Giáo trình Tiếng Anh Chuyên ngành Thư ký Văn phòng (English for Secretaries)

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Tiếng Anh Chuyên ngành Thư ký Văn phòng (English for Secretaries) do Đào Thị Hương biên soạn, được Nhà xuất bản Hà Nội ấn hành năm 2006 dưới sự chỉ đạo của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội. Giáo trình được xây dựng trên cơ sở chương trình khung của Bộ Giáo dục và Đào tạo, thực hiện theo Quyết định số 5620/QĐ-UB ngày 23/9/2003 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về đề án biên soạn chương trình, giáo trình phục vụ đào tạo nhân lực trong các trường Trung học chuyên nghiệp (THCN).

Về vị trí trong chương trình đào tạo, môn học được bố trí giảng dạy trong 2 học kỳ cuối của bậc học với thời lượng 180 tiết lớp (180 classes). Mục tiêu đào tạo cốt lõi (primary goal) là trang bị năng lực giao tiếp chuyên môn (communicative competence) bằng tiếng Anh, giúp người học có khả năng xử lý các tình huống, mục đích và vai trò công việc cụ thể của vị trí thư ký (secretaries) và trợ lý riêng (personal assistants). Giáo trình phát triển đồng thời 4 kỹ năng nghe, nói, đọc, viết, chuẩn hóa phát âm và xây dựng vốn từ vựng chuyên ngành, trong đó đặt trọng tâm thực hành vào hai kỹ năng nói và viết (speaking and writing).

Cấu trúc tài liệu gồm 13 đơn vị bài học chính (main units) và 4 đơn vị bài ôn tập (review units). Mỗi bài học chính được tổ chức chặt chẽ theo 2 chu trình chuyên đề và chức năng (topical and functional sections/cycles), bao gồm 9 hợp phần chuẩn hóa: Snapshot, Conversation, Language study, Word power, Pronunciation, Listening, Reading, Writing và Follow up. Đi kèm giáo trình có Sách bài tập (Workbook), Băng ghi âm (Audio Cassettes), Đĩa hình (Video CD - VCD), cùng hệ thống Phụ lục (Appendixes), Bảng chú giải từ vựng (Glossary), Bản ghi lời thoại (Tape-scripts) và Phần đáp án (Key sections).

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Cấu trúc 13 đơn vị bài học của giáo trình bao quát toàn diện các nhiệm vụ và nghiệp vụ thư ký văn phòng: từ công việc hành chính, xử lý thông điệp trực tiếp hoặc qua điện thoại, đến soạn thảo giác thư (memos), thư tín (letters), biên bản (minutes), báo cáo (reports) và thư điện tử (E-mail). Ba bài học tiêu biểu trong tài liệu thể hiện rõ logic cấu trúc này:

  • Unit 1: Meeting Office Staff (Gặp gỡ nhân sự văn phòng): Cung cấp kiến thức chào hỏi (greetings), tự giới thiệu (introducing yourself) và giới thiệu người khác (introducing someone else) theo hai phong cách trịnh trọng (formal) và thân mật (informal). Đơn vị này hướng dẫn nhận diện chức danh và phân loại nhân sự theo sơ đồ tổ chức (Organization chart) với 4 phòng ban chính: Marketing, Sản xuất (Production), Tài chính (Finance) và Nhân sự (Personnel).
  • Unit 2: At the Office (Tại văn phòng): Tập trung vào không gian làm việc, định danh văn phòng phẩm và trang thiết bị hành chính (bàn ghế xoay, tủ hồ sơ, máy tính, modem kết nối Internet, máy fax, máy xử lý văn bản, máy đọc chính tả, máy telex). Bài học cung cấp các chỉ dẫn nghiệp vụ về sắp xếp tài liệu theo hệ thống mã số (numerical system) và trật tự thời gian (chronological order).
  • Unit 3: Receiving Visitors (Tiếp đón khách): Hướng dẫn quy trình tiếp đón khách có hẹn trước (visitors with an appointment) và khách không có hẹn trước (visitors without an appointment), kỹ năng đưa ra lời đề nghị/yêu cầu lịch sự, chỉ đường trong tòa nhà doanh nghiệp và kỹ năng trao đổi xã giao ngắn (small talk).

