Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và thi công lắp ráp kỹ thuật, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng áp đảo trong tổng giá thành sản phẩm và dịch vụ hoàn thành. Việc tổ chức công tác quản lý, hạch toán chính xác và chi tiết nguyên vật liệu là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, ngăn ngừa thất thoát tài sản và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Khóa luận được thực hiện tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Kỹ thuật Lương Gia – một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thiết kế, gia công, chế tạo và lắp đặt hệ thống điện, hệ thống hút bụi, đường ống dẫn khí, tủ bảng điện và tích hợp hệ thống điều khiển tự động hóa. Trong giai đoạn 2014–2015, doanh thu và lợi nhuận của công ty ghi nhận mức tăng trưởng mạnh do khối lượng công việc mở rộng. Tuy nhiên, qua quá trình khảo sát thực tế, tác giả nhận thấy công tác quản lý nguyên vật liệu tại đơn vị vẫn bộc lộ nhiều điểm bất cập, đặc biệt là tình trạng hao hụt, mất mát vật tư linh kiện trong quá trình lắp ráp công trình, trực tiếp làm tăng chi phí sản xuất và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định theo 2 nhiệm vụ cụ thể:

  1. Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu từ khâu lập kế hoạch thu mua, quản lý kho bãi cho đến quy trình hạch toán, luân chuyển chứng từ, ghi chép sổ sách kế toán chi tiết và tổng hợp tại kho cũng như tại phòng kế toán đối với tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu.
  2. Đánh giá thực trạng quản lý và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại đơn vị, chỉ ra những kết quả đạt được cùng các mặt tồn tại, hạn chế; từ đó đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả quản trị chi phí và hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Kỹ thuật Lương Gia.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu được tiến hành tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Kỹ thuật Lương Gia (địa chỉ: Phòng 301, Tòa nhà CT4B, Khu đô thị Bắc Linh Đàm, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và thực trạng hạch toán kế toán được thu thập, phân tích trong niên độ kế toán năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng hệ thống lý luận kế toán tài chính doanh nghiệp, các chuẩn mực kế toán và văn bản quy phạm pháp luật hiện hành do Bộ Tài chính ban hành:

  • Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01) – "Chuẩn mực chung": Đóng vai trò là nền tảng nguyên tắc chi phối việc ghi nhận kế toán, bao gồm nguyên tắc cơ sở dồn tích, nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc nhất quán, nguyên tắc thận trọng; cùng các yêu cầu cơ bản về thông tin kế toán như tính trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu và có thể so sánh được.
  • Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – "Hàng tồn kho": Quy định về khái niệm, cách xác định giá gốc nguyên vật liệu nhập kho (chi phí mua, chi phí gia công chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác), các phương pháp xác định giá trị xuất kho (phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước - xuất trước) và phương pháp trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
  • Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính: Thay thế Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Văn bản phân tích các điều chỉnh quan trọng của Thông tư 133 tác động trực tiếp đến kế toán nguyên vật liệu, cụ thể là việc bổ sung Tài khoản 151 (Hàng mua đang đi đường) giúp ghi nhận hàng mua chưa về nhập kho để kịp thời khấu trừ thuế giá trị gia tăng, đồng thời bãi bỏ toàn bộ hệ thống tài khoản ngoài bảng (trong đó có Tài khoản 002 – Hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công).
  • Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm hai nhóm phương pháp chính:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu:
    • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Tác giả xây dựng phiếu câu hỏi phỏng vấn sâu đối với Kế toán trưởng (bà Phạm Thị Hạnh) và các nhân viên phòng kế toán công ty. Nội dung phỏng vấn tập trung vào 7 vấn đề nghiệp vụ: các khâu công việc chính của kế toán nguyên vật liệu; công cụ và phương pháp kế toán áp dụng; tiêu thức phân loại nguyên vật liệu; phương pháp hạch toán chi tiết và phương pháp tính giá xuất kho; các sai sót thường phát sinh và quy trình xử lý; kinh nghiệm chuyên môn thực tế; các vướng mắc, hạn chế tồn tại và đề xuất xử lý từ góc độ người làm thực tế.
    • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, hệ thống hóa và đối chiếu các văn bản pháp quy, chuẩn mực kế toán (VAS 01, VAS 02), Thông tư 133/2016/TT-BTC, các giáo trình chuyên ngành kế toán tài chính của Trường Đại học Thương Mại, cùng hồ sơ chứng từ thực tế do Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Lương Gia cung cấp (hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ chi tiết, sổ cái).
  • Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu:
    • Phương pháp phân loại: Nhóm gộp và sắp xếp thông tin theo từng đối tượng kế toán, từng nhóm vật tư phục vụ đánh giá.
    • Phương pháp so sánh và đối chiếu: So sánh giữa lý luận quy định của chế độ kế toán với việc áp dụng trên thực tế tại đơn vị; đối chiếu giữa số liệu chứng từ gốc với các sổ kế toán chi tiết, giữa sổ chi tiết với sổ cái tổng hợp và báo cáo tài chính.
    • Phương pháp tổng hợp: Khái quát hóa các dữ liệu rời rạc nhằm làm rõ bản chất quy trình luân chuyển nguyên vật liệu.
    • Phương pháp toán học: Kiểm tra, tính toán số học các chỉ tiêu tổng giá trị nhập, đơn giá bình quân, giá trị xuất dùng và giá trị tồn kho cuối kỳ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận nền tảng về nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất:

