Khóa Luận Tốt Nghiệp Về Kế Toán Phải Thu Của Khách Hàng Tại Công Ty TNHH Y Phục Vị Na

Khóa luận phân tích kế toán phải thu của khách hàng tại công ty TNHH Y Phục Vi Na, cung cấp cái nhìn sâu sắc về quản lý tài chính.

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Kế Toán Phải Thu Của Khách Hàng Tại Công Ty TNHH Y Phục Vị Na
• Loại tài liệu: Khóa Luận Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH Y PHỤC VI NA
• 1.1. Sơ lược về Công ty TNHH Y Phục Vĩ Na
• 1.2. Tổ chức quản lý của công ty
• 1.3. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
• 1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
• 1.3.2. Hình thức số kế toán
• 1.3.3. Hệ thống chứng từ
• 1.4. Chính sách kế toán áp dụng
• 1.5. Sơ bộ tình hình tài chính 2 năm gần đây (2018;2019)
• 1.6. Phương hướng phát triển của công ty
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN
• 2.1. Khái niệm, đặc điểm nợ phải thu, nợ phải trả
• 2.1.1. Nợ phải thu
• 2.1.2. Nợ phải trả
• 2.2. Kế toán phải thu khách hàng
• 2.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng
• 2.2.2. Cách thức hạch toán
• 2.2.3. Kiểm soát nội bộ khoản phải thu của khách hàng
• 2.2.4. Dự phòng khoản phải thu khó đòi
• 2.2.5. Chênh lệch tỷ giá khoản nợ phải thu
• 2.2.6. Đối chiếu và xác nhận số dư nợ phải thu của khách hàng
• 2.3. Kế toán phải trả cho người bán
• 2.3.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng
• 2.3.2. Cách thức hạch toán
• 2.3.3. Kiểm soát nội bộ khoản phải trả
• 2.3.4. Chênh lệch tỷ giá khoản nợ phải trả
• 2.3.5. Đối chiếu và xác nhận số dư nợ phải trả
• 3. CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH Y PHỤC VI NA
• 3.1. Kế toán phải thu khách hàng
• 3.1.1. Đặc điểm khoản nợ phải thu khách hàng tại công ty
• 3.1.2. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
• 3.1.2.1. Đối với bán hàng nội địa
• 3.1.2.2. Đối với bán hàng xuất khẩu
• 3.1.3. Cách thức hạch toán và ví dụ minh họa
• 3.1.4. Các nghiệp vụ làm tăng khoản phải thu khách hàng
• 3.1.5. Các nghiệp vụ làm giảm khoản phải thu khách hàng
• 3.1.6. Đánh giá lại khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính
• 3.1.7. Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu khách hàng của công ty
• 3.1.8. Đối chiếu, xác nhận số dư nợ phải thu khách hàng của công ty
• 3.2. Kế toán phải trả cho người bán
• 3.2.1. Đặc điểm khoản nợ phải trả cho người bán tại công ty
• 3.2.2. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
• 3.2.2.1. Đối với mua hàng nội địa
• 3.2.2.2. Đối với mua hàng nhập khẩu
• 3.2.3. Cách thức hạch toán và ví dụ minh họa
• 3.2.4. Các nghiệp vụ làm tăng khoản phải trả
• 3.2.5. Các nghiệp vụ làm giảm khoản phải trả
• 3.2.6. Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả cho người bán của công ty
• 3.2.7. Đối chiếu, xác nhận số dư nợ phải trả cho người bán của công ty
• 4. CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
• 4.1. Ý kiến và nhận xét về tình hình, đặc điểm chung của công ty
• 4.2. Ý kiến và nhận xét về kế toán phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Toàn cảnh khóa luận kế toán phải thu của khách hàng tại Cty

Khóa luận tốt nghiệp về kế toán phải thu của khách hàng là một công trình nghiên cứu chuyên sâu, tập trung vào việc phân tích và hệ thống hóa các nghiệp vụ liên quan đến công nợ trong môi trường doanh nghiệp thực tế. Chủ đề này không chỉ củng cố nền tảng lý thuyết mà còn đi sâu vào thực tiễn tại một đơn vị cụ thể, ở đây là Công ty TNHH Y Phục Vị Na. Quản lý các khoản phải thu là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bộ phận kế toán, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, khả năng thanh khoản và sức khỏe tài chính tổng thể của doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý công nợ hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro nợ xấu, tối ưu hóa vòng quay vốn và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Nội dung của khóa luận thường bao gồm ba phần chính: cơ sở lý luận về kế toán công nợ, phân tích thực trạng kế toán phải thu tại doanh nghiệp, và cuối cùng là đề xuất các giải pháp quản lý nợ phải thu nhằm hoàn thiện công tác hiện tại. Nghiên cứu này sử dụng các phương pháp như thống kê mô tả, phân tích số liệu từ chứng từ kế toán công nợ và phỏng vấn trực tiếp nhân sự phòng kế toán để đưa ra cái nhìn khách quan và toàn diện nhất. Đây là tài liệu tham khảo giá trị cho sinh viên, kế toán viên và các nhà quản lý muốn cải thiện hiệu quả tài chính trong tổ chức của mình.

1.1. Tầm quan trọng của quản lý công nợ phải thu hiệu quả

Trong bối cảnh kinh doanh cạnh tranh, quản lý công nợ không chỉ là nghiệp vụ kế toán đơn thuần mà còn là một nghệ thuật. Việc quản lý tốt các khoản phải thu đảm bảo nguồn vốn của doanh nghiệp không bị chiếm dụng, duy trì tính thanh khoản ổn định để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn. Một chính sách tín dụng hợp lý kết hợp với quy trình thu hồi công nợ chặt chẽ sẽ giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh dự phòng phải thu khó đòi. Hơn nữa, việc theo dõi và đối chiếu công nợ thường xuyên còn giúp củng cố niềm tin và mối quan hệ bền vững với khách hàng. Theo tài liệu nghiên cứu, Công ty Y Phục Vị Na hoạt động trong ngành may mặc, một lĩnh vực có tần suất giao dịch cao, do đó việc hoàn thiện công tác kế toán công nợ là yếu tố sống còn, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tái đầu tư và mở rộng quy mô kinh doanh.

1.2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài kế toán phải thu khách hàng

Mục tiêu chính của khóa luận là hệ thống hóa cơ sở lý luận và khảo sát thực trạng công tác kế toán phải thu của khách hàng tại Công ty TNHH Y Phục Vị Na. Cụ thể, nghiên cứu nhằm tìm hiểu sâu về phương pháp hạch toán phải thu khách hàng, quy trình luân chuyển chứng từ, và hệ thống sổ sách đang được áp dụng. Dựa trên việc phân tích các số liệu thu thập được trong năm 2020, khóa luận sẽ chỉ ra những ưu điểm cần phát huy và những nhược điểm còn tồn tại trong hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải thu. Từ đó, mục tiêu cuối cùng là đề xuất những kiến nghị và giải pháp mang tính thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa dòng tiền cho công ty. Những giải pháp này tập trung vào việc cải tiến quy trình, áp dụng công nghệ và xây dựng chính sách tín dụng phù hợp.

