CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 1.1 Khái niệm kế toán vốn bằng tiền Kế toán vốn bằng tiền là công việc theo dõi mọi hoạt động liên quan đến thu chi tiền, theo dõi dòng tiền để phục vụ cho việc hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tiền mặt là các loại tiền giấy, tiền kim loại do ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành. Tiền là tài sản của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái giá trị bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng Tiền mặt theo nghĩa hẹp, đó là tiền do ngân hàng trung ương phát ra và nằm trong tay công chúng hay ngoài hệ thống ngân hàng. Theo nghĩa rộng nhất, tiền mặt được hiểu là những thứ có thể sử dụng trực tiếp để thanh toán các giao dịch và bao gồm cả tiền gửi ở ngân hàng.
Như vậy, trong trường hợp này khái niệm tiền mặt được dùng để chỉ dạng có khả năng thanh toán cao nhất của tài sản, bao gồm các đồng tiền do ngân hàng trung ương phát ra và được công chúng giữ để chi tiêu, tiền gửi ở tài khoản vãng lai và tài khoản tiền gửi không kỳ hạn, có thể rút ra bất kỳ lúc nào bằng cách viết séc. Tiền gửi ngân hàng là tiền được gửi trong các tài khoản ở ngân hàng. Trên thực tế, nó chính là số liệu về khoản nợ của một ngân hàng đối với người gửi tiền. Loại tiền này phát sinh từ vai trò trung gian tài chính của ngân hàng.
Tiền gửi được giữ trong nhiều tài khoản khác nhau ở điều kiện sử dụng hay rút tiền ra 1.2 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền Theo điều 11 thông tư 133/2016/TT-BTC qui định: Nguyên tắc kế toán tiền tại doanh nghiệp. - Kế toán ghi chép hằng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất các loại tiền và tính ra số tồn tại quỹ, đồng thời số tiền tại từng tài khoản ở ngân hàng phải đầy đủ số liệu kịp thời để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. - Các khoản tiền do tổ chức và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp phải được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp.S LÊ THỊ THUẬN Ý 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Khi thu, chi tiền mặt phải có đầy đử nội dung về thôn tin trên chứng từ liên quan. Khi hạch toán tiền gửi ngân hàng phải có giấy báo nợ, giấy báo có hoặc bản sao kê của ngân hàng.3 Nhiệm vụ của kế toán tiền - Phản ánh kịp thời các khoản thu chi bằng tiền tại doanh nghiệp - Cung cấp thông tin kế toán thông qua hệ thống kế toán - Giúp các doanh nghiệp biết rõ tình hính kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Các nghiệp vụ kế toán được thực hiện đầy đủ, kịp thời và chính xác cho phép chủ doanh nghiệp theo dõi được tài sản, nợ phải trả, lượng hàng hóa dịch vụ, nguồn vốn của doanh nghiệp,…tất cả các thủ tục trên sẽ giúp doanh hình dung được quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Cân đối các khoản chi phí: giúp xác định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp1 - Cung cấp thông tin cho việc kêu gọi đầu tư, thu hút vốn nước ngoài khi doanh nghiệp cần mở rộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Kế toán tiền giúp xử lí các phát sinh liên quan đến tiền bao gồm tính toán số liệu, xem xét chứng từ đủ điều kiện, đúng hay sai. Thực hiện định khoản và hạch toán lên sổ sách báo cáo khi cần.4 Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền luôn luôn phải lớn hơn hoặc bằng 0. Sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ phát sinh trong doanh nghiệp qua quá trình sản xuất kinh doanh, nhu cầu thanh toán các khoản nợ nguyên vật liêu cho nhà cung cấp, chi phí lương nhân viên,…Việc sử dụng vốn bằng tiền phải minh bạch và rõ ràng, đáp ứng đủ nguyên tắc kế toán và tuân theo quy định của pháp luật.
Đối với dòng tiền thu: Được thu tại nhiều điểm rồi tập hợp lại, bất cứ hoạt động thu nào đều luôn phải được ghi lại và có hóa đơn, chứng từ ghi nhận đầy đủ. Luôn được so sánh, đối chiếu với các chứng từ, hóa đơn đi kèm ( như hợp đồng bán hàng hay phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của ngân hàng, Đơn hàng bán lẻ, …) để đảm bảo tính chính xác cũng như chứng minh nghiệp vụ phát sinh có thực. Tránh việc bỏ sót các khoản thu, và đảm bảo tính trung thực. Việc lưu trữ, bảo quản chứng từ cũng quan trọng như bảo quản chứng GVHD: Th.S LÊ THỊ THUẬN Ý 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP từ, sổ sách lưu trữ chứng từ chính là bí kiếp lưu trữ số liệu quan trọng và nhờ vào việc lưu trữ này việc tính doanh thu đồng thời báo cáo tài chính cuối năm của công ty sẽ xác định được doanh thu và các khoản mục quan trọng cần chú ý.
Dễ kiểm soát được dòng tiền đã thu vào và quản lý việc thu tiền có hiệu quả hơn. Đối với dòng tiền chi: Các hoạt động của công ty yêu cầu việc chi tiền mua vật tư, văn phòng phẩm, tạm ứng lương nhân viên,… đều phải được sự phê duyệt phòng ban lãnh đạo. Số tiền chi, nội dung đều phải được xem xét cẩn trọng đồng thời phải có sự đồng ý của lãnh đạo chỉ huy. Tránh được việc chi vào việc không thật sự cần thiết, chi tiền vượt quá yêu cầu, chi tiền công ty cho các hoạt động không liên quan một cách lãng phí.
