CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH, SỰ NGHIỆP 1. Một số vấn đề chung về tiền lương và các khoản trích theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Khái niệm tiền lương: Tiền lương là một thành phần của thù lao lao động. Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá cả yếu tố của sức lao động mà người sử dụng lao động(Nhà nước) phải trả cho người cung ứng sức lao động, tuân theo nguyên tắc cung - cầu, giá cả thị trường và pháp luật hiện hành của Nhà nước.
Cùng với khả năng tiền lương, tiền công là một biểu hiện, một tên gọi khác của tiền lương. Tiền công gắn với các quan hệ thoả thuận mua bán sức lao động và thường sử dụng trong lĩnh vực hợp đồng thuê lao động có thời hạn. Tiền công còn được hiểu là tiền trả cho một đơn vị thời gian lao động cung ứng, tiền trả theo khối lượng công việc được thực hiện phổ biến trong những thỏa thuận thuê nhân công trên thị trường tự do. Trong nền kinh tế thị trường phát triển khái niệm tiền lương và tiền công được xem là đồng nhất cả về bản chất kinh tế phạm vi và đối tượng áp dụng.
Tiền lương là khoản tiền mà các đơn vị trả cho người lao động theo kết quả công việc, số lượng, chất lượng lao động mà một người đã cống hiến cho đơn vị. Ý nghĩa, nhiệm vụ và chức năng của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: * Ý nghĩa: - Hạch toán tốt lao động tiền lương và các khoản trích theo lương giúp cho người quản lý lao động đi vào nề nếp, thúc đẩy người lao động tăng cường có kỷ luật, kỷ cương trong công việc, luôn phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công, tăng năng xuất, hiệu quả công việc. - Tổ chức tốt công tác tiền lương còn giúp cho việc quản lý tiền lương chặt chẽ, đảm bảo chi trả lương đúng chính sách, đúng đối tượng. Đồng thời giúp cho đơn vị quản lý chặt chẽ tiền lương, tránh thất thoát nguồn hạn mức kinh phí của Nhà nước.
- Hạch toán lao động, tiền lương chính xác làm cơ sở cho việc lập dự toán được chính xác, phân bổ nguồn thu - chi được đúng đắn. * Nhiệm vụ: Với ý nghĩa trên, kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Nắm chắc tình hình biên chế cán bộ, công chức, người lao động của đơn vị về mặt số lượng, họ và tên từng người, số tiền phải trả cho tường người, các khoản phải thu hoặc phải khấu trừ vào lương của từng người. - Tổ chức ghi chép phản ánh kịp thời, chính xác số liệu về số lượng, chất lượng và kết quả lao động của đơn vị. 3 - Nắm vững và thực hiện các quy định về quản lý quỹ lương thuộc đơn vị hành chính sự nghiệp, tính toán chính xác và thanh toán kịp thời các khoản tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp BHXH và các khoản trích nộp theo đúng quy định.
- Tính toán và phân bổ chính xác, hợp lý chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương vào các đối tượng hạch toán chi phí. - Tổ chức lập các báo cáo về lao động, tiền lương, tình hình trợ cấp BHXH qua đó tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương của đơn vị để có biện pháp sử dụng lao động có hiệu quả hơn. * Chức năng của tiền lương: + Chức năng tái sản xuất sức lao động: Quá trình tái sản xuất sức lao động được thực hiện bởi việc trả công cho người lao động thông qua lương. Bản chất của sức lao động là sản phẩm lịch sử luôn được hoàn thiện và nâng cao nhờ thường xuyên được khôi phục và phát triển, còn bản chất của tái sản xuất sức lao động là có được một tiền lương sinh hoạt nhất định để họ có thể duy trì và phát triển sức lao động mới (nuôi dưỡng, giáo dục thế hệ sau), tích luỹ kinh nghiệm và nâng cao trình độ, hoàn thiện kỹ năng lao động.
+ Chức năng công cụ quản lý : Mục đích cuối cùng của các nhà quản lý là đem lại chất lương, hiệu quả công việc cao nhất. Để đạt được mục tiêu đó họ phải biết kết hợp nhịp nhàng và quản lý một cách có nghệ thuật các yếu tố trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của đơn vị. Người sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra giám sát, theo dõi người lao động làm việc theo kế hoạch, tổ chức của mình thông qua việc chi trả lương cho họ, phải đảm bảo hiệu quả công việc cao nhất. Qua đó người sử dụng lao động sẽ quản lý chặt chẽ về số lượng và chất lượng lao động của mình để trả công xứng đáng cho người lao động.
+ Chức năng kích thích lao động (đòn bẩy kinh tế): Với một mức lương thỏa đáng sẽ là động lực thúc đẩy người lao động tăng cường kỷ luật, kỷ cương trong công việc, luôn phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công, tăng năng xuất, hiệu quả công việc. Khi được trả công xứng đáng người lao động sẽ say mê, tích cực làm việc, phát huy tinh thần làm việc sáng tạo, họ sẽ gắn bó chặt chẽ trách nhiệm của mình với lợi ích của đơn vị. Do vậy, tiền lương là một công cụ khuyến khích vật chất, kích thích người lao động làm việc thực sự có hiệu quả cao. Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương: Tiền lương không chỉ thuần túy là vấn đề kinh tế, vấn đề lợi ích mà còn là vấn đề xã hội liên quan trực tiếp đến chính sách kinh tế vĩ mô của Nhà nước.
