Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Xây dựng Tân Minh

Khóa luận kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Xây dựng Tân Minh

• Tác giả: Trần Thị Thu Quyên
• Người hướng dẫn: Th.S Tôn Thất Lê Hoàng Thiện
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Xây dựng Tân Minh
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại Tân Minh

Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí xây dựng. Tại Công ty TNHH Xây dựng Tân Minh, công tác kế toán vật tư đóng vai trò cốt lõi trong hệ thống quản lý tài chính. Kế toán vật tư đảm nhận việc thu thập chứng từ, ghi nhận nhập xuất kho và phản ánh giá trị vật liệu phục vụ thi công. Bộ phận kế toán phối hợp chặt chẽ với các kỹ sư công trường nhằm kiểm soát tiến độ cấp phát nguyên liệu. Mỗi công trình có đặc thù kỹ thuật và địa điểm thi công riêng biệt. Do đó, việc hạch toán đòi hỏi tính chi tiết và kịp thời rất cao. Hệ thống sổ sách kế toán cung cấp số liệu thực tế về khối lượng sắt thép, xi măng, đá và giàn giáo sử dụng. Thông tin kế toán chính xác hỗ trợ ban giám đốc đưa ra các quyết định điều hành tối ưu. Việc theo dõi sát sao giúp doanh nghiệp hạn chế lãng phí tại công trường, đồng thời bảo đảm tính minh bạch tài chính. Kế toán vật tư vừa tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam vừa đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ khắt khe.

1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ ngành xây dựng

Nguyên vật liệu xây dựng gồm nhiều chủng loại với tính chất cơ lý khác biệt. Các mặt hàng chủ lực bao gồm cát, đá, xi măng, gạch và sắt thép thi công. Giá trị các loại vật tư này biến động thường xuyên theo thị trường cung cầu. Ngược lại, công cụ dụng cụ như giàn giáo, máy trộn, coffa tham gia vào nhiều chu kỳ thi công nhưng vẫn giữ nguyên hình thái ban đầu. Địa bàn thi công thường phân tán tại nhiều dự án cách xa trụ sở chính. Điều này đòi hỏi quy trình giao nhận vật liệu phải diễn ra trực tiếp ngoài hiện trường. Công tác bảo quản vật tư chịu ảnh hưởng trực tiếp từ điều kiện thời tiết khắc nghiệt. Sự hao hụt tự nhiên trong thi công rất dễ xảy ra nếu quản lý thiếu chặt chẽ.

1.2. Vai trò của công tác kế toán vật tư tại Công ty Tân Minh

Kế toán vật tư là công cụ bảo đảm an toàn tài sản cho Công ty Tân Minh. Số liệu hạch toán phản ánh trung thực tình hình nhập, xuất và tồn trữ nguyên vật liệu. Nhờ vào sổ kế toán, ban lãnh đạo kiểm soát được tiến độ thi công từng hạng mục. Bộ phận kế toán cung cấp căn cứ để nghiệm thu và thanh quyết toán với chủ đầu tư. Khi kiểm soát chặt chẽ chi phí đầu vào, công ty nâng cao năng lực cạnh tranh trong đấu thầu. Việc quản lý công cụ dụng cụ ngăn ngừa thất thoát hoặc hư hỏng thiết bị đắt tiền. Kế toán còn phối hợp phòng kỹ thuật để đối chiếu định mức tiêu hao thực tế so với dự toán ban đầu. Điều này tạo nền tảng vững chắc cho việc quản trị tài chính minh bạch.

II. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại Tân Minh

Thực tế hoạt động kế toán tại Công ty Tân Minh bộc lộ cả ưu điểm lẫn hạn chế. Doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ kết hợp xử lý trên máy vi tính. Quy trình lập phiếu nhập kho, xuất kho diễn ra tương đối đầy đủ theo biểu mẫu hiện hành. Tuy nhiên, việc luân chuyển chứng từ từ công trường về phòng kế toán thường xuyên bị chậm trễ. Thủ kho tại các đội thi công kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ kỹ thuật. Kỹ năng lập biên bản bàn giao vật tư của thủ kho chưa thực sự chuyên nghiệp. Nhiều biên bản giao nhận thiếu chữ ký xác nhận của bên giao nhận hàng. Sổ chi tiết vật liệu nhiều thời điểm chưa cập nhật kịp thời các nghiệp vụ phát sinh. Sự chênh lệch giữa số liệu tồn kho thực tế và sổ sách kế toán đôi khi xuất hiện mà chưa được xử lý ngay. Phương pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền áp dụng khá cứng nhắc. Điều này khiến chi phí giá thành công trình phản ánh chưa sát với biến động giá thị trường. Công tác quản lý vật tư còn mang tính hình thức ở một số hạng mục nhỏ.

2.1. Quy trình quản lý nhập xuất kho và hạch toán ban đầu

Quy trình nhập kho vật tư tại Tân Minh bắt đầu từ phiếu yêu cầu vật tư của kỹ sư công trình. Hàng hóa sau khi kiểm nghiệm đạt chuẩn sẽ được thủ kho nhập vào kho dự án. Kế toán lập phiếu nhập dựa trên hóa đơn bán hàng và phiếu xuất xưởng. Đối với vật tư xuất thẳng ra công trường, kế toán ghi nhận trực tiếp vào chi phí xây lắp mà không qua kho. Cách thức này giúp tiết kiệm chi phí bốc xếp và vận chuyển trung gian. Tuy vậy, quy trình giám sát tại hiện trường thiếu sự kiểm tra độc lập. Một số phiếu xuất kho thiếu chữ ký của người nhận hàng hoặc người duyệt lệnh. Hồ sơ chứng từ kế toán bị dồn ứ vào cuối tháng, gây áp lực đối chiếu cho nhân sự.