II. Phân tích thực trạng kế toán phải thu các thách thức quản lý

Thực trạng kế toán phải thu tại nhiều doanh nghiệp, bao gồm cả Công ty Y Phục Vị Na, luôn tồn tại những thách thức nhất định. Mặc dù công ty đã áp dụng phần mềm Misa và có quy trình tương đối rõ ràng, nghiên cứu vẫn chỉ ra một số điểm yếu cần khắc phục. Thách thức lớn nhất đến từ việc theo dõi các khoản nợ theo tuổi. Khóa luận cho thấy công ty chưa phân loại công nợ theo tuổi một cách hệ thống, dẫn đến khó khăn trong việc xác định các khoản nợ sắp quá hạn để có biện pháp thu hồi công nợ kịp thời. Điều này làm tăng rủi ro các khoản phải thu trở thành nợ khó đòi. Một vấn đề khác là chính sách tín dụng chưa được chuẩn hóa. Việc xét duyệt hạn mức tín dụng cho khách hàng mới còn mang tính cảm tính, chưa dựa trên phân tích tài chính sâu sắc, có thể dẫn đến việc bán chịu cho các khách hàng có khả năng thanh toán yếu. Hơn nữa, nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kiểm soát nội bộ các khoản phải thu chưa được tuân thủ triệt để. Cụ thể, kế toán công nợ vừa là người ghi nhận công nợ, vừa là người thực hiện bút toán xóa sổ, tạo ra kẽ hở tiềm ẩn cho các hành vi gian lận. Những thách thức này đòi hỏi doanh nghiệp phải có những điều chỉnh kịp thời để hoàn thiện công tác kế toán.

2.1. Khó khăn trong theo dõi và phân tích tuổi nợ phải thu

Một trong những hạn chế lớn được nêu trong khóa luận là việc công ty chưa triển khai hiệu quả việc phân tích tuổi nợ. Việc không phân loại các khoản công nợ phải thu theo các mốc thời gian (ví dụ: chưa đến hạn, quá hạn dưới 30 ngày, 30-60 ngày, v.v.) khiến nhà quản lý thiếu cái nhìn tổng quan về chất lượng các khoản phải thu. Điều này gây khó khăn trong việc ưu tiên đòi các khoản nợ có rủi ro cao, cũng như tính toán chính xác mức dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập theo Thông tư 48/2019/TT-BTC. Việc theo dõi chỉ dừng lại ở sổ chi tiết công nợ phải thu cho từng khách hàng mà chưa có một báo cáo công nợ tổng hợp theo tuổi nợ, làm giảm hiệu quả cảnh báo sớm và khả năng phản ứng của bộ phận tài chính.

2.2. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải thu

Hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải thu tại Công ty Y Phục Vị Na dù đã được hình thành nhưng vẫn còn một số điểm yếu. Tài liệu nghiên cứu chỉ ra rằng, việc phân công nhiệm vụ chưa tối ưu, đặc biệt là vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Kế toán công nợ đảm nhận cả khâu ghi sổ và xóa sổ công nợ. Điều này có thể tạo ra rủi ro tiềm tàng. Ngoài ra, quy trình xét duyệt tín dụng cho khách hàng mới chưa được chuẩn hóa. Việc cấp hạn mức tín dụng cần dựa trên một quy trình thẩm định chặt chẽ hơn thay vì chỉ dựa vào mối quan hệ kinh doanh. Bên cạnh đó, việc đối chiếu công nợ với khách hàng chưa được thực hiện định kỳ hàng tháng mà chủ yếu diễn ra vào cuối năm, làm chậm quá trình phát hiện sai sót và có thể gây tranh chấp không đáng có.

III. Phương pháp hạch toán kế toán phải thu tại Cty Y Phục Vị Na

Tại Công ty TNHH Y Phục Vị Na, phương pháp hạch toán phải thu khách hàng được thực hiện bài bản thông qua phần mềm Misa SME.NET 2020 và tuân thủ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Quy trình kế toán phải thu bắt đầu từ khi phòng kinh doanh nhận đơn đặt hàng và lập hợp đồng. Toàn bộ chứng từ kế toán công nợ như hợp đồng, phiếu xuất kho, và hóa đơn GTGT được luân chuyển một cách có hệ thống giữa các phòng ban. Kế toán công nợ dựa trên bộ chứng từ này để ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu vào tài khoản 131, được chi tiết theo từng đối tượng khách hàng và loại tiền tệ (VND và USD). Các nghiệp vụ làm tăng khoản phải thu (bán hàng, cung cấp dịch vụ) và làm giảm khoản phải thu (khách hàng thanh toán, giảm giá hàng bán) đều được hạch toán kịp thời. Đặc biệt, đối với các giao dịch có gốc ngoại tệ, công ty thực hiện quy đổi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh và tiến hành đánh giá lại chênh lệch tỷ giá vào cuối kỳ, đảm bảo báo cáo công nợ phản ánh đúng giá trị. Việc ứng dụng phần mềm giúp tự động hóa nhiều công đoạn, từ việc lập hóa đơn điện tử đến cập nhật sổ chi tiết công nợ phải thu, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

3.1. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công nợ thực tế

Quy trình kế toán phải thu và luân chuyển chứng từ tại công ty được thiết kế tương đối khép kín. Khi có đơn hàng, phòng kinh doanh lập hợp đồng và gửi cho phòng kế toán kiểm tra. Sau khi hàng hóa được xuất kho, bộ phận kho lập Phiếu xuất kho và gửi liên quan cho phòng kinh doanh và kế toán. Kế toán công nợ, dựa trên bộ chứng từ gồm hợp đồng, đơn hàng và phiếu xuất kho, sẽ tiến hành xuất hóa đơn GTGT trên phần mềm Misa. Hóa đơn sau khi phát hành được gửi cho khách hàng. Các chứng từ kế toán công nợ này được lưu trữ cẩn thận theo số hóa đơn để tiện cho việc tra cứu và đối chiếu công nợ sau này. Khi khách hàng thanh toán, giấy báo có từ ngân hàng là căn cứ để kế toán ghi giảm công nợ, hoàn tất một chu trình nghiệp vụ.

