Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, vốn bằng tiền là một bộ phận tài sản lưu động quan trọng của doanh nghiệp, có tính thanh khoản cao nhất và tham gia trực tiếp vào toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp hoạt động đồng thời trong lĩnh vực thi công xây dựng và thương mại vật liệu, nhu cầu luân chuyển vốn diễn ra liên tục với khối lượng giao dịch lớn, từ việc tạm ứng phục vụ thi công tại các công trường, chi trả tiền mua nguyên vật liệu, thanh toán chi phí máy móc thiết bị, cho đến việc theo dõi các khoản chi phí trả trước và tiền ký cược, ký quỹ đấu thầu. Việc tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản ứng trước một cách khoa học, chính xác là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và ngăn ngừa thất thoát tài chính.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp này tập trung nghiên cứu thực tiễn công tác hạch toán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Đình Nguyễn nhằm giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển) và các khoản ứng trước (tạm ứng, chi phí trả trước ngắn hạn/dài hạn, cầm cố, ký cược, ký quỹ) theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp hiện hành.
  2. Khảo sát đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Đình Nguyễn.
  3. Phân tích thực trạng công tác hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quy trình luân chuyển chứng từ và hệ thống sổ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.
  4. Đánh giá sự chuyển dịch trong phương thức thanh toán của đơn vị qua các kỳ kinh doanh và nhận diện những nét đặc thù trong công tác hạch toán vốn bằng tiền của doanh nghiệp.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền (TK 111, TK 112) và các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các khoản ứng trước (TK 141, TK 142, TK 242, TK 144, TK 244) tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Đình Nguyễn (địa chỉ: 20 Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh).
    • Thời gian: Tập trung vào số liệu kế toán giai đoạn 2008 – 2009, với trọng tâm phân tích số liệu so sánh Quý 4/2008 – Quý 4/2009 và các chứng từ, sổ sách chi tiết phát sinh trong tháng 12/2009.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản pháp lý và chuẩn mực kế toán Việt Nam, trọng tâm là Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Khung lý thuyết của đề tài bao quát hai mảng nội dung chính:

  • Kế toán vốn bằng tiền: Bao gồm nguyên tắc quản lý quỹ tiền mặt (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý), hạch toán thu - chi tiền mặt qua tài khoản 111; nguyên tắc quản lý tiền gửi ngân hàng, kho bạc qua tài khoản 112; hạch toán tiền đang chuyển qua tài khoản 113; quy định về tỷ giá hối đoái thực tế, xử lý chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ và đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ qua tài khoản 413, 515, 635.
  • Kế toán các khoản ứng trước: Bao gồm kế toán tạm ứng nội bộ công nhân viên qua tài khoản 141; kế toán chi phí trả trước ngắn hạn (tài khoản 142) và chi phí trả trước dài hạn (tài khoản 242) phục vụ việc phân bổ chi phí sửa chữa tài sản cố định, công cụ dụng cụ xuất dùng theo phương pháp phân bổ một lần, hai lần hoặc nhiều lần; kế toán các khoản cầm cố, thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn và dài hạn qua tài khoản 144 và 244.

Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành kế toán và phân tích kinh tế:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thực tế: Tiếp cận hệ thống chứng từ gốc (Phiếu thu Mẫu 01-TT, Phiếu chi Mẫu 02-TT, Biên lai thu tiền Mẫu 06-TT, Bảng kiểm kê quỹ, Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu 03-TT, Báo cáo thanh toán tạm ứng Mẫu 04-TT, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Bảng sao kê ngân hàng, Ủy nhiệm chi Mẫu C14-15/KB).
  • Phương pháp hạch toán kế toán: Phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản - đối ứng tài khoản, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp phân tích số liệu thống kê và so sánh: Phân tích biến động tăng/giảm tuyệt đối và tỷ lệ phần trăm các chỉ tiêu thu - chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng giữa Quý 4/2008 và Quý 4/2009 để đánh giá xu hướng vận hành dòng tiền tại doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu phục vụ nghiên cứu được trích xuất trực tiếp từ phòng Kế toán - Tài chính của Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Đình Nguyễn.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI ĐÌNH NGUYỄN

Chương 1 trình bày tổng quan về quá trình hình thành, cơ cấu quản lý và chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp:

