Chương 1: Cơ sở lí luận về kế toán hàng tồn kho 1. Những vấn đề chung về khoản mục hàng tồn kho 1. Khái niệm, phân loại, đặc điểm và vai trò khoản mục hàng tồn kho 1. Khái niệm hàng tồn kho • Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp tồn tại dưới nhiều hình thức vật chất do doanh nghiệp mua bên ngoài hoặc tự sản xuất nhằm phục vụ cho mục đích kinh doanh hoặc dự trữ phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm hoặc để thực hiện dịch vụ cho khách hàng.
• Hàng tồn kho có thể bao gồm: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Ngoài ra, còn có một số hàng tồn kho không nằm trong kho dù thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp như: Hàng đang đi đường, hàng gửi bán… 1. Phân loại hàng tồn kho 1. Phân loại hàng tồn kho theo nguồn gốc • Hàng tồn kho tự sản xuất, gia công: là hàng tồn kho được doanh nghiệp tự sản xuất, gia công hình thành.
• Hàng tồn kho mua từ bên ngoài: là hàng tồn kho được mua từ các nhà cung cấp bên ngoài doanh nghiệp. • Hàng tồn kho mua nội bộ: là hàng tồn kho được mua từ các nhà cung cấp trong nội bộ công ty như hàng mua giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng công ty, Tổng công ty… • Hàng tồn kho nhập từ các nguồn khác: là hàng tồn kho được nhập từ các công ty liên doanh, liên kết, góp vốn hoặc được biếu tặng. Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng • Hàng tồn kho sử dụng cho kinh doanh: hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho kinh doanh, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra bình thường. • Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: phản ánh hàng tồn kho được dự trữ ở mức cao hơn bình thường.
SVTH: Nguyễn Huỳnh Kim Thảo 2 MSSV: 1054030033 Lớp: 10DKKT7 Th.S Châu Văn Thưởng Khóa luận tốt nghiệp • Hàng tồn kho không cần sử dụng: hàng tồn kho kém phẩm chất, hư hỏng… không được doanh nghiệp sử dụng cho sản xuất, kinh doanh. • Hàng tồn kho dùng để góp vốn liên kết, liên doanh: phản ánh hàng tồn kho được sử dụng để góp vốn vào các công ty liên doanh, liên kết. Đặc điểm hàng tồn kho 1. Đặc điểm chung • Hàng tồn kho chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán, có ảnh hưởng trọng yếu đến các chu trình mua hàng – trả tiền, chu trình bán hàng – thu tiền.
• Hàng tồn kho được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, những chi phí cấu thành giá gốc rất đa dạng. Nếu những yếu tố này được xác định đúng đắn, đầy đủ sẽ góp phần hạch toán hàng tồn kho chính xác. • Hàng tồn kho có thể thay đổi hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác như sản phẩm dở dang, thành phẩm… • Những đơn vị có qui mô lớn thường có khối lượng hàng tồn kho lớn, đa dạng chủng loại, dự trữ ở nhiều kho nên việc sử dụng và quản lí hàng tồn kho sẽ rất phức tạp. Ngoài ra, có nhiều loại hàng tồn kho khó xác định giá trị và phân loại như linh kiện điện tử, kim loại.
Yêu cầu quản lí đối với hàng tồn kho • Mỗi doanh nghiệp đều có những yêu cầu quản lí khác nhau tùy vào đặc thù doanh nghiệp nhưng cần thỏa mãn những yêu cầu sau đây: ➢ Trong khâu thu mua, hàng tồn kho phải được quản lí chặt chẽ về mặt số lượng, chất lượng, giá mua, chi phí mua và thời gian thu mua. ➢ Trong khâu bảo quản, doanh nghiệp thực hiện bảo quản theo đúng chế độ, tổ chức tốt kho, bãi, hạn chế hư hỏng, mất mát gây lãng phí. ➢ Trong khâu dự trữ, doanh nghiệp cần xác định mức độ dự trữ tối thiểu, tối đa hàng tồn kho nhằm tránh sự khan hiếm hay ứ đọng. ➢ Trong khâu tiêu thụ, doanh nghiệp phải nắm bắt về sự hình thành sản phẩm, tiến độ thực hiện, dự toán chi phí, định mức tiêu hao.
