Thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Phú Hải

Khóa luận kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Phú Hải

• Tác giả: Võ Thị Thùy
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Tuyết Trinh
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Phú Hải
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan về kế toán công nợ tại Công ty TNHH Phú Hải

Kế toán công nợ giữ vị trí trung tâm trong hệ thống quản lý tài chính doanh nghiệp. Công tác này phản ánh kịp thời các giao dịch mua bán chịu hàng hóa và dịch vụ. Tại Công ty TNHH Phú Hải, bộ phận kế toán thực hiện theo dõi chi tiết từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp. Các chứng từ gốc như hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản bàn giao và hợp đồng kinh tế được kiểm tra nghiêm ngặt. Việc ghi chép chính xác hỗ trợ ban giám đốc nắm rõ luồng tiền vào và ra. Doanh nghiệp phân loại công nợ theo thời hạn thanh toán từ ngắn hạn đến dài hạn. Quy trình hạch toán rõ ràng giúp hạn chế thất thoát vốn và sai lệch số liệu. Kế toán viên đối chiếu định kỳ sổ chi tiết với sổ cái tài khoản 131 và tài khoản 331. Số liệu tổng hợp phản ánh trung thực năng lực thanh khoản thực tế. Doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán hiện đại để tự động hóa các khâu nhập liệu. Nhờ đó, thông tin tài chính luôn cập nhật nhanh chóng và chính xác. Quản lý công nợ chặt chẽ tạo nền tảng vững chắc cho mọi quyết định đầu tư.

1.1. Nguyên tắc tổ chức kế toán công nợ phải thu

Nguyên tắc cơ bản của kế toán nợ phải thu là theo dõi chi tiết từng khách hàng. Doanh nghiệp cần mở sổ kế toán riêng cho từng đối tượng mua chịu. Mọi phát sinh nợ đều phải kèm theo hóa đơn và phiếu xuất kho hợp lệ. Nhân viên kế toán kiểm tra kỳ hạn thanh toán ghi trên hợp đồng. Khách hàng mới phải trải qua quá trình thẩm định uy tín tài chính. Doanh nghiệp chỉ cấp hạn mức tín dụng thương mại cho đối tác tin cậy. Thời hạn thanh toán tiêu chuẩn thường dao động từ 30 đến 60 ngày. Kế toán viên gửi thư xác nhận công nợ vào cuối mỗi quý. Biện pháp này ngăn chặn tranh chấp và sai sót số liệu kế toán phát sinh. Quản lý chặt nợ phải thu giúp doanh nghiệp bảo toàn nguồn vốn kinh doanh.

1.2. Vai trò kiểm soát kế toán công nợ phải trả

Nợ phải trả thể hiện nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với đối tác cung ứng vật tư. Kế toán nợ phải trả theo dõi chi tiết các khoản nợ theo từng hợp đồng kinh tế. Việc kiểm soát lịch thanh toán giúp doanh nghiệp chủ động điều phối tiền tệ. Doanh nghiệp thanh toán đúng hạn sẽ bảo vệ được uy tín thương hiệu trên thương trường. Ngược lại, việc chậm trễ thanh toán dẫn đến nguy cơ bị phạt hợp đồng và gián đoạn nguồn hàng. Kế toán cần phân loại nợ phải trả theo mức độ cấp bách và thời gian đáo hạn. Việc tận dụng tốt chính sách tín dụng của bên bán giúp tối ưu dòng tiền ngắn hạn. Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch cân đối tài chính định kỳ để tránh thâm hụt tiền mặt.

II. Thực trạng quản lý kế toán công nợ tại Công ty TNHH Phú Hải

Tình hình công nợ tại Công ty TNHH Phú Hải bộc lộ nhiều điểm sáng song hành cùng thách thức lớn. Doanh nghiệp duy trì phương thức thanh toán linh hoạt cho các đối tác lâu năm. Các đơn hàng có giá trị dưới mười hai triệu đồng thường được tất toán bằng tiền mặt. Giao dịch có giá trị lớn hơn mười hai triệu đồng bắt buộc thanh toán qua tài khoản ngân hàng. Tuy nhiên, tỷ lệ nợ phải thu quá hạn có xu hướng gia tăng trong các quý gần đây. Nguyên nhân chính bắt nguồn từ khâu thẩm định năng lực tài chính của khách hàng chưa thực sự sâu sát. Đội ngũ bán hàng tập trung chạy doanh số ngắn hạn nên nới lỏng điều kiện tín dụng thương mại. Nhiều biên bản đối chiếu nợ cuối kỳ chưa có đầy đủ chữ ký xác nhận của đại diện hợp pháp. Việc theo dõi tuổi nợ chưa được phân loại triệt để theo từng nhóm nguy cơ rủi ro. Mặt khác, nợ phải trả nhà cung cấp đôi khi rơi vào tình trạng chậm thanh toán do công ty bị chiếm dụng vốn. Sự mất cân đối này gây áp lực trực tiếp lên nguồn vốn lưu động hàng ngày. Doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hồ sơ công nợ để xử lý dứt điểm các khoản nợ đọng kéo dài.

