Kế toán công nợ và tình hình công nợ tại Công ty TNHH MTV Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Môi Trường Á Châu

Khóa luận kế toán công nợ và tình hình công nợ tại Công ty Môi Trường Á Châu

• Tác giả: Dương Thị Kim Ngân
• Người hướng dẫn: ThS. Lê Thị Nhật Linh
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Kế toán công nợ và tình hình công nợ tại Công ty TNHH MTV Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Môi Trường Á Châu
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán công nợ tại Công ty Môi Trường Á Châu

Công ty Môi Trường Á Châu hoạt động trong lĩnh vực thu gom, vận chuyển và xử lý chất thải công nghiệp. Hoạt động đặc thù này tạo ra khối lượng giao dịch kinh tế lớn mỗi ngày. Công tác kế toán công nợ giữ vai trò điều phối huyết mạch tài chính của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán thực hiện theo dõi chặt chẽ hai mảng chính. Đó là công nợ phải thu từ khách hàng và công nợ phải trả cho nhà cung cấp. Quy trình hạch toán được tổ chức khoa học nhằm kiểm soát các hợp đồng dịch vụ môi trường. Kế toán viên đối chiếu định kỳ các chứng từ gốc như hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu và hóa đơn giá trị gia tăng. Dữ liệu công nợ phản ánh chính xác nguồn vốn bị chiếm dụng và các khoản nợ đến hạn. Việc quản lý hiệu quả giúp tối ưu hóa vốn lưu động của công ty. Doanh nghiệp duy trì uy tín vững chắc với đối tác cung ứng vật tư. Hệ thống kế toán hoàn chỉnh thúc đẩy doanh thu tăng trưởng bền vững.

1.1. Khái niệm và vị trí của kế toán công nợ

Kế toán công nợ là một phân hệ trọng yếu trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Nghiệp vụ này theo dõi chi tiết các quan hệ thanh toán bằng tiền tệ. Kế toán quản lý các khoản phải thu từ hợp đồng cung cấp dịch vụ xử lý rác thải. Đồng thời, bộ phận kế toán kiểm soát chặt chẽ nghĩa vụ nợ phải trả người bán thiết bị. Nhân viên kế toán mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được gắn mã quản lý riêng biệt. Số liệu ghi nhận kịp thời giúp ban lãnh đạo nắm vững tình hình luân chuyển vốn. Kế toán công nợ bảo đảm tính thanh khoản cho mọi hoạt động kinh doanh.

1.2. Đặc thù công nợ ngành dịch vụ môi trường

Ngành dịch vụ môi trường sở hữu quy trình thanh toán mang tính chất đặc thù. Hợp đồng thu gom chất thải thường thanh toán theo chu kỳ từng tháng hoặc từng quý. Khách hàng chỉ trả tiền sau khi hoàn tất hồ sơ xác nhận khối lượng xử lý. Doanh nghiệp phải cung cấp biên bản giao nhận và hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ. Quy trình kiểm duyệt chứng từ của các đối tác lớn thường kéo dài nhiều ngày. Điều này làm tăng thời gian thu hồi nợ thực tế của công ty. Trong khi đó, chi phí vận chuyển và nhiên liệu đòi hỏi thanh toán ngay bằng tiền mặt. Áp lực luân chuyển vốn đặt ra yêu cầu giám sát công nợ rất chặt chẽ.

II. Phân tích kế toán công nợ tại Công ty Môi Trường Á Châu

Phân tích thực trạng công nợ tại Công ty Môi Trường Á Châu cho thấy nhiều biến động tài chính quan trọng. Khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng đáng kể trong cơ cấu tài sản ngắn hạn. Tốc độ thu hồi tiền chịu tác động lớn từ chính sách tín dụng thương mại. Số vòng quay khoản phải thu phản ánh hiệu quả đôn đốc nợ của đội ngũ kinh doanh. Khi số vòng quay giảm, kỳ thu tiền bình quân sẽ kéo dài ra. Tình trạng này khiến công ty bị khách hàng chiếm dụng một lượng vốn hoạt động không nhỏ. Ngược lại, chỉ tiêu vòng quay khoản phải trả thể hiện sự chủ động trong việc thanh toán nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần cân đối hài hòa giữa thời gian thu hồi nợ và thời hạn trả nợ. Nếu thời hạn thanh toán đến trước khi thu được tiền, doanh nghiệp sẽ gặp áp lực thanh khoản cục bộ. Ngoài ra, việc phân loại nợ theo tuổi nợ còn bộc lộ một số tồn đọng. Một số khoản công nợ quá hạn chưa được xử lý dứt điểm. Kế toán cần xác định rõ nguyên nhân phát sinh nợ xấu để lập dự phòng kịp thời.

2.1. Đánh giá chỉ tiêu vòng quay và kỳ thu tiền

Chỉ tiêu số vòng quay khoản phải thu là thước đo chuẩn mực về năng lực tài chính. Công thức tính dựa trên doanh thu thuần chia cho khoản phải thu bình quân. Chỉ số này càng cao chứng tỏ công ty thu hồi tiền rất nhanh chóng. Ngược lại, vòng quay chậm khiến kỳ thu tiền bình quân tăng đột biến. Kỳ thu tiền bình quân xác định số ngày bình quân để chuyển nợ thành tiền. Tại Công ty Môi Trường Á Châu, chỉ số này chịu ảnh hưởng bởi tiến độ xác nhận dịch vụ. Kế toán cần so sánh số liệu giữa các quý liên tiếp. Phương pháp này giúp phát hiện sớm nguy cơ ứ đọng vốn trong khâu bán hàng. Ban giám đốc dựa vào đó để điều chỉnh chính sách bán chịu phù hợp hơn.