  • Khái niệm và đặc điểm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến, đóng vai trò là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia trực tiếp vào một chu kỳ sản xuất và chuyển toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất sản phẩm.
  • Phân loại nguyên vật liệu: Trình bày chi tiết các tiêu thức phân loại, bao gồm phân loại theo vai trò và công dụng (nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản); phân loại theo mục đích sử dụng (trực tiếp phục vụ sản xuất lắp ráp, phục vụ nhu cầu quản lý); phân loại theo nguồn hình thành (mua ngoài, tự gia công, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh). Nhấn mạnh yêu cầu thiết lập Sổ danh điểm vật liệu để mã hóa thống nhất theo loại, nhóm và thứ vật tư.
  • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phân tích cơ chế hạch toán, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng của hai phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp Kê khai thường xuyên và phương pháp Kiểm kê định kỳ.
  • Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Phân tích 3 phương pháp tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho gồm: phương pháp ghi Thẻ song song (thủ kho ghi số lượng trên thẻ kho, kế toán ghi cả số lượng và giá trị trên sổ chi tiết vật tư); phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển (kế toán chỉ mở sổ ghi tổng hợp định kỳ mỗi tháng một lần); và phương pháp Sổ số dư (kết hợp theo dõi số lượng ở kho và chỉ tiêu giá trị ở phòng kế toán thông qua bảng kê tổng hợp).
  • Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Hệ thống hóa mẫu biểu chứng từ (Mẫu 01-VT đến 07-VT, hóa đơn GTGT), tài khoản hạch toán chính (Tài khoản 152 và các tài khoản liên quan như 111, 112, 133, 141, 154, 331, 632, 642, 2294), sơ đồ định khoản các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, phát hiện thừa thiếu kiểm kê, trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đồng thời trình bày trình tự ghi sổ theo 4 hình thức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Kỹ thuật Lương Gia