2.1. Phân tích vòng quay nợ và chỉ số thanh khoản

Vòng quay các khoản phải thu phản ánh tốc độ chuyển đổi nợ thành tiền mặt của doanh nghiệp. Chỉ số này suy giảm cảnh báo dòng vốn đang bị khách hàng ứ đọng kéo dài. Hệ số thanh toán hiện hành của công ty cần được duy trì ở mức an toàn trên một lần. Khi tỷ lệ nợ phải thu vượt quá mức cho phép, chi phí sử dụng vốn sẽ tăng vọt. Kế toán cần phân tích tỷ lệ các khoản phải thu so với nợ phải trả. Nếu tỷ lệ này lớn hơn một trăm phần trăm, doanh nghiệp giữ vị thế chủ động tài chính. Ngược lại, việc tỷ lệ giảm sút phản ánh tình trạng bị khách hàng chiếm dụng vốn nghiêm trọng. Phân tích định kỳ các chỉ tiêu giúp công ty sớm nhận diện biến động thanh khoản bất thường.

2.2. Hạn chế trong quy trình đối chiếu và đôn đốc nợ

Công tác đối chiếu công nợ tại doanh nghiệp còn bộc lộ một số kẽ hở quản lý. Quy trình lập biên bản đối chiếu chưa thực hiện đồng bộ vào cuối mỗi tháng. Nhiều văn bản xác nhận công nợ bị thất lạc hoặc chậm trễ phản hồi từ đối tác. Nhân viên thu hồi nợ chưa có biện pháp nhắc nợ kiên quyết trước thời điểm nợ đáo hạn. Việc theo dõi thời hạn tín dụng từ ba mươi đến sáu mươi ngày chủ yếu ghi nhận thủ công. Điều này làm phát sinh nguy cơ sai lệch số liệu giữa các phòng ban nội bộ. Ngoài ra, việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi chưa được tiến hành kịp thời. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa hồ sơ pháp lý đối với từng hợp đồng kinh tế để bảo vệ quyền lợi.

III. Giải pháp nâng cao quản lý công nợ tại Công ty TNHH Phú Hải

Doanh nghiệp cần áp dụng đồng bộ các giải pháp nhằm thắt chặt quy trình quản lý công nợ. Trước hết, ban giám đốc cần xây dựng quy chế tín dụng thương mại chặt chẽ hơn. Doanh nghiệp cần tiến hành phân loại khách hàng dựa trên lịch sử thanh toán và năng lực tài chính. Mức giới hạn nợ tối đa phải được áp đặt cụ thể cho từng nhóm đối tác. Nhân viên kinh doanh phải phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán trước khi ký hợp đồng mua bán chịu. Doanh nghiệp nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán sớm để khuyến khích đối tác trả tiền trước hạn. Mức chiết khấu từ một đến hai phần trăm sẽ tạo động lực thanh toán nhanh chóng. Kế toán công nợ cần gửi thông báo nhắc nợ tự động trước ngày đáo hạn từ năm đến bảy ngày. Quy trình xử lý nợ quá hạn phải được thực hiện kiên quyết qua nhiều giai đoạn cụ thể. Doanh nghiệp có thể áp dụng biện pháp tạm ngừng cung cấp hàng hóa đối với các khoản nợ chây ỳ. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban sẽ tăng tỷ lệ thu hồi nợ thành công.

3.1. Hoàn thiện chính sách bán chịu và đánh giá tín nhiệm

Doanh nghiệp cần thiết lập quy chuẩn thẩm định hồ sơ khách hàng trước khi cấp tín dụng. Tiêu chí đánh giá gồm vốn điều lệ, báo cáo tài chính và uy tín giao dịch trong quá khứ. Khách hàng xếp loại A được hưởng thời hạn thanh toán dài lên tới sáu mươi ngày. Khách hàng xếp loại B chỉ được hưởng thời hạn ba mươi ngày với hạn mức thấp hơn. Đối với khách hàng mới, doanh nghiệp yêu cầu đặt cọc hoặc thế chấp tài sản bảo đảm. Nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm liên đới nếu phát sinh nợ xấu do bỏ qua quy trình. Hợp đồng kinh tế phải quy định rõ ràng mức lãi suất phạt trả chậm. Doanh nghiệp cần cập nhật hồ sơ tín dụng định kỳ sáu tháng một lần.

3.2. Ứng dụng công nghệ số trong theo dõi tuổi nợ

Ứng dụng chuyển đổi số giúp tự động hóa toàn diện quy trình kế toán công nợ. Doanh nghiệp cần triển khai module quản lý công nợ chuyên sâu trên nền tảng ERP hiện đại. Hệ thống tự động phân loại các khoản nợ theo từng nhóm tuổi nợ chi tiết. Cảnh báo nợ đến hạn được gửi trực tiếp đến điện thoại của nhân viên phụ trách. Phần mềm tích hợp tính năng lập biên bản đối chiếu nợ điện tử có chữ ký số. Giải pháp này giúp tiết kiệm thời gian in ấn và giảm chi phí chuyển phát thư từ. Ban giám đốc theo dõi báo cáo biểu đồ dòng tiền trực tuyến mọi lúc. Nhờ vậy, quyết định tài chính được đưa ra nhanh chóng và chuẩn xác hơn bao giờ hết.

