Kế toán công nợ và phân tích tình hình thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Tấn Thành

Khóa luận kế toán công nợ và phân tích thanh toán tại Công ty TNHH TM&DV Tấn Thành

• Tác giả: Đào Thị Hằng
• Người hướng dẫn: ThS. Trần Phan Khánh Trang
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Kế toán công nợ và phân tích tình hình thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Tấn Thành
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan về kế toán công nợ tại Công ty TNHH Tấn Thành

Kế toán công nợ giữ vai trò nòng cốt trong quản lý tài chính doanh nghiệp thương mại. Tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tấn Thành, công tác này gắn liền với chu kỳ mua bán hàng hóa thường nhật. Kế toán chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả nhà cung cấp. Việc ghi chép chính xác giúp ban điều hành nắm bắt rõ tình hình luân chuyển nguồn vốn. Doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán MISA để tự động hóa khâu xử lý chứng từ. Quy trình luân chuyển chứng từ bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, phiếu thu và phiếu chi. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, nhân viên nhập liệu vào hệ thống và ghi nhận vào tài khoản tương ứng. Hệ thống tự động cập nhật sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết công nợ. Sự minh bạch số liệu hỗ trợ lập báo cáo tài chính đúng thời hạn. Quản trị công nợ chặt chẽ hạn chế tình trạng ứ đọng vốn lưu động. Doanh nghiệp duy trì mối quan hệ bền vững với các đối tác kinh doanh thông qua việc thanh toán sòng phẳng.

1.1. Khái niệm và vai trò của kế toán công nợ

Kế toán công nợ là quá trình theo dõi các quan hệ tài chính phát sinh giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc đối tác. Tại Công ty Tấn Thành, nghiệp vụ này đảm bảo nguồn tiền vận hành an toàn. Kế toán phản ánh kịp thời các khoản chiếm dụng vốn hợp pháp và các nghĩa vụ bắt buộc. Hồ sơ công nợ cung cấp căn cứ pháp lý rõ ràng trong giao thương. Dữ liệu chuẩn xác giúp lãnh đạo đưa ra các chính sách tín dụng bán hàng hợp lý. Quản lý công nợ chặt chẽ giảm áp lực chi phí lãi vay và chi phí đòi nợ. Doanh nghiệp bảo toàn vốn kinh doanh nhờ kiểm soát chặt các khoản phải thu.

1.2. Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống chứng từ

Tổ chức chứng từ là nền tảng cốt lõi trong công tác kế toán nợ tại đơn vị. Công ty Tấn Thành sử dụng hệ thống chứng từ thống nhất theo chuẩn mực hiện hành. Các chứng từ gốc chủ yếu gồm hóa đơn điện tử, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu và giấy báo có ngân hàng. Nhân viên kế toán kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn trước khi nhập vào phần mềm MISA. Sau đó, phần mềm tự động phân bổ vào sổ cái tài khoản 131 và 331. Việc số hóa chứng từ giúp giảm thiểu sai sót do con người gây ra. Quy trình khép kín tạo sự thuận tiện cho việc kiểm toán nội bộ cuối kỳ.

II. Phân tích tình hình thanh toán công nợ tại Công ty Tấn Thành

Thực tế quản trị công nợ tại Công ty Tấn Thành bộc lộ cả ưu điểm lẫn hạn chế. Doanh nghiệp xử lý tốt công tác ghi nhận số dư tài khoản 131 và tài khoản 331 trên phần mềm kế toán. Các khoản phải trả nhà cung cấp được ưu tiên thanh toán đúng kỳ hạn thỏa thuận nhằm giữ gìn uy tín thương mại. Tuy nhiên, tình hình thanh toán các khoản phải thu khách hàng vẫn tồn tại nhiều rủi ro. Nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ thường xuyên chậm trễ trong việc thanh toán tiền hàng. Đơn vị chưa có quy trình phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro tín dụng cụ thể. Thời hạn cấp tín dụng thương mại đôi khi kéo dài quá mức cho phép mà không có tài sản bảo đảm. Tỷ lệ nợ quá hạn có xu hướng tăng nhẹ vào các đợt cao điểm bán hàng. Kế toán viên phải dành nhiều thời gian lập biên bản đối chiếu nợ thủ công trực tiếp. Sự thiếu hụt chính sách phạt chậm trả làm suy giảm tính răn đe đối với khách nợ chây ì. Do đó, dòng tiền kinh doanh đôi lúc bị mất cân đối cục bộ.

2.1. Thực trạng quản lý tài khoản phải thu khách hàng

Tài khoản 131 phản ánh các giao dịch cung ứng hàng hóa cho nhiều nhóm đối tượng. Khách hàng của Công ty Tấn Thành chủ yếu là các đại lý và hộ kinh doanh bách hóa tổng hợp. Một số ví dụ thực tế cho thấy đơn vị áp dụng chiết khấu thanh toán để khuyến khích đối tác trả tiền sớm. Dẫu vậy, khâu thu hồi nợ vẫn gặp khó khăn do khách hàng thiếu khả năng chi trả đúng hẹn. Việc theo dõi tuổi nợ chưa được triển khai chặt chẽ theo từng mốc thời gian cụ thể. Doanh nghiệp chưa chủ động trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đầy đủ theo định kỳ, dẫn đến nguy cơ tiềm ẩn rủi ro tài chính.