2.2. Những tồn tại trong kiểm kê và theo dõi hao hụt định mức

Công tác kiểm kê vật tư tại Tân Minh thường chỉ thực hiện vào cuối năm tài chính. Việc kiểm kê đột xuất trong kỳ thi công diễn ra rất ít. Kho bãi dã chiến ngoài hiện trường sắp xếp thiếu khoa học và không có mái che hoàn chỉnh. Vật liệu cát đá dễ bị hao hụt tự nhiên do mưa lũ hoặc rơi vãi khi vận chuyển. Định mức tiêu hao chưa được cập nhật theo từng công nghệ xây dựng mới. Ban kiểm kê đôi khi để thủ kho tham gia tự kiểm đếm, làm giảm tính khách quan của biên bản kiểm kê. Những khoản chênh lệch thừa thiếu chưa có giải trình nguyên nhân rõ ràng từ các bộ phận liên quan. Xử lý trách nhiệm vật chất đối với mất mát công cụ dụng cụ còn nể nang, thiếu tính răn đe.

III. Giải pháp kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ cho Tân Minh

Để nâng cao hiệu quả tài chính, Công ty Tân Minh cần triển khai đồng bộ các giải pháp kế toán hiện đại. Doanh nghiệp cần nâng cấp phần mềm kế toán chuyên dụng nhằm tích hợp số liệu giữa hiện trường và văn phòng. Việc số hóa toàn bộ hóa đơn điện tử và phiếu kho điện tử giúp loại bỏ độ trễ luân chuyển chứng từ. Ban giám đốc cần ban hành quy chế phân quyền kiểm duyệt chặt chẽ đối với các lệnh xuất nhập kho. Đội ngũ nhân viên kho bãi cần được đào tạo chuyên sâu về kỹ năng bảo quản vật liệu xây dựng. Bên cạnh đó, công ty nên xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên liệu chuẩn cho từng hạng mục công trình. Việc phân bổ chi phí công cụ dụng cụ cần áp dụng phương pháp phân bổ hai lần hoặc nhiều lần phù hợp với thời gian sử dụng. Các biện pháp kiểm tra chéo giữa kỹ sư giám sát và kế toán viên phải diễn ra liên tục. Nhờ đó, số liệu kế toán trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ quản trị giá thành thi công.

3.1. Ứng dụng phần mềm kế toán và chuẩn hóa quy trình xuất kho

Doanh nghiệp cần áp dụng phần mềm kế toán hiện đại có phân hệ quản lý kho trực tuyến. Hệ thống này kết nối dữ liệu giữa kho vật tư công trường và phòng kế toán tổng hợp. Khi hàng hóa về công trường, thủ kho quét mã định danh để cập nhật số lượng nhập kho ngay lập tức. Quy trình xuất kho phải tuân thủ nghiêm ngặt tiến độ thi công đã được phê duyệt. Mọi đề xuất cấp phát nguyên liệu vượt định mức đều phải có chữ ký chấp thuận của giám đốc kỹ thuật. Phiếu xuất kho điện tử được lưu trữ đồng bộ trên máy chủ doanh nghiệp. Việc chuẩn hóa quy trình giúp giảm thiểu sai sót do ghi chép thủ công. Nhờ vậy, kế toán viên nắm bắt chính xác giá trị tồn kho tại mọi thời điểm.

3.2. Hoàn thiện công tác kiểm kê và hạch toán chi phí thực tế

Công ty Tân Minh cần thiết lập hội đồng kiểm kê độc lập theo định kỳ hàng quý. Thành viên tham gia gồm kế toán vật tư, cán bộ kỹ thuật và đại diện ban giám đốc. Thủ kho chỉ có trách nhiệm hỗ trợ dẫn đường và xuất trình hàng hóa, không trực tiếp kiểm đếm. Khi phát hiện chênh lệch, hội đồng phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân. Trường hợp hao hụt vượt định mức do chủ quan, cá nhân phụ trách phải bồi thường vật chất. Ngoài ra, kế toán cần áp dụng linh hoạt phương pháp giá thực tế đích danh cho các loại vật tư lớn. Các công cụ dụng cụ luân chuyển nhiều lần cần theo dõi qua thẻ kho riêng. Biện pháp này đảm bảo tính đúng và đủ chi phí vào giá thành từng dự án.

