Công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Bảo Thành

Khóa luận kế toán và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Bảo Thành - Đại học Kinh tế Huế

• Tác giả: Đoàn Quỳnh Giang
• Người hướng dẫn: TS. Lê Tô Minh Tân
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Bảo Thành
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan về kế toán công nợ tại Công ty TNHH Bảo Thành

Công ty TNHH Bảo Thành hoạt động chính trong lĩnh vực thương mại vật liệu xây dựng và vận tải hàng hóa. Hoạt động kinh doanh đặc thù tạo ra khối lượng giao dịch mua bán chịu rất lớn. Kế toán công nợ đóng vai trò nòng cốt trong bộ máy quản lý tài chính của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán theo dõi chi tiết từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp. Việc hạch toán tuân thủ nghiêm ngặt các quy định trong Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Hệ thống chứng từ bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho và biên bản đối chiếu công nợ. Mỗi nghiệp vụ bán hàng trả chậm đều được lập hồ sơ theo dõi riêng biệt. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp ghi sổ kế toán rõ ràng và minh bạch. Nhân viên kế toán cập nhật số liệu định kỳ vào phần mềm chuyên dụng. Dòng tiền luân chuyển phụ thuộc trực tiếp vào tiến độ thu hồi công nợ. Do đó, việc theo dõi sát sao các khoản thanh toán giúp doanh nghiệp chủ động nguồn vốn lưu động. Quá trình này hạn chế tình trạng chiếm dụng vốn và đảm bảo khả năng chi trả các nghĩa vụ tài chính đến hạn.

1.1. Đặc thù kinh doanh ảnh hưởng đến công tác kế toán

Ngành thương mại vật liệu xây dựng có chu kỳ thanh toán dài. Khách hàng thường thanh toán theo từng giai đoạn công trình hoàn thành. Do đó, các khoản nợ đọng kéo dài qua nhiều tháng. Doanh nghiệp cần lượng vốn lưu động lớn để duy trì nguồn hàng. Kế toán viên phải phân loại nợ theo từng thời hạn cụ thể. Sổ chi tiết khách hàng được mở riêng cho từng dự án. Thủ tục nghiệm thu và xuất hóa đơn đòi hỏi tính chuẩn xác cao. Mọi sai sót nhỏ đều gây chậm trễ trong tiến trình thu tiền. Doanh nghiệp duy trì liên lạc thường xuyên với các nhà thầu thi công. Việc đối soát công nợ diễn ra vào cuối mỗi tháng làm việc.

1.2. Quy trình hạch toán và ghi nhận chứng từ kế toán

Quy trình hạch toán công nợ tại doanh nghiệp diễn ra theo các bước chặt chẽ. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán lập hóa đơn và phiếu xuất kho. Số tiền bán chịu được phản ánh vào bên Nợ tài khoản 131. Đối với nhà cung cấp, kế toán ghi nhận bên Có tài khoản 331 dựa trên hóa đơn đầu vào. Các chứng từ thanh toán gồm giấy báo có ngân hàng và phiếu thu tiền mặt. Kế toán đối chiếu số liệu định kỳ giữa sổ chi tiết và sổ cái. Sự trùng khớp giữa các sổ sách là căn cứ để chốt số dư cuối kỳ. Quy trình ghi chép này ngăn chặn việc thất thoát tài sản và tạo sự minh bạch.

II. Phân tích thực trạng công nợ tại Công ty TNHH Bảo Thành

Phân tích số liệu tài chính giai đoạn 2021 - 2023 cho thấy nhiều biến động rõ nét trong cơ cấu nợ. Khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản ngắn hạn. Xu hướng biến động của các khoản phải thu gắn liền với sự sụt giảm nhu cầu xây dựng chung. Trong năm 2022, doanh nghiệp ghi nhận nợ phải thu giảm nhưng thời gian thu hồi nợ lại kéo dài. Tình trạng này khiến vòng quay khoản phải thu suy giảm, làm chậm tốc độ luân chuyển dòng vốn. Đồng thời, các khoản phải trả người bán cũng chiếm áp lực lớn trong cơ cấu nguồn vốn. Doanh nghiệp tận dụng tối đa tín dụng thương mại từ nhà cung cấp vật liệu nhằm duy trì hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, thời hạn thanh toán từ phía nhà cung cấp thường ngắn hơn chu kỳ thu hồi tiền từ đối tác. Sự chênh lệch kỳ hạn này gây ra rủi ro thanh khoản tiềm ẩn nếu thị trường đóng băng đột ngột. Khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào tiền gửi ngân hàng. Công tác quản lý nợ quá hạn vẫn bộc lộ nhiều điểm hạn chế cần xử lý triệt để.

2.1. Phân tích biến động các khoản phải thu khách hàng

Khoản phải thu phản ánh chính sách bán chịu của doanh nghiệp. Trong giai đoạn khảo sát, nợ phải thu giảm do doanh nghiệp chủ động thu hẹp chính sách nợ. Nhiều khách hàng chây ỳ thanh toán tiền hàng do tiến độ công trình thi công chậm chạp. Vòng quay nợ phải thu có xu hướng giảm, kéo dài số ngày thu tiền bình quân. Chi phí cơ hội của việc bị chiếm dụng vốn gia tăng rõ rệt. Doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi. Kế toán công nợ gặp khó khăn trong việc xác định chính xác khả năng tài chính của khách nợ. Việc thiếu bảng phân tích tuổi nợ chi tiết khiến ban giám đốc khó đưa ra quyết định thu hồi kịp thời.