2.2. Những tồn đọng trong kiểm soát nợ phải trả

Quản lý nợ phải trả tại doanh nghiệp còn đối mặt với nhiều khó khăn. Danh mục đối tác cung cấp dịch vụ phân tán trên nhiều địa bàn. Kế toán gặp trở ngại khi kiểm tra chứng từ gốc từ các nhà cung cấp nhỏ. Hóa đơn vận chuyển gửi về chậm gây ảnh hưởng tới tiến độ ghi sổ kế toán. Tình trạng này làm trễ hạn phản ánh nghĩa vụ tài chính trên tài khoản 331. Một số khoản công nợ chưa được lập biên bản đối chiếu định kỳ hàng quý. Việc thanh toán trễ hạn làm suy giảm uy tín thương mại của doanh nghiệp. Nguy cơ phát sinh tranh chấp số liệu hoặc chi phí phạt hợp đồng luôn tiềm ẩn. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình kiểm soát nhà cung cấp chặt chẽ hơn.

III. Giải pháp kế toán công nợ tại Công ty Môi Trường Á Châu

Hoàn thiện hệ thống quản lý công nợ đòi hỏi việc kết hợp giải pháp nghiệp vụ và công nghệ. Công ty Môi Trường Á Châu cần tối ưu hóa quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán. Nhân viên kế toán phải phối hợp chặt chẽ cùng bộ phận kinh doanh ngay từ khâu ký kết hợp đồng. Hợp đồng kinh tế cần quy định rõ ràng điều khoản thanh toán, thời hạn trả nợ và mức phạt vi phạm. Doanh nghiệp cần tăng cường khai thác triệt để phần mềm kế toán chuyên dụng ACHAU. Việc số hóa toàn diện giúp kết nối dữ liệu từ hóa đơn giá trị gia tăng tới sổ nhật ký chung. Kế toán viên có thể theo dõi biến động số dư tài khoản 131 và 331 theo thời gian thực. Báo cáo tuổi nợ tự động giúp nhà quản lý nhận diện nhanh chóng các khoản nợ sắp đến hạn. Doanh nghiệp nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng trả nợ sớm. Song song đó, công ty cần xây dựng quy chế phân loại rủi ro khách hàng định kỳ.

3.1. Chuẩn hóa quy trình ghi nhận trên phần mềm ACHAU

Phần mềm kế toán ACHAU là công cụ cốt lõi xử lý dữ liệu doanh nghiệp. Kế toán viên truy cập phân hệ kết quả kinh doanh để thao tác nghiệp vụ. Quá trình tìm kiếm khách hàng bắt đầu bằng việc nhập mã hợp đồng dịch vụ. Nhân viên kế toán kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn do bộ phận vận chuyển tải lên. Các trường thông tin gồm kế toán phụ trách, số hóa đơn, ngày gửi và số tiền thực thu. Sau khi chọn trạng thái đã xuất hóa đơn, hệ thống tự động ghi nhận nghiệp vụ. Dữ liệu lập tức đồng bộ sang sổ nhật ký chung và sổ cái chi tiết tài khoản 131. Quy trình này loại trừ sai sót thủ công và rút ngắn thời gian làm việc.

3.2. Thiết lập chính sách tín dụng và thu hồi nợ

Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách tín dụng thương mại linh hoạt và chặt chẽ. Khách hàng mới cần trải qua quy trình thẩm định khả năng thanh toán nghiêm ngặt. Doanh nghiệp chỉ áp dụng hình thức trả chậm đối với những đối tác có lịch sử tín dụng tốt. Kế toán công nợ phối hợp bộ phận kinh doanh gửi thư nhắc nợ định kỳ trước ngày đến hạn. Khi khoản nợ quá hạn xuất hiện, nhân viên phụ trách phải lập tức liên hệ làm việc trực tiếp. Doanh nghiệp áp dụng mức chiết khấu từ một đến hai phần trăm nếu thanh toán sớm. Ngược lại, hợp đồng kinh tế cần bổ sung điều khoản tính lãi phạt đối với nợ quá hạn. Biện pháp này nâng cao ý thức chấp hành nghĩa vụ thanh toán của đối tác.

IV. Ứng dụng kế toán công nợ tại Công ty Môi Trường Á Châu

Công tác kế toán công nợ đóng vai trò then chốt đối với sự ổn định tài chính của doanh nghiệp môi trường. Thực tiễn áp dụng tại Công ty Môi Trường Á Châu mang lại nhiều bài học giá trị. Việc giám sát số dư công nợ liên tục giúp doanh nghiệp bảo vệ tính thanh khoản của dòng vốn. Ban quản lý đưa ra các quyết định chi tiêu và tái đầu tư phương tiện xử lý rác một cách an toàn. Kiểm soát công nợ chặt chẽ còn củng cố năng lực tài chính khi mở rộng quy mô sản xuất. Dữ liệu công nợ chuẩn xác giúp công ty giảm bớt sự phụ thuộc vào vốn vay ngân hàng. Chi phí lãi vay giảm xuống giúp biên lợi nhuận của dịch vụ được cải thiện rõ rệt. Doanh nghiệp cần tiếp tục hoàn thiện cơ chế đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng lớn. Đồng thời, sự phối hợp giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh cần được gắn kết thường xuyên. Nền tảng kế toán chuẩn mực tạo tiền đề vững vàng để công ty khẳng định vị thế dẫn đầu trong ngành môi trường.

