Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Xây dựng Phúc Thành

Khóa luận kế toán nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty TNHH MTV Xây dựng Phúc Thành - ĐH Kinh tế Huế

• Tác giả: Nguyễn Hà Phương Uyên
• Người hướng dẫn: ThS. Phan Nhật Quang
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Xây dựng Phúc Thành
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại Phúc Thành

Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ giữ vai trò then chốt trong hoạt động xây lắp. Tại Công ty TNHH MTV Xây dựng Phúc Thành, các loại vật tư như sắt thép, xi măng, cát đá chiếm tỷ trọng chi phí rất lớn trong giá thành công trình. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Phương pháp kê khai thường xuyên được triển khai xuyên suốt để ghi chép các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho. Hệ thống kế toán theo dõi chi tiết tài khoản 152 đối với nguyên vật liệu và tài khoản 153 đối với công cụ dụng cụ. Phòng kế toán làm việc chặt chẽ với ban quản lý dự án để cập nhật kịp thời tiến độ cấp phát vật tư ra công trường. Việc tổ chức công tác kế toán khoa học giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác mức tiêu hao vật liệu theo định mức dự toán. Mọi phát sinh từ hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu giao hàng đến biên bản nghiệm thu đều được lưu trữ cẩn thận. Nhờ đó, số liệu kế toán phản ánh trung thực tình hình luân chuyển tài sản, giảm thiểu thất thoát và hỗ trợ ban giám đốc đưa ra các quyết định điều hành chính xác.

1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty

Nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Phúc Thành mang tính đặc thù cao của ngành xây dựng. Danh mục bao gồm xi măng, cát, đá, sắt thép, gạch ốp lát và các loại phụ gia chống thấm. Những vật tư này thường có khối lượng lớn, giá trị cao và chịu ảnh hưởng trực tiếp từ điều kiện thời tiết ngoài trời. Bên cạnh đó, công cụ dụng cụ bao gồm giàn giáo, máy trộn bê tông, máy cắt sắt, đồ bảo hộ lao động và thiết bị đo đạc. Đặc điểm chung của nhóm này là tham gia vào nhiều chu kỳ thi công nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Kế toán tiến hành phân loại rành mạch giữa vật liệu chính, vật liệu phụ và thiết bị thi công nhằm phục vụ tính giá thành công trình chính xác.

1.2. Vai trò của kế toán vật tư trong doanh nghiệp xây dựng

Kế toán vật tư đóng vai trò trung tâm trong chuỗi kiểm soát chi phí thi công. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm hơn 60% tổng dự toán một công trình xây dựng dân dụng hay công nghiệp. Ghi nhận kịp thời số lượng nhập xuất giúp doanh nghiệp tránh tình trạng gián đoạn thi công do thiếu vật liệu. Đồng thời, kế toán giám sát việc sử dụng thiết bị thi công theo đúng dự toán được phê duyệt ban đầu. Công tác này ngăn ngừa nguy cơ gian lận, mất mát vật tư ngoài bãi công trường và lãng phí nguyên liệu. Dữ liệu kế toán cung cấp cơ sở tin cậy để ban lãnh đạo phân tích hiệu quả tài chính của từng gói thầu, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường xây dựng.

II. Phân tích thực trạng kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

Thực tế quản lý tại Công ty TNHH MTV Xây dựng Phúc Thành bộc lộ cả ưu điểm lẫn hạn chế. Doanh nghiệp áp dụng quy trình tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Số liệu nhập xuất được ghi nhận qua phần mềm kế toán định kỳ. Tuy nhiên, luồng chứng từ từ công trường về văn phòng trung tâm thường bị trễ hạn. Các chứng từ như phiếu giao hàng, biên bản bàn giao thiết bị ngoài hiện trường đôi khi thiếu chữ ký của chỉ huy trưởng. Kế toán viên phải đối chiếu thủ công giữa sổ chi tiết vật tư và thẻ kho của thủ kho. Khâu kiểm kê định kỳ diễn ra chưa đủ đều đặn, dẫn đến việc phát hiện sai lệch vật tư chậm trễ. Một số công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ bị xuất dùng nhưng thiếu sổ theo dõi tuổi thọ sử dụng. Tình trạng này gây khó khăn cho việc phân bổ chi phí trả trước vào từng hạng mục thi công cụ thể. Hơn nữa, việc giao nhận vật liệu cát, đá trực tiếp tại bãi thi công thường chỉ căn cứ vào số chuyến xe, làm gia tăng nguy cơ hao hụt khối lượng thực tế so với hóa đơn mua vào.