2.2. Đánh giá tình hình thực hiện nợ phải trả nhà cung cấp

Khoản nợ phải trả nhà cung cấp là nguồn tài trợ vốn lưu động rất quan trọng. Doanh nghiệp duy trì uy tín tốt nên được hưởng thời hạn tín dụng thuận lợi. Tuy nhiên, áp lực thanh toán cho nhà cung cấp vật liệu vẫn tạo gánh nặng lớn. Khi khách hàng chậm trả tiền, doanh nghiệp buộc phải xin gia hạn thời hạn nợ. Việc chậm thanh toán có thể làm giảm uy tín kinh doanh và mất chiết khấu thương mại. Hệ số thanh toán hiện hành dao động quanh mức chấp nhận được nhưng tiềm ẩn rủi ro ngắn hạn. Chi phí mua nguyên vật liệu biến động bất thường tác động trực tiếp đến khả năng cân đối dòng tiền. Doanh nghiệp cần chủ động nguồn tiền mặt để đáp ứng các khoản nợ sắp đến hạn.

III. Giải pháp tối ưu hóa công nợ tại Công ty TNHH Bảo Thành

Để tháo gỡ các vướng mắc tồn đọng, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ các giải pháp quản lý tài chính. Đầu tiên, doanh nghiệp phải xây dựng chính sách tín dụng thương mại phân tầng cho từng nhóm khách hàng. Bộ phận bán hàng phối hợp chặt chẽ với kế toán để thẩm định năng lực tài chính trước khi ký kết hợp đồng. Thứ hai, quy trình lập hóa đơn và đối chiếu biên bản nghiệm thu cần được tự động hóa. Việc áp dụng phần mềm kế toán tiên tiến hỗ trợ phân loại tuổi nợ chính xác và cảnh báo nợ đến hạn tức thì. Thứ ba, doanh nghiệp nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán sớm. Tỷ lệ chiết khấu hợp lý sẽ tạo động lực thanh toán nhanh chóng hơn. Thứ tư, doanh nghiệp cần chủ động thương lượng gia hạn thời hạn trả tiền với nhà cung cấp lớn. Đồng thời, ban lãnh đạo cần thành lập tổ chuyên trách theo dõi và thu hồi các khoản nợ xấu khó đòi. Những biện pháp này giúp tối ưu hóa dòng tiền và duy trì hoạt động kinh doanh bền vững.

3.1. Hoàn thiện chính sách bán chịu và quản lý tuổi nợ

Doanh nghiệp cần xây dựng hạn mức tín dụng riêng cho từng đối tác. Những khách hàng có lịch sử trả nợ đúng hạn sẽ được cấp hạn mức mua hàng linh hoạt. Ngược lại, khách nợ chậm trễ buộc phải thanh toán bằng tiền mặt ngay khi nhận hàng. Kế toán định kỳ lập bảng phân tích tuổi nợ chi tiết theo các mốc thời gian: dưới 30 ngày, từ 30 đến 90 ngày và trên 90 ngày. Bảng theo dõi này chỉ rõ danh tính những khách nợ có nguy cơ mất vốn. Bộ phận thu nợ căn cứ vào đó để gửi thông báo nhắc nợ kịp thời. Biện pháp này giúp giảm thiểu đáng kể chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi.

3.2. Ứng dụng phần mềm và nâng cao năng lực nhân sự

Đẩy mạnh chuyển đổi số trong kế toán là yêu cầu cấp thiết của doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm kế toán hiện đại giúp đồng bộ dữ liệu kho hàng, bán hàng và kế toán. Mọi nghiệp vụ công nợ được ghi nhận tự động theo thời gian thực. Hệ thống tự động gửi thư cảnh báo nợ đến kỳ thanh toán qua email. Bên cạnh đầu tư công nghệ, doanh nghiệp cần đào tạo chuyên môn cho đội ngũ kế toán. Nhân viên kế toán cần nâng cao kỹ năng đàm phán và xử lý tranh chấp hợp đồng. Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp sẽ giúp bộ máy kế toán vận hành trơn tru và bảo vệ an toàn nguồn vốn.

IV. Kết luận ứng dụng quản trị công nợ tại Công ty TNHH Bảo Thành

Quản lý công nợ hiệu quả là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp duy trì sức mạnh tài chính. Trong môi trường kinh doanh vật liệu xây dựng cạnh tranh, rủi ro nợ luôn hiện hữu. Công tác kế toán công nợ không chỉ đơn thuần là việc ghi chép số liệu vào sổ sách. Kế toán công nợ đóng vai trò cung cấp thông tin chiến lược cho ban giám đốc. Việc nắm bắt chính xác tình hình các khoản phải thu và phải trả giúp doanh nghiệp cân bằng dòng tiền kịp thời. Quá trình kiểm soát công nợ chặt chẽ sẽ hạn chế tối đa nguy cơ thâm hụt vốn lưu động. Doanh nghiệp cần phối hợp nhịp nhàng giữa khâu bán hàng, giao vận và kế toán. Sự liên kết này đảm bảo mọi giao dịch phát sinh đều có chứng từ hợp lệ làm căn cứ pháp lý. Việc ứng dụng giải pháp phân loại tuổi nợ kết hợp đàm phán hợp đồng tạo ra lá chắn tài chính an toàn. Nhờ đó, Công ty TNHH Bảo Thành có thể mở rộng quy mô kinh doanh ổn định và phát triển bền vững.

