Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động do suy thoái, lạm phát và áp lực cắt giảm chi phí, vấn đề tiền lương và các chế độ đãi ngộ đối với người lao động ngày càng trở nên cấp thiết. Đặc biệt trong khu vực công lập, giáo dục là lĩnh vực đào tạo con người giữ vị trí then chốt, đòi hỏi chính sách tiền lương và các khoản trích theo lương của đội ngũ giáo viên, nhân viên phải được đảm bảo chi trả đúng, đủ và kịp thời. Những năm gần đây, ngành giáo dục liên tục cải cách chính sách, điều chỉnh hệ số lương và mức lương cơ sở nhằm nâng cao đời sống của cán bộ, giáo viên. Do đó, việc hạch toán tiền lương, trích nộp các quỹ bảo hiểm và kinh phí công đoàn theo quy định Nhà nước tại các cơ sở giáo dục mầm non công lập đóng vai trò then chốt trong việc duy trì kỷ cương tài chính và tạo động lực công tác.

Xuất phát từ thực tiễn thực tập tại Trường mầm non Phú Bình (thành phố Huế), tác giả Nguyễn Ngọc Diễm My đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm nghiên cứu sâu công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị.

Khóa luận xác định hệ thống mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Mục tiêu chung: Nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tiền lương tại Trường mầm non Phú Bình nhằm tích lũy kiến thức thực tế, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục hạn chế và hoàn thiện hoạt động kế toán tại đơn vị.
  2. Mục tiêu cụ thể:
    • Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
    • Phản ánh, mô tả chi tiết thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường mầm non Phú Bình.
    • Đưa ra các đánh giá, nhận xét về ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:

  • Đối tượng nghiên cứu: Tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường mầm non Phú Bình.
  • Phạm vi không gian: Phòng Kế toán của Trường mầm non Phú Bình (địa chỉ: 372 Tăng Bạt Hổ, phường Thuận Lộc, thành phố Huế).
  • Phạm vi thời gian: Thu thập số liệu tài chính và tình hình lao động giai đoạn 3 năm từ 2022 đến 2024; số liệu chi tiết dùng để mô tả thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thu thập trọng tâm vào tháng 12 năm 2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở lý thuyết

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành cùng các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước liên quan đến lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội:

  • Bộ luật Lao động 2019 (Khoản 1 Điều 90) và Bộ luật Lao động 2012 (Điều 96 quy định về nguyên tắc trả lương).
  • Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính: Quy định chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, hệ thống tài khoản, biểu mẫu chứng từ và sổ kế toán.
  • Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017: Quy định mức trích nộp các khoản Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và Kinh phí công đoàn (KPCĐ).
  • Nghị định số 145/2020/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết về tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm.
  • Nghị định số 74/2024/NĐ-CP, Thông tư 20/2023/TT-BLĐTBXH, Thông tư 23/2015/TT-BLĐTBXH và Thông tư 13/2010/TT-BGDĐT.

Về mặt lý luận, khóa luận làm rõ các khái niệm về tiền lương trong khu vực công, chức năng của tiền lương (đảm bảo đời sống, động viên khuyến khích, thu hút và giữ chân nhân tài, thúc đẩy hiệu quả công tác, giám sát lao động, điều hòa lao động, công cụ quản lý nhà nước), phân loại tiền lương (lương chính, lương đóng bảo hiểm, lương thử việc, lương khoán, lương thời gian, lương thường xuyên, lương thời vụ) và các nguyên tắc trả lương.