3.2. Cách thức hạch toán nghiệp vụ tăng và giảm khoản phải thu

Việc hạch toán phải thu khách hàng được thực hiện chi tiết trên phần mềm. Khi bán hàng, kế toán ghi Nợ TK 131 (Chi tiết theo khách hàng) và Có TK 511, Có TK 3331. Ví dụ minh họa trong khóa luận với hóa đơn số 0000003 cho thấy việc nhập liệu trên phân hệ 'Bán hàng' của Misa, ghi nhận doanh thu xuất khẩu trị giá 19,814.36 USD. Ngược lại, khi khách hàng thanh toán, kế toán ghi Nợ TK 112 và Có TK 131. Ví dụ về việc khách hàng BBM Group thanh toán cho thấy kế toán lập phiếu 'Thu tiền gửi' trên phân hệ 'Ngân hàng', ghi giảm công nợ 11,691.84 USD. Các khoản phí ngân hàng cũng được hạch toán riêng vào chi phí tài chính (TK 635), đảm bảo số liệu trên sổ chi tiết công nợ phải thu luôn chính xác.

IV. Bí quyết kiểm soát nội bộ các khoản phải thu khách hàng hiệu quả

Để quản lý hiệu quả công nợ phải thu, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải thu vững chắc là điều kiện tiên quyết. Khóa luận về Công ty Y Phục Vị Na đã nêu bật một số biện pháp kiểm soát quan trọng. Thứ nhất là việc phân công, phân nhiệm rõ ràng. Mặc dù còn điểm yếu, nhưng công ty đã tách biệt chức năng của phòng kinh doanh (tìm kiếm khách hàng), bộ phận kho (xuất hàng), và phòng kế toán (ghi nhận công nợ). Thứ hai là quy trình phê duyệt chặt chẽ. Mọi đơn hàng đều cần có sự phê duyệt của trưởng phòng kinh doanh trước khi bán. Các bút toán xóa nợ khó đòi phải được giám đốc phê duyệt. Thứ ba, việc ứng dụng công nghệ, cụ thể là phần mềm Misa, giúp chuẩn hóa quy trình, đánh số chứng từ liên tục và dễ dàng truy xuất dữ liệu để kiểm tra. Cuối cùng, đối chiếu công nợ là một thủ tục kiểm soát không thể thiếu. Dù cần thực hiện thường xuyên hơn, việc đối chiếu cuối năm giúp xác nhận số dư, phát hiện sai lệch và là bằng chứng pháp lý quan trọng. Việc kết hợp các biện pháp này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro thất thoát tài sản và gian lận trong chu trình bán hàng - thu tiền.

4.1. Ứng dụng phần mềm Misa trong quản lý công nợ phải thu

Phần mềm Misa SME.NET 2020 đóng vai trò trung tâm trong việc quản lý công nợ tại Công ty Y Phục Vị Na. Phần mềm cho phép quản lý thông tin khách hàng một cách hệ thống, theo dõi công nợ chi tiết cho từng hóa đơn, từng đối tượng. Các tính năng như lập và phát hành hóa đơn điện tử, tự động hạch toán các bút toán liên quan, và tạo các báo cáo như 'Tổng hợp công nợ phải thu' hay 'sổ chi tiết công nợ phải thu' giúp kế toán tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác. Dữ liệu được bảo mật và có thể sao lưu thường xuyên, giảm rủi ro mất mát thông tin. Việc sử dụng Misa là một bước tiến quan trọng giúp hoàn thiện công tác kế toán, tạo nền tảng vững chắc cho việc kiểm soát nội bộ các khoản phải thu.

4.2. Kỹ thuật đánh giá lại khoản phải thu có gốc ngoại tệ

Đối với một doanh nghiệp thương mại có hoạt động xuất khẩu như Y Phục Vị Na, việc hạch toán các khoản phải thu bằng ngoại tệ đòi hỏi kỹ thuật chính xác. Khóa luận đã mô tả chi tiết quy trình này. Tại thời điểm cuối kỳ lập báo cáo tài chính (31/12), kế toán tổng hợp tiến hành đánh giá lại toàn bộ số dư các khoản phải thu có gốc ngoại tệ. Tỷ giá được sử dụng để đánh giá lại là tỷ giá mua vào của ngân hàng thương mại nơi công ty thường xuyên giao dịch. Phần chênh lệch tỷ giá phát sinh (lãi hoặc lỗ) sẽ được hạch toán vào doanh thu hoặc chi phí tài chính (TK 515 hoặc TK 635). Ví dụ trong khóa luận cho thấy kế toán lập 'Phiếu chứng từ nghiệp vụ khác' để ghi nhận khoản lỗ chênh lệch tỷ giá 2.820.671 VND, đảm bảo giá trị các khoản phải thu trên Báo cáo tài chính phản ánh đúng thực tế.

V. Top giải pháp hoàn thiện công tác kế toán phải thu khách hàng

Dựa trên phân tích thực trạng kế toán phải thu, khóa luận đã đề xuất một loạt các giải pháp quản lý nợ phải thu thiết thực nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty Y Phục Vị Na. Các giải pháp này tập trung vào ba mảng chính: chính sách, quy trình và con người. Về chính sách, việc xây dựng và ban hành một chính sách tín dụng rõ ràng, bao gồm các tiêu chí xét duyệt khách hàng và hạn mức công nợ cụ thể, là ưu tiên hàng đầu. Về quy trình, cần tự động hóa và hệ thống hóa việc phân tích tuổi nợ để có cảnh báo sớm. Đồng thời, tăng tần suất đối chiếu công nợ từ hàng năm lên hàng tháng hoặc hàng quý. Về con người, cần bổ sung nhân sự cho phòng kế toán để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách biệt rõ ràng giữa người ghi nhận công nợ và người phê duyệt xóa sổ. Bên cạnh đó, công ty nên áp dụng các chính sách khuyến khích khách hàng thanh toán sớm (chiết khấu thanh toán) và các chế tài đối với các trường hợp trả chậm. Việc áp dụng đồng bộ các giải pháp này sẽ giúp nâng cao đáng kể hiệu quả quản lý công nợ, bảo vệ dòng tiền và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

5.1. Xây dựng chính sách tín dụng và phân loại tuổi nợ khoa học

Giải pháp nền tảng được kiến nghị là xây dựng một chính sách tín dụng bài bản. Chính sách này cần quy định rõ các bước thẩm định khách hàng mới, các tiêu chí để cấp hạn mức tín dụng (dựa trên lịch sử thanh toán, báo cáo tài chính của khách hàng, v.v.). Song song đó, công ty cần thiết lập hệ thống phân tích tuổi nợ tự động trên phần mềm kế toán hoặc qua các công cụ báo cáo. Báo cáo tuổi nợ cần được lập định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng và gửi cho ban giám đốc cũng như phòng kinh doanh. Điều này giúp nhận diện sớm các khoản nợ có nguy cơ quá hạn, từ đó có kế hoạch thu hồi công nợ chủ động và hiệu quả hơn, thay vì đợi đến cuối năm mới rà soát.