  • Thông tin pháp lý: Công ty TNHH XD & TM Đình Nguyễn (Đình Nguyễn Co., LTD) thành lập năm 1999. Giấy phép ĐKKD số 073527 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp; Mã số thuế: 0301873093 do Cục Thuế TP.HCM cấp; Đại diện pháp lý: Ông Nguyễn Đình Quang; Vốn điều lệ ban đầu: 5.000.000.000 VNĐ.
  • Lĩnh vực hoạt động: Doanh nghiệp hoạt động đa ngành, bao gồm thiết kế công trình dân dụng - công nghiệp; thi công xây dựng (tiêu biểu như nhà xưởng tập đoàn UNIKA Việt Nam, Công ty VIE-PAN tại KCX Tân Thuận, Trung tâm Bowling Đầm Sen); trang trí nội ngoại thất; thương mại thép xây dựng (thép tấm, thép lá, thép hình U, I, V); cho thuê máy móc thiết bị thi công và tư vấn xây dựng đấu thầu.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Hoạt động dưới sự chỉ đạo của Giám đốc và Phó Giám đốc, phân quyền cho 7 phòng chức năng (Phòng Kế toán tài chính, Phòng Tổ chức hành chánh, Phòng Marketing, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế hoạch, Phòng Kỹ thuật, Phòng Thiết kế) cùng các đơn vị trực thuộc gồm Ban điều hành các công trường trúng thầu thi công, Ban điều hành phương tiện thiết bị xe máy thi công và cung cấp vật tư, Xưởng sản xuất gỗ, và các Đội thi công trực tiếp.
  • Cơ cấu bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung do Kế toán trưởng phụ trách chung, phân công chi tiết cho Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán nguyên vật liệu, Kế toán tiền lương, Kế toán tài sản cố định, Kế toán thủ quỹ và Nhân viên thống kê định mức tại các đội sản xuất.
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
    • Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam (VNĐ); ngôn ngữ hạch toán: Tiếng Việt.
    • Hình thức sổ kế toán: Áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ trên hệ thống máy vi tính.
    • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.

Phân tích số liệu tổng hợp thu - chi vốn bằng tiền của doanh nghiệp trong giai đoạn 2008 – 2009 được thể hiện qua bảng số liệu:

Chỉ tiêu Quý 4/2008 (VNĐ) Quý 4/2009 (VNĐ) Biến động tuyệt đối (VNĐ) Tỷ lệ tăng/giảm (%)
Thu tiền mặt (TK 111) 12.390.000.000 9.765.000.000 -2.625.000.000 -21,18%
Chi tiền mặt (TK 111) 40.787.000.000 9.022.000.000 -31.765.000.000 -77,88%
Thu tiền gửi ngân hàng (TK 112) 9.853.000.000 20.745.000.000 +10.892.000.000 +110,55%
Chi tiền gửi ngân hàng (TK 112) 9.631.000.000 20.299.000.000 +10.668.000.000 +110,77%

Nhận xét: Doanh nghiệp có sự chuyển dịch rõ nét từ thanh toán tiền mặt sang giao dịch qua tài khoản ngân hàng, lượng chi tiền mặt giảm mạnh 77,88% trong khi thu - chi qua ngân hàng đều tăng trên 110%, giúp đảm bảo an toàn thanh toán và minh bạch dòng tiền.

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN ỨNG TRƯỚC

Chương 2 trình bày có hệ thống các quy định kế toán theo chuẩn mực:

  • Kế toán vốn bằng tiền:
    • Tài khoản sử dụng: TK 111 (1111 - Tiền Việt Nam, 1112 - Ngoại tệ, 1113 - Vàng bạc kim khí quý), TK 112 (1121, 1122, 1123) và TK 113.
    • Nội dung hạch toán tiền mặt & tiền gửi: Nguyên tắc lập chứng từ thu, chi, luân chuyển qua thủ quỹ, kiểm kê quỹ và đối chiếu sổ phụ ngân hàng.
    • Hạch toán ngoại tệ: Quy định ghi nhận doanh thu, chi phí, công nợ theo tỷ giá giao dịch thực tế; ghi nhận chênh lệch lãi tỷ giá vào TK 515, lỗ tỷ giá vào TK 635; đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ kế toán qua TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái).
  • Kế toán các khoản ứng trước:
    • Kế toán tạm ứng (TK 141): Phản ánh các khoản tiền, vật tư giao cho cán bộ, nhân viên nội bộ thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh; quy trình thanh toán tạm ứng, đối trừ công nợ hoặc khấu trừ lương (TK 334).
    • Kế toán chi phí trả trước (TK 142, TK 242): Phản ánh chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định (TK 2413), công cụ dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị lớn (TK 153), chi phí thuê cơ sở hạ tầng, chi phí lãi vay trả trước. Quy định phân bổ định kỳ vào chi phí sản xuất kinh doanh (TK 627, 641, 642) và thủ tục kết chuyển từ chi phí trả trước dài hạn sang ngắn hạn vào cuối niên độ kế toán.
    • Kế toán cầm cố, ký cược, ký quỹ (TK 144, TK 244): Phản ánh giá trị tài sản hoặc tiền mặt/chuyển khoản mang đi bảo đảm thực hiện hợp đồng kinh tế, mở L/C nhập khẩu hàng hóa, và hạch toán xử lý tiền phạt vi phạm hợp đồng vào chi phí khác (TK 811).

