CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái quát chung về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp 1. Nguồn gốc và bản chất của tiền lương Lao động là hoạt động chân tay và trí óc của con người trong qúa trình sản xuất, người lao động sử dụng sức lao động và tác động và đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất nhằm thoả mãn, đáp ứng nhu cầu sinh hoạt của con người. Nói cách khác trong mọi chế độ xã hội dù là xã hội giản đơn thì việc sản xuất ra của cải vật chất hay thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh đến khi tách khỏi lao động của con người, lao động là điều kiện đầu tiên cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của con người, là yếu tố cơ bản quyết định trong quá trình sản xuất để cho quá trình sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên, liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động.
Người lao động phải có vật phẩm dùng để tái sản xuất sức lao động, vì vậy họ tham gia lao động sản xuất ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả thù lao cho họ. Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần thì thù lao lao động được biểu hiện bằng thước đo giá trị gọi là tiền lương. Nh vậy, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc mà người lao động cống hiến cho doanh nghiệp. 4 Chuyên đề tốt nghiệp Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố tích cực thúc đẩy tăng năng suất lao động.
Hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động 1. Hạch toán số lượng lao động Chỉ tiêu số lượng lao động của doanh nghiệp phải được phản ánh trên sổ sách lao động của doanh nghiệp do phòng tổ chức lao động tiền lương lập. Căn cứ vào sổ lao động hiện có của bao gồm cả số lao động tạm thời, lao động trực tiếp, gián tiếp và lao động thuộc lĩnh vực khác ngoài sản xuất. Sổ sách lao động không chỉ tập trung cho toàn doanh nghiệp mà còn được lập riêng cho từng bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp nhằm thường xuyên nắm chắc được số lượng hiện có của từng đơn vị.
Cơ sở để ghi sổ sách lao động là các quyết định về tuyển dụng lao động ,thuyên chuyển công tác ,nâng bậc ,thôi việc. Các quyết định trên đại bộ phận do phòng tổ chức lao động tiền lương lập mỗi khi tuyển dụng ,thội việc ,thuyên chuyển công tác ,nâng bậc .Mỗi biến động đều phải ghi chép đầy đủ ,kịp thời vào sổ sách lao động để làm căn cứ cho việc tính lương phải trả cho người lao động kịp thời 1.2 Hạch toán thời gian lao động Hạch toán thời gian phải đảm bảo ghi chép phản ánh kịp thời chính xác số ngày công giờ công làm viêc thực tế hoặc người sản xuất,nghỉ việc của từng người lao động ,từng đơn vị sản xuất từng phòng ban trong doanh nghiệp Hạch toán sử dụng thời gian lao độngnó có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động ,làm căn cứ tính lương, thưởng chính xác cho ngươì lao động 5 Chuyên đề tốt nghiệp Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hoạt động thời gian lao động trong các doanh nghiệp là bảng chấm công “Mẫu 01-LDTL chế độ chứng từ kế toán “một thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc vắng mặt của từng người lao động đều phải ghi chép hằng ngày vào bảng chấm côn .Bảng chấm công phải được lập riêng cho từng bộ phận (tổ sản xuất, phòng ban )và dùng trong một tháng danh sách người lao động ghi trong bảng chấm công phải đúng khớp với danh sách ghi trong sổ danh sách lao động của từng bộ phận.Tổ trưởng sản xuất hoặc trưởng phó phòng ban là người trực tiếp ghi bản chấm công căn cứ vào số lường lao động có mặt đầu ngày làm việc của đơn vị mình, Bảng chấm cong phải để ở địa điểm công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của mỗi người. Bảng chấm công là căn cứ để tính lương, thưởng và tổng hợp thời gian lao động sử dụng trong doanh nghiệp ở mỗi bộ phận Đối với các trường hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ nguyên nhân gì đều phải được phản ánh vào trong biên bản ngừng việc. Trong đó ghi rõ thời gian ngừng việc thực tế của mỗi người có mặt, nguyên nhân xảy ra ngừng việc và chịu trách nhiệm để làm căn cứ tính lương và các thiệt hại xảy ra Đối với các trường hợp nghỉ việc ốm đau, tai nạn lao động,thai sản .đều phải có chứng từ nghỉ việc do cơ quan có thẩm quyền cấp nh (ytế, hội đồng ykhoa, ) và được ghi vào bảng chấm công theo ký hiệu quy định 1.Hạch toán kết quả lao động Đi đôi với số lượng và thời gian lao động,việc hạch toán kết quả lao động là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý và hạch toán lao động trong các doanh nghiệp sản xuất.