5.2. Tối ưu hóa quy trình đối chiếu và tăng cường thu hồi nợ

Để giảm thiểu sai sót và tranh chấp, quy trình đối chiếu công nợ cần được thực hiện thường xuyên hơn. Thay vì chỉ gửi biên bản đối chiếu vào cuối năm, công ty nên chủ động gửi email hoặc văn bản đối chiếu cho các khách hàng có công nợ lớn vào cuối mỗi quý, thậm chí mỗi tháng. Đối với các khoản nợ quá hạn, cần có một quy trình thu hồi công nợ rõ ràng theo từng cấp độ: nhắc nhở qua email/điện thoại, gửi thư thông báo chính thức, và áp dụng các biện pháp cứng rắn hơn như tạm ngưng cung cấp hàng hóa hoặc tính lãi trả chậm theo thỏa thuận trong hợp đồng. Việc chuẩn hóa quy trình này giúp đảm bảo tất cả các khách hàng đều được đối xử công bằng và tăng tính chuyên nghiệp cho công ty.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi loại hình doanh nghiệp, các mối quan hệ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải thu và nợ phải trả diễn ra liên tục. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, tần suất và số lượng các giao dịch mua bán, thanh toán có quy mô lớn và diễn ra thường xuyên hơn. Việc quản trị và hạch toán chính xác các khoản công nợ giữ vai trò thiết yếu nhằm bảo toàn chu chuyển nguồn vốn, hạn chế rủi ro bị chiếm dụng vốn và duy trì uy tín tài chính với các đối tác thương mại.

Công ty Trách nhiệm hữu hạn Y Phục Vi Na là doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài (Hàn Quốc), hoạt động thương mại trong lĩnh vực nguyên phụ liệu may mặc từ năm 2012 tại tỉnh Bình Dương. Sau gần một thập kỷ vận hành, cùng với sự gia tăng về số lượng khách hàng và mạng lưới nhà cung cấp cả trong nước lẫn quốc tế, công tác theo dõi công nợ của công ty trở nên phức tạp. Bên cạnh đó, bối cảnh đại dịch Covid-19 giai đoạn 2019–2020 đã gây ảnh hưởng trực tiếp đến chuỗi cung ứng, làm phát sinh khó khăn trong tiến độ giao nhận hàng và thu hồi công nợ. Do đó, việc nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toán công nợ tại doanh nghiệp có ý nghĩa thực tiễn cao.

Khóa luận xác định các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể như sau:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán khoản phải thu của khách hàng và phải trả cho người bán trong doanh nghiệp.
2. Tìm hiểu và phân tích phương pháp hạch toán thực tế các nghiệp vụ nợ phải thu và nợ phải trả tại Công ty TNHH Y Phục Vi Na.
3. Khảo sát hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ liên quan đến hai chu trình bán hàng – thu tiền và mua hàng – thanh toán.
4. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác kế toán công nợ tại đơn vị, từ đó đề xuất các kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán và kiểm soát nội bộ.

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nợ phải thu của khách hàng và nợ phải trả cho người bán.
• Phạm vi không gian: Phòng Kế toán tại Công ty TNHH Y Phục Vi Na (Thị xã Tân Uyên, tỉnh Bình Dương).
• Phạm vi thời gian và dữ liệu: Hệ thống chứng từ, sổ sách và số liệu phát sinh trong tháng 12 năm 2020, kết hợp số liệu báo cáo tài chính đã kiểm toán hai năm 2018 và 2019.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống chuẩn mực và quy định pháp lý kế toán hiện hành của Việt Nam:

• Khung pháp lý và chuẩn mực kế toán:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
  • Chuẩn mực Kế toán số 01 "Chuẩn mực chung" và hệ thống 26 Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS).
  • Quy định về trích lập và xử lý các khoản dự phòng tổn thất, nợ phải thu khó đòi theo Thông tư số 48/2019/TT-BTC ngày 08/08/2019 của Bộ Tài chính (quy định tỷ lệ trích lập từ 30% đến 100% căn cứ theo thời gian quá hạn từ 6 tháng đến trên 3 năm).
  • Nguyên tắc hạch toán và đánh giá lại chênh lệch tỷ giá hối đoái đối với các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (sử dụng tỷ giá mua thực tế của ngân hàng thương mại đối với nợ phải thu và tỷ giá bán đối với nợ phải trả).

• Phương pháp nghiên cứu:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực kế toán và giáo trình chuyên ngành kế toán tài chính.
  • Phương pháp thống kê mô tả: Mô tả cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán, hình thức sổ và trình tự luân chuyển chứng từ tại công ty.
  • Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Trích xuất các chứng từ gốc, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), tờ khai hải quan, giấy báo nợ, giấy báo có và báo cáo công nợ thực tế trong tháng 12/2020.
  • Phương pháp phỏng vấn và quan sát thực tế: Phỏng vấn trực tiếp nhân sự phòng kế toán, quan sát các thao tác nhập liệu, kiểm tra chứng từ và xử lý dữ liệu trên phần mềm kế toán.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đánh giá tình hình tài chính, so sánh quy định lý thuyết với thực tế áp dụng tại doanh nghiệp để phát hiện tồn tại và đưa ra giải pháp.

• Nguồn dữ liệu: Hồ sơ pháp lý công ty, Báo cáo tài chính năm 2018–2019 đã kiểm toán, dữ liệu chi tiết từ phần mềm MISA SME.NET 2020 và hệ thống chứng từ thực tế do Phòng Kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na cung cấp.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty TNHH Y Phục Vi Na

Chương này trình bày lịch sử hình thành, đặc điểm hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức và chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp:

• Thông tin pháp lý: Công ty TNHH Y Phục Vi Na được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư số 1054778046 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Dương cấp ngày 19/09/2012, chính thức hoạt động từ ngày 19/10/2012. Công ty có 100% vốn đầu tư từ Hàn Quốc, do bà Kim Hyun Sook làm chủ đầu tư. Trụ sở tại Thửa đất số 167, tờ bản đồ số 59, khu phố 7, phường Uyên Hưng, thị xã Tân Uyên, tỉnh Bình Dương; mã số thuế: 0311983828. Ngành nghề kinh doanh chính là thương mại nguyên liệu, phụ liệu may mặc.
• Tổ chức bộ máy quản lý và kế toán: Doanh nghiệp vận hành theo mô hình trực tuyến chức năng gồm Giám đốc điều hành trực tiếp các phòng ban: Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Xuất - Nhập khẩu, Phòng Thu mua và Bộ phận Kho. Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức tập trung gồm 3 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp và Kế toán công nợ.
• Chính sách kế toán áp dụng: Đơn vị áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ VND; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối tháng; tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Doanh nghiệp ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm MISA SME.NET 2020.
• Kết quả hoạt động kinh doanh 2018–2019:

Chỉ tiêu	Năm 2018 (VND)	Năm 2019 (VND)	Chênh lệch (VND)
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ	31.934.467.000	23.467.467.000	-8.467.000.000
Giá vốn hàng bán	27.370.685.000	19.685.685.000	-7.685.000.000
Lợi nhuận kế toán trước thuế	1.659.474.364	718.192.989	-941.281.375
Lợi nhuận sau thuế TNDN	1.320.425.263	573.602.594	-746.822.669

• Định hướng phát triển: Trong giai đoạn 2018–2023 ("Trưởng thành và Phát triển"), công ty đặt mục tiêu đạt 10 tỷ VND lợi nhuận trước thuế, đa dạng hóa ngành hàng sang đồ gia dụng (nhựa, gỗ) và thiết bị điện tử, đồng thời xúc tiến kênh thương mại điện tử (Lazada, Shopee, Tiki, Sendo).

Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán

Chương 2 tổng hợp toàn bộ các nguyên tắc kế toán tài chính theo chuẩn mực kế toán và Thông tư 200/2014/TT-BTC:

• Kế toán nợ phải thu khách hàng: Định nghĩa nợ phải thu là tài sản của doanh nghiệp bị bên khác chiếm dụng; nguyên tắc theo dõi chi tiết từng đối tượng, từng lần thanh toán, từng loại nguyên tệ và kỳ hạn nợ. Phân tích kết cấu Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng), nguyên tắc không được bù trừ số dư giữa các đối tượng khác nhau khi lập Báo cáo tài chính.
• Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi: Quy định điều kiện trích lập và hoàn nhập dự phòng trên Tài khoản 2293 căn cứ Thông tư 48/2019/TT-BTC theo 4 khung tỷ lệ: quá hạn 6 tháng đến dưới 1 năm (30%), 1 năm đến dưới 2 năm (50%), 2 năm đến dưới 3 năm (70%), từ 3 năm trở lên hoặc tổ chức nợ phá sản, giải thể (100%).
• Kế toán nợ phải trả cho người bán: Khái niệm nợ phải trả theo Chuẩn mực số 01; nguyên tắc theo dõi trên Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán) chi tiết cho từng nhà cung cấp, phản ánh nghĩa vụ thanh toán ngắn hạn và dài hạn.
• Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái: Nguyên tắc quy đổi giao dịch ngoại tệ phát sinh theo tỷ giá giao dịch thực tế và đánh giá lại số dư cuối kỳ kế toán trên các tài khoản doanh thu tài chính (TK 515), chi phí tài chính (TK 635) hoặc chênh lệch tỷ giá (TK 413).
• Kiểm soát nội bộ và đối chiếu công nợ: Thiết lập nguyên tắc phân chia trách nhiệm (bất kiêm nhiệm giữa xét duyệt, bảo quản tài sản và ghi chép sổ sách), kiểm soát phê duyệt hạn mức tín dụng, quy trình đối chiếu và xác nhận số dư định kỳ.

Chương 3: Thực trạng kế toán phải thu khách hàng, phải trả cho người bán tại Công ty TNHH Y Phục Vi Na

Chương này mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ và thực hành hạch toán thực tế trên phần mềm MISA SME.NET 2020 trong tháng 12/2020:

• Tổ chức tài khoản chi tiết:
  • TK 1311: Phải thu khách hàng (USD); TK 1312: Phải thu khách hàng (VND).
  • TK 3311: Phải trả người bán (USD); TK 3312: Phải trả người bán (VND).
• Quy trình luân chuyển chứng từ:
  • Bán hàng nội địa: Đơn đặt hàng $\rightarrow$ Đơn bán hàng (Trưởng phòng KD duyệt) $\rightarrow$ Hợp đồng kinh tế $\rightarrow$ Phiếu xuất kho (3 liên) $\rightarrow$ Kế toán lập Hóa đơn điện tử GTGT $\rightarrow$ Theo dõi thanh toán (Giấy báo có/Phiếu thu).
  • Bán hàng xuất khẩu: Bổ sung bộ chứng từ ngoại thương gồm Tờ khai hải quan xuất, Tờ khai hải quan nhập đối ứng, Hợp đồng ngoại thương (Contract), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading).
  • Mua hàng nội địa và nhập khẩu: Đơn đặt hàng (3 liên) $\rightarrow$ Hợp đồng $\rightarrow$ Bộ phận kho lập Phiếu nhập kho (2 liên) $\rightarrow$ Phòng Thu mua lập Đề nghị thanh toán (kèm hóa đơn/tờ khai hải quan) $\rightarrow$ Kế toán kiểm tra, trình Giám đốc phê duyệt $\rightarrow$ Lập Ủy nhiệm chi thanh toán.
• Các nghiệp vụ kinh tế điển hình tháng 12/2020:
  • Tăng nợ phải thu xuất khẩu (Ví dụ 1): Ngày 10/12/2020, xuất khẩu trực tiếp cho TRIM MATE CO. theo Hóa đơn số 0000003, trị giá 19.814,36 USD, thuế suất 0%, tỷ giá mua chuyển khoản của Ngân hàng Shinhan là 23.010 VND/USD (Thành tiền: 455.928.424 VND). Hạch toán: Nợ TK 1311 / Có TK 5111.
  • Giảm nợ phải thu thu bằng ngoại tệ (Ví dụ 2): Ngày 04/12/2020, khách hàng BBM GROUP chuyển khoản 11.691,84 USD. Ngân hàng báo Có 11.681,84 USD (bị trừ phí ngân hàng trung gian 10 USD; phí ngân hàng Shinhan đầu VN 12,10 USD). Tỷ giá mua: 23.025 VND/USD; tỷ giá bán tính phí: 23.195 VND/USD. Hạch toán: Nợ TK 11221-SHB, Nợ TK 642 / Có TK 1311.
  • Đánh giá lại khoản phải thu ngoại tệ cuối năm (Ví dụ 4): Ngày 31/12/2020, lập phiếu kế toán GL2012-004 đánh giá lại nợ phải thu của khách hàng BBM theo tỷ giá mua chuyển khoản Shinhan là 22.980 VND/USD; ghi nhận chênh lệch giảm 2.820.000 VND (Nợ TK 635 / Có TK 1311).
  • Tăng nợ phải trả mua hàng nội địa (Ví dụ 5): Ngày 08/12/2020, nhập kho lô hàng mua từ Công ty TNHH Nguyên Liệu Y Phục theo Hóa đơn số 0000643 ngày 01/12/2020, trị giá chưa thuế 24.615.000 VND, thuế GTGT 10% (2.461.500 VND), tổng nợ phải trả 27.076.500 VND (Phiếu nhập kho ND2012-001). Hạch toán: Nợ TK 1561, Nợ TK 1331 / Có TK 3312.
  • Giảm nợ phải trả qua ngân hàng (Ví dụ 6): Ngày 10/12/2020, lập Ủy nhiệm chi SCV2012-004 thanh toán 1.000.000 VND cho Công ty TNHH Nguyên Liệu Y Phục qua Ngân hàng Shinhan. Hạch toán: Nợ TK 3312 / Có TK 1121.
• Thực trạng kiểm soát nội bộ và đối chiếu số dư: Định kỳ cuối tháng, kế toán công nợ gửi số liệu qua email cho phòng Kinh doanh và phòng Thu mua để đối chiếu nội bộ. Định kỳ ngày 31/12 hàng năm, công ty lập biên bản đối chiếu công nợ bằng văn bản gửi khách hàng/nhà cung cấp trong nước và gửi email cho đối tác nước ngoài.