Do vậy, tiền lương bị ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố: - Nhóm yếu tố thuộc về đơn vị: Chính sách của Nhà nước, cơ cấu tổ chức, trình độ, năng lực chuyên môn, không khí văn hóa ứng xử của đơn vị. 4 - Nhóm yếu tố thuộc về thị trường lao động: Quan hệ cung cầu trên thị trường, mặt bằng chi phí tiền lương, chi phí sinh hoạt, thu nhập quốc dân, tình hình kinh tế, pháp luật. - Nhóm yếu tố thuộc về người lao động: Số lượng, chất lượng lao động, thâm niên công tác, kinh nghiệm làm việc và các mối quan hệ khác. - Nhóm yếu tố thuộc về công việc: Lượng hao phí lao động trong quá trình làm việc, cường độ lao động, năng suất lao động.
Các nguyên tắc cơ bản trong tiền lương: - Mức lương được hình thành trên cơ sở biên chế, thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động. - Mức lương trong hợp đồng lao động phải lớn hơn mức lương tối thiểu do Nhà nước qui định. - Người lao động được hưởng lương theo năng suất lao động, chất lượng lao động và kết quả lao động. - Trong việc tính và trả lương phải tuân thủ các nguyên tắc: + Làm công việc gì, chức vụ gì hưởng lương theo công việc đó, chức vụ đó, dù ở độ tuổi nào, không phân biệt giới tính, dân tộc, tôn giáo mà là hoàn thành tốt công việc được giao thì sẽ được hưởng lương tương xứng với công việc đó.
Đây là điều kiện đảm bảo cho sự phân phối theo lao động, đảm bảo sự công bằng xã hội. + Đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động phải tăng nhanh hơn tốc độ của tiền lương bình quân. Đây là nguyên tắc quan trọng, là cơ sở cho việc tăng lương, tăng bật theo quy định. Phân loại tiền lương: a.
Phân loại theo hình thức trả lương: - Trả lương theo thời gian: Là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc theo cấp bậc, chức vụ, phụ cấp khu vực, phụ cấp đắc đỏ (nếu có) theo thang bảng lương quy định của Thông tư số: 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ nội vụ hướng dẫn việc thực hiện Nghị định 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính Phủ quy định về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang trong cơ quan Nhà nước. Trả lương theo thời gian thường được áp dụng cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và trình độ kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ. Do những hạn chế nhất định của hình thức trả lương theo thời gian (mang tính bình quân, chưa thực sự gắn với kết quả công việc) nên để khắc phục phần nào hạn chế đó, trả lương theo thời gian có thể kết hợp chế độ tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc. Tiền lương khoán theo khối lượng công việc: Tiền lương khoán được áp dụng đối với những khối lượng công việc hoặc những công việc cần phải được hoàn thành trong một thời gian nhất định.
Khi thực hiện cách tính lương này, cần chú ý kiểm tra tiến độ và chất lượng công việc khi hoàn thành nghiệm thu, đưa vào sử dụng. Phân loại theo tính chất lương: 5 Về phương diện hạch toán tiền lương của cán bộ, công chức, viên chức quỹ tiền lương được phân thành ba loại: Tiền lương chính, tiền lương phụ và tiền lương trả cho cán bộ, công nhân viên hợp đồng. - Tiền lương chính: là tiền lương trả cho cán bộ, công nhân viên trong thời gian trực tiếp làm việc bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất lương như: phụ cấp chức vụ, phụ cấp làm đêm, phụ cấp làm thêm giờ. - Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho cán bộ, công nhân viên trong thời gian thực tế “Họ” không làm việc nhưng chế độ được hưởng lương theo quy định như: Nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ, tết, ngừng công tác do điều kiện khách quan như: ốm đau, thai sản.
- Tiền lương trả cho cán bộ, công nhân viên hợp đồng 1. Các hình thức trả lương và tính lương trong đơn vị hành chính, sự nghiệp: a. Trả lương theo thời gian: Đơn vị hành chính sự nghiệp áp dụng hình thức trả lương theo cấp bâc, chức vụ hay còn gọi là lương theo thời gian. * Khái niệm: Là việc trả lương theo thời gian lao động (ngày công) thực tế và thang, bậc lương của cán bộ, công nhân viên.
Việc trả lương này được xác định căn cứ vào thời gian công tác và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của người cán bộ, công nhân viên. Để trả lương theo thời gian người ta căn cứ vào ba yếu tố: - Ngày công thực tế của người cán bộ, công nhân viên. - Đơn giá tiền lương tính theo ngày công. - Hệ số tiền lương (hệ số cấp bậc, chức vụ).