2.2. Vấn đề phát sinh trong công tác thanh toán nợ phải trả

Khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp qua tài khoản 331 chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu nợ. Công ty Tấn Thành luôn nỗ lực thực hiện đầy đủ nghĩa vụ để duy trì nguồn cung hàng hóa. Tuy nhiên, việc thanh toán đôi khi gặp áp lực lớn do dòng tiền từ khâu bán hàng bị chậm trễ. Kế toán thỉnh thoảng phải đàm phán kéo dài hạn mức tín dụng với các đơn vị phân phối lớn. Số dư nợ chưa thanh toán tạo gánh nặng nhất định lên khả năng thanh toán tức thời của đơn vị. Việc thiếu hụt tiền mặt dự trữ khiến công ty dễ rơi vào thế bị động khi thị trường biến động.

III. Giải pháp tối ưu hóa kế toán công nợ tại Công ty Tấn Thành

Doanh nghiệp cần áp dụng đồng bộ các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thu hồi nợ và ổn định khả năng thanh toán. Trước tiên, ban giám đốc nên thiết lập hạn mức tín dụng riêng biệt cho từng đối tác kinh doanh. Chính sách bán chịu phải dựa trên lịch sử thanh toán và năng lực tài chính của khách hàng. Bộ phận bán hàng cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán trong việc đôn đốc nợ định kỳ. Công ty nên áp dụng mức chiết khấu thanh toán hấp dẫn hơn để kích thích đối tác thanh toán trước hạn. Đồng thời, các điều khoản phạt trả chậm cần được bổ sung rõ ràng vào hợp đồng thương mại. Về mặt kỹ thuật, đơn vị cần tận dụng tối đa các tính năng cảnh báo nợ trên phần mềm MISA. Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo khi các hóa đơn sắp đến hạn hoặc quá hạn thanh toán. Kế toán trưởng phải định kỳ lập bảng phân tích tuổi nợ để trình ban giám đốc xem xét. Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cần thực hiện nghiêm túc theo quy định.

3.1. Xây dựng chính sách tín dụng và quản lý tuổi nợ

Chính sách tín dụng chặt chẽ là chìa khóa để giảm thiểu rủi ro nợ khó đòi. Công ty Tấn Thành cần phân nhóm khách hàng thành các cấp độ an toàn khác nhau. Đối với khách hàng truyền thống, đơn vị có thể duy trì hạn mức nợ hợp lý và thời hạn ngắn. Đối với các đối tác mới, doanh nghiệp nên yêu cầu đặt cọc hoặc thanh toán ngay bằng tiền mặt. Biểu mẫu theo dõi tuổi nợ cần phân chia theo các mốc 30 ngày, 60 ngày và trên 90 ngày. Báo cáo này giúp kế toán nhận diện sớm các khoản nợ có nguy cơ mất vốn để xử lý kịp thời.

3.2. Đẩy mạnh chuyển đổi số trong kiểm soát thanh toán

Ứng dụng công nghệ thông tin giúp nâng cao năng suất của phòng kế toán. Doanh nghiệp nên nâng cấp phiên bản phần mềm kế toán MISA để tự động hóa khâu đối chiếu công nợ. Nhân viên kế toán có thể gửi email xác nhận số dư tự động kèm hóa đơn điện tử cho từng khách hàng. Phương thức này giảm thiểu thời gian gửi thư tay và tăng độ chính xác trong giao dịch. Việc kết nối phần mềm kế toán với tài khoản ngân hàng số giúp cập nhật dòng tiền theo thời gian thực. Nhờ đó, lãnh đạo kiểm soát chặt chẽ từng biến động nợ phải thu và nợ phải trả.

IV. Kết luận về quản trị thanh toán công nợ ở Công ty Tấn Thành

Hoàn thiện công tác kế toán công nợ và thanh toán là yêu cầu cấp thiết để đảm bảo sự tồn tại của doanh nghiệp. Qua khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tấn Thành, hệ thống kế toán đã cơ bản đáp ứng các yêu cầu ghi chép theo chế độ kế toán hiện hành. Doanh nghiệp xử lý dữ liệu qua phần mềm MISA tương đối khoa học, tạo sự minh bạch trong sổ sách. Tuy nhiên, việc siết chặt kỷ luật thanh toán và tái cơ cấu kỳ hạn nợ vẫn cần được thực hiện quyết liệt. Ban lãnh đạo phải nhìn nhận quản trị công nợ như một chiến lược bảo vệ vốn lưu động lâu dài. Doanh nghiệp không nên mở rộng doanh số bán hàng bằng cách nới lỏng tín dụng một cách thiếu kiểm soát. Các giải pháp về phân loại khách hàng, trích lập dự phòng và số hóa quy trình sẽ mang lại hiệu quả bền vững. Khi dòng tiền được khơi thông, công ty sẽ nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường thương mại và dịch vụ.