IV. Đánh giá hoàn thiện kế toán công nợ tại Công ty TNHH Phú Hải

Hoàn thiện kế toán công nợ là bước đi then chốt nhằm củng cố sức khỏe tài chính cho Công ty TNHH Phú Hải. Công nợ không chỉ đơn thuần là các con số trên sổ sách kế toán. Đó là thước đo năng lực cạnh tranh và sự uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Việc kiểm soát tốt công nợ giúp giảm thiểu rủi ro thiếu hụt dòng tiền thanh toán ngắn hạn. Doanh nghiệp cần duy trì tính kỷ luật trong việc lập chứng từ và theo dõi luồng tiền. Sự phối hợp đồng bộ giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh mang tính quyết định. Doanh nghiệp cần thường xuyên bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên kế toán. Những kỹ năng phân tích tài chính hiện đại sẽ hỗ trợ phát hiện sớm rủi ro nợ khó đòi. Ngoài ra, việc duy trì mối quan hệ thiện chí với khách hàng và nhà cung cấp tạo môi trường kinh doanh bền vững. Nguồn lực tài chính lành mạnh là đòn bẩy vững chắc thúc đẩy doanh nghiệp mở rộng quy mô. Triển khai các giải pháp cải tiến một cách kiên định sẽ mang lại kết quả tài chính khả quan.

4.1. Lợi ích từ việc quản trị công nợ hiệu quả

Quản trị công nợ chặt chẽ mang lại nhiều lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Khả năng thanh khoản được đảm bảo giúp doanh nghiệp không rơi vào bẫy thiếu hụt tiền mặt. Mối quan hệ hợp tác với nhà cung cấp trở nên tin cậy và bền vững hơn. Nhờ đó, công ty nhận được chính sách giá tốt cùng điều khoản tín dụng ưu đãi. Nguồn vốn kinh doanh được luân chuyển nhịp nhàng mà không phải vay ngân hàng lãi suất cao. Chi phí lãi vay giảm bớt trực tiếp làm gia tăng biên lợi nhuận ròng. Vị thế thương hiệu của công ty trên thị trường thương mại được củng cố mạnh mẽ. Đây là tiền đề căn bản để mở rộng quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh.

4.2. Khuyến nghị ứng dụng thực tiễn cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần nhanh chóng chuẩn hóa sổ sách và quy trình luân chuyển chứng từ công nợ. Ban giám đốc nên ban hành quy chế phối hợp giữa kế toán và bộ phận bán hàng. Mỗi hợp đồng mua bán chịu cần quy định chi tiết điều khoản phạt quá hạn. Kế toán viên phải đối chiếu số dư công nợ hàng tháng thay vì làm theo quý. Công ty cần chủ động trích lập quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định. Việc đào tạo nghiệp vụ phân tích báo cáo tài chính cho nhân sự cần làm thường xuyên. Áp dụng đồng bộ các giải pháp này sẽ tạo lập môi trường kinh doanh minh bạch và an toàn tài chính dài lâu.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh và phân phối xăng dầu, khí dầu mỏ hóa lỏng đóng vai trò huyết mạch đối với chuỗi cung ứng năng lượng của quốc gia, phục vụ trực tiếp cho hoạt động giao thông vận tải, sản xuất công - nông nghiệp và đời sống dân sinh. Tuy nhiên, lĩnh vực này đòi hỏi nguồn vốn đầu tư cơ sở hạ tầng lớn, chu kỳ kinh doanh khép kín và chịu tác động trực tiếp từ sự biến động giá nhiên liệu thế giới, lạm phát và suy thoái kinh tế sau đại dịch Covid-19. Đối với doanh nghiệp phân phối xăng dầu, việc quản lý chặt chẽ công nợ phải thu và nợ phải trả là điều kiện tiên quyết để kiểm soát dòng tiền, bảo toàn khả năng thanh khoản và duy trì uy tín tín dụng với các tổ chức tài chính cũng như nhà cung cấp.

Tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Phú Hải – đơn vị giữ vai trò thương nhân phân phối xăng dầu tại khu vực miền Trung – công tác kế toán công nợ đã được thiết lập qua hệ thống sổ sách và phần mềm kế toán. Dù vậy, thực tiễn hoạt động giai đoạn 2021 - 2023 cho thấy doanh nghiệp vẫn gặp nhiều vướng mắc trong việc thu hồi nợ khách hàng, áp lực thanh toán nợ người bán gia tăng và chi phí tài chính tăng cao gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả kinh doanh. Xuất phát từ bối cảnh đó, tác giả Võ Thị Thùy đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán và phân tích công nợ tại đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

• Mục tiêu chung: Nghiên cứu thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Phú Hải nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại công ty.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Thứ nhất, tổng hợp một số cơ sở lý luận về thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ trong doanh nghiệp.
  2. Thứ hai, phân tích thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Phú Hải.
  3. Thứ ba, đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Phú Hải.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài bao gồm:

• Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Phú Hải.
• Phạm vi nghiên cứu về không gian: Phòng Kế toán của Công ty TNHH Phú Hải, địa chỉ tại số 299 Trần Hưng Đạo, Phường Nam Lý, Thành phố Đồng Hới, Tỉnh Quảng Bình.
• Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Phân tích số liệu phản ánh nguồn lực doanh nghiệp (lao động, tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động kinh doanh) và thực trạng công tác kế toán, phân tích công nợ trong giai đoạn 3 năm từ 2021 đến 2023.
• Phạm vi nghiên cứu về nội dung: Trọng tâm nghiên cứu đi sâu vào kế toán các khoản phải thu khách hàng (Tài khoản 131), kế toán các khoản phải trả người bán (Tài khoản 331) và kế toán phải trả người lao động (Tài khoản 334) căn cứ theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các quy chuẩn kế toán hiện hành và các công trình nghiên cứu chuyên ngành tại Việt Nam:

• Khung pháp lý và chuẩn mực áp dụng:
  • Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tác giả vận dụng các điều khoản cốt lõi gồm Điều 16 (nguyên tắc kế toán nợ phải thu), Điều 17 (kế toán Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng), Điều 39 (nguyên tắc kế toán nợ phải trả), Điều 40 (kế toán Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán), và Điều 42 (kế toán Tài khoản 334 - Phải trả người lao động).
  • Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01) ban hành theo Quyết định 165/2002/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, xác định bản chất kinh tế của nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình.
  • Các tài liệu học thuật tham khảo về kế toán tài chính và phân tích báo cáo tài chính của các tác giả Võ Văn Nhị (2010), Ngô Thế Chi và Trương Thị Thủy (2013), Nguyễn Văn Công (2010).
• Hệ thống chỉ tiêu phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán:
  • Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả: Phản ánh mức độ tự chủ tài chính và tính chất chiếm dụng hoặc bị chiếm dụng vốn.
  • Hệ số vòng quay các khoản phải thu và Kỳ thu tiền bình quân (DOS): Đánh giá tốc độ chuyển đổi khoản phải thu thành tiền mặt.
  • Hệ số vòng quay các khoản phải trả và Thời gian quay vòng các khoản phải trả: Thể hiện tần suất và thời gian bình quân thanh toán cho nhà cung cấp.
  • Hệ số nợ: Đánh giá mức độ phụ thuộc tài chính của công ty vào các chủ nợ.
  • Hệ số khả năng thanh toán hiện hành ($H_{hh}$), hệ số khả năng thanh toán nhanh ($H_{nhanh}$) và hệ số khả năng thanh toán tức thời ($H_{tt}$): Đo lường khả năng trang trải các khoản nợ ngắn hạn bằng các mức độ tài sản có tính thanh khoản khác nhau.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai kết hợp giữa thu thập và xử lý số liệu:

• Phương pháp thu thập dữ liệu:
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập số liệu thứ cấp từ giáo trình, quy định văn bản pháp luật, Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) và các sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết giai đoạn 2021 - 2023 của Công ty TNHH Phú Hải.
  • Phương pháp quan sát và phỏng vấn trực tiếp: Theo dõi quy trình lập và luân chuyển chứng từ tại các bàn kế toán viên; trao đổi, phỏng vấn trực tiếp nhân sự thuộc Phòng Kế toán về nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp và người lao động.
• Phương pháp xử lý dữ liệu:
  • Phương pháp so sánh: Đối chiếu các chỉ tiêu tài chính qua từng năm để xác định xu hướng và tỷ lệ tăng giảm.
  • Phương pháp phân tích theo chiều dọc: Xác định tỷ trọng cơ cấu của từng khoản mục tài sản, nguồn vốn trên Báo cáo tài chính qua các kỳ kế toán.
  • Phương pháp phân tích theo chiều ngang: Đánh giá tốc độ biến động tuyệt đối và tương đối của các chỉ tiêu qua chu kỳ 2021 - 2023.
  • Phương pháp tổng hợp số liệu: Tổng hợp các kết quả tính toán để đưa ra kết luận về thực trạng quản trị công nợ và sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu sử dụng trong bài hoàn toàn lấy từ hệ thống sổ sách kế toán, chứng từ thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Có) và Báo cáo tài chính kiểm toán nội bộ của Công ty TNHH Phú Hải.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Phú Hải

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về công nợ và tổ chức hạch toán công nợ trong doanh nghiệp:

• Bản chất kinh tế của công nợ: Khẳng định công nợ là mối quan hệ tài chính khách quan giữa đơn vị với bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân sách Nhà nước) và bên trong (công nhân viên). Công nợ phản ánh tình trạng doanh nghiệp đi chiếm dụng hoặc bị chiếm dụng vốn tạm thời.
• Vai trò và nhiệm vụ của kế toán công nợ: Đóng vai trò kiểm soát dòng tiền, giám sát chặt chẽ các khoản nợ phải thu, phải trả nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho ban giám đốc ra quyết định điều hành, đảm bảo thu hồi nợ đúng hạn và giữ vững tính thanh khoản.
• Kế toán chi tiết các phần hành nợ:
  • Kế toán nợ phải thu khách hàng (TK 131): Phân loại theo thời gian (ngắn hạn, dài hạn) và đối tượng; quy tắc hạch toán chi tiết từng khách hàng, từng hóa đơn; quy định trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xử lý chênh lệch tỷ giá.
  • Kế toán nợ phải trả người bán (TK 331): Theo dõi chi tiết theo từng nhà cung cấp, xử lý tạm tính khi hàng về trước hóa đơn về sau, các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng mua.
  • Kế toán phải trả người lao động (TK 334): Phản ánh tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản trích theo lương; quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán thu nhập cho cán bộ công nhân viên.
• Phương pháp phân tích tài chính: Thiết lập công thức tính toán và ý nghĩa quản trị của hệ số công nợ, vòng quay vốn và các hệ số đo lường khả năng thanh toán hiện hành, thanh toán nhanh, thanh toán tức thời.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Phú Hải

