Hoàn thiện công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Quốc Toàn

Khóa luận kế toán và phân tích công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Quốc Toàn

• Tác giả: Võ Thị Bích Ngọc
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Đình Chiến
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Quốc Toàn
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán công nợ tại Công ty Quốc Toàn

Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Quốc Toàn hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thi công xây lắp và cung cấp vật tư thương mại. Đặc thù ngành nghề khiến chu kỳ vốn kéo dài và khối lượng chứng từ kế toán rất lớn. Công tác kế toán công nợ giữ vị trí trung tâm trong hệ thống quản lý tài chính doanh nghiệp. Bộ phận kế toán công nợ chịu trách nhiệm ghi chép chính xác các nghiệp vụ phát sinh với nhà cung cấp và khách hàng. Hệ thống kế toán phản ánh chi tiết các khoản phải thu và các khoản phải trả theo từng đối tượng cụ thể. Đơn vị áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính. Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán được thiết lập nhằm kiểm soát chặt chẽ nghĩa vụ tài chính. Kế toán viên đối chiếu số liệu định kỳ giữa sổ phụ ngân hàng, hóa đơn bán hàng và biên bản nghiệm thu công trình. Việc phân loại công nợ theo thời hạn giúp ban giám đốc nắm bắt cơ cấu nguồn vốn. Đồng thời, doanh nghiệp dự báo được nhu cầu dòng tiền cho các dự án xây dựng tiếp theo. Quản trị tốt các khoản nợ hỗ trợ duy trì uy tín thương mại và mối quan hệ bền vững với các đối tác cung ứng.

1.1. Vai trò của kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ cung cấp cơ sở dữ liệu xác thực phục vụ kiểm soát tài sản và nguồn vốn. Nhân viên theo dõi từng hợp đồng kinh tế và tiến độ nghiệm thu thực tế của từng công trình. Mọi khoản phát sinh đều được đối chiếu chặt chẽ với biên bản giao nhận và hóa đơn thương mại hợp lệ. Thông tin công nợ minh bạch giúp ban lãnh đạo nắm rõ thực trạng thanh toán tại từng thời điểm. Doanh nghiệp hạn chế tối đa nguy cơ thất thoát tài sản và giảm thiểu sai lệch số liệu kế toán. Sự minh bạch tài chính này cũng gia tăng điểm tín nhiệm với các tổ chức tín dụng và đối tác liên kết. Do đó, vị trí kế toán công nợ đóng vai trò quyết định trong việc vận hành ổn định dòng tiền doanh nghiệp.

1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị

Phòng kế toán tại công ty hoạt động dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Bộ máy kế toán gồm các phần hành chuyên trách: kế toán thuế, kế toán công nợ, kế toán vật tư, kế toán lương và kế toán thanh toán. Mỗi vị trí đảm nhận nhiệm vụ riêng biệt nhưng có sự phối hợp nhịp nhàng. Kế toán công nợ thu thập chứng từ từ các tổ đội thi công và kỹ thuật hiện trường. Dữ liệu sau đó chuyển về bộ phận thanh toán để xử lý giao dịch. Quy trình làm việc liên hoàn bảo đảm tính thống nhất và kịp thời cho toàn bộ hệ thống tài chính doanh nghiệp.

II. Thực trạng phân tích tình hình công nợ tại Công ty Quốc Toàn

Phân tích tình hình công nợ phản ánh thực trạng tài chính khách quan của công ty qua các năm hoạt động. Khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản ngắn hạn do đặc thù thi công nghiệm thu theo từng giai đoạn. Nhiều chủ đầu tư chậm trễ thanh toán khối lượng xây dựng hoàn thành, gây áp lực trực tiếp lên ngân quỹ. Trong khi đó, các khoản phải trả người bán gia tăng khi doanh nghiệp đẩy mạnh mua sắm nguyên vật liệu phục vụ công trình. Hệ số nợ phải thu trên nợ phải trả thể hiện rõ rủi ro phụ thuộc vào nguồn vốn bên ngoài. Tốc độ luân chuyển khoản phải thu có xu hướng kéo dài qua từng chu kỳ kinh doanh. Tình trạng này khiến vòng quay vốn lưu động suy giảm, làm tăng chi phí lãi vay ngân hàng. Kế toán chưa phân loại triệt để nhóm nợ quá hạn và nợ có khả năng mất vốn. Quy trình đôn đốc thu hồi nợ còn thiếu tính chế tài mạnh mẽ đối với các đối tác chây ỳ. Doanh nghiệp cần nhận diện chính xác các nguyên nhân cốt lõi nhằm đưa ra giải pháp xử lý dứt điểm rủi ro thanh khoản.