2.1. Quy trình hạch toán và tính giá xuất kho tại doanh nghiệp

Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Khi nhận nguyên vật liệu, kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng và phiếu nhập kho để ghi nhận nợ tài khoản 152 cùng thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Đối với xuất kho, kế toán sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Phần mềm tự động tính toán đơn giá xuất dựa trên tổng giá trị và số lượng tồn đầu kỳ cộng nhập trong kỳ. Cách tính này giúp phản ánh tương đối ổn định chi phí vật tư vào giá thành công trình. Mặc dù vậy, phương pháp bình quân cuối kỳ khiến việc xác định giá thành dở dang trong tháng gặp độ trễ nhất định.

2.2. Khó khăn trong kiểm soát chứng từ và đối chiếu thủ kho

Mối liên kết giữa kế toán và thủ kho tại công ty còn bộc lộ nhiều điểm nghẽn. Thủ kho theo dõi số lượng hiện vật qua thẻ kho, trong khi kế toán ghi chép cả lượng và giá trị trên sổ kế toán tổng hợp. Do khoảng cách địa lý giữa trụ sở và các công trường, chứng từ vận chuyển vật tư thường tập hợp muộn từ một đến hai tuần. Khi phát sinh chênh lệch số lượng tồn thực tế, nhân sự mất nhiều thời gian lật tìm hồ sơ cũ để rà soát. Việc thiếu quy chế kiểm kê đột xuất khiến thất thoát vật tư khó phát hiện kịp thời. Sự phối hợp lỏng lẻo này làm giảm tính chính xác của báo cáo tài chính hàng tháng.

III. Phương pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

Để khắc phục các hạn chế, Công ty TNHH MTV Xây dựng Phúc Thành cần triển khai đồng bộ các giải pháp quản lý vật tư. Trước hết, doanh nghiệp nên số hóa quy trình luân chuyển chứng từ kho. Kế toán công trường cần sử dụng thiết bị di động để quét mã phiếu xuất nhập ngay tại hiện trường. Thứ hai, ban giám đốc cần áp dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn sau mỗi lần nhập kho trên phần mềm kế toán. Phương pháp này giúp cập nhật giá vốn tức thì, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi chi phí theo thời gian thực. Thứ ba, công ty phải xây dựng quy chế định mức tiêu hao nguyên vật liệu chặt chẽ cho từng gói thầu cụ thể. Mọi khối lượng xuất kho vượt định mức thiết kế phải có phê duyệt bằng văn bản từ chỉ huy trưởng và phòng kỹ thuật. Ngoài ra, việc thiết lập sổ theo dõi riêng cho các công cụ dụng cụ có giá trị lớn như giàn giáo, cốp pha là yêu cầu cấp thiết. Điều này bảo đảm việc phân bổ chi phí khấu hao diễn ra công bằng và minh bạch.

3.1. Ứng dụng phần mềm kế toán và số hóa chứng từ vật tư

Doanh nghiệp cần nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán hiện hữu lên nền tảng đám mây. Sự thay đổi này cho phép thủ kho tại các công trường kết nối trực tiếp với phòng kế toán trụ sở. Khi vật tư như sắt, xi măng về đến bãi thi công, thủ kho lập phiếu nhập điện tử và đính kèm ảnh chụp hóa đơn giao nhận. Dữ liệu ngay lập tức được truyền về máy chủ để kế toán viên kiểm tra tính hợp lệ. Quá trình kiểm tra chéo tự động giúp triệt tiêu sai sót nhập liệu kép và loại bỏ chứng từ giả mạo. Thời gian xử lý số liệu kế toán vật tư nhờ đó được rút ngắn đáng kể từ vài ngày xuống vài phút.

3.2. Chuẩn hóa quy chế kiểm kê và quản lý định mức sử dụng

Công ty cần ban hành quy chế kiểm kê định kỳ vào ngày cuối cùng mỗi tháng và kiểm kê đột xuất giữa kỳ. Hội đồng kiểm kê phải có sự tham gia của đại diện phòng kế toán, thủ kho và kỹ sư hiện trường. Biên bản kiểm kê cần phân tích cụ thể nguyên nhân thừa, thiếu hay phẩm chất vật tư bị suy giảm do bảo quản. Đối với công cụ dụng cụ, kế toán lập thẻ theo dõi riêng cho từng tổ đội thi công. Mỗi thiết bị bàn giao đều có chữ ký xác nhận của đội trưởng nhằm nâng cao ý thức giữ gìn tài sản chung. Việc quản lý định mức xuất vật tư nghiêm ngặt sẽ ngăn chặn tình trạng thất thoát xi măng, sắt thép tại công trình.