4.1. Ứng dụng thực tiễn trong quản trị dòng tiền

Số liệu công nợ phản ánh chân thực nhịp độ lưu chuyển tiền mặt hàng ngày. Doanh nghiệp sử dụng báo cáo công nợ để lập kế hoạch chi trả nhà cung cấp chính xác. Kế toán trưởng chủ động sắp xếp các khoản chi mua vật tư và nhiên liệu hợp lý. Việc dự báo dòng tiền vào từ các hợp đồng xử lý rác giúp ngăn ngừa thiếu hụt quỹ tiền. Nguồn vốn thu hồi kịp thời được tái đầu tư ngay vào việc bảo trì trang thiết bị nhà xưởng. Công ty hạn chế tối đa việc phải sử dụng các khoản vay thấu chi lãi suất cao. Khả năng thanh toán nhanh các khoản nợ ngắn hạn giúp nâng cao hệ số tín nhiệm doanh nghiệp. Quản trị dòng tiền hiệu quả tạo ra lợi thế cạnh tranh dài hạn.

4.2. Bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp cùng ngành

Các doanh nghiệp dịch vụ môi trường cần ưu tiên đầu tư giải pháp kế toán tự động. Việc áp dụng phần mềm chuyên ngành giúp kết nối dữ liệu vận hành và kế toán thông suốt. Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế phối hợp cụ thể giữa đội xe thu gom và nhân viên kế toán. Biên bản xác nhận khối lượng chất thải phải được chuyển về văn phòng trong ngày. Kế toán công nợ cần thực hiện đối chiếu số dư nợ theo chu kỳ hàng tháng. Việc phát hiện sai lệch sớm giúp doanh nghiệp giải quyết tranh chấp với khách hàng nhanh chóng. Đồng thời, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo đúng quy định. Chính sách tài chính chủ động bảo vệ công ty trước mọi biến động thị trường.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, sự phát triển của các hoạt động sản xuất kinh doanh kéo theo những lo ngại về ô nhiễm môi trường và bài toán xử lý rác thải công nghiệp. Xu hướng này thúc đẩy nhu cầu hợp tác giữa các tổ chức, doanh nghiệp với các đơn vị chuyên môn trong lĩnh vực thu gom, vận chuyển và xử lý chất thải hợp pháp. Trước bối cảnh đó, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Sản xuất Thương mại Dịch vụ Môi trường Á Châu đã từng bước mở rộng quy mô hoạt động, đa dạng hóa mạng lưới đối tác từ các doanh nghiệp quy mô lớn, đơn vị sản xuất đến các hộ kinh doanh gia đình và cơ sở giáo dục. Sự gia tăng nhanh chóng về số lượng và tính chất của các đối tượng giao dịch đặt ra thách thức lớn đối với công tác theo dõi, kiểm soát và thu hồi công nợ.

Quản lý công nợ không chỉ đơn thuần là công việc ghi chép sổ sách mà còn là yếu tố chi phối trực tiếp đến việc điều tiết dòng tiền, bảo đảm khả năng thanh toán và duy trì thế cân bằng tài chính của doanh nghiệp. Một chính sách quản lý công nợ chặt chẽ giúp hạn chế nguy cơ bị chiếm dụng vốn, phòng ngừa rủi ro nợ xấu, đồng thời tạo dựng uy tín đối với các đối tác kinh doanh và nhà đầu tư. Nhận thức được tầm quan trọng này, tác giả đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm đánh giá thực trạng hạch toán và phân tích các chỉ tiêu công nợ tại doanh nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định rõ ràng:

• Mục tiêu tổng quát: Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán và tình hình công nợ của Công ty TNHH MTV Sản xuất Thương mại Dịch vụ Môi trường Á Châu; từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục hạn chế nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị.
• Các mục tiêu cụ thể:
  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán công nợ và phương pháp phân tích tình hình công nợ trong doanh nghiệp.
  2. Tìm hiểu, mô tả thực trạng công tác kế toán công nợ và tình hình công nợ thực tế tại Công ty TNHH MTV Sản xuất Thương mại Dịch vụ Môi trường Á Châu.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong thực tiễn hạch toán và quản lý công nợ tại đơn vị; từ đó đưa ra hệ thống kiến nghị, giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán công nợ và tối ưu hóa tình hình công nợ của công ty.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán công nợ (phải thu khách hàng, phải trả người bán) và phân tích các chỉ tiêu phản ánh tình hình công nợ tại Công ty TNHH MTV Sản xuất Thương mại Dịch vụ Môi trường Á Châu.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty TNHH MTV Sản xuất Thương mại Dịch vụ Môi trường Á Châu.
• Phạm vi thời gian: Dữ liệu phân tích nguồn lực, cơ cấu tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh thu thập trong giai đoạn 3 năm từ 2021 đến 2023. Các chứng từ, sổ sách minh họa cho quy trình hạch toán kế toán được thu thập từ niên độ kế toán năm 2023.
• Phạm vi nội dung: Giới hạn tập trung vào công tác kế toán nợ phải thu của khách hàng (Tài khoản 131) và nợ phải trả cho người bán (Tài khoản 331).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý

Khóa luận tiếp cận các khái niệm kinh tế - kế toán căn bản thông qua các tài liệu học thuật chuyên ngành:

• Khái niệm công nợ: Dẫn chiếu quan điểm của Võ Văn Nhị (2010), công nợ phản ánh mối quan hệ kinh tế về quyền lợi và nghĩa vụ giữa doanh nghiệp với các đối tượng bên ngoài liên quan đến các khoản vốn bị chiếm dụng hoặc đi chiếm dụng phát sinh trong giao dịch mua bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ chưa thanh toán dứt điểm.
• Khoản phải thu khách hàng: Dựa trên giáo trình của Nghiêm Văn Lợi (2007) và quy định tại Điều 16 Thông tư 133/2016/TT-BTC, các khoản phải thu thương mại phát sinh từ việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ, chuyển nhượng tài sản hoặc khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao nhưng khách hàng chưa thanh toán.
• Khoản phải trả người bán: Tiếp cận theo quan điểm của Đỗ Thị Thúy Phương và Thái Thị Thái Nguyên, kết hợp quy định tại Điều 39 Thông tư 133/2016/TT-BTC, xác định đây là nghĩa vụ thanh toán thương mại của doanh nghiệp đối với các nhà cung ứng vật tư, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định hoặc nhà thầu xây lắp theo hợp đồng kinh tế đã cam kết.
• Cơ sở pháp lý hạch toán: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nguyên tắc hạch toán, kết cấu tài khoản và phương pháp định khoản tuân thủ Điều 17 (Tài khoản 131) và Điều 40 (Tài khoản 331).

Hệ thống chỉ tiêu phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán được xây dựng dựa trên lý thuyết tài chính của Nguyễn Năng Phúc cùng các công thức chuẩn mực kế toán tài chính:

Chỉ tiêu phân tích	Đơn vị tính	Công thức xác định	Căn cứ số liệu
Tỷ lệ phải thu so với phải trả	%	(Tổng các khoản phải thu / Tổng các khoản phải trả) × 100	Mã 130 / Mã 410 (BCĐKT)
Số vòng quay các khoản phải thu	Vòng	Doanh thu thuần / Các khoản phải thu bình quân	Mã 10 (BCKQHĐKD) / Trung bình Mã 130
Kỳ thu tiền bình quân (DOS)	Ngày	360 / Số vòng quay các khoản phải thu	Số ngày quy ước (360) / Vòng quay phải thu
Số vòng quay phải trả người bán	Vòng	(Giá vốn hàng bán + Tăng giảm hàng tồn kho) / Phải trả người bán bình quân	Mã 11 (BCKQHĐKD), Mã 140 và Mã 331 (BCĐKT)
Thời gian quay vòng khoản phải trả	Ngày	360 / Số vòng quay phải trả người bán	Số ngày quy ước (360) / Vòng quay phải trả
Hệ số nợ	Lần	Nợ phải trả / Tổng tài sản	Mã 400 / Mã 300 (BCĐKT)
Hệ số thanh toán hiện thời	Lần	Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn	Mã 100 / Mã 410 (BCĐKT)
Hệ số thanh toán nhanh	Lần	(Tài sản ngắn hạn - Hàng tồn kho) / Nợ ngắn hạn	(Mã 100 - Mã 140) / Mã 410 (BCĐKT)
Khả năng thanh toán tức thời	Lần	Tiền và các khoản tương đương tiền / Nợ ngắn hạn	Mã 110 / Mã 410 (BCĐKT)

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp linh hoạt các phương pháp thu thập và xử lý thông tin thực nghiệm:

• Phương pháp thu thập dữ liệu:
  • Quan sát thực tế: Trực tiếp theo dõi trình tự giải quyết các nghiệp vụ công nợ, phương thức kiểm tra chứng từ và thao tác của kế toán viên tại đơn vị thực tập.
  • Nghiên cứu tài liệu văn bản: Rà soát sổ tay nhân viên, quy chế quản lý tài chính nội bộ, hợp đồng kinh tế và hệ thống chuẩn mực kế toán, thông tư hướng dẫn hiện hành.
  • Phỏng vấn chuyên sâu: Trao đổi trực tiếp với nhân sự phòng Kế toán - Tài chính nhằm làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ, chính sách cấp tín dụng thương mại và cách thức xử lý dữ liệu kế toán máy.
• Phương pháp xử lý và phân tích số liệu:
  • Phương pháp so sánh và phân tích chênh lệch: Lập bảng tính Excel để tính toán số tuyệt đối, số tương đối, tốc độ tăng trưởng của các chỉ tiêu quy mô nguồn lực, tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh giai đoạn 2021-2023.
  • Phương pháp mô tả và tổng hợp: Khái quát hóa quy trình luân chuyển chứng từ, mô tả các tình huống định khoản nghiệp vụ phát sinh thực tế và sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức bộ máy.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại doanh nghiệp

Nội dung chương 1 tập trung chuẩn hóa hệ thống kiến thức nền tảng về công tác kế toán và phân tích tài chính. Tác giả phân tích rõ ba vai trò cốt lõi của kế toán công nợ: hỗ trợ nhận diện và giảm thiểu nguy cơ chiếm dụng vốn, kiểm soát lưu chuyển dòng tiền phục vụ lập dự toán thu chi, và tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên tài chính nhằm ngăn chặn các khoản tổn thất từ nợ xấu. Đồng thời, ba nhiệm vụ chuyên môn của kế toán viên công nợ cũng được nêu rõ: ghi chép - phản ánh kịp thời các phát sinh công nợ; giám sát - đôn đốc thực hiện quy chế tài chính và thu hồi nợ; lập báo cáo phân tích, cảnh báo nguy cơ nợ quá hạn gửi nhà quản trị.

