Khóa Luận Tốt Nghiệp Về Kế Toán Phải Thu Của Khách Hàng Tại Công Ty TNHH Y Phục Vị Na

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Kế Toán Phải Thu Của Khách Hàng Tại Công Ty TNHH Y Phục Vị Na
• Loại tài liệu: Khóa Luận Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH Y PHỤC VI NA
• 1.1. Sơ lược về Công ty TNHH Y Phục Vĩ Na
• 1.2. Tổ chức quản lý của công ty
• 1.3. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
• 1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
• 1.3.2. Hình thức số kế toán
• 1.3.3. Hệ thống chứng từ
• 1.4. Chính sách kế toán áp dụng
• 1.5. Sơ bộ tình hình tài chính 2 năm gần đây (2018;2019)
• 1.6. Phương hướng phát triển của công ty
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN
• 2.1. Khái niệm, đặc điểm nợ phải thu, nợ phải trả
• 2.1.1. Nợ phải thu
• 2.1.2. Nợ phải trả
• 2.2. Kế toán phải thu khách hàng
• 2.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng
• 2.2.2. Cách thức hạch toán
• 2.2.3. Kiểm soát nội bộ khoản phải thu của khách hàng
• 2.2.4. Dự phòng khoản phải thu khó đòi
• 2.2.5. Chênh lệch tỷ giá khoản nợ phải thu
• 2.2.6. Đối chiếu và xác nhận số dư nợ phải thu của khách hàng
• 2.3. Kế toán phải trả cho người bán
• 2.3.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng
• 2.3.2. Cách thức hạch toán
• 2.3.3. Kiểm soát nội bộ khoản phải trả
• 2.3.4. Chênh lệch tỷ giá khoản nợ phải trả
• 2.3.5. Đối chiếu và xác nhận số dư nợ phải trả
• 3. CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH Y PHỤC VI NA
• 3.1. Kế toán phải thu khách hàng
• 3.1.1. Đặc điểm khoản nợ phải thu khách hàng tại công ty
• 3.1.2. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
• 3.1.2.1. Đối với bán hàng nội địa
• 3.1.2.2. Đối với bán hàng xuất khẩu
• 3.1.3. Cách thức hạch toán và ví dụ minh họa
• 3.1.4. Các nghiệp vụ làm tăng khoản phải thu khách hàng
• 3.1.5. Các nghiệp vụ làm giảm khoản phải thu khách hàng
• 3.1.6. Đánh giá lại khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính
• 3.1.7. Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu khách hàng của công ty
• 3.1.8. Đối chiếu, xác nhận số dư nợ phải thu khách hàng của công ty
• 3.2. Kế toán phải trả cho người bán
• 3.2.1. Đặc điểm khoản nợ phải trả cho người bán tại công ty
• 3.2.2. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
• 3.2.2.1. Đối với mua hàng nội địa
• 3.2.2.2. Đối với mua hàng nhập khẩu
• 3.2.3. Cách thức hạch toán và ví dụ minh họa
• 3.2.4. Các nghiệp vụ làm tăng khoản phải trả
• 3.2.5. Các nghiệp vụ làm giảm khoản phải trả
• 3.2.6. Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả cho người bán của công ty
• 3.2.7. Đối chiếu, xác nhận số dư nợ phải trả cho người bán của công ty
• 4. CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
• 4.1. Ý kiến và nhận xét về tình hình, đặc điểm chung của công ty
• 4.2. Ý kiến và nhận xét về kế toán phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

