Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong cơ chế thị trường cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế, nguồn nhân lực giữ vai trò quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Để thu hút, duy trì và tạo động lực cho người lao động cống hiến năng lực, việc xây dựng và thực thi chính sách tiền lương cùng các chế độ phúc lợi xã hội là một yêu cầu tất yếu. Tiền lương vừa là nguồn thu nhập chủ yếu bảo đảm đời sống của người lao động, vừa là khoản chi phí sản xuất kinh doanh trực tiếp cấu thành nên giá thành sản phẩm của doanh nghiệp.

Đối với Công ty TNHH Sofa Hưng Vương – một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất các sản phẩm đồ gỗ nội thất, nệm và ghế sofa tại tỉnh Bình Dương – chi phí nhân công chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ cơ cấu chi phí vận hành. Do đó, công tác quản lý, tính toán và chi trả tiền lương cùng các khoản trích theo lương đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát giá thành sản phẩm và bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho người lao động. Xuất phát từ bối cảnh đó, khóa luận tập trung phân tích thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp nhằm tìm kiếm các giải pháp hoàn thiện quy trình kế toán.

Mục tiêu chung của nghiên cứu là khảo sát và làm rõ thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Sofa Hưng Vương, chỉ ra những kết quả đạt được, những hạn chế còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác này.

Nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể được tác giả xác định gồm 3 nội dung:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp.
  2. Tìm hiểu, nghiên cứu và phản ánh thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Sofa Hưng Vương.
  3. Đưa ra nhận xét, đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Sofa Hưng Vương.

Phạm vi nghiên cứu:

  • Phạm vi không gian: Được thực hiện tại Phòng Kế toán của Công ty TNHH Sofa Hưng Vương (địa chỉ tại Phường Uyên Hưng, Thành phố Tân Uyên, Tỉnh Bình Dương).
  • Phạm vi thời gian: Phân tích số liệu tài chính tổng quát và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn 3 năm từ 2021 đến 2023; nghiên cứu chuyên sâu các nghiệp vụ, chứng từ và sổ sách kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phát sinh trong tháng 07 năm 2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập khung lý thuyết dựa trên các chuẩn mực kế toán hiện hành và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam:

  • Bộ luật Lao động năm 2019 (Luật số 45/2019/QH14) quy định về định nghĩa tiền lương (Điều 90), nguyên tắc trả lương (Điều 94), kỳ hạn và căn cứ trả lương (Điều 95) cùng các hình thức trả lương (Điều 96).
  • Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13, Luật Việc làm số 38/2013/QH13 và Luật Bảo hiểm y tế sửa đổi năm 2014 quy định bản chất, quyền lợi và tỷ lệ trích nộp các quỹ bảo hiểm.
  • Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp, quy định nguyên tắc sử dụng tài khoản, kết cấu tài khoản phản ánh nợ phải trả người lao động (Tài khoản 334), các khoản phải trả, phải nộp khác (Tài khoản 338), hệ thống chứng từ kế toán lao động tiền lương và các hình thức ghi sổ kế toán.
  • Thông tư số 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân với biểu thuế lũy tiến từng phần gồm 7 bậc (mức thuế suất từ 5% đến 35%).

Tác giả hệ thống hóa tỷ lệ trích các khoản theo lương áp dụng trong doanh nghiệp với tổng tỷ lệ là 32% trên quỹ lương đóng bảo hiểm, được phân bổ cụ thể:

Khoản trích Tính vào chi phí DN (%) Trừ vào lương NLĐ (%) Tổng tỷ lệ (%)
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17,5 8,0 25,5
Bảo hiểm y tế (BHYT) 3,0 1,5 4,5
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1,0 1,0 2,0
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2,0 0,0 2,0
Tổng cộng 21,5 10,5 32,0

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai bao gồm:

  • Phương pháp thu thập tài liệu, số liệu: Thu thập tài liệu thứ cấp từ văn bản pháp luật, thông tư, giáo trình chuyên ngành kế toán; thu thập dữ liệu sơ cấp tại công ty bao gồm báo cáo tài chính giai đoạn 2021-2023, các chứng từ gốc (bảng chấm công, bảng thanh toán lương, ủy nhiệm chi, tờ khai bảo hiểm và thuế) của tháng 07/2024.
  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Theo dõi quy trình thao tác nghiệp vụ hàng ngày của kế toán tiền lương tại văn phòng, từ khâu nhận chứng từ chấm công, xử lý bảng kê đến khâu lập chứng từ ghi sổ và vào sổ cái.
  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Trao đổi trực tiếp với Kế toán trưởng, kế toán tiền lương, kế toán tổng hợp và thủ quỹ nhằm làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ và cơ chế phân công nhiệm vụ.
  • Phương pháp phân tích, mô tả: Mô tả bộ máy tổ chức quản lý, bộ máy kế toán và phân tích biến động các chỉ tiêu tài sản, nguồn vốn qua 3 năm.
  • Phương pháp so sánh và tổng hợp: So sánh cơ cấu tài sản, nguồn vốn giữa các năm 2021, 2022 và 2023; tổng hợp đối chiếu số liệu chi trả lương và trích nộp bảo hiểm thực tế tại doanh nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp

Chương này khái quát bản chất kinh tế của tiền lương dưới góc độ quản lý lao động và kinh tế chính trị, xem tiền lương là phần thù lao bằng tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận. Tác giả phân tích 5 chức năng cơ bản của tiền lương: chức năng đòn bẩy kích thích sản xuất kinh doanh, chức năng thước đo giá trị, chức năng điều tiết lao động, chức năng tái sản xuất sức lao động và chức năng tích lũy.

Về hình thức trả lương, tác giả phân loại và chi tiết hóa công thức tính của 4 hình thức phổ biến:

  1. Trả lương theo thời gian (theo tháng, tuần, ngày, giờ và tiền làm thêm giờ với các hệ số 150%, 200%, 300%).
  2. Trả lương theo sản phẩm (sản phẩm trực tiếp, sản phẩm gián tiếp, sản phẩm có thưởng - phạt).
  3. Trả lương theo khoán (theo khối lượng công việc hoàn thành và đơn giá khoán).
  4. Trả lương theo doanh thu (theo doanh số cá nhân, doanh số nhóm hoặc các mục tiêu công nợ, thị trường).

Về kế toán tài chính, chương 1 trình bày quy định về chứng từ kế toán tiền lương theo Phụ lục 03 Thông tư 200/2014/TT-BTC, gồm Bảng chấm công (Mẫu 01a-LĐTL), Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu 01b-LĐTL), Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 03-LĐTL), Hợp đồng giao khoán (Mẫu 08-LĐTL) và Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Mẫu 11-LĐTL). Về tài khoản hạch toán, tác giả làm rõ kết cấu Nợ/Có của Tài khoản 334 (với hai tài khoản cấp hai: TK 3341 - Phải trả công nhân viên và TK 3348 - Phải trả người lao động khác) và Tài khoản 338 (chi tiết các tài khoản cấp hai: TK 3382, 3383, 3384, 3386). Ngoài ra, chương 1 hệ thống hóa 5 hình thức ghi sổ kế toán (Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ, Kế toán trên máy vi tính) và các bậc thuế thu nhập cá nhân theo biểu thuế lũy tiến từng phần.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Sofa Hưng Vương

Chương này đi sâu vào khảo sát thực tiễn tại Công ty TNHH Sofa Hưng Vương (thành lập ngày 05/08/2015, mã số thuế 3702386159, người đại diện pháp luật là Giám đốc Zhao Sheng). Lĩnh vực hoạt động chính gồm sản xuất đồ gỗ, giường, tủ, bàn, ghế, nệm ghế, salon da và bán buôn nội thất. Bộ máy quản trị được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Giám đốc và 5 phòng ban: Phòng Nhân sự, Phòng Kế toán, Phòng Thu mua, Phòng Nghiệp vụ (marketing), và Phòng Xuất nhập khẩu. Bộ máy kế toán áp dụng mô hình tập trung, gồm: Kế toán trưởng phụ trách chung, Kế toán tổng hợp, Kế toán lương, Kế toán thanh toán, Kế toán công nợ và Thủ quỹ.