4.1. Bài học thực tiễn trong công tác quản trị dòng tiền

Bài học từ thực tiễn cho thấy doanh nghiệp không nên mở rộng bán chịu để tăng doanh số một cách cơ học. Doanh thu chỉ mang lại giá trị thực tế khi dòng tiền được thu hồi trọn vẹn về tài khoản. Việc phân tích định kỳ chỉ số vòng quay nợ giúp cảnh báo sớm nguy cơ mất cân đối thanh khoản. Doanh nghiệp cần chủ động nguồn tiền dự phòng để thanh toán nợ người bán kịp thời. Duy trì chữ tín trong kinh doanh giúp đàm phán các điều khoản thanh toán có lợi hơn. Quy trình kiểm tra năng lực khách hàng trước khi bán chịu cần thực hiện bài bản. Đây là nguyên tắc vàng bảo vệ tính thanh khoản liên tục cho toàn bộ hệ thống.

4.2. Khuyến nghị ứng dụng cho các doanh nghiệp xây dựng

Các doanh nghiệp cùng ngành xây dựng và vật liệu có thể tham khảo mô hình quản lý nợ này. Doanh nghiệp cần ban hành quy chế bán hàng trả chậm minh bạch ngay từ đầu. Hợp đồng kinh tế phải quy định rõ ràng mức phạt vi phạm thời hạn thanh toán. Kế toán cần xây dựng mối quan hệ tương hỗ với bộ phận pháp lý và kinh doanh. Việc giám sát hiện trường thi công hỗ trợ đắc lực cho công tác nghiệm thu khối lượng. Khi phát sinh tranh chấp thanh toán, hồ sơ chứng từ đầy đủ sẽ bảo vệ quyền lợi hợp pháp. Quản trị công nợ khoa học là yếu tố sống còn nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, quản lý tài chính và công nợ đóng vai trò quyết định đến tính thanh khoản và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đối với ngành xây dựng và kinh doanh vật liệu xây dựng, các dự án thi công thường có quy mô vốn lớn, thời gian thực hiện kéo dài và phương thức thanh toán chia nhỏ theo từng giai đoạn nghiệm thu. Đặc thù này khiến khối lượng công nợ tồn đọng lớn, quy trình luân chuyển chứng từ phức tạp và tiềm ẩn nguy cơ phát sinh nợ xấu hoặc bị chiếm dụng vốn.

Tại Công ty TNHH Bảo Thành (trụ sở tại số 39 đường Phùng Chí Kiên, phường Bắc Lý, thành phố Đồng Hới, tỉnh Quảng Bình), doanh nghiệp trực tiếp thi công các công trình hạ tầng kỹ thuật và cung cấp vật liệu xây dựng, việc kiểm soát các khoản nợ phải thu và nợ phải trả đứng trước áp lực lớn về dòng tiền. Nếu công tác kế toán và quản lý công nợ không được tổ chức chặt chẽ, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mất cân đối tài chính, suy giảm khả năng thanh toán và gặp trở ngại khi huy động vốn cho các dự án tiếp theo. Xuất phát từ thực tiễn trên, đề tài "Công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bảo Thành" được thực hiện nhằm đánh giá thực trạng công tác hạch toán và đo lường hiệu quả quản lý công nợ tại đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định cụ thể:

1. Mục tiêu chung: Từ việc nghiên cứu lý luận và đánh giá thực trạng, đề tài đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán công nợ và tăng cường quản lý tình hình công nợ tại Công ty TNHH Bảo Thành.
2. Mục tiêu cụ thể:
   • Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán công nợ và phương pháp phân tích các chỉ tiêu công nợ, khả năng thanh toán trong doanh nghiệp.
   • Phân tích thực trạng tổ chức hạch toán kế toán công nợ (phải thu khách hàng, phải trả người bán, phải trả người lao động) và thực trạng các chỉ số công nợ tại Công ty TNHH Bảo Thành giai đoạn 2021–2023.
   • Đề xuất các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao hiệu quả thu hồi nợ, kiểm soát nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán công nợ và tình hình công nợ, khả năng thanh toán tại Công ty TNHH Bảo Thành.
• Phạm vi không gian: Thực hiện tại phòng Kế toán – Tài chính của Công ty TNHH Bảo Thành.
• Phạm vi thời gian: Số liệu tổng hợp về nguồn lực lao động, kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo tài chính được thu thập trong giai đoạn 3 năm (2021, 2022 và 2023). Các ví dụ minh họa chứng từ và sổ sách kế toán phần hành phải thu khách hàng, phải trả người bán được trích xuất từ dữ liệu năm 2024; số liệu hạch toán tiền lương và các khoản phải trả người lao động thu thập từ kỳ kế toán tháng 7 năm 2023.
• Phạm vi nội dung: Tập trung chuyên sâu vào ba khoản mục công nợ trọng yếu phát sinh thường xuyên tại doanh nghiệp: Khoản phải thu khách hàng (TK 131), khoản phải trả người bán (TK 331) và khoản phải trả người lao động (TK 334).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các quy định pháp lý, chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt Nam kết hợp phương pháp phân tích tài chính doanh nghiệp:

• Khung pháp lý và chuẩn mực kế toán:
  • Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Văn bản áp dụng quy định tại Điều 16 về nguyên tắc kế toán các khoản phải thu và Điều 39 về nguyên tắc kế toán các khoản phải trả.
  • Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01) – Chuẩn mực chung (quy định định nghĩa nợ phải trả và nguyên tắc ghi nhận nghĩa vụ hiện tại của đơn vị).
• Hệ thống chỉ tiêu phân tích tài chính:
  • Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả: Tổng các khoản phải thu / Tổng các khoản phải trả.
  • Hệ số vòng quay các khoản phải thu: Doanh thu thuần / Các khoản phải thu bình quân.
  • Kỳ thu tiền bình quân: 360 ngày / Hệ số vòng quay các khoản phải thu.
  • Số vòng quay các khoản phải trả: (Giá vốn hàng bán + Chênh lệch tồn kho) / Các khoản phải trả bình quân.
  • Thời gian quay vòng các khoản phải trả: 360 ngày / Số vòng quay các khoản phải trả.
  • Hệ số nợ: Nợ phải trả / Tổng tài sản.
  • Khả năng thanh toán hiện hành ($H_{hh}$): Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn.
  • Khả năng thanh toán nhanh ($H_{nhanh}$): (Tài sản ngắn hạn - Hàng tồn kho) / Nợ ngắn hạn.
  • Khả năng thanh toán tức thời ($H_{tt}$): Tiền và tương đương tiền / Nợ ngắn hạn.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai bao gồm:

• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, đọc và tổng hợp các văn bản quy phạm pháp luật (Thông tư 133/2016/TT-BTC, VAS 01), giáo trình kế toán tài chính và các công trình khoa học có liên quan.
• Phương pháp thu thập số liệu: Trích xuất báo cáo tài chính các năm 2021–2023, số liệu nhân sự, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), biên bản đối chiếu công nợ và sổ chi tiết các tài khoản từ phòng Kế toán – Tài chính của công ty.
• Phương pháp quan sát trực tiếp: Quan sát quy trình luân chuyển chứng từ, các thao tác nghiệp vụ của kế toán viên trên máy tính và tiến trình hạch toán hằng ngày.
• Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với Kế toán trưởng và nhân viên kế toán phụ trách phần hành công nợ về quy trình theo dõi nợ, các vướng mắc trong việc thu hồi nợ tồn đọng và quản lý thanh toán với nhà cung cấp.
• Phương pháp xử lý và phân tích số liệu: Sử dụng phương pháp phân tích – tổng hợp để khái quát tình hình tài chính; phương pháp so sánh đối chiếu số liệu qua các năm 2021, 2022, 2023 để xác định xu hướng biến động và mức độ ổn định tài chính.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Bảo Thành

Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ lý luận nền tảng về quan hệ thanh toán, phân định rõ khái niệm khoản phải thu và nợ phải trả theo chuẩn mực VAS 01 và Thông tư 133/2016/TT-BTC. Tác giả phân tích cụ thể:

• Nguyên tắc hạch toán: Khoản phải thu và phải trả cần được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, từng kỳ hạn thanh toán, từng loại nguyên tệ. Kế toán phải tuân thủ nguyên tắc thận trọng khi ghi nhận tổn thất và lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
• Quy trình hạch toán các phần hành: Mô tả tài khoản, chứng từ và sổ sách áp dụng cho TK 131 (Phải thu của khách hàng), TK 331 (Phải trả cho người bán) và TK 334 (Phải trả người lao động).
• Đặc điểm ngành xây dựng: Phân tích các yếu tố đặc thù như hợp đồng thi công giá trị lớn, thời gian kéo dài, phụ thuộc điều khoản nghiệm thu theo giai đoạn, nhu cầu mua nguyên vật liệu từ nhiều nhà cung cấp dẫn đến áp lực nợ ngắn hạn và thời gian quay vòng vốn bị ảnh hưởng.
• Tổng quan nghiên cứu trước: Tóm tắt 4 nghiên cứu thực nghiệm (Nguyễn Thị Thu Hường tại Công ty Thuận Hoàng; Phạm Thị Yến Nhi tại Công ty Trí Phát; Bùi Văn Thụy và cộng sự về vay tiêu dùng tại TP. Biên Hòa; Vũ Văn Thực tại Ngân hàng Phát triển Nông thôn Việt Nam). Từ đó, tác giả đúc kết 3 bài học kinh nghiệm về: xây dựng kế hoạch thu hồi nợ định kỳ theo độ tuổi nợ, theo dõi chặt chẽ tránh bỏ quên công nợ và chủ động lập dự phòng nợ khó đòi gắn với quản trị dòng tiền. Chương này cũng chỉ rõ 2 điểm mới mà tác giả bổ sung: tổng hợp có hệ thống nghiên cứu trước và đối chiếu chỉ tiêu công nợ với doanh nghiệp cùng ngành.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán và phân tích công nợ tại Công ty TNHH Bảo Thành