Tiến trình bài học đi từ cấp độ giao tiếp cá nhân và thiết lập quan hệ công sở, phát triển sang kỹ năng định vị, quản lý không gian làm việc và thiết bị, tiến tới xử lý các tương tác đối ngoại trực tiếp và văn bản hành chính phức tạp.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình củng cố nền tảng ngữ pháp chức năng ứng dụng trực tiếp vào nghiệp vụ văn phòng:

  • Hệ thống câu hỏi và trần thuật: Cấu trúc câu hỏi Wh- và câu phát biểu với động từ to be, thì Hiện tại đơn (Simple Present Tense) dùng để diễn tả chức năng công việc và vị trí công tác.
  • Hệ thống trạng ngữ chỉ vị trí không gian: Vận dụng các nhóm từ chỉ phương hướng và địa điểm (on the left/right, in the front/rear, in the top/bottom drawer, opposite the stairs, at the end of the hall).
  • Cấu trúc diễn đạt công năng: Ứng dụng động từ nguyên mẫu và danh động từ để miêu tả chức năng của máy móc, thiết bị (be used for V-ing, can use... to infinitive).
  • Cấu trúc phương thức lịch sự: Khung giao tiếp chuẩn mực với Would you like...? và Would you mind...? dùng trong tiếp khách và phục vụ hội họp.
  • Khung phân loại nhân sự doanh nghiệp: Thiết lập dựa trên 4 tiêu chí cụ thể: Trách nhiệm (Responsibility - ví dụ: responsible for, looks after), Cấp bậc trong hệ thống (Position in the hierarchy - ví dụ: works for, under, with), Mô tả công việc (Job specification - ví dụ: works as Personal Assistant) và Vị trí làm việc (Location - ví dụ: in the Personnel Department).

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật nghiệp vụ (Technical skills): Gọi tên và phân loại chuẩn xác các thiết bị văn phòng phẩm; điền chính xác các biểu mẫu thương mại (phiếu mua báo dài hạn, phiếu thông tin bảo hiểm xe hơi); vận dụng các thao tác công nghệ văn phòng (sử dụng máy tính, kết nối mạng, tra cứu thông tin phục vụ công việc).
  • Kỹ năng phân tích (Analytical skills): Đọc hiểu và thực thi văn bản chỉ dẫn lưu trữ tài liệu (Filing Instructions); phân loại tài liệu theo mã phân ngành; phân biệt ngữ cảnh giao tiếp để lựa chọn cấu trúc xã giao phù hợp.
  • Kỹ năng thực hành giao tiếp (Practical competencies): Phân biệt hệ thống phụ âm hữu thanh và vô thanh (voiced vs. voiceless consonants như /b/-/p/, /d/-/t/, /g/-/k/, /v/-/f/, /z/-/s/); kiểm soát đường cong ngữ điệu (intonation curve - ngữ điệu lên ở câu hỏi Yes/No, ngữ điệu xuống ở câu hỏi Wh-); thực hiện các nghi thức văn hóa chào hỏi quốc tế và xử lý các cuộc hẹn linh hoạt tại bàn tiếp tân.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình ứng dụng phương pháp Dạy học Ngoại ngữ Giao tiếp (Communicative Language Teaching - CLT), vận hành theo mô hình tiếp nhận và sản sinh ngôn ngữ (Input - Output tasks):