Về chế độ kế toán áp dụng, công ty tuân thủ Thông tư 200/2014/TT-BTC, niên độ kế toán theo năm dương lịch (01/01 - 31/12), đơn vị tiền tệ ghi sổ là VNĐ, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên (giá xuất kho tính theo bình quân gia quyền), trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Hình thức ghi sổ kế toán được công ty lựa chọn là hình thức Chứng từ ghi sổ.

Tác giả đánh giá thực trạng tài chính qua bảng số liệu biến động tài sản và nguồn vốn giai đoạn 2021-2023:

Chỉ tiêu Năm 2021 (Đồng) Năm 2022 (Đồng) Năm 2023 (Đồng) Biến động 2022/2021 (%) Biến động 2023/2022 (%)
A. Tài sản ngắn hạn 18.562.000.000 76.662.000.000 115.031.000.000 +313,01 +50,05
B. Tài sản dài hạn 3.880.000.000 7.171.000.000 6.999.000.000 +84,82 -2,39
Tổng tài sản 22.442.000.000 83.833.000.000 122.030.000.000 +237,56 +45,57
C. Nợ phải trả 16.108.000.000 77.228.000.000 114.706.000.000 +379,44 +48,53
D. Vốn chủ sở hữu 5.352.000.000 6.605.000.000 6.900.000.000 +23,41 +4,47
Tổng nguồn vốn 22.442.000.000 83.833.000.000 122.030.000.000 +237,56 +45,57

Cơ cấu tài sản cho thấy tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng áp đảo (82,71% năm 2021 và tiếp tục duy trì mức cao các năm sau), phản ánh đặc thù vốn lưu động phục vụ dự trữ nguyên vật liệu sản xuất sofa và thành phẩm gỗ.

Khảo sát công tác kế toán tiền lương tháng 07/2024, tác giả mô tả chi tiết quy trình:

  • Chứng từ: Sử dụng Bảng chấm công hàng ngày, Bảng danh sách lương và các khoản phụ cấp cố định, Bảng lương tổng tháng 07/2024, Danh sách phát lương bằng tiền mặt, Danh sách phát lương bằng chuyển khoản, Danh sách trích nộp bảo hiểm, Phiếu thanh toán lương, Giấy đề nghị giải quyết chế độ ốm đau/thai sản và Tờ khai thuế TNCN.
  • Hình thức thanh toán: Kết hợp giữa chuyển khoản ngân hàng và thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt qua thủ quỹ.
  • Trình tự luân chuyển và ghi sổ: Cuối tháng, phòng nhân sự chuyển bảng chấm công sang kế toán lương; kế toán lương tính toán lương thời gian, các khoản phụ cấp và các khoản trích nộp (BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN); chuyển Kế toán trưởng kiểm tra và Giám đốc ký duyệt; kế toán lập Chứng từ ghi sổ, ghi Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, vào Sổ Cái TK 334, TK 338 và các sổ chi tiết liên quan.

Đánh giá thực trạng:

  • Ưu điểm: Bộ máy kế toán tổ chức gọn nhẹ, áp dụng quy trình kiểm soát chứng từ chặt chẽ; việc tính lương và chi trả cho người lao động cơ bản bảo đảm đúng thời hạn; thực hiện trích nộp bảo hiểm theo quy định.
  • Hạn chế: Việc quản lý lao động còn phân tán; việc kết hợp song song cả hai hình thức trả lương tiền mặt và chuyển khoản làm tăng khối lượng chứng từ thủ công; hạch toán một số khoản phụ cấp và trích nộp bảo hiểm chưa thực sự tối ưu hóa trên phần mềm chuyên dùng mà vẫn dựa nhiều vào bảng tính mẫu biểu thủ công.