2.1. Phân tích các khoản nợ phải thu khách hàng

Nợ phải thu khách hàng phát sinh chủ yếu từ các gói thầu thi công xây lắp và hợp đồng cung ứng vật liệu. Kế toán ghi nhận số dư nợ dựa trên khối lượng công việc được chủ đầu tư nghiệm thu. Tuy nhiên, thời gian thu hồi tiền thường bị kéo dài do thủ tục thanh quyết toán phức tạp. Một số công trình hoàn tất bàn giao nhưng vẫn tồn đọng khoản giữ bảo hành chưa quyết toán. Việc phân tích tuổi nợ chưa được thực hiện thường xuyên trên hệ thống sổ sách. Tình trạng chiếm dụng vốn từ đối tác làm giảm khả năng thanh toán các chi phí vận hành cấp bách của doanh nghiệp.

2.2. Đánh giá thực trạng nợ phải trả nhà cung cấp

Các khoản nợ phải trả người bán chủ yếu liên quan đến việc mua sắt, thép, xi măng và cấu kiện thi công. Doanh nghiệp tận dụng tối đa chính sách tín dụng thương mại từ nhà phân phối nhằm tài trợ cho hoạt động dự án. Mặc dù giúp giải tỏa áp lực tiền mặt ngắn hạn, tỷ lệ nợ vay và nợ người bán quá cao tiềm ẩn nhiều rủi ro. Khi các khoản phải thu không về kịp tiến độ, công ty gặp khó khăn trong việc thanh toán đúng hạn. Uy tín thương mại của doanh nghiệp bị ảnh hưởng tiêu cực nếu chậm trả kéo dài. Nhà cung cấp có thể siết chặt chính sách chiết khấu và giảm hạn mức tín dụng.

III. Giải pháp nâng cao quản lý công nợ tại Công ty Quốc Toàn

Để khắc phục hạn chế, doanh nghiệp cần thiết lập quy chế quản lý công nợ khoa học và đồng bộ. Trước hết, ban giám đốc cần hoàn thiện chính sách bán hàng và phân loại khách hàng dựa trên lịch sử thanh toán. Doanh nghiệp cần xác định rõ hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán cụ thể cho từng đối tác. Kế toán công nợ phải ứng dụng phần mềm quản lý hiện đại để tự động cảnh báo các khoản nợ đến hạn. Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cần thực hiện nghiêm túc theo thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính. Doanh nghiệp nên đàm phán kéo dài thời gian thanh toán với nhà cung ứng lớn nhằm cân bằng dòng tiền. Bên cạnh đó, các điều khoản thưởng phạt chậm thanh toán cần được đưa vào hợp đồng kinh tế một cách chặt chẽ. Đội ngũ thu hồi nợ phải chủ động bám sát các đơn vị chủ đầu tư ngay sau khi ký biên bản nghiệm thu. Sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh, tổ kỹ thuật và bộ phận kế toán là chìa khóa then chốt giúp tối ưu hóa hiệu quả thu hồi công nợ.

3.1. Ứng dụng công nghệ trong theo dõi công nợ

Doanh nghiệp cần số hóa toàn diện quy trình hạch toán và theo dõi công nợ thông qua phần mềm chuyên dụng. Hệ thống tự động cập nhật nhật ký chứng từ và đối chiếu số dư tức thời. Kế toán dễ dàng truy xuất báo cáo tuổi nợ theo từng công trình và từng khách hàng cụ thể. Tính năng gửi email thông báo tự động hỗ trợ nhắc nợ chuyên nghiệp và văn minh. Việc áp dụng công nghệ giúp giảm thiểu tối đa sai sót thủ công trong quá trình nhập liệu. Ban lãnh đạo có thể theo dõi biến động dòng tiền theo thời gian thực để ra quyết định tài chính chuẩn xác.

3.2. Hoàn thiện chính sách tín dụng thương mại

Công ty cần xây dựng thang điểm đánh giá uy tín tín dụng độc lập cho từng khách hàng trước khi ký hợp đồng. Khách hàng có lịch sử trả nợ tốt được hưởng chiết khấu thanh toán sớm. Đối với những khách hàng có lịch sử chậm trễ, công ty yêu cầu mức tạm ứng cao hơn. Doanh nghiệp áp dụng điều khoản cam kết bảo lãnh thanh toán qua ngân hàng đối với các dự án lớn. Đồng thời, công ty đàm phán thời hạn nợ luân chuyển linh hoạt với các nhà cung cấp vật tư chính. Chính sách cân đối này giảm thiểu rủi ro tồn đọng nợ xấu và bảo toàn vốn lưu động.

IV. Đánh giá ứng dụng công tác công nợ tại Công ty Quốc Toàn

Hoàn thiện công tác kế toán và phân tích công nợ mang lại giá trị thực tiễn to lớn cho sự phát triển lâu dài của công ty. Quy trình hạch toán minh bạch giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các dòng tiền ra vào trong từng chu kỳ hoạt động. Ban lãnh đạo có được bức tranh tài chính toàn diện để hoạch định chiến lược kinh doanh và đấu thầu hiệu quả. Khi công nợ được quản lý chặt chẽ, tình trạng đọng vốn tại các công trình thi công giảm đi rõ rệt. Doanh nghiệp chủ động được nguồn vốn lưu động để thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp và người lao động. Khả năng độc lập tài chính gia tăng giúp giảm sự lệ thuộc vào các khoản vay ngân hàng ngắn hạn đắt đỏ. Kết quả phân tích công nợ còn cung cấp cơ sở dữ liệu quan trọng cho các đợt kiểm toán độc lập và quyết toán thuế. Ứng dụng đồng bộ các giải pháp quản lý công nợ tạo nền tảng vững chắc cho quá trình mở rộng quy mô kinh doanh. Doanh nghiệp duy trì được tốc độ tăng trưởng ổn định và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường xây dựng.

