Thực trạng kế toán phải thu khách hàng, phải trả người bán và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xây dựng Hoàng Phúc

Khóa luận kế toán công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán tại Công ty TNHH Xây dựng Hoàng Phúc

• Tác giả: Nguyễn Thị Thùy Dung
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Hoàng
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Thực trạng kế toán phải thu khách hàng, phải trả người bán và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xây dựng Hoàng Phúc
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán công nợ phải thu phải trả tại Hoàng Phúc

Kế toán công nợ là bộ phận trọng yếu trong hệ thống quản trị của Công ty TNHH Xây dựng Hoàng Phúc. Doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thi công xây lắp công trình. Đặc thù ngành xây dựng đòi hỏi vốn đầu tư lớn và chu kỳ sản xuất kéo dài. Các giao dịch mua bán vật tư, thuê máy móc và nghiệm thu công trình phát sinh liên tục. Kế toán công nợ chịu trách nhiệm phản ánh kịp thời số liệu nợ phát sinh và thanh toán. Công tác kế toán sử dụng hệ thống chứng từ nghiêm ngặt để ghi nhận giao dịch. Hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao và hóa đơn giá trị gia tăng là căn cứ xác minh nghĩa vụ tài chính. Đơn vị mở sổ chi tiết cho từng đối tượng đối tác nhằm kiểm soát số dư chính xác. Việc theo dõi chặt chẽ giúp công ty cân đối nguồn vốn lưu động. Doanh nghiệp hạn chế tối đa nguy cơ thâm hụt ngân quỹ trong từng giai đoạn thi công. Thông tin công nợ minh bạch hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định sản xuất kinh doanh kịp thời.

1.1. Bản chất kế toán nợ phải thu khách hàng TK 131

Tài khoản 131 dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của Công ty Hoàng Phúc đối với chủ đầu tư và khách hàng. Khoản nợ phát sinh khi công trình hoàn thành từng hạng mục và được các bên nghiệm thu kỹ thuật. Kế toán lập biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành làm căn cứ xuất hóa đơn. Doanh nghiệp theo dõi chi tiết số tiền nợ gốc và tiến độ thanh toán theo từng hợp đồng xây lắp cụ thể. Trường hợp khách hàng ứng trước tiền thi công, kế toán ghi nhận số dư Có trên tài khoản 131. Đơn vị cần rà soát định kỳ nhằm phát hiện sớm công nợ quá hạn. Việc thu hồi nợ đúng hạn quyết định nguồn tiền trang trải chi phí nhân công và vật tư.

1.2. Bản chất kế toán nợ phải trả người bán TK 331

Tài khoản 331 theo dõi nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với các nhà cung ứng vật liệu và dịch vụ thầu phụ. Quá trình thi công đòi hỏi khối lượng lớn xi măng, sắt thép, cát đá và thiết bị cơ giới. Kế toán đối chiếu hóa đơn với phiếu nhập kho và hợp đồng mua bán trước khi ghi nhận sổ sách. Doanh nghiệp mở sổ chi tiết theo từng nhà cung cấp để quản lý thời hạn tín dụng. Khoản tiền trả trước cho người bán được ghi nhận bên Nợ tài khoản 331. Việc duy trì thanh toán đúng hạn giúp công ty giữ vững uy tín thương mại. Đồng thời, doanh nghiệp có thể thương lượng giá nhập vật tư tốt hơn và kéo dài kỳ hạn nợ.

