Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong cơ chế quản lý kinh tế, tài chính là tổng hòa các mối quan hệ kinh tế gắn liền với việc khai thác, phân phối và sử dụng các nguồn lực nhằm thúc đẩy sự phát triển của nền sản xuất xã hội. Đối với khu vực hành chính sự nghiệp, công tác kế toán - tài chính đóng vai trò nòng cốt trong việc kiểm soát, điều phối và sử dụng nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp theo đúng quy định pháp luật và dự toán được duyệt.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên đề "Kế toán hành chính sự nghiệp" của sinh viên Trịnh Văn Thành (lớp KT3/03) tập trung nghiên cứu thực tế tổ chức công tác kế toán tại Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Hải Hậu, tỉnh Nam Định. Đây là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) huyện Hải Hậu, giữ vai trò quản lý nhà nước về lĩnh vực tài chính - ngân sách, đồng thời là đơn vị dự toán cấp I trực tiếp quản lý, phân bổ và chi phối kinh phí hoạt động cho các phòng ban trực thuộc trên địa bàn huyện.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:
- Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ và mô hình tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức công tác kế toán của Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Hải Hậu.
- Khảo sát và phản ánh thực tế quy trình kế toán hành chính sự nghiệp tại đơn vị dự toán, bao gồm: công tác lập dự toán thu chi; kế toán giao dịch với Kho bạc Nhà nước; kế toán các khoản thanh toán (tạm ứng, tiền lương, các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT); kế toán tài sản cố định; kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi); và quy trình kế toán tổng hợp.
- Đưa ra các nhận xét, đánh giá tổng quan về thực tế thực hiện chế độ kế toán tại đơn vị nhằm góp phần làm sáng tỏ việc áp dụng lý luận kế toán vào thực tiễn quản lý ngân sách nhà nước cấp huyện.
Đối tượng nghiên cứu của báo cáo là toàn bộ quy trình hạch toán, luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Hải Hậu. Phạm vi không gian được thực hiện tại trụ sở Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Hải Hậu (trung tâm thị trấn Yên Định, huyện Hải Hậu, tỉnh Nam Định). Phạm vi thời gian nghiên cứu tập trung vào đợt thực tập tốt nghiệp kéo dài hơn một tháng, với các số liệu và chứng từ hạch toán thực tế phát sinh trong tháng 5 năm 2005 (báo cáo hoàn thành ngày 15 tháng 6 năm 2005).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung chế độ kế toán và hệ thống tài khoản
Đề tài dựa trên hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành do Bộ Tài chính quy định, áp dụng cho các cơ quan quản lý nhà nước và đơn vị sử dụng ngân sách. Các tài khoản kế toán chủ yếu được sử dụng để theo dõi và hạch toán tại đơn vị bao gồm:
- Tài khoản 111: Tiền mặt tại quỹ.
- Tài khoản 312: Tạm ứng.
- Tài khoản 332: Các khoản phải nộp theo lương (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế).
- Tài khoản 334: Phải trả công nhân viên chức và người lao động.
- Tài khoản 461: Nguồn kinh phí hoạt động (kinh phí thường xuyên).
- Tài khoản 466: Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định.
- Tài khoản 661 (chi tiết TK 6612): Chi hoạt động năm nay.
- Tài khoản ngoài bảng 008: Dự toán kinh phí hoạt động.
Hình thức sổ kế toán
Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Hải Hậu lựa chọn và áp dụng hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ". Đặc trưng cơ bản của hình thức này là việc ghi Sổ Cái căn cứ trực tiếp vào các Chứng từ ghi sổ đã được lập từ chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại.
Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại đơn vị được thực hiện như sau:
- Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào các chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc), kế toán lập Chứng từ ghi sổ.
- Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian, sau đó chuyển số liệu để ghi vào Sổ Cái các tài khoản liên quan.
- Đồng thời, các chứng từ gốc được dùng để ghi trực tiếp vào Sổ quỹ (đối với thủ quỹ) và Sổ kế toán chi tiết theo từng đối tượng, tài khoản.
- Cuối kỳ, kế toán khóa sổ, lập Bảng tổng hợp chi tiết từ các sổ chi tiết; cộng Sổ Cái để tính số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối kỳ; lập Bảng cân đối tài khoản (Bảng cân đối số phát sinh).
- Sau khi tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa Sổ Cái, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Bảng tổng hợp chi tiết và Sổ quỹ, kế toán tiến hành lập Báo cáo tài chính.
Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu
Tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu thực tiễn kế toán:
- Phương pháp thu thập và quan sát chứng từ: Thu thập trực tiếp hệ thống mẫu biểu, chứng từ thu chi, hóa đơn, giấy rút dự toán ngân sách phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp và đối chiếu: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu phát sinh đến khâu vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp; đối chiếu số liệu định khoản kế toán giữa các phần hành.
- Nguồn dữ liệu: Hồ sơ dự toán ngân sách năm 2005, dự toán quý II/2005; các chứng từ gốc tháng 5/2005 (Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt số 13, 14; Giấy rút dự toán kiêm chuyển khoản số 15, 16; Phiếu thu số 20; Phiếu chi số 20, 24, 25, 26, 27; Bảng thanh toán tiền lương tháng 5/2005; Bảng trích nộp bảo hiểm tháng 5/2005; Biên bản giao nhận tài sản cố định ngày 12/5/2005) cùng hệ thống Sổ quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết các tài khoản (TK 312, TK 661), Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái các tài khoản (TK 111, TK 312, TK 661).
Nội dung chính theo từng chương
Chương I: Khái quát chung về phòng Tài chính Kế hoạch huyện Hải Hậu
1. Lịch sử hình thành, vị trí và chức năng nhiệm vụ
Phòng Tài chính - Kế hoạch trực thuộc UBND huyện Hải Hậu được thành lập từ năm 1945, đặt trụ sở tại trung tâm thị trấn Yên Định, huyện Hải Hậu, tỉnh Nam Định. Tiền thân của đơn vị là Phòng Tài chính thương nghiệp; đến tháng 7 năm 2001, đơn vị được đổi tên thành Phòng Tài chính - Kế hoạch, hoạt động dưới sự chỉ đạo của UBND huyện Hải Hậu và hướng dẫn chuyên môn của Sở Tài chính tỉnh Nam Định.
Đơn vị có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực: quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, tài chính, đầu tư và đăng ký kinh doanh. Các nhiệm vụ trọng tâm gồm:
- Hướng dẫn các đơn vị dự toán thuộc huyện và Ban Tài chính xã xây dựng dự toán ngân sách huyện theo hướng dẫn của Sở Tài chính để trình UBND huyện và Hội đồng nhân dân (HĐND) huyện quyết định.
- Lập phương án phân bổ và điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương.
- Kiểm tra công tác quản lý tài chính - ngân sách của chính quyền cấp xã và các đơn vị hành chính nhà nước trực thuộc huyện.
- Phối hợp với cơ quan Thuế trong quản lý thu ngân sách; phối hợp với Kho bạc Nhà nước trong việc cấp phát kinh phí đầy đủ, kịp thời và đúng tiêu chuẩn cho các đối tượng thụ hưởng ngân sách huyện.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự
Bộ máy nhân sự của Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Hải Hậu gồm 10 thành viên:
| STT |
Họ và tên |
Chức danh / Vị trí công tác |
| 1 |
Nguyễn Quốc Trọng |
Trưởng phòng |
| 2 |
Nguyễn Viết Tiến |
Phó Trưởng phòng |
| 3 |
Trần Đức Nhậm |
Phó Trưởng phòng |
| 4 |
Trần Xuân Liêm (Trần Xuân Kiên) |
Chuyên viên |
| 5 |
Nguyễn Mạnh Dũng |
Chuyên viên |
| 6 |
Trần Thị Thủy |
Cán sự |
| 7 |
Lã Mạnh Khải |
Cán sự |
| 8 |
Phạm Thị Xuân |
Cán sự |
| 9 |
Trần Thị Thúy Ngà |
Cán sự |
| 10 |
Trần Thị Thu Hường |
Cán sự |
Về phân cấp dự toán, Phòng Tài chính - Kế hoạch là đơn vị dự toán cấp I trực tiếp quản lý và bảo đảm nguồn kinh phí hoạt động cho 11 phòng ban thành viên trong huyện:
- Phòng Tư pháp
- Phòng Tài chính - Kế hoạch
- Phòng Công thương
- Phòng Văn hóa
- Phòng Thanh tra
- Phòng Tổ chức xã hội
- Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
- Phòng Y tế
- Phòng Thủy sản
- Đài Phát thanh
- Ủy ban Dân số
3. Tổ chức bộ phận kế toán
Bộ phận kế toán của phòng được chuyên môn hóa theo từng mảng công việc:
- Kế toán thu ngân sách huyện.
- Kế toán tổng hợp ngân sách xã kiêm thẩm định dự toán công trình xây dựng cơ bản (XDCB).
- Kế toán chuyên quản ngân sách xã (hướng dẫn, kiểm tra ngân sách xã) kiêm đăng ký kinh doanh.
- Kế toán đơn vị dự toán trực tiếp quản lý, thanh toán chi trả lương và các khoản chi hoạt động của 11 phòng ban trực thuộc.
Chương II: Thực tế Kế toán Hành chính sự nghiệp tại đơn vị dự toán phòng Tài chính Kế hoạch
Chương này trình bày chi tiết thực tế các phần hành kế toán được thực hiện tại đơn vị thông qua các nghiệp vụ, số liệu minh họa cụ thể trong tháng 5/2005:
1. Công tác lập dự toán ngân sách
Quy trình lập dự toán tại đơn vị được thực hiện qua 3 bước:
- Bước 1 (Chuẩn bị): Xin ý kiến thủ trưởng đơn vị; thu thập nhu cầu chi tiêu chuyên môn của các phòng ban; đánh giá tình hình chi tiêu năm trước để rút kinh nghiệm và tính toán nhu cầu chi tiêu năm kế hoạch.
- Bước 2 (Lập dự toán): Kế toán lập dự toán chi tiết các khoản chi (quỹ tiền lương, công tác phí, mua sắm sửa chữa, chi nghiệp vụ) theo từng phòng ban trực thuộc trình thủ trưởng phê duyệt.
- Bước 3 (Quyết toán): Tổng hợp số liệu theo biểu mẫu quy định (chương, loại, khoản, mục) trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Bảng tổng hợp Dự toán chi năm 2005 của Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Hải Hậu:
| Nhóm |
Nội dung chi |
Tổng dự toán năm 2005 (1.000 đồng) |
Dự toán tháng 4/2005 (1.000 đồng) |
| I |
Thanh toán cá nhân |
125.200 |
31.045 |
| II |
Nghiệp vụ chuyên môn |
107.000 |
30.000 |
| III |
Sửa chữa, mua sắm tài sản |
30.000 |
10.000 |
| IV |
Các khoản chi khác |
12.200 |
3.450 |
2. Kế toán giao dịch với Kho bạc Nhà nước
Đơn vị thực hiện rút dự toán ngân sách từ Kho bạc Nhà nước huyện Hải Hậu (Tài khoản: 321-01-002, Mã ĐVSDNS: 3113190189, Mã địa bàn: 19) qua 2 phương thức:
- Rút tiền mặt về nhập quỹ: Lập Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt (Mẫu C2-04/85).
- Giấy rút số 13 (06/05/2005): Lĩnh tiền lương (Mục 100: 8.178.000 đồng) và phụ cấp lương (Mục 102: 116.000 đồng) tháng 5/2005. Tổng số tiền: 8.186.178 đồng (Người lĩnh tiền: Phạm Thị Xuân).
- Giấy rút số 14 (13/05/2005): Rút tiền chi công tác phí (Mục 113: 2.000.000 đồng), vật tư văn phòng (Mục 110: 786.000 đồng), chi phí nghiệp vụ chuyên môn (Mục 119: 3.000.000 đồng). Tổng số tiền: 7.236.000 đồng (làm tròn số liệu tổng chi lĩnh: 7.000.000 đồng).
- Nhập quỹ tiền mặt: Lập Phiếu thu số 20 ngày 06/05/2005 với tổng số tiền 15.422.178 đồng (Nợ TK 111 / Có TK 461: 15.422.178 đồng).
- Rút dự toán kiêm chuyển khoản: Lập Giấy rút dự toán kiêm chuyển khoản (Mẫu số 02).
- Giấy rút số 15 (13/05/2005): Chuyển nộp tiền bảo hiểm tháng 5/2005 cho Bảo hiểm Xã hội huyện Hải Hậu (TK: 943-13-001) với số tiền 2.004.522 đồng (Mục 100: 1.482.000 đồng; Mục 106: 522.522 đồng).
- Giấy rút số 16 (18/05/2005): Chuyển trả tiền điện thắp sáng cho Chi nhánh điện huyện Hải Hậu (TK: 4311-01-00005 tại Ngân hàng Nông nghiệp & PTNT Hải Hậu) với số tiền 450.000 đồng (Mục 109).
3. Kế toán thanh toán
- Thanh toán tạm ứng (TK 312):
- Cán bộ lập Giấy đề nghị tạm ứng, có phê duyệt của Trưởng phòng và Phụ trách kế toán. Sau khi hoàn thành công việc, lập Giấy thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc; số chi không hết phải nộp hoàn quỹ, nếu chi quá được thanh toán bổ sung.
- Minh họa: Ngày 18/05/2005, bà Trần Thị Thủy tạm ứng 2.000.000 đồng đi tập huấn Luật Ngân sách (Phiếu chi số 24). Ngày 22/05/2005, bà Thủy lập Giấy thanh toán tạm ứng đủ 2.000.000 đồng kèm chứng từ hợp lệ.
- Định khoản thanh toán: Nợ TK 661: 2.000.000 đồng / Có TK 312: 2.000.000 đồng. Kế toán ghi Sổ chi tiết TK 312 đối tượng Trần Thị Thủy.
- Thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
- Tiền lương tính theo hệ số ngạch bậc và hệ số chức vụ nhân với mức lương tối thiểu (tháng 5/2005 là 290.000 đồng/tháng).
- Trích BHXH: Tổng 20% (Cơ quan đóng 15%, người lao động đóng 5%).
- Trích BHYT: Tổng 3% (Cơ quan đóng 2%, người lao động đóng 1%).
Bảng trích lược thanh toán lương và bảo hiểm tháng 5/2005 (10 cán bộ):
| STT |
Họ và tên |
Chức vụ |
Hệ số lương |
Hệ số PCCV |
Tổng hệ số |
Tổng mức lương (đồng) |
BHXH (5%) + BHYT (1%) trừ vào lương (đồng) |
Tiền lương thực nhận (đồng) |
BHXH (15%) + BHYT (2%) đơn vị nộp (đồng) |
| 1 |
Nguyễn Quốc Trọng |
TP |
3,56 |
0,20 |
3,76 |
1.090.400 |
65.424 |
1.024.976 |
185.368 |
| 2 |
Nguyễn Viết Tiến |
PP |
2,58 |
0,10 |
2,68 |
777.200 |
46.632 |
730.568 |
132.124 |
| 3 |
Trần Đức Nhậm |
PP |
4,06 |
0,10 |
4,16 |
1.206.400 |
72.384 |
1.134.016 |
205.088 |
| 4 |
Trần Xuân Kiên |
NV |
3,31 |
- |
3,31 |
959.900 |
57.594 |
902.306 |
163.183 |
| 5 |
Lã Mạnh Khải |
NV |
3,05 |
- |
3,05 |
884.500 |
53.070 |
831.430 |
150.365 |
| 6 |
Trần Thị Thủy |
CS |
2,81 |
- |
2,81 |
814.900 |
48.894 |
766.006 |
138.533 |
| 7 |
Phạm Thị Xuân |
CS |
2,68 |
- |
2,68 |
777.200 |
46.632 |
730.568 |
132.124 |
| 8 |
Trần Thị Thúy Ngà |
CS |
2,18 |
- |
2,18 |
632.200 |
37.932 |
594.268 |
107.474 |
| 9 |
Nguyễn Mạnh Dũng |
CS |
3,06 |
- |
3,06 |
887.400 |
53.244 |
834.156 |
150.858 |
| 10 |
Trần Thị Thu Hường |
CS |
2,34 |
- |
2,34 |
678.600 |
40.716 |
637.884 |
115.362 |
| Cộng |
|
|
29,63 |
0,40 |
30,03 |
8.708.700 |
522.522 |
8.186.178 |
1.480.479 |
Hạch toán tiền lương và bảo hiểm:
- Tính tổng tiền lương phải trả: Nợ TK 661: 8.708.700 đồng / Có TK 334: 8.708.700 đồng.
- Chi trả lương sau khi khấu trừ BHXH, BHYT (Phiếu chi số 25 ngày 10/05/2005): Nợ TK 334: 8.186.178 đồng / Có TK 111: 8.186.178 đồng.
- Khấu trừ bảo hiểm trừ vào lương (6%): Nợ TK 334: 522.522 đồng / Có TK 332: 522.522 đồng.
- Trích bảo hiểm tính vào chi phí cơ quan (17%): Nợ TK 661: 1.480.479 đồng / Có TK 332: 1.480.479 đồng.
- Chuyển nộp bảo hiểm qua Kho bạc (Giấy rút số 15): Nợ TK 332: 2.003.001 đồng / Có TK 008: 2.003.001 đồng.
4. Kế toán tài sản cố định (TSCĐ)
Đơn vị quản lý TSCĐ theo tiêu chuẩn giá trị từ 10 triệu đồng trở lên và thời gian sử dụng trên 12 tháng (đồng thời theo dõi hiện vật các thiết bị tin học, đồ dùng văn phòng có giá trị).
- Minh họa mua sắm: Ngày 12/05/2005, đơn vị nhận bàn giao 01 bộ máy vi tính từ bên giao (ông Trần Xuân Hòa - chủ cửa hàng) với giá mua 4.500.000 đồng, chi phí vận chuyển 500.000 đồng; tổng nguyên giá là 5.000.000 đồng.
- Hồ sơ chứng từ: Biên bản giao nhận TSCĐ ngày 12/05/2005; vào Sổ theo dõi TSCĐ và dụng cụ tại nơi sử dụng; Sổ chi tiết chi hoạt động Mục 145.
- Định khoản:
- Nợ TK 661: 5.000.000 đồng / Có TK 466: 5.000.000 đồng.
- Đồng thời ghi đơn: Có TK 008: 5.000.000 đồng.
5. Kế toán vốn bằng tiền
- Chi hội nghị, chi khác: Phiếu chi số 26 ngày 19/05/2005 thanh toán cho ông Trần Xuân Kiên số tiền 900.000 đồng (Nợ TK 661 / Có TK 111: 900.000 đồng).
- Mua văn phòng phẩm: Phiếu chi số 27 ngày 20/05/2005 thanh toán cho bà Trần Thị Thu Hường số tiền 600.000 đồng (Nợ TK 661 / Có TK 111: 600.000 đồng).
- Ghi Sổ quỹ tiền mặt: Thủ quỹ theo dõi các dòng thu nhập quỹ từ rút dự toán (Phiếu thu số 20) và các dòng chi lương, chi tạm ứng, chi hành chính (Phiếu chi số 24, 25, 26, 27).
6. Kế toán tổng hợp
Cuối tháng, kế toán tổng hợp tập hợp các chứng từ gốc để lập Chứng từ ghi sổ:
- Chứng từ ghi sổ số 22 (29/05/2005): Rút dự toán ngân sách nhập quỹ (Nợ TK 111 / Có TK 461: 15.422.178 đồng).
- Chứng từ ghi sổ số 25 (29/05/2005): Chuyển khoản thanh toán tiền điện (Nợ TK 661 / Có TK 461: 450.000 đồng).
- Chứng từ ghi sổ số 30 (29/05/2005): Chi hội nghị, mua văn phòng phẩm bằng tiền mặt (Nợ TK 661 / Có TK 111: 1.500.000 đồng).
Số liệu từ Chứng từ ghi sổ được vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và phân bổ vào Sổ Cái các tài khoản:
- Sổ Cái TK 111 (Tiền mặt): Số dư đầu tháng 11.000.000 đồng; Phát sinh Nợ 15.422.178 đồng; Phát sinh Có (chi tạm ứng, lương, văn phòng phẩm, hội nghị) tổng cộng 13.686.178 đồng; Số dư cuối tháng được đối chiếu khớp đúng với Sổ quỹ.
- Sổ Cái TK 312 (Tạm ứng): Phát sinh Nợ 2.000.000 đồng (tạm ứng); Phát sinh Có 2.000.000 đồng (thanh toán hoàn ứng); Số dư cuối tháng bằng 0.
- Sổ Cái TK 661 / TK 6612 (Chi hoạt động năm nay): Số dư đầu tháng 25.821.000 đồng; Phát sinh Nợ trong tháng 5 gồm: Tiền lương (8.708.700 đồng), Bảo hiểm 17% (1.480.479 đồng), Mua máy tính (5.000.000 đồng), Tiền điện (450.000 đồng), Chi hội nghị và văn phòng phẩm (1.500.000 đồng); Tổng số phát sinh Nợ trong kỳ: 17.139.179 đồng; Số dư Nợ cuối tháng: 42.960.179 đồng.