4.1. Bài học kinh nghiệm đối với doanh nghiệp thương mại

Mô hình kinh doanh thương mại luôn đòi hỏi vòng quay vốn nhanh và khả năng thanh khoản linh hoạt. Doanh nghiệp thương mại cần cân đối hài hòa giữa mục tiêu tăng trưởng doanh số và an toàn dòng tiền. Việc trao đổi thông tin minh bạch giữa các bộ phận kinh doanh, kho vận và kế toán đóng vai trò then chốt. Sự thống nhất này giúp giảm thiểu rủi ro tranh chấp chứng từ sau khi bàn giao hàng hóa. Kiểm soát tốt các cam kết thanh toán cũng tạo lập uy tín vững vàng với nhà cung cấp. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các chính sách giá và chiết khấu ưu đãi trên thị trường.

4.2. Định hướng ứng dụng thực tiễn trong công tác kế toán

Ứng dụng lý thuyết vào thực tiễn đòi hỏi tinh thần cải tiến liên tục từ đội ngũ nhân sự. Kế toán viên tại Công ty Tấn Thành cần thường xuyên cập nhật các quy định mới về thuế và hóa đơn điện tử. Đơn vị cần xây dựng quy chế đối chiếu công nợ bắt buộc trước khi kết thúc mỗi quý tài chính. Biên bản xác nhận nợ phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của đại diện có thẩm quyền từ hai bên. Sự chặt chẽ về mặt pháp lý bảo vệ quyền lợi chính đáng của công ty khi phát sinh tranh chấp. Đây là tiền đề cho sự phát triển an toàn và thịnh vượng.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động mua bán và trao đổi hàng hóa của các doanh nghiệp thương mại luôn gắn liền với các quan hệ thanh toán phát sinh thường xuyên, phức tạp. Đối với các đơn vị kinh doanh thương mại và phân phối, việc luân chuyển hàng hóa đòi hỏi sự vận hành liên tục của các luồng tiền tệ; mọi sự biến động trong phương thức bán hàng trả chậm hay mua chịu đều tác động trực tiếp đến khả năng cân đối nguồn vốn và tính thanh khoản của doanh nghiệp. Quản lý công nợ không chỉ đơn thuần là việc ghi nhận nghiệp vụ phát sinh trên chứng từ sổ sách mà còn là nhiệm vụ bảo toàn tài sản, thu hồi nhanh nguồn vốn bị chiếm dụng, đồng thời duy trì nghĩa vụ thanh toán đúng hạn nhằm bảo vệ uy tín thương mại.

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đào Thị Hằng (ngành Kế toán, Khoa Kế toán – Tài chính, Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế, niên khóa 2021 – 2025) thực hiện nghiên cứu thực tiễn tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tấn Thành. Doanh nghiệp được thành lập từ ngày 07/12/2011, có trụ sở chính đặt tại số 379 đường Phạm Văn Đồng, phường Phú Thượng, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế, do ông Trần Hữu Độ làm người đại diện pháp luật. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là bán buôn lương thực, thực phẩm (sữa, đường, bánh kẹo, ngũ cốc, bột tinh bột) và là nhà phân phối chính thức tại khu vực Thừa Thiên Huế cũng như các tỉnh lân cận cho các nhãn hàng lớn như Nutifood, Mondelez Kinh Đô, Đường Biên Hòa. Do đặc thù phân phối hàng tiêu dùng đến mạng lưới đại lý bán lẻ dày đặc và nhập hàng từ các nhà máy lớn, công nợ phải thu và phải trả tại doanh nghiệp phát sinh liên tục với khối lượng giao dịch lớn.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định thành mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể:

1. Mục tiêu chung: Đề xuất các giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán công nợ và tình hình thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tấn Thành.
2. Mục tiêu cụ thể:
   • Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán công nợ và phân tích tình hình thanh toán trong doanh nghiệp.
   • Đánh giá thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tấn Thành.
   • Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán công nợ và nâng cao hiệu quả thanh toán cho đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định cụ thể trong văn bản:

• Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác kế toán công nợ và tình hình thanh toán tại đơn vị.
• Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tấn Thành.
• Phạm vi thời gian: Số liệu về quy mô tài chính, nguồn lực lao động và kết quả kinh doanh được thu thập và phân tích trong giai đoạn 3 năm từ 2021 đến 2023; số liệu mô tả thực trạng nghiệp vụ kế toán công nợ được khảo sát chi tiết trong Quý 4 năm 2023 và tháng 12 năm 2024; số liệu phân tích các chỉ tiêu thanh toán lấy trọng tâm năm 2023.
• Phạm vi nội dung: Đề tài giới hạn tập trung vào hai khoản mục công nợ thương mại trọng yếu là "Phải thu khách hàng" (Tài khoản 131) và "Phải trả người bán" (Tài khoản 331).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các tài liệu học thuật và hệ thống văn bản pháp lý hiện hành về kế toán doanh nghiệp tại Việt Nam:

• Khung lý thuyết và khái niệm: Vận dụng hệ thống lý luận kế toán tài chính từ giáo trình "Kế toán Tài chính" của Giáo sư, Tiến sĩ Nguyễn Thị Đông. Công nợ được xác định là toàn bộ các khoản phải thu và phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp, tổ chức tín dụng và các bên liên quan. Trong đó, nợ phải thu bản chất là tài sản ngắn hạn phản ánh quyền thu hồi lợi ích kinh tế, còn nợ phải trả là nghĩa vụ tài chính bắt buộc doanh nghiệp phải thanh toán trong tương lai.
• Chế độ kế toán và văn bản pháp luật: Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính:
  • Điều 16 Thông tư 133/2016/TT-BTC: Quy định nguyên tắc kế toán nợ phải thu (yêu cầu theo dõi chi tiết theo kỳ hạn, đối tượng, loại nguyên tệ; phân loại rõ phải thu thương mại của khách hàng, phải thu nội bộ và phải thu khác; trích lập dự phòng phải thu khó đòi; nguyên tắc ghi nhận tỷ giá giao dịch thực tế và đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ theo Điều 52).
  • Điều 39 Thông tư 133/2016/TT-BTC: Quy định nguyên tắc kế toán nợ phải trả (theo dõi chi tiết theo kỳ hạn thanh toán, đối tượng chủ nợ, loại tiền tệ; phân loại phải trả người bán, phải trả nội bộ và nợ phải trả khác; xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái).
  • Điều 40 Thông tư 133/2016/TT-BTC: Quy định cụ thể kết cấu, nội dung phản ánh của Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng) và Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán). Cả hai tài khoản đều mang tính chất lưỡng tính, có thể tồn tại số dư bên Nợ hoặc số dư bên Có, khi lập Báo cáo tài chính phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng để ghi nhận riêng biệt vào bên Tài sản và bên Nguồn vốn, tuyệt đối không được bù trừ giữa các khách hàng hay nhà cung cấp khác nhau.
• Hệ thống chỉ tiêu phân tích tài chính: Khóa luận thiết lập các công thức đo lường hiệu quả quản lý công nợ và khả năng thanh toán:
  • Vòng quay các khoản phải thu = Doanh thu thuần / Số dư bình quân các khoản phải thu.
  • Thời gian một vòng quay phải thu = 360 / Vòng quay các khoản phải thu.
  • Số vòng quay phải trả người bán = Giá vốn hàng bán / Số dư bình quân phải trả người bán.
  • Thời gian vòng quay các khoản phải trả = 360 / Số vòng quay phải trả người bán.
  • Hệ số khả năng thanh toán tổng quát = Tổng tài sản / Tổng nợ phải trả.
  • Hệ số khả năng thanh toán nhanh = (Tài sản ngắn hạn - Hàng tồn kho) / Nợ ngắn hạn.
  • Hệ số khả năng thanh toán ngắn hạn = Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai gồm hai nhóm phương pháp:

• Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập và nghiên cứu tài liệu từ các văn bản quy phạm pháp luật (Thông tư 133/2016/TT-BTC, Thông tư 200/2014/TT-BTC); phương pháp quan sát trực tiếp quy trình lập chứng từ, luân chuyển văn bản, ghi chép sổ sách và thao tác xử lý nghiệp vụ của nhân viên kế toán tại doanh nghiệp; phương pháp phỏng vấn trực tiếp nhân viên và cán bộ quản lý để thu thập thông tin về tình hình tổ chức bộ máy và nguồn lực lao động.
• Phương pháp xử lý số liệu: Phương pháp so sánh, thống kê để tổng hợp và phản ánh xu hướng biến động của tài sản, nguồn vốn và công nợ qua các năm; phương pháp phân tích chỉ số tài chính kết hợp cơ sở lý thuyết để đánh giá năng lực thanh toán; phương pháp kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ gốc với sổ Nhật ký chung và sổ kế toán chi tiết.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán công nợ và phân tích tình hình thanh toán trong doanh nghiệp

Nội dung chương 1 hệ thống hóa toàn bộ các luận điểm lý thuyết về kế toán các khoản công nợ và kỹ thuật phân tích khả năng thanh toán trong doanh nghiệp thương mại:

• Khái quát vai trò, nhiệm vụ của kế toán công nợ: Kế toán công nợ giữ vai trò minh bạch hóa thông tin tài chính, kiểm soát dòng tiền vào - ra, giúp ban lãnh đạo lập kế hoạch huy động vốn và hạn chế phát sinh nợ quá hạn. Nhiệm vụ trọng tâm bao gồm theo dõi chi tiết từng lần phát sinh nợ, định kỳ đối chiếu công nợ bằng văn bản, lập biên bản đối chiếu nợ và đề xuất phương án xử lý nợ khó đòi.
• Trình bày chi tiết nguyên tắc kế toán theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC đối với nợ phải thu và nợ phải trả: Làm rõ yêu cầu phân loại nợ theo thời hạn (ngắn hạn, dài hạn), đối tượng hạch toán, loại nguyên tệ, cũng như phương pháp xác định tỷ giá giao dịch thực tế khi phát sinh nợ hoặc khi thu tiền/thanh toán tiền hàng.
• Quy định về chứng từ và sổ kế toán sử dụng: Kế toán phải thu sử dụng hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo Có; kế toán phải trả sử dụng hóa đơn mua hàng, hợp đồng kinh tế, phiếu nhập kho, phiếu chi, giấy báo Nợ. Sổ sách ghi chép gồm sổ Nhật ký chung, sổ Cái và sổ chi tiết tài khoản công nợ (TK 131, TK 331).
• Thiết lập hệ thống ngưỡng đánh giá năng lực thanh toán: Khóa luận chỉ ra ý nghĩa kinh tế của hệ số khả năng thanh toán tổng quát ($H_{tq} < 1$: rủi ro thanh toán cao; $1 \le H_{tq} \le 2$: cân bằng; $H_{tq} > 2$: an toàn), hệ số thanh toán nhanh ($H_{nh} < 0,5$: khó khăn về thanh khoản; $0,5 \le H_{nh} \le 1$: thanh khoản tốt) và hệ số thanh toán ngắn hạn ($H_{nh} > 1$: đảm bảo khả năng trả nợ ngắn hạn).

Chương 2: Thực trạng kế toán công nợ và phân tích tình hình thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tấn Thành

Chương 2 trình bày tổng quan về doanh nghiệp, khảo sát chi tiết thực trạng tổ chức công tác kế toán công nợ và tính toán các chỉ tiêu phản ánh năng lực tài chính của đơn vị trong giai đoạn 2021–2023:

• Tổng quan và tổ chức bộ máy: Công ty TNHH TM&DV Tấn Thành có cơ cấu quản lý tinh gọn đứng đầu là Giám đốc Trần Hữu Độ, chịu trách nhiệm pháp lý và điều hành các bộ phận: Kế toán, Kinh doanh, Điều vận (Kho và Giao hàng). Bộ máy kế toán gồm 5 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán kho, Kế toán tài sản cố định, Kế toán công nợ và Thủ quỹ. Hình thức kế toán áp dụng là Nhật ký chung trên máy vi tính, sử dụng phần mềm kế toán MISA.
• Tình hình nguồn lực lao động (Bảng 2.1): Quy mô nhân sự có xu hướng tăng nhẹ qua 3 năm, phù hợp với sự mở rộng kinh doanh của công ty.

Chỉ tiêu phân loại	Năm 2021 (Người)	Tỷ trọng 2021 (%)	Năm 2022 (Người)	Tỷ trọng 2022 (%)	Năm 2023 (Người)	Tỷ trọng 2023 (%)	So sánh 2022/2021 (%)	So sánh 2023/2022 (%)
Tổng số lao động	20	100	24	100	25	100	+20,00	+4,17
Theo giới tính:
- Lao động Nam	15	75,0	18	75,0	18	72,0	0,00	-3,00
- Lao động Nữ	5	25,0	6	25,0	7	28,0	0,00	+3,00
Theo trình độ:
- Đại học, Cao đẳng	8	40,0	9	37,5	10	40,0	-2,50	+2,50
- Trung cấp	12	60,0	15	62,5	15	60,0	+2,50	-2,50

Lao động nam chiếm tỷ lệ áp đảo (72%–75%) do yêu cầu công việc giao nhận, bốc xếp hàng hóa tại kho và vận chuyển thực phẩm liên tỉnh. Nhân sự trình độ Trung cấp chiếm 60%–62,5%, tập trung ở bộ phận trực tiếp, trong khi nhân sự Đại học, Cao đẳng phụ trách văn phòng và quản lý kế toán.