Đồng thời tránh được việc lạm dụng việc công lấy làm của riêng của nhân viên nói chung và nói riêng là sự thông đồng giữa thủ quỹ và kế toán. Khi chi, các khoản mục chi cần phải có chứng từ, và được phê duyệt có các chứng tư liên quan (giấy tạm ứng, hồ sơ thi công, hóa đơn,…). Hằng ngày kế toán phải nhận được danh mục các khoản đã chi của thủ quỹ và kiểm soát được dòng tiền. Đối với các khoản tiền gửi ngân hàng, kế toán phải liên lạc với ngân hàng vào cuối ngày để xác định số tiền cũng như yêu cầu số dư tài khoản.
Hằng tháng, tiền mặt tại công ty sẽ được lập trên báo cáo để báo cáo lên quản lý và đối với tiền gửi ngân hàng thì kế toán cần phải so sánh với sổ phụ của ngân hàng để xác định và sự trùng khớp giữa các số liệu. Nếu có sai số, chênh lệch giữa các số liệu thì cần phải liên lạc ngay đồng thời xác định nguyên nhân sự sai sót chênh lệch để tìm ra hướng khắc phục. Đặc điểm để tất cả các kế toán viên làm được là: +Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép chứng từ. +Kiểm tra tính hợp pháp, và đối chiếu với các chứng từ, tài liệu có liên quan +Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán GVHD: Th.S LÊ THỊ THUẬN Ý 6 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1.5 Quy trình thực hiện thu, chi tiền mặt Quy trình thu tiền Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Lập HĐ GTGT Căn cứ HĐ lập Ký và duyêt phiếu phiếu thu thu Lập HĐ GTGT Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Ghi tăng vào sổ cái tiền mặt Thu tiền và ký phiếu thu, ghi sổ quỹ tiền Ghi tăng vào sổ cái tài Sơ đồ 1.1: Quy trình thu tiền Quy trình chi tiền Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Nhận HĐ GTGT Căn cứ HĐ lập Ký và duyêt phiếu phiếu chi chi Lập HĐ GTGT Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Ghi giảm vào sổ cái tiền mặt Chi tiền và ký phiếu chi, ghi sổ quỹ tiền Ghi tăng vào sổ cái tài Sơ đồ 1.2: Quy trình chi tiền GVHD: Th.S LÊ THỊ THUẬN Ý 7 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Sơ đồ hạch toán: TK112 TK112 TK111 Rút TGNH nhập quỹ TM Gửi TM vào ngân hàng (1) (2) TK511,512,515,711 TK141,144,24 Chi tạm ứng, ký cược, DT,TN khác bằng tiền ký quỹ bằng TM (3) (4) TK 131,136,138 TK 121,128,221,222 Thu hồi các khoản nợ phải thu Đầu tư ngắn hạn, dài hạn (5) (6) TK 121,128,211 TK 152,153,156,211,213 Mua vật tư, HH, CCDC, Thu hồi các khoản đầu tư TSCĐ,… bằng TM (7) (8a) TK 1331 TK 141,144,244 Thu hồi các khoản tạm (8b) ứng, ký quỹ, ký cược TK 331,315,333,334,336,338 (9) TK 311,341 Thanh toán bằng TM (11) Vay ngắn hạn, dài hạn TK 627,641,642,635,811 (10) Các khoản CP phát sinh bằng TM TK 411,441 (12a) Nhận vốn góp, vốn cấp TK 1331 bằng TM (13) (12b) Sơ đồ 1.3: Sơ đồ chữ T hạch toán tiền mặt GVHD: Th.S LÊ THỊ THUẬN Ý 8 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Giải thích: (1) Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt (2) Gửi tiền mặt vào tiền gửi ngân hàng (3) Doanh thu, thu nhập khác bằng tiền mặt (4) Chi tiền mặt tạm ứng ký quỹ, ký cược bằng tiền mặt (5) Thu hồi các khoản nợ phải thu (6) Đầu tư ngắn hạn, dài hạn (7) Thu hồi các khoản đầu tư bằng tiền mặt (8a) Mua vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ, tài sản cố định trả bằng tiền mặt (8b) Thuế GTGT (9) Thu hồi các khoản tạm ứng ký quỹ, ký cược bằng tiền mặt (10) Vay ngắn hạn, dài hạn (11) Thanh toán tiền cho người bán, trả lương nhân viên,… bằng tiền mặt (12a) Chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp,… được trả bằng tiền mặt (12b) Thuế GTGT (12) Nhận vốn góp, vốn bằng tiền mặt 1.1 Quy trình tăng, giảm tiền gửi ngân hàng Tăng tiền gửi ngân hàng: Kế toán tiền Kế toán trưởng Lập ủy nhiệm thu xem sét ký duyệt Kế toán tổng hợp Kế toán tiền Ghi nhận vào nhật ký Nhận thông báo ghi chung nhận khoản đã thu Sơ đồ 1.4: Quy trình ghi tăng TGNH GVHD: Th.S LÊ THỊ THUẬN Ý 9 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Giảm tiền gửi ngân hàng: Kế toán tiền Kế toán trưởng Xác nhận hàng hóa đã nhập xem xét ký duyệt kho, lập ủy nhiệm chi Kế toán tiền Ngân hàng Ghi nhận giảm TK tiền gửi Xem xét số dư TK của công ty ngân hàng và tiến hành chi tiền gửi giấy báo nợ cho công ty Sơ đồ 1.5: Quy trình ghi giảm TGNH GVHD: Th.