CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ 1. Kế toán phải thu khách hàng 1. Nội dung, kết cấu tài khoản (TK) Nội dung: - Phải thu khách hàng là số tiền mà khách hàng đã mua hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán. Khoản nợ này chiếm tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và cũng gặp nhiều rủi ro nhất trong các khoản nợ phải thu.
Kết cấu tài khoản: Bên Nợ: + Số tiền phải thu của khách hàng (KH) về sản phẩm, hàng hoá (HH), bất động sản (BĐS) đầu tư, tài sản cố định (TSCĐ) đã giao, dịch vụ (DV) đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ; + Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Bên Có: + Số tiền khách hàng đã trả nợ; + Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng; + Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại; + Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc không có thuế GTGT); + Số tiền chiết khấu (CK) thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. Số dư bên Nợ (hoặc bên Có): Số tiền còn phải thu của khách hàng; hoặc 2 Chênh lệch số tiền còn phải thu lớn hơn hoặc nhỏ hơn số ứng trước. Tài khoản sử dụng - TK 131 – Phải thu khách hàng.
Chứng từ hạch toán - Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng; - Phiếu thu (PT), phiếu chi (PC); - Giấy báo có (GBC) ngân hàng; - Biên bản bù trừ công nợ; - Sổ chi tiết theo dõi khách hàng. Sơ đồ kế toán tổng hợp 3 TK 511, 515 TK 131 TK 635 Doanh thu bán HH, DV Chiết khấu thanh toán Doanh thu tài chính trừ vào nợ phải thu TK 521, 531, 532 TK 3331 CK thương mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại trừ Thuế GTGT (nếu có) vào nợ phải thu TK 3331 TK 711 Thanh lý TSCĐ TK 111, 112, 113 KH ứng trước hoặc thanh TK 111, 112 toán tiền Các khoản chi hộ khách hàng TK 331 Bù trừ công nợ TK 413 cho cùng 1 đối tượng TK 139, 642 CL tỷ giá tăng khi đánh giá lại Nợ khó đòi xử lý xóa sổ các khoản nợ có gốc ngoại tệ cuối kỳ TK 413 CL tỷ giá giảm khi đánh giá lại các khoản nợ có gốc ngoại tệ cuối kỳ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán tổng hợp tài khoản phải thu khách hàng 4 1. Kế toán các khoản phải trả - Nợ phải trả là số tiền mà doanh nghiệp phải đi vay nhằm bổ sung phần thiếu hụt vốn kinh doanh và thanh toán các khoản nợ phải trả khác phát sinh trong quan hệ kinh doanh của mình. Các khoản nợ phải trả bao gồm: + Các khoản vay ngắn hạn; + Nợ dài hạn đến hạn trả; + Phải trả cho người bán; + Các khoản thanh toán với Nhà nước; + Phải trả người lao động; + Phải trả nội bộ; + Phải trả, phải nộp khác; + Vay dài hạn.
Kế toán các khoản vay ngắn hạn 1. Nội dung, kết cấu tài khoản Nội dung: - Vay ngắn hạn là khoản tiền vay từ Ngân hàng và các tổ chức tín dụng hay các đơn vị kinh tế khác để tài trợ chủ yếu về vốn lưu động cho hoạt động của doanh nghiệp. Đây là những khoản tiền vay mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả trong vòng 1 năm hoặc trong 1 chu kỳ kinh doanh. Thông thường các khoản vay ngắn hạn thường được trang trải bằng tài sản lưu động hoặc bằng các khoản vay ngắn hạn mới phát sinh.
Kết cấu tài khoản: Bên Nợ: + Số tiền đã trả về các khoản vay ngắn hạn; + Số chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm (do đánh giá lại nợ vay bằng ngoại tệ). Bên Có: + Số tiền vay ngắn hạn; + Số chênh lệch tỷ giá hối đoái tăng (do đánh giá lại nợ vay bằng ngoại tệ). 5 Số dư bên Có: Số tiền còn nợ về các khoản vay ngắn hạn chưa trả. Tài khoản sử dụng - TK 311 – Vay ngắn hạn.
Chứng từ hạch toán - Phiếu thu, phiếu chi; - Giấy báo nợ (GBN), giấy báo có. Sơ đồ kế toán tổng hợp TK 111, 112, 152, 153, TK 111, 112 TK 311 156, 611 Vay để nhập tiền hay mua Trả nợ vay bằng tiền mặt vật tư, hàng hóa TK 133 tiền gởi ngân hàng (TGNH) Thuế GTGT (nếu có) TK 144 Vay để mở thư tín dụng TK 413 TK 311, 315, 331, 341 Vay trả nợ người bán, trả nợ vay Lãi tỷ giá khi đánh giá lại số dư khoản vay có gốc ngoại tệ TK 413 Lỗ tỷ giá khi đánh giá lại số dư khoản vay có gốc ngoại tệ Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán tổng hợp tài khoản vay ngắn hạn 6 1. Kế toán nợ dài hạn đến hạn trả 1. Nội dung, kết cấu tài khoản Nội dung: - Cuối mỗi niên độ kế toán, phải căn cứ vào các khế ước vay nợ, các kế hoạch trả các khoản nợ dài hạn để xác định số nợ dài hạn đã đến hạn trả trong niên độ kế toán tiếp theo.