CHƯƠNG 3: THỰC TIỄN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XD & TM ĐÌNH NGUYỄN

Chương 3 đi sâu vào thực tế hạch toán, chứng từ và sổ sách tại Công ty Đình Nguyễn:

  • Hệ thống tài khoản chi tiết theo ngân hàng mở tại công ty:

    • TK 11211: Ngân hàng Công Thương (VietinBank)
    • TK 11212: Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn (Agribank)
    • TK 11213: Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín (Sacombank)
    • TK 11214: Ngân hàng TMCP Phương Đông (OCB)
    • TK 11215: Ngân hàng TMCP Quân Đội (MBBank)
    • TK 11218: Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV)

  • Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ:

    • Tiền mặt: Giấy đề nghị thanh toán/tạm ứng $\rightarrow$ Kế toán thanh toán lập Phiếu thu (Mẫu 01-TT) hoặc Phiếu chi (Mẫu 02-TT) gồm 3 liên $\rightarrow$ Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt $\rightarrow$ Thủ quỹ thực hiện xuất/nhập tiền, đóng dấu "Đã thu tiền" / "Đã chi tiền" $\rightarrow$ Thủ quỹ ghi Sổ quỹ $\rightarrow$ Kế toán ghi Sổ chi tiết tiền mặt $\rightarrow$ Lập Chứng từ ghi sổ $\rightarrow$ Đăng ký Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ $\rightarrow$ Vào Sổ Cái TK 111.
    • Tiền gửi ngân hàng: Căn cứ Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Ủy nhiệm chi (Mẫu C14-15/KB), Bảng sao kê từng ngân hàng để hạch toán vào Sổ chi tiết TGNH và Sổ Cái TK 112.

  • Các nghiệp vụ kinh tế điển hình phát sinh trong tháng 12/2009:

Ngày GD Số chứng từ Diễn giải nghiệp vụ Định khoản Nợ/Có Số tiền (VNĐ)
01/12/2009 PT 441/PT Rút TGNH Đầu tư & Phát triển Việt Nam về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111 / Có TK 11218 200.000.000
01/12/2009 PC 1206/PC Thanh toán chi phí tiếp khách Công ty CP DV-DL Mê Kông Nợ TK 6428 / Có TK 111 1.020.000
03/12/2009 PT 330/PT Rút TGNH Quân Đội nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111 / Có TK 11215 130.000.000
07/12/2009 UNC 448 Thanh toán tiền hợp đồng 073578 bằng TGNH ĐT-PT Nợ TK 33111 / Có TK 11218 10.000.000
08/12/2009 PC 1215/PC Thanh toán tiền thuê mặt bằng Công ty CP Cộng Đồng bằng tiền mặt Nợ TK 6428 (5.000.000), Nợ TK 13311 (500.000) / Có TK 111 5.500.000
10/12/2009 UNC 457 Thanh toán nợ vay khế ước KU 230073 bằng TGNH ĐT-PT Nợ TK 3111 / Có TK 11218 20.000.000
15/12/2009 GBN 327 Vay khế ước KU 238642 giải ngân vào tài khoản TGNH ĐT-PT Nợ TK 11218 / Có TK 3111 242.000.000
22/12/2009 UNC 265 Thu tiền hợp đồng Công ty CP ĐTXD Toàn Lộc qua TGNH Quân Đội Nợ TK 11215 / Có TK 131 30.000.000
31/12/2009 PC 1233/PC Chi tiền mặt nộp Bảo hiểm xã hội TP.HCM Quý 4/2009 Nợ TK 3383 / Có TK 1111 19.608.000
31/12/2009 PC 1234/PC Chi trả lương nhân viên tháng 12/2009 bằng tiền mặt Nợ TK 3341 / Có TK 1111 42.360.000

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể gắn liền với thực tiễn sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH XD & TM Đình Nguyễn:

  • Hệ thống hóa toàn diện quy trình hạch toán: Báo cáo phản ánh chân thực và chi tiết quy trình xử lý kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp kết hợp xây lắp và thương mại, từ khâu lập chứng từ ban đầu, kiểm soát chữ ký phê duyệt đến khâu tổng hợp vào Sổ cái và lập Báo cáo tài chính theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
  • Phân tích bức tranh dòng tiền của doanh nghiệp: Thông qua việc so sánh số liệu Quý 4/2008 và Quý 4/2009, khóa luận đã chỉ ra xu hướng giảm thiểu tỷ trọng lưu thông tiền mặt trực tiếp (chi tiền mặt giảm 77,88%) và chuyển dịch mạnh mẽ sang thanh toán không dùng tiền mặt qua hệ thống ngân hàng (giao dịch qua TK 112 tăng hơn 110%).
  • Làm rõ tính đối ứng tài khoản trong hoạt động xây lắp - thương mại: Thể hiện rõ nét các định khoản kế toán phức tạp phát sinh trong quá trình thi công xây dựng như giải ngân vốn vay ngân hàng theo khế ước, thanh toán tiền thuê mặt bằng, mua nguyên vật liệu thép xây dựng, chi trả lương nhân công đội xây dựng và nghĩa vụ trích nộp bảo hiểm xã hội.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Phần khảo sát thực tiễn tại Chương 3 tập trung chủ yếu vào phần kế toán vốn bằng tiền (TK 111, TK 112) trong tháng 12/2009 mà chưa trích xuất được đầy đủ hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết của mảng kế toán các khoản ứng trước (tạm ứng công trình TK 141, chi phí trả trước dài hạn TK 242, tài sản ký quỹ mở L/C TK 144/244) trên cùng một kỳ hạch toán.
    • Số liệu khảo sát thực tế giới hạn trong phạm vi các quý cuối năm 2008 – 2009, chưa bao quát biến động của cả niên độ kế toán đầy đủ.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang toàn bộ chu kỳ hạch toán năm tài chính để phân tích toàn diện mối liên hệ giữa vốn bằng tiền với dòng tiền lưu chuyển thuần từ hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính.
    • Nghiên cứu sâu hơn về việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các khoản tạm ứng đội thi công xây dựng và phân bổ chi phí trả trước dài hạn vào giá thành công trình.

Giá trị tham khảo

Báo cáo thực tập có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo cụ thể về phương pháp trình bày khóa luận tốt nghiệp, cách thức hệ thống hóa tài khoản kế toán và phân tích chứng từ thực tế theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
  • Nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng và thương mại: Cung cấp mẫu biểu chứng từ thực tế (Phiếu thu, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Sổ cái TK 1111, Sổ chi tiết tài khoản ngân hàng BIDV, MBBank) cùng sơ đồ đối ứng tài khoản chi tiết phục vụ công tác tổ chức ghi sổ Chứng từ ghi sổ trên máy vi tính.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH XD & TM Đình Nguyễn áp dụng hình thức sổ kế toán nào và chế độ kế toán theo văn bản nào?
Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ thực hiện hoàn toàn trên máy tính và tuân thủ Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.

2. Công ty quản lý tiền gửi ngân hàng chi tiết qua các tài khoản cấp hai nào?
Doanh nghiệp mở tài khoản giao dịch và theo dõi chi tiết trên hệ thống sổ kế toán tại 6 ngân hàng: TK 11211 (VietinBank), TK 11212 (Agribank), TK 11213 (Sacombank), TK 11214 (OCB), TK 11215 (MBBank) và TK 11218 (BIDV).

3. Tình hình thu - chi vốn bằng tiền của công ty biến động như thế nào giữa Quý 4/2008 và Quý 4/2009?
Thu tiền mặt giảm 21,18% (từ 12,39 tỷ VNĐ xuống 9,765 tỷ VNĐ); Chi tiền mặt giảm mạnh 77,88% (từ 40,787 tỷ VNĐ xuống 9,022 tỷ VNĐ). Ngược lại, Thu qua ngân hàng tăng 110,55% (từ 9,853 tỷ VNĐ lên 20,745 tỷ VNĐ) và Chi qua ngân hàng tăng 110,77% (từ 9,631 tỷ VNĐ lên 20,299 tỷ VNĐ).

4. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ phiếu thu, phiếu chi tiền mặt tại công ty gồm những bước nào?
Người nộp/nhận tiền nộp giấy đề nghị $\rightarrow$ Kế toán thanh toán lập Phiếu thu/chi thành 3 liên $\rightarrow$ Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt $\rightarrow$ Thủ quỹ kiểm đếm tiền, ký nhận, đóng dấu "Đã thu tiền" / "Đã chi tiền" (giữ 1 liên ghi sổ quỹ, giao 1 liên cho khách/nhân viên, 1 liên lưu cuống) $\rightarrow$ Cuối ngày chuyển chứng từ cho kế toán để vào Sổ chi tiết tiền mặt, lập Chứng từ ghi sổ và vào Sổ Cái TK 111.

Kết luận

Khóa luận đã tổng hợp đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền và các khoản ứng trước, đồng thời phản ánh chi tiết thực trạng hạch toán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Đình Nguyễn theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (Quyết định 15/2006/QĐ-BTC). Nghiên cứu cho thấy doanh nghiệp đã tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, luân chuyển chứng từ chặt chẽ và có sự chuyển dịch hiệu quả sang phương thức thanh toán không dùng tiền mặt qua hệ thống ngân hàng thương mại. Báo cáo là tài liệu hữu ích cho việc nghiên cứu và ứng dụng thực hành kế toán trong các doanh nghiệp ngành xây dựng và thương mại.