IV. Đánh giá kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ và kết luận

Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ giữ vai trò sống còn trong phát triển bền vững của Tân Minh. Hệ thống kế toán hoàn chỉnh giúp kiểm soát chặt chẽ từng đồng vốn đầu tư vào vật tư xây lắp. Doanh nghiệp xây dựng luôn đối mặt với rủi ro biến động giá và hao hụt hiện trường. Việc kiểm soát định mức và tối ưu luân chuyển chứng từ giúp ngăn ngừa thất thoát ngân sách hiệu quả. Doanh nghiệp vừa nâng cao chất lượng thi công vừa tối ưu hóa lợi nhuận kinh doanh trên từng dự án. Các số liệu tài chính phản ánh khách quan tạo uy tín lớn đối với đối tác và ngân hàng cho vay. Việc chuyển đổi số trong quản lý kho vận mở ra bước tiến mới cho công tác quản trị doanh nghiệp hiện đại. Đầu tư vào năng lực chuyên môn của đội ngũ kế toán là định hướng chiến lược lâu dài. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban tạo nên sức mạnh tổng hợp cho công ty xây dựng. Tân Minh hoàn toàn có thể khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường xây dựng khu vực.

4.1. Hiệu quả ứng dụng mô hình kế toán quản trị vật tư mới

Áp dụng kế toán quản trị vật tư mang lại giá trị gia tăng rõ rệt cho Tân Minh. Ban lãnh đạo dễ dàng theo dõi chi phí thực tế phát sinh tại từng hạng mục công trình theo thời gian thực. Hệ thống cảnh báo tự động phát hiện sớm các trường hợp xuất kho vượt dự toán định mức cho phép. Tỷ lệ lãng phí vật tư sắt thép và xi măng tại các công trường giảm thiểu đáng kể. Việc luân chuyển công cụ dụng cụ giữa các dự án diễn ra khoa học và minh bạch hơn. Vòng quay hàng tồn kho tăng lên, giải phóng nguồn vốn lưu động bị ứ đọng nhiều tháng. Báo cáo kế toán quản trị cung cấp cơ sở phân tích giá thành chính xác, giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng trúng thầu dự án lớn.

4.2. Khuyến nghị nâng cao năng lực kiểm soát chi phí thi công

Doanh nghiệp cần tiếp tục hoàn thiện cơ chế phối hợp liên phòng ban trong quản lý dự án. Phòng kế toán phải thường xuyên trao đổi thông tin với phòng kỹ thuật và phòng giám sát thi công. Việc xây dựng định mức dự toán chi tiết cho từng loại công trình phải dựa trên khảo sát thực địa. Công ty cần định kỳ tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ thủ kho và cán bộ phụ trách vật tư. Chính sách khen thưởng kịp thời đối với các sáng kiến tiết kiệm vật tư cần được nhân rộng. Đồng thời, chế tài xử lý nghiêm minh các vi phạm làm mất mát hoặc hư hỏng tài sản phải được thực thi triệt để. Môi trường kiểm soát nội bộ vững chắc sẽ đảm bảo an toàn tuyệt đối cho nguồn vốn doanh nghiệp.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xây dựng, việc kiểm soát chi phí đầu vào và gia tăng lợi nhuận luôn gắn liền với yêu cầu bảo đảm an toàn, chất lượng kỹ thuật và tiến độ thi công công trình. Hàng tồn kho, cụ thể là nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, là yếu tố vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể công trình cũng như hỗ trợ toàn bộ quá trình thi công. Do đặc thù ngành xây lắp có khối lượng vật tư lớn, chủng loại đa dạng và quá trình xuất nhập diễn ra liên tục tại nhiều địa điểm thi công khác nhau, công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát chi phí, ngăn ngừa lãng phí và thất thoát tài sản. Nếu doanh nghiệp dự trữ vượt quá mức cần thiết sẽ dẫn đến ứ đọng vốn lưu động, phát sinh chi phí lưu kho; ngược lại, nếu dự trữ quá ít sẽ đối mặt với nguy cơ gián đoạn tiến độ thi công.

Xuất phát từ thực tiễn hoạt động tại Công ty TNHH Xây dựng Tân Minh – một doanh nghiệp chuyên thi công xây lắp hạ tầng, cầu đường và dân dụng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, tác giả Trần Thị Thu Quyên đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Kế toán nhằm đánh giá thực trạng công tác hạch toán vật tư, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể như sau:

• Mục tiêu chung: Tập trung nghiên cứu và phân tích thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Xây dựng Tân Minh, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện công tác kế toán, góp phần quản lý hiệu quả nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại các doanh nghiệp xây dựng.
  2. Tiến hành tìm hiểu và đánh giá thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Xây dựng Tân Minh.
  3. Đề xuất các kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Xây dựng Tân Minh.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Xây dựng Tân Minh.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty TNHH Xây dựng Tân Minh (địa chỉ: Xóm 3 Thạch Bình, thị trấn Sịa, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế).
• Phạm vi thời gian: Nghiên cứu dữ liệu, thông tin, số liệu tài chính của công ty trong giai đoạn 3 năm từ năm 2021 đến năm 2023 và tình hình hạch toán thực tế trong các quý 1, 2, 3 năm 2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và các văn bản quy phạm pháp luật được tác giả sử dụng làm căn cứ học thuật bao gồm:

• Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho: quy định về nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho nhập kho, phương pháp tính giá trị xuất kho và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
• Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính: chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, hướng dẫn hệ thống tài khoản (TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu; TK 153 – Công cụ, dụng cụ; TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang; TK 242 – Chi phí trả trước), biểu mẫu chứng từ và phương pháp hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ.
• Thông tư số 45/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính: quy định tiêu chuẩn nhận biết tài sản cố định và công cụ dụng cụ (các tư liệu lao động có giá trị dưới 30 triệu đồng hoặc thời gian sử dụng từ 1 năm trở xuống được xếp vào công cụ dụng cụ).
• Giáo trình "Chủ doanh nghiệp và kế toán trưởng trong điều kiện hội nhập kinh tế" do PGS. Ngô Thế Chi chủ biên (NXB Thống kê Hà Nội): cung cấp các khái niệm nền tảng về đối tượng lao động, tư liệu lao động và nội dung tổ chức kế toán chi tiết, tổng hợp.
• Hệ thống công thức quản lý hàng tồn kho:
  • Hệ số quay vòng hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán / Hàng tồn kho bình quân
  • Thời gian quay vòng hàng tồn kho = 365 / Hệ số quay vòng hàng tồn kho
  • Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho = Giá trị lưu kho / Doanh thu thuần

Phương pháp nghiên cứu thực tế đã áp dụng trong khóa luận:

• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đọc, tổng hợp các giáo trình kế toán, chuẩn mực kế toán Việt Nam, thông tư, nghị định của Nhà nước và các tài liệu chuyên ngành để xây dựng cơ sở lý luận.
• Phương pháp thu thập dữ liệu:
  • Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp quy trình luân chuyển chứng từ và thao tác nghiệp vụ hàng ngày tại phòng kế toán của công ty.
  • Phương pháp phỏng vấn: Trực tiếp phỏng vấn Kế toán trưởng về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, phương pháp ghi nhận nghiệp vụ, lập báo cáo tài chính và công tác quản lý kho vật tư.
  • Thu thập dữ liệu sơ cấp: Thu thập và ghi chép các chứng từ kế toán gốc phát sinh tại doanh nghiệp như hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu yêu cầu vật tư, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê kho.
  • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Kế thừa và trích xuất số liệu từ các báo cáo tài chính đã công bố giai đoạn 2021 – 2023, tài liệu lưu trữ nội bộ và các hồ sơ dự án của công ty.
• Phương pháp xử lý dữ liệu:
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, đối chiếu: Tính toán các chỉ tiêu biến động về tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, lợi nhuận để đánh giá xu hướng tài chính qua từng năm.
  • Các phương pháp hạch toán kế toán: Phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản và ghi chép đối ứng, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp

Nội dung chương 1 hệ thống hóa toàn diện các lý thuyết kế toán liên quan đến hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất và xây lắp theo quy định hiện hành:

• Khái niệm và đặc điểm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch một lần giá trị vào chi phí sản xuất sản phẩm; công cụ dụng cụ là tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn tài sản cố định, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, giữ nguyên hình thái vật chất và chuyển dịch dần giá trị vào chi phí qua hình thức phân bổ một lần hoặc nhiều lần.
• Phân loại: Khóa luận chi tiết hóa nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, vật tư thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản; công cụ dụng cụ gồm đà giáo, ván khuôn, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho xây lắp, bao bì luân chuyển, đồ bảo hộ lao động.
• Phương pháp xác định giá: Phân tích nguyên tắc tính giá gốc nhập kho (mua ngoài, gia công chế biến, nhập khẩu) và 4 phương pháp tính giá xuất kho: phương pháp thực tế đích danh, phương pháp bình quân gia quyền (cả kỳ dự trữ và sau mỗi lần nhập), phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO), phương pháp giá bán lẻ kết hợp hệ số chênh lệch giá hạch toán.
• Phương pháp kế toán chi tiết và tổng hợp: Trình bày cơ chế tổ chức kế toán chi tiết theo 3 phương pháp (phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư); làm rõ sơ đồ hạch toán tổng hợp tài khoản 152 và tài khoản 153 theo phương pháp kê khai thường xuyên trên hệ thống chứng từ và sổ kế toán.

Chương 2: Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Xây dựng Tân Minh

Chương 2 phản ánh chi tiết về đơn vị khảo sát, cơ cấu tổ chức và phân tích thực trạng công tác kế toán tại doanh nghiệp:

• Tổng quan về doanh nghiệp: Công ty TNHH Xây dựng Tân Minh được thành lập ngày 15/01/2010, mã số thuế 3301150406, người đại diện theo pháp luật là ông Trần Thanh Đẳng. Bộ máy quản lý gồm 5 nhân sự cốt lõi: Giám đốc điều hành, Kế toán, Giám sát công trình, Quản lý dự án, Pháp lý & hành chính. Nhân sự thi công công trình được thuê ngoài theo từng dự án nhằm tối ưu hóa chi phí cố định. Quy trình sản xuất sản phẩm xây dựng gồm 8 bước: Giải phóng mặt bằng -> Đào móng -> Gia công nền -> Thi công móng -> Thi công phần khung bê tông, cốt thép phần thân -> Xây thô -> Hoàn thiện -> Nghiệm thu hoàn thiện.