Chương 4: Nhận xét và kiến nghị

Chương này đánh giá toàn diện công tác kế toán công nợ và đề xuất hệ thống giải pháp:

• Đánh giá ưu điểm: Bộ máy quản lý và kế toán gọn nhẹ; việc ứng dụng phần mềm MISA SME.NET 2020 giúp tự động hóa khâu tổng hợp sổ sách và chi tiết hóa công nợ theo đối tượng, loại nguyên tệ; quy trình thanh toán qua ngân hàng minh bạch; tuân thủ đúng quy định về hóa đơn, tỷ giá và Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Đánh giá tồn tại, hạn chế:
  • Chưa phân loại và theo dõi nợ phải thu, nợ phải trả theo tuổi nợ.
  • Chưa xây dựng quy trình và tiêu chí xét duyệt hạn mức tín dụng trước khi bán chịu.
  • Chưa thực hiện đối chiếu công nợ hàng tháng với khách hàng và nhà cung cấp (chỉ thực hiện nội bộ và chốt số liệu cuối năm).
  • Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Kế toán công nợ vừa thực hiện ghi nhận nợ vừa kiêm nhiệm bút toán xóa sổ công nợ; nhân viên phòng thu mua vừa tìm kiếm nhà cung cấp, lấy báo giá vừa trực tiếp đặt hàng.
  • Sự phụ thuộc phê duyệt tập trung vào một Giám đốc gây chậm trễ tiến độ thanh toán và ký kết khi Giám đốc vắng mặt.
  • Phòng kế toán chỉ có 2 kế toán viên trực tiếp làm việc, khối lượng công việc lớn dễ phát sinh sai sót.
  • Phần mềm MISA cài đặt cục bộ, chưa tích hợp kết nối dữ liệu liên phòng ban.
• Các kiến nghị hoàn thiện (9 nhóm giải pháp):
  1. Chủ động thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ hàng tháng bằng văn bản hoặc email với khách hàng và nhà cung cấp.
  2. Xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán để thu hồi nợ sớm; đồng thời áp dụng chế tài đối với khách hàng nợ quá hạn (tính lãi suất phạt, tạm dừng giao hàng đơn mới, giảm hạn mức).
  3. Mở sổ chi tiết theo dõi nợ phải thu (TK 131) và nợ phải trả (TK 331) theo từng nhóm tuổi nợ (dưới 30 ngày, 30–60 ngày, 60–90 ngày, trên 90 ngày).
  4. Thiết lập quy trình xét duyệt hạn mức tín dụng bán lẻ và bán buôn căn cứ trên tình hình tài chính của khách hàng.
  5. Tuyển dụng thêm 1 nhân viên kế toán; tái cơ cấu công việc nhằm tách biệt chức năng ghi chép công nợ với chức năng xóa sổ nợ khó đòi.
  6. Xây dựng kế hoạch thanh toán định kỳ cho nhà cung cấp (tháng, quý, năm) nhằm tối ưu hóa vòng quay vốn lưu động.
  7. Giám đốc thực hiện phân quyền, ủy quyền ký duyệt các văn bản, đề nghị thanh toán trong hạn mức cho cấp phó/trưởng bộ phận có năng lực.
  8. Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng bằng cách phân định rõ ràng giữa nhân viên khảo sát giá và nhân viên lập đơn đặt hàng.
  9. Nghiên cứu triển khai hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp (ERP) dùng chung cho tất cả các phòng ban để thống nhất dữ liệu và mẫu biểu.

---

Kết quả và đóng góp

• Kết quả cụ thể: Khóa luận đã phản ánh chi tiết toàn bộ thực tế công tác kế toán nợ phải thu và nợ phải trả tại Công ty TNHH Y Phục Vi Na trong tháng 12/2020. Tác giả đã mô tả chi tiết 6 ví dụ nghiệp vụ điển hình kèm số liệu trích xuất từ phần mềm MISA SME.NET 2020 (như đơn hàng xuất khẩu 19.814,36 USD của TRIM MATE CO., thu nợ ngoại tệ 11.691,84 USD của BBM GROUP, mua hàng nội địa 27.076.500 VND từ Công ty TNHH Nguyên Liệu Y Phục).
• Đóng góp thực tiễn: Khóa luận đã chỉ rõ 7 điểm nghẽn trong kiểm soát nội bộ và quản trị công nợ tại doanh nghiệp FDI quy mô vừa và nhỏ; đồng thời đưa ra 9 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng cao, giúp doanh nghiệp thiết lập lại quy trình xét duyệt tín dụng, theo dõi tuổi nợ, phân chia trách nhiệm bất kiêm nhiệm và lập kế hoạch thanh toán tối ưu dòng tiền.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện trong thời gian thực tập ngắn hạn của sinh viên; nguồn dữ liệu minh họa tập trung chủ yếu vào các chứng từ phát sinh trong tháng 12 năm 2020 tại một doanh nghiệp thương mại có quy mô vừa và nhỏ. Do đó, các phân tích chưa bao quát được toàn bộ biến động công nợ trong cả chu kỳ kinh doanh nhiều năm và chưa đánh giá hết tính khả thi về chi phí khi doanh nghiệp đầu tư hệ thống ERP tổng thể.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang đánh giá hiệu quả quản trị dòng tiền và rủi ro tín dụng thương mại trong toàn bộ chuỗi cung ứng ngành dệt may trong giai đoạn phục hồi kinh tế hậu dịch bệnh.

---

Giá trị tham khảo

• Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kế toán doanh nghiệp, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp hệ chính quy và vừa làm vừa học; kế toán viên phụ trách phần hành công nợ tại các doanh nghiệp thương mại, xuất nhập khẩu hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI).
• Nội dung giá trị nhất:
  • Quy trình hạch toán chi tiết các nghiệp vụ công nợ ngoại tệ, xử lý phí ngân hàng trung gian và đánh giá lại chênh lệch tỷ giá cuối kỳ trên phần mềm MISA SME.NET 2020 (Chương 3).
  • Bộ chứng từ luân chuyển chuẩn hóa cho cả hai luồng bán hàng/mua hàng nội địa và xuất nhập khẩu trực tiếp.
  • Các giải pháp kiểm soát nội bộ nhằm ngăn ngừa gian lận và hạn chế chiếm dụng vốn trong doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ (Chương 4).

---

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Y Phục Vi Na áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào? Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, lập sổ sách theo hình thức Nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020.