Chương 2 trình bày chi tiết bức tranh tổng quan về doanh nghiệp, phân tích thực trạng nguồn lực tài chính và quy trình hạch toán kế toán công nợ thực tế:

• Giới thiệu doanh nghiệp: Công ty TNHH Phú Hải thành lập ngày 08/06/2000, trụ sở tại 299 Trần Hưng Đạo, Phường Nam Lý, TP. Đồng Hới, Tỉnh Quảng Bình, do ông Đinh Ngọc Sơn làm đại diện pháp luật. Vốn điều lệ ban đầu khi thành lập là 300 triệu đồng với 1 cửa hàng bán lẻ và 3 nhân viên; đến tháng 09/2010 vốn điều lệ được đăng ký lại đạt trên 9 tỷ đồng. Công ty hoạt động với tư cách thương nhân phân phối xăng dầu, nhớt, mỡ nhờn và chiết nạp gas hóa lỏng (hệ thống cửa hàng Gas Ngọc Sơn) tại Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế và Phú Yên.
• Tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung gồm Kế toán trưởng (phụ trách chung, báo cáo tài chính), Kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ, Kế toán bán hàng, Kế toán thuế và Kế toán công nợ. Chế độ kế toán áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, đơn vị tiền tệ VNĐ, ghi nhận TSCĐ theo giá gốc và khấu hao đường thẳng, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá bình quân gia quyền. Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA năm 2022 kết hợp phần mềm Excel.
• Tình hình lao động giai đoạn 2021 - 2023:

Chỉ tiêu	Năm 2021 (Người)	Cơ cấu 2021 (%)	Năm 2022 (Người)	Cơ cấu 2022 (%)	Năm 2023 (Người)	Cơ cấu 2023 (%)	Biến động 2022/2021 (%)	Biến động 2023/2022 (%)
Tổng số lao động	39	100,00	34	100,00	36	100,00	-12,82	+5,88
1. Theo giới tính
Nam	27	69,23	25	73,53	27	75,00	-7,41	+8,00
Nữ	12	30,77	9	26,47	9	25,00	-25,00	0,00
2. Theo tính chất
Trực tiếp	25	64,10	25	73,53	25	69,44	0,00	0,00
Gián tiếp	14	35,90	9	26,47	11	30,56	-35,71	+22,22
3. Theo trình độ
Đại học	24	61,54	23	67,65	25	69,44	-4,17	+8,70
Cao đẳng, trung cấp	11	28,21	6	17,65	6	16,67	-45,45	0,00
Phổ thông	4	10,26	5	14,71	5	13,89	+25,00	0,00

• Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh 2021 - 2023:
  • Tài sản: Tiền và các khoản tương đương tiền liên tục giảm (năm 2022 giảm 26,32% so với 2021; năm 2023 giảm tiếp 1,49% so với 2022). Ngược lại, các khoản phải thu tăng mạnh qua các năm do việc mở rộng phân phối bán chịu. Hàng tồn kho biến động lớn: năm 2022 tăng 106,72% do giá xăng dầu leo thang và nhu cầu dự trữ, sau đó năm 2023 giảm 30,23%. Tài sản cố định giảm dần qua các năm do trích khấu hao (năm 2022 giảm 3,68%, năm 2023 giảm 3,59%). Tổng tài sản năm 2023 tăng 8,23% so với 2022.
  • Nguồn vốn: Nợ phải trả chiếm tỷ trọng tuyệt đối trong cơ cấu vốn và tăng liên tục (năm 2022 tăng 4,28%, năm 2023 tăng 12,10%), trong đó vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn chiếm phần lớn khiến chi phí lãi vay tăng cao. Vốn chủ sở hữu sụt giảm nghiêm trọng và dần tiến sát về mức 0 do lỗ lũy kế phát sinh.
  • Kết quả kinh doanh:

Chỉ tiêu kết quả kinh doanh	Biến động 2022/2021 (%)	Biến động 2023/2022 (%)
Doanh thu bán hàng và CCDV	+53,62	+78,69
Doanh thu thuần	+53,62	+78,69
Lợi nhuận gộp	+69,76	-26,92
Doanh thu hoạt động tài chính	-99,77	+77,47
Chi phí tài chính (lãi vay)	+436,59	+7,13
Lợi nhuận sau thuế TNDN	-428,48	-1.102,52

Doanh thu thuần tăng trưởng mạnh qua các năm (không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu). Tuy nhiên, do giá vốn hàng bán tăng cao cùng với sự đột biến của chi phí tài chính (chi phí lãi vay năm 2022 tăng tới 436,59%), lợi nhuận sau thuế năm 2022 sụt giảm 428,48% và năm 2023 giảm sâu 1.102,52%, đẩy doanh nghiệp vào tình trạng thua lỗ.