I. Toàn cảnh khóa luận kế toán phải thu của khách hàng tại Cty

Khóa luận tốt nghiệp về kế toán phải thu của khách hàng là một công trình nghiên cứu chuyên sâu, tập trung vào việc phân tích và hệ thống hóa các nghiệp vụ liên quan đến công nợ trong môi trường doanh nghiệp thực tế. Chủ đề này không chỉ củng cố nền tảng lý thuyết mà còn đi sâu vào thực tiễn tại một đơn vị cụ thể, ở đây là Công ty TNHH Y Phục Vị Na. Quản lý các khoản phải thu là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bộ phận kế toán, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, khả năng thanh khoản và sức khỏe tài chính tổng thể của doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý công nợ hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro nợ xấu, tối ưu hóa vòng quay vốn và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Nội dung của khóa luận thường bao gồm ba phần chính: cơ sở lý luận về kế toán công nợ, phân tích thực trạng kế toán phải thu tại doanh nghiệp, và cuối cùng là đề xuất các giải pháp quản lý nợ phải thu nhằm hoàn thiện công tác hiện tại. Nghiên cứu này sử dụng các phương pháp như thống kê mô tả, phân tích số liệu từ chứng từ kế toán công nợ và phỏng vấn trực tiếp nhân sự phòng kế toán để đưa ra cái nhìn khách quan và toàn diện nhất. Đây là tài liệu tham khảo giá trị cho sinh viên, kế toán viên và các nhà quản lý muốn cải thiện hiệu quả tài chính trong tổ chức của mình.

1.1. Tầm quan trọng của quản lý công nợ phải thu hiệu quả

Trong bối cảnh kinh doanh cạnh tranh, quản lý công nợ không chỉ là nghiệp vụ kế toán đơn thuần mà còn là một nghệ thuật. Việc quản lý tốt các khoản phải thu đảm bảo nguồn vốn của doanh nghiệp không bị chiếm dụng, duy trì tính thanh khoản ổn định để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn. Một chính sách tín dụng hợp lý kết hợp với quy trình thu hồi công nợ chặt chẽ sẽ giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh dự phòng phải thu khó đòi. Hơn nữa, việc theo dõi và đối chiếu công nợ thường xuyên còn giúp củng cố niềm tin và mối quan hệ bền vững với khách hàng. Theo tài liệu nghiên cứu, Công ty Y Phục Vị Na hoạt động trong ngành may mặc, một lĩnh vực có tần suất giao dịch cao, do đó việc hoàn thiện công tác kế toán công nợ là yếu tố sống còn, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tái đầu tư và mở rộng quy mô kinh doanh.

1.2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài kế toán phải thu khách hàng

Mục tiêu chính của khóa luận là hệ thống hóa cơ sở lý luận và khảo sát thực trạng công tác kế toán phải thu của khách hàng tại Công ty TNHH Y Phục Vị Na. Cụ thể, nghiên cứu nhằm tìm hiểu sâu về phương pháp hạch toán phải thu khách hàng, quy trình luân chuyển chứng từ, và hệ thống sổ sách đang được áp dụng. Dựa trên việc phân tích các số liệu thu thập được trong năm 2020, khóa luận sẽ chỉ ra những ưu điểm cần phát huy và những nhược điểm còn tồn tại trong hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải thu. Từ đó, mục tiêu cuối cùng là đề xuất những kiến nghị và giải pháp mang tính thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa dòng tiền cho công ty. Những giải pháp này tập trung vào việc cải tiến quy trình, áp dụng công nghệ và xây dựng chính sách tín dụng phù hợp.

II. Phân tích thực trạng kế toán phải thu các thách thức quản lý

Thực trạng kế toán phải thu tại nhiều doanh nghiệp, bao gồm cả Công ty Y Phục Vị Na, luôn tồn tại những thách thức nhất định. Mặc dù công ty đã áp dụng phần mềm Misa và có quy trình tương đối rõ ràng, nghiên cứu vẫn chỉ ra một số điểm yếu cần khắc phục. Thách thức lớn nhất đến từ việc theo dõi các khoản nợ theo tuổi. Khóa luận cho thấy công ty chưa phân loại công nợ theo tuổi một cách hệ thống, dẫn đến khó khăn trong việc xác định các khoản nợ sắp quá hạn để có biện pháp thu hồi công nợ kịp thời. Điều này làm tăng rủi ro các khoản phải thu trở thành nợ khó đòi. Một vấn đề khác là chính sách tín dụng chưa được chuẩn hóa. Việc xét duyệt hạn mức tín dụng cho khách hàng mới còn mang tính cảm tính, chưa dựa trên phân tích tài chính sâu sắc, có thể dẫn đến việc bán chịu cho các khách hàng có khả năng thanh toán yếu. Hơn nữa, nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kiểm soát nội bộ các khoản phải thu chưa được tuân thủ triệt để. Cụ thể, kế toán công nợ vừa là người ghi nhận công nợ, vừa là người thực hiện bút toán xóa sổ, tạo ra kẽ hở tiềm ẩn cho các hành vi gian lận. Những thách thức này đòi hỏi doanh nghiệp phải có những điều chỉnh kịp thời để hoàn thiện công tác kế toán.