Hạch toán kết quả lao động phải đảm bảo phản ánh chính xác số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc khối lượng và chất lượng công việc hoàn thành của từng cá nhân, từng bộ phận làm căn cứ tính lương, trả lương và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế,tính toán 6 Chuyên đề tốt nghiệp xác định năng suất lao động và kế hoạch sản xuất,kiểm tra tình hình định mức lao động của từng người,từng bộ phận và của cả doanh nghiệp Để hạch toán kết quả lao động trong các doanh nghiệp kế toán sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau,tuỳ vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Mặc dù sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhưng chứng từ này đều bao gồm các nội dung cần thiết, tên công nhân, tên công việc hoặc sản phẩm,thời gian lao động,số lượng hoàn thành,sản phẩm nghiệm thu,kỳ hạn và chất lượng công việc hoàn thành. Các chứng từ ban đầu đều được sử dụng phổ biến để hạch toán kết quả lao động là phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành,(Mẫu số 06-LDTL chế độ chứng từ kế toán ),hợp đòng giao khoán (Mẫu số 08-LĐtiền lương chế độ chứng từ kế toán ).Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động Phiieú này do người giao việc lập và phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc,người nhận việc, người kiểm tra chất lượng sản phẩm và người duyệt. Sau đó chứng từ này được chuyển cho nhân viên hạch toán phân xưởng để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị,rồi chuyển về phòng lao động tiền lương xác nhận,cuối cùng chuyển về phòng kế toán của xí nghiệp để làm căn cứ tính lương,thưởng (hình thức trả lương theo sản phẩm ) Trong trường hợp giao khoán công việc thì chứng từ ban đầu là hợp đồng giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc ,thời gian làm việc trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thợc hiện công việc đó Chứng từ này là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán Trong trường hợp để kiểm tra, nghiệm thu phát hiện thấy sản phẩm bị hỏng cán bộ kiểm tra chất lượng phải cùng với người phụ trách bộ phận lập phiếu báo hỏng để làm căn cứ lập biên bản xử lý 1.
Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp 7 Chuyên đề tốt nghiệp Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, hạch toán chi phí nhân công là một bộ phận công việc phức tạp trong việc hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh bởi các hình thức trả lương thường không thống nhất, chi phí nhân công sản xuất có thể được trả theo thời gian làm việc (giờ, ngày, tuần ,tháng )hoặc khối lượng hoàn thành công việc,kết hợp với chế độ phụ cấp tiền thưởng,lương ngoài giờ.Trong chi phí nhân công có bộ phận thuộc chi phí trực tiếp sản xuất,có bộ phận thuộc chi phí gián tiếp, có loại thuộc biến phí, có loại thuộc định phí. Việc thực hiện các hình thức trả lương trong doanh nghiệp nhằm quản lý quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động,kết hợp chặt chẽ giữa lợi Ých chung của xã hội với lợi Ých của doanh nghiệp và người lao động.Việc tính và chi trả chi phí nhân công có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau,tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất và kinh doanh tính chất công việc và hình thức quản lý Trên thực tế các doanh nghiệp thường áp dụng các hình thức trả lương sau Hình thức trả lương theo thời gian Hình thức trả lương theo sản phẩm 1.Quỹ tiền lương và thành phần của quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của doanh nghiệp trả cho tất cả các hoạt động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng, Thành phần của quỹ tiền lương của doanh nghiệp bbao gồm các khoản chủ yếu là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc ( theo thời gian,theo sản phẩm ) tiền lương trả cho người lao động trong sản xuất như các khoản phụ cấp thường xuyên (phụ cấp khu vực ,phụ cấp trách nhiệm ,phụ cấp học nghề , phụ cấp làm thêm giờ) về hạch toán quỹ lương của doanh nghiệp chia làm hai loại. 8 Chuyên đề tốt nghiệp - Tiền lương chính là tiền lương tra cho người lao động trong những thời gian làm nhiệm vụ chính bao gồm tiền lương cấp bậc , các khoản phụ cấp thường xuyên và các khoản tiền thưởng trong sản xuất. - Tiền lương phụ là tiền lương trả cho người lao động trong những thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn dược hưởng lương theo chế độ quy định như thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, học tập.
tiền lương trong thời gian ngừng sản xuất. Việc phân chia quỹ lương của doanh nghiệp thành tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa nhất định trong công tác hạch toán phân bổ tiền lương theo đúng đối tượng và trong công tác phân tích chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm. Chế độ tiền lương và các hình thức trả lương trong doanh nghiệp. Trong các xã hội khác nhau, do sự khác nhau về chế độ sở hữu tư liệu sản xuất nên tính chất cuả lao động và tiền lương cũng khác nhau.