Chương này cũng trình bày chi tiết về nguyên tắc hạch toán chi tiết theo từng đối tượng, kỳ hạn thanh toán (dưới 12 tháng và trên 12 tháng) trên Tài khoản 131 và Tài khoản 331 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Hệ thống chứng từ bắt buộc đối với công nợ phải thu (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Biên bản bàn giao, Giấy báo Có) và công nợ phải trả (Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn mua hàng, Phiếu nhập kho, Giấy báo Nợ, Biên bản đối chiếu công nợ) được quy định chặt chẽ nhằm bảo đảm tính hợp pháp, hợp lệ trước khi vào sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH MTV Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Môi Trường Á Châu

Khái quát về doanh nghiệp và các nguồn lực hoạt động

Công ty TNHH MTV Sản xuất Thương mại Dịch vụ Môi trường Á Châu có trụ sở chính tại xã Phạm Văn Hai, huyện Bình Chánh, TP. Hồ Chí Minh; chi cục Thuế huyện Bình Chánh quản lý; hoạt động chính trong lĩnh vực thu gom rác thải độc hại (mã ngành 3812). Thành lập từ năm 2010 trên nền tảng cơ sở thu mua phế liệu dệt may, doanh nghiệp đã mở rộng mạng lưới với chi nhánh tại Thừa Thiên Huế, phát triển dịch vụ vận chuyển chất thải nguy hại (2011), trở thành đại lý vận chuyển của Citenco (2014), vận hành hệ thống báo giá trực tuyến (2017) và đạt chứng nhận tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015 (2019).

Biến động về nguồn lực lao động của doanh nghiệp qua 3 năm:

Chỉ tiêu	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023	Chênh lệch 2022/2021 (%)	Chênh lệch 2023/2022 (%)
Tổng số lao động (người)	94	97	150	+3,19	+54,64
1. Cơ cấu giới tính
- Nam (người)	25 (26,60%)	27 (27,84%)	35 (23,33%)	+8,00	+29,63
- Nữ (người)	69 (73,40%)	70 (72,16%)	115 (76,67%)	+1,45	+64,29
2. Trình độ văn hóa
- Bậc Đại học (người)	88 (93,62%)	90 (92,78%)	141 (94,00%)	+2,27	+56,67
- Bậc Cao đẳng, trung cấp (người)	6 (6,38%)	7 (7,22%)	9 (6,00%)	+16,67	+28,57

Về quy mô tài sản và nguồn vốn, tổng tài sản của công ty liên tục mở rộng: đạt 69.980 đồng vào năm 2021, tăng 35,91% trong năm 2022 (tăng 94.022 đồng so với năm trước), và tiếp tục tăng trưởng 36,78% trong năm 2023 (tăng 34.224 đồng). Tốc độ gia tăng này được đóng góp bởi cả Tài sản ngắn hạn (năm 2022 tăng 33,01% với giá trị 45.255 đồng; năm 2023 tăng 18,00% đạt 53.613 đồng) và Tài sản dài hạn (năm 2022 tăng 38,71%; năm 2023 tăng 54,14%). Đáng chú ý, chỉ tiêu Tiền và các khoản tương đương tiền ghi nhận mức tăng 196,13% ở năm 2022 và tăng mạnh 542,92% ở năm 2023 (tăng 20.274 đồng), tạo nguồn dự trữ thanh khoản tốt. Về nguồn vốn, Nợ phải trả tăng 41,83% năm 2022 và tăng 23,39% năm 2023; Vốn chủ sở hữu năm 2023 tăng 108,27%.

Về kết quả hoạt động kinh doanh: Doanh thu thuần năm 2022 tăng 56,23% so với năm 2021 do sản lượng thu gom dịch vụ mở rộng và các khoản giảm trừ doanh thu hạ bớt 47,48%. Lợi nhuận gộp năm 2022 tăng 28,20% và năm 2023 tăng tiếp 58,56% (nhờ giá vốn hàng bán giảm 12,91%). Lợi nhuận sau thuế năm 2022 tăng 25,68% (tương ứng tăng 305.377 đồng), tuy nhiên sang năm 2023 giảm 24,22% do chi phí quản lý kinh doanh gia tăng đột biến 93,15%.

Tổ chức hạch toán kế toán công nợ thực tế

Tổ chức bộ máy kế toán của công ty bao gồm 9 vị trí chức danh: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp - kiểm soát, Kiểm soát thanh toán, Kế toán công nợ (thu nợ), Kế toán thanh toán, Kế toán nghiệp vụ, Kế toán tiền mặt (thủ quỹ), Kế toán kho và Kế toán thuế. Doanh nghiệp áp dụng kỳ kế toán theo năm dương lịch, đơn vị hạch toán VNĐ, kê khai thường xuyên hàng tồn kho, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ theo tháng, trích khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng.

