CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 1.Một số khái niệm cơ bản về thanh toán với người mua, người bán.Khái niệm thanh toán và hình thức thanh toán. ➢ Khái niệm thanh toán: Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên (cá nhân hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. ➢ Hình thức thanh toán: là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán. Hình thức thanh toán cổ xưa nhất đó là hàng đổi hàng, còn hiện nay có rất nhiều hình thức thanh toán gồm: tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng, séc,…Đây là những cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau.
Hai bên cùng thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Trong giao dịch thương mại thanh toán phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận. Hiện nay, có hai hình thức thanh toán cơ bản: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. • Hình thức thanh toán bằng tiền mặt: Hình thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều.
Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dùng cho các nghiệp vụ phát sinh số tiền nhỏ (hiện nay áp dụng cho số tiền dưới 20 triệu), nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp, bởi vì các khoản mua có giá trị lớn hơn việc thanh toán trở lên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng để thanh toán cho công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ lẻ. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: - Thanh toán bằng tiền Việt Nam đồng. - Thanh toán bằng ngoại tệ.
- Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng - Các giấy tờ có giá trị như tiền,… Đây là các hình thức thanh toán giữa hai bên. Khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ,…thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. • Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt: Sinh viên: Phan Thị Anh - QT2201K 3 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng Là hình thức thanh toán thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Thanh toán không dùng tiền mặt còn được định nghĩa là hình thức thanh toán không trực tếp dùng tiền mặt mà dựa vào các chứng từ hợp pháp như giấy nhờ thu, giấy ủy nhiệm chi, séc,…để trích chuyển vốn tiền tệ từ tài khoản của đơn vị này sang tài khoản của đơn vị khác ở ngân hàng.
Thanh toán không dùng tiền mặt gắn với sự ra đời của đồng tiền ghi sổ. Hình thức này ngày càng được sử dụng phổ biến vì tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền mặt trong lưu thông. Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu: Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Uỷ nghiệm chi là giấy tờ ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước và một số khoản thanh toán khác. Nhờ thu kèm chứng từ: Là phương thức trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không những căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng.
Nhờ thu phiếu trơn: Là phương thức trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn chứng từ gửi ngân hàng thì gửi thẳng cho người mua thông qua ngân hàng. Hình thức tín dụng chứng từ: Là hình thức thanh toán trong đó theo yêu cầu của khách hàng, một ngân hàng sẽ phát hành một bức thư (gọi là thư tín dụng) cam kết trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu cho một bên thứ 3 khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những điều kiện và điều khoản quy định trong thư tín dụng. Thanh toán bằng SÉC: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình cho đơn vị có tên trên Séc. Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc, Séc chỉ phát hành khi tài khoản có số dư.
Séc thanh toán gồm có Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt và Séc định mức. Thanh toán bù trừ: áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh Sinh viên: Phan Thị Anh - QT2201K 4 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ.
Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành một văn bản để làm căn cứ theo dõi. Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các thanh toán nhỏ.Nhiệm vụ cuả công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán - Tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả theo chi tiết từng đối tượng, từng khoản nợ đôn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn. - Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kì hoặc cuối niên độ kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán số còn nợ, nếu cần thiết có thể yêu cầu khách hàng xác định bằng văn bản. - Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỉ luật.
- Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời vê tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý kịp thời. - Tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và phải trả. Đồng thời cũng cần xây dựng nguyên tắc quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp thanh toán với người mua, người bán sao cho khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định và chế độ. Nội dung tổ chức kế toán thanh toán với người mua trong Doanh nghiệp vừa và nhỏ 1.
Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Khoản phải thu của khách hàng cần phải hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kì hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. Không phản ánh vào nội dung này các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trả tiền ngay. Sinh viên: Phan Thị Anh - QT2201K 5 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng - Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận phải thu khách hàng đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
- Kế toán tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được để có căn cứ xác định số trích lập số dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản thu không đòi được. Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sai khi trừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kì báo cáo. Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được, hạch toán vào thu nhập khác. - Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, Bất động sản đầu tư đã giao, dịch vụ cung cấp không dùng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế khi người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua • Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng bán hàng - Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT do doanh nghiệp lập - Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, Giấy báo có của Ngân hàng - Biên bản bù trừ công nợ - Biên bản thanh lý hợp đồng - Giấy nộp tiền - Các chứng từ khác có liên quan • Sổ sách sử dụng: - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái TK 131 - Sổ chi tiết phải thu của khách hàng - Sổ tổng hợp TK 131 • Tài khoản sử dụng Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng TK 131 – Phải thu của khách hàng. Sinh viên: Phan Thị Anh - QT2201K 6 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng Tài khoản này dùng để phản ành các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, dịch vụ cung cấp. Kết cấu TK 131: TK 131 – Phải thu của khách hàng Số dư đầu kỳ Số dư đầu kỳ (nếu có) -Số tiền còn phải thu của khách hàng ở - Số tiền nhận trước, hoặc số tiền đã đầu kỳ. thu nhiều hơn số tiền phải thu của khách hàng ở đầu kỳ.
- Số tiền phải thu của khách hàng phát - Số tiền khách hàng đã trả nợ. sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, dịch của khách hàng. vụ, các khoản dầu tư tài chính.