chương 1 đã cho ta cái nhìn tổng quan về lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Liên Kết Thái Bình cũng như những định hướng, chiến lược phát triển của công ty trong tương lai. Đồng thời, việc xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức, phát triển đội ngũ nhân viên cũng giữ vai trò rất quan trọng trong chiến lược phát triển của công ty. Xây dựng một bộ máy tổ chức phù hợp sẽ giúp công ty tận dụng được nguồn lực của mình, dễ dàng nắm bắt cơ hội để phát triển hơn trong tương lai. 12 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 2.
Những vấn đề chung về vốn bằng tiền 2. Khái niệm Vốn bằng tiền thuộc tài sản lưu động trong doanh nghiệp, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt, tiền gửi tại ngân hàng và tiền đang chuyển. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền được phản ánh qua các tài khoản sau: Tiền mặt – TK 111: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, bạc, vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Tiền gửi ngân hàng – TK 112: là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại ngân hàng mà doanh nghiệp mở tài khoản giao dịch.
Tiền đang chuyển – TK 113: là khoản tiền mà doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước, … hay tuy đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi ngân hàng để trả cho các đơn vị khác nhưng đến ngày khóa sổ thì doanh nghiệp vẫn chưa nhận được giấy báo hay bảng sao kê của ngân hàng hoặc giấy báo có của kho bạc. Vốn bằng tiền là tài sản rất nhạy cảm, dễ xảy ra gian lận biển thủ cho nên việc kiểm soát bộ đối với vốn bằng tiền là rất cần thiết và quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm. Kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền Nhằm hạn chế những sai sót có thể xảy ra trong quá trình hoạch toán vốn bằng tiền, đơn vị cần đồng thời vừa kiểm soát chu trình nghiệp vụ, vừa kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ hay đối chiếu với ngân hàng. 13 Doanh nghiệp cần phải đảm bảo “thu đủ - chi đúng”.
Các khoản chi phải đúng mục đích, được xét duyệt, ghi chép chính xác và kịp thời. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý để đảm bảo đủ khả năng chi trả các khoản phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, cũng như thanh toán các khoản nợ đến hạn, hạn chế để xảy ra việc tồn quỹ quá mức cần thiết. Do đó, việc thiết lập các nguyên tắc để kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền một cách hiệu quả hơn là rất quan trọng. Để làm được điều này, đội ngũ nhân viên có năng lực - liêm chính là yếu tố quan trọng đầu tiên.
Việc áp dụng “nguyên tắc bất kiếm nhiệm, không được phân công cho một nhân viên đảm nhiệm nhiều vị trí” là điều tất yếu. Đồng thời, doanh nghiệp cần phải ghi chép kịp thời và đầy đủ số thu chi tại thời điểm phát sinh, khuyến khích việc thanh toán qua ngân hàng, hạn chế việc sử dụng tiền mặt để thanh toán. Thực hiện đối chiếu số liệu hàng ngày giữa thủ quỹ và kế toán, cần kiểm tra đầy đủ chứng từ liên quan trước khi duyệt chi, … 2. Kế toán tiền mặt 2.
Khái niệm Kế toán tiền mặt là công việc theo dõi mọi hoạt động liên quan đến thu, chi tiền mặt tại quỹ, theo dõi tồn quỹ hàng ngày như chi tạm ứng cho nhân viên, các đề nghị thanh toán (xăng xe, điện thoại, chở hàng, ….), thu tiền từ bán hàng hay tạm ứng thừa, … từ đó có thể cất giữ một cách hợp lý nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh nội bộ. Thông qua các thông tin kế toán cung cấp, Giám đốc có thể biết rõ tình hình chi tiêu trong doanh nghiệp mình như thế nào, giúp doanh nghiệp kiểm soát được chi phí phát sinh một cách hiệu quả hơn. Các nghiệp vụ kế toán được thực hiện đầy đủ, kịp thời và chính xác sẽ giúp Giám đốc theo dõi được dòng tiền mặt vào ra, những đề nghị thanh toán có hợp lý hay không cũng như biết được số tồn quỹ thực tế nhằm đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn. Quy trình thu, chi tiền mặt Thủ tục, trình tự thu - chi tiền mặt được thực hiện như sau: 14 Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi: - Chứng từ (kèm theo yêu cầu chi tiền): Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, … - Chứng từ (kèm theo yêu cầu thu tiền): Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, … Kế toán đối chiếu các chứng từ đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan, tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của công ty), sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan. Căn cứ vào quy định và quy chế tài chính của công ty về hạn mức phê duyệt của công ty, Giám đốc xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi. Các đề nghị chi mua sắm không hợp lý, không hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung thêm các chứng từ liên quan. Kế toán tiền mặt lập phiếu thu/phiếu chi.
Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó đưa cho thủ quỹ ký nhận và thực hiện thu - chi tiền. Khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc thì thủ quỹ cần phải: - Kiểm tra số tiền, nội dung, ngày tháng, số thứ tự, số tiền trên phiếu thu (phiếu chi) có khớp với chứng từ gốc không, đã đầy đủ chữ ký chưa; - Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi, thủ quỹ cũng ký vào, giao một liên cho khách hàng và tiến hành ghi sổ quỹ; - Cuối cùng, thủ quỹ chuyển hai liên còn lại của phiếu thu hoặc phiếu chi cho kế toán. Chứng từ và sổ sách sử dụng - Sổ tổng hợp và sổ chi tiết quỹ tiền mặt: dùng để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt của đơn vị. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: là báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh việc hình thành và sử dụng lượng tiền phát sinh trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp, thường được lập vào cuối niên độ kế toán.
Tài khoản sử dụng Kế toán tiền mặt sử dụng Tài khoản 111 – Tiền mặt để hạch toán: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ thực tế tại quỹ của doanh nghiệp. Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao và người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ. Kế toán quỹ tiền mặt phải mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt.
Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: - Bên Nợ TK 1112 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122; - Bên Có TK 1112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. Vàng tiền tệ là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không phải là hàng tồn kho.
Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc: - Tỷ giá giao dịch thực tế là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. - Vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong nước (giá mua được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước) tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Kết cấu tài khoản Kết cấu tài khoản TK 111 – Tiền mặt như sau: Bên Nợ: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ hoặc phát hiện thừa khi kiểm kê; - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam); Bên Có: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ hoặc thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê; - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam); Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo. Tài khoản 111 - Tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam - Tài khoản 1112 - Ngoại tệ - Tài khoản 1113 - Vàng tiền tệ 2.
Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu Một số nghiệp vụ phát sinh chủ yếu liên quan đến Tài khoản 111 – Tiền mặt được thể hiện qua sơ đồ sau: 17 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến TK 111- Tiền mặt (Nguồn: Thông tư TT200/2014/TT-BTC) 2. Kế toán tiền gửi ngân hàng 2. Khái niệm Kế toán tiền gửi ngân hàng là việc theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngân hàng như rút tiền gửi về nhập quỹ tiền mặt, nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng, khách hàng thanh toán tiền vào tài khoản thể hiện bằng giấy báo Có, thanh toán tiền cho nhà cung cấp thể hiện bằng uỷ nhiệm chi, …. toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế qua các chứng từ ngân hàng sẽ được hạch toán chi tiết.