Hình thức kế toán được tổ chức theo hình thức Sổ Nhật ký chung trên hệ thống kế toán máy thông qua phần mềm ACHAU. Hằng ngày, căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ, kế toán nhập liệu vào phần mềm để tự động cập nhật vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản (TK 131, TK 331, TK 1121, TK 511, TK 33311...), lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính định kỳ.

Quy trình hạch toán được minh họa cụ thể qua nghiệp vụ cung ứng dịch vụ thực tế năm 2023:

• Cung cấp dịch vụ vận chuyển và xử lý chất thải công nghiệp cho Chi nhánh Công ty TNHH Wei Sheng theo Hợp đồng kinh tế số 1269/2022/HDCT/MTAC (ký kết ngày 31/08/2022).
• Ngày 24/05/2023, kế toán xuất Hóa đơn GTGT số 1320 với tổng giá trị dịch vụ thanh toán là 8.000.000 đồng (khách hàng chưa thanh toán).
• Định khoản kế toán:
  • Nợ TK 131 (Chi tiết Chi nhánh Công ty TNHH Wei Sheng): 8.000.000 đồng
  • Có TK 5113-1 (Doanh thu thu gom, vận chuyển, xử lý): giá trị trước thuế
  • Có TK 33311 (Thuế GTGT đầu ra): tiền thuế phát sinh tương ứng
• Quy trình nhập liệu trên phần mềm ACHAU: Vào phân hệ Phòng kế toán -> Kết quả kinh doanh -> tra cứu khách hàng bằng mã hợp đồng 1269_2022.MTAC -> rà soát chi tiết hóa đơn -> nhập liệu mục Danh sách công nợ (Kế toán phụ trách: Trương Thị Yến Linh; Số hóa đơn: 1320 ngày 24/05/2023; Số tiền hóa đơn: 8.000.000 đồng; Chưa thanh toán: 8.000.000 đồng; Trạng thái: Đã xuất hóa đơn). Hệ thống tự động ghi nhận vào Sổ cái chi tiết TK 131, TK 5113-1, TK 33311 và Sổ Nhật ký chung.

Chương 3: Đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán công nợ và tình hình công nợ tại Công ty TNHH MTV Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Môi Trường Á Châu

Dựa trên phân tích thực tế, tác giả tổng kết các mặt đạt được và tồn tại trong công tác kế toán:

• Ưu điểm: Doanh nghiệp đã vận hành bộ máy kế toán chuyên môn hóa rõ rệt, phân tách rạch ròi giữa kế toán theo dõi nợ phải thu và kế toán thanh toán nợ phải trả. Việc triển khai phần mềm ACHAU giúp đẩy nhanh tốc độ luân chuyển chứng từ và trích xuất dữ liệu công nợ tức thời.
• Nhược điểm: Việc theo dõi công nợ đối với các hợp đồng kinh tế nhỏ lẻ, hộ kinh doanh đôi khi còn phát sinh tình trạng chậm trễ trong khâu đối chiếu công nợ cuối kỳ; chi phí quản lý kinh doanh năm 2023 tăng cao làm ảnh hưởng đến lợi nhuận ròng; tỷ lệ nợ phải trả trên tổng nguồn vốn duy trì ở mức cao đòi hỏi công ty phải kiểm soát nghiêm ngặt thời hạn trả nợ nhà cung cấp để tránh áp lực thanh khoản.
• Giải pháp đề xuất: Hoàn thiện quy trình phân loại tuổi nợ của khách hàng trên phần mềm; thắt chặt quy chế cấp hạn mức tín dụng thương mại; định kỳ lập biên bản xác nhận và bù trừ công nợ đối với các đối tác vừa mua hàng vừa cung ứng dịch vụ; tối ưu hóa chi phí quản lý nhằm củng cố năng lực tài chính nội bộ.

Kết quả và đóng góp của khóa luận

Kết quả chính

• Hệ thống hóa đầy đủ cơ sở pháp lý theo Thông tư 133/2016/TT-BTC đối với hai tài khoản trung tâm TK 131 và TK 331, liên kết chặt chẽ với phương pháp hạch toán và thiết kế sơ đồ tài khoản đối ứng chuẩn mực.
• Tổng hợp và phản ánh chân thực các chuỗi số liệu tài chính của công ty qua 3 năm (2021 - 2023):
  • Số lượng lao động tăng từ 94 người (2021) lên 97 người (2022) và đạt 150 người (2023), trong đó lao động nữ duy trì tỷ trọng lớn (trên 72% - 76%) và trình độ đại học chiếm đa số (trên 92% - 94%).
  • Tổng tài sản duy trì đà tăng trưởng liên tục: năm 2022 tăng 35,91% và năm 2023 tăng 36,78%, dẫn dắt chủ yếu bởi sự mở rộng của Tài sản cố định (tăng 31,37% năm 2022 và 84,98% năm 2023) cùng quỹ Tiền và tương đương tiền (tăng 542,92% năm 2023).
  • Doanh thu thuần năm 2022 tăng mạnh 56,23%, kéo theo lợi nhuận gộp tăng 28,20% và lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh tăng 218,80%. Sang năm 2023, lợi nhuận gộp tiếp tục tăng 58,56% nhưng lợi nhuận sau thuế giảm 24,22% do chi phí quản lý doanh nghiệp tăng tới 93,15%.
• Mô tả chi tiết, tường minh quy trình tiếp nhận thông tin, lập báo giá, xuất hóa đơn, ghi nhận nghiệp vụ phải thu 8.000.000 đồng phát sinh từ Hợp đồng số 1269/2022/HDCT/MTAC và thao tác giao diện phần mềm ACHAU thực tế tại phòng kế toán.

