CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm cơ bản, phương thức bán hàng và thanh toán 1.1 Các khái niệm cơ bản. a) Khái niệm về bán hàng và đặc điểm của hoạt động bán hàng Bán hàng ở các đơn vị kinh doanh là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền, là kết quả cuối cùng của hoạt động SXKD ở đơn vị, thông qua quá trình bán hàng, nhu cầu của người tiêu dùng về một giá trị sử dụng nào đó được thỏa mãn và giá trị của hàng hoá được thực hiện. Bán hàng là quá trình thực hiện giá trị sử dụng của hàng hoá thông qua quan hệ trao đổi, đó là quá trình DN cung cấp hàng hóa cho khách hàng và khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho DN. Ví dụ: Khách hàng đến hiệu thuốc Long Châu và cần mua thuốc, hàng hóa cần thiết… Khách hàng đưa ra yêu cầu và sau khi được tư vấn, khách hàng chọn lựa sản phẩm, nhân viên tiến hành thanh toán.
Sản phẩm được nhân viên nhập lên phần mềm bán hàng và tổng tiền, nhân viên tiến hành thu tiền từ khách hàng bằng hình thức tiền mặt hoặc thanh toán chuyển khoản. Khi nhận được tiền, nhân viên sẽ tiến hành in hóa đơn cho khách hàng. Nhân viên thực hiện chuyển giao hàng hóa và hóa đơn cho khách hàng. Ta thấy, tiền được sử dụng để làm trung gian trao đổi hàng hóa, dịch vụ từ DN (người bán) chuyển giao cho khách hàng (người mua), hay hàng hóa được chuyển giao từ trạng thái vật chất (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền).
Hoạt động bán hàng giúp DN thu hồi vốn, tạo ra doanh thu, bù đắp các khoản chi phí đã bỏ ra, đồng thời là cơ sở để xác định KQKD và đánh giá hiệu quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp trong từng kỳ kế toán. Các đặc điểm của hoạt động bán hàng bao gồm: • Việc mua bán diễn ra giữa hai hoặc nhiều bên, có bên mua hàng và bên bán hàng. • Hàng hóa và dịch vụ được trao đổi lấy tài sản và tiền hoặc tương đương tiền, liên quan đến việc chuyển giao quyền sử dụng. 6 • Với hàng hóa và dịch vụ nhận được mà không trao đổi tiền hay tài sản được coi là hoạt động quyên góp, không phải hoạt động bán hàng.
• Đòi hỏi người bán phải chủ động tìm kiếm khách hàng, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ. • Hoạt động bán hàng diễn ra trong môi trường cạnh tranh, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường phát triển như hiện nay, đòi hỏi người bán phải có những kỹ năng và chiến lược vượt trội để có thể cạnh tranh với đối thủ của mình trên thị trường. b) Khái niệm về kế toán bán hàng, xác định kết quả kinh doanh Kế toán bán hàng là việc quản lý, ghi chép tất cả những thông tin liên quan đến nghiệp vụ bán hàng của DN, lập hóa đơn, theo dõi công nợ khách hàng, kiểm tra và đối chiếu số liệu bán hàng, ghi nhận doanh thu và chi phí liên quan, từ đó phân tích tìm ra các giải pháp tối ưu hóa chi phí và số lượng, giá trị HTK và báo cáo HTK do kế toán bán hàng lập giúp DN kiểm soát nhằm tránh tình trạng thiếu hàng hoặc hàng bị tồn đọng. Xác định kết quả hoạt động kinh doanh là quá trình ghi nhận và phản ánh kết quả từ các hoạt động kinh doanh cũng như các hoạt động khác của DN trong suốt một kỳ kế toán hàng năm.
Việc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh (thường là tháng, quý, năm). KQKD của doanh nghiệp có thể là lãi (khi doanh thu lớn hơn chi phí) hoặc lỗ (khi doanh thu nhỏ hơn chi phí). Công thức xác định Kết quả kinh doanh: KQKD được xác định theo công thức: Sau trừ thuế TNDN, ta xác định được: 7 Doanh nghiệp quản lý KQKD để đánh giá lãi lỗ từ các hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán. Kết quả này bao gồm lợi nhuận từ SXKD, các hoạt động tài chính và các hoạt động khác, cung cấp cái nhìn tổng thể về hiệu quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của DN trong một năm tài chính.
c) Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Bán hàng là cơ sở để xác định KQKD, đây là khâu cuối cùng của trong quá trình kinh doanh của DN. Xác định KQKD lại là cơ sở để DN cân nhắc tiếp tục triển khai hoặc điều chỉnh chiến lược tiêu thụ sản phẩm. Do đó, hai yếu tố này có mối quan hệ tương hỗ và gắn bó chặt chẽ. Do đó có thể nói giữa bán hàng và xác định KQKD có mối quan hệ mật thiết.
Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của DN còn bán hàng là phương tiện trực tiếp để đạt được mục đích đó. Để đạt được lợi nhuận tối ưu, DN cần kiểm soát tốt doanh thu, giá vốn và các chi phí liên quan. Một hệ thống kế toán chặt chẽ, minh bạch sẽ giúp DN phản ánh chính xác tình hình tài chính và đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.2 Các phương thức bán hàng a) Phương thức bán buôn Bán buôn là hình thức cung ứng dịch vụ và bán hàng hóa với khối lượng lớn hoặc theo lô hàng, giá thành được chiết khấu hoặc giữ nguyên giá tùy vào thỏa thuận giữa hai bên. Bán buôn thường được các trung gian thương mại như đại lý, tổng đại lý, nhà phân phối áp dụng.
Trong hình thức bán buôn gồm 2 phương thức: 8 Bán buôn hàng hóa qua kho: Là hoạt động DN bán hàng hóa, dịch vụ phải được xuất trực tiếp từ kho của mình cho người mua buôn dưới hai hình thức: • Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: đại diện bên mua đến kho của DN thương mại để nhận hàng. DN xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi nhận đủ hàng, bên mua thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Ví dụ: Một công ty phân phối đồ gia dụng bán sỉ nồi cơm điện cho siêu thị.
Siêu thị cử nhân viên đến kho của công ty để kiểm tra, nhận hàng và ký nhận. • Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: căn cứ vào Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, DN thương mại xuất kho hàng hóa, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc địa điểm cụ thể do bên mua quy định. Hàng hoá trên đường vận chuyển vẫn thuộc quyền sở hữu của người bán. Chỉ khi nào được bên mua kiểm hàng, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, ký vào biên bản giao nhận hàng hóa thì số hàng đó mới được coi là đã tiêu thụ, quyền sở hữu được chuyển giao.
Phí vận chuyển được thỏa thuận trước giữa hai bên, nếu người bán chịu thì khoản phí này sẽ được ghi vào CPBH, còn nếu bên mua chịu thì đơn vị sẽ thực hiện thu tiền của bên mua. Ví dụ: Một công ty cung cấp thiết bị điện tử bán sỉ máy tính xách tay cho hệ thống đại lý trên toàn quốc. Công ty sẽ xuất kho và vận chuyển hàng đến từng đại lý theo đơn đặt hàng. Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: Là phương thức trong đó DN thương mại không lưu kho hàng hóa (hàng hóa không qua kho) mà người bán sẽ tiến hành đặt hàng từ nhà máy sản xuất hoặc nhà cung cấp, sau đó đặt giao trực tiếp cho bên mua.
Hai hình thức chủ yếu của hoạt động này là: • Hình thức giao hàng trực tiếp: sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện/người nhận hàng của bên mua tại kho của người bán. Sau khi bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua thực hiện thanh toán tiền hàng hoặc ghi công nợ, hàng hoá được xác nhận là đã tiêu thụ. Ví dụ: Một công ty xây dựng đặt mua sắt thép từ nhà sản xuất và yêu cầu giao thẳng đến công trường. 9 • Hình thức chuyển hàng: DN thương mại đặt hàng từ nhà cung cấp (đơn vị sản xuất hoặc cung cấp hàng hóa), sau đó thuê đơn vị vận chuyển giao hàng đến bên mua.
Hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của người bán trong quá trình vận chuyển. Chỉ khi bên mua xác nhận nhận đủ hàng và hoàn tất thanh toán, giao dịch mới được ghi nhận là hoàn tất. Ví dụ: Công ty thương mại nhập khẩu máy móc công nghiệp từ nước ngoài và thuê đơn vị vận chuyển giao hàng đến khách hàng tại các khu công nghiệp. b) Phương thức bán lẻ Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua để sử dụng mang tính chất tiêu dùng nội bộ.
Bán lẻ thường bán đơn hoặc bán với số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Bán lẻ được thực hiện dưới hình thức như sau: • Bán lẻ thu tiền tập trung: là hình thức bán hàng mà trong đó tách rời nghiệp vụ giao hàng và thu tiền của người mua. DN tổ chức một quầy thu ngân tập trung, khách hàng sẽ chọn hàng hóa và đem lại quầy thu ngân để thực hiện thanh toán. Sau khi thanh toán, khách hàng nhận hàng tại quầy.
Ví dụ: Các hệ thống siêu thị như VinMart, BigC, Lotte Mart thông thường đều áp dụng phương thức này. • Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Khách hàng chọn hàng hóa, thanh toán trực tiếp cho nhân viên bán hàng ngay tại quầy ngay tại thời điểm bán, tuy đơn giản nhanh gọn nhưng dễ xảy ra sai sót hoặc thất thoát nếu không kiểm soát chặt chẽ. Hình thức này phổ biến trong các cửa hàng nhỏ, tạp hóa, chợ truyền thống. Ví dụ: Các tiệm tạp hóa, cửa hàng quần áo, tiệm bánh nhỏ lẻ đều áp dụng hình thức này.
• Bán lẻ tự phục vụ: Khách hàng tự chọn sản phẩm, mang đến quầy thu ngân để thanh toán. Không cần nhân viên bán hàng hỗ trợ trực tiếp trong quá trình mua sắm. Ví dụ: Hệ thống siêu thị mini như Circle K, 7-Eleven, Winmart… sử dụng hình thức này. • Bán lẻ tự động: “Là hình thức bán lẻ hàng hóa mà các DN thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động dùng cho một hoặc một vài loại hàng hoá 10 nào đó đặt ở các nơi công cộng.
Khách hàng sau khi bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho người mua.” Ví dụ: Máy bán nước ngọt, máy bán cà phê tự động tại các tòa nhà văn phòng, bệnh viện, trường học. • Bán lẻ qua điện thoại và đặt hàng từ xa: Khách hàng đặt hàng qua điện thoại, web.