• Đánh giá cơ cấu tài sản và nguồn vốn giai đoạn 2021–2023:
  • Về tài sản: Tổng tài sản tăng liên tục qua các năm, năm 2022 tăng 12,04% so với năm 2021; năm 2023 tăng 14,86% so với năm 2022. Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng chi phối trong tài sản ngắn hạn và tăng mạnh (năm 2022 tăng 44,56%) nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường. Tài sản cố định tăng 34,38% năm 2022 và tăng 17,33% năm 2023 do đầu tư phương tiện, thiết bị vận tải. Ngược lại, khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền sụt giảm mạnh: năm 2022 giảm 47,85% và năm 2023 giảm tiếp 11,15% do doanh nghiệp sử dụng tiền trả nợ ngân hàng, nộp thuế và mua sắm tài sản. Các khoản phải thu năm 2023 giảm nhẹ 0,26% so với năm 2022.
  • Về nguồn vốn: Nợ phải trả chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn; năm 2022 tăng 2,77% so với năm 2021, và tiếp tục tăng trong năm 2023 do áp lực từ các khoản vay tài chính và nợ lương người lao động. Vốn chủ sở hữu tăng trưởng đáng kể: năm 2022 tăng 336,37% so với năm 2021 và năm 2023 tăng 29,96% so với năm 2022. Mức tăng này đến từ khoản mục lợi nhuận sau thuế chưa phân phối, trong khi vốn góp của chủ sở hữu giữ nguyên mức 5.000.000.000 đồng qua cả 3 năm.
• Thực trạng quy trình kế toán công nợ trên phần mềm MISA:
  • Đối với công nợ phải thu (TK 131): Hằng ngày, căn cứ vào đơn đặt hàng, kế toán lập Hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho, nhập liệu vào phần mềm MISA ghi nhận Nợ TK 131 đối ứng Có TK 511, Có TK 3331. Văn bản minh họa bằng nghiệp vụ cụ thể ngày 01/12/2023: xuất bán hàng cho khách hàng Ngô Thị Trưng (Hộ kinh doanh Cửa hàng bách hóa tổng hợp Kim Hồng) theo Phiếu xuất kho số BH23 120002 và Hóa đơn GTGT số 00001763, tổng số tiền hàng là 15.082.000 đồng (đã trừ chiết khấu), thuế GTGT tương ứng, ghi nhận vào Nợ TK 131. Đến ngày 08/12/2023, khách hàng nộp tiền mặt thanh toán, kế toán lập Phiếu thu và định khoản Nợ TK 1111 / Có TK 131, sau đó phần mềm tự động kết xuất dữ liệu lên Sổ chi tiết TK 131, Sổ cái TK 131 và Sổ Nhật ký chung.
  • Đối với công nợ phải trả (TK 331): Kế toán tiếp nhận hóa đơn đầu vào, biên bản bàn giao và lập Phiếu nhập kho (ví dụ Phiếu nhập số 00015837, Phiếu nhập số 142255), định khoản Nợ TK 156, Nợ TK 133 / Có TK 331. Khi chuyển khoản hoặc chi tiền mặt trả tiền hàng, kế toán lập Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi, định khoản Nợ TK 331 / Có TK 111, Có TK 112 và cập nhật vào Sổ chi tiết TK 331.

Chương 3: Giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán công nợ và tình hình thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tấn Thành

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, tác giả đưa ra các đánh giá và nhóm giải pháp hoàn thiện:

• Nhận xét ưu điểm: Bộ máy kế toán của công ty được phân công công việc rõ ràng, việc ứng dụng phần mềm kế toán MISA giúp tự động hóa quá trình ghi chép, lập báo cáo tài chính và theo dõi chi tiết công nợ của từng đối tượng khách hàng cũng như nhà cung cấp theo đúng chế độ Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Nhược điểm và hạn chế tại đơn vị:
  • Khoản mục tiền mặt và tiền gửi ngân hàng bị sụt giảm liên tục, tiềm ẩn rủi ro thiếu hụt thanh khoản nhanh khi các khoản nợ ngắn hạn đến hạn.
  • Tỷ trọng hàng tồn kho quá lớn gây ứ đọng vốn, chi phí lưu kho cao.
  • Quy trình đôn đốc và thu hồi công nợ chưa thực sự chặt chẽ, dẫn đến tình trạng doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng vốn trong thời gian dài.
• Các giải pháp đề xuất:
  • Tăng cường công tác kiểm tra, đối chiếu công nợ định kỳ thông qua việc gửi văn bản đối chiếu có xác nhận của khách hàng nhằm tránh sai sót và hạn chế tranh chấp.
  • Xây dựng chính sách bán chịu hợp lý: Phân loại khách hàng theo độ uy tín và khả năng tài chính để thiết lập hạn mức tín dụng và thời hạn nợ phù hợp; áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm.
  • Lập kế hoạch theo dõi dòng tiền và cân đối các khoản nợ phải trả, đàm phán kéo dài thời hạn thanh toán với các nhà cung cấp lớn nhằm giảm áp lực dòng tiền chi trả ngắn hạn.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực và toàn diện bức tranh tài chính và công tác kế toán tại đơn vị thông qua các dữ liệu thực tế:

• Phân tích rõ rệt xu hướng tăng trưởng quy mô tài sản (năm 2022 tăng 12,04%, năm 2023 tăng 14,86%) và vốn chủ sở hữu (năm 2022 tăng 336,37%, năm 2023 tăng 29,96%), đồng thời chỉ ra tính chất kinh doanh có lãi của doanh nghiệp khi lợi nhuận chưa phân phối tích lũy liên tục trong khi vốn điều lệ ban đầu cố định ở mức 5 tỷ đồng.
• Phát hiện các điểm mất cân đối trong cơ cấu vốn và tài sản: Tình trạng sụt giảm mạnh của tiền và tương đương tiền (-47,85% năm 2022 và -11,15% năm 2023), tỷ trọng nợ phải trả cao và hàng tồn kho tăng mạnh (+44,56% năm 2022) phản ánh sức ép thanh khoản thực tế tại đơn vị.
• Mô tả hoàn chỉnh quy trình hạch toán kế toán công nợ từ hệ thống chứng từ thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho BH23 120002, Phiếu thu, Phiếu nhập kho 00015837, Phiếu chi) đến quy trình xử lý số liệu trên phần mềm MISA, liên kết đầy đủ với Sổ Nhật ký chung và Sổ chi tiết TK 131, TK 331.
• Về mặt giải pháp: Đưa ra các khuyến nghị bám sát tình hình vận hành của doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ, bao gồm phân loại hạn mức nợ, chiết khấu thanh toán và kiểm soát kỳ thu tiền bình quân.
• Đóng góp khoa học và thực tiễn: Khóa luận đóng góp một trường hợp nghiên cứu điển hình về kế toán công nợ tại doanh nghiệp thương mại bán buôn thực phẩm tại miền Trung; cung cấp dẫn chứng cụ thể về việc vận dụng Chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC trên phần mềm kế toán số hóa.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Văn bản khóa luận thể hiện một số giới hạn nghiên cứu xuất phát từ phạm vi thu thập số liệu thực tế tại doanh nghiệp:

• Hạn chế về nội dung: Đề tài chỉ tập trung khảo sát công nợ thương mại gắn với Tài khoản 131 và Tài khoản 331, chưa mở rộng phân tích các khoản công nợ phi thương mại khác như các khoản phải thu/phải trả nội bộ, tạm ứng (TK 141), ký cược ký quỹ (TK 1386), hay các nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước (TK 333).
• Hạn chế về phạm vi thời gian: Khảo sát số liệu báo cáo tài chính mới dừng lại ở chu kỳ 3 năm 2021–2023 và các chứng từ thực tế trong Quý 4/2023 và tháng 12/2024, chưa phản ánh được biến động toàn diện của các năm tài chính tiếp theo.
• Hướng nghiên cứu tiếp theo: Đề tài có thể được phát triển theo hướng mở rộng đánh giá toàn diện chu chuyển dòng tiền và quản trị rủi ro nợ xấu; nghiên cứu tối ưu hóa mối quan hệ giữa vòng quay hàng tồn kho và kỳ thu tiền bình quân trong bối cảnh thị trường bán buôn thực phẩm cạnh tranh cao.

Giá trị tham khảo

Khóa luận mang lại giá trị tham khảo cụ thể cho các nhóm đối tượng học thuật và thực tiễn:

• Đối với sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính: Đề tài là tài liệu tham khảo trực quan về cấu trúc một khóa luận thực tập nghề nghiệp, cung cấp phương pháp trích xuất và đối chiếu số liệu từ Báo cáo tài chính sang sổ sách kế toán chi tiết theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Đối với kế toán viên và nhà quản lý doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ: Cung cấp quy trình mẫu về luân chuyển chứng từ công nợ (hóa đơn, phiếu kho, phiếu thu/chi) và thao tác hạch toán trên phần mềm MISA; cung cấp khung chỉ tiêu phân tích tình hình công nợ phải thu, phải trả và hệ số thanh toán để áp dụng trong quản trị nội bộ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH TM&DV Tấn Thành áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên máy vi tính, sử dụng phần mềm kế toán MISA, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12 và đơn vị tiền tệ ghi sổ là Đồng Việt Nam (VNĐ).

2. Cơ cấu lao động tại Công ty TNHH TM&DV Tấn Thành biến động như thế nào qua giai đoạn 2021–2023?
Tổng số nhân sự tăng nhẹ từ 20 người (2021) lên 24 người (2022) và 25 người (2023). Lao động nam luôn chiếm đa số (từ 72% đến 75%) do đặc thù bốc xếp, điều vận thực phẩm. Phân theo trình độ, nhân sự có bằng Trung cấp chiếm tỷ trọng lớn hơn (60%–62,5%), nhân sự trình độ Đại học và Cao đẳng chiếm từ 37,5% đến 40%.

3. Tại sao vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tăng mạnh trong các năm 2022 và 2023 dù vốn góp không đổi?
Vốn góp của chủ sở hữu giữ cố định ở mức 5.000.000.000 đồng trong suốt 3 năm. Vốn chủ sở hữu tăng mạnh (tăng 336,37% năm 2022 và tăng 29,96% năm 2023) hoàn toàn xuất phát từ sự gia tăng của khoản mục lợi nhuận sau thuế chưa phân phối, phản ánh kết quả kinh doanh có lãi của doanh nghiệp trong giai đoạn nghiên cứu.