  1. Dữ liệu đầu vào (Input tasks): Sử dụng các bài hội thoại, văn bản đọc hiểu và đoạn băng nghe (đối thoại trực tiếp, cuộc gọi điện thoại, văn bản nghiệp vụ) để cung cấp đồng thời nội dung thông tin và cấu trúc ngôn ngữ mẫu.
  2. Bài tập và tình huống mô phỏng (Case studies): Xây dựng các tình huống doanh nghiệp giả định cụ thể, như công ty Graphic Co. Ltd tại Siam Square (Bangkok), bối cảnh làm việc tại Acme International, tiếp đón khách hàng Jack Smith từ ngân hàng Edmond Bank hay Ben Jones từ công ty Johnson Motorcycles.
  3. Hoạt động tương tác thực hành (Practical exercises): Thiết kế bài tập theo cặp (pair work) và nhóm (group work), phân vai xử lý tình huống giao tiếp (chào hỏi tại hội nghị, đón tiếp khách có hẹn/không hẹn), trò chơi thẻ thông tin đoán tên thiết bị văn phòng dựa trên câu hỏi chức năng Yes/No.
  4. Phương pháp đánh giá (Assessment methods): Đánh giá định kỳ thông qua 4 bài Review Units với bảng tóm tắt ngữ pháp và bài tập thực hành tổng hợp; kiểm tra kỹ năng đọc hiểu qua bảng ma trận so sánh (ví dụ: tập quán chào hỏi tại Chile, Phần Lan, Philippines, Hàn Quốc, Mỹ); bài nghe điền khuyết biểu mẫu và phân biệt câu trần thuật/nghi vấn.
  5. Chỉ dẫn tự học (Self-study guidelines): Học sinh sử dụng Sách bài tập (Workbook) để làm bài tập về nhà nhằm củng cố ngữ pháp và từ vựng; tự đối chiếu kết quả thông qua phần Đáp án (Key section), Băng lời thoại (Tape-scripts) và Bảng giải thích thuật ngữ (Glossary) ở cuối sách; kết hợp luyện ngữ điệu qua băng cassette và đĩa hình VCD.

Điểm nổi bật và cập nhật

  • Tính pháp lý và hệ thống hóa chuẩn mực: Giáo trình được biên soạn năm 2006 theo đề án chính thức của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội, đáp ứng mục tiêu đào tạo chuẩn hóa nguồn nhân lực trung học chuyên nghiệp phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
  • Phản ánh thực tiễn công nghệ thông tin văn phòng: Nội dung tài liệu tích hợp các yếu tố công nghệ thông tin đầu thế kỷ 21, bao gồm việc ứng dụng máy vi tính, modem quay số kết nối Internet, tìm kiếm thông tin trên World Wide Web, tham gia diễn đàn trao đổi chuyên môn (chat group), thư điện tử (E-mail), sử dụng hệ điều hành Windows, bảng tính Excel và yêu cầu tốc độ gõ bàn phím đạt chuẩn 50 từ/phút (50 words per minute).
  • Tích hợp văn hóa giao tiếp và thực tiễn ngành nghề: Giáo trình trích xuất các tư liệu thực tế về tập quán giao tiếp quốc tế (Meeting and Greeting Customs), chỉ rõ sự khác biệt giữa các nền văn hóa (như cử chỉ bắt tay, ôm chào abrazos, hôn má, cúi chào, hoặc trật tự họ tên). Bên cạnh đó, tài liệu cung cấp các nguyên tắc quản trị văn phòng chi tiết như: quy trình dán nhãn phân loại hồ sơ, cấm dùng kẹp ghim bấm trực tiếp lên tài liệu đơn lẻ để tránh thất lạc, và nguyên tắc sắp xếp bìa hồ sơ hộp (box files) theo phương thẳng đứng trên kệ.
  • Hệ sinh thái học liệu đa phương tiện: Giáo trình kết hợp đồng bộ tài liệu in ấn và thiết bị nghe nhìn, tích hợp đĩa hình VCD ghi hình trực quan các tình huống làm việc thực tế (như nhân vật Jane tiếp nhận công việc mới, nhân viên Anna hướng dẫn tham quan văn phòng và ký kết hợp đồng lao động).