2.1. Khó khăn trong theo dõi và phân tích tuổi nợ phải thu

Một trong những hạn chế lớn được nêu trong khóa luận là việc công ty chưa triển khai hiệu quả việc phân tích tuổi nợ. Việc không phân loại các khoản công nợ phải thu theo các mốc thời gian (ví dụ: chưa đến hạn, quá hạn dưới 30 ngày, 30-60 ngày, v.v.) khiến nhà quản lý thiếu cái nhìn tổng quan về chất lượng các khoản phải thu. Điều này gây khó khăn trong việc ưu tiên đòi các khoản nợ có rủi ro cao, cũng như tính toán chính xác mức dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập theo Thông tư 48/2019/TT-BTC. Việc theo dõi chỉ dừng lại ở sổ chi tiết công nợ phải thu cho từng khách hàng mà chưa có một báo cáo công nợ tổng hợp theo tuổi nợ, làm giảm hiệu quả cảnh báo sớm và khả năng phản ứng của bộ phận tài chính.

2.2. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải thu

Hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải thu tại Công ty Y Phục Vị Na dù đã được hình thành nhưng vẫn còn một số điểm yếu. Tài liệu nghiên cứu chỉ ra rằng, việc phân công nhiệm vụ chưa tối ưu, đặc biệt là vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Kế toán công nợ đảm nhận cả khâu ghi sổ và xóa sổ công nợ. Điều này có thể tạo ra rủi ro tiềm tàng. Ngoài ra, quy trình xét duyệt tín dụng cho khách hàng mới chưa được chuẩn hóa. Việc cấp hạn mức tín dụng cần dựa trên một quy trình thẩm định chặt chẽ hơn thay vì chỉ dựa vào mối quan hệ kinh doanh. Bên cạnh đó, việc đối chiếu công nợ với khách hàng chưa được thực hiện định kỳ hàng tháng mà chủ yếu diễn ra vào cuối năm, làm chậm quá trình phát hiện sai sót và có thể gây tranh chấp không đáng có.

III. Phương pháp hạch toán kế toán phải thu tại Cty Y Phục Vị Na

Tại Công ty TNHH Y Phục Vị Na, phương pháp hạch toán phải thu khách hàng được thực hiện bài bản thông qua phần mềm Misa SME.NET 2020 và tuân thủ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Quy trình kế toán phải thu bắt đầu từ khi phòng kinh doanh nhận đơn đặt hàng và lập hợp đồng. Toàn bộ chứng từ kế toán công nợ như hợp đồng, phiếu xuất kho, và hóa đơn GTGT được luân chuyển một cách có hệ thống giữa các phòng ban. Kế toán công nợ dựa trên bộ chứng từ này để ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu vào tài khoản 131, được chi tiết theo từng đối tượng khách hàng và loại tiền tệ (VND và USD). Các nghiệp vụ làm tăng khoản phải thu (bán hàng, cung cấp dịch vụ) và làm giảm khoản phải thu (khách hàng thanh toán, giảm giá hàng bán) đều được hạch toán kịp thời. Đặc biệt, đối với các giao dịch có gốc ngoại tệ, công ty thực hiện quy đổi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh và tiến hành đánh giá lại chênh lệch tỷ giá vào cuối kỳ, đảm bảo báo cáo công nợ phản ánh đúng giá trị. Việc ứng dụng phần mềm giúp tự động hóa nhiều công đoạn, từ việc lập hóa đơn điện tử đến cập nhật sổ chi tiết công nợ phải thu, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

3.1. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công nợ thực tế

Quy trình kế toán phải thu và luân chuyển chứng từ tại công ty được thiết kế tương đối khép kín. Khi có đơn hàng, phòng kinh doanh lập hợp đồng và gửi cho phòng kế toán kiểm tra. Sau khi hàng hóa được xuất kho, bộ phận kho lập Phiếu xuất kho và gửi liên quan cho phòng kinh doanh và kế toán. Kế toán công nợ, dựa trên bộ chứng từ gồm hợp đồng, đơn hàng và phiếu xuất kho, sẽ tiến hành xuất hóa đơn GTGT trên phần mềm Misa. Hóa đơn sau khi phát hành được gửi cho khách hàng. Các chứng từ kế toán công nợ này được lưu trữ cẩn thận theo số hóa đơn để tiện cho việc tra cứu và đối chiếu công nợ sau này. Khi khách hàng thanh toán, giấy báo có từ ngân hàng là căn cứ để kế toán ghi giảm công nợ, hoàn tất một chu trình nghiệp vụ.