Chương 2 mô tả chi tiết hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình hạch toán nguyên vật liệu tại đơn vị nghiên cứu:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Kỹ thuật Lương Gia thành lập cuối năm 2009 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103041515 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 21/10/2009; vốn điều lệ đăng ký là 66.000 tỷ đồng; người đại diện pháp luật là Tổng Giám đốc Lương Quang Cương; mã số thuế 0104220433. Doanh nghiệp chuyên sản xuất, thiết kế, gia công, lắp đặt hệ thống điện, tủ bảng điện và hệ thống SCADA/DSC; đầu năm 2015 đã triển khai Dự án 2 về sản phẩm bảo vệ môi trường với sự tài trợ vốn từ Quỹ Bảo vệ Môi trường Hà Nội và Ngân hàng BIDV.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung gồm 11 nhân sự, đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm Kế toán tổng hợp, phụ trách các phần hành: kế toán quỹ tiền mặt, kế toán nguyên vật liệu, kế toán thuế, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán tài sản cố định và thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; đơn vị tiền tệ là Việt Nam đồng (VND); niên độ kế toán theo năm dương lịch (01/01 đến 31/12); tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng theo Thông tư 45/2013/TT-BTC; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên; hình thức ghi sổ là Nhật ký chung kết hợp kế toán máy trên phần mềm Fast Accounting.
  • Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Áp dụng phương pháp ghi Thẻ song song. Tại kho, thủ kho mở thẻ kho theo dõi về số lượng cho từng mã vật tư, định kỳ cuối tháng tính số tồn kho theo công thức: Tồn cuối = Tồn đầu + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ. Định kỳ từ 7 đến 10 ngày, kế toán vật tư trực tiếp xuống kho kiểm tra việc ghi chép, đối chiếu số liệu tồn kho, ký xác nhận vào thẻ kho và thu nhận chứng từ gốc về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán cập nhật chứng từ vào phần mềm Fast Accounting để lưu trữ vào tệp cơ sở dữ liệu và tự động trích xuất các sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
  • Đánh giá và luân chuyển nguyên vật liệu:
    • Nguồn nhập kho: Chủ yếu mua ngoài. Đối với nguyên vật liệu cồng kềnh, khối lượng lớn (như cát, đá phục vụ thi công), công ty sử dụng hình thức "Kho gửi hàng" tại kho của nhà cung cấp và yêu cầu bên bán vận chuyển thẳng đến chân công trình; giá tính vào nguyên giá nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT trên hóa đơn. Minh họa bằng nghiệp vụ ngày 18/07/2016: Mua 07 bộ chuyển đổi điện áp JD 194 – BS4u từ Công ty TNHH Thiết bị điện Việt Hưng theo Hóa đơn GTGT số 0000379, đơn giá chưa thuế 1.000 đồng/cái, thanh toán qua ngân hàng, ghi nhận Nợ TK 152: 7.000 đồng.
    • Đánh giá xuất kho: Áp dụng phương pháp bình quân di động theo ngày (bình quân liên hoàn), phần mềm tự động tính toán đơn giá bình quân tức thời tại thời điểm xuất để nhân với số lượng xuất dùng.
    • Quản lý danh mục trên phần mềm Fast Accounting: Doanh nghiệp thiết lập hệ thống danh mục khách hàng/nhà cung cấp (như CTLS01 - Công ty CP SX&TM Lam Sơn, CTHC01 - Công ty TNHH Hiền Cường, CTND01 - Công ty TNHH TM&DV Nga Dưỡng, XNHD01 - Xí nghiệp Hoàng Dương); danh mục vật tư (mã BCDAJD194, BCĐ194P); danh mục kho (KGH - Kho gửi hàng, KCT - Kho công ty).
    • Kế toán tổng hợp: Tài khoản 152 trên sổ cái không mở chi tiết cấp 2, cấp 3 mà theo dõi thống nhất theo mã vật tư trên phần mềm máy tính (danh mục nội bộ chia thành 1521 - NVL chính, 1522 - Vật liệu phụ, 1523 - Nhiên liệu, 1524 - Phụ tùng thay thế).
    • Công tác kiểm kê: Công ty tiến hành kiểm kê định kỳ 1 năm 1 lần tại tất cả các kho; hội đồng kiểm kê gồm 3 thành viên (1 kế toán vật tư, 1 thủ kho, 1 nhân viên kỹ thuật). Nếu phát hiện thiếu hụt rõ nguyên nhân thì xử lý bồi thường cá nhân, trường hợp không rõ nguyên nhân thì tính thẳng vào chi phí sản xuất làm tăng giá thành sản phẩm; nếu phát hiện thừa thì ghi nhận thuộc sở hữu của doanh nghiệp.