IV. Đánh giá ứng dụng kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của Công ty Xây dựng Phúc Thành. Mô hình quản lý bài bản giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ giá thành xây lắp trên từng hạng mục công trình. Ban giám đốc nhận được báo cáo tồn kho trung thực, phục vụ công tác lập kế hoạch mua hàng đúng thời điểm và tối ưu vốn lưu động. Tỷ lệ hao hụt vật tư giảm xuống mức tối thiểu nhờ quy trình luân chuyển chứng từ rõ ràng và cơ chế kiểm kê nghiêm ngặt. Hệ thống kế toán minh bạch còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt các đối tác đầu tư và chủ thầu xây dựng. Kết quả nghiên cứu thực tế tại Phúc Thành mang lại bài học quý báu cho các doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Việc tuân thủ chuẩn mực kế toán kết hợp công nghệ số hóa không chỉ hỗ trợ bảo toàn tài sản mà còn trực tiếp thúc đẩy biên lợi nhuận của toàn bộ doanh nghiệp.

4.1. Lợi ích kinh tế khi tối ưu hóa quản lý nguyên vật liệu

Tối ưu hóa công tác kế toán vật tư mang lại giá trị kinh tế trực tiếp cho doanh nghiệp. Việc kiểm soát nhập xuất chính xác làm giảm lượng tồn kho dư thừa và hạn chế tối đa nguy cơ hư hỏng vật tư ngoài công trường. Dòng tiền lưu động được giải phóng để phục vụ các dự án thi công trọng điểm tiếp theo. Ngoài ra, việc xác định đúng chi phí thực tế giúp doanh nghiệp dự toán giá bỏ thầu cạnh tranh hơn trong các đợt đấu thầu xây dựng. Lợi nhuận gộp từ các hợp đồng thi công nhờ vậy được bảo toàn trọn vẹn và thúc đẩy tỷ suất sinh lời tổng thể của công ty.

4.2. Khuyến nghị ứng dụng cho các doanh nghiệp xây dựng khác

Các doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ cần chủ động đầu tư vào hệ thống phần mềm quản lý kho chuyên biệt. Ban quản lý nên phân định rõ trách nhiệm cá nhân giữa thủ kho, kế toán viên và chỉ huy trưởng công trình. Việc kiểm kê vật tư cần được thực hiện thường xuyên theo từng giai đoạn nghiệm thu công trình thay vì chỉ chờ đến cuối năm tài chính. Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ kế toán xây dựng cũng là điều kiện tiên quyết. Khi quy trình hạch toán được vận hành chuyên nghiệp, doanh nghiệp sẽ xây dựng được hệ thống quản trị rủi ro vững mạnh và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Hà Phương Uyên được thực hiện tại Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế (Khoa Kế toán – Tài chính), dưới sự hướng dẫn của ThS. Phan Nhật Quang. Bối cảnh nghiên cứu xuất phát từ thực tế cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, đòi hỏi các doanh nghiệp xây dựng phải tối ưu hóa lợi nhuận đi đôi với việc tiết kiệm chi phí sản xuất. Trong cơ cấu chi phí của đơn vị xây lắp, chi phí nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) chiếm tỷ trọng lớn và là nhân tố trực tiếp cấu thành giá thành công trình, ảnh hưởng quyết định đến chất lượng và tiến độ thi công. Do đó, việc theo dõi, ghi chép và kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập – xuất – tồn kho vật tư thông qua công tác kế toán là yêu cầu cốt lõi nhằm ngăn chặn thất thoát tài sản, cung cấp thông tin minh bạch phục vụ quản trị và tuân thủ các quy định tài chính hiện hành. Xuất phát từ kỳ thực tập nghề nghiệp thực tế tại doanh nghiệp, tác giả đã lựa chọn nghiên cứu đề tài "Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Xây dựng Phúc Thành".

Hệ thống câu hỏi nghiên cứu của đề tài gồm 3 câu hỏi chính:

1. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm những nội dung gì?
2. Công ty TNHH MTV Xây dựng Phúc Thành thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ như thế nào?
3. Những giải pháp giúp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ?