Đóng góp thực tiễn tác giả tự nêu

So với các nghiên cứu lý thuyết đơn thuần trước đây, tác giả đã đào sâu vào các khía cạnh nghiệp vụ thực tế diễn ra tại một doanh nghiệp môi trường có cơ cấu đối tác phức tạp. Khóa luận phản ánh chân thực cách thức tổ chức luân chuyển chứng từ và phương thức làm việc của kế toán viên công nợ chuyên nghiệp trên hệ thống kế toán máy, cung cấp góc nhìn thực tiễn về mối quan hệ giữa công tác ghi sổ chi tiết công nợ với việc phân tích các hệ số tài chính doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn một số điểm hạn chế do giới hạn phạm vi nghiên cứu:

• Phạm vi nghiên cứu mới chỉ dừng lại ở phạm vi một đơn vị cụ thể là Công ty TNHH MTV Sản xuất Thương mại Dịch vụ Môi trường Á Châu, chưa có sự đối sánh mở rộng với các doanh nghiệp khác cùng ngành xử lý chất thải trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh hay miền Trung.
• Giới hạn nội dung mới tập trung vào công nợ thương mại (TK 131 và TK 331), chưa đi sâu vào các khoản công nợ nội bộ hay công nợ khác.
• Dữ liệu minh họa thực tế về quy trình hạch toán và trích xuất chứng từ kế toán chi tiết mới chỉ phản ánh dữ liệu điển hình trong niên độ kế toán năm 2023.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát chu kỳ công nợ trong giai đoạn dài hơn, đánh giá tác động của các chính sách chiết khấu thanh toán đối với tốc độ luân chuyển vốn, hoặc nghiên cứu chuyên sâu về xây dựng mô hình trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi tại các doanh nghiệp dịch vụ công ích và môi trường.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc báo cáo thực tập về đề tài kế toán bán hàng, kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán.
• Những người nghiên cứu và kế toán viên tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật, xử lý môi trường và thu gom chất thải.
• Phần đáng tham khảo nhất:
  • Hệ thống 9 công thức và phương pháp phân tích chỉ tiêu công nợ, hệ số thanh toán gắn liền với mã số chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
  • Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán phân định 9 chức danh rõ ràng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Bảng tổng hợp số liệu thực tế về biến động tài sản, nguồn vốn, doanh thu, lợi nhuận qua các năm.
  • Trình tự nhập liệu thực tế trên phần mềm kế toán ACHAU theo hình thức Nhật ký chung kèm minh họa bút toán định khoản chi tiết.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?

Công ty TNHH MTV Sản xuất Thương mại Dịch vụ Môi trường Á Châu áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán máy trên phần mềm chuyên dụng ACHAU, tổ chức hệ thống sổ sách theo hình thức Sổ Nhật ký chung, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ theo tháng và trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.

2. Sự biến động về quy mô và trình độ lao động của công ty trong giai đoạn 2021 - 2023 diễn ra như thế nào?

Tổng số lao động của công ty tăng từ 94 người năm 2021 lên 97 người năm 2022 (tăng 3,19%), và tăng mạnh lên 150 người vào năm 2023 (tăng 54,64%). Lao động nữ luôn chiếm tỷ lệ áp đảo (73,40% năm 2021; 72,16% năm 2022; 76,67% năm 2023). Về chất lượng nhân sự, lao động có trình độ Đại học chiếm tỷ trọng rất cao và ổn định qua các năm: 93,62% (2021), 92,78% (2022) và 94,00% (2023).

3. Nguyên nhân chủ yếu nào dẫn đến sự biến động của kết quả kinh doanh năm 2022 và 2023 tại công ty?

Năm 2022, doanh thu thuần tăng mạnh 56,23% nhờ đẩy mạnh sản lượng dịch vụ và giảm các khoản giảm trừ doanh thu (giảm 47,48%), giúp lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh tăng 218,80% và lợi nhuận sau thuế tăng 25,68%. Đến năm 2023, dù lợi nhuận gộp vẫn tăng 58,56% (nhờ giá vốn hàng bán giảm 12,91%), lợi nhuận sau thuế lại sụt giảm 24,22% do chi phí quản lý kinh doanh phát sinh tăng mạnh tới 93,15%.

4. Quy trình ghi tăng khoản phải thu khách hàng được xử lý như thế nào qua nghiệp vụ minh họa năm 2023?

Căn cứ Hợp đồng số 1269/2022/HDCT/MTAC ký ngày 31/08/2022 với Chi nhánh Công ty TNHH Wei Sheng, ngày 24/05/2023 công ty xuất Hóa đơn GTGT số 1320 với tổng giá trị dịch vụ 8.000.000 đồng chưa thu tiền. Kế toán định khoản Nợ TK 131 đối ứng Có TK 5113-1 và Có TK 33311. Trên phần mềm ACHAU, kế toán truy cập phân hệ Kết quả kinh doanh, nhập mã hợp đồng để tra cứu, kiểm tra hóa đơn và điền thông tin vào bảng công nợ, sau đó hệ thống tự động kết chuyển dữ liệu sang Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái chi tiết các tài khoản liên quan.