• Thực trạng hạch toán các phần hành công nợ:
  • Kế toán nợ phải thu khách hàng (TK 131): Luân chuyển chứng từ qua quy trình đặt hàng tại Phòng Kinh doanh -> kiểm tra tồn kho trên MISA -> lập báo giá -> ký hợp đồng kinh tế (3 bản: khách hàng, kế toán, kinh doanh) -> Kế toán bán hàng lập phiếu giao hàng, phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT 3 liên (liên 1 lưu cuốn, liên 2 giao khách, liên 3 chuyển kế toán) -> lãnh đạo ký duyệt -> giao hàng -> Kế toán công nợ nhập liệu vào phần mềm MISA theo hóa đơn liên 3.
  • Phương thức thanh toán: Bằng tiền mặt áp dụng cho khách hàng mua lẻ hoặc đơn hàng giá trị nhỏ dưới 12 triệu đồng; bằng chuyển khoản qua ngân hàng áp dụng cho đơn hàng trên 12 triệu đồng và khách hàng mua buôn số lượng lớn. Thời hạn nợ cho phép từ 30 đến 60 ngày đối với khách hàng đủ uy tín tín dụng; khách hàng mua lớn lần đầu phải qua khâu thẩm tra năng lực tài chính. Khóa luận minh họa chi tiết sổ kế toán TK 131 qua đối tượng khách hàng là Công ty Cổ phần 483.
  • Kế toán nợ phải trả người bán (TK 331) và nợ người lao động (TK 334): Minh họa chi tiết qua phiếu nhập kho, sổ theo dõi công nợ nhà cung cấp, bảng chấm công, bảng thanh toán lương và các phiếu chi lương, tiền ăn ca tháng 12/2023.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Phú Hải

Chương 3 tổng kết các kết quả đạt được, chỉ ra các hạn chế cố hữu và đề xuất các nhóm giải pháp khắc phục:

• Kết quả đạt được: Doanh nghiệp đã vận hành bộ máy kế toán chuyên môn hóa, tuân thủ đúng quy chuẩn Thông tư 133/2016/TT-BTC, ứng dụng hiệu quả phần mềm MISA 2022 giúp việc nhập liệu, theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp được thực hiện đồng bộ, giảm thiểu sai sót thủ công.
• Tồn tại và nguyên nhân:
  • Tình hình nợ phải thu bị ứ đọng kéo dài, khách hàng chiếm dụng vốn lớn làm suy giảm dòng tiền thanh toán trực tiếp.
  • Doanh nghiệp phụ thuộc quá mức vào các khoản vay nợ tài chính, dẫn đến chi phí lãi vay tăng vọt, ăn mòn toàn bộ lợi nhuận gộp và dẫn đến kết quả lợi nhuận sau thuế bị âm nặng nề.
  • Công tác phân tích công nợ định kỳ chưa thực sự sâu sát; chưa xây dựng chính sách phân loại rủi ro khách hàng và chưa trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi một cách bài bản.
• Giải pháp đề xuất:
  • Nhóm giải pháp về công tác kế toán và quản lý công nợ: Hoàn thiện quy trình phân loại tuổi nợ của từng khách hàng trên phần mềm MISA; xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán linh hoạt để kích thích khách hàng thanh toán sớm; siết chặt hạn mức bán chịu đối với khách hàng có lịch sử trả nợ chậm; thường xuyên đối chiếu và lập biên bản xác nhận công nợ định kỳ; lập kế hoạch cân đối dòng tiền để trả nợ nhà cung cấp đúng hạn nhằm giữ gìn uy tín tín dụng.
  • Nhóm giải pháp nâng cao lợi nhuận và an toàn tài chính: Cơ cấu lại danh mục vay nợ ngắn hạn để cắt giảm áp lực chi phí lãi vay; quản lý chặt chẽ hao hụt tự nhiên của xăng dầu tồn kho; tìm kiếm nguồn cung có giá cả cạnh tranh để hạ thấp giá vốn hàng bán, từng bước phục hồi lợi nhuận sau thuế và tái bổ sung nguồn vốn chủ sở hữu.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh một cách chân thực bức tranh kế toán và tài chính của Công ty TNHH Phú Hải thông qua việc trích xuất và phân tích hệ thống số liệu cụ thể:

• Phản ánh trung thực nghịch lý tăng trưởng của doanh nghiệp giai đoạn 2021 - 2023: Mặc dù quy mô doanh thu bán hàng liên tục tăng trưởng mạnh (năm 2022 tăng 53,62%, năm 2023 tăng 78,69%), nhưng lợi nhuận sau thuế lại lao dốc nghiêm trọng (năm 2022 giảm 428,48%, năm 2023 giảm 1.102,52%). Nguyên nhân cốt lõi được tác giả chỉ ra là do giá vốn hàng bán duy trì ở mức cao cùng sự bùng nổ của chi phí lãi vay (chi phí tài chính năm 2022 tăng 436,59%), kết hợp với việc dòng tiền bị chôn chặt trong các khoản phải thu.
• Làm rõ thực trạng mất cân đối nghiêm trọng trong cơ cấu nguồn vốn: Tỷ trọng nợ phải trả tăng cao (năm 2022 tăng 4,28%, năm 2023 tăng 12,10%), nguồn vốn chủ sở hữu bị bào mòn và dần tiến về 0 do các khoản lỗ kinh doanh liên tiếp.
• Mô tả chi tiết quy trình kế toán công nợ trên phần mềm MISA 2022: Tác giả đã hệ thống hóa đầy đủ đường đi của chứng từ từ hợp đồng, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho cho đến sổ chi tiết TK 131, TK 331, TK 334 qua các ví dụ thực tế (như công nợ với Công ty Cổ phần 483, phiếu chi lương và ăn ca tháng 12/2023).
• Đóng góp thực tiễn: Đề xuất các giải pháp quản lý công nợ mang tính ứng dụng thực tế cao đối với đơn vị phân phối xăng dầu, bao gồm thiết lập ngưỡng thanh toán tiền mặt - chuyển khoản theo mốc 12 triệu đồng, phân định thời hạn trả chậm 30 - 60 ngày theo độ tin cậy tín dụng, và đề xuất cơ cấu lại các khoản vay tài chính để giảm gánh nặng lãi vay.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn tồn tại một số hạn chế nhất định xuất phát từ phạm vi nghiên cứu:

• Dữ liệu thực nghiệm của đề tài chỉ được thu thập gói gọn trong phạm vi nội bộ của một doanh nghiệp đơn lẻ (Công ty TNHH Phú Hải) trong khung thời gian 3 năm (2021 - 2023), chưa thực hiện so sánh đối chuẩn với các doanh nghiệp cùng ngành phân phối năng lượng trên địa bàn.
• Đề tài tập trung chuyên sâu vào 3 tài khoản công nợ cơ bản gồm TK 131, TK 331 và TK 334 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, chưa mở rộng phân tích các nghiệp vụ công nợ phức tạp khác như các hợp đồng tín dụng dài hạn, nghĩa vụ thuế chi tiết hoặc công cụ tài chính phái sinh bảo hiểm rủi ro giá xăng dầu.
• Hướng nghiên cứu tiếp theo: Nghiên cứu xây dựng mô hình dự báo dòng tiền lưu chuyển và mô hình chấm điểm tín dụng nội bộ cho khách hàng mua buôn xăng dầu; mở rộng phân tích các giải pháp tối ưu hóa chi phí vốn và chính sách tài trợ nợ ngắn hạn trong bối cảnh thị trường năng lượng có nhiều biến động bất thường.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng sau:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp: Tài liệu cung cấp mẫu hình hoàn chỉnh về một bài khóa luận tốt nghiệp kết hợp giữa mô tả phần hành kế toán thực tế (luân chuyển chứng từ, định khoản, ghi sổ trên phần mềm MISA) với phân tích báo cáo tài chính định lượng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Người làm đề tài nghiên cứu về quản trị tài chính doanh nghiệp thương mại: Phần phân tích thực trạng công nợ và các bảng biểu số liệu tài chính giai đoạn 2021 - 2023 là nguồn dữ liệu thực chứng hữu ích để nghiên cứu về mối quan hệ giữa tốc độ tăng trưởng doanh thu, rủi ro nợ vay tài chính và nguy cơ suy giảm thanh khoản.
• Kế toán viên và cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp phân phối xăng dầu vừa và nhỏ: Có thể tham khảo quy trình kiểm soát chứng từ bán hàng - xuất kho, phương thức quản lý hạn mức công nợ theo thời hạn 30 - 60 ngày và quy chế thanh toán bằng tiền mặt/chuyển khoản đã được kiểm nghiệm tại Công ty TNHH Phú Hải.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Phú Hải áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào trong công tác hạch toán?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Hình thức kế toán thực hiện trên máy vi tính thông qua phần mềm kế toán MISA năm 2022 có kết hợp với phần mềm Excel.

2. Tiêu chí phân định phương thức thanh toán tiền mặt và chuyển khoản của khách hàng tại công ty được quy định như thế nào?
Công ty quy định thanh toán bằng tiền mặt đối với các đối tượng khách hàng lẻ hoặc khách hàng sỉ mua đơn hàng có giá trị nhỏ dưới 12 triệu đồng. Đối với các đơn hàng có giá trị hóa đơn trên 12 triệu đồng hoặc khách hàng mới mua hàng với số lượng lớn (thường là doanh nghiệp, đại lý, nhà phân phối), công ty bắt buộc áp dụng hình thức thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng.

3. Vì sao doanh thu của công ty tăng trưởng mạnh nhưng lợi nhuận sau thuế lại sụt giảm nghiêm trọng trong giai đoạn 2021 - 2023?
Mặc dù doanh thu bán hàng năm 2022 tăng 53,62% và năm 2023 tăng 78,69%, lợi nhuận sau thuế của công ty lại giảm mạnh (năm 2022 giảm 428,48%, năm 2023 giảm 1.102,52%). Nguyên nhân là do giá vốn hàng bán tăng cao và chi phí tài chính (chủ yếu là chi phí lãi vay phát sinh từ các khoản nợ vay ngân hàng để tài trợ vốn lưu động) tăng đột biến tới 436,59% trong năm 2022.