4.1. Hiệu quả cải thiện tính thanh khoản vốn

Việc thu hồi nợ kịp thời giúp công ty giải phóng lượng tiền mặt lớn đang bị ứ đọng tại các đối tác. Vòng quay khoản phải thu được rút ngắn, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của toàn bộ vốn lưu động. Doanh nghiệp luôn duy trì sẵn sàng dự trữ thanh toán cho các chi phí phát sinh bất ngờ. Tình trạng mất cân đối thu chi giữa các tháng cao điểm xây dựng được giải quyết triệt để. Chi phí tài chính giảm sút do công ty không phải vay thấu chi để bù đắp thâm hụt tiền mặt. Tính thanh khoản cải thiện trực tiếp nâng cao sức mạnh tài chính tổng thể của đơn vị.

4.2. Tác động tích cực đến uy tín thương hiệu

Quản lý công nợ bài bản khẳng định tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt đối tác và nhà đầu tư. Khi công ty thực hiện nghĩa vụ thanh toán đúng hẹn, nhà cung cấp sẵn sàng dành cho đơn vị mức giá ưu đãi. Các chủ đầu tư đánh giá cao những nhà thầu có năng lực tài chính minh bạch và lành mạnh. Hồ sơ năng lực của công ty trở nên vượt trội khi tham gia các gói thầu xây dựng quy mô lớn. Việc duy trì uy tín thanh toán giúp doanh nghiệp xây dựng mạng lưới đối tác chiến lược bền vững, tạo tiền đề bứt phá doanh thu trong tương lai.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, thương mại và phân phối vật tư kỹ thuật thường xuyên đối mặt với khối lượng giao dịch mua bán chịu lớn và phức tạp. Đặc thù này khiến công tác quản trị tài chính, đặc biệt là hạch toán và kiểm soát công nợ, trở thành khâu trọng yếu quyết định sự ổn định của dòng tiền và an toàn thanh khoản.

Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Quốc Toàn (địa chỉ tại 103 Ngự Bình, phường An Cựu, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế) là đơn vị có hơn một thập kỷ hoạt động trong ngành thương mại vật liệu xây dựng và thi công xây lắp. Mặc dù công ty đã xây dựng quy trình kế toán, thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế và định kỳ đối chiếu công nợ, số liệu báo cáo tài chính giai đoạn 2021–2023 phản ánh một số tồn tại đáng kể:

• Quy mô các khoản nợ phải thu duy trì ở mức cao, dẫn đến tình trạng vốn lưu động bị ứ đọng lớn ở khâu khách hàng nợ, gây sức ép nặng nề lên dòng tiền phục vụ sản xuất kinh doanh.
• Các khoản nợ phải trả có xu hướng giảm, thể hiện nỗ lực trả nợ ngắn hạn nhưng đồng thời làm gia tăng sự mất cân đối giữa nghĩa vụ phải trả và quyền đòi nợ phải thu.
• Hệ số khả năng thanh toán tức thời suy giảm qua các năm, cho thấy doanh nghiệp gặp khó khăn nhất định về nguồn tiền mặt sẵn sàng chi trả các khoản nợ đến hạn.

Nhằm giải quyết các điểm nghẽn thực tiễn trên, tác giả Võ Thị Bích Ngọc đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Kế toán với các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu sau:

Mục tiêu chung: Đánh giá thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Quốc Toàn để nhận diện các vấn đề tồn tại trong quản lý công nợ, đề xuất giải pháp cải thiện và hỗ trợ ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.

Mục tiêu cụ thể:

1. Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ trong doanh nghiệp.
2. Đánh giá thực trạng kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Quốc Toàn.
3. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao công tác kế toán công nợ và tình hình công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Quốc Toàn.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Nội dung, phương pháp, đặc điểm công tác kế toán công nợ các khoản phải thu khách hàng, thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ, các khoản phải trả người bán, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước; phương pháp và chỉ tiêu phân tích tình hình công nợ tại đơn vị.
• Phạm vi nội dung: Do thời gian thực tập trùng thời điểm tổng hợp báo cáo tài chính cuối năm, nghiên cứu tập trung chuyên sâu vào kế toán Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng), Tài khoản 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán), Tài khoản 333 (trọng tâm là Tài khoản 3331 - Thuế GTGT phải nộp Nhà nước) và hệ thống chỉ số tài chính đánh giá công nợ, thanh toán.
• Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Quốc Toàn.
• Phạm vi thời gian: Thời gian thực tập từ ngày 16/09/2024 đến 22/12/2024. Số liệu về tình hình lao động, tài sản, nguồn vốn và các chỉ tiêu phân tích công nợ được thu thập trong 3 năm từ 2021 đến 2023. Các nghiệp vụ kinh tế và chứng từ hạch toán minh họa phát sinh trong năm 2024.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập hệ thống lý luận dựa trên các quy định pháp lý, chế độ kế toán hiện hành và các công trình học thuật tiêu biểu về kế toán tài chính tại Việt Nam:

Khung pháp lý và cơ sở lý thuyết:

• Chuẩn mực kế toán: Chuẩn mực Kế toán chung VAS 01 (ban hành năm 2002) về định nghĩa nợ phải trả, nghĩa vụ hiện tại phát sinh từ giao dịch quá khứ.
• Văn bản chế độ: Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ Kế toán Doanh nghiệp, cụ thể: Điều 18 (Tài khoản 131), Điều 19 (Tài khoản 133), Điều 51 (Tài khoản 331) và Điều 52 (Tài khoản 333).
• Tài liệu tham khảo học thuật: Khái niệm và nguyên tắc hạch toán nợ phải thu, phải trả theo nghiên cứu của Nguyễn Tấn Bình (2011), Võ Văn Nhị (2010), Ngô Thế Chi & Trương Thị Thủy (2013), Nguyễn Anh Hiền (2014); lý thuyết phân tích công nợ của Phạm Văn Công (2011).

Hệ thống công thức phân tích công nợ tác giả vận dụng:

1. Tỷ lệ các khoản phải thu so với khoản phải trả (% hoặc lần) = (Tổng các khoản phải thu / Tổng các khoản phải trả) × 100%
2. Hệ số vòng quay các khoản phải thu (vòng) = Doanh thu thuần / Các khoản phải thu bình quân
3. Kỳ thu tiền bình quân (ngày) = 360 / Hệ số vòng quay các khoản phải thu
4. Hệ số vòng quay các khoản phải trả (vòng) = (Giá vốn hàng bán + Tăng giảm HTK) / Các khoản phải trả bình quân
5. Thời gian quay vòng các khoản phải trả (ngày) = 360 / Hệ số vòng quay các khoản phải trả
6. Hệ số nợ (lần) = Nợ phải trả / Tổng tài sản
7. Hệ số tự tài trợ (lần) = Vốn chủ sở hữu / Tổng tài sản
8. Hệ số khả năng thanh toán hiện hành (lần) = Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn
9. Hệ số khả năng thanh toán nhanh (lần) = (Tài sản ngắn hạn - Hàng tồn kho) / Nợ ngắn hạn
10. Hệ số khả năng thanh toán tức thời (lần) = Tiền và các khoản tương đương tiền / Nợ ngắn hạn

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

• Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập tài liệu thứ cấp (báo cáo tài chính 2021–2023, hệ thống sổ cái, sổ chi tiết, hóa đơn, bảng kê) và tài liệu sơ cấp qua phương pháp quan sát trực tiếp luân chuyển chứng từ tại phòng kế toán, kết hợp phỏng vấn sâu nhân viên kế toán.
• Phương pháp xử lý số liệu: Phương pháp so sánh (tuyệt đối, tương đối), phương pháp thống kê mô tả nhằm đánh giá quy mô, tốc độ luân chuyển và xu hướng biến động của các chỉ tiêu tài chính.
• Phương pháp kế toán chuyên ngành: Phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp ghi sổ kép (hạch toán đối ứng) và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về bản chất kinh tế của công nợ, bao gồm nợ phải thu (quyền sở hữu tài sản ngắn hạn phát sinh khi bán hàng trả chậm) và nợ phải trả (nghĩa vụ tài chính phát sinh khi mua hàng nhận dịch vụ chưa thanh toán). Tác giả làm rõ vai trò, vị trí của kế toán công nợ trong kiểm soát rủi ro tín dụng và luân chuyển vốn.

Nội dung chương trình bày chi tiết kết cấu tài khoản và nguyên tắc hạch toán kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

• Tài khoản 131: Theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, từng lần thanh toán, kỳ hạn (trên 12 tháng hoặc dưới 12 tháng) và phân loại nợ thu hồi đúng hạn, nợ khó đòi, nợ không thể thu hồi.
• Tài khoản 133 (1331, 1332): Ghi nhận thuế GTGT đầu vào hợp pháp được khấu trừ, quy tắc phân tách thuế đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ.
• Tài khoản 331: Theo dõi chi tiết nhà cung cấp, nhà thầu xây dựng, việc ghi nhận tỷ giá giao dịch thực tế đích danh khi có ứng trước ngoại tệ.
• Tài khoản 333 (3331): Hạch toán nghĩa vụ thuế với Nhà nước theo phương pháp khấu trừ trực tiếp hoặc ghi giảm trừ doanh thu.

Phần cuối chương thiết lập khung 10 chỉ số tài chính phục vụ đánh giá năng lực thanh toán, khả năng tự chủ tài chính và hiệu suất luân chuyển vốn công nợ của doanh nghiệp.

Chương 2: Kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Quốc Toàn

Chương 2 cung cấp bức tranh toàn diện về tổ chức hoạt động và thực tiễn nghiệp vụ tại doanh nghiệp:

• Đặc điểm tổ chức và bộ máy quản trị: Tiền thân là Xí nghiệp Xây dựng Quốc Toàn thành lập năm 2003, chuyển đổi thành Công ty Cổ phần năm 2006. Bộ máy quản trị vận hành theo mô hình: Đại hội đồng cổ đông → Hội đồng quản trị → Ban kiểm soát → Giám đốc điều hành → Các phòng ban (Phòng Kế toán - Tài chính, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kế hoạch, Ban chỉ huy công trình).
• Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán tập trung gồm 6 nhân sự: Kế toán trưởng (bà Nguyễn Thị Bạch Hảo phụ trách điều hành chung), Kế toán Thuế, Kế toán công nợ, Kế toán Vật tư, Kế toán lương và Kế toán thanh toán. Đơn vị ứng dụng phần mềm kế toán MISA để xử lý chứng từ và kết xuất sổ sách.

Nội dung kế toán công nợ	Tài khoản sử dụng	Chứng từ hạch toán căn bản	Sổ kế toán theo dõi (phần mềm MISA)
Phải thu khách hàng	TK 131 (chi tiết người mua)	Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo Có, Biên bản đối chiếu công nợ	Sổ cái TK 131, Sổ chi tiết TK 131 (Quý 2/2024), Sổ chi tiết bán hàng
Thuế GTGT được khấu trừ	TK 133, 1331	Hóa đơn GTGT đầu vào, Bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào, Giấy nộp tiền	Sổ cái TK 1331, Sổ chi tiết TK 1331 (Quý 2/2024), Sổ theo dõi thuế GTGT
Phải trả người bán	TK 331 (chi tiết nhà cung ứng)	Hóa đơn mua hàng, Phiếu nhập kho, Giấy báo Nợ, Phiếu chi, Séc chuyển khoản, Biên bản thanh lý	Sổ cái TK 331 (Quý 3, Quý 4/2024), Sổ chi tiết TK 331, Sổ thanh toán người bán
Thuế & nộp Nhà nước	TK 333, chi tiết TK 3331	Tờ khai thuế GTGT định kỳ, Giấy nộp tiền vào NSNN, Chứng từ ngân hàng	Sổ cái TK 3331 (Quý 2/2024), Sổ chi tiết TK 3331

• Thực trạng phân tích tài chính và công nợ giai đoạn 2021–2023:
  • Quy mô tài sản và nguồn vốn có sự chuyển biến; tuy nhiên, nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản ngắn hạn.
  • Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả duy trì ở mức cao, chứng minh vốn của công ty đang bị các đối tác chiếm dụng nhiều hơn vốn doanh nghiệp chiếm dụng của nhà cung cấp.
  • Vòng quay các khoản phải thu và kỳ thu tiền bình quân phản ánh tốc độ chuyển đổi thành tiền mặt của doanh nghiệp bị chậm lại.
  • Về chỉ tiêu thanh khoản, hệ số khả năng thanh toán hiện hành và hệ số thanh toán nhanh đáp ứng mức tối thiểu, nhưng hệ số thanh toán tức thời giảm xuống mức thấp, phản ánh áp lực lớn đối với lượng tiền và tương đương tiền dự trữ để chi trả nợ ngắn hạn.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Quốc Toàn

Trên cơ sở đối chiếu lý thuyết với thực tế hạch toán, chương này đưa ra các nhận định đánh giá:

• Về công tác kế toán: Công ty đã chuẩn hóa hệ thống chứng từ ban đầu, sử dụng hiệu quả phần mềm kế toán MISA giúp giảm thiểu sai sót thủ công và hỗ trợ lập báo cáo nhanh chóng. Tuy nhiên, việc phân loại nợ phải thu theo độ tuổi nợ chưa được thực hiện triệt để; công tác đối chiếu công nợ cuối kỳ đôi khi còn chậm trễ do vướng mắc thủ tục nghiệm thu các khối lượng công trình xây lắp.
• Về quản lý công nợ: Chính sách cấp tín dụng thương mại cho khách hàng còn lỏng lẻo, chưa có quy định giới hạn mức nợ tối đa cho từng nhóm đối tác; biện pháp đôn đốc thu hồi nợ tồn đọng thiếu tính quyết liệt khiến hệ số thanh toán tức thời bị suy giảm.
• Các nhóm giải pháp đề xuất: Đề xuất cụ thể về tổ chức quy trình luân chuyển chứng từ trên phần mềm MISA, hoàn thiện công tác trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định, thiết lập chính sách chiết khấu thanh toán để thu hồi nợ sớm và xây dựng bảng phân tích tuổi nợ định kỳ phục vụ Ban Giám đốc kiểm soát dòng tiền.

---

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính từ dữ liệu nghiên cứu:

• Hệ thống hóa đầy đủ quy trình luân chuyển chứng từ và phương pháp hạch toán 4 tài khoản công nợ trọng yếu (TK 131, 133, 331, 333) tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Quốc Toàn, phản ánh chính xác các mẫu biểu Sổ cái và Sổ chi tiết quý 2, quý 3 và quý 4 năm 2024 xuất từ phần mềm MISA.
• Minh chứng bằng số liệu 3 năm (2021–2023) tình trạng nợ phải thu ở mức cao vượt trội so với nợ phải trả, làm gia tăng thời gian của kỳ thu tiền bình quân và tạo áp lực trực tiếp lên cán cân dòng tiền.
• Xác định hệ số thanh toán tức thời của công ty có xu hướng suy giảm rõ rệt, cảnh báo nguy cơ thắt chặt tiền mặt trong việc thực hiện các nghĩa vụ nợ ngắn hạn đến hạn.

Giải pháp và kiến nghị tác giả đề xuất:

• Hoàn thiện công tác kế toán: Cải tiến quy trình kiểm soát chứng từ hóa đơn và séc chuyển khoản; đồng bộ hóa dữ liệu danh mục khách hàng/nhà cung cấp trên MISA; thực hiện rà soát và phân loại nợ quá hạn để chủ động trích lập quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi theo đúng Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Nâng cao hiệu quả quản trị công nợ: Xây dựng chính sách tín dụng phân tầng theo mức độ uy tín của khách hàng; áp dụng tỷ lệ chiết khấu thanh toán đối với các khách hàng thanh toán sớm; tăng cường ký kết biên bản đối chiếu công nợ định kỳ và ràng buộc tiến độ giải ngân theo giai đoạn nghiệm thu công trình.

Đóng góp của khóa luận: Nghiên cứu mang tính độc lập, phản ánh khách quan bức tranh tài chính và công tác kế toán của một doanh nghiệp kết hợp thương mại và xây lắp tại Thừa Thiên Huế. Khóa luận gắn kết chặt chẽ giữa lý thuyết hạch toán kế toán theo quy chuẩn Bộ Tài chính với phân tích định lượng các chỉ số báo cáo tài chính thực tế tại đơn vị.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện trong thời gian thực tập 3 tháng (16/09/2024 đến 22/12/2024), trùng vào cao điểm lập báo cáo tài chính cuối năm nên phạm vi nghiên cứu chỉ tập trung vào 4 nhóm tài khoản công nợ cốt lõi (131, 133, 331, 3331). Khóa luận chưa thể bao quát các khoản công nợ nội bộ, tạm ứng cán bộ công nhân viên, công nợ vay tài chính và các khoản phải thu/phải trả khác.
• Hướng nghiên cứu mở rộng: Khảo sát toàn diện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền và mua hàng – thanh toán; mở rộng phân tích lưu chuyển tiền tệ (Cash Flows) trực tiếp gắn với rủi ro tín dụng khách hàng trong lĩnh vực xây lắp.

---

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp khi chuẩn bị làm khóa luận tốt nghiệp hoặc báo cáo thực tập tại các công ty thương mại và thi công xây dựng:

• Cung cấp mô hình minh họa thực tế về hệ thống chứng từ kế toán (hóa đơn bán hàng, séc chuyển khoản, nộp ngân sách) và sổ sách hạch toán trên phần mềm kế toán MISA.
• Cung cấp phương pháp luận và trình tự phân tích bộ 10 chỉ số công nợ – thanh toán từ số liệu bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
• Giúp các nhà quản trị doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ tham khảo các giải pháp cân bằng giữa chính sách bán chịu mở rộng doanh thu và kiểm soát rủi ro thanh khoản.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu tại doanh nghiệp nào và do ai hướng dẫn?
Khóa luận được thực hiện bởi sinh viên Võ Thị Bích Ngọc (Lớp K45, Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế) dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Nguyễn Đình Chiến tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Quốc Toàn (Huế).

2. Bộ máy kế toán của Công ty Quốc Toàn gồm bao nhiêu nhân sự và sử dụng phần mềm kế toán nào?
Phòng Kế toán của công ty gồm 6 nhân sự: Kế toán trưởng (Nguyễn Thị Bạch Hảo), Kế toán Thuế, Kế toán công nợ, Kế toán Vật tư, Kế toán lương và Kế toán thanh toán. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán MISA để xử lý các phân hệ chứng từ bán lẻ, mua hàng, thu chi tiền gửi và kê khai thuế.

3. Tác giả sử dụng các nhóm tài khoản kế toán cụ thể nào để phân tích thực trạng hạch toán?
Nghiên cứu tập trung vào 4 tài khoản chính: Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng), Tài khoản 133/1331 (Thuế GTGT được khấu trừ), Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán) và Tài khoản 333/3331 (Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước - trọng tâm là Thuế GTGT phải nộp).