5. Tác giả đã sử dụng những nhóm chỉ tiêu tài chính nào để phân tích tình hình công nợ của doanh nghiệp?

Tác giả sử dụng hệ thống 9 chỉ tiêu: Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả (%), Số vòng quay các khoản phải thu (vòng), Kỳ thu tiền bình quân (ngày), Số vòng quay phải trả người bán (vòng), Thời gian quay vòng các khoản phải trả (ngày), Hệ số nợ (lần), Hệ số thanh toán hiện thời (lần), Hệ số thanh toán nhanh (lần) và Khả năng thanh toán tức thời (lần).

Kết luận

Khóa luận của sinh viên Dương Thị Kim Ngân đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán công nợ và phương pháp phân tích tài chính theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Thông qua số liệu thực tế giai đoạn 2021 - 2023 tại Công ty TNHH MTV Sản xuất Thương mại Dịch vụ Môi trường Á Châu, công trình phản ánh chi tiết sự tăng trưởng về quy mô tài sản, lao động, kết quả kinh doanh cũng như thực trạng theo dõi nợ phải thu, nợ phải trả trên phần mềm kế toán ACHAU. Khóa luận đóng vai trò như một tài liệu tham khảo cụ thể, gắn kết chặt chẽ giữa kiến thức hạch toán học thuật với quy trình luân chuyển chứng từ và kiểm soát công nợ trong thực tiễn doanh nghiệp ngành dịch vụ môi trường.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ TẠI DOANH NGHIỆP 1. Một số lý luận chung về kế toán công nợ 1.1 Khái niệm kế toán công nợ  Khái niệm công nợ: Võ văn Nhị trong cuốn Kế toán tài chính năm 2010 cho rằng: “Công nợ là một thuật ngữ kinh tế đề cập đến quyền lợi cũng như nghĩa vụ của mỗi doanh nghiệp đối với các khoản vốn do doanh nghiệp chiếm dụng hoặc bị chiếm dụng bởi các đối tượng bên ngoài.” [1] Từ đó, có thể hiểu rằng công nợ là khoản vốn phát sinh khi mà cá nhân/tổ chức mua, bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nhưng chưa thanh toán (hoặc chưa thanh toán đủ) tại thời điểm đó mà phải chuyển sang kỳ thanh toán sau.2 Các khoản phải thu khách hàng  Trong cuốn Giáo trình Kế toán tài chính (2007), Nghiêm Văn Lợi nêu quan điểm về các khoản phải thu như sau: “ Các khoản phải thu là các khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức, đơn vị bên trong và bên ngoài doanh nghiệp với doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hoá, vật tư, dịch vụ, tài sản. chưa thanh toán cho doanh nghiệp: là các khoản được khấu trừ, các khoản cần phải thu hồi nhưng doanh nghiệp chưa khấu trừ, chưa thu hồi.” [2] “Phải thu của khách hàng là mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và người mua. Mối quan hệ này xảy ra chủ yếu trong quá trình doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hóa.

tài sản bất động sản đầu tư, nhượng bán, thanh lý tài sản cố định, v. cung cấp dịch vụ, bàn giao giá trị khối lượng xây dựng đã thi công cho khách hàng nhưng khách hàng chưa thanh toán.” [2]  Các khoản phải thu thường gặp nhất là khoản phải thu của khách hàng, bên cạnh đó, khoản phải thu còn bao gồm: thuế GTGT được khấu trừ, tạm ứng, dự phòng giảm giá phải thu khó đòi,.3 Các khoản phải trả người bán  Đỗ Thị Thúy Phương và Thái Thị Thái Nguyên cho rằng: 5 Khoản tiền khi doanh nghiệp đã giao dịch với người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và các khoản nợ phải trả cho nhà thầu xây lắp nhưng chưa thanh toán gọi là khoản phải trả cho người bán. [3]  Nợ phải trả cho người bán là khoản tiền mà doanh nghiệp chưa thanh toán khi đã mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác.  Các khoản phải trả trong doanh nghiệp bao gồm: Phải trả người bán, phải trả nội bộ, phải trả khác.

Trong đó, Phải trả người bán là khoản chiến tỷ trọng lớn nhất trong các khoản nợ phải trả.4 Vai trò của kế toán công nợ Như chúng ta đã biết, đa số các đơn vị hoạt động đều sẽ có các khoản phải thu, những khoản nợ với đa dạng khách hàng, nhà cung cấp. Thế nên, vị trí kế toán công nợ đóng vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt là trong việc đảm bảo dòng tiền được quản lý một cách hiệu quả.  Kế toán công nợ đảm nhiệm 3 vai trò chính: - Xác định rủi ro trong việc cho vay và nhận nợ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ bị chiếm dụng vốn. - Kiểm soát dòng tiền đầu vào và ra của doanh nghiệp, từ đó đưa ra dự toán nguồn thu chi trong tương lai giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định phù hợp với doanh nghiệp.