CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HÀNG TỒN KHO TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1. Khái niệm và mục đích của kiểm soát nội bộ Chức năng kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng đối với các nhà quản lý, giúp họ quản lý hiệu quả hoạt động của DN. Việc thiết lập KSNB không chỉ giúp DN đạt được mục tiêu đã đề ra, mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định và chính sách hoạt động.
KSNB giúp nhà quản lý giám sát, phát hiện sớm những sai sót, rủi ro hoặc hành vi gian lận và đưa ra các biện pháp can thiệp kịp thời. KSNB cũng đảm bảo rằng các hoạt động của DN tuân thủ quy định pháp lý, bảo vệ DN khỏi các vấn đề pháp lý, đồng thời duy trì uy tín và độ tin cậy của công ty. Hơn nữa, trong môi trường kinh tế và cạnh tranh thay đổi liên tục, KSNB giúp DN nhanh chóng thích ứng và đưa ra phản ứng phù hợp với những thay đổi bên ngoài. Đồng thời, KSNB cũng giúp các nhà quản lý nhận diện các cơ hội phát triển trong tương lai, từ đó xây dựng các chiến lược dài hạn, hỗ trợ sự phát triển bền vững của DN.
Tóm lại, KSNB không chỉ là công cụ giúp kiểm soát các rủi ro hiện tại mà còn tạo ra nền tảng vững chắc cho sự phát triển tương lai, giúp DN linh hoạt ứng phó với các biến động thị trường. Trên thế giới tồn tại nhiều cách định nghĩa khác nhau về KSNB. Một trong những định nghĩa phổ biến được đưa ra bởi Liên đoàn Kế toán Quốc tế (The International Federation of Accountants – IFAC), theo đó KSNB được hiểu như sau: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”.
Theo khuôn khổ KSNB do Ủy ban Treadway – một bộ phận trực thuộc Hội đồng các tổ chức tài trợ của Ủy ban quốc gia Hoa Kỳ về phòng chống gian lận trong BCTC – phát triển, KSNB được định nghĩa là: “Quy trình chịu ảnh hưởng bởi HĐQT, 7 nhà quản lý và các cá nhân khác, được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” Theo định nghĩa của mô hình COSO, KSNB chủ yếu tập trung vào một số yếu tố then chốt, tạo nền tảng cho việc đảm bảo hiệu quả và độ tin cậy của các hoạt động tài chính cũng như các quá trình quản lý trong tổ chức: Thứ nhất, KSNB là một quá trình bao gồm các hoạt động liên tục có mặt ở mọi bộ phận trong DN và được kết hợp thành một hệ thống thống nhất. KSNB sẽ phát huy hiệu quả cao nhất khi nó được xây dựng như một phần không thể thiếu trong DN, thay vì chỉ là một hoạt động phụ trợ hoặc một gánh nặng do các cơ quan quản lý áp đặt. Quá trình KSNB đóng vai trò là công cụ thiết yếu, hỗ trợ DN trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược và duy trì hiệu quả hoạt động trong môi trường kinh doanh. Thứ hai, KSNB không chỉ là các chính sách và thủ tục, mà còn bao gồm con người trong tổ chức, từ Ban Quản trị, Ban Giám đốc, nhà quản lý đến các nhân viên.
Chính con người là những người thiết lập mục tiêu và triển khai các cơ chế kiểm soát nhằm đạt được những mục tiêu đó. Đồng thời, KSNB cũng ảnh hưởng đến hành vi của con người, giúp họ hiểu rõ nhiệm vụ của mình, cũng như tạo điều kiện cho việc trao đổi và hành động một cách đồng nhất, hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Thứ ba, KSNB không thể đảm bảo rằng các mục tiêu BCTC của tổ chức sẽ được đáp ứng một cách tuyệt đối; nó chỉ có thể cung cấp một mức độ hợp lý. Điều này là do trên thực tế KSNB luôn có những hạn chế tất yếu, chẳng hạn như: chi phí duy trì KSNB không được lớn hơn những lợi ích mà nó mang lại; nhiều thủ tục KSNB được thiết kế để giải quyết các sai phạm dự đoán trong khi bỏ qua các sai phạm không lường trước hoặc bất ngờ; các biện pháp kiểm soát có thể bị vô hiệu hóa nếu có sự thông đồng giữa hai hoặc nhiều người, hoặc nếu Hội đồng quản trị (HĐQT) kiểm soát họ; lỗi của nhân viên có thể xảy ra do sự bất cẩn, phán đoán kém hoặc hiểu sai hướng dẫn từ cấp trên; hoặc do hoàn cảnh thay đổi và các thủ tục kiểm soát không còn phù hợp nữa; và các nhà quản lý có trách nhiệm xác định mức độ và phạm vi rủi ro mà họ có thể chấp nhận được.