4. Vấn đề tài chính cốt lõi mà công ty gặp phải qua phân tích giai đoạn 2021–2023 là gì?
Nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn khiến vốn lưu động bị ứ đọng ở khách hàng, trong khi nợ phải trả có xu hướng giảm, tạo khoảng cách chênh lệch lớn giữa phải thu và phải trả. Tình trạng này kết hợp với sự suy giảm của hệ số khả năng thanh toán tức thời đặt ra rủi ro thanh khoản tiền mặt cho doanh nghiệp.

---

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Võ Thị Bích Ngọc đã hoàn thành mục tiêu hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán công nợ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và đánh giá chi tiết thực tế hạch toán trên phần mềm MISA tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Quốc Toàn. Thông qua hệ thống chỉ tiêu phân tích tài chính giai đoạn 2021–2023, nghiên cứu chỉ rõ áp lực công nợ phải thu cao và hệ số thanh toán tức thời giảm đang ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của đơn vị. Các giải pháp được đề xuất về phân loại nợ, hoàn thiện chứng từ và xây dựng chính sách tín dụng thương mại có tính thực tiễn, đóng góp thiết thực cho công tác quản trị tài chính tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số lý luận liên quan đến kế toán công nợ 1. Một số khái niệm: a. Khái niệm kế toán công nợ: Theo Nguyễn Tấn Bình (2011): “Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ không thể tránh khỏi việc phát sinh các khoản công nợ như công nợ của khách hàng, tiền lãi phải thu, công nợ với nhà cung cấp, lương phải trả cho nhân viên.

Kế toán công nợ chính là bộ phận ghi chép, kiểm soát và phân tích các khoản nợ này, giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình tài chính, đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả và đảm bảo dòng tiền ổn định. Đây là một hoạt động kế toán liên tục, có mối liên hệ chặt chẽ với các bộ phận khác như bán hàng, mua hàng, kế toán tổng hợp, và đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp”. Khái niệm kế toán các khoản phải thu Theo (Võ Văn Nhị, 2010) : “Nợ phải thu là một phần tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, phản ánh số tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp do đã nhận hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán. Nói cách khác, đây là khoản tiền mà doanh nghiệp có quyền thu hồi từ khách hàng trong tương lai.

Nợ phải thu phát sinh trực tiếp từ hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp và đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì dòng tiền, hỗ trợ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh khác”. Theo (Ngô Thế Chi & Trương Thị Thủy, 2013): “Nợ phải thu là khoản tiền mà khách hàng, đối tác còn nợ doanh nghiệp do đã nhận hàng hóa, dịch vụ hoặc đã được doanh nghiệp cho vay. Đây là một phần tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, thể hiện quyền sở hữu của doanh nghiệp đối với khoản tiền này. Nợ phải thu phản ánh một phần vốn làm việc của doanh nghiệp đang được các bên liên quan sử dụng.

Việc quản lý hiệu quả nợ phải thu là rất quan trọng để đảm bảo dòng tiền ổn định và giảm thiểu rủi ro tín dụng”. “ Khoản phải thu đại diện cho quyền sở hữu của doanh nghiệp đối với một khoản tiền, hàng hóa hoặc dịch vụ mà các bên khác đang nợ. Đây là một phần tài sản của doanh nghiệp, phản ánh các khoản tiền mà doanh nghiệp kỳ vọng sẽ thu hồi trong tương lai từ các giao dịch đã thực hiện. Các khoản phải thu được kế toán công ty ghi lại và phản ánh 6 trên bảng cân đối kế toán, bao gồm các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán”.

Theo (Nguyễn Anh Hiền, 2014):“Nợ phải thu nói chung phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của đơn vị, cụ thể là các hoạt động như bán chịu cho người mua, ứng trước tiền cho người bán, khoản phải thu của nhà nước, phải thu từ các cá nhân trong đơn vị về tiền tạm ứng, tiền bồi thường, v. Nợ phải thu được xem là tài sản của đơn vị, do đơn vị kiểm soát và sẽ thu được lợi ích kinh tế trong tương lai.” Theo (Nguyễn Anh Hiền, 2014): “Các khoản phải thu của doanh nghiệp rất đa dạng, bao gồm: phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ và các khoản phải thu khác”. - Phải thu khách hàng: Theo (Nguyễn Anh Hiền, 2014): “Phải thu khách hàng là tài sản của các doanh nghiệp phát sinh từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng theo chính sách bán chịu. Số tiền này thể hiện nghĩa vụ thanh toán của khách hàng đối với doanh nghiệp sau khi đã nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ”.

- Thuế GTGT được khấu trừ: Theo (Võ Văn Nhị, 2010): “Thuế GTGT được khấu trừ là phần thuế mà doanh nghiệp đã nộp khi mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình. Doanh nghiệp được phép trừ số thuế GTGT này vào số thuế GTGT phải nộp cho ngân sách Nhà nước. Tuy nhiên, quyền lợi này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp lựa chọn hình thức nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Việc khấu trừ thuế GTGT giúp giảm bớt gánh nặng thuế cho doanh nghiệp và đảm bảo tính công bằng trong hệ thống thuế”.