Một số hợp đồng thi công xây dựng tiêu biểu mà công ty thực hiện trong năm 2024 được ghi nhận trong văn bản gồm:

STT	Số hợp đồng	Tên dự án	Bên bàn giao	Ngày hợp đồng có hiệu lực
1	03/2024 HĐXD-TX	Nâng cấp kiệt 82 Quảng Tế, P. Thủy Xuân	UBND phường Thủy Xuân	22/02/2024
2	11/2024 HĐXL	Trường tiểu học Phú Hòa (Nhà 2 tầng khối hiệu bộ và các phòng chức năng)	Ban QLDA đầu tư xây dựng khu vực TP Huế	11/06/2024
3	146/2024 HĐKT/HWS-TM	Sửa chữa nhà đặt bồn muối và chống thấm sàn bể lọc nhà máy nước Phong Thu	Công ty Cổ phần Cấp nước Thừa Thiên Huế	14/06/2024
4	05/2024 HĐXH-TX	Nâng cấp, sửa chữa nhà VH tổ 8, phường Thủy Xuân	UBND phường Thủy Xuân	24/08/2024

• Tình hình tài chính giai đoạn 2021 – 2023:
  • Tình hình tài sản và nguồn vốn: Tài sản cố định giữ nguyên giá 1.551.281.819 đồng qua các năm nhưng giá trị hao mòn tăng dần. Tổng tài sản năm 2022 giảm 5,55% so với năm 2021, năm 2023 tiếp tục giảm 12,79%. Khoản mục hàng tồn kho không phát sinh trong năm 2021 và 2022, đến năm 2023 xuất hiện số dư 852 triệu đồng do vật liệu dở dang tồn lại tại các công trình. Nợ phải trả năm 2022 giảm 10,82%, năm 2023 giảm 23,34%. Vay và nợ thuê tài chính năm 2022 tăng 110,56% để tài trợ các dự án thi công nhưng sang năm 2023 đã được cơ cấu giảm. Vốn chủ sở hữu năm 2022 giảm 2,16% và năm 2023 giảm 6,58%.
  • Kết quả hoạt động kinh doanh: Biến động doanh thu, giá vốn và lợi nhuận được tác giả tổng hợp từ báo cáo tài chính qua bảng số liệu sau:

Chỉ tiêu	Tốc độ tăng trưởng 2022/2021 (%)	Tốc độ tăng trưởng 2023/2022 (%)
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ	+74,34	-10,32
Giá vốn hàng bán	+76,74	-10,54
Lợi nhuận gộp	+60,73	-8,94
Chi phí quản lý kinh doanh	+59,86	-7,72
Lợi nhuận thuần từ HĐKD	+71,82	-23,28
Lợi nhuận sau thuế TNDN	+71,82	-23,28

• Thực trạng hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, tổ chức kế toán theo hình thức Nhật ký chung, phương pháp kế toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên. Quy trình mua, nhập và xuất kho vật tư được kiểm soát thông qua hệ thống biểu mẫu: Phiếu yêu cầu vật tư thi công, Hóa đơn GTGT, Phiếu giao nhận vật tư, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Các nghiệp vụ tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được hạch toán vào TK 154 chi tiết cho từng hạng mục công trình; kế toán lập Sổ chi tiết TK 152, Sổ chi tiết TK 154, Sổ cái TK 152, Sổ cái TK 154, Sổ Nhật ký chung và thực hiện kiểm kê thực tế theo Biên bản kiểm kê kho.

Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Xây dựng Tân Minh

Trên cơ sở đánh giá những ưu điểm đạt được và những điểm còn tồn tại trong khâu quản lý, dự trữ và ghi sổ kế toán, tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp chính:

• Về quản lý nguyên vật liệu: Hoàn thiện quy trình kiểm nhận số lượng, quy cách vật tư khi chuyển trực tiếp đến công trường; quy định chặt chẽ trách nhiệm giữa kỹ sư giám sát, thủ kho và kế toán nhằm hạn chế hao hụt, bảo quản vật tư ngoài hiện trường tránh tác động xấu của thời tiết.
• Về chính sách dự trữ nguyên vật liệu: Xây dựng hệ thống định mức tiêu hao và hạn mức dự trữ tối thiểu - tối đa cho từng chủng loại vật liệu chủ yếu (xi măng, sắt thép, cát, đá) căn cứ theo tiến độ thi công thực tế của từng dự án, hạn chế tình trạng mua sắm dàn trải gây đọng vốn hoặc thiếu hụt vật tư làm chậm tiến độ.
• Về hạch toán kế toán: Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ từ công trường về phòng kế toán, bảo đảm tính kịp thời trong việc ghi sổ kế toán chi tiết; tăng cường đối chiếu định kỳ giữa thẻ kho, sổ chi tiết TK 152 và số liệu trên sổ Nhật ký chung.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính dựa trên số liệu thực tế được văn bản ghi nhận:

• Phản ánh trung thực tình hình biến động tài chính của Công ty TNHH Xây dựng Tân Minh giai đoạn 2021 – 2023: Năm 2022 chứng kiến sự phục hồi mạnh mẽ với doanh thu tăng 74,34% và lợi nhuận sau thuế tăng 71,82%; tuy nhiên đến năm 2023 doanh thu suy giảm 10,32% và lợi nhuận sau thuế giảm 23,28% dưới áp lực suy thoái chung của ngành xây dựng và biến động chi phí nguyên vật liệu đầu vào.
• Làm rõ thực trạng tổ chức hạch toán vật tư năm 2024: Doanh nghiệp đã thiết lập được quy trình ghi chép theo hình thức Nhật ký chung, sử dụng đúng tài khoản theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ghi nhận giá trị vật tư qua TK 152, kết chuyển trực tiếp vào TK 154 theo từng công trình), thực hiện theo dõi các chứng từ phát sinh thực tế như Hóa đơn GTGT số 465, Hóa đơn 00000804, Hóa đơn số 46 và lập Biên bản kiểm kê kho định kỳ.