Tỷ lệ trích nộp các khoản trích theo lương được tác giả tổng hợp cụ thể như sau:

Khoản trích theo lương Tỷ lệ trích tính vào chi phí đơn vị Tỷ lệ trích trừ vào lương người lao động Tổng tỷ lệ trích nộp
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17,50% 8,00% 25,50%
Bảo hiểm y tế (BHYT) 3,00% 1,50% 4,50%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1,00% 1,00% 2,00%
Tổng các khoản bảo hiểm 21,50% 10,50% 32,00%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2,00% 0,00% 2,00%
Tổng cộng các khoản 23,50% 10,50% 34,00%

Hệ thống tài khoản chủ yếu được phân tích bao gồm:

  • Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (chi tiết TK 3341 – Phải trả công chức, viên chức): Phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản phải trả cho người lao động.
  • Tài khoản 332 – Các khoản phải nộp theo lương: Theo dõi các khoản trích nộp nghĩa vụ, phân tách thành 4 tài khoản cấp hai gồm TK 3321 (BHXH), TK 3322 (BHYT), TK 3323 (KPCĐ) và TK 3324 (BHTN).
  • Các tài khoản đối ứng và tài khoản ngoài bảng: TK 611 (Chi phí hoạt động), TK 642 (Chi phí quản lý), TK 111, TK 112, TK 137 (Tạm chi), TK 431 (Các quỹ), TK 008 (Dự toán chi hoạt động), TK 018 (Thu hoạt động khác được để lại).

Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận áp dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu định tính và phương pháp kế toán nghiệp vụ:

  • Phương pháp thu thập số liệu:
    • Nghiên cứu tài liệu: Rà soát các văn bản pháp luật, thông tư hướng dẫn, báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết nguồn ngân sách nhà nước mục 6000, 6100, 6300, bảng lương, chứng từ kế toán của nhà trường giai đoạn 2022-2024.
    • Phương pháp quan sát: Theo dõi trình tự luân chuyển chứng từ, quy trình hạch toán và thao tác ghi sổ trên phần mềm kế toán tại phòng Kế toán.
    • Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với Kế toán trưởng và Ban Giám hiệu về cách thức lập bảng công, tính lương và xử lý các khoản trích phát sinh.
  • Phương pháp xử lý số liệu:
    • Phương pháp phân tích - so sánh: So sánh biến động tài sản, nguồn vốn và kinh phí hoạt động của trường qua các năm 2022, 2023, 2024.
    • Phương pháp tổng hợp và mô tả: Hệ thống hóa quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu chấm công, lập bảng thanh toán lương, rút dự toán ngân sách đến khâu lên sổ cái và báo cáo tài chính.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị hành chính sự nghiệp

Chương này tập trung trình bày hệ thống lý luận căn bản về tiền lương và công tác kế toán tiền lương trong đơn vị công lập:

  • Khái niệm và các yếu tố ảnh hưởng: Phân tích tiền lương là khoản thanh toán cho người lao động căn cứ vào chức danh, công việc, mức lương cơ sở, hệ số ngạch bậc, phụ cấp công việc và thâm niên.
  • Nguyên tắc và hình thức tính lương: Làm rõ các phương pháp tính lương theo thời gian (theo ngày công chuẩn 26 ngày, giờ công chuẩn 176 giờ), tính lương làm thêm giờ (150%, 200%, 300%), làm việc vào ban đêm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và cách tính lương theo ngạch bậc viên chức loại A0, A1.
  • Quy trình tổ chức hạch toán kế toán: Giới thiệu 4 hình thức kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp theo Thông tư 107/2017/TT-BTC gồm Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Sổ cái và Kế toán trên máy tính. Trình bày chi tiết nguyên tắc luân chuyển chứng từ từ Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Giấy rút dự toán ngân sách đến việc ghi chép các tài khoản tổng hợp TK 334, TK 332 và kết chuyển chi phí.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường mầm non Phú Bình

Chương 2 phản ánh thực tế tổ chức và hoạt động kế toán tại đơn vị thực tập:

  • Tổng quan về đơn vị: Trường mầm non Phú Bình tiền thân là Trường mẫu giáo Phú Bình (thành lập năm 1991), chuyển đổi mô hình năm 2003 và được xây dựng lại kiên cố vào năm 2018 với diện tích 1.108 m², gồm 9 phòng học, bếp ăn một chiều và khu hiệu bộ. Về tổ chức nhân sự, nhà trường có 29 người: Ban Giám hiệu 3 người (1 Hiệu trưởng, 2 Phó Hiệu trưởng), 17 giáo viên (15 biên chế, 2 thực tập), 1 kế toán phụ trách chung, 7 nhân viên (6 cấp dưỡng theo hợp đồng lao động, 1 thủ quỹ kiêm y tế) và 1 bảo vệ.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Trường áp dụng mô hình kế toán tập trung tối giản gồm 1 kế toán tổng hợp kiêm nhiệm toàn bộ phần hành (kế toán tiền mặt, ngân sách, tiền lương, tài sản cố định, vật tư). Đơn vị vận hành công tác kế toán trên máy tính có ứng dụng phần mềm kế toán MISA.
  • Thực trạng tính và trả lương (số liệu tháng 12/2024):
    • Hạch toán lương viên chức: Căn cứ vào bảng chấm công và bảng phân loại ngạch bậc (loại A1, A0), nhân hệ số lương với mức lương cơ sở do Nhà nước quy định cộng các khoản phụ cấp nghề nghiệp, chức vụ.
    • Hạch toán lương nhân viên hợp đồng: Áp dụng bảng lương khoán theo hợp đồng lao động đối với 6 nhân viên bếp.
    • Trích nộp bảo hiểm và kinh phí công đoàn: Đơn vị lập bảng kê trích nộp các khoản BHXH (25,5%), BHYT (4,5%), BHTN (2%), KPCĐ (2%) chia tách rõ giữa phần tính vào chi phí ngân sách (TK 611) và phần trừ vào lương người lao động (TK 334).
    • Quản lý các trường hợp đặc biệt: Ghi nhận và theo dõi danh sách giáo viên nghỉ thai sản năm 2024, lập hồ sơ thanh toán chế độ bảo hiểm xã hội qua cơ quan BHXH.
    • Quy trình thanh toán: Lập Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước, Bảng thanh toán lương cho đối tượng thụ hưởng và thực hiện chi trả qua tài khoản ngân hàng của từng cá nhân.

Chương 3: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường mầm non Phú Bình

Chương 3 tổng kết các đánh giá thực tế và đề xuất kiến nghị:

  • Đánh giá chung:
    • Ưu điểm: Nhà trường tuân thủ nghiêm túc chế độ kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư 107/2017/TT-BTC; áp dụng đúng tỷ lệ trích bảo hiểm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH; việc lập bảng lương và chi trả qua tài khoản ngân hàng diễn ra minh bạch, đúng thời gian quy định, đảm bảo quyền lợi cho giáo viên và người lao động.
    • Nhược điểm: Bộ máy kế toán chỉ có 1 nhân sự kiêm nhiệm nhiều mảng dẫn đến khối lượng công việc lớn; quy trình xử lý và đối chiếu chứng từ chấm công đôi khi còn thủ công; các khoản thu nhập tăng thêm hoặc phụ cấp đặc thù còn phụ thuộc hoàn toàn vào nguồn dự toán ngân sách cấp.
  • Các giải pháp đề xuất: Đề xuất các biện pháp hoàn thiện công tác quản lý lao động, hoàn thiện quy trình lập và lưu trữ chứng từ lương, tối ưu hóa các phân hệ trên phần mềm kế toán MISA nhằm giảm tải áp lực cho kế toán viên, đồng thời nâng cao hiệu quả phân bổ các quỹ phúc lợi và khen thưởng tại trường.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

Khóa luận đã phản ánh chi tiết bức tranh hạch toán tiền lương và trích nộp nghĩa vụ tài chính tại Trường mầm non Phú Bình qua các số liệu và hồ sơ thực tế:

  • Hệ thống hóa đầy đủ cơ cấu nhân sự gồm 29 người tại đơn vị, làm rõ sự khác biệt trong phương thức hạch toán tiền lương giữa nhóm 15 giáo viên biên chế (tính theo ngạch bậc, hệ số và mức lương cơ sở) và nhóm 6 nhân viên bếp (hợp đồng lao động).
  • Phản ánh chi tiết chứng từ kế toán thực tế phát sinh trong tháng 12 năm 2024: Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương cho đối tượng thụ hưởng, Bảng kê trích nộp BHXH, BHYT, BHTN cho viên chức và nhân viên hợp đồng, Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước tại Kho bạc.
  • Minh họa luân chuyển các tài khoản chi phí theo Thông tư 107/2017/TT-BTC, đặc biệt là quan hệ đối ứng giữa TK 334, TK 332 với các tài khoản nguồn kinh phí hoạt động NSNN (TK 611, TK 008) và báo cáo chi tiết mục 6000, 6100 (tiền lương, phụ cấp) và mục 6300 (các khoản trích nộp theo lương).

Giải pháp và kiến nghị

  • Hoàn thiện khâu kiểm tra và đối chiếu Bảng chấm công hàng tháng nhằm đảm bảo ghi nhận ngày công, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm đau hoặc thai sản chính xác trước khi lập bảng tính lương.
  • Tận dụng triệt để tính năng tự động hóa tính lương và trích nộp bảo hiểm trên phần mềm MISA để hạn chế sai sót số học và tiết kiệm thời gian tổng hợp chứng từ.
  • Thực hiện lưu trữ hồ sơ lương, hồ sơ thai sản và chứng từ rút dự toán khoa học theo từng niên độ kế toán, tạo thuận lợi cho công tác thanh quyết toán với cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan bảo hiểm.

Đóng góp của đề tài

Đề tài cung cấp tài liệu mô tả thực tế về phương thức vận dụng Thông tư 107/2017/TT-BTC vào một cơ sở giáo dục mầm non công lập cụ thể trên địa bàn thành phố Huế. Khóa luận phản ánh chính xác mô hình kế toán một người (kế toán kiêm nhiệm) - một đặc thù rất phổ biến tại các trường mầm non công lập hiện nay.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Phạm vi dữ liệu thực tế về công tác kế toán tiền lương chi tiết mới chỉ tập trung sâu vào số liệu tháng 12 năm 2024, chưa phân tích diễn biến chi trả lương xuyên suốt cả năm học hoặc so sánh sự biến thiên chi phí nhân công giữa các quý trong năm.
    • Đề tài tập trung chủ yếu vào đơn vị sự nghiệp công lập hưởng lương từ nguồn ngân sách nhà nước, do đó các giải pháp mang tính chất đặc thù cho mô hình giáo dục mầm non công lập, chưa bao quát được các loại hình trường ngoài công lập hoặc tự chủ tài chính hoàn toàn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng nghiên cứu chu kỳ kế toán trọn vẹn cả niên độ tài chính để đánh giá đầy đủ tác động của việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm và việc trích lập, sử dụng quỹ bổ sung thu nhập (TK 431).
    • Nghiên cứu cơ chế tự chủ tài chính tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập và ảnh hưởng của nó đến việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, trả lương theo hiệu quả công việc (KPI).

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận có giá trị tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Tài chính công: Cung cấp ví dụ thực tế về phương pháp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị hành chính sự nghiệp theo Thông tư 107/2017/TT-BTC; làm rõ các bước hạch toán đồng thời giữa tài khoản kế toán thông thường và tài khoản ghi nhận dự toán ngoài bảng (TK 008, TK 018).
  • Người làm công tác kế toán tại các trường mầm non, trường phổ thông công lập: Tham khảo hệ thống biểu mẫu, quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu chấm công, lên bảng thanh toán lương đến việc lập giấy rút dự toán ngân sách mục lục 6000, 6100, 6300 tại Kho bạc Nhà nước.
  • Các nghiên cứu tiếp theo: Làm tài liệu đối sánh về tổ chức bộ máy kế toán kiêm nhiệm và thực tiễn vận dụng phần mềm MISA trong khu vực hành chính sự nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự và mô hình bộ máy kế toán tại Trường mầm non Phú Bình được tổ chức như thế nào?

