đã bán bị ngƣời mua trả lại (Có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT); - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thƣơng mại cho ngƣời mua. + Số Dư Bên Nợ: - Số tiền còn phải thu của khách hàng.
+ Số Dư Bên Có (nếu có): - Phản ánh số tiền nhận trƣớc, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tƣợng cụ thể. Sổ sách sử dụng - Sổ chi tiết phải thu của khách hàng. - Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng. - Sổ cái tài khoản 131,… Sinh viên: Trần Thị Ngọc Trâm - QT807K Page 6 Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 1.
Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua 1) Doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư xuất bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ. Kế toán ghi số tiền phải thu của khách hàng nhưng chưa thu: - Đối với hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tƣ thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chƣa có thuế GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 131 : Phải thu của khách hàng Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp - Đối với hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tƣ không thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT tính theo phƣơng pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo tổng giá thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 131 : Phải thu của khách hàng Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Số chiết khấu thanh toán phải trả cho ngƣời mua do ngƣời mua thanh toán tiền mua hàng trƣớc thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi: Nợ TK 635 : Chi phí tài chính Có TK 131 : Phải thu của khách hàng.
