Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Tư vấn – Xây dựng Tiến Phát" do sinh viên Đặng Thị Thùy Linh (ngành Kế toán, Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế) thực hiện dưới sự hướng dẫn của Th.S Hoàng Thùy Dương vào năm 2024. Đề tài thuộc nhóm nghiên cứu ứng dụng thực địa trong lĩnh vực kế toán tài chính doanh nghiệp sản xuất.

Về bối cảnh thực tiễn, tác giả đặt vấn đề trong giai đoạn nền kinh tế 2021–2022 có nhiều biến động và bước sang giai đoạn phục hồi 2023–2024. Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm, đồng thời chiếm tỷ trọng chi phí rất lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành. Công ty TNHH Tư vấn – Xây dựng Tiến Phát là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bê tông thương phẩm và xây dựng cơ bản, do đó công tác quản lý, hạch toán NVL và CCDC có ảnh hưởng trực tiếp đến việc kiểm soát chi phí, hạ giá thành và ngăn chặn thất thoát tài sản.

Mục tiêu nghiên cứu được tác giả xác định cụ thể như sau:

  • Mục tiêu chung: Nghiên cứu, tìm hiểu và mô tả quá trình hạch toán kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Tư vấn – Xây dựng Tiến Phát, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống công tác kế toán này tại đơn vị.
  • Mục tiêu chi tiết:
    1. Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp.
    2. Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Tư vấn – Xây dựng Tiến Phát; rút ra sự khác nhau giữa lý luận chung và thực tế áp dụng tại doanh nghiệp.
    3. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Tư vấn – Xây dựng Tiến Phát.

Câu hỏi nghiên cứu của đề tài gồm 4 nội dung:

  1. Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là làm những công việc gì?
  2. Bản chất kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là gì?
  3. Quá trình luân chuyển chứng từ trong kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ thực hiện như thế nào?
  4. Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ hạch toán trên tài khoản nào và cách hạch toán trên máy tính như thế nào?

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Tư vấn – Xây dựng Tiến Phát.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Tư vấn – Xây dựng Tiến Phát (địa chỉ: 84 Hữu Nghị, Phường Nam Lý, Thành phố Đồng Hới, Tỉnh Quảng Bình).
  • Phạm vi thời gian: Quá trình khảo sát thực tế diễn ra từ ngày 10/01/2023 đến ngày 07/04/2023.
  • Phạm vi dữ liệu: Dữ liệu nghiệp vụ thực tế năm 2023 và số liệu báo cáo tài chính giai đoạn 2021–2023 của doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của đề tài được xây dựng căn cứ trên các quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt Nam, trọng tâm là Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp (cụ thể là Điều 25 về nguyên vật liệu và Điều 26 về công cụ dụng cụ), kết hợp Chuẩn mực kế toán hàng tồn kho.

Phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa thu thập dữ liệu sơ cấp, dữ liệu thứ cấp và các phương pháp xử lý chuyên ngành kế toán:

Phương pháp Nội dung và kỹ thuật thực hiện Nguồn dữ liệu áp dụng
Thu thập số liệu sơ cấp Phỏng vấn trực tiếp cán bộ, nhân viên kế toán; quan sát quy trình tiếp nhận và luân chuyển chứng từ thực tế tại đơn vị. Phòng Hành chính – Kế toán, các thủ kho tại trạm sản xuất.
Thu thập số liệu thứ cấp Tập hợp các báo cáo tài chính, quyết định, quy chế nội bộ, tài liệu giáo trình và khóa luận tham khảo tại thư viện. Báo cáo tài chính 2021–2023, hệ thống văn bản nội bộ của công ty.
Phương pháp kế toán Vận dụng phương pháp chứng từ kế toán, tài khoản đối ứng, tính giá và phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán. Chứng từ gốc (phiếu nhập, xuất kho, hóa đơn, ủy nhiệm chi) và sổ sách kế toán.
Phương pháp phân tích Sử dụng phương pháp so sánh (đối chiếu giữa lý thuyết với thực tế, đối chiếu chứng từ với sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết) và thống kê mô tả. Bảng biểu nhập – xuất – tồn, số liệu chi phí và doanh thu qua các năm.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các lý thuyết kế toán tài chính về NVL và CCDC trong doanh nghiệp sản xuất:

  • Khái niệm và đặc điểm: Theo Điều 25 Thông tư 200/2014/TT-BTC, NVL là đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho sản xuất kinh doanh, tham gia vào một chu kỳ sản xuất, biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn để cấu thành nên thực thể sản phẩm và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí. Theo Điều 26, CCDC là tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị (dưới 30 triệu đồng) hoặc thời gian sử dụng (thường dưới 1 năm) để ghi nhận là tài sản cố định; CCDC có tính hao mòn dần nhưng tham gia vào nhiều chu kỳ hoạt động.
  • Phân loại: Tác giả phân loại NVL theo công dụng (vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản, phế liệu) và theo nguồn gốc (mua ngoài, tự chế, nguồn khác). CCDC được phân loại theo công dụng (công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê, thiết bị phụ tùng thay thế) và theo phương pháp phân bổ (phân bổ 1 lần 100% hoặc phân bổ nhiều lần từ 2 lần trở lên).
  • Đánh giá và tính giá: Nguyên tắc chung là phản ánh theo giá gốc (không bao gồm thuế GTGT khấu trừ). Văn bản trình bày chi tiết công thức xác định giá trị nhập kho theo từng nguồn (mua trong nước, nhập khẩu, tự chế, thuê gia công, nhận vốn góp liên doanh, phế liệu thu hồi, biếu tặng) và các phương pháp tính giá trị xuất kho: giá thực tế đích danh, bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ, bình quân cuối kỳ trước, bình quân sau mỗi lần nhập), phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) và phương pháp giá hạch toán.
  • Phương pháp hạch toán chi tiết: Phân tích 3 phương pháp tổ chức ghi chép giữa kho và phòng kế toán gồm: phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư; chỉ rõ ưu nhược điểm và điều kiện vận dụng của từng phương pháp.
  • Hệ thống tài khoản và định khoản: Giới thiệu kết cấu TK 152 (gồm các tài khoản cấp hai: 1521, 1522, 1523, 1524, 1525, 1526, 1528) và TK 153 (gồm các tài khoản cấp hai: 1531, 1532, 1533, 1534). Trình bày đầy đủ sơ đồ định khoản kế toán tổng hợp biến động tăng (mua ngoài hàng về trước hóa đơn về sau hoặc ngược lại, tự chế, nhận góp vốn, kiểm kê thừa) và biến động giảm (xuất dùng cho sản xuất trực tiếp TK 621, sản xuất chung TK 627, bán hàng TK 641, quản lý TK 642, xuất bán TK 632, kiểm kê thiếu TK 1381) theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Tư vấn – Xây dựng Tiến Phát