II. Phân tích thực trạng công nợ tại Xây dựng Hoàng Phúc

Giai đoạn 2020-2022 ghi nhận biến động đáng kể trong cơ cấu tài chính của Công ty Hoàng Phúc. Tỷ trọng nợ phải trả trên tổng nguồn vốn có xu hướng tăng cao, đạt 37,32% vào năm 2021 trước khi giảm nhẹ về mức 36,32% vào năm 2022. Áp lực nợ vay và nợ người cung cấp tạo gánh nặng lớn lên dòng tiền thanh toán ngắn hạn. Trong khi đó, các khoản phải thu khách hàng có thời gian luân chuyển chậm do thủ tục nghiệm thu công trình kéo dài. Nhiều chủ đầu tư chậm giải ngân vốn đầu tư công và thanh quyết toán dự án. Doanh nghiệp bị ứ đọng vốn tại các công trình dở dang, làm tăng chi phí cơ hội và rủi ro nợ xấu. Bên cạnh đó, việc giám sát công nợ chưa thực sự chặt chẽ giữa bộ phận kế toán và ban điều hành công trường. Tình trạng đối chiếu công nợ cuối kỳ đôi khi còn chậm trễ, phát sinh chênh lệch số liệu. Khả năng thanh toán nhanh của đơn vị chịu tác động tiêu cực khi tỷ lệ nợ phải trả duy trì ở mức cao. Điều này đòi hỏi công ty phải sớm nhận diện các nút thắt trọng yếu.

2.1. Rủi ro ứ đọng vốn từ các khoản phải thu khách hàng

Đặc điểm ngành thi công xây dựng thường ràng buộc điều khoản bảo hành từ 5% đến 10% giá trị hợp đồng. Doanh nghiệp chỉ được nhận khoản thanh toán này sau khi thời hạn bảo hành công trình kết thúc. Quá trình kiểm định hồ sơ nghiệm thu qua nhiều cấp quản lý khiến dòng tiền bị đình trệ. Một số chủ đầu tư gặp khó khăn tài chính dẫn đến tình trạng chiếm dụng vốn kéo dài. Kế toán gặp trở ngại khi đôn đốc thu hồi các khoản nợ tồn đọng lâu ngày. Việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi tăng lên làm sụt giảm lợi nhuận kế toán. Tình trạng này khiến công ty thiếu hụt vốn lưu động phục vụ các gói thầu xây dựng tiếp theo.

2.2. Áp lực thanh khoản từ nợ phải trả nhà cung cấp

Khoản nợ phải trả người bán chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu tổng nợ của công ty Hoàng Phúc. Doanh nghiệp phụ thuộc vào chính sách tín dụng thương mại từ các nhà cung ứng vật tư lớn. Khi dòng tiền thu từ khách hàng chậm trễ, công ty gặp khó khăn trong việc thanh toán hóa đơn vật tư đến hạn. Việc gia hạn nợ thường xuyên làm giảm uy tín của nhà thầu trên thị trường vật liệu. Đơn vị có nguy cơ chịu mức lãi phạt chậm trả hoặc bị dừng cung cấp vật tư công trình. Hiện tượng gián đoạn nguyên vật liệu trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ bàn giao dự án. Cân đối dòng tiền trả nợ trở thành thách thức lớn đối với phòng kế toán.

III. Giải pháp hoàn thiện kế toán công nợ tại Xây dựng Hoàng Phúc

Nhằm nâng cao hiệu quả tài chính, Công ty Hoàng Phúc cần triển khai đồng bộ các giải pháp quản lý công nợ. Trước hết, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ thanh toán. Sự phối hợp chặt chẽ giữa kỹ sư công trường và nhân viên kế toán giúp rút ngắn thời gian nghiệm thu khối lượng thi công. Đơn vị cần đẩy mạnh ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng nhằm tự động hóa việc theo dõi sổ sách chi tiết. Bên cạnh đó, việc xây dựng chính sách tín dụng thương mại linh hoạt là yêu cầu cấp thiết. Công ty cần phân loại khách hàng dựa trên lịch sử tín dụng và năng lực tài chính để áp dụng hạn mức nợ phù hợp. Quy trình thu hồi nợ phải được thực hiện chủ động thông qua các điều khoản cam kết rõ ràng trong hợp đồng kinh tế. Đối với nhà cung cấp, ban quản trị nên chủ động thương lượng giãn tiến độ thanh toán trong giai đoạn dòng tiền gặp khó khăn. Việc lập kế hoạch ngân quỹ hàng tuần hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các nghĩa vụ đến hạn.

