CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 1. Các khái niệm,đặc điểm, vai trò, phân loại về hàng tồn kho 1. Khái niệm hàng tồn kho Hàng tồn kho là một bộ phận của TSLĐ, chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 quy định hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kì sản xuất, kinh doanh bình thường - Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn và chiếm tỷ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. (Nguồn: Bộ tài chính Việt Nam(2001), hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, chuẩn mực số 02, quyết định số 149/2001/QĐ – BTC) Theo giáo trình Quản trị tài chính – ĐHTM năm 2011, hàng tồn kho bao gồm: hàng mua đang đi trên đường; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa tồn kho; hàng gửi bán, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Như vậy: hàng tồn kho của doanh nghiệp là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, dự trữ cho sản xuất, lưu thông hoặc đang trong quá trình sản xuất, chế tạo của doanh nghiệp. Đặc điểm hàng tồn kho Tùy từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau.
Đối với doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện, vật chất – kỹ thuật dùng vào hoạt động của họ Luan van 5 Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lời hàng tồn kho chủ yếu của họ là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng. Trong lĩnh vực này doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong doanh nghiệp sản xuất Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá trình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành phẩm làm ra cuối cùng. Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu đến bán thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng. Vai trò và ý nghĩa của hàng tồn kho - Vai trò của hàng tồn kho Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, quản trị hàng tồn kho có vai trò quan trọng, với đặc điểm có tính cơ động cao, quản trị hàng tồn kho đảm bảo cho quá trình kinh doanh thương mại được tiến hành liên tục, thông suốt và có hiệu quả, đồng thời góp phần làm ổn định thị trường hàng hóa.
Lượng tồn kho trong lưu thông được kết hợp với lượng tồn kho quốc gia góp phần điều tiết vĩ mô nền kinh tế. Đối với nước ta, hai loại hàng tồn kho này được đặc biệt lưu tâm, phải có chính sách đúng đắn cho hai loại tồn kho thì sẽ hạn chế được những khuyết tật trong nền kinh tế thị trường mà trong quá trình thực hiện công cuộc đổi mới ở nước ta hiện nay thường mắc phải: lạm phát, buôn lậu, ứ đọng hàng hóa và chiếm dụng vốn của các doanh nghiệp - Ý nghĩa của hàng tồn kho Công tác quản trị hàng tồn kho có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp được tiến hành đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại vật tư, năng lượng đủ về số lượng, kịp thời về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất, chất lượng. Đó là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được.
Doanh nghiệp sản xuất cần phải có vật tư, năng lượng mới tồn tại được.Vì vậy đảm bảo nguồn vật tư năng lượng cho sản xuất là một tất yếu khách quan , một điều kiện chung của mọi nền hoạt động sản xuất xã hội. Luan van 6 Doanh nghiệp thương mại cần phải có hàng hóa thì mới tồn tại được, chính vì vậy cần phải đảm bảo có đủ hàng háo để cung ứng cho thị trường và xã hội. Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho bao gồm: - Nguyên vật liệu, công cụ tồn kho, đã mua đang đi trên đường hoặc gửi đi gia công chế biến - Hàng hóa mua để bán: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi gia công, chế biến, hàng gửi bán. - Hàng hóa thành phẩm: thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi bán - Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành hoặc sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho - Chi phí dịch vụ dở dang.Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành Theo tiêu thức phân loại này hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho được mua vào: + Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cũng cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Hàng mua nội bộ: Là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cũng cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty - Hàng tồn kho tự gia công là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất gia công tạo thành - Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác : hàng tồn kho được nhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng… Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho. Đồng thời, việc phân loại chi tiết hàng tồn kho được mua từ bên ngoài và hàng mua nội Luan van 7 bộ giúp cho việc chính xác giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính hợp nhất. Phân loại theo yêu cầu sử dụng Theo tiêu thức phân loại này hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho được sử dụng cho sản xuất kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lí đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường - Hàng tồn kho chưa được sử dụng: phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lí của hàng tồn kho, xác định đói tượng cần lập dự phòng và mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập. Phân loại hàng tồn kho theo kế hoạch dự trữ sản xuất và tiêu thụ Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn trữ an toàn: Phản ánh hàng tồn trữ an toàn để kinh doanh được tiến hành thường xuyên, liên tục - Hàng tồn trữ thực tế Cách phân loại này giúp nhà quản trị xác định được mức dự trữ an toàn, phù hợp 1.
Phân loại hàng tồn kho theo phẩm chất Theo tiêu thức phân loại này, tùy thuộc vào chất lượng của hàng tồn kho mà hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho chất lượng - Hàng tồn kho kém phẩm chất - Hàng tồn kho mất phẩm chất Cách phân loại này giúp cho việc đánh giá và xác định hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Xác định giá trị tổn thất của hàng tồn kho, xác định số dự Luan van 8 phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập, đồng thời giúp doanh nghiệp có kế hoạch mua vào, bán ra hợp lí 1. Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi bán, hàng đang đi đường,… Cách phân loại này giúp cho việc phân định trách nhiệm vật chất liên quan đến hàng tồn kho, làm cơ sở để hạch toán giá trị tồn kho hao hụt, mất mát trong quá trình bảo quản Tất cả những thứ này được coi là hàng tồn kho và chiếm một phần lớn trong tỷ lệ tài sản kinh doanh của doanh nghiệp, bởi vì doanh thu từ hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu và những khoản thu nhập thêm sau này cho doanh nghiệp. Đó là những tài sản đã sẵn sàng để đem ra bán hoặc được đem ra bán.
Nếu để tồn hàng tồn kho quá lâu thì sẽ làm ảnh hưởng không tốt tới quá trình kinh doanh, bởi vì doanh nghiệp sẽ phải tốn chi phí dự trữ, chi phí thanh lí hay cải tiến hàng bị lỗi thời và thanh lí hàng hư hỏng. Nội dung của quản trị hàng tồn kho. Khái niệm Quản trị hàng tồn kho là một công tác quản trị nhằm: + Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọng hàng hóa + Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp + Đảm bảo cho lượng vốn doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa => Quản trị hàng tồn kho là một trong những nội dung quan trọng của quản trị tài chính doanh nghiệp. Luan van 9 Nội dung chủ yếu của quản trị hàng tồn kho 1.
Yêu cầu của quản trị hàng tồn kho Thứ nhất, phải theo dõi hàng tồn kho ở mọi khâu như thu mua, sử dụng, bảo quản. cho đến từng người phụ trách thực hiện (thủ kho, nhân viên bán hàng, nhân viên vật tư.) - Trong mua hàng: Vừa phải theo dõi thông tin thị trường, thông tin nhà cung cấp (Khả năng cung ứng, chính sách tiếp thị, tính ổn định. vừa phải theo dõi chặt chẽ chất lượng, số lượng, quy cách, chủng loại, chi phí, tiến độ mua hàng. Đảm bảo kịp thời với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.