4. Nghiệp vụ thực tế nào được tác giả sử dụng để minh họa quy trình kế toán phải thu khách hàng (TK 131)?
Tác giả minh họa bằng nghiệp vụ ngày 01/12/2023 xuất bán hàng cho khách hàng Ngô Thị Trưng (Hộ kinh doanh Cửa hàng bách hóa tổng hợp Kim Hồng) theo Phiếu xuất kho số BH23 120002 và Hóa đơn GTGT số 00001763 với tổng số tiền 15.082.000 đồng chưa thanh toán (ghi Nợ TK 131). Đến ngày 08/12/2023, khách hàng nộp tiền mặt, kế toán lập Phiếu thu và hạch toán Nợ TK 1111 / Có TK 131.

5. Khóa luận chỉ ra rủi ro tài chính lớn nhất của công ty qua bảng cân đối tài sản 2021–2023 là gì?
Rủi ro lớn nhất là sự sụt giảm nghiêm trọng của khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền (năm 2022 giảm 47,85%, năm 2023 tiếp tục giảm 11,15%), trong khi hàng tồn kho tăng mạnh (tăng 44,56% năm 2022) và nợ phải trả chiếm tỷ trọng chi phối trong nguồn vốn, gây áp lực trực tiếp lên hệ số thanh toán nhanh của doanh nghiệp.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đào Thị Hằng đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán công nợ và phương pháp phân tích khả năng thanh toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Đề tài phản ánh trung thực thực trạng luân chuyển chứng từ, quy trình hạch toán trên phần mềm MISA và diễn biến tài chính tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tấn Thành trong giai đoạn 2021–2023. Các phát hiện về sự suy giảm tiền mặt, áp lực nợ phải trả và lượng tồn kho lớn đã tạo tiền đề thực tiễn vững chắc cho hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị công nợ và an toàn tài chính tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về kế toán công nợ 1. Khái niệm công nợ Theo Giáo sư, Tiến sĩ Nguyễn Thị Đông trong giáo trình “Kế Toán Tài Chính”: Công nợ là các khoản phải thu và phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm các khoản phải thu từ khách hàng, các khoản phải trả cho nhà cung cấp, tổ chức tín dụng và các bên liên quan khác. Việc quản lý công nợ nhằm đảm bảo khả năng thanh toán và sự cân đối tài chính của doanh nghiệp.

Khái niệm kế toán công nợ Theo Giáo sư, Tiến sĩ Nguyễn Thị Đông định nghĩa: Kế toán công nợ là quá trình ghi chép, phản ánh, kiểm tra và cung cấp thông tin về các khoản phải thu và phải trả của doanh nghiệp trong mối quan hệ kinh tế với các bên liên quan. Kế toán công nợ không chỉ đảm bảo việc giám sát hiệu quả các khoản công nợ mà còn góp phần quản lý dòng tiền và hạn chế rủi ro tài chính cho doanh nghiệp. Khái niệm các khoản phải thu Theo Giáo sư, Tiến sĩ Nguyễn Thị Đông định nghĩa: Các khoản phải thu là các khoản tiền mà doanh nghiệp có quyền thu từ khách hàng, đối tác hoặc các bên liên quan khác, phát sinh từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc các giao dịch tài chính khác. Đây là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, phản ánh quyền lợi của doanh nghiệp trong việc nhận lại giá trị từ bên ngoài.

Khái niệm các khoản phải trả Theo Giáo sư, Tiến sĩ Nguyễn Thị Đông định nghĩa: Các khoản phải trả là các nghĩa vụ tài chính mà doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp, tổ chức tín dụng, hoặc bên liên quan khác, phát sinh từ việc mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các cam kết tài chính khác. Đây là khoản nợ của doanh nghiệp phản ánh trách nhiệm phải thanh toán trong tương lai. Nhiệm vụ của kế toán công nợ - Theo dõi, ghi chép, phân tích và đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó đề xuất những định hướng giải pháp và tham mưu cho cấp quản lý.

Các nhà quản lý sẽ dựa vào báo cáo để phân tích, đánh giá và đề xuất từ kế toán công cụ để định hướng hướng đi trong tương lai cho doanh nghiệp 4 - Kiểm tra định kỳ đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu chính xác. - Lập biên bản đối chiếu công nợ để làm căn cứ thanh toán hoặc thu hồi nợ - Đề xuất các phương án xử lý nợ khó đòi hoặc thanh toán các khaonr nợ đúng hạn - Đảm bảo việc hạch toán công nợ tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật của Nhà nước. - Theo dõi các khoản nợ liên quan đến thuế và các nghĩa vụ tài chính khác 1. Vai trò của kế toán công nợ - Góp phần minh bạch hóa thông tin tài chính, phản ánh trung thực tình hình công nợ của doanh nghiệp - Theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu và phải trả, giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền vào và ra - Cung cấp thông tin về tình hình công nợ để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược - Kiểm soát các khoản nợ quá hạn hoặc nợ khó đòi, đề xuất giải pháp xử lý sớm - Quản lý công nợ hiệu quả giúp duy trì uy tín của doanh nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp 1.