chương I: Trong chương l, khóa luận đã trình bày vé 16 chic quan by, tô chức công tác kế toán, cách thức hoạt động kinh doanh của công ty. Qua đó, góp phần giúp em dua ra được những nhận xét về ưu nhược điểm công tụ đồng thời kiến nghị các biện pháp nhằm khắc phục nhược điểm. Nội dung này sẽ được trình bày ở chương 4 của khóa luận này. CHUONG 2: CO SO LY LUAN VE KE TOAN PHAI THU CUA KHACH HANG, PHAI TRA CHO NGƯỜI BÁN.
Chương 2 sẽ trình bày về khái niệm, các chứng từ, tài khoản sử dụng, cách thức hạch toán, hoạt động kiểm soát nội bộ về khoản phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán nhằm xây dựng cơ sở lý luận về kế toán công nợ phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán. Từ đó có thể đưa ra các nhận xét và kiến nghị cho công ty sẽ được nêu ở chương 4.1 Khái niệm, đặc điểm nợ phải thu, nợ phải trả 2.1 Nợ phải thu Nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp, được quản lý chặt chẽ thông qua các chính sách và các thủ tục bán chịu. Nợ phải thu được phân loại theo thời hạn thanh toản gồm: ® - Nợ phải thu ngắn hạn là các khoản nợ phải thu được thanh toán trong một chu kỳ kinh doanh hoặc trong vòng 12 tháng kế từ ngày báo cáo. ® - Nợ phải thu dài hạn là các khoản nợ phải thu không thỏa mãn điều kiện là nợ phải thu ngăn hạn.
Nợ phải thu phân loại theo mục đích quản lý gồm: phải thu của khách hàng, thuế GTGT được khâu trừ, phải thu nội bộ, phải thu khác,. Nguyên tắc kế toán nợ phải thu Các khoản phải thu phải được theo dõi chị tiết theo kỳ hạn, đối tượng, loại nguyên tệ và các yêu tô khác theo nhụ cầu quản lý của doanh nghiệp. Kế toán căn cứ vào kỳ hạn còn lại của các khoản nợ phải thu dé phân loại là nợ phải thu dai han hay nợ phải thu ngắn hạn. Việc xác định các khoản cần lập dự phòng phải thu khó đòi được căn cứ vào các khoản mục được phân loại là phải thu ngăn hạn hay phải thu dài hạn của Bảng can doi ke toan.
Kế toán cần xác định các khoản phải thu có gốc ngoại tệ dé đánh giá lại cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính.2 Nợ phải trả Theo Chuẩn mực chung 01 “Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguôn lực của mình”. Nợ phải trả được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán khi có đủ điều kiện chắc chắn là doanh nghiệp sẽ phải dùng một lượng tiền chỉ ra đề trang trải cho những nghĩa vụ hiện tại mà doanh nghiệp phải thanh toán và khoản nợ phải trả đó phải được xác định một cách dang tin cay. Nợ phải trả được phân loại theo thời hạn thanh toán gồm: ® - Nợ phải trả ngắn hạn là các khoản nợ phải thanh toán trong một chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong vòng 12 tháng, kê từ ngày bảo cáo. ® - Nợ phải trả dài hạn là các khoản nợ phải trả không thỏa mãn điêu kiện là nợ phải trả ngăn hạn.
Nợ phải trả phân loại theo mục đích gồm: phải trả cho người bán, phải trả nội bộ, phải tra khac,. Nguyén tac ké toan ng phai tra Cac khoan ng phai tra cần được theo đối chỉ tiết theo kỳ hạn thanh toán, đối tượng phải thanh toán, loại nguyên tệ và các yêu tô khác theo nhu cầu quản ly của doanh nghiệp. Kế toán căn cứ thời hạn còn lại của các khoản phải trả để phân loại là nợ phải trả dài hạn hay nợ phải trả ngăn hạn khi lập Báo cáo tài chính. Kế toán cần xác định các khoản phải trả có gốc ngoại tệ đề đánh giá lại cuối kỳ khi lập Bảo cáo tài chính.2 Kế toán phải thu khách hàng 2.1 Khái niệm Nợ phải thu khách hàng được hiểu là tài sản của doanh nghiệp do người khác nắm giữ.
(Thông tư 200/2014/TT-BTC) Với tần số phát sinh thường xuyên và chiếm tỉ trọng cao trong các khoản phải thu của doanh nghiệp nên nợ phải thu khách hàng là một trong những tài sản quan trọng nhật của doanh nghiệp. Vì thê cân phải quản lý chặt chẽ về các chính sách và các thủ tục đề thu hoi nợ nhanh chóng, tránh việc bị chiêm dung tai san. Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chỉ tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiệt thời hạn thu hôi và ghi chép cụ thê từng lần thanh toán. 10 Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, .2 Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ đề kế toán làm căn cứ ghi vào số là các hoa don GTGT hop 1é.