2. Tài khoản nợ phải thu (TK 131) và nợ phải trả (TK 331) tại công ty được chi tiết hóa như thế nào? Công ty mở chi tiết tài khoản cấp 2 theo nguyên tệ: TK 1311 (Phải thu khách hàng bằng USD), TK 1312 (Phải thu khách hàng bằng VND); TK 3311 (Phải trả người bán bằng USD), TK 3312 (Phải trả người bán bằng VND). Mỗi khách hàng và nhà cung cấp đều được cấp một mã đối tượng riêng trên phần mềm.

3. Tỷ giá nào được áp dụng khi công ty thu nợ ngoại tệ và đánh giá lại khoản phải thu cuối năm? Khi thu hồi nợ bằng USD qua ngân hàng, kế toán áp dụng tỷ giá mua chuyển khoản thực tế của Ngân hàng Shinhan tại ngày giao dịch phát sinh. Khi đánh giá lại số dư nợ phải thu có gốc ngoại tệ vào ngày 31/12/2020, kế toán áp dụng tỷ giá mua chuyển khoản của Ngân hàng Shinhan tại thời điểm lập báo cáo (22.980 VND/USD).

4. Những hạn chế lớn nhất trong kiểm soát nội bộ công nợ mà tác giả phát hiện tại công ty là gì? Doanh nghiệp chưa theo dõi công nợ theo tuổi nợ; chưa xét duyệt hạn mức tín dụng trước khi bán hàng; chưa đối chiếu công nợ định kỳ hàng tháng với đối tác; vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm khi để kế toán công nợ vừa theo dõi nợ vừa thực hiện bút toán xóa nợ, và nhân viên thu mua vừa tìm nhà cung cấp vừa lập đơn đặt hàng.

5. Tác giả đề xuất bao nhiêu giải pháp để hoàn thiện kế toán công nợ tại doanh nghiệp? Tác giả đề xuất 9 nhóm giải pháp cụ thể: (1) Chủ động đối chiếu công nợ định kỳ hàng tháng; (2) Ban hành chính sách chiết khấu thanh toán sớm và chế tài trả chậm; (3) Mở sổ theo dõi công nợ theo tuổi nợ; (4) Thực hiện quy trình xét duyệt hạn mức tín dụng; (5) Tuyển thêm 1 kế toán và phân định lại chức năng bất kiêm nhiệm; (6) Lập kế hoạch thanh toán định kỳ cho người bán; (7) Phân quyền ủy quyền ký duyệt cho Giám đốc; (8) Tách biệt khâu tìm nhà cung cấp và đặt hàng trong chu trình mua hàng; (9) Nghiên cứu áp dụng phần mềm quản lý tích hợp toàn doanh nghiệp.

---

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Đoàn Mai Thi đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận và phản ánh chân thực thực trạng kế toán nợ phải thu khách hàng, nợ phải trả người bán tại Công ty TNHH Y Phục Vi Na. Thông qua các dữ liệu thực tế phát sinh trong tháng 12/2020 trên phần mềm MISA SME.NET 2020, nghiên cứu đã phân tích rõ nét các quy trình xử lý nghiệp vụ kinh tế cả trong nước lẫn xuất nhập khẩu. Các giải pháp và kiến nghị được xây dựng sát với thực tế, đóng góp giá trị thiết thực cho việc nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ và tối ưu hóa công tác quản trị tài chính tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

chương I: Trong chương l, khóa luận đã trình bày vé 16 chic quan by, tô chức công tác kế toán, cách thức hoạt động kinh doanh của công ty. Qua đó, góp phần giúp em dua ra được những nhận xét về ưu nhược điểm công tụ đồng thời kiến nghị các biện pháp nhằm khắc phục nhược điểm. Nội dung này sẽ được trình bày ở chương 4 của khóa luận này. CHUONG 2: CO SO LY LUAN VE KE TOAN PHAI THU CUA KHACH HANG, PHAI TRA CHO NGƯỜI BÁN.

Chương 2 sẽ trình bày về khái niệm, các chứng từ, tài khoản sử dụng, cách thức hạch toán, hoạt động kiểm soát nội bộ về khoản phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán nhằm xây dựng cơ sở lý luận về kế toán công nợ phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán. Từ đó có thể đưa ra các nhận xét và kiến nghị cho công ty sẽ được nêu ở chương 4.1 Khái niệm, đặc điểm nợ phải thu, nợ phải trả 2.1 Nợ phải thu Nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp, được quản lý chặt chẽ thông qua các chính sách và các thủ tục bán chịu. Nợ phải thu được phân loại theo thời hạn thanh toản gồm: ® - Nợ phải thu ngắn hạn là các khoản nợ phải thu được thanh toán trong một chu kỳ kinh doanh hoặc trong vòng 12 tháng kế từ ngày báo cáo. ® - Nợ phải thu dài hạn là các khoản nợ phải thu không thỏa mãn điều kiện là nợ phải thu ngăn hạn.

Nợ phải thu phân loại theo mục đích quản lý gồm: phải thu của khách hàng, thuế GTGT được khâu trừ, phải thu nội bộ, phải thu khác,. Nguyên tắc kế toán nợ phải thu Các khoản phải thu phải được theo dõi chị tiết theo kỳ hạn, đối tượng, loại nguyên tệ và các yêu tô khác theo nhụ cầu quản lý của doanh nghiệp. Kế toán căn cứ vào kỳ hạn còn lại của các khoản nợ phải thu dé phân loại là nợ phải thu dai han hay nợ phải thu ngắn hạn. Việc xác định các khoản cần lập dự phòng phải thu khó đòi được căn cứ vào các khoản mục được phân loại là phải thu ngăn hạn hay phải thu dài hạn của Bảng can doi ke toan.

Kế toán cần xác định các khoản phải thu có gốc ngoại tệ dé đánh giá lại cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính.2 Nợ phải trả Theo Chuẩn mực chung 01 “Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguôn lực của mình”. Nợ phải trả được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán khi có đủ điều kiện chắc chắn là doanh nghiệp sẽ phải dùng một lượng tiền chỉ ra đề trang trải cho những nghĩa vụ hiện tại mà doanh nghiệp phải thanh toán và khoản nợ phải trả đó phải được xác định một cách dang tin cay. Nợ phải trả được phân loại theo thời hạn thanh toán gồm: ® - Nợ phải trả ngắn hạn là các khoản nợ phải thanh toán trong một chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong vòng 12 tháng, kê từ ngày bảo cáo. ® - Nợ phải trả dài hạn là các khoản nợ phải trả không thỏa mãn điêu kiện là nợ phải trả ngăn hạn.