4. Quy định về thời hạn thanh toán trả chậm cho khách hàng tại Công ty TNHH Phú Hải là bao lâu?
Công ty áp dụng thời hạn thanh toán trả chậm từ 30 đến 60 ngày thông qua hợp đồng kinh tế cho các khách hàng đủ độ tin cậy và có năng lực tài chính đảm bảo. Với các khách hàng lần đầu mua hàng số lượng lớn, phòng kế toán có trách nhiệm thẩm tra tình hình tài chính trước khi xét duyệt chính sách bán chịu.

5. Cơ cấu lao động theo tính chất công việc của Công ty TNHH Phú Hải biến động ra sao trong giai đoạn 2021 - 2023?
Lao động trực tiếp của công ty giữ nguyên số lượng 25 người qua cả 3 năm 2021, 2022 và 2023 (tỷ trọng lần lượt là 64,10%, 73,53% và 69,44%). Trong khi đó, lao động gián tiếp có sự biến động mạnh từ 14 người năm 2021 giảm xuống 9 người năm 2022 (giảm 35,71%), sau đó tăng lên 11 người vào năm 2023 (tăng 22,22%).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Võ Thị Thùy đã phản ánh toàn diện và trung thực thực trạng công tác kế toán công nợ và tình hình tài chính tại Công ty TNHH Phú Hải giai đoạn 2021 - 2023 theo khuôn khổ Thông tư 133/2016/TT-BTC. Công trình đã làm rõ nét nghịch lý giữa sự mở rộng về doanh thu và sự suy kiệt về lợi nhuận, bắt nguồn từ gánh nặng chi phí lãi vay và tình trạng vốn bị chiếm dụng qua các khoản phải thu. Các giải pháp do tác giả đề xuất bám sát vào thực tiễn quản lý, tập trung vào việc hoàn thiện quy trình kiểm soát chứng từ trên phần mềm MISA, siết chặt hạn mức tín dụng khách hàng và cơ cấu lại các khoản nợ vay nhằm ổn định tính thanh khoản cho doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ HẢI 1. Một số lý luận chung về công nợ trong doanh nghiệp 1. Khái niệm Theo Võ Văn Nhị (2010) thì: “Hoạt động SXKD của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn diễn ra trong mối quan hệ phổ biến với hoạt động của các doanh nghiệp khác và các cơ quan quản lý của nhà nước. Mối quan hệ này tồn tại một cách khách quan trong tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp từ quá trình mua sắm các loại vật tư, công cụ dụng cụ, TSCĐ đến quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ,… Từ đó có thể nói hoạt động SXKD của doanh nghiệp luôn gắn liền với các nghiệp vụ thanh toán với người bán, người mua, thanh toán với cơ quan Nhà nước, thanh toán với công nhân viên,… Các khoản thanh toán của doanh nghiệp chia thành 2 loại: Khoản phải thu và khoản phải trả.

Như vậy, công nợ là một thuật ngữ chỉ tình trạng của đơn vị đang chiếm dụng và bị chiếm dụng bởi các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp”. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán công nợ  Vai trò Kế toán công nợ là rất quan trọng trong của công tác kế toán của doanh nghiệp. Nó liên quan đến công việc quản lý các khoản công nợ phải thu, các khoản công nợ phải trả của doanh nghiệp. Công tác quản lý kế toán công nợ ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển đối với mỗi doanh nghiệp.

 Nhiệm vụ Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo dõi, phân tích, đánh giá và cung cấp thông tin lên các cấp lãnh đạo để có thể hỗ trợ đưa ra các quyết định chính xác trong quá trình hoạt động kinh doanh. Nhiệm vụ của kế toán công nợ như sau: + Thực hiện tính toán, ghi chép và phản ánh một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, chi tiết theo từng đối tượng. + Việc theo dõi các khoản nợ phải thu và nợ phải trả một các đều đặn là quan trong để đảm bảo quá trình thanh toán và thu hồi nợ diến ra đúng thời hạn và kịp thời từ phía khách hàng và nhà cung cấp. 5 + Những khoản nợ có giá trị lớn, kế toán cần phải tiến hành đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp khi có yêu cầu từ bên phía khách hàng để xác nhận nợ.

Các khoản phải thu a. Khái niệm Theo Võ Văn Nhị (2010) thì: “Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp, phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp khi thực hiện việc cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cũng như một số trường hợp khác khiến cho một bộ phận tài sản của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời”. Phân loại - Phân loại các khoản phải thu theo đối tượng: + Phải thu khách hàng: Là số tiền mà doanh nghiệp phải thu từ khách hàng từ việc cung cấp dịch vụ, buôn bán, thanh lý, nhượng bán tài sản. + Phải thu nội bộ: Bao gồm các khoản phải thu giữa cấp trên và cấp dưới về các vấn đề như chi hộ, khoản vay mượn, các giao dịch không có tư cách pháp nhân riêng biệt.

+ Phải thu khác: Là các khoản phải thu không liên quan đến giao dịch thương mại như tiền gửi, cho vay, chi hộ của bên thứ ba có thể hoàn trả, các khoản thu không mang tính thương mại như mượn tài sản.