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu tổ chức và thực tế xử lý nghiệp vụ tại đơn vị:

• Tổng quan doanh nghiệp: Công ty TNHH Bảo Thành thành lập ngày 17/09/2008 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3100426527; người đại diện theo pháp luật là ông Phạm Hồng Thái. Hoạt động chính gồm thi công công trình đường bộ (mã 42102), xây dựng nhà các loại (mã 4100), phá dỡ, chuẩn bị mặt bằng (mã 4311, 4312), hoàn thiện và giám sát công trình (mã 4330), cung cấp vật liệu xây dựng (đá base, thép).
• Tổ chức bộ máy quản lý và kế toán: Bộ máy quản lý gồm Giám đốc, Phó Giám đốc và 4 bộ phận chức năng (Hành chính – Nhân sự, Kỹ thuật, Kế toán – Tài chính, Kinh doanh). Phòng Kế toán gồm 4 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán công nợ, Kế toán vật tư và Kế toán thủ quỹ. Đơn vị áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, sử dụng phần mềm kế toán FAST, hình thức ghi sổ Nhật ký chung kết hợp chứng từ ghi sổ trên máy vi tính, kỳ kế toán theo năm dương lịch, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tính giá hàng tồn kho theo phương pháp thực tế đích danh, trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
• Biến động nguồn lực lao động (2021–2023):

Chỉ tiêu	Năm 2021 (Người)	Năm 2022 (Người)	Năm 2023 (Người)	So sánh 2022/2021 (%)	So sánh 2023/2022 (%)
Tổng số lao động	26	32	35	+23,08	+9,38
Phân theo giới tính:
- Nam	17	20	31	+17,65	+55,00
- Nữ	9	12	4	+33,33	-66,67
Phân theo trình độ:
- Đại học, cao đẳng	11	14	15	+27,28	+7,14
- Lao động phổ thông	15	18	20	+20,00	+11,11

Lao động tăng nhằm phục vụ việc mở rộng công trình sau dịch Covid-19; lao động nam và lao động phổ thông chiếm tỷ trọng chi phối do tính chất nặng nhọc của công việc bốc xếp, thi công và vận chuyển vật liệu xây dựng.

• Thực trạng hạch toán công nợ:
  • Kế toán khoản phải thu khách hàng (TK 131): Hạch toán dựa trên hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu công trình, hóa đơn GTGT bán hàng (minh họa hóa đơn số 9, số 10 năm 2024), giấy báo Có ngân hàng. Tỷ trọng khoản phải thu khách hàng trong tổng tài sản giảm mạnh từ 12,48% (năm 2021) xuống 3,24% (năm 2023); tỷ trọng trong tổng doanh thu giảm từ 15,40% xuống 4,27%. Điều này phản ánh công ty đã thắt chặt khâu thu hồi vốn.
  • Kế toán khoản phải trả người bán (TK 331): Hạch toán dựa trên hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng (đá, thép), hóa đơn GTGT mua hàng (minh họa hóa đơn số 00000024, số 435 năm 2024), phiếu nhập kho, ủy nhiệm chi và giấy báo Nợ. Khoản phải trả người bán chiếm 12,37% tổng nguồn vốn năm 2021, tăng lên 34,93% năm 2022 và đạt 34,18% năm 2023. Tỷ trọng so với tổng doanh thu tăng từ 15,28% (2021) lên 45,09% (2023), cho thấy công ty tăng cường tận dụng tín dụng thương mại từ các nhà cung cấp.
  • Kế toán khoản phải trả người lao động (TK 334): Theo dõi chi tiết qua bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi lương (minh họa số liệu tháng 7/2023, phân bổ chi phí quản lý qua TK 6422). Doanh nghiệp thực hiện thanh toán dứt điểm tiền lương hằng kỳ, do đó số dư cuối kỳ của TK 334 trong tổng nguồn vốn qua các năm đều bằng 0.

Chương 3: Giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán công nợ và tăng cường quản lý công nợ tại Công ty TNHH Bảo Thành

Chương 3 tổng kết các mặt ưu điểm và hạn chế, đồng thời đề xuất giải pháp cụ thể:

• Đánh giá hạn chế:
  • Công tác trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi chưa được thực hiện đầy đủ theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC đối với các khoản nợ chậm thanh toán.
  • Công tác đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp nguyên vật liệu chưa được tiến hành định kỳ và thiếu các biên bản xác nhận công nợ chính thức, tiềm ẩn sai lệch số liệu giữa sổ sách và thực tế.
• Giải pháp đề xuất:
  • Về công tác kế toán: Thiết lập quy trình trích lập quỹ dự phòng nợ khó đòi định kỳ cuối năm tài chính; chuẩn hóa hệ thống chứng từ và biên bản đối chiếu công nợ hai chiều với từng bạn hàng định kỳ hằng tháng, hằng quý.
  • Về quản lý công nợ: Tăng cường theo dõi phân loại nợ theo tuổi nợ trên phần mềm FAST; gắn trách nhiệm thu hồi công nợ của nhân viên kinh doanh với chính sách khen thưởng; chủ động cân đối lịch thanh toán cho nhà cung cấp nhằm đảm bảo uy tín và nguồn cung ứng vật tư.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể dựa trên số liệu thực tế tại doanh nghiệp:

• Kết quả phân tích số liệu công nợ:

Chỉ tiêu công nợ	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023
Tỷ trọng phải thu khách hàng / Tổng tài sản	12,48%	—	3,24%
Tỷ trọng phải thu khách hàng / Tổng doanh thu	15,40%	—	4,27%
Tỷ trọng phải trả người bán / Tổng nguồn vốn	12,37%	34,93%	34,18%
Tỷ trọng phải trả người bán / Tổng doanh thu	15,28%	—	45,09%
Số dư khoản phải trả người lao động cuối kỳ	0 VNĐ	0 VNĐ	0 VNĐ

• Giải pháp và kiến nghị: Tác giả đưa ra các kiến nghị mang tính tổ chức: bổ sung quy trình lập dự phòng rủi ro nợ khó đòi theo hướng dẫn Thông tư 133; hoàn thiện quy trình kiểm tra chứng từ và biên bản xác nhận công nợ định kỳ với nhà cung cấp vật liệu xây dựng; tối ưu hóa phân hệ công nợ trên phần mềm kế toán FAST.
• Đóng góp của khóa luận: Đề tài chỉ rõ hai điểm mới so với các bài nghiên cứu trước đây tại đơn vị: (1) Tổng hợp và hệ thống hóa lý luận từ các công trình nghiên cứu đi trước để rút ra bài học kinh nghiệm sát sườn cho quản lý công nợ; (2) Đưa phương pháp so sánh các chỉ tiêu tài chính và công nợ của doanh nghiệp với một đơn vị cùng ngành xây dựng để tạo cơ sở đánh giá khách quan hơn.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn thực tiễn được ghi nhận từ phạm vi khảo sát:

• Hạn chế:
  • Nghiên cứu tập trung duy nhất tại Công ty TNHH Bảo Thành, chưa mở rộng so sánh đa chiều với nhiều loại hình doanh nghiệp xây lắp khác nhau trên địa bàn tỉnh Quảng Bình.
  • Số liệu phân tích tài chính tổng hợp chỉ giới hạn trong giai đoạn 3 năm (2021–2023); các ví dụ minh họa chứng từ chi tiết bị ngắt quãng giữa năm 2023 (phần hành tiền lương) và năm 2024 (phần hành mua hàng, bán hàng).
  • Nội dung công nợ mới tập trung vào ba khoản mục chính (TK 131, TK 331, TK 334), chưa đi sâu đánh giá các khoản nợ vay tổ chức tín dụng, các khoản bảo lãnh thi công công trình và nghĩa vụ thuế phát sinh.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Có thể mở rộng phân tích mô hình quản trị rủi ro tín dụng khách hàng theo tiến độ hợp đồng xây dựng dài hạn; hoàn thiện quy trình kiểm soát dòng tiền luân chuyển giữa các dự án đầu tư công và dự án dân dụng.

Giá trị tham khảo

Khóa luận cung cấp nguồn tài liệu thực tế hữu ích cho:

• Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo cách thức tiếp cận một đề tài khóa luận về phần hành kế toán công nợ; phương pháp thu thập chứng từ hóa đơn, mẫu sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản 131, 331, 334 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Kế toán viên và cán bộ quản lý doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ: Vận dụng quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu nghiệm thu công trình, xuất hóa đơn đến hạch toán thanh toán; tham khảo các chỉ tiêu phân tích vòng quay nợ và các khuyến nghị về việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để hạn chế rủi ro thanh khoản.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Bảo Thành áp dụng chế độ và phần mềm kế toán nào?
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán FAST để hạch toán dữ liệu.

2. Tỷ trọng khoản phải thu khách hàng của công ty biến động ra sao trong giai đoạn 2021–2023?
Khoản phải thu khách hàng có xu hướng giảm rõ rệt: Tỷ trọng trong tổng tài sản giảm từ 12,48% (năm 2021) xuống còn 3,24% (năm 2023); tỷ trọng trong tổng doanh thu giảm từ 15,40% (năm 2021) xuống còn 4,27% (năm 2023), cho thấy công ty đã kiểm soát và đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ.

3. Tại sao số dư khoản phải trả người lao động (TK 334) của công ty cuối các năm đều bằng 0?
Theo số liệu phân tích trong khóa luận, Công ty TNHH Bảo Thành thực hiện việc chi trả tiền lương và các chế độ phụ cấp cho người lao động đầy đủ, dứt điểm đúng hạn vào cuối kỳ kế toán, do đó không để tồn đọng nợ lương sang năm sau.

4. Khóa luận chỉ ra hai nhược điểm nổi bật nào trong công tác kế toán công nợ của đơn vị?
Hai nhược điểm được chỉ rõ gồm: (1) Doanh nghiệp chưa thực hiện đầy đủ việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đối với các khoản nợ quá hạn; (2) Công tác đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp chưa được tiến hành định kỳ và thiếu các biên bản xác nhận công nợ chính thức.