Chương 3: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Kỹ thuật Lương Gia

Chương 3 tổng kết các kết quả đạt được, phân tích 4 nhóm hạn chế còn tồn tại và đưa ra các đề xuất hoàn thiện:

  • Kết quả đạt được: Mô hình kế toán tập trung phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ; ứng dụng phần mềm Fast Accounting giúp xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác; áp dụng phương pháp thẻ song song và bình quân liên hoàn phản ánh sát tình hình biến động kho; có sự phối hợp giữa phòng kỹ thuật (lập định mức tiêu hao) và phòng cung ứng vật tư (thu mua theo tiến độ hợp đồng).
  • Hạn chế và nguyên nhân:
    1. Hạch toán tổng hợp: Áp dụng hình thức Nhật ký chung nhưng không lập các sổ Nhật ký đặc biệt, khiến khối lượng ghi chép dồn vào một luồng, chưa phân tán được công việc cho nhiều nhân viên kế toán.
    2. Phân loại và quản lý công nợ: Công ty theo dõi công nợ người bán chung cho tất cả các khoản, chưa phân loại rõ ràng giữa công nợ ngắn hạn và dài hạn, gây khó khăn cho việc lập kế hoạch dòng tiền thanh toán.
    3. Xây dựng danh điểm vật tư: Doanh nghiệp chưa lập Sổ danh điểm vật tư thống nhất toàn công ty; việc đặt mã vật tư mới chỉ dựa trên nhóm vật tư cơ bản chứ chưa căn cứ theo quy cách, đặc tính kỹ thuật, dẫn đến nhầm lẫn đối với các vật tư ít dùng.
    4. Quản lý kho và kiểm kê: Công tác kiểm kê chỉ tổ chức 1 năm 1 lần với quy mô nhỏ; việc xử lý vật tư mất mát không rõ nguyên nhân bằng cách tính thẳng vào giá thành là chưa triệt để, dễ dẫn đến hiện tượng lơ là trong bảo quản.
  • Các giải pháp hoàn thiện:
    • Mở thêm hệ thống sổ Nhật ký đặc biệt (Nhật ký mua hàng, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng) để phân công lao động kế toán ghi chép độc lập cùng lúc và giảm tải thao tác chuyển số hàng ngày, cho phép chuyển số tổng hợp vào cuối tháng.
    • Tổ chức phân loại công nợ người bán theo kỳ hạn thanh toán (dưới 1 năm và trên 1 năm), thiết lập mẫu biểu "Bảng theo dõi công nợ" nhằm kiểm soát chặt chẽ nghĩa vụ tài chính đến hạn.
    • Xây dựng Sổ danh điểm vật tư thống nhất trên toàn doanh nghiệp, chuẩn hóa tên gọi, mã hiệu, quy cách phẩm chất, đơn vị tính nhằm loại trừ sai lệch giữa phòng kế toán, thủ kho và các đội thi công.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và công bố nhiều số liệu, dữ kiện phản ánh chân thực tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Kỹ thuật Lương Gia trong năm 2016:

  • Số liệu về cơ cấu bộ máy: Xác định bộ máy kế toán gồm 11 nhân viên hoạt động theo mô hình tập trung; chu kỳ kiểm tra, đối chiếu thực tế giữa kế toán vật tư và thủ kho được duy trì từ 7 đến 10 ngày/lần; quy mô hội đồng kiểm kê kho gồm 3 thành viên với tần suất kiểm kê định kỳ 1 lần/năm.
  • Số liệu trích xuất từ chứng từ và sổ kế toán: Trích xuất các nghiệp vụ thực tế phát sinh trong năm 2016, tiêu biểu là Hóa đơn GTGT số 0000379 ngày 18/07/2016 về việc mua 07 bộ chuyển đổi điện áp JD 194 – BS4u từ Công ty TNHH Thiết bị điện Việt Hưng với giá trị 7.000 đồng ghi Nợ TK 152; phản ánh hệ thống mã hóa tài khoản đối ứng và mã danh mục khách hàng, nhà cung cấp, kho bãi trên hệ thống phần mềm Fast Accounting.
  • Giải pháp đề xuất kèm biểu mẫu hoàn thiện: Khóa luận đề xuất cụ thể mẫu "Bảng theo dõi công nợ" (Bảng 3.1) giúp phân tách rõ ràng trách nhiệm thanh toán nợ phải trả theo thời hạn:
STT Tên nhà cung cấp Số dư cuối kỳ Nợ Số dư cuối kỳ Có Thời hạn thanh toán <= 1 năm Thời hạn thanh toán > 1 năm
1 Nhà cung cấp A ... ... ... ...
2 Nhà cung cấp B ... ... ... ...
... Tổng cộng ... ... ... ...
  • Đóng góp của đề tài: Tác giả đã hệ thống hóa và làm rõ mối liên hệ giữa các quy định mới tại Thông tư 133/2016/TT-BTC với thực tiễn hạch toán tại một doanh nghiệp sản xuất - lắp ráp kỹ thuật; chỉ ra các điểm yếu cụ thể trong khâu kiểm kê kho và phân loại công nợ của doanh nghiệp, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp gắn liền với việc ứng dụng công nghệ thông tin trên phần mềm kế toán sẵn có của đơn vị mà không làm phát sinh thêm chi phí đầu tư lớn.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài:
    • Do hạn chế về thời gian thực tập và phạm vi tiếp cận tài liệu nội bộ, khóa luận chỉ khảo sát dữ liệu tập trung trong phạm vi niên độ kế toán năm 2016 tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Kỹ thuật Lương Gia.
    • Các số liệu thực nghiệm trích lục từ chứng từ minh họa (như Hóa đơn số 0000379) còn mang tính đơn lẻ, chưa bao quát được toàn bộ các chủng loại vật tư đa dạng phục vụ cho nhiều dự án thi công khác nhau của công ty.
    • Khóa luận chưa đi sâu lượng hóa tác động tài chính của việc thất thoát nguyên vật liệu đối với từng đơn đặt hàng cụ thể trong giai đoạn vận hành mở rộng Dự án 2.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang việc hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm lắp ráp công trình, nhằm kết nối khâu hạch toán xuất kho nguyên vật liệu với giá thành hoàn thiện.
    • Nghiên cứu cơ chế kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro hàng tồn kho theo thời gian thực (real-time inventory management) trên các nền tảng phần mềm kế toán hiện đại nhằm ngăn chặn thất thoát nguyên vật liệu trực tiếp tại các công trường thi công ở xa.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán tại các trường khối kinh tế (đặc biệt là Trường Đại học Thương Mại) đang chuẩn bị thực tập tốt nghiệp và thực hiện chuyên đề/khóa luận về phần hành kế toán nguyên vật liệu hoặc kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Cán bộ kế toán vật tư, kế toán trưởng tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, cơ khí chế tạo, lắp đặt thiết bị điện và tự động hóa; đặc biệt là phần phân tích quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho cho "Kho gửi hàng" và phương pháp tính giá xuất kho bình quân liên hoàn trên phần mềm Fast Accounting.
  • Phần đáng tham khảo nhất trong công trình là hệ thống câu hỏi phỏng vấn thực tế chuyên sâu giữa sinh viên và Kế toán trưởng về các lỗi thường gặp trong hạch toán vật tư, quy trình cập nhật chứng từ trên phần mềm máy tính (Phần 2.2 và Phụ lục), cùng mẫu bảng theo dõi công nợ chi tiết theo thời hạn thanh toán được xây dựng ở Chương 3.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao Công ty Lương Gia lại sử dụng hình thức "Kho gửi hàng" khi thu mua nguyên vật liệu?

Đối với các loại nguyên vật liệu có khối lượng lớn, tính chất cồng kềnh như cát, đá phục vụ thi công, do đặc điểm công trình thường ở xa và việc vận chuyển phức tạp, công ty thỏa thuận với bên bán để gửi hàng trực tiếp tại kho của người bán. Bên bán có trách nhiệm bảo quản và chịu chi phí vận chuyển vật tư đến tận chân công trình khi có yêu cầu thi công. Công ty theo dõi và hạch toán nhập - xuất vật tư tại kho này tương tự như các kho vật tư trực thuộc của doanh nghiệp.

2. Công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết và phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu nào?

Công ty áp dụng phương pháp Thẻ song song trong kế toán chi tiết hàng tồn kho: thủ kho ghi chép số lượng trên thẻ kho, kế toán ghi chép cả số lượng và giá trị trên phần mềm máy tính; định kỳ 7–10 ngày kế toán xuống kho đối chiếu số liệu và thu nhận chứng từ. Về giá xuất kho, công ty sử dụng phương pháp bình quân di động theo ngày (bình quân liên hoàn), đơn giá bình quân được phần mềm Fast Accounting tự động tính toán tức thời trước mỗi lần xuất kho.

3. Bộ máy kế toán của Công ty Lương Gia gồm bao nhiêu người và được tổ chức theo mô hình nào?

Phòng Tài chính – Kế toán của công ty gồm 11 nhân sự, được tổ chức theo mô hình tập trung. Đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm Kế toán tổng hợp, trực tiếp chỉ đạo các bộ phận nghiệp vụ chuyên trách gồm: Kế toán quỹ tiền mặt, Kế toán nguyên vật liệu, Kế toán thuế, Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, Kế toán tài sản cố định và Thủ quỹ.

4. Quy trình xử lý chênh lệch thừa, thiếu khi kiểm kê nguyên vật liệu tại đơn vị diễn ra như thế nào?

Công ty tổ chức kiểm kê 1 năm 1 lần với hội đồng gồm 3 người (kế toán vật tư, thủ kho, nhân viên kỹ thuật). Khi đối chiếu số liệu sổ sách với thực tế kiểm kê: nếu phát hiện vật tư mất mát đã rõ nguyên nhân thì quy trách nhiệm bồi thường cá nhân; nếu mất mát không xác định được nguyên nhân thì công ty hạch toán thẳng vào chi phí sản xuất làm tăng giá thành sản phẩm; nếu phát hiện nguyên vật liệu thừa trên thực tế so với sổ sách thì ghi nhận thuộc sở hữu của doanh nghiệp.

5. Khóa luận chỉ ra những hạn chế lớn nhất nào trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Lương Gia?

Văn bản xác định 4 hạn chế chính: (1) Áp dụng hình thức Nhật ký chung nhưng không mở sổ Nhật ký đặc biệt, gây dồn ứ công việc ghi chép; (2) Theo dõi công nợ nhà cung cấp chung cho tất cả các khoản, không phân loại nợ ngắn hạn và nợ dài hạn; (3) Chưa lập Sổ danh điểm vật tư thống nhất, mã hóa vật tư chỉ làm theo nhóm chứ chưa chi tiết theo đặc tính kỹ thuật; (4) Công tác kiểm kê chỉ làm 1 lần/năm, xử lý mất mát chưa triệt để khi tính thẳng vào giá thành sản phẩm.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Đặng Thị Huyền đã phản ánh toàn diện bức tranh hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Kỹ thuật Lương Gia trong bối cảnh chuyển đổi áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC. Công trình đã làm rõ quy trình kết hợp giữa kế toán thủ công và phần mềm Fast Accounting theo phương pháp thẻ song song và tính giá bình quân liên hoàn. Các giải pháp đề xuất về việc mở sổ Nhật ký đặc biệt, phân loại công nợ theo kỳ hạn và xây dựng Sổ danh điểm vật tư có tính ứng dụng thực tiễn cao đối với công tác quản trị tài chính tại các doanh nghiệp sản xuất - lắp ráp kỹ thuật quy mô vừa và nhỏ.