Chương 2 phản ánh trực tiếp bức tranh hoạt động và quy trình hạch toán tại đơn vị thực tập:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Tiền thân là Công ty Xây dựng Tổng hợp Tiến Phát thành lập ngày 09/07/2001 với vốn điều lệ đăng ký là 30 tỷ đồng; đổi tên thành Công ty TNHH Tư vấn – Xây dựng Tiến Phát năm 2006. Năm 2009, doanh nghiệp đầu tư dây chuyền sản xuất bê tông tươi tại Khu công nghiệp Tây Bắc, Đồng Hới, Quảng Bình và từ năm 2010 chuyển đổi trọng tâm sang sản xuất bê tông thương phẩm. Mã số thuế của công ty là 3100270238.
  • Cơ cấu tổ chức quản trị: Đứng đầu là Giám đốc, kế tiếp là Đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR) và 2 Phó Giám đốc phụ trách hai mảng (Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật và Phòng Sản xuất – Kinh doanh). Khối vận hành gồm 4 phòng chức năng (Kế hoạch – Kỹ thuật, Sản xuất – Kinh doanh, Hành chính – Kế toán, Vật tư – Xe máy) cùng các tổ sản xuất trực tiếp (Tổ mẫu, Trạm sản xuất, Tổ bơm cần, Tổ xe bơm, Tổ bơm ngang và lao động).
  • Cơ cấu bộ máy kế toán: Gồm 5 nhân sự với sự phân công chức năng cụ thể:
Vị trí nhân sự Họ và tên Chức năng và nhiệm vụ chính
Kế toán trưởng Nguyễn Thị Thúy Diệp Lãnh đạo trực tiếp phòng kế toán, giám sát quyết toán, lập báo cáo tài chính, tham mưu phân tích tài chính cho Giám đốc.
Kế toán tổng hợp Nguyễn Xuân Quyết Duy trì hệ thống sổ sách kế toán, phân tích số liệu, lập BCTC, quản lý tổng hợp nghiệp vụ thu chi, xuất nhập.
Kế toán viên kiêm thủ quỹ Lưu Thị Tuyết Mai Quản lý thu chi tiền mặt, bảo quản lưu trữ chứng từ quỹ tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi.
Kế toán kho 1 Võ Thị Hồng Hoa Theo dõi xuất, nhập, tồn kho các nguyên vật liệu chính phục vụ sản xuất gồm cát, đá, xi măng; lập báo cáo kho.
Kế toán kho 2 Dương Thị Thúy Giám sát vật tư máy móc, nhiên liệu xăng dầu; ghi chép thẻ kho và lập báo cáo nhập xuất nhiên liệu.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; niên độ kế toán theo năm dương lịch (01/01 đến 31/12); đơn vị tiền tệ là Đồng Việt Nam (VND); tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; ghi nhận hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá trị hàng tồn kho xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO); khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
  • Ứng dụng phần mềm kế toán MISA: Công ty sử dụng phần mềm Misa.vn chạy trên cơ sở dữ liệu SQL. Quy trình luân chuyển dữ liệu: Kế toán nhập dữ liệu từ chứng từ gốc hàng ngày, phần mềm tự động đổ dữ liệu vào Sổ Cái, Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các sổ chi tiết; cuối tháng chạy thao tác khóa sổ và lập BCTC; cuối năm in toàn bộ sổ sách đóng quyển để lưu trữ pháp lý. Tác giả chỉ rõ ưu điểm của phần mềm (giao diện thuận tiện, tuân thủ biểu mẫu của Bộ Tài chính, cơ sở dữ liệu SQL bảo mật cao) và nhược điểm kỹ thuật (yêu cầu cấu hình máy cao, tốc độ xử lý chậm khi cập nhật giá xuất hoặc bảo trì dữ liệu, phân hệ tính giá thành chưa chuyên sâu, kết xuất Excel chưa tối ưu thứ tự trình bày).
  • Minh chứng nghiệp vụ kế toán NVL và CCDC: Tác giả dẫn chứng bằng chuỗi chứng từ và sổ sách thực tế phát sinh năm 2023, bao gồm: Phiếu đề nghị mua vật tư, Phiếu giao nhận NVL, Phiếu nhập kho, Phiếu ủy nhiệm chi tạm ứng mua cát ngày 28/04/2023, Lệnh sản xuất bê tông, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư, Báo cáo nhập – xuất – tồn, Sổ chi tiết TK 152, Sổ Cái TK 152; đối với CCDC có Hóa đơn mua khuôn trụ thấm 150*300, Phiếu giao hàng, Biên bản kiểm nghiệm, Sổ chi tiết TK 153, Sổ Cái TK 153 và Biên bản kiểm kê định kỳ.

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Tư vấn – Xây dựng Tiến Phát

Dựa trên thực tế khảo sát, tác giả tiến hành đánh giá công tác kế toán tại đơn vị:

  • Đánh giá chung: Công ty có bề dày hơn 20 năm phát triển, tổ chức bộ máy quản lý và kế toán rõ ràng, việc áp dụng phần mềm kế toán MISA giúp giảm thiểu áp lực ghi chép thủ công và đảm bảo tuân thủ Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Các hạn chế tồn tại: Tốc độ cập nhật và xử lý dữ liệu giá xuất kho trên phần mềm còn độ trễ; công tác theo dõi phân loại một số khoản mục vật tư phụ và việc kết hợp phân hệ giá thành trên phần mềm còn chưa đồng bộ; khâu đối chiếu số liệu định kỳ giữa kế toán và thủ kho đôi lúc còn dồn vào cuối kỳ.
  • Đề xuất giải pháp: Tác giả đưa ra các nhóm khuyến nghị tập trung vào việc hoàn thiện quy trình kiểm soát chứng từ đầu vào, tối ưu hóa các phân hệ hạch toán trên phần mềm MISA, nâng cao hiệu quả kiểm kê và quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác tính giá thành sản phẩm bê tông thương phẩm.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đã làm rõ toàn bộ quy trình tổ chức kế toán NVL và CCDC tại một doanh nghiệp sản xuất bê tông thương phẩm, với các kết quả cụ thể:

  • Làm rõ tính phù hợp của việc áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên kết hợp phương pháp tính giá xuất kho Nhập trước xuất trước (FIFO) đối với doanh nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng có tần suất nhập xuất cốt liệu liên tục.
  • Hệ thống hóa đầy đủ đường đi của dòng chứng từ thực tế: từ khâu phát sinh nhu cầu (Phiếu đề nghị mua vật tư), kiểm nhận (Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu giao nhận), nhập kho và thanh toán (Phiếu nhập kho, Ủy nhiệm chi), đến khâu đưa vào sản xuất (Lệnh sản xuất, Phiếu xuất kho) và đối chiếu tổng hợp (Thẻ kho, Báo cáo N-X-T, Sổ Cái TK 152, TK 153).
  • Phân tích chi tiết mô hình kế toán máy sử dụng phần mềm MISA, nhận diện chính xác các ưu thế về tính bảo mật dữ liệu SQL cũng như các điểm nghẽn về cấu hình phần cứng và tốc độ xử lý khi tính giá thành sản phẩm tại đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Phạm vi khảo sát giới hạn tại một doanh nghiệp duy nhất (Công ty TNHH Tư vấn – Xây dựng Tiến Phát) với khung thời gian thực tế từ ngày 10/01/2023 đến 07/04/2023. Tác giả tự nhận định kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên các đề xuất mang tính gợi mở ban đầu, chưa lượng hóa được chi phí triển khai giải pháp.
  • Hướng mở rộng: Các nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát mối liên kết giữa kế toán quản trị chi phí NVL với hệ thống định mức kỹ thuật sản xuất bê tông, hoặc so sánh hiệu quả ứng dụng giữa phần mềm MISA với các hệ thống ERP trong ngành vật liệu xây dựng.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện đồ án hoặc khóa luận tốt nghiệp về đề tài kế toán hàng tồn kho, kế toán chi phí sản xuất trong doanh nghiệp công nghiệp – xây lắp.
  • Nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp sản xuất bê tông thương phẩm và xây dựng cơ bản, đặc biệt là tài liệu tham khảo về luân chuyển chứng từ kho, cách thiết lập sổ sách chi tiết TK 152, 153 và kỹ năng vận hành phần mềm MISA theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Phần đáng tham khảo nhất là mục 2.2 của Chương 2 với hệ thống chứng từ, sổ chi tiết và sổ cái đối ứng thực tế của các nghiệp vụ phát sinh năm 2023.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Tư vấn – Xây dựng Tiến Phát áp dụng chế độ kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho nào?
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, phương pháp quản lý hàng tồn kho là Kê khai thường xuyên, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và tính giá trị hàng tồn kho xuất kho theo phương pháp Nhập trước xuất trước (FIFO).

2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty gồm bao nhiêu người và nhiệm vụ được phân chia như thế nào?
Phòng Hành chính – Kế toán của công ty gồm 5 nhân sự: Kế toán trưởng (bà Nguyễn Thị Thúy Diệp), Kế toán tổng hợp (ông Nguyễn Xuân Quyết), Kế toán viên kiêm thủ quỹ (bà Lưu Thị Tuyết Mai), Kế toán kho 1 (bà Võ Thị Hồng Hoa, phụ trách vật tư chính như cát, đá, xi măng) và Kế toán kho 2 (bà Dương Thị Thúy, phụ trách máy móc và xăng dầu).

3. Phần mềm kế toán MISA tại đơn vị có những ưu điểm và hạn chế kỹ thuật gì theo ghi nhận của tác giả?
Phần mềm MISA có ưu điểm là giao diện thân thiện, bám sát mẫu biểu chế độ kế toán, hỗ trợ tạo nhiều cơ sở dữ liệu độc lập và độ bảo mật cao nhờ chạy trên CSDL SQL. Hạn chế gồm đòi hỏi cấu hình máy cao (máy yếu chạy chậm), tốc độ xử lý cập nhật giá xuất hoặc bảo trì dữ liệu còn chậm, phân hệ tính giá thành chưa chuyên sâu và thứ tự kết xuất báo cáo ra Excel chưa tối ưu.

4. Dây chuyền sản xuất bê tông thương phẩm tại đơn vị sử dụng những chứng từ kế toán cơ bản nào để theo dõi luân chuyển vật tư?
Quy trình hạch toán gắn liền với các chứng từ thực tế gồm: Phiếu đề nghị mua vật tư, Phiếu giao nhận nguyên vật liệu, Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT), Phiếu ủy nhiệm chi thanh toán/tạm ứng qua ngân hàng, Lệnh sản xuất, Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT), Thẻ kho, Sổ chi tiết tài khoản 152/153 và Biên bản kiểm kê định kỳ (Mẫu 05-VT).

Kết luận

Khóa luận của tác giả Đặng Thị Thùy Linh phản ánh chi tiết thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Tư vấn – Xây dựng Tiến Phát trong năm 2023. Tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, đối chiếu với quy trình luân chuyển chứng từ và phương pháp hạch toán trên phần mềm MISA tại một doanh nghiệp sản xuất bê tông tươi. Công trình cung cấp nguồn dữ liệu thực tế rõ ràng về tổ chức sổ sách kế toán hàng tồn kho, đồng thời chỉ ra một số điểm tồn tại về mặt xử lý kỹ thuật và quản lý để làm cơ sở cho việc hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị.