CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH MINH HOÀNG 1. Đặc điểm hàng tồn kho tại Công ty TNHH Minh Hoàng. Hàng hoá tồn kho bao gồm: các chủng loại máy xúc, xe trộn bê tông, máy bơm bê tông, máy dầm cọc,… Đa số máy móc thiết bị cần diện tích kho lớn để lưu trữ, bảo quản. Các nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho tại công ty chủ yếu gồm nghiệp vụ nhập, xuất kho, kiểm kê và xử lý chênh lệch hàng tồn kho đối với hàng hoá.
Tính giá hàng tồn kho ở công ty TNHH Minh Hoàng: Tính giá nhập của hàng tồn kho: a. Tính giá gốc hàng nhập mới: Chi phí nhập khẩu (hoặc Phí chuyển tiền Giá thực tế Giá mua (VNĐ) + + chi phí thu mua) (nếu có) hàng nhập kho = Tổng số lượng hàng hoá nhập kho Ví dụ: Ngày 30 tháng 10 năm 2012 Công ty TNHH Minh Hoàng nhập kho 2 xe trộn bê tông trị giá 68.400 USD, phí nhập khẩu chưa VAT 2.600đ, phí chuyển tiền chưa VAT 1.000đ, tỷ giá bình quân giữa đồng Việt Nam và Đô la Mỹ trên thị trường liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước công bố áp dụng cho ngày 30/10/12 là 20.000 Giá nhập kho = = 687.100(đ) 2 Tuy nhiên để thuận tiện cho việc theo dâi và tính toán giá nhập kho, tại công ty lấy giá nhập kho theo phần số nguyên. Tức là: Đơn giá nhập kho của lô hàng nhập khẩu này: 687. SV: Trần Như Ngọc 3 Lớp: Kế toán tổng hợp Chuyên đề thực tập GVHD: Ths.
Lê Quang Dũng Phần giá trị cũn lại (77.100 đ) được đưa vào giá vốn trong kỳ của công ty (Tài khoản 632). Tính giá hàng hóa nhập thu hồi: Giá trị phân bổ Giá trị xuất kho Giá trị giữ lại không = - vào chi phí (theo FIFO) phân bổ Khi nhập kho thiết bị đầu cuối thu hồi, căn cứ vào các tài liệu: Phiếu xuất kho của thiết bị đầu cuối đã xuất trước đây; Sổ chi tiết TK 242 để xác định giá trị còn lại chưa phân bổ của thiết bị; Biên bản đánh giá tình trạng thiết bị thu hồi, kế toán xác định giá trị nhập kho trên cơ sở: - Đối với những thiết bị đầu cuối thu hồi trong tình trạng vẫn sử dụng được và kế toán chưa phân bổ hết giá trị thiết bị đầu cuối đó: Giá trị thu hồi Giá trị theo phiếu Giá trị luỹ kế đã phân bổ = - nhập kho của thiết bị xuất ban đầu vào chi phí của thiết bị - Đối với những thiết bị đầu cuối khi thu hồi được đánh giá là đã hỏng thì phần giá trị còn lại chưa phân bổ sẽ được kết chuyển hết vào chi phí trong kỳ. - Đối với những thiết bị đầu cuối (TBĐC) đã phân bổ hết thì giá nhập kho thu hồi được xác định bằng với giá trị giữ lại không phân bổ. Ví dụ: Ngày 20/01/12 xuất kho 3 máy AP-310 cho chương trình thử nghiệm 3 tháng với đơn giá 1.
Thời gian phân bổ 12 tháng. Giá trị giữ lại: 10. Kết thúc thời gian thử nghiệm, phòng vật tư thu hồi số lượng máy nói trên trong đó các máy vẫn còn sử dụng được và làm thủ tục nhập kho. Giá trị phân bổ = 1.
Giá trị nhập kho = { 1440. Nhập kho hàng điều chuyển nội bộ: Đối với hàng điều chuyển nội bộ công ty, giá nhập được xác định trên cơ sở giá xuất của đơn vị điều chuyển hàng cho công ty thể hiện trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Chi phí trong quá trình vận chuyển được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ. SV: Trần Như Ngọc 4 Lớp: Kế toán tổng hợp Chuyên đề thực tập GVHD: Ths.
Lê Quang Dũng Tính giá xuất của hàng tồn kho: Các nghiệp vụ xuất kho hàng hoá tại công ty bao gồm: Xuất gửi bán đại lý, xuất điều chuyển nội bộ, xuất cho thử nghiệm hoặc trang bị cho các phòng ban, xuất biếu tặng. Trị giá hàng hoá xuất kho tại công ty được tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Ví dụ: Tại thời điểm đầu ngày 01/03/2015 số liệu TBĐC AP310 tồn kho tại công ty như sau: Tên Vật tư TBĐC AP310 , Mã danh điểm: 52000310 Phiếu nhập ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Số phiếu Ngày tháng 12065000020 15/12/2012 bộ 10.000 Ngày 2/3/2015 công ty xuất 10.000 bộ TBĐC AP310, theo phương pháp nhập trước xuất trước kế toán vật tư áp giá xuất cho nghiệp vụ này là: Đơn giá xuất: 1440.000 đồng, thành tiền xuất: 14. Ghi nhận giá trị của hàng hoá tồn kho: Hiện tại, giá trị hàng hoá tồn kho của công ty đang được ghi nhận theo giá gốc.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Tổ chức hạch toán ban đầu: Nghiệp vụ nhập kho hàng hoá: Bước 1: Bộ phận giao hàng lập giấy đề nghị nhập kho vật tư. Khi giấy đề nghị này được ký duyệt sẽ được chuyển đến phòng vật tư. Bước 2: Tại phòng vật tư, căn cứ vào giấy đề nghị được duyệt sẽ lập 4 liên phiếu nhập kho. Người giao hàng được giao một liên và mang đến kho để làm thủ tục nhập.
Bước 3: Tại kho, khi thủ kho nhận được phiếu nhập kho sẽ tiến hành nhập kho hàng hoá. Thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập và ký nhận vào cột thực nhập của phiếu nhập kho, đồng thời phản ánh luôn vào thẻ kho. (Mỗi thẻ kho được dùng để theo dâi một loại hàng hoá.) SV: Trần Như Ngọc 5 Lớp: Kế toán tổng hợp Chuyên đề thực tập GVHD: Ths. Lê Quang Dũng Bước 4: Định kỳ, 10 ngày một lần thủ kho sẽ đến phòng vật tư để đối chiếu số lượng nhập giữa số thực tế và số đề nghị.
Sau đó thủ kho ký nhận vào cỏc liờn còn lại rồi giữ lại 2 liên. Bước 5: Định kỳ, 15 ngày một lần kế toán xuống kho để nhận 1 liên phiếu nhập kho, đối chiếu rồi ký nhận vào thẻ kho. Bước 6: Tại phòng kế toán, căn cứ vào các hồ sơ mua hàng và phiếu nhập kho, kế toán vật tư sẽ tiến hành ỏp giỏ và hạch toán. Nghiệp vụ xuất kho hàng hoá: Bước 1: Công ty lập một giấy đề nghị xuất kho vật tư.
Khi giấy đề nghị này được ký duyệt sẽ được chuyển đến nơi chứa vật tư. Bước 2: Tại phòng vật tư căn cứ vào giấy đề nghị được duyệt sẽ lập 4 liên phiếu xuất kho. Sau đó cán bộ vật tư giao 1 liên phiếu xuất kho và 1 liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho người nhận hàng. Người nhận hàng sẽ mang 2 phiếu này đến kho để làm thủ tục xuất.
Bước 3: Tại kho, khi thủ kho nhận được cả hai phiếu này sẽ tiến hành xuất hàng và xác nhận số lượng vào cột thực xuất của phiếu xuất kho, đồng thời phản ánh luôn vào thẻ kho (Thẻ kho TBĐC AP310) Bước 4: Định kỳ, 10 ngày một lần thủ kho sẽ đến nơi chứa vật tư để đối chiếu về số lượng thực tế đã xuất và số đề nghị. Sau đó thủ kho ký nhận vào cỏc liên phiếu còn lại. Thủ kho nhận lại 2 liên phiếu xuất kho, 1 liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Bước 5: Định kỳ, 15 ngày một lần kế toán xuống kho để nhận 1 liên phiếu xuất kho, 1 liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; kiểm tra; đối chiếu rồi ký nhận vào thẻ kho.
Bước 6: Tại phòng kế toán, căn cứ vào các chứng từ (giấy đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,…) và phiếu xuất kho kế toán vật tư sẽ tiến hành ốp giá và hạch toán. SV: Trần Như Ngọc 6 Lớp: Kế toán tổng hợp Chuyên đề thực tập GVHD: Ths. Lê Quang Dũng 1. Đặc điểm luân chuyển hàng tồn kho của Công ty TNHH Minh Hoàng.
Về mua hàng, nhập kho Quy trình kiểm soát nội bộ quá trình mua hàng, nhập kho được thể hiện như trong Hình 1 đã phần nào hạn chế được các gian lận và sai sót.2a: Quy trình nhập kho Quy trình kiểm soát nội bộ quá trình xuất kho được thể hiện như trong Hình 1.2b: Quy trinh xuất kho SV: Trần Như Ngọc 7 Lớp: Kế toán tổng hợp Chuyên đề thực tập GVHD: Ths. Lê Quang Dũng 1. Tổ chức quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Mình Hoàng. Tại Công ty công tác quản lý hàng tồn kho được thực hiện khá chặt chẽ và khoa học.
Ngay từ khâu thu mua công ty đã có sự phân công, quản lý một cách hợp lý. Phòng kế hoạch phối hợp với phòng vật tư tiến hành xây dựng kế hoạch mua sắm hàng hoá dựa trên nhu cầu thực tế. Sau đó ban quản lý phối hợp với phòng vật tư tìm kiếm, lựa chọn các nhà cung cấp. Hàng hoá thu mua sau khi được kiểm nhận đầy đủ về số lượng và nghiệm thu mới được tiến hành nhập kho.
SV: Trần Như Ngọc 8 Lớp: Kế toán tổng hợp Chuyên đề thực tập GVHD: Ths. Lê Quang Dũng Hình 1.3: Quản lý hàng tồn kho Để theo dõi cho từng loại hàng tồn kho, tại kho, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng cho từng loại hàng; còn tại Phòng kế toán, kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi cho cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại, từng thứ hàng tồn kho tương ứng với thẻ kho đã mở. Quy trình tồ chức Phiếu nhập kho: Trong kế toán, phiếu nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh nghiệp vụ về nhập kho một loại hàng tồn kho nào đó. Phiếu nhập kho là do kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn cho vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho.
Để nhập kho, phải có chứng từ thể hiện rõ nguồn gốc của việc nhập kho mà ghi sổ cho phù hợp. (chứng từ nguồn) Chứng từ nguồn về hàng tồn kho có nhiều loại, nhưng cơ bản bao gồm: hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao sản SV: Trần Như Ngọc 9 Lớp: Kế toán tổng hợp Chuyên đề thực tập GVHD: Ths. Lê Quang Dũng phẩm sản xuất hoàn thành, giấy giữ hộ tài sản,.Vậy làm thế nào để người quản lý kiểm soát được hàng nhập kho? Sau đây là quy trình luân chuyển phiếu nhập kho: Bước 1: Người giao hàng (có thể là nhân viên phụ trách thu mua, nhân viên sản xuất của DN hoặc người bán) đề nghị giao hàng nhập kho. Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên bản nhận cho nhập kho vật tư, hàng hóa, sản phẩm.
Ban kiểm nhận bao gồm thủ kho, kế toán vật tư, cán bộ phụ trách bộ phận, người đề nghị giao hàng.