Giải pháp tác giả đề xuất:

• Khóa luận đưa ra các giải pháp có tính khả thi đối với doanh nghiệp xây lắp quy mô nhỏ, tập trung vào: hoàn thiện quy trình kiểm soát vật tư tại công trường, lập kế hoạch dự trữ vật liệu dựa trên dự toán kỹ thuật, và chuẩn hóa công tác ghi chép sổ chi tiết vật liệu nhằm tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính.

Đóng góp của khóa luận do tác giả tự nêu:

• Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC trong loại hình doanh nghiệp xây dựng.
• Cung cấp bức tranh toàn diện về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Xây dựng Tân Minh năm 2024, chỉ ra những mặt đạt được và tồn tại trong quản lý tồn kho xây lắp.
• Đề xuất các nhóm giải pháp xuất phát từ thực trạng của doanh nghiệp, giúp ban lãnh đạo và phòng kế toán có căn cứ cải tiến công tác hạch toán và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài:

• Khóa luận chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu tại một đơn vị cụ thể là Công ty TNHH Xây dựng Tân Minh, một doanh nghiệp xây dựng quy mô nhỏ áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, do đó chưa có sự so sánh đối chiếu với các doanh nghiệp xây lắp quy mô lớn áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Dữ liệu tài chính phục vụ phân tích dừng lại ở giai đoạn 2021 – 2023 và 3 quý đầu năm 2024; nhiều công trình lớn được ký kết trong năm 2024 vẫn đang trong giai đoạn thi công dở dang, chưa quyết toán toàn bộ nên số liệu phản ánh chi phí thực tế cuối cùng chưa được bao quát trọn vẹn.

Hướng nghiên cứu tiếp:

• Mở rộng phạm vi nghiên cứu khi các công trình năm 2024 và các năm tiếp theo hoàn thành nghiệm thu bàn giao, cho phép đánh giá đầy đủ giá thành sản phẩm xây lắp hoàn thành.
• Nghiên cứu sâu hơn về việc ứng dụng các phần mềm kế toán chuyên ngành xây dựng nhằm tự động hóa quy trình luân chuyển chứng từ giữa ban điều hành công trường và phòng kế toán trung tâm.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực đối với:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập về mảng kế toán hàng tồn kho, kế toán chi phí tại các doanh nghiệp xây dựng, xây lắp.
• Nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ cần tham khảo tài liệu thực tế về phương pháp hạch toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và hình thức sổ Nhật ký chung.

Nội dung đáng tham khảo nhất trong tài liệu:

• Hệ thống biểu mẫu chứng từ và trích sổ kế toán thực tế tại Chương 2 (từ Biểu 2.1 đến Biểu 2.22), bao gồm phiếu yêu cầu vật tư, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ chi tiết TK 152, sổ chi tiết TK 154, sổ cái các tài khoản và biên bản kiểm kê kho.
• Quy trình hạch toán đối ứng tài khoản và sự liên kết giữa công tác quản lý vật tư ngoài hiện trường với việc tập hợp chi phí xây lắp trên sổ sách kế toán.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Xây dựng Tân Minh áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào? Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức sổ kế toán được sử dụng là hình thức Nhật ký chung.

2. Doanh thu và lợi nhuận sau thuế của công ty biến động như thế nào trong giai đoạn 2021 – 2023? Năm 2022, doanh thu tăng trưởng 74,34% và lợi nhuận sau thuế tăng 71,82% so với năm 2021. Sang năm 2023, doanh thu giảm 10,32% và lợi nhuận sau thuế giảm 23,28% so với năm 2022 do những khó khăn chung của thị trường xây dựng và chi phí đầu vào duy trì ở mức cao.

3. Bộ máy quản lý của công ty có đặc điểm gì về tổ chức nhân sự? Công ty duy trì bộ máy quản lý gọn nhẹ gồm 5 thành viên chủ chốt phụ trách các bộ phận: Giám đốc điều hành, Kế toán, Giám sát công trình, Quản lý dự án, Pháp lý & hành chính. Lực lượng công nhân thi công trực tiếp tại các công trình không thuộc biên chế cố định mà được công ty thuê ngoài theo từng dự án.

4. Trong năm 2024, công ty đang triển khai những công trình xây dựng tiêu biểu nào? Các dự án tiêu biểu năm 2024 gồm: Nâng cấp kiệt 82 Quảng Tế (Hợp đồng 03/2024 HĐXD-TX ký ngày 22/02/2024); Thi công nhà 2 tầng khối hiệu bộ Trường tiểu học Phú Hòa (Hợp đồng 11/2024 HĐXL ký ngày 11/06/2024); Sửa chữa nhà đặt bồn muối và chống thấm sàn bể lọc nhà máy nước Phong Thu (Hợp đồng 146/2024 HĐKT/HWS-TM ký ngày 14/06/2024); Nâng cấp nhà văn hóa tổ 8 phường Thủy Xuân (Hợp đồng 05/2024 HĐXH-TX ký ngày 24/08/2024).