3.1. Thiết lập quy trình kiểm soát và thu hồi nợ phải thu

Doanh nghiệp cần lập biên bản đối chiếu công nợ định kỳ theo tháng hoặc từng giai đoạn nghiệm thu công trình. Kế toán công nợ phân tích tuổi nợ chi tiết để xếp hạng các khoản phải thu theo mức độ rủi ro. Biện pháp nhắc nợ văn bản cần gửi đến chủ đầu tư trước ngày đáo hạn thanh toán. Công ty nên áp dụng chiết khấu thanh toán sớm nhằm khuyến khích đối tác giải ngân nhanh. Đối với các khoản nợ quá hạn lâu ngày, phòng pháp chế phối hợp cùng kế toán tiến hành xử lý thu hồi dứt điểm. Việc quy trách nhiệm quản lý công nợ cho chỉ huy trưởng giúp gia tăng hiệu quả thu hồi dòng tiền.

3.2. Tối ưu hóa điều khoản thanh toán nợ người bán

Bộ phận cung ứng và kế toán cần phối hợp đàm phán hợp đồng cung cấp vật liệu với các điều khoản thanh toán có lợi. Doanh nghiệp nên đề xuất kéo dài kỳ hạn tín dụng từ ba mươi ngày lên sáu mươi ngày. Phương thức thanh toán theo đợt giải ngân của chủ đầu tư giúp giảm tải áp lực dòng tiền nội bộ. Kế toán cần tận dụng tối đa chính sách chiết khấu thanh toán khi doanh nghiệp có nguồn tiền nhàn rỗi. Đơn vị cần xây dựng danh sách các nhà cung ứng chiến lược để thiết lập cơ chế nợ gối đầu ổn định. Việc minh bạch hóa nghĩa vụ trả nợ củng cố niềm tin và duy trì chuỗi cung ứng vật liệu liên tục.

IV. Kết luận và ứng dụng quản lý công nợ tại Hoàng Phúc

Hoàn thiện công tác kế toán công nợ là tiền đề quan trọng giúp Công ty TNHH Xây dựng Hoàng Phúc phát triển bền vững. Quản trị tốt các khoản phải thu và phải trả bảo đảm cân bằng tài chính và tính thanh khoản cho đơn vị. Doanh nghiệp cần chủ động áp dụng các chuẩn mực kế toán hiện đại vào thực tế sản xuất kinh doanh. Sự kết hợp giữa quy trình kiểm soát chặt chẽ và công nghệ thông tin mang lại hiệu quả quản lý vượt trội. Việc duy trì nguồn vốn lưu động lành mạnh tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp đấu thầu các dự án quy mô lớn. Ban giám đốc cần nhìn nhận công nợ không chỉ là số liệu ghi sổ thuần túy mà là công cụ điều tiết dòng tiền chiến lược. Định kỳ hàng tháng, báo cáo phân tích công nợ cần được xem xét như một chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động cốt lõi. Sự chuyển biến tích cực trong quản trị công nợ sẽ nâng cao vị thế cạnh tranh của thương hiệu Hoàng Phúc trên thị trường xây dựng miền Trung.

4.1. Ứng dụng phần mềm kế toán trong kiểm soát công nợ

Chuyển đổi số trong công tác kế toán mang lại bước đột phá cho công ty Hoàng Phúc. Phần mềm kế toán xây dựng giúp tự động liên kết dữ liệu giữa các công trình và văn phòng trung tâm. Hệ thống tự động cảnh báo các khoản phải thu sắp đến hạn và các hóa đơn quá hạn thanh toán. Kế toán viên có thể xuất báo cáo công nợ chi tiết theo từng đối tượng chỉ bằng vài thao tác. Việc số hóa hồ sơ chứng từ giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và thất lạc hóa đơn. Nhờ dữ liệu được cập nhật tức thời, ban lãnh đạo nhanh chóng đưa ra phương án điều hòa dòng tiền hợp lý cho từng dự án.