5. Hai điểm mới mà tác giả tự khẳng định đã đóng góp vào khóa luận là gì?
Điểm mới thứ nhất là việc hệ thống hóa và tổng hợp bài học kinh nghiệm từ các nghiên cứu trước đây về công nợ; điểm mới thứ hai là việc đưa vào so sánh đối chiếu các chỉ tiêu công nợ của Công ty TNHH Bảo Thành với một doanh nghiệp khác cùng lĩnh vực xây dựng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Đoàn Quỳnh Giang đã hoàn thành việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán công nợ và phương pháp phân tích chỉ số tài chính theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Thông qua số liệu thực tế giai đoạn 2021–2023 tại Công ty TNHH Bảo Thành, đề tài phản ánh trung thực thực trạng hạch toán các tài khoản phải thu, phải trả và làm rõ xu hướng kiểm soát nợ phải thu cùng việc gia tăng chiếm dụng vốn từ nhà cung cấp. Các đánh giá về thiếu sót trong trích lập dự phòng nợ khó đòi và đối chiếu công nợ định kỳ là căn cứ xác đáng để tác giả đề xuất giải pháp hoàn thiện bộ máy kế toán và nâng cao an toàn tài chính cho doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY TNHH BẢO THÀNH 1.1 Một số lý luận liên quan đến công nợ 1.1 Khái niệm về công nợ Theo Nguyễn Tấn Bình: “Trong quá trình kinh doanh thường xuyên phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người mua, cán bộ công nhân viên,…Các quan hệ thanh toán này là cơ sở phát sinh các khoản phải thu, khoản phải trả. Kế toán khoản phải thu và nợ phải trả gọi chung là kế toán công nợ. Như vậy kế toán công nợ là một phần hành kế toán có nhiệm vụ hạch toán các khoản nợ phải thu, nợ phải trả diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp [1]”.1 Khái niệm các khoản phải thu Theo Ngô Thế Chi, Trương Thị Thuỷ: “Các khoản phải thu trong doanh nghiệp xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hoá, dịch vụ,… mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai. Khoản nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi.

Các khoản phải thu được kế toán công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán [2]”. Trong doanh nghiệp các khoản phải thu bao gồm: phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, tạm ứng, trả trước,…nhưng khoản phải thu khách hàng thường phát sinh nhiều nhất, chiếm tỷ trọng cao nhất và chiếm nhiều rủi ro nhất.2 Khái niệm các khoản phải trả Theo VAS 01 – Quy định 28- Chuẩn mực chung: “Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và các sự kiện đã qua như mua hàng hoá chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hoá, cam kết nghĩa vụ hợp đồng phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác mà doanh nghiệp phải thanh toán từ nguồn lực của mình [3]”. Dựa vào thời hạn thanh toán mà phân loại nợ phải trả thành 2 loại: Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. 5 Nợ ngắn hạn: Là các khoản nợ có thời hạn trả trong vòng một năm.

Nợ ngắn hạn thường bao gồm các khoản nợ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp như: nợ phải trả người bán, nợ phải trả công nhân viên, thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước,… Nợ dài hạn: Là các khoản nợ có thời hạn trả trên một năm. Nợ dài hạn của doanh nghiệp thường bao gồm: vay dài hạn, trái phiếu phát hành, nhận ký quỹ, ký cược dài hạn,… 1.3 Khái niệm về quan hệ thanh toán Theo Võ Văn Nhị cho rằng: “Quan hệ thanh toán là mối quan hệ kinh doanh mà khi doanh nghiệp thực hiện các mối quan hệ mua bán và có sự trau dồi về một số khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Trong mối quan hệ này luôn tồn tại những cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo thoả thuận giữa hai bên và có hiệu lực trong một khoảng thời gian vay nợ nhất định”. [4] Quan hệ thanh toán có nhiều hình thức khác nhau nhưng chung quy lại thì có hai hình thức: Thanh toán trực tiếp và thanh toán trung gian.

Thanh toán trực tiếp: Là hình thức thanh toán mà người mua và người bán thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trực tiếp đối với các khoản nợ phát sinh. Thanh toán trung gian là: Là hình thức thanh toán giữa người mua và người bán không diễn ra trực tiếp mà phải thông qua một bên thứ ba là ngân hàng hay tổ chức tài chính khác đứng ra để thanh toán các khoản nợ phát sinh đó thông qua uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc, thư tín dụng.2 Nguyên tắc hạch toán của kế toán công nợ 1.1 Nguyên tắc kế toán khoản nợ phải thu Theo Điều 16 của Thông tư 133/2016/TT-BTC [5], nguyên tắc về các khoản phải thu như sau: - Các khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải thu, đối tượng phải thu, loại nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Việc phân loại các khoản phải thu là phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác được thực hiện theo nguyên tắc: + Phải thu có khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp 6 và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh liên kết). Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao uỷ thác thông qua bên nhận uỷ thác.