Mục tiêu nghiên cứu được xác định cụ thể:

• Mục tiêu chung: Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH MTV Xây dựng Phúc Thành.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Thứ nhất, tìm hiểu và hệ thống hóa những vấn đề chung liên quan đến kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất.
  2. Thứ hai, tìm hiểu và mô tả về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH MTV Xây dựng Phúc Thành.
  3. Thứ ba, thông qua quá trình thực tập tại doanh nghiệp, đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH MTV Xây dựng Phúc Thành.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH MTV Xây dựng Phúc Thành.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty TNHH MTV Xây dựng Phúc Thành (địa chỉ: 36 Nguyễn Văn Chính, phường Thủy Phương, thị xã Hương Thủy, tỉnh Thừa Thiên Huế).
• Phạm vi thời gian:
  • Dữ liệu tổng quát phục vụ phân tích tình hình nhân sự, tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh được thu thập qua 3 năm (2020 – 2022).
  • Dữ liệu chuyên sâu về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chứng từ và sổ sách kế toán tập trung phân tích vào niên độ kế toán năm 2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật và chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành:

• Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp: Khung pháp lý điều chỉnh khái niệm, nguyên tắc ghi nhận giá trị, hệ thống chứng từ kế toán, sổ kế toán và hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho NVL (TK 152), CCDC (TK 153), dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294), cùng các tài khoản chi phí và công nợ liên quan.
• Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – "Hàng tồn kho": Căn cứ xác định nguyên tắc đánh giá vật tư theo giá gốc khi nhập kho và giá trị thuần có thể thực hiện được khi trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Khung lý thuyết phân loại rõ đặc tính của hai đối tượng: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động tham gia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình thái ban đầu và chuyển toàn bộ giá trị vào sản phẩm mới; trong khi công cụ dụng cụ là tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn của tài sản cố định (TSCĐ), tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và hao mòn chuyển dần giá trị vào chi phí. Khóa luận hệ thống hóa các phương pháp tính giá xuất kho (thực tế đích danh; bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ; bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập; nhập trước, xuất trước - FIFO) cùng các hình thức tổ chức kế toán chi tiết (phương pháp thẻ song song; phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển; phương pháp sổ số dư) và hai phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho (kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai bao gồm:

• Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Thu thập số liệu thô từ hệ thống chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính của doanh nghiệp; tổng hợp, chọn lọc và xử lý dữ liệu để tính toán các chỉ tiêu tăng giảm, tỷ trọng cơ cấu.
• Phương pháp hạch toán và đối chiếu số liệu sổ sách: Kiểm tra tính hợp thức, hợp pháp của chứng từ thu thập được; đối chiếu định khoản với các quy định pháp luật; kiểm tra tính liên kết, khớp đúng giữa chứng từ gốc, thẻ kho, sổ chi tiết, sổ cái và báo cáo tài chính.
• Phương pháp so sánh: So sánh các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, lao động qua 3 năm (2020 – 2022) theo số tuyệt đối và tương đối; so sánh giữa thực tế vận hành tại công ty với các quy định trong cơ sở lý thuyết.
• Phương pháp nghiên cứu, tham khảo tài liệu: Nghiên cứu giáo trình, văn bản pháp luật, thông tư của Bộ Tài chính và các đề tài khóa luận liên quan trên thư viện trường.
• Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp nhân viên và cán bộ phòng Kế toán nhằm ghi nhận quy trình hạch toán, chính sách tính giá, quy chế luân chuyển chứng từ và lịch sử phát triển của công ty.
• Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp các bước mua hàng, kiểm nhận, lập phiếu nhập kho, thủ tục xuất kho và quy trình nhập liệu vào phần mềm kế toán của kế toán viên.
• Phương pháp mô tả: Tái hiện chi tiết trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho, xuất kho và quy trình ghi sổ trên máy vi tính.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu là dữ liệu sơ cấp (thông tin phỏng vấn nhân sự phòng kế toán, dữ liệu quan sát thao tác kho bãi và nhập liệu) kết hợp dữ liệu thứ cấp (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ giai đoạn 2020 – 2022; các chứng từ, sổ chi tiết TK 152, TK 153 năm 2022 do phòng Kế toán – Tài chính của Công ty TNHH MTV Xây dựng Phúc Thành cung cấp).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán vật tư trong doanh nghiệp sản xuất theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và VAS 02. Các nội dung trọng tâm bao gồm:

• Khái niệm, đặc điểm và vai trò của NVL, CCDC; yêu cầu quản lý từ khâu thu mua, bảo quản tại kho bãi, định mức sử dụng tại hiện trường đến khâu dự trữ tồn kho tối đa - tối thiểu nhằm tránh ứ đọng vốn.
• Phân loại chi tiết: NVL gồm nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản; CCDC gồm công cụ dụng cụ lao động, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê, phụ tùng thay thế.
• Phương pháp xác định giá thực tế nhập kho theo từng nguồn hình thành (mua ngoài, tự gia công, thuê ngoài chế biến, nhận vốn góp liên doanh, được biếu tặng). Với nguồn mua ngoài, giá trị nhập kho bằng giá mua trên hóa đơn (chưa có thuế GTGT nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ) cộng chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp), trừ đi các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua) và cộng thuế không hoàn lại (nếu có).
• Bốn phương pháp tính giá thực tế xuất kho (thực tế đích danh; bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ; bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập; nhập trước, xuất trước - FIFO) cùng phân tích ưu, nhược điểm và điều kiện ứng dụng của từng phương pháp.
• Ba phương pháp kế toán chi tiết vật tư: Phương pháp thẻ song song (ghi chép song song giữa thủ kho trên thẻ kho và kế toán trên sổ chi tiết, đối chiếu cuối tháng); Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (kế toán sử dụng bảng kê nhập, xuất và sổ đối chiếu luân chuyển cuối tháng); Phương pháp sổ số dư (thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ, kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị trên bảng lũy kế và sổ số dư).
• Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: Khái niệm theo Điều 23 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc xác định giá trị tồn kho cuối kỳ, nội dung kết cấu và sơ đồ hạch toán các tài khoản TK 152, TK 153.
• Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo VAS 02: Khái niệm suy giảm giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc, nguyên tắc trích lập tại thời điểm lập báo cáo tài chính cho từng loại vật tư, kết cấu tài khoản TK 2294 và định khoản kế toán khi lập bổ sung hoặc hoàn nhập dự phòng qua TK 632.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH MTV Xây dựng Phúc Thành

Chương 2 mô tả chi tiết hồ sơ doanh nghiệp và thực tế tổ chức công tác kế toán tại đơn vị nghiên cứu:

• Thông tin doanh nghiệp: Công ty TNHH MTV Xây dựng Phúc Thành thành lập và hoạt động từ ngày 02/10/2012; Mã số thuế: 3301493996; Giám đốc: Võ Văn Thành; Trụ sở: 36 Nguyễn Văn Chính, phường Thủy Phương, thị xã Hương Thủy, tỉnh Thừa Thiên Huế. Ngành nghề kinh doanh gồm xây dựng công trình công nghiệp, giao thông, thủy lợi, hạ tầng đô thị, đường dây và trạm biến áp đến 35 KV; xây dựng nhà các loại; bán lẻ xi măng, gạch, ngói, cát, sỏi; kinh doanh máy móc thiết bị xây dựng và thiết bị điện.
• Cơ cấu quản lý và bộ máy kế toán: Ban Giám đốc quản lý trực tiếp các phòng ban (Nhân sự, Kế hoạch – Kỹ thuật, Kế toán, Kinh doanh, Đội Xây dựng). Bộ máy kế toán áp dụng mô hình tập trung, gồm: Kế toán trưởng (kiêm kế toán thuế), Kế toán thanh toán, Kế toán tiền lương, Kế toán vật tư, Thủ quỹ và Thủ kho.
• Chính sách kế toán áp dụng: Thực hiện theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ: VNĐ; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; hình thức ghi sổ trên máy vi tính theo mô hình Nhật ký chứng từ có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán FAST.
• Phân tích tình hình tài chính và nhân sự giai đoạn 2020 – 2022: Tác giả trình bày các số liệu phản ánh thực trạng nguồn lực của công ty.

Chỉ tiêu phân tích	Năm 2020	Năm 2021	Năm 2022	Biến động 2021/2020 (%)	Biến động 2022/2021 (%)
Tổng số lao động (người)	70	60	50	-14,29	-16,67
- Lao động trực tiếp (người)	40	35	30	-12,50	-14,00
- Lao động gián tiếp (người)	30	25	20	-16,67	-20,00
Tổng tài sản (tỷ đồng)	~35,11	35,11	39,57	-	+12,71
- Tài sản ngắn hạn	~27,88	27,88	33,21	-3,96	+19,10
- Tài sản dài hạn	~7,21	7,21	6,35	+16,24	-11,98
Tổng nguồn vốn (tỷ đồng)	~35,11	35,11	39,57	-	+12,71
- Nợ phải trả	30,17	29,80	33,32	-1,23	+11,80
- Vốn chủ sở hữu	5,08	5,31	6,26	+4,52	+17,87
Kết quả kinh doanh (tỷ đồng)
- Doanh thu thuần	35,10	52,14	43,45	+48,57	-16,67
- Lợi nhuận gộp	2,53	3,67	5,11	+45,26	+39,27
- Lợi nhuận thuần từ HĐKD	0,26	0,44	1,53	+70,68	+247,35
- Lợi nhuận sau thuế	0,20	0,17	0,96	-14,88	+452,43