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Sinh viên và cấp độ đào tạo: Học sinh, sinh viên các trường Trung học Chuyên nghiệp (THCN) và Cao đẳng thuộc các chuyên ngành Thư ký văn phòng, Quản trị văn phòng, Văn thư lưu trữ, Nghiệp vụ hành chính văn phòng, hoặc các ngành Kỹ thuật - Nghiệp vụ có học phần tiếng Anh chuyên ngành; giảng dạy trong 2 học kỳ cuối khóa với thời lượng 180 tiết.
  • Kiến thức nền tảng yêu cầu (Prerequisites): Người học cần đạt trình độ tiếng Anh tối thiểu từ bậc Tiền trung cấp (Pre-intermediate level or above), nắm vững kiến thức ngữ pháp cơ bản để tiếp thu các cấu trúc câu chức năng và hệ thống thuật ngữ thư ký.
  • Giảng viên chuyên ngữ: Sử dụng sách kết hợp với tài liệu ghi chú giảng dạy (teaching notes) để tổ chức bài học theo 2 chu trình chuyên đề - chức năng (cycles), khai thác băng Audio Cassettes và đĩa VCD làm học liệu thực hành nghe - nói, đồng thời sử dụng hệ thống câu hỏi kiểm tra để đánh giá năng lực người học.
  • Người tự học và đối tượng tham khảo: Nhân viên văn phòng, thư ký, trợ lý giám đốc đang làm việc tại các doanh nghiệp cần củng cố mẫu câu nghiệp vụ, tra cứu cách viết thư tín hành chính, hoặc độc giả quan tâm đến công tác hướng nghiệp và đào tạo nghề.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình được thiết kế chuyên biệt cho học sinh, sinh viên các trường THCN, cao đẳng theo học ngành Thư ký văn phòng, Hành chính, Quản trị văn phòng, cũng như các thư ký và trợ lý đương nhiệm có nhu cầu chuẩn hóa kỹ năng tiếng Anh văn phòng.

2. Cần kiến thức nền nào để học?

Người học cần có trình độ tiếng Anh cơ bản tương đương mức Tiền trung cấp (Pre-intermediate) trở lên, nắm được các thì ngữ pháp căn bản và vốn từ vựng tổng quát trước khi tiếp cận các bài học chuyên ngành.

3. Điểm khác biệt với giáo trình khác là gì?

Giáo trình tích hợp chặt chẽ giữa ngữ pháp chức năng với các tình huống mô phỏng doanh nghiệp thực tế. Cấu trúc mỗi bài học chia thành 2 chu trình (cycles) rõ ràng, đi kèm đĩa hình VCD và băng cassette hỗ trợ thực hành nghe - nhìn trực quan.

4. Làm sao để tự học hiệu quả?

Người học cần thực hiện đầy đủ tiến trình từ tiếp nhận bài đọc/nghe (Input), ghi nhớ cấu trúc ngữ pháp chức năng, làm bài tập trong Sách bài tập (Workbook), và kiểm tra chéo với phần Đáp án (Key section), Bản ghi âm (Tape-scripts) cùng Bảng chú giải từ vựng (Glossary) ở cuối sách.

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo giáo trình?

Bộ tài liệu gồm Sách học sinh (Student's Book), Sách bài tập (Workbook), Băng ghi âm bài nghe (Audio Cassettes), Đĩa hình tình huống (Video CD), cùng các phần phụ lục tra cứu và đáp án chi tiết.

Kết luận

Giáo trình Tiếng Anh Chuyên ngành Thư ký Văn phòng (English for Secretaries, NXB Hà Nội, 2006) là tài liệu đào tạo mang tính chuẩn mực và hệ thống, cung cấp khối lượng kiến thức ngôn ngữ thực hành và năng lực giao tiếp hành chính chuyên môn cho hệ Trung học chuyên nghiệp.

Lộ trình học tập trải dài qua 13 bài học chuyên đề và 4 bài ôn tập trong 180 tiết học, xây dựng logic kiến thức từ giao tiếp cơ bản đến nghiệp vụ thư ký chuyên sâu. Cùng với hệ sinh thái học liệu gồm Sách bài tập, Băng cassette, Đĩa VCD và hệ thống phụ lục tra cứu, giáo trình đáp ứng đầy đủ yêu cầu đào tạo chuyên môn và nghiên cứu tham khảo nghiệp vụ văn phòng.