Nợ phải trả phân loại theo mục đích gồm: phải trả cho người bán, phải trả nội bộ, phải tra khac,. Nguyén tac ké toan ng phai tra Cac khoan ng phai tra cần được theo đối chỉ tiết theo kỳ hạn thanh toán, đối tượng phải thanh toán, loại nguyên tệ và các yêu tô khác theo nhu cầu quản ly của doanh nghiệp. Kế toán căn cứ thời hạn còn lại của các khoản phải trả để phân loại là nợ phải trả dài hạn hay nợ phải trả ngăn hạn khi lập Báo cáo tài chính. Kế toán cần xác định các khoản phải trả có gốc ngoại tệ đề đánh giá lại cuối kỳ khi lập Bảo cáo tài chính.2 Kế toán phải thu khách hàng 2.1 Khái niệm Nợ phải thu khách hàng được hiểu là tài sản của doanh nghiệp do người khác nắm giữ.

(Thông tư 200/2014/TT-BTC) Với tần số phát sinh thường xuyên và chiếm tỉ trọng cao trong các khoản phải thu của doanh nghiệp nên nợ phải thu khách hàng là một trong những tài sản quan trọng nhật của doanh nghiệp. Vì thê cân phải quản lý chặt chẽ về các chính sách và các thủ tục đề thu hoi nợ nhanh chóng, tránh việc bị chiêm dung tai san. Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chỉ tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiệt thời hạn thu hôi và ghi chép cụ thê từng lần thanh toán. 10 Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, .2 Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ đề kế toán làm căn cứ ghi vào số là các hoa don GTGT hop 1é.

Ngoài ra còn có các chứng từ khác như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có, biên bản cần trừ công nợ,. Sau khi xuất hóa đơn và giao hàng, kế toán vẫn tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu, Kế toán sử dụng tài khoản 131 — Phải thu của khách hàng đề theo dõi khoản nợ phải thu của khách hàng. Kê toán không phản ảnh các nghiệp vụ thu tiên ngay vào tài khoản nay. Ket cau tai khoan 131 như sau: Bén ng: © Số tiền cần phải thu của khách hàng khi doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dich vụ, tài sản có định.

phát sinh trong kỳ. © _ Số tiền thừa doanh nghiệp cần trả lại cho khách hàng © Đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ (tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam) Bên có: © _ Số tiền khách hàng đã thanh toán © _ Số tiền doanh nghiệp đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng ® Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại ° Doanh thu của số hàng đã bán bị khách hàng trả lại e _ Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khâu thương mại cho khách hàng © Đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ (tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam) Số dư bên nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng Tài khoản 131 có thê có số dư bên có. Số dư bên có phản ánh số tiên doanh nghiệp đã nhận trước, hoặc sô đã thu nhiều hơn sô phải thu của khách hàng. Kê toán không được bù trừ sô dư trên tài khoản 131 mà phải lây số liệu chi tiết đề lập Báo cáo tài chính.3 Cách thức hạch toán Sơ đô 2.1: Kế toán phải thu khách hàng 11 (Nguon: Thong te 200/2014/TT-BTC) 2.4 Kiếm soát nội bộ khoản phải thu của khách hàng Nợ phải thu của khách hàng gắn liền với chu trình bán hàng - thu tiền vì vậy cần xây dựng một hệ thống kiêm soát nội bộ hữu hiệu, góp phân thu hồi nhanh các khoản nợ và giảm rủi ro có thê phát sinh.

Tùy theo loại hình doanh nghiệp và quy mô kinh doanh mà môi doanh nghiệp sẽ : xây dựng hệ thông kiểm soát nội bộ cho chu trình bán hàng- thu tiền khác nhau. Nhưng vẫn cần đảm bảo các nguyên tắc chung như sau: - _ Doanh nghiệp cần xây dựng một chính sách bán hang 16 rang, cy thé: Các doanh nghiệp đều muốn tăng doanh số bán hàng bằng cách thực hiện chính sách bán chịu nhưng lại muốn giảm thiểu những hậu quả do việc bán chịu có thé xảy ra, đó là bán chịu cho các khách hàng không có khả năng thanh toán. Do đó, người quản ly cần phải xét duyệt hạn mức tín dụng phù hợp với tình hình tải chính của từng khách hàng. Ngoài ra cần phải cập nhật thường xuyên các thông tin vẻ tình hình tài chính của khách hàng, cho khách hàng hưởng chiết khấu khi họ thanh toán nhanh hoặc khi họ mua hàng với số lượng lớn.

12 Không phân công kiêm nhiệm cho một người phụ trách nhiều công việc trong chu trình bản hang — thu tiền. Ví dụ nhân viên kế toán theo dõi nợ phải thu của khách hàng không thể phụ trách luôn việc thu tiền vì rất có thê nhân viên này có khả năng chiếm dung luôn khoản tiền thu được mả không ghi vào số kế toán. Mỗi nhân viên cân được phân công phụ trách những công việc khác nhau. Việc kiêm tra đối chiếu giữa các bộ phận là rất cần thiết vì khi các bộ phận cùng đối chiếu sẽ dễ dàng phát hiện ra các sai phạm và giảm bớt các hành vi gian lận.

Nguyên tắc này ở những doanh nghiệp nhỏ thường bị vi phạm vì số lượng nhân viên ít nên thường hay phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Tuy nhiên cân tách biệt các chức năng đó là xét duyệt, ghi chép và bảo quản tài sản. Trong trường hợp này, việc sử dụng người tin cậy là rất quan trọng. Theo dõi chặt chẽ quá trình thu hồi các khoản nợ: đề thu hồi nợ nhanh chóng và chặt chẽ, kế toán công nợ cần theo dõi các khoản nợ phải thu theo tuổi nợ và phân công trách nhiệm đòi nợ cụ thê cho từng nhân viên.

Định kỳ, đối chiếu với khách hàng về các khoản nợ phải thu, thông báo cho khách hàng biết các khoản nợ đã đến hạn phải trả đề họ chuẩn bị trước và từ đó doanh nghiệp có thê thu hồi nợ nhanh chóng đồng thời giảm thiêu các hành vi gian lận. Doanh nghiệp nên hạn chế tối đa số lượng nhân viên được giữ tiền bằng cách phân công trách nhiệm cho một nhân viên cụ thể. Cần bảo vệ tiền chặt chẽ thông qua việc sử dụng két sắt hoặc nộp ngay số tiền thu được vào ngân hàng. Mọi khoản tiền thu từ khách hàng cần được ghi nhận chính xác, kịp thời.

Điều này sẽ góp phần ngăn chặn nhân viên có hành vi biển thủ tiền thu được từ khách hàng. Khuyến khích khách hàng thanh toán qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, vì thực tế cho thấy nếu thu bằng tiền mặt thì khả năng xảy ra gian lận sẽ rất cao. Đồng thời có biện pháp khuyến khích khách hàng cung cấp cho doanh nghiệp chứng từ chuyên khoản từ đó làm căn cứ cho việc ghi nhận các khoản phải thu từ khách hàng. Ban giám đốc cần xây dựng một môi trường làm việc trung thực, hiệu quả thông qua các quy định, nguyên tắc ứng xử cụ thê nhằm giảm thiêu các hành vi gian lận và đi đầu làm gương cho nhân viên.