• Thực tế công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty:
  • Phân loại: NVL chính (sắt, thép, xi măng, cát sạn, đá dăm...); Vật liệu phụ (sơn các loại, dầu, đinh vít, giấy nhám...); Nhiên liệu (xăng, dầu diezen, than...); CCDC (đà giáo, ván khuôn, dụng cụ gá lắp, thiết bị đồ nghề thi công, bảo hộ lao động).
  • Tính giá nhập kho: Hạch toán theo giá mua thực tế ghi trên hóa đơn không bao gồm thuế GTGT (do áp dụng khấu trừ) cộng chi phí vận chuyển, bốc xếp. Khóa luận minh họa nghiệp vụ ngày 20/12/2022 công ty mua 20 tấn xi măng Đồng Lâm với đơn giá chưa thuế 1.000.000 đồng/tấn, chi phí vận chuyển 1.000.000 đồng, tổng giá thực tế nhập kho là 21.000.000 đồng.
  • Tính giá xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền. Khi phát sinh xuất kho, kế toán nhập chứng từ vào phần mềm FAST mà không cần điền đơn giá; đến cuối kỳ kế toán, hệ thống phần mềm tự động tính toán và áp đơn giá xuất kho bình quân để cập nhật vào sổ sách. Tác giả dẫn chứng bảng tính giá xuất kho vật tư điện trong tháng 2/2022 với đơn giá bình quân cả kỳ là 23.330,3 đồng/kg.
  • Chứng từ và sổ sách: Sử dụng Phiếu đề nghị mua vật tư, Hóa đơn GTGT, Phiếu giao hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu yêu cầu vật tư, Biên bản kiểm kê; hệ thống sổ gồm Thẻ kho, Sổ chi tiết TK 152, Sổ chi tiết TK 153, Sổ cái và Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn.

Chương 3: Một số đánh giá và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH MTV Xây dựng Phúc Thành

Trên cơ sở thực trạng tại Chương 2, tác giả đưa ra các đánh giá và đề xuất giải pháp:

• Đánh giá ưu điểm: Công ty đã áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung với sự phân công công việc rõ ràng cho kế toán vật tư và thủ kho. Việc sử dụng phần mềm kế toán FAST giúp tự động hóa quá trình tính giá xuất kho bình quân, in sổ chi tiết và tổng hợp số liệu nhập – xuất – tồn kịp thời, giảm thiểu sai sót thủ công.
• Đánh giá nhược điểm:
  • Việc đối chiếu số liệu giữa thẻ kho do thủ kho theo dõi và sổ chi tiết của kế toán vật tư vẫn chủ yếu dồn vào thời điểm cuối tháng, hạn chế tính kiểm soát thường xuyên đối với biến động thực tế tại kho bãi.
  • Định mức tiêu hao nguyên vật liệu tại các công trình xây dựng phân tán chưa được giám sát liên tục theo tiến độ thi công thực tế, tiềm ẩn nguy cơ thất thoát vật tư tại công trường.
  • Công tác trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294) chưa được thực hiện đầy đủ theo đúng quy định của VAS 02 tại thời điểm lập báo cáo tài chính, dù thị trường vật liệu xây dựng có biến động giá.
• Nhóm giải pháp hoàn thiện:
  • Tăng cường kiểm tra, đối chiếu định kỳ giữa thủ kho và kế toán vật tư thay vì dồn vào cuối tháng; hoàn thiện quy trình ký nhận và luân chuyển chứng từ xuất vật tư phục vụ công trình.
  • Khai thác triệt để các phân hệ quản lý kho trên phần mềm kế toán FAST nhằm kết nối dữ liệu tồn kho theo thời gian thực.
  • Xây dựng và siết chặt hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng hạng mục công trình xây lắp; tăng cường trách nhiệm giám sát của Đội Xây dựng và phòng Kế hoạch – Kỹ thuật.
  • Thực hiện đánh giá lại giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho cuối kỳ kế toán để trích lập dự phòng giảm giá vật tư kịp thời theo quy định.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh được các kết quả nghiên cứu cụ thể:

• Làm rõ bức tranh tài chính và vận hành của Công ty TNHH MTV Xây dựng Phúc Thành: Năm 2022, quy mô tổng tài sản đạt 39,570 tỷ đồng (tăng 12,71% so với 2021), trong đó tài sản ngắn hạn chiếm ưu thế với mức tăng 19,10% do sự gia tăng của hàng tồn kho và các khoản phải thu. Nguồn vốn chủ yếu hình thành từ nợ phải trả (33,315 tỷ đồng năm 2022) và vốn chủ sở hữu tăng lên 6,255 tỷ đồng (tăng 17,87% nhờ tích lũy lợi nhuận chưa phân phối). Kết quả kinh doanh năm 2022 ghi nhận doanh thu thuần 43,453 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế đạt 956,739 triệu đồng (tăng trưởng 452,43% so với năm 2021).
• Mô tả chi tiết thực tế hạch toán kế toán vật tư: Công ty vận hành theo phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế GTGT khấu trừ, sử dụng hệ thống chứng từ quy chuẩn (phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn GTGT, phiếu yêu cầu vật tư) và thực hiện tính giá xuất kho bình quân trên phần mềm FAST.
• Đóng góp so với nghiên cứu trước: Tác giả đã cụ thể hóa các nguyên lý của Thông tư 200/2014/TT-BTC vào mô hình doanh nghiệp xây lắp quy mô vừa và nhỏ tại địa bàn thị xã Hương Thủy, tỉnh Thừa Thiên Huế. Khóa luận cung cấp các dẫn chứng nghiệp vụ kế toán có thực (mua xi măng, xuất kho vật tư điện) cùng hệ thống biểu mẫu, sổ sách thực tế phát sinh trong năm 2022, chỉ ra sự chênh lệch giữa quy định lý thuyết về trích lập dự phòng hàng tồn kho với thực tiễn áp dụng tại doanh nghiệp xây dựng tư nhân.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số giới hạn do phạm vi tiếp cận số liệu:

• Hạn chế: Khóa luận chỉ tập trung phân tích sâu dữ liệu chi tiết về chứng từ và sổ kế toán vật tư trong phạm vi niên độ kế toán năm 2022; chưa phân tích định lượng chi tiết mức độ ảnh hưởng của biến động giá nguyên vật liệu trên thị trường đến từng công trình xây lắp dở dang cụ thể. Các dữ liệu về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chưa được triển khai thành các số liệu hạch toán thực tế do công ty chưa áp dụng nghiệp vụ này.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp (TK 621, TK 622, TK 623, TK 627 và TK 154) đối với từng công trình xây dựng cụ thể; nghiên cứu tích hợp hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro chuỗi cung ứng vật tư xây dựng trong các doanh nghiệp thi công hạ tầng.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực:

• Đối tượng sử dụng: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện báo cáo thực tập hoặc khóa luận tốt nghiệp về kế toán hàng tồn kho; kế toán viên mới tiếp nhận công việc kế toán vật tư tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thi công xây lắp và thương mại vật liệu xây dựng.
• Phần nội dung đáng tham khảo:
  • Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho, xuất kho và quy trình hạch toán trên phần mềm kế toán FAST được trình bày trực quan tại Chương 2.
  • Phương pháp xử lý và tính toán giá xuất kho bình quân gia quyền kết hợp với dữ liệu sổ chi tiết TK 152, TK 153.
  • Khung phân tích tài chính doanh nghiệp qua bảng số liệu nhân sự, tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh 3 năm (2020 – 2022).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH MTV Xây dựng Phúc Thành áp dụng chế độ kế toán và phương pháp ghi sổ kế toán nào? Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Về hình thức ghi sổ, công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính theo mô hình Nhật ký chứng từ với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán FAST; niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 hằng năm; đơn vị tiền tệ ghi sổ là Đồng Việt Nam (VNĐ).

2. Phương pháp tính thuế GTGT và phương pháp hạch toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp được quy định như thế nào? Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Do đó, giá mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho là giá chưa bao gồm thuế GTGT ghi trên hóa đơn. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho được áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, cho phép theo dõi và phản ánh liên tục tình hình nhập, xuất, tồn vật tư trên sổ kế toán.

3. Công ty xác định giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho theo phương pháp nào? Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền. Khi xuất kho, kế toán viên chỉ nhập số lượng theo chứng từ vào phần mềm kế toán FAST mà không cần nhập đơn giá. Đến cuối kỳ kế toán, phần mềm sẽ tự động tổng hợp giá trị tồn đầu kỳ và giá trị nhập trong kỳ để tính đơn giá bình quân, từ đó tự động áp giá cho tất cả các nghiệp vụ xuất kho trong kỳ.

4. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty gồm những chức danh nào và phân công nhiệm vụ kế toán vật tư ra sao? Bộ máy kế toán của công ty gồm 6 vị trí: Kế toán trưởng (kiêm kế toán thuế), Kế toán thanh toán, Kế toán tiền lương, Kế toán vật tư, Thủ quỹ và Thủ kho. Trong đó, Kế toán vật tư chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý việc mua vào, xuất ra của vật tư, kiểm soát số lượng phục vụ sản xuất nhằm tránh thất thoát và lập các báo cáo chi tiết về tình hình vật tư cho ban quản lý.

5. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty biến động ra sao trong năm 2022 so với năm 2021? Năm 2022, tổng tài sản của công ty đạt 39,570 tỷ đồng, tăng 12,71% so với năm 2021 (chủ yếu do tài sản ngắn hạn tăng 19,10%). Vốn chủ sở hữu tăng 17,87% lên 6,255 tỷ đồng nhờ tích lũy lợi nhuận. Mặc dù doanh thu thuần năm 2022 giảm 16,67% (đạt 43,453 tỷ đồng), lợi nhuận gộp vẫn tăng 39,27% và lợi nhuận sau thuế tăng mạnh 452,43%, đạt 956,739 triệu đồng so với mức 173,405 triệu đồng của năm 2021.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Hà Phương Uyên đã phản ánh toàn diện lý luận và thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH MTV Xây dựng Phúc Thành trong giai đoạn 2020 – 2022. Đề tài làm rõ quy trình tổ chức chứng từ, hạch toán nhập – xuất – tồn vật tư trên phần mềm FAST theo Thông tư 200/2014/TT-BTC trong điều kiện đặc thù của doanh nghiệp thi công xây lắp. Thông qua việc phân tích số liệu tài chính thực tế và chỉ ra các hạn chế về kiểm soát định mức cũng như trích lập dự phòng, tác giả đã đề xuất các giải pháp khả thi giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý chi phí vật liệu và hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH MTV XÂY DỰNG PHÚC THÀNH 1. Những vấn đề chung về nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất 1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ 1. Khái niệm – Theo thông tư 200/2014/TT-BTC: “Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp”.

[1] – Theo thông tư 200/2014/TT-BTC: “Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với TSCĐ”. Đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ  Đặc điểm của nguyên vật liệu - Khi tham gia vào chu kỳ sản xuất nguyên vật liệu sẽ thay đổi về hình thái, không giữ nguyên được trạng thái ban đầu khi đưa vào sản xuất. - Các nguyên vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh chỉ tham gia vào một chu kỳ. - Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển trực tiếp vào sản phẩm, là căn cứ cơ sở để tính giá thành.

 Đặc điểm của công cụ dụng cụ – Công cụ, dụng cụ tham gia vào một hoặc nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà vẫn giữ nguyên hình thái ban đầu cho đến lúc hư hỏng, – Giá trị của công cụ dụng cụ được hao mòn dần trong quá trình sử dụng và được dịch chuyển từng phần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. – Có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn. Vai trò của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì NVL, CCDC có vai tro hết sức quan trọng, là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, cùng tham gia vào giai đoạn đầu của cả quá trình sản xuất sản phẩm mới. Nên việc sản xuất có thuận lợi hay không thì NVL, CCDC là yếu tố không thể thiếu, có ảnh hưởng quyết định đến các hoạt động trên.

5 Việc cung cấp NVL, CCDC có đầy đủ hay không sẽ ảnh hưởng đến tiến độ kế hoạch sản xuất kinh doanh. Để sản xuất ra những sản phẩm chất lượng tốt, đảm bảo về số lượng, đúng kỹ thuật thì yếu tố về trình độ lao động, máy móc thiết bị hiện đại sẽ ảnh hưởng đến yếu tố quy cách và chất lượng của NVL, CCDC nên được xem là yếu tố quyết định. Ngoài ra thì chi phí NVL, CCDC cũng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phái sản xuất nên việc cung ứng NVL, CCDC đầy đủ, kịp thời, sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả để nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Vì thế NVL, CCDC là yếu tố không thể thiếu trong sản xuất.

Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp Trong quá trình sản xuất để sản xuất ra một loại sản phẩm cần phải sử dụng rất nhiều loại NVL, CCDC khác nhau, không những thế để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn thì việc cung cấp NVL, CCDC phải diễn ra kịp thời, nhanh chóng và đúng thời gian quy định. Do đó công tác quản lý NVL, CCDC là vô cùng quan trọng và cần phải tổ chức tốt từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng có hiệu quả là điều kiện tiên quyết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm được chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.