SVTH: Nguyễn Huỳnh Kim Thảo 3 MSSV: 1054030033 Lớp: 10DKKT7 Th.S Châu Văn Thưởng Khóa luận tốt nghiệp 1. Vai trò hàng tồn kho • Hàng tồn kho chiếm tỉ trọng đáng kể trong tổng tài sản lưu động, giữ vai trò trung gian trong việc chuyển hóa nguồn lực thành kết quả kinh doanh, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục. • Hàng tồn kho có liên quan mật thiết với giá vốn hàng bán, có ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, tiêu thụ hàng hóa và lợi nhuận thuần trong năm. • Thông qua hàng tồn kho có thể đánh giá hiệu quả hoạt động, dự đoán rủi ro và phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Mỗi doanh nghiệp có phương pháp quản lí, đánh giá, dự trữ hàng tồn kho riêng dẫn đến khó quản lí. Việc xác định giá trị, chất lượng hàng tồn kho rất khó khăn và phức tạp, đòi hỏi nhiều phương pháp và nghiệp vụ. Tổ chức kế toán hàng tồn kho Kế toán hàng tồn kho phải tuân thủ theo qui định của Chuẩn mực kế toán số 02 “ Hàng tồn kho “ về xác định giá gốc hàng tồn kho, phương pháp tính giá, xác định giá trị thuần có thể thực hiện được, lập dự phòng giảm giá, ghi nhận chi phí và trình bày trên BCTC. Tổ chức kế toán hàng tồn kho phải đảm bảo trung thực, đúng đắn, thống nhất về phương pháp, tiêu thức phân bổ, cách tập hợp, tính toán.
Tổ chức chứng từ kế toán • Tổ chức chứng từ kế toán hàng tồn kho là quá trình tổ chức việc lập, ghi chép, kiểm tra, luân chuyển, bảo quản và lưu trữ các chứng từ kế toán hàng tồn kho như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, sổ chi tiết… • Qui trình luân chuyển chứng từ trong nhập kho hàng hóa, vật tư ➢ Chứng từ trong khâu này bao gồm: phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn nhà cung cấp, biên bản nhận nhập kho. ➢ Qui trình: - Khi có nhu cầu, các bộ phận như kho, các cửa hàng… sẽ lập phiếu đề nghị mua hàng hay phiếu yêu cầu vật tư. Sau đó, ban kiểm nhận lập biên bản nhận nhập kho có chữ kí của thủ kho, kế toán và người đề nghị mua hàng. - Khi hàng đã được chuyển đến địa điểm, bộ phận nhận hàng sẽ đối chiếu với các chứng từ và kế toán bộ phận sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho theo hóa SVTH: Nguyễn Huỳnh Kim Thảo 4 MSSV: 1054030033 Lớp: 10DKKT7 Th.S Châu Văn Thưởng Khóa luận tốt nghiệp đơn mua hàng, biên bản nhận và tiến hành xác minh chữ kí của người lập phiếu, người giao hàng và người đề nghị mua hàng.
- Phiếu nhập kho sẽ chuyển cho thủ kho để kiểm nhận, nhập hàng và ghi sổ. Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành so sánh, đối chiếu số liệu với thủ kho nhằm điều chỉnh sai lệch (nếu có) và tiến hành lưu chứng từ. • Qui trình luân chuyển chứng từ trong xuất kho vật tư cho sản xuất ➢ Chứng từ dùng trong xuất kho vật tư thường bao gồm: phiếu xin lĩnh vật tư, phiếu xuất kho và thẻ kho. ➢ Qui trình - Bộ phận sản xuất khi có nhu cầu xuất vật tư thì sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư.
Sau đó, phiếu sẽ được chuyển cho quản lí bộ phận duyệt và kế toán sẽ căn cứ vào đó lập phiếu xuất kho nếu việc xuất được chấp thuận. - Phiếu xuất kho sẽ chuyển cho thủ kho để xuất kho và kí tên, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng kí duyệt rồi ghi sổ. Cuối cùng, phiếu xuất kho sẽ chuyển cho Giám đốc kí duyệt và được kế toán lưu trữ, bảo quản. • Qui trình luân chuyển chứng từ trong xuất bán hàng hóa, thành phẩm ➢ Chứng từ dùng trong xuất bán hàng hóa, thành phẩm thường bao gồm: đơn đặt hàng của khách, phiếu xuất kho, thẻ kho và hóa đơn bán hàng.
➢ Qui trình: Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng và kế toán sẽ lập phiếu xuất kho. Hóa đơn bán hàng sẽ được chuyển cho Giám đốc và Kế toán trưởng xem xét, phê duyệt, nếu nó được duyệt thì phiếu xuất kho được chuyển đến thủ kho để xuất kho, kí duyệt và cuối cùng sẽ chuyển cho kế toán ghi sổ và lưu trữ. Tổ chức tài khoản kế toán • Tổ chức tài khoản kế toán hàng tồn kho là tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản hàng tồn kho do Bộ tài chính qui định và chi tiết các tài khoản đó nhằm phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ mọi nội dung kinh tế phát sinh. • Hệ thống tài khoản hàng tồn kho: ➢ Nhóm tài khoản 15: Hàng tồn kho SVTH: Nguyễn Huỳnh Kim Thảo 5 MSSV: 1054030033 Lớp: 10DKKT7 Th.S Châu Văn Thưởng Khóa luận tốt nghiệp TK 151: Hàng mua đang đi đường TK 152: Nguyên liệu, vật liệu TK 153: Công cụ, dụng cụ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 155: Thành phẩm TK 156: Hàng hóa TK 157: Hàng gửi đi bán TK 158: Hàng hóa kho bảo thuế TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho ➢ Nhóm tài khoản hạch toán nghiệp vụ hàng tồn kho: TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ TK 331: Phải trả cho người bán TK 611: Mua hàng TK 631: Giá thành sản xuất TK 632: Giá vốn hàng bán TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung TK 641: Chi phí bán hàng TK 642: Chi phí quản lí doanh nghiệp Ngoài ra, còn một số tài khoản ảnh hưởng khác tùy vào từng nghiệp vụ.
Tổ chức sổ kế toán • Sổ kế toán là phương tiện để ghi chép, hệ thống hóa và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh dựa trên các chứng từ gốc và các tài liệu khác. Sổ kế toán có hai loại sổ phổ biến là Sổ kế toán chi tiết và Sổ kế toán tổng hợp. Tổ chức sổ kế toán phải thống nhất, hợp lí nhằm bảo đảm tính chính xác, chất lượng BCTC. • Hình thức sổ kế toán: Theo chế độ kế toán Việt Nam, có 4 hình thức sổ áp dụng phổ biến là: ➢ Hình thức sổ kế toán Nhật kí – Sổ cái Toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh được ghi chép vào sổ Nhật kí – Sổ cái theo trình tự thời gian và theo tài khoản kế toán.
Cuối tháng, quý có thể kiểm tra SVTH: Nguyễn Huỳnh Kim Thảo 6 MSSV: 1054030033 Lớp: 10DKKT7 Th.S Châu Văn Thưởng Khóa luận tốt nghiệp số liệu ở dòng cộng cuối tháng, quý. Các loại sổ chủ yếu trong hình thức này là Nhật kí – Sổ cái, Các sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ quỹ.