+ Phải thu nội bộ gồm các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc. + Phải thu khác gồm các khoản phải thu khách hàng có tính chất thương mại không liên quan đến giao dịch mua – bán, như: ● Các khoản phải thu tạo ra doanh thu hoạt động tài chính như: khoản phải thu về lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức và lợi nhuận được chia. ● Các khoản chi hộ bên thứ ba có quyền nhận lại; Các khoản bên nhận uỷ thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao uỷ thác; ● Các khoản phải thu không mang tính thương mại như cho mượn tài sản, phải thu về tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý… - Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn. Các chỉ tiêu phải thu của Bảng cân đối kế toán có thể bao gồm cả các khoản được phản ánh ở các tài khoản khác ngoài các tài khoản phải thu như: Khoản cho vay được phản ánh ở TK 1288; Khoản ký quỹ, ký cược phản ánh ở TK 1386, khoản tạm ứng ở TK 141… Việc xác định các khoản cần lập dự phòng phải thu khó đòi được căn cứ vào các khoản mục được phân loại là phải thu ngắn hạn, dài hạn của Báo cáo tình hình tài chính.

- Kế toán phải xác định các khoản phải thu thoả mãn quy định của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (được hướng dẫn chi tiết ở TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái) để đánh giá lại cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính. Công tác hạch toán các khoản phải thu tại công ty TNHH Bảo Thành được thực hiện thông qua TK 131- Phải thu của khách hàng và TK 138- Phải thu khác, phù hợp với quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC. Công ty đã ghi nhận khoản phải thu dựa trên hợp đồng xây dựng, các chứng từ liên quan, đồng thời theo dõi chi tiết từng khách hàng. Tuy nhiên, việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi chưa được thực hiện đầy đủ, đặc biệt đối với các khoản nợ quá hạn thanh toán.

Công ty cần thiết lập quy trình đánh giá và trích lập các khoản phải thu khó đòi theo đúng quy định nhằm giảm thiểu rủi ro tài chính. Nhìn chung công ty đã thực hiện khá tốt việc hạch toán các khoản phải thu theo Thông tư 133/2026/TT-BTC.2 Nguyên tắc kế toán khoản nợ phải trả Theo Điều 39 Thông tư 133/2016/TT-BTC [5], nguyên tắc về kế toán các khoản phải trả như sau:  Những khoản nợ cần phải trả được theo dõi một cách chi tiết theo kỳ hạn, đối tượng, loại nguyên tệ bắt buộc phải trả và những yếu tố khác tuỳ theo nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp.  Việc phân loại các khoản phải trả là cần phải trả người bán, phải trả nội bộ, phải trả khác được tiến hành theo nguyên tắc:  Phải trả người bán gồm những khoản mang tính chất thương mại phát sinh từ các giao dịch mua hàng hoá, các dịch vụ, tài sản và người bán (là đơn vị độc lập với người mua, gồm những khoản phải trả giữa công ty mẹ và con, công ty liên doanh và công ty liên kết). Khoản phải trả này bao gồm những khoản phải trả khi tiến hành nhập khẩu thông qua những người nhận uỷ thác;  Phải trả nội bộ bao gồm những khoản giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân để tiến hành hạch toán phụ thuộc;  Phải trả khác bao gồm những khoản phải trả không mang tính thương mại, không liên quan đến các giao dịch mua, bán, cung cấp các loại hàng hoá dịch vụ.

 Các khoản liên quan đến chi phí tài chính, như: Cổ tức và lợi nhuận phải trả, khoản phải trả về lãi vay, chi phí hoạt động đầu tư tài chính phải trả;  Các khoản do bên thứ ba chi hộ; Các khoản tiền bên nhận uỷ thác nhận của những bên có liên quan để tiến hành thanh toán theo như các chỉ định trong giao dịch uỷ thác xuất nhập khẩu;  Các khoản không mang tính thương mại như phải trả do mượn tài sản phí tiền tệ, phải trả về tiền phạt, bồi thườn, tài sản thừa chờ xử lý, phải thưởng, phải trả về các khoản BHXH, BHYT, BHTT, KPCĐ,…  Khi thực hiện việc lập Báo cáo tài chính, kế toán cần phải căn cứ có kỳ hạn còn lại của những khoản cần phải trả để tiến hành phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn.  Khi có bằng chứng cho thấy một khoản tổn thất chắc chắn xảy ra, kế toán cần phải ghi nhận ngay một khoản cần phải trả theo nguyên tắc thật thận trọng.  Kế toán cần phải xác định những khoản phải trả thoả mãn định nghĩa của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ để đánh giá lại cuối kỳ khi tiến hành lập Báo cáo tài chính (Điều 52 của Thông tư 133/2016/TT-BTC). 8 Việc hạch toán các khoản nợ phải trả tại công ty chủ yếu sử dụng tài khoản 331- Phải trả cho người bán và tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác.

Công ty đã ghi nhận đầy đủ các nghĩa vụ phải trả phát sinh từ hợp đồng mua sắm vật liệu xây dựng, thuê nhân công và các dịch vụ liên quan khác. Tuy nhiên, công tác đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp chưa được thực hiện định kỳ, dẫn đến nguy cơ sai lệch số liệu giữa sổ sách kế toán và thực tế.