Chương III: Nhận xét và kết luận
Trên cơ sở khảo sát thực tế tại Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Hải Hậu, tác giả đưa ra các đánh giá tổng quát:
- Công tác tài chính kế toán tại đơn vị được tổ chức có nền nếp vững vàng, tuân thủ nghiêm túc các quy định của Luật Ngân sách Nhà nước và Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính ban hành.
- Bộ máy kế toán được phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng theo từng mảng chuyên môn (thu ngân sách, quản lý ngân sách xã, thẩm định XDCB, quản lý kinh phí đơn vị dự toán), bảo đảm kiểm soát chặt chẽ việc phân bổ và sử dụng nguồn kinh phí của 11 phòng ban trực thuộc.
- Việc lựa chọn hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ" phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động và điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tính toán của cơ quan, bảo đảm việc đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết, sổ quỹ và Sổ Cái luôn chính xác, kịp thời.
Kết quả và đóng góp
1. Kết quả thực tiễn chính
Báo cáo đã hệ thống hóa đầy đủ bộ chứng từ và số liệu kế toán thực tế phát sinh tại Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Hải Hậu trong kỳ kế toán tháng 5 năm 2005:
- Minh họa chi tiết quy trình lập dự toán năm 2005 với tổng mức dự toán nhóm I (Thanh toán cá nhân: 125,2 triệu đồng), nhóm II (Nghiệp vụ chuyên môn: 107,0 triệu đồng), nhóm III (Sửa chữa, mua sắm tài sản: 30,0 triệu đồng) và nhóm IV (Chi khác: 12,2 triệu đồng).
- Xây dựng bảng thanh toán lương và bảng trích nộp bảo hiểm thực tế cho 10 cán bộ công chức, phản ánh chính xác các mức lương theo ngạch bậc, phụ cấp chức vụ và tỷ lệ trích 23% (20% BHXH, 3% BHYT).
- Mô tả trọn vẹn luồng chứng từ rút hạn mức kinh phí từ Kho bạc Nhà nước Hải Hậu bằng cả hai hình thức: rút tiền mặt (Giấy rút C2-04/85 số 13, 14) và rút chuyển khoản (Giấy rút Mẫu 02 số 15, 16).
2. Đóng góp của đề tài
- Báo cáo cung cấp bức tranh thực tế về công tác kế toán tại một đơn vị hành chính cấp huyện kiêm đơn vị dự toán cấp I trong giai đoạn đầu áp dụng Luật Ngân sách Nhà nước năm 2002.
- Làm rõ phương pháp kết hợp giữa chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ và sổ cái tổng hợp trong hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, giúp người học đối chiếu giữa lý thuyết kế toán công và quy trình vận hành thực tế tại cơ quan nhà nước.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế về phạm vi thời gian và số liệu: Báo cáo được thực hiện trong thời gian thực tập hơn một tháng (tháng 5 đến tháng 6 năm 2005), do đó số liệu thực tế chỉ mới tập trung phản ánh các nghiệp vụ phát sinh của tháng 5/2005, chưa bao quát được toàn bộ chu kỳ quyết toán ngân sách trọn năm.
- Hạn chế về tính chuyên sâu: Do tác giả là sinh viên thực tập chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế, báo cáo chủ yếu dừng lại ở mức độ mô tả quy trình hạch toán và luân chuyển chứng từ theo mẫu biểu hiện hành, chưa đi sâu phân tích hiệu quả phân bổ ngân sách hoặc đánh giá công tác kiểm soát chi nội bộ tại các đơn vị dự toán trực thuộc.
- Hướng mở tiếp theo: Cần mở rộng nghiên cứu sang quy trình tổng hợp quyết toán ngân sách toàn huyện cuối niên độ; phân tích công tác thẩm định dự toán xây dựng cơ bản và việc ứng dụng phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp trong quản lý ngân sách nhà nước.
Giá trị tham khảo
Báo cáo là tài liệu tham khảo thiết thực cho:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính công và Quản lý hành chính nhà nước đang thực hiện báo cáo thực tập hoặc khóa luận tốt nghiệp về đề tài kế toán hành chính sự nghiệp tại cơ quan nhà nước.
- Cán bộ kế toán mới tiếp cận công tác kế toán dự toán cấp huyện, cần tài liệu tham khảo về mẫu biểu chứng từ (Giấy rút dự toán ngân sách, Phiếu thanh toán tạm ứng, Bảng kê trích nộp bảo hiểm, Chứng từ ghi sổ, Sổ theo dõi tài sản cố định tại nơi sử dụng).
Câu hỏi thường gặp
1. Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Hải Hậu trực tiếp quản lý dự toán kinh phí cho những đơn vị nào?
Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Hải Hậu là đơn vị dự toán cấp I, trực tiếp quản lý và điều tiết nguồn kinh phí của UBND huyện cho 11 phòng ban trực thuộc: Phòng Tư pháp, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Công thương, Phòng Văn hóa, Phòng Thanh tra, Phòng Tổ chức xã hội, Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Phòng Y tế, Phòng Thủy sản, Đài Phát thanh và Ủy ban Dân số.
2. Đơn vị áp dụng hình thức ghi sổ kế toán nào và nguyên tắc đối chiếu số liệu cuối tháng ra sao?
Đơn vị áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ chứng từ gốc để lập Chứng từ ghi sổ, sau đó vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái. Cuối tháng, kế toán kiểm tra khớp đúng giữa số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ quỹ của thủ quỹ và Sổ Cái các tài khoản trước khi lập Báo cáo tài chính.
3. Tỷ lệ trích nộp Bảo hiểm Xã hội (BHXH) và Bảo hiểm Y tế (BHYT) tại thời điểm tháng 5/2005 được tính toán như thế nào?
Tổng tỷ lệ trích BHXH là 20% (đơn vị đóng 15% tính vào chi phí cơ quan Nợ TK 661; cán bộ đóng 5% trừ vào lương Nợ TK 334). Tổng tỷ lệ trích BHYT là 3% (đơn vị đóng 2% tính vào chi phí cơ quan Nợ TK 661; cán bộ đóng 1% trừ vào lương Nợ TK 334). Tổng cộng đơn vị trích nộp 23% lương ngạch bậc và phụ cấp sang cơ quan BHXH.
4. Nghiệp vụ mua sắm máy vi tính ngày 12/05/2005 được hạch toán và ghi sổ như thế nào?
Nghiệp vụ mua 01 bộ máy vi tính có nguyên giá 5.000.000 đồng (giá mua 4.500.000 đồng + chi phí vận chuyển 500.000 đồng) được lập Biên bản giao nhận TSCĐ, ghi vào Sổ theo dõi TSCĐ và dụng cụ tại nơi sử dụng, ghi Sổ chi tiết chi hoạt động Mục 145 và định khoản: Nợ TK 661: 5.000.000 đồng / Có TK 466: 5.000.000 đồng; đồng thời ghi đơn Có TK 008: 5.000.000 đồng.
5. Thủ tục tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí tập huấn của cán bộ Trần Thị Thủy diễn ra qua các bước nào?
Ngày 18/05/2005, bà Trần Thị Thủy viết Giấy đề nghị tạm ứng 2.000.000 đồng đi tập huấn Luật Ngân sách, được lãnh đạo ký duyệt và thủ quỹ chi tiền theo Phiếu chi số 24 (hạch toán Nợ TK 312 / Có TK 111). Sau khi hoàn thành tập huấn, ngày 22/05/2005, bà Thủy lập Giấy thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc đúng số tiền 2.000.000 đồng để tất toán tạm ứng (hạch toán Nợ TK 661 / Có TK 312) và ghi Sổ chi tiết TK 312.
Kết luận
Báo cáo thực tập của tác giả Trịnh Văn Thành đã phản ánh hệ thống và chi tiết thực trạng công tác kế toán hành chính sự nghiệp tại Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Hải Hậu trong năm 2005. Văn bản mô tả đầy đủ từ công tác lập dự toán, giao dịch với Kho bạc Nhà nước, hạch toán các nghiệp vụ thanh toán lương, bảo hiểm, tạm ứng, tài sản cố định cho đến khâu tổng hợp sổ sách theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Tài liệu là nguồn dẫn liệu thực tế có giá trị tham khảo rõ ràng cho việc nghiên cứu và thực hành kế toán trong khu vực hành chính sự nghiệp cấp quận/huyện.
