CHƯƠNG 1: CỞ SỞ LÝ LUẬN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN CẤP XÃ. Những khái niệm cơ bản 1. Công tác Văn thư Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động của bộ máy quản trị, bao gồm công tác tài liệu hóa mọi hoạt động của cơ quan và tổ chức, công tác văn thư trong quá trình thực hiện chức năng quản trị. Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công tác văn bản, tài liệu, bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản ( đối với văn bản đi) hoặc từ khi tiếp nhận ( đối với văn bản đến) đến khi giải quyết xong công việc; lập hồ sơ và lưu lại hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Tóm lại, công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động cơ quan. Công tác Lưu trữ Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lí thông tin. Đây là bước quan trọng để giữ lại các thông tin cần thiết và loại bỏ những thông tin không có giá trị. Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lí luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ để phục vụ cho những nghiên cứu khoa học lịch sử và những nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan về nhu cầu sử dụng tài liệu của xã hội. Do vậy, công tác lưu trữ cần được Nhà nước quan tâm và đầu tư cần thiết, đặc biệt là trong xã hội hiện đại ngày nay với nhu cầu hiểu biết, tìm tòi, khám phá của xã hội loài người. SV: Đào Văn Nghiệp MSV: 17113645 12 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản lý Nhà nước 1. Quản lý Nhà nước Quản lý nhà nước, hiểu theo nghĩa rộng, là hoạt động được thực hiện bởi tất cả các cơ quan nhà nước: Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, các đoàn thể nhân dân, các hiệp hội.
Theo nghĩa hẹp, quản lý nhà nước là hướng dẫn chấp pháp, điểu hành, quản lí hành chính do cơ quan hành pháp thực hiện bảo đảm bằng sức mạnh cưỡng chế của Nhà nước. Trong xã hội, tồn tại rất nhiều chủ thể tham gia quản lý xã hội như: Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, … trong đó quản lý nhà nước mang những đặc điểm khác biệt như: Thứ nhất, chủ thể quản lý nhà nước là các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện chức năng lập pháp, hành pháp, tư pháp. Thứ hai, đối tượng quản lý của nhà nước là toàn thể nhân dân, bao gồm toàn bộ dân cư của nhà nước ấy, sống và làm việc trong và ngoài lãnh thổ quốc gia, cả những người nước ngoài sống và làm việc tại quốc gia ấy. Thứ ba, về tính đa dạng về lợi ích, quản lý nhà nước diễn ra trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao nhằm thỏa mãn nhu cầu hợp pháp của nhân dân.
Thứ tư, quản lý nhà nước mang tính quyền lực nhà nước, lấy pháp luật làm công cụ quản lý là chủ yếu nhằm duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội 1. Quản lý Nhà nước về Văn Thư – Lưu trữ Quán lý nhà nước về Văn thư – Lưu trữ là một hoạt động quản lý hành chính nhà nước, được thực hiện bởi bộ máy tổ chức quản lý từ Trung ương đến cơ sở thông qua các văn bản quy phạm pháp luật và các nghiệp vụ của Văn thư – Lưu trữ, đảm bảo cho Văn thư – Lưu trữ được tổ chức một cách khoa học, hiệu quả, phục vụ tốt nhất cho các mục tiêu của bộ máy quản lý và của toàn xã hội. SV: Đào Văn Nghiệp MSV: 17113645 13 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản lý Nhà nước 1. Sự cần thiết Quản lý Nhà nước về Văn thư – Lưu trữ ở cấp xã 1.
Vai trò, vị trí của Văn thư – Lưu trữ 1. Vai trò của Văn thư Công tác văn thư đảm bảo việc thông tin cho hoạt động lãnh đạo của Đảng và quản lý Nhà nước. Các văn bản hình thành trong công tác văn thư là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của đơn vị hiệu quả. Quan niệm đúng về công tác văn thư là một điều kiện đảm bảo cho công tác này phát triển.
Nếu quan niệm không đúng sẽ dẫn tới phương pháp chỉ đạo, quản lý đối với công tác văn thư cũng không đúng và kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lý trong cơ quan tổ chức. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ: - Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót tránh nạn quan niêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. - Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản.
Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. - Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng như của các đồng chí lãnh đạo.
Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan. - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ cơ quan. Vai trò của Lưu trữ Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và xem đây là một ngành không thể thiếu trong bộ máy nhà nước.
Ngày SV: Đào Văn Nghiệp MSV: 17113645 14 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản lý Nhà nước nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội. Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý Nhà nước được thể hiện trên những nội dung sau: Thứ nhất, công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế nền hành chính nhà nước. Thứ hai, tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, tính chính xác và độ tin cậy cao phục vụ cho việc soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý nhà nước theo đúng các quy định của pháp luật. Thứ ba, thông qua tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức có thể nghiên cứu; đánh giá kết quả hoạt động trong thời gian qua để đề ra dự báo, phương hướng phát triển của cơ quan, tổ chức của mình trong thời gian đến.
Sử dụng thông tin từ tài liệu lưu trữ để theo dõi, điều hành, quản lý và kiểm tra hoạt động của cơ quan, tổ chức một cách khoa học, hệ thống và căn cứ chính xác. Thứ tư, tài liệu lưu trữ là nguồn dữ liệu quan trọng quý giá, góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân. Vị trí của Văn Thư – Lưu trữ Ngày nay, công tác VTLT đóng một vai trò rất quan trọng trong mỗi cơ quan, không chỉ những cơ quan thuộc về nhà nước mà còn cả những doanh nghiệp tư nhân cũng như các doanh nghiệp nước ngoài. Ở tất cả các Quốc gia nào, công tác VTLT luôn cần được chú trọng và quan tâm đúng mực.
Vậy nên, vị trí của công tác VTLT đang ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Nhắc đến văn thư, người ta thường liên tưởng tới những công việc liên quan đến các văn bản giấy tờ. Những nghiệp vụ đầu tiên trong công tác văn thư là soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu cho đến khâu cuối cùng là lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ cơ quan, đây là những khâu được nối liền với nhau như một dây chuyền để thực hiện công việc chính là bảo đảm việc thực hiện các hoạt động của cơ quan. Nếu làm không tốt một trong những khâu trên thì sẽ làm SV: Đào Văn Nghiệp MSV: 17113645 15 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản lý Nhà nước ảnh hưởng đến nhiều hoạt động khác của cơ quan đặc biệt là những hoạt động mang tính bí mật cao.
Công tác văn thư được xem như một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức Nếu như công tác văn thư được coi như là một dây chuyền sản xuất thì công tác lưu trữ được ví như bước cuối cùng để ra sản phẩm chính là đưa đến tay người sử dụng - độc giả cần tài liệu để phục vụ cho nghiên cứu khoa học lịch sử và những mục đích sử dụng chính đáng khác. Do đó, tuy đây là công tác cuối cùng để đưa tài liệu đến người đọc nhưng lại là những khâu quan trọng nhất liên quan đến việc thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu,… 1. Yêu cầu của cải cách hành chính Theo nghị quyết số 30c/NQ-CP năm 2011 của Chính phủ ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước gia đoạn 2011 – 2020 cải cách hành chính yêu cầu: Một là, xây dựng, hoàn thiện hệ thống thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa nhằm giải phóng lực lượng sản xuất, huy động và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực cho phát triển đất nước.