4.2. Bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ

Thực tiễn từ Công ty Hoàng Phúc đem lại nhiều kinh nghiệm giá trị cho các doanh nghiệp xây lắp quy mô vừa và nhỏ. Doanh nghiệp cần chú trọng kiểm soát chặt chẽ hợp đồng kinh tế ngay từ khâu ký kết ban đầu. Điều khoản về tiến độ thanh toán và chế tài chậm trả phải được quy định minh bạch, chặt chẽ. Đơn vị thi công không nên mở rộng năng lực nhận thầu vượt quá khả năng tài chính tự có. Việc giám sát độc lập giữa nghiệm thu khối lượng kỹ thuật và giải ngân tài chính giúp hạn chế rủi ro thất thoát. Xây dựng văn hóa thanh toán uy tín chính là chìa khóa vàng giúp doanh nghiệp củng cố vị thế.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, công tác quản trị tài chính doanh nghiệp đòi hỏi việc phân bổ và sử dụng vốn lưu động phải đạt hiệu quả cao nhằm đảm bảo khả năng quay vòng vốn liên tục. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, hoạt động sản xuất kinh doanh mang tính chất đặc thù: quy trình thi công kéo dài qua nhiều giai đoạn, khối lượng thanh toán lớn và phụ thuộc chặt chẽ vào tiến độ nghiệm thu cũng như thủ tục giải ngân từ chủ đầu tư. Bối cảnh này khiến việc quản lý và thanh toán các khoản công nợ—bao gồm nợ phải thu của khách hàng và nợ phải trả cho nhà cung ứng—trở thành nhiệm vụ trọng tâm nhằm hạn chế hao hụt nguồn vốn, giảm thiểu tình trạng bị chiếm dụng vốn và duy trì tính chủ động về khả năng thanh toán. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xây dựng Hoàng Phúc, đề tài "Thực trạng kế toán phải thu khách hàng, phải trả người bán và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xây dựng Hoàng Phúc" được thực hiện.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định rõ ràng thành mục tiêu tổng quát và các mục tiêu cụ thể:

• Mục tiêu tổng quát: Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán phải thu khách hàng, phải trả người bán và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Xây dựng Hoàng Phúc.
• Các mục tiêu cụ thể (được đánh số theo văn bản):
  1. Thứ nhất: Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán phải thu khách hàng, phải trả người bán và tình hình công nợ trong doanh nghiệp.
  2. Thứ hai: Tìm hiểu, phân tích thực trạng của kế toán phải thu khách hàng, phải trả người bán và tìm hiểu thực trạng tình hình tài chính công nợ tại Công ty TNHH Xây dựng Hoàng Phúc.
  3. Thứ ba: Trên cơ sở lý luận và thực trạng đã nghiên cứu để đánh giá ưu điểm và nhược điểm, nhận xét và đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán phải thu khách hàng, phải trả người bán tại Công ty TNHH Xây dựng Hoàng Phúc.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nợ phải thu khách hàng, nợ phải trả người bán, đồng thời phân tích tình hình công nợ tại đơn vị khảo sát.
• Phạm vi không gian: Đề tài được thực hiện tại Công ty TNHH Xây dựng Hoàng Phúc (địa chỉ tại Thôn Tiền, Xã Võ Ninh, Huyện Quảng Ninh, Tỉnh Quảng Bình).
• Phạm vi thời gian: Khái quát tình hình tài chính tổng thể của công ty trong giai đoạn 03 năm (2020–2022), trong đó tập trung chuyên sâu vào công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả và phân tích tình hình công nợ trong khoảng thời gian từ năm 2021 đến năm 2022.
• Phạm vi nội dung: Nghiệp vụ ghi chép, xử lý chứng từ, luân chuyển sổ sách kế toán tài khoản 131, tài khoản 331 và hệ thống chỉ tiêu phân tích công nợ, khả năng thanh toán.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và các tài liệu chuyên ngành kế toán tài chính:

• Luật Kế toán năm 2015: Quy định về nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ kế toán và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
• Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính: Hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Trong đó, tác giả bám sát Điều 17 quy định về nguyên tắc kế toán các khoản phải thu và phương pháp hạch toán Tài khoản 131 (Phải thu khách hàng); Điều 40 quy định về nguyên tắc kế toán và phương pháp hạch toán Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán).
• Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01) – Chuẩn mực chung (2002): Định nghĩa về nợ phải trả và điều kiện ghi nhận nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp.
• Tài liệu học thuật tham khảo: Giáo trình và nghiên cứu của PGS.TS. Võ Văn Nhị (2010), GS.TS. Ngô Thế Chi và PGS.TS. Trương Thị Thủy (2010, 2013) về kế toán tài chính và hệ thống chỉ tiêu phân tích tình hình công nợ.

Hệ thống chỉ tiêu phân tích tài chính được tác giả vận dụng gồm:

• Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả: Tổng các khoản phải thu / Tổng các khoản phải trả.
• Nhóm chỉ tiêu vòng quay công nợ: Hệ số vòng quay các khoản phải thu (Doanh thu thuần / Các khoản phải thu bình quân); Kỳ thu tiền bình quân (365 / Vòng quay các khoản phải thu); Hệ số vòng quay các khoản phải trả ([Giá vốn hàng bán + Tăng giảm hàng tồn kho] / Các khoản phải trả bình quân); Thời gian quay vòng các khoản phải trả (365 / Số vòng quay các khoản phải trả).
• Nhóm chỉ tiêu cơ cấu vốn: Hệ số nợ (Nợ phải trả / Tổng tài sản); Hệ số tự tài trợ (Nguồn vốn chủ sở hữu / Tổng tài sản).
• Nhóm chỉ tiêu khả năng thanh toán: Hệ số khả năng thanh toán hiện hành (Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn); Hệ số khả năng thanh toán nhanh ([Tài sản ngắn hạn - Hàng tồn kho] / Nợ ngắn hạn); Hệ số khả năng thanh toán tức thời (Tiền và các khoản tương đương tiền / Nợ ngắn hạn).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được triển khai qua hai nhóm chính:

• Phương pháp thu thập số liệu:
  • Nghiên cứu tài liệu: Đọc và tổng hợp các văn bản lý luận, chế độ kế toán và tài liệu tham khảo để đối chiếu giữa lý thuyết với thực tế vận hành tại doanh nghiệp.
  • Quan sát và phỏng vấn trực tiếp: Quan sát quy trình làm việc thực tế của nhân sự kế toán tại phòng Kế toán; phỏng vấn trực tiếp cán bộ kế toán và nhân viên phòng Kinh doanh về việc tiếp nhận hợp đồng, lập hóa đơn, thu thập chứng từ gốc, cách nhập liệu vào phần mềm kế toán, quy trình đối chiếu nợ và xử lý khi phát sinh hóa đơn sai sót.
• Phương pháp xử lý số liệu:
  • Phương pháp so sánh: Tổng hợp số liệu tài chính thành các bảng biểu, tính toán mức biến động tuyệt đối và biến động tương đối (%) qua chuỗi thời gian 3 năm (2020–2022) để đánh giá xu hướng tăng giảm của tài sản, nguồn vốn và các chỉ số công nợ.
  • Phương pháp thống kê, mô tả: Sắp xếp, phân loại hệ thống chứng từ gốc và các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và tính chất kinh tế để minh họa quy trình ghi sổ.