- Việc theo dõi các khoản nợ dài hạn đến hạn trả đối với doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng vì doanh nghiệp sẽ cố gắng tìm mọi cách để trả các khoản nợ này đúng hạn. Còn đối với nhà đầu tư hoặc nhà cung cấp tín dụng căn cứ vào chỉ tiêu này có thể đánh giá được tình hình tài chính của doanh nghiệp nhất là khả năng tín dụng và tình hình thanh toán công nợ của doanh nghiệp, trên cơ sở đó đưa ra những quyết định phù hợp. Kết cấu tài khoản: Bên Nợ: + Số tiền đã thanh toán về nợ dài hạn đến hạn trả; + Số chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm do đánh giá lại số dư nợ dài hạn có gốc ngoại tệ ở thời điểm cuối năm tài chính. Bên Có: + Số nợ dài hạn đến hạn trả phát sinh; + Số chênh lệch tỷ giá hối đoái tăng do đánh giá lại số dư nợ dài hạn có gốc ngoại tệ ở thời điểm cuối năm tài chính.
Số dư bên Có: Số nợ còn phải trả của nợ dài hạn đã đến hạn hoặc quá hạn phải trả. Tài khoản sử dụng - TK 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả. Chứng từ hạch toán - Khế ước vay nợ, hợp đồng vay nợ; - Phiếu chi; 7 - Giấy báo nợ ngân hàng. Sơ đồ kế toán tổng hợp TK 111, 112 TK 315 TK 341, 342 Vay để nhập tiền hay mua Thanh toán nợ dài hạn đến hạn trả vật tư, hàng hóa TK 311, 121 Trả nợ bằng tiền vay mới hoặc chứng khoán TK 413 TK 413 Lãi tỷ giá khi đánh giá lại số dư Lỗ tỷ giá khi đánh giá lại số dư khoản nợ dài hạn đến hạn trả có khoản nợ dài hạn đến hạn có gốc ngoại tệ cuối năm gốc ngoại tệ cuối năm Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán tổng hợp tài khoản nợ dài hạn đến hạn trả 1.
Kế toán phải trả cho người bán 1. Nội dung, kết cấu tài khoản Nội dung: - Khoản phải trả cho người bán là khoản nợ phát sinh rất thường xuyên trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, liên quan đến việc mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền cho người cung cấp. Trong quá trình kinh doanh thì việc nhận hàng trước trả tiền sau là quan hệ gắn liền với mức độ tín nhiệm lẫn nhau giữa các bên có liên quan nên tùy vào điều kiện và tình hình cụ thể mà có những ràng buộc về cách 8 thức và thời gian thanh toán. Bên cạnh các khoản nợ khi mua hàng thì cũng có trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho bên cung cấp.
Kết cấu tài khoản: Bên Nợ: + Số nợ phải trả người bán đã trả; + Số nợ được ghi giảm do người bán chấp nhận giảm giá, chiết khấu, trả lại hàng; + Số tiền ứng trước cho người bán. Bên Có: + Số nợ phát sinh khi mua hàng hóa, dịch vụ; + Người bán trả lại tiền doanh nghiệp đã ứng trước; + Số nợ điều chỉnh lại theo hóa đơn do trước đây ghi theo giá tạm tính. Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán; Tài khoản có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết từng đối tượng cụ thể.
Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở Tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. Tài khoản sử dụng - TK 331 – Phải trả cho người bán. Chứng từ hạch toán - Phiếu nhập kho; - Phiếu chi; - Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có. Sơ đồ kế toán tổng hợp 9 TK 111, 112, TK 151, 152, 153, 141, 311.
TK 331 155, 156, 211, 213 Ứng trước tiền cho người bán Mua vật tư, HH nhập kho và mua TSCĐ thanh toán các khoản phải trả TK 133 TK 131 Bù trừ các khoản phải thu, phải trả TK 142, 242, 627, 641, 642 TK 152, 153, 156, 211, 611. Mua vật tư, HH đưa ngay vào sử dụng, Giảm giá, hàng mua trả lại dịch vụ mua ngoài CK thương mại TK 121, 228, 241 TK 133 Phải trả người bán về mua chứng khoán, mua sắm TSCĐ qua lắp đặt, XDCB hoặc sửa chữa lớn TK 515 CK thanh toán TK 413 TK 413 Lãi do CLTG đánh giá lại cuối năm Lỗ do CLTG đánh giá lại cuối năm Sơ đồ 1.4: Sơ đồ kế toán tổng hợp tài khoản phải trả người bán 10 1. Kế toán thuế và các khoản phải thanh toán với Nhà nước 1. Nội dung, kết cấu tài khoản Nội dung: - Khoản thanh toán với Nhà nước phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp chủ yếu liên quan đến các khoản thuế phải nộp.
Doanh nghiệp phải có trách nhiệm tính toán đầy đủ số thuế phải nộp và nộp đầy đủ, kịp thời theo các quy định của luật thuế. Kết cấu tài khoản: Bên Nợ: + Số thuế GTGT đã được khấu trừ trong kỳ; + Số thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp, đã nộp vào Ngân sách Nhà nước; + Số thuế được giảm trừ vào số thuế phải nộp; + Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, bị giảm giá. Bên Có: + Số thuế GTGT đầu ra và số thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp; + Số thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.