5. Tác giả khóa luận đưa ra những giải pháp cụ thể nào để hoàn thiện công tác kế toán tại công ty? Tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp: hoàn thiện quy trình kiểm nhận và bảo quản nguyên vật liệu tại công trường; xây dựng chính sách dự trữ nguyên vật liệu theo định mức kỹ thuật để hạn chế ứ đọng vốn; hoàn thiện quy trình lập, luân chuyển chứng từ và đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết, sổ cái kế toán với số liệu kiểm kê thực tế.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trần Thị Thu Quyên đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, đồng thời phản ánh chi tiết thực trạng công tác hạch toán tại Công ty TNHH Xây dựng Tân Minh trong giai đoạn 2021 – 2024. Thông qua việc phân tích chuỗi số liệu tài chính và hệ thống chứng từ thực tế tại doanh nghiệp, nghiên cứu đã làm rõ mối quan hệ giữa công tác kiểm soát chi phí vật tư với hiệu quả sản xuất kinh doanh xây lắp. Các giải pháp được đề xuất trong khóa luận bám sát đặc thù quản lý thi công của công ty, mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho công tác hoàn thiện kế toán vật tư tại các doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: 1.1 Khái niệm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ  Nguyên vật liệu (NVL): Theo thông tư 133/2016/TT-BTC: “Nguyên liệu, vật liệu là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp [2] ”. Theo sách “Chủ doanh nghiệp và kế toán trưởng trong điều kiện hội nhập kinh tế”, chủ biên: PGS. Ngô Thế Chi – NXB thống kê Hà Nội định nghĩa về nguyên vật liệu như sau: “Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất kết cấu thành nên thực thể sản phẩm, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất [7] ”  Công cụ dụng cụ (CCDC): Theo thông tư 133/2016/TT-BTC: “Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với TSCĐ [2] ”. Theo sách “Chủ doanh nghiệp và kế toán trưởng trong điều kiện hội nhập kinh tế”, chủ biên: PGS.

Ngô Thế Chi – NXB thống kê Hà Nội định nghĩa về công cụ dụng cụ như sau: “Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định xếp vào tài sản cố định. Theo chế độ hiện hành, những tư liệu lao động có giá trị < 30.000 đồng, thời gian sử dụng ≤ 1 năm được xếp vào công cụ dụng cụ. Bởi vậy, công cụ dụng cụ mang đầy đủ đặc điểm như tài sản cố định hữu hình (tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu đến lúc hư hỏng) [7] ”.2 Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ  Nguyên vật liệu: - Tiêu hao trong quá trình sản xuất: NVL thường được sử dụng một lần và dễ mất đi hình thái ban đầu của nó sau khi tham gia vào quá trình sản xuất. 7 - Thành phần cấu tạo nên sản phẩm: NVL trực tiếp cấu thành nên sản phẩm hoặc tham gia hỗ trợ sản xuất như vật liệu phụ, nhiên liệu,.

- Thời gian sử dụng ngắn: NVL thường được tiêu thụ gần hết hoặc thậm chí hết hoàn toàn trong một chu kỳ sản xuất. - Hạch toán ngay vào chi phí: Giá trị của NVL thường được kế toán hạch toán trực tiếp vào chi phí trong kỳ sử dụng.  Công cụ dụng cụ: - Không trực tiếp cấu thành sản phẩm: CCDC chỉ phục vụ quá trình sản xuất như máy móc, thiết bị văn phòng, đồ bảo hộ,. - Thời gian sử dụng dài hơn NVL: Thường thời gian CCDC được sử dụng dài hơn một chu kỳ sản xuất và được sử dụng nhiều lần.

- Không đủ điều kiện ghi nhận tài sản cố định: Theo điều 3 Thông tư 45/2013/TT- BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC: “ Giá trị CCDC thường nhỏ hơn 30 triệu đồng và thời gian sử dụng dưới 1 năm [ 2, 3]”. - Phân bổ vào chi phí: CCDC có thể được phân bổ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ.2 Phân loại và vai trò của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 1. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp được phân loại thành các nhóm chính như sau:  Nguyên vật liệu: - Nguyên vật liệu chính: Là vật tư trực tiếp cấu thành sản phẩm chính, có vai trò chủ yếu trong việc tạo hình và quyết định chất lượng sản phẩm. - Nguyên vật liệu phụ: Là vật tư hỗ trợ trong quá trình sản xuất, giúp hoàn thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm nhưng không tham gia trực tiếp vào cấu trúc chính của sản phẩm.

- Nhiên liệu: Là những loại vật liệu cung cấp năng lượng để máy móc, thiết bị hoạt động, phục vụ cho quá trình sản xuất. - Vật tư thay thế: Là những vật tư dùng để sửa chữa, thay thế cho thiết bị, máy móc, phương tiện vận tải khi bị hỏng hóc trong quá trình sản xuất. 8 - Vật liệu và các thiết bị xây dựng cơ bản : Bao gồm vật liệu và thiết bị phục vụ cho các công trình xây dựng cơ bản, từ thiết bị cần lắp ráp đến công cụ, khí cụ và các vật liệu kết cấu lắp đặt vào công trình.  Công cụ dụng cụ: - Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp; - Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì; - Những dụng cụ, đồ nghề bằng thủy sinh, sành, sứ; - Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng; - Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc,.