Thứ tư, KSNB được thiết kế, triển khai và duy trì nhằm mục tiêu quản lý các rủi ro kinh doanh đã được xác định. Rủi ro kinh doanh có thể phát sinh từ các yếu tố, sự kiện, tình huống hoặc hành động (bao gồm cả hành động thực hiện hoặc không thực hiện), có ảnh hưởng đáng kể và có thể tác động tiêu cực đến khả năng đạt được mục 8 tiêu và thực hiện chiến lược kinh doanh của tổ chức. Đồng thời, KSNB cũng giúp giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc xác định mục tiêu và chiến lược không phù hợp, từ đó đảm bảo tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra. Theo Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA số 315 và Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA số 315, KSNB được đề cập trong quá trình xác định và đánh giá rủi ro sai sót trọng yếu thông qua việc hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường hoạt động của đơn vị, cụ thể như sau: “Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”.
Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của KSNB. Mục tiêu mà đơn vị đặt ra có thể được phân loại thành ba nhóm chính như sau: Mục tiêu kết quả hoạt động: Mục tiêu của kết quả hoạt động liên quan đến mức độ hiệu quả và hiệu lực trong việc triển khai các hoạt động của tổ chức, bao gồm cả hiệu quả công việc, tình hình tài chính và việc bảo toàn tài sản. KSNB đóng vai trò đảm bảo rằng mọi cá nhân trong tổ chức làm việc một cách trung thực và hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu chung của DN. Đồng thời, KSNB cũng giúp kiểm soát để không phát sinh những khoản chi phí vượt ngoài ngân sách hoặc nằm ngoài dự kiến, và đảm bảo rằng không có lợi ích cá nhân nào được đặt lên trên lợi ích chung của tổ chức.
Mục tiêu của báo cáo: Mục tiêu của báo cáo bao gồm cả thông tin tài chính và phi tài chính, nhằm cung cấp dữ liệu cho các đối tượng bên trong lẫn bên ngoài tổ chức. Báo cáo cần đảm bảo tính minh bạch, độ chính xác, thời gian công bố phù hợp và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành, các chuẩn mực được thừa nhận, cũng như chính sách nội bộ của tổ chức. Việc đạt được các tiêu chí này góp phần nâng cao độ tin cậy và giá trị của thông tin được trình bày trong báo cáo. Mục tiêu tuân thủ: Mục tiêu tuân thủ nhằm bảo đảm rằng mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị được thực hiện phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành, các yêu cầu của cơ quan giám sát, cũng như tuân thủ đầy đủ các chính sách và quy trình nội bộ đã được DN ban hành.
9 Kết luận: KSNB không phải là một hành động đơn lẻ hay một tình huống xảy ra tại một thời điểm cụ thể, mà là một quá trình diễn ra liên tục. Quá trình này bao gồm hàng loạt hoạt động gắn liền với mọi bộ phận trong tổ chức, được phối hợp chặt chẽ và liên kết thành một hệ thống thống nhất. Để đạt hiệu quả cao, KSNB cần được xây dựng như một phần không thể thiếu trong cấu trúc của đơn vị kinh doanh, thay vì chỉ là một hoạt động bổ sung hay gánh nặng do các cơ quan quản lý hoặc thủ tục hành chính áp đặt. Quá trình kiểm soát chính là công cụ quan trọng giúp DN đạt được các mục tiêu đề ra.
Các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ KSNB theo khuôn khổ COSO có nhiều điểm tương đồng với chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam VSA số 315. Vì vậy, em lựa chọn trình bày dựa trên chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam VSA số 315 để đảm bảo sự thống nhất. Tùy vào quy mô, loại hình hoạt động và mục tiêu cụ thể của từng DN mà KSNB sẽ được thiết kế khác nhau. Tuy nhiên, để đảm bảo KSNB hoạt động hiệu quả, cần phải đáp ứng đầy đủ năm yếu tố theo quy định của chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam VSA số 315 như sau: + Môi trường kiểm soát (Control environment).
+ Quy trình đánh giá rủi ro (Risk assessment). + Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin (Information and communication). + Các hoạt động kiểm soát (Control activities). + Giám sát các kiểm soát (Monitoring).
Các thành phần của kiểm soát nội bộ 1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là nền tảng cho việc thiết lập các nguyên tắc và cơ cấu vận hành phù hợp đối với các yếu tố khác trong KSNB. Nó phản ánh các chức năng quản lý và điều hành, cùng với nhận thức, quan điểm và hành động của Ban Giám đốc cũng như Ban quản trị đối với KSNB và vai trò then chốt của nó trong hoạt động của tổ chức. Môi trường này góp phần định hình văn hóa chung của đơn vị và ảnh hưởng trực tiếp đến cách từng cá nhân trong tổ chức nhìn nhận và thực hiện công tác kiểm soát.
Khi môi trường kiểm soát được thiết lập tốt, nó sẽ tạo nền móng vững chắc để KSNB vận hành một cách hiệu quả.