Chương 3: Định hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty TNHH Sofa Hưng Vương

Dựa trên những tồn tại ghi nhận tại Chương 2, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp:

  1. Về quản lý người lao động: Tăng cường số hóa dữ liệu hồ sơ nhân sự, chuẩn hóa quy chế theo dõi ngày công thực tế và giám sát thời gian lao động tại các xưởng sản xuất nệm và gia công gỗ.
  2. Về công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ gốc, chuẩn hóa các bút toán phân bổ chi phí nhân công theo từng bộ phận sản xuất (TK 622) và quản lý (TK 642) để phản ánh đúng giá thành sản phẩm.
  3. Về hình thức thanh toán lương: Đẩy mạnh chuyển đổi 100% việc chi trả lương qua tài khoản ngân hàng nhằm giảm thiểu rủi ro bảo quản tiền mặt tại quỹ và tinh gọn thủ tục ký nhận tiền mặt.
  4. Về chế độ khen thưởng: Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc rõ ràng, gắn tiền thưởng với năng suất lao động và tỷ lệ sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng.
  5. Về các khoản phụ cấp và chế độ bảo hiểm xã hội: Rà soát việc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội đầy đủ cho toàn bộ lao động đủ điều kiện, thiết lập quy trình giải quyết chế độ ốm đau, thai sản nhanh chóng thông qua cổng giao dịch điện tử của cơ quan BHXH.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và phản ánh bức tranh tài chính cùng thực trạng kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Sofa Hưng Vương thông qua chuỗi dữ liệu thực tế:

  • Phản ánh sự tăng trưởng nhanh về quy mô tài sản của doanh nghiệp từ mức 22,442 tỷ đồng (năm 2021) lên 83,833 tỷ đồng (năm 2022, tăng 237,56%) và đạt 122,030 tỷ đồng (năm 2023, tăng 45,57% so với năm 2022).
  • Thống kê chi tiết cơ cấu nguồn vốn với nợ phải trả tăng tương ứng phục vụ nhu cầu mở rộng quy mô sản xuất (tăng 379,44% năm 2022 và tăng 48,53% năm 2023).
  • Phản ánh đầy đủ cơ chế trích lập các khoản theo lương 32% (trong đó 21,5% hạch toán vào chi phí doanh nghiệp và 10,5% khấu trừ vào tiền lương người lao động) áp dụng cho hồ sơ lương tháng 07/2024.
  • Minh họa quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ trên hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp (Thông tư 200/2014/TT-BTC) đối với các nghiệp vụ chi trả lương, tạm ứng, thanh toán chế độ bảo hiểm ốm đau, thai sản và khấu trừ thuế TNCN.

Các giải pháp tác giả đưa ra tập trung giải quyết trực tiếp các điểm nghẽn tại doanh nghiệp khảo sát, đặc biệt là kiến nghị điện tử hóa 100% thanh toán lương và chuẩn hóa quy trình phân bổ chi phí nhân công trực tiếp vào giá thành. Về mặt học thuật, đề tài đóng góp một nghiên cứu tình huống cụ thể về tổ chức hạch toán tiền lương trong phân khúc doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành sản xuất nội thất gỗ - nệm.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn một số hạn chế nhất định do phạm vi tiếp cận thực tế:

  • Về phạm vi dữ liệu: Số liệu khảo sát chuyên sâu về bảng lương, chứng từ chi trả và trích nộp bảo hiểm chỉ mới tập trung trong phạm vi một kỳ kế toán là tháng 07/2024, chưa phản ánh được sự biến động của quỹ lương theo tính chu kỳ mùa vụ trong cả năm của ngành sản xuất nội thất.
  • Về tính khái quát: Đề tài là nghiên cứu điển cứu tại một doanh nghiệp tư nhân cụ thể (Công ty TNHH Sofa Hưng Vương), do đó các kết luận và giải pháp mang tính đặc thù nội bộ, chưa so sánh đối chiếu với các mô hình kế toán quản trị tiền lương tại các doanh nghiệp cùng ngành.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát dữ liệu tiền lương trong chuỗi thời gian dài hơn (từ 12 đến 24 tháng liên tục), đồng thời nghiên cứu sâu hơn về việc ứng dụng hệ thống phần mềm ERP hoặc giải pháp kế toán số hóa để thay thế cho hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ thủ công.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Quản trị nhân lực: Cung cấp tài liệu tham khảo thực tế về phương pháp trình bày một khóa luận tốt nghiệp ngành kế toán doanh nghiệp; minh họa rõ ràng cách lập bảng biểu phân tích tài chính giai đoạn 3 năm và phương pháp hạch toán tiền lương theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ, cơ khí, may mặc: Tham khảo quy trình tổ chức chứng từ từ khâu chấm công, tính thưởng, trừ bảo hiểm, khấu trừ thuế TNCN đến khâu lập chứng từ ghi sổ và vào Sổ Cái.
  • Phần đáng tham khảo nhất của bài khóa luận là hệ thống danh mục chứng từ, biểu mẫu thực tế được thu thập tại doanh nghiệp (bảng chấm công, bảng thanh toán tiền mặt, bảng chuyển khoản ngân hàng và biểu mẫu đề nghị hưởng chế độ BHXH ốm đau, thai sản tháng 07/2024).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Sofa Hưng Vương áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán nào?
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, sử dụng niên độ kế toán từ ngày 01/01 đến 31/12, đơn vị tiền tệ là VNĐ và tổ chức ghi chép kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ.

2. Tỷ lệ trích các khoản theo lương tại doanh nghiệp được quy định và phân bổ như thế nào?
Tổng tỷ lệ trích nộp là 32% trên quỹ lương đóng bảo hiểm, trong đó doanh nghiệp chịu 21,5% (BHXH: 17,5%, BHYT: 3%, BHTN: 1%, KPCĐ: 2%) tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn người lao động chịu 10,5% (BHXH: 8%, BHYT: 1,5%, BHTN: 1%) khấu trừ trực tiếp vào thu nhập hàng tháng.

3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty gồm những bộ phận nào?
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, đứng đầu là Kế toán trưởng, phụ trách các nhân viên chuyên trách gồm: Kế toán tổng hợp, Kế toán lương, Kế toán thanh toán, Kế toán công nợ và vị trí Thủ quỹ.

4. Dữ liệu kế toán tiền lương trong khóa luận được tác giả thu thập trong khoảng thời gian nào?
Dữ liệu tổng quát về tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh được phân tích trong giai đoạn 3 năm từ 2021 đến 2023. Trong khi đó, các số liệu chi tiết về bảng chấm công, bảng thanh toán lương, danh sách đóng bảo hiểm và chứng từ hạch toán được khảo sát chuyên sâu vào tháng 07/2024.

5. Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh chính của đơn vị khảo sát là gì?
Công ty TNHH Sofa Hưng Vương hoạt động trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm từ gỗ, tre, nứa, vật liệu đan lát; sản xuất giường, tủ, bàn, ghế; gia công đồ gỗ mỹ nghệ; sản xuất nệm ghế, lưng ghế, salon, nệm giường bằng vải, da và bán buôn sản phẩm nội thất.

Kết luận

Khóa luận của sinh viên Cao Thùy Linh đã phản ánh hệ thống cơ sở lý luận về kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC cùng các luật thuế, bảo hiểm hiện hành. Nghiên cứu cung cấp bức tranh cụ thể về tổ chức bộ máy, thực trạng hạch toán chi phí nhân công và quy trình luân chuyển chứng từ ghi sổ tại Công ty TNHH Sofa Hưng Vương qua số liệu tháng 07/2024. Những phát hiện và đề xuất trong khóa luận góp phần định hướng cho doanh nghiệp trong việc hoàn thiện quản lý quỹ lương và chuyển đổi số hóa phương thức thanh toán.