Ngoài ra còn có các chứng từ khác như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có, biên bản cần trừ công nợ,. Sau khi xuất hóa đơn và giao hàng, kế toán vẫn tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu, Kế toán sử dụng tài khoản 131 — Phải thu của khách hàng đề theo dõi khoản nợ phải thu của khách hàng. Kê toán không phản ảnh các nghiệp vụ thu tiên ngay vào tài khoản nay. Ket cau tai khoan 131 như sau: Bén ng: © Số tiền cần phải thu của khách hàng khi doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dich vụ, tài sản có định.
phát sinh trong kỳ. © _ Số tiền thừa doanh nghiệp cần trả lại cho khách hàng © Đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ (tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam) Bên có: © _ Số tiền khách hàng đã thanh toán © _ Số tiền doanh nghiệp đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng ® Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại ° Doanh thu của số hàng đã bán bị khách hàng trả lại e _ Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khâu thương mại cho khách hàng © Đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ (tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam) Số dư bên nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng Tài khoản 131 có thê có số dư bên có. Số dư bên có phản ánh số tiên doanh nghiệp đã nhận trước, hoặc sô đã thu nhiều hơn sô phải thu của khách hàng. Kê toán không được bù trừ sô dư trên tài khoản 131 mà phải lây số liệu chi tiết đề lập Báo cáo tài chính.3 Cách thức hạch toán Sơ đô 2.1: Kế toán phải thu khách hàng 11 (Nguon: Thong te 200/2014/TT-BTC) 2.4 Kiếm soát nội bộ khoản phải thu của khách hàng Nợ phải thu của khách hàng gắn liền với chu trình bán hàng - thu tiền vì vậy cần xây dựng một hệ thống kiêm soát nội bộ hữu hiệu, góp phân thu hồi nhanh các khoản nợ và giảm rủi ro có thê phát sinh.
Tùy theo loại hình doanh nghiệp và quy mô kinh doanh mà môi doanh nghiệp sẽ : xây dựng hệ thông kiểm soát nội bộ cho chu trình bán hàng- thu tiền khác nhau. Nhưng vẫn cần đảm bảo các nguyên tắc chung như sau: - _ Doanh nghiệp cần xây dựng một chính sách bán hang 16 rang, cy thé: Các doanh nghiệp đều muốn tăng doanh số bán hàng bằng cách thực hiện chính sách bán chịu nhưng lại muốn giảm thiểu những hậu quả do việc bán chịu có thé xảy ra, đó là bán chịu cho các khách hàng không có khả năng thanh toán. Do đó, người quản ly cần phải xét duyệt hạn mức tín dụng phù hợp với tình hình tải chính của từng khách hàng. Ngoài ra cần phải cập nhật thường xuyên các thông tin vẻ tình hình tài chính của khách hàng, cho khách hàng hưởng chiết khấu khi họ thanh toán nhanh hoặc khi họ mua hàng với số lượng lớn.
12 Không phân công kiêm nhiệm cho một người phụ trách nhiều công việc trong chu trình bản hang — thu tiền. Ví dụ nhân viên kế toán theo dõi nợ phải thu của khách hàng không thể phụ trách luôn việc thu tiền vì rất có thê nhân viên này có khả năng chiếm dung luôn khoản tiền thu được mả không ghi vào số kế toán. Mỗi nhân viên cân được phân công phụ trách những công việc khác nhau. Việc kiêm tra đối chiếu giữa các bộ phận là rất cần thiết vì khi các bộ phận cùng đối chiếu sẽ dễ dàng phát hiện ra các sai phạm và giảm bớt các hành vi gian lận.
Nguyên tắc này ở những doanh nghiệp nhỏ thường bị vi phạm vì số lượng nhân viên ít nên thường hay phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Tuy nhiên cân tách biệt các chức năng đó là xét duyệt, ghi chép và bảo quản tài sản. Trong trường hợp này, việc sử dụng người tin cậy là rất quan trọng. Theo dõi chặt chẽ quá trình thu hồi các khoản nợ: đề thu hồi nợ nhanh chóng và chặt chẽ, kế toán công nợ cần theo dõi các khoản nợ phải thu theo tuổi nợ và phân công trách nhiệm đòi nợ cụ thê cho từng nhân viên.
Định kỳ, đối chiếu với khách hàng về các khoản nợ phải thu, thông báo cho khách hàng biết các khoản nợ đã đến hạn phải trả đề họ chuẩn bị trước và từ đó doanh nghiệp có thê thu hồi nợ nhanh chóng đồng thời giảm thiêu các hành vi gian lận. Doanh nghiệp nên hạn chế tối đa số lượng nhân viên được giữ tiền bằng cách phân công trách nhiệm cho một nhân viên cụ thể. Cần bảo vệ tiền chặt chẽ thông qua việc sử dụng két sắt hoặc nộp ngay số tiền thu được vào ngân hàng. Mọi khoản tiền thu từ khách hàng cần được ghi nhận chính xác, kịp thời.
Điều này sẽ góp phần ngăn chặn nhân viên có hành vi biển thủ tiền thu được từ khách hàng. Khuyến khích khách hàng thanh toán qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, vì thực tế cho thấy nếu thu bằng tiền mặt thì khả năng xảy ra gian lận sẽ rất cao. Đồng thời có biện pháp khuyến khích khách hàng cung cấp cho doanh nghiệp chứng từ chuyên khoản từ đó làm căn cứ cho việc ghi nhận các khoản phải thu từ khách hàng. Ban giám đốc cần xây dựng một môi trường làm việc trung thực, hiệu quả thông qua các quy định, nguyên tắc ứng xử cụ thê nhằm giảm thiêu các hành vi gian lận và đi đầu làm gương cho nhân viên.