Trường mầm non Phú Bình có tổng cộng 29 cán bộ, giáo viên và nhân viên. Trong đó gồm: 3 cán bộ quản lý (1 Hiệu trưởng, 2 Phó Hiệu trưởng), 17 giáo viên (15 biên chế, 2 thực tập), 1 kế toán, 7 nhân viên (6 nhân viên cấp dưỡng theo hợp đồng lao động, 1 thủ quỹ kiêm y tế) và 1 bảo vệ. Mô hình bộ máy kế toán của trường là mô hình tối giản gồm duy nhất 1 nhân sự kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, phụ trách toàn bộ các phần hành kế toán từ lương, ngân sách, tài sản đến báo cáo tài chính.

2. Nhà trường áp dụng tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn năm 2025 theo văn bản nào?

Nhà trường áp dụng tỷ lệ trích theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 với tổng tỷ lệ 34%. Trong đó, tính vào chi phí đơn vị là 23,50% (BHXH 17,5%; BHYT 3%; BHTN 1%; KPCĐ 2%) và khấu trừ trực tiếp vào lương người lao động là 10,50% (BHXH 8%; BHYT 1,5%; BHTN 1%).

3. Phương thức trả lương cho viên chức và nhân viên hợp đồng tại trường có gì khác nhau?

Đối với giáo viên và cán bộ thuộc biên chế viên chức, tiền lương được tính căn cứ theo ngạch bậc (loại A0, A1), hệ số lương và mức lương cơ sở do Nhà nước quy định cộng các khoản phụ cấp nghề nghiệp, chức vụ. Đối với nhân viên hợp đồng (6 nhân viên bếp), nhà trường thực hiện tính và chi trả theo bảng lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Toàn bộ tiền lương được thanh toán chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng.

4. Đơn vị sử dụng những tài khoản kế toán chủ yếu nào để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương?

Theo Thông tư 107/2017/TT-BTC, trường sử dụng Tài khoản 334 (chi tiết TK 3341 - Phải trả công chức, viên chức) để phản ánh các khoản tiền lương, phụ cấp phải trả. Tài khoản 332 để theo dõi các khoản trích nộp theo lương, phân chia chi tiết thành TK 3321 (BHXH), TK 3322 (BHYT), TK 3323 (KPCĐ) và TK 3324 (BHTN), đối ứng cùng các tài khoản chi phí (TK 611, TK 642) và tài khoản theo dõi dự toán ngân sách (TK 008).

5. Số liệu thực trạng trong khóa luận được thu thập trong khung thời gian nào?

Số liệu tổng quan về tình hình tài sản, nguồn vốn và hoạt động chung của Trường mầm non Phú Bình được thu thập trong giai đoạn 3 năm từ năm 2022 đến năm 2024. Số liệu hạch toán chi tiết về bảng lương, bảng chấm công, bảng kê trích nộp bảo hiểm và chứng từ rút dự toán ngân sách được thu thập trọng tâm vào tháng 12 năm 2024.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Ngọc Diễm My đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp theo Thông tư 107/2017/TT-BTC và Quyết định 595/QĐ-BHXH. Đề tài phản ánh chính xác thực trạng công tác tính lương, lập bảng kê trích nộp bảo hiểm, luân chuyển chứng từ rút dự toán ngân sách tại Trường mầm non Phú Bình với số liệu thực tế giai đoạn 2022-2024. Trên cơ sở phân tích ưu nhược điểm của mô hình kế toán tổng hợp kiêm nhiệm, tác giả đã đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính tại nhà trường.