Nguồn dữ liệu của đề tài là các báo cáo tài chính nội bộ (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020–2022), sổ kế toán tổng hợp, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản công nợ và các chứng từ thực tế phát sinh tại Công ty TNHH Xây dựng Hoàng Phúc.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán phải thu khách hàng, phải trả người bán và phân tích tình hình công nợ trong Doanh nghiệp

Nội dung chương 1 tập trung chuẩn hóa các khái niệm và nguyên tắc hạch toán kế toán công nợ:

• Bản chất và phân loại công nợ: Khẳng định công nợ phản ánh mối quan hệ thanh toán phát sinh trong quá trình mua bán, cung ứng vật tư, hàng hóa, tài sản cố định hoặc cung cấp dịch vụ giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung ứng, người lao động và Nhà nước. Kế toán công nợ gồm hai mảng chính: công nợ phải thu (xác định quyền lợi về tiền/tài sản mà doanh nghiệp thu hồi trong tương lai) và công nợ phải trả (trách nhiệm hiện tại doanh nghiệp phải thanh toán bằng nguồn lực kinh tế). Phân loại công nợ theo thời hạn gồm nợ ngắn hạn (nhỏ hơn hoặc bằng 12 tháng) và nợ dài hạn (trên 12 tháng).
• Phương thức thanh toán: Phân biệt phương thức thanh toán ngay (sự dịch chuyển quyền sở hữu tiền tệ diễn ra đồng thời với hàng hóa/dịch vụ) và phương thức thanh toán chậm (có khoảng cách thời gian giữa chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa và thanh toán tiền tệ, từ đó phát sinh công nợ). Đồng thời phân biệt thanh toán trực tiếp và thanh toán trung gian qua các công cụ thanh toán ngân hàng (ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc, thư tín dụng).
• Kế toán Tài khoản 131 và Tài khoản 331 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Trình bày chi tiết nguyên tắc ghi chép theo từng đối tượng, từng lần thanh toán và theo dõi kỳ hạn; kết cấu tài khoản mang tính chất lưỡng tính (có thể vừa có số dư Nợ, vừa có số dư Có phản ánh chi tiết trên Bảng cân đối kế toán); quy định trích lập dự phòng phải thu khó đòi và xử lý các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán.
• Mục tiêu và ý nghĩa phân tích công nợ: Làm rõ sự cần thiết của việc đánh giá khả năng thanh toán, tốc độ luân chuyển dòng tiền và mức độ an toàn tài chính của doanh nghiệp thông qua hệ thống chỉ tiêu định lượng.

Chương 2: Thực trạng kế toán các khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Xây dựng Hoàng Phúc

Chương 2 mô tả chi tiết thực tế tổ chức công tác kế toán và phân tích số liệu tài chính tại đơn vị khảo sát:

• Tổng quan về doanh nghiệp: Công ty TNHH Xây dựng Hoàng Phúc thành lập ngày 14/02/2009, hoạt động từ 17/02/2009; mã số thuế 3100472481; đại diện pháp luật là ông Nguyễn Văn Hoàng. Vốn điều lệ đạt 19.000 triệu đồng. Ngành nghề kinh doanh chính gồm: Xây dựng nhà các loại (mã F41000 - ngành chính), Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác (F42900), Buôn bán thiết bị lắp đặt và vật liệu xây dựng (G4663), Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét (B0810).
• Mô hình quản lý và tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tổ chức quản trị theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách dự án, Phó Giám đốc Tài chính - Nhân sự, cùng các phòng ban: Thi công - Xây lắp, Kế hoạch - Kỹ thuật, Hành chính - Nhân sự và Phòng Kế toán. Bộ máy kế toán gồm 3 vị trí chuyên trách: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán mua hàng, bán hàng kiêm kế toán công nợ.
• Chế độ kế toán áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, hạch toán theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán Master. Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ ghi sổ là Đồng Việt Nam; kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Các giao dịch có hóa đơn giá trị từ 20 triệu đồng trở lên đều được theo dõi công nợ và chuyển khoản qua ngân hàng.
• Nguồn lực lao động: Quy mô lao động của công ty duy trì ở mức nhỏ gọn và có xu hướng tăng nhẹ để phục vụ mở rộng quy mô xây lắp:

Chỉ tiêu	Năm 2020	Năm 2021	Năm 2022	So sánh 2021/2020 (±)	So sánh 2021/2020 (%)	So sánh 2022/2021 (±)	So sánh 2022/2021 (%)
Tổng số lao động (người)	25	25	30	0	0	+5	+20,00
Phân theo giới tính:
- Nam	17	17	20	0	0	+3	+17,65
- Nữ	8	8	10	0	0	+2	+25,00
Phân theo thâm niên:
- Dưới 3 năm	6	5	10	-1	-16,67	+5	+100,00
- Trên 3 năm	4	5	5	+1	+25,00	0	0
- Trên 5 năm	8	8	8	0	0	0	0
- Trên 10 năm	7	7	7	0	0	0	0

• Khái quát biến động tài sản và nguồn vốn giai đoạn 2020–2022:

Chỉ tiêu (ĐVT: Đồng)	Năm 2020	Tỷ trọng (%)	Năm 2021	Tỷ trọng (%)	Năm 2022	Tỷ trọng (%)	Biến động 2021/2020 (%)	Biến động 2022/2021 (%)
A. Tài sản ngắn hạn	23.946	82,85	26.704	86,02	25.826	85,80	+10,77	-1,72
B. Tài sản dài hạn	4.905	17,15	4.963	13,98	4.963	14,20	-13,01	0,00
Tổng tài sản	28.851	100,00	30.816	100,00	29.878	100,00	+6,69	-1,48
A. Nợ phải trả (Nợ ngắn hạn)	9.295	31,88	11.900	37,32	10.152	36,32	+24,93	-4,13
- Nợ dài hạn	0	0	0	0	0	0	0	0
B. Vốn chủ sở hữu	19.556	68,12	19.767	62,68	19.637	63,68	+0,22	+0,09
Tổng nguồn vốn	28.851	100,00	30.816	100,00	29.878	100,00	+6,69	-1,48

(Ghi chú: Số liệu trong bảng được trích xuất theo nguyên văn bảng 2.2 và 2.3 trong văn bản khóa luận).

• Thực trạng hạch toán nghiệp vụ công nợ thực tế: Tác giả dẫn chứng hệ thống chứng từ thực tế tại doanh nghiệp gồm: Hóa đơn GTGT số 0000069, Sổ chi tiết TK 131 đối tượng Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng và Phát triển quỹ đất huyện Quảng Ninh, Sổ tổng hợp TK 131; Hóa đơn GTGT số 00000711, Ủy nhiệm chi thanh toán qua ngân hàng, Hóa đơn GTGT số 0000783, Biên bản đối chiếu công nợ và Sổ tổng hợp TK 331.
• Phân tích chỉ tiêu công nợ và khả năng thanh toán: Thực hiện tính toán và phân tích các bảng số liệu từ Bảng 2.7 đến 2.16 trong văn bản, phản ánh tỷ lệ phải thu/phải trả, vòng quay các khoản phải thu, kỳ thu tiền bình quân, vòng quay các khoản phải trả, thời gian quay vòng các khoản phải trả, hệ số nợ, hệ số tự tài trợ và các hệ số khả năng thanh toán hiện hành, thanh toán nhanh, thanh toán tức thời.

Chương 3: Một số đánh giá và giải pháp góp phần hoàn thiện các nghiệp vụ kế toán công nợ tại Công ty TNHH Xây dựng Hoàng Phúc

Trên cơ sở khảo sát thực tế và phân tích tài chính, chương 3 đưa ra các nhận định và kiến nghị hoàn thiện:

• Đánh giá ưu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ, tuân thủ đúng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; việc ứng dụng phần mềm kế toán Master giúp nhập liệu, kết xuất sổ sách (Sổ cái, Sổ chi tiết, Sổ nhật ký chung) kịp thời và chính xác; việc kiểm tra, đối chiếu công nợ định kỳ và