Vai trò của nguyên vật liệu Cả NVL và CCDC đều đóng vai trò thiết yếu trong đảm bảo chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất kinh doanh:  Nguyên vật liệu: - Về mặt hiện vật: NVL là thành phần chính cấu tạo nên sản phẩm, tạo sự đa dạng và quyết định đến chất lượng sản phẩm, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục. - Về mặt giá trị: NVL chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất, ảnh hưởng đến giá thành. Nếu quản lý tốt giúp giảm lãng phí và tối ưu hóa chi phí.  Công cụ dụng cụ: - Về mặt hiện vật: Hỗ trợ sản xuất, vận hành máy móc và bảo trì thiết bị.

Đảm bảo sự an toàn lao động và nâng cao hiệu quả làm việc. - Về mặt giá trị: Giá trị CCDC thấp hơn TSCĐ và được phân bổ dần qua các kỳ. Sử dụng tốt sẽ hỗ trợ tối ưu hóa chi phí đầu tư và tăng năng suất lao động.  Do đó, việc tăng cường quản lý, hạch toán NVL và CCDC một cách hợp lý và hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Phương pháp kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Để đảm bảo việc quản lý NVL, CCDC nói riêng và kế toán hàng tồn kho (HTK) nói chung được hiệu quả, doanh nghiệp (DN) có thể lựa chọn một trong hai phương pháp quản lý HTK sau: 9 1. Phương pháp kê khai thường xuyên Theo điều 22, Thông tư 133/2016/TT-BTC: “Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư - hàng hóa trên sổ kế toán”. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán [2].” Giá trị HTK Giá trị HTK Giá trị HTK Giá trị HTK = + - cuối kỳ đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ Vào cuối kỳ, kế toán dựa trên số liệu kiểm kê thực tế của HTK để đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán. Nguyên tắc cơ bản là số tồn kho thực tế phải khớp với số liệu ghi chép trên sổ sách.

Trường hợp có sự chênh lệch, kế toán cần xác định nguyên nhân để có biện pháp xử lý phù hợp và kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên thường được áp dụng tại các DN sản xuất (công nghiệp, xây lắp,.) và các DN thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị cao như máy móc, thiết bị, sản phẩm công nghệ cao hoặc có yêu cầu chất lượng nghiêm ngặt.  Ưu điểm: + Cập nhật liên tục: Thông tin HTK được cập nhật thường xuyên, cho phép DN theo dõi sát sao, từ đó có các điều chỉnh kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh. + Giảm thiểu sai sót: Do các nghiệp vụ nhập, xuất kho đều được ghi chép chi tiết, chính xác, phương pháp này giúp giảm thiểu tối đa các sai sót trong quá trình quản lý.

+ Đáp ứng nhu cầu kiểm tra linh hoạt: Nhờ vào việc ghi chép chi tiết, DN có thể kiểm tra tình trạng HTK tại bất kỳ thời điểm nào mà không phải chờ đến kỳ kiểm kê định kỳ.  Nhược điểm: + Tốn kém về chi phí: Việc ghi chép liên tục các nghiệp vụ phát sinh tạo ra khối lượng công việc lớn cho kế toán viên, từ đó có thể làm gia tăng chi phí hạch toán. + Áp lực công việc cao: Vì yêu cầu ghi chép liên tục, phương pháp này có thể tạo áp lực công việc lên kế toán viên, đòi hỏi họ phải xử lý kịp thời và chính xác, đặc biệt trong các DN có số lượng giao dịch lớn. Phương pháp kiểm kê định kỳ Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: “Phương pháp kiểm kê định kỳ là một phương pháp quản lý kho không theo dõi thường xuyên tình hình nhập, xuất, và tồn kho nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán.

Thay vào đó, phương pháp này chỉ ghi nhận giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ dựa trên kết quả kiểm kê định kỳ. [2]” 10 Công thức tính giá trị HTK xuất trong kỳ: Giá trị HTK Giá trị HTK Giá trị HTK Giá trị HTK = + - xuất trong kỳ đầu kỳ nhập trong kỳ cuối kì Theo phương pháp này, các biến động về nhập - xuất kho của vật tư và hàng hóa không được theo dõi chi tiết trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Thay vào đó, giá trị hàng hóa mua vào và nhập kho trong kỳ sẽ được ghi nhận trên một tài khoản riêng, cụ thể là tài khoản 631 “ Giá thành sản xuất”. Cuối mỗi kỳ kế toán, doanh nghiệp tiến hành kiểm kê thực tế vật tư và hàng hóa để xác định lượng tồn kho thực tế cũng như giá trị hàng hóa đã xuất dùng trong kỳ.

Kết quả này sẽ là cơ sở để ghi sổ kế toán vào tài khoản 631 “ Giá thành sản xuất”. Vì vậy, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ được sử dụng vào đầu kỳ (để chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ (để ghi nhận giá trị tồn kho thực tế). Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng chủng loại hàng hóa, vật tư đa dạng với nhiều quy cách, mẫu mã khác nhau và có giá trị thấp, hoặc với các doanh nghiệp thường xuyên xuất bán hàng hóa như cửa hàng bán lẻ.