Khái niệm kế toán các khoản phải trả Theo (Chuẩn mực Kế toán chung VAS 01, 2002): “Nợ phải trả thể hiện nghĩa vụ tài chính mà doanh nghiệp phải thực hiện trong tương lai để thanh toán cho các khoản nợ phát sinh từ việc nhận tài sản, dịch vụ hoặc tham gia vào các hợp đồng”. Theo (Chuẩn mực Kế toán chung VAS 01, 2002): “ Khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ, vay vốn hoặc có các nghĩa vụ pháp lý, sẽ phát sinh các khoản nợ phải trả như mua hàng hoá chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hoá, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác, phản ánh nghĩa vụ tài chính mà doanh nghiệp phải thực hiện trong tương lai”. 7 Theo (Nguyễn Anh Hiền, 2014): “Căn cứ vào nội dung của nợ phải trả thì nợ phải trả bao gồm: Các khoản phải trả cho người bán, nhà cung cấp, bên nhận thầu; Tiền lương, phụ cấp, tiền thường phải trả cho người lao động; Chi phí phải trả; Thuế và các khoản phải nộp nhà nước; Các khoản phải trả do nhận ký quỹ, ký cược; Các khoản vay nợ; Các khoản phải trả nội bộ; Các khoản thanh toán với chủ đầu tư theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng; Phát hành trái phiếu công ty; Thuế thu nhập hoãn lại phải trả; Dự phòng phải trả; Quỹ khen thưởng phúc lợi; Quỹ phát triển khoa học và công nghệ; Các khoản phải trả khác”. - Nợ dài hạn: nợ phải trả được thanh toán sau 12 tháng tới kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm (nếu chu kỳ kinh doanh nhỏ hơn 12 tháng) hoặc trong thời gian dài hơn một chu kỳ kinh doanh bình thường (nếu chu kỳ kinh doanh lớn hơn 12 tháng)”.

- Phải trả người bán: Theo (Nguyễn Anh Hiền, 2014): “Khoản phải trả cho người bán là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch mua chịu về vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định hoặc nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp với người nhận thầu về xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn tài sản cố định mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình”. - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước: Theo (Nguyễn Anh Hiền, 2014): “Các khoản phải nộp cho nhà nước là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp với nhà nước vẻ các khoan nộp tài chính bắt buộc như các loại thuế gián thu, trực thu, các khoản phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vào ngân sách nhà nước phát sinh theo chế độ quy định”. Nguyên tắc hạch toán kế toán công nợ a. Nguyên tắc hạch toán kế toán phải thu khách hàng Theo điều 18 (Thông tư 200/2014/TT-BTC, 2014): “Nguyên tắc về các khoản phải thu khách hàng như sau: 8 a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.

Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các khoản tiền mà nhà thầu xây dựng còn nợ nhà cung cấp vật liệu, thiết bị hoặc các đơn vị khác liên quan đến dự án xây dựng đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. b) Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.

c) Trong quá trình xuất khẩu, công ty giao ủy thác sẽ ghi nhận các khoản tiền mà công ty nhận ủy thác còn nợ vào tài khoản này. Đây là những khoản tiền phát sinh từ việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ liên quan đến hoạt động xuất khẩu. d) Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán cần phân loại các khoản nợ thành từng nhóm dựa trên khả năng thu hồi, bao gồm các khoản nợ có thể thu hồi đúng hạn, các khoản nợ khó đòi và các khoản nợ gần như không thể thu hồi. đ) Nếu sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp không đáp ứng các tiêu chuẩn đã ghi trong hợp đồng, người mua có quyền yêu cầu doanh nghiệp bồi thường thiệt hại bằng cách giảm giá hoặc hoàn trả.

e) Doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ các khoản nợ của khách hàng, đặc biệt là các khoản nợ bằng ngoại tệ. Việc phân loại và theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác quản lý tài chính, cụ thể theo nguyên tắc: - Để đảm bảo tính chính xác trong hạch toán, khi có khoản phải thu bằng ngoại tệ phát sinh, kế toán sẽ quy đổi ngay lập tức theo tỷ giá mua của ngân hàng tại thời điểm đó. Riêng với các khoản đã nhận trước, tỷ giá sử dụng để quy đổi sẽ là tỷ giá ghi sổ thực tế khi doanh nghiệp ghi nhận doanh thu; - Khi thu hồi nợ của khách hàng, kế toán sẽ quy đổi số tiền thu được từ ngoại tệ sang đồng Việt Nam dựa trên tỷ giá ghi sổ thực tế của từng khách hàng. Đối với những khách hàng có nhiều giao dịch, tỷ giá này sẽ là tỷ giá bình quân gia quyền của các giao 9 dịch trước đó.

Tuy nhiên, trong trường hợp đã nhận trước tiền của khách hàng, tỷ giá sử dụng để quy đổi sẽ là tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền; - Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.