3.2. Cách thức hạch toán nghiệp vụ tăng và giảm khoản phải thu

Việc hạch toán phải thu khách hàng được thực hiện chi tiết trên phần mềm. Khi bán hàng, kế toán ghi Nợ TK 131 (Chi tiết theo khách hàng) và Có TK 511, Có TK 3331. Ví dụ minh họa trong khóa luận với hóa đơn số 0000003 cho thấy việc nhập liệu trên phân hệ 'Bán hàng' của Misa, ghi nhận doanh thu xuất khẩu trị giá 19,814.36 USD. Ngược lại, khi khách hàng thanh toán, kế toán ghi Nợ TK 112 và Có TK 131. Ví dụ về việc khách hàng BBM Group thanh toán cho thấy kế toán lập phiếu 'Thu tiền gửi' trên phân hệ 'Ngân hàng', ghi giảm công nợ 11,691.84 USD. Các khoản phí ngân hàng cũng được hạch toán riêng vào chi phí tài chính (TK 635), đảm bảo số liệu trên sổ chi tiết công nợ phải thu luôn chính xác.

IV. Bí quyết kiểm soát nội bộ các khoản phải thu khách hàng hiệu quả

Để quản lý hiệu quả công nợ phải thu, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải thu vững chắc là điều kiện tiên quyết. Khóa luận về Công ty Y Phục Vị Na đã nêu bật một số biện pháp kiểm soát quan trọng. Thứ nhất là việc phân công, phân nhiệm rõ ràng. Mặc dù còn điểm yếu, nhưng công ty đã tách biệt chức năng của phòng kinh doanh (tìm kiếm khách hàng), bộ phận kho (xuất hàng), và phòng kế toán (ghi nhận công nợ). Thứ hai là quy trình phê duyệt chặt chẽ. Mọi đơn hàng đều cần có sự phê duyệt của trưởng phòng kinh doanh trước khi bán. Các bút toán xóa nợ khó đòi phải được giám đốc phê duyệt. Thứ ba, việc ứng dụng công nghệ, cụ thể là phần mềm Misa, giúp chuẩn hóa quy trình, đánh số chứng từ liên tục và dễ dàng truy xuất dữ liệu để kiểm tra. Cuối cùng, đối chiếu công nợ là một thủ tục kiểm soát không thể thiếu. Dù cần thực hiện thường xuyên hơn, việc đối chiếu cuối năm giúp xác nhận số dư, phát hiện sai lệch và là bằng chứng pháp lý quan trọng. Việc kết hợp các biện pháp này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro thất thoát tài sản và gian lận trong chu trình bán hàng - thu tiền.

4.1. Ứng dụng phần mềm Misa trong quản lý công nợ phải thu

Phần mềm Misa SME.NET 2020 đóng vai trò trung tâm trong việc quản lý công nợ tại Công ty Y Phục Vị Na. Phần mềm cho phép quản lý thông tin khách hàng một cách hệ thống, theo dõi công nợ chi tiết cho từng hóa đơn, từng đối tượng. Các tính năng như lập và phát hành hóa đơn điện tử, tự động hạch toán các bút toán liên quan, và tạo các báo cáo như 'Tổng hợp công nợ phải thu' hay 'sổ chi tiết công nợ phải thu' giúp kế toán tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác. Dữ liệu được bảo mật và có thể sao lưu thường xuyên, giảm rủi ro mất mát thông tin. Việc sử dụng Misa là một bước tiến quan trọng giúp hoàn thiện công tác kế toán, tạo nền tảng vững chắc cho việc kiểm soát nội bộ các khoản phải thu.

4.2. Kỹ thuật đánh giá lại khoản phải thu có gốc ngoại tệ

Đối với một doanh nghiệp thương mại có hoạt động xuất khẩu như Y Phục Vị Na, việc hạch toán các khoản phải thu bằng ngoại tệ đòi hỏi kỹ thuật chính xác. Khóa luận đã mô tả chi tiết quy trình này. Tại thời điểm cuối kỳ lập báo cáo tài chính (31/12), kế toán tổng hợp tiến hành đánh giá lại toàn bộ số dư các khoản phải thu có gốc ngoại tệ. Tỷ giá được sử dụng để đánh giá lại là tỷ giá mua vào của ngân hàng thương mại nơi công ty thường xuyên giao dịch. Phần chênh lệch tỷ giá phát sinh (lãi hoặc lỗ) sẽ được hạch toán vào doanh thu hoặc chi phí tài chính (TK 515 hoặc TK 635). Ví dụ trong khóa luận cho thấy kế toán lập 'Phiếu chứng từ nghiệp vụ khác' để ghi nhận khoản lỗ chênh lệch tỷ giá 2.820.671 VND, đảm bảo giá trị các khoản phải thu trên Báo cáo tài chính phản ánh đúng thực tế.

V. Top giải pháp hoàn thiện công tác kế toán phải thu khách hàng

Dựa trên phân tích thực trạng kế toán phải thu, khóa luận đã đề xuất một loạt các giải pháp quản lý nợ phải thu thiết thực nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty Y Phục Vị Na. Các giải pháp này tập trung vào ba mảng chính: chính sách, quy trình và con người. Về chính sách, việc xây dựng và ban hành một chính sách tín dụng rõ ràng, bao gồm các tiêu chí xét duyệt khách hàng và hạn mức công nợ cụ thể, là ưu tiên hàng đầu. Về quy trình, cần tự động hóa và hệ thống hóa việc phân tích tuổi nợ để có cảnh báo sớm. Đồng thời, tăng tần suất đối chiếu công nợ từ hàng năm lên hàng tháng hoặc hàng quý. Về con người, cần bổ sung nhân sự cho phòng kế toán để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách biệt rõ ràng giữa người ghi nhận công nợ và người phê duyệt xóa sổ. Bên cạnh đó, công ty nên áp dụng các chính sách khuyến khích khách hàng thanh toán sớm (chiết khấu thanh toán) và các chế tài đối với các trường hợp trả chậm. Việc áp dụng đồng bộ các giải pháp này sẽ giúp nâng cao đáng kể hiệu quả quản lý công nợ, bảo vệ dòng tiền và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

5.1. Xây dựng chính sách tín dụng và phân loại tuổi nợ khoa học

Giải pháp nền tảng được kiến nghị là xây dựng một chính sách tín dụng bài bản. Chính sách này cần quy định rõ các bước thẩm định khách hàng mới, các tiêu chí để cấp hạn mức tín dụng (dựa trên lịch sử thanh toán, báo cáo tài chính của khách hàng, v.v.). Song song đó, công ty cần thiết lập hệ thống phân tích tuổi nợ tự động trên phần mềm kế toán hoặc qua các công cụ báo cáo. Báo cáo tuổi nợ cần được lập định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng và gửi cho ban giám đốc cũng như phòng kinh doanh. Điều này giúp nhận diện sớm các khoản nợ có nguy cơ quá hạn, từ đó có kế hoạch thu hồi công nợ chủ động và hiệu quả hơn, thay vì đợi đến cuối năm mới rà soát.

5.2. Tối ưu hóa quy trình đối chiếu và tăng cường thu hồi nợ

Để giảm thiểu sai sót và tranh chấp, quy trình đối chiếu công nợ cần được thực hiện thường xuyên hơn. Thay vì chỉ gửi biên bản đối chiếu vào cuối năm, công ty nên chủ động gửi email hoặc văn bản đối chiếu cho các khách hàng có công nợ lớn vào cuối mỗi quý, thậm chí mỗi tháng. Đối với các khoản nợ quá hạn, cần có một quy trình thu hồi công nợ rõ ràng theo từng cấp độ: nhắc nhở qua email/điện thoại, gửi thư thông báo chính thức, và áp dụng các biện pháp cứng rắn hơn như tạm ngưng cung cấp hàng hóa hoặc tính lãi trả chậm theo thỏa thuận trong hợp đồng. Việc chuẩn hóa quy trình này giúp đảm bảo tất cả các khách hàng đều được đối xử công bằng và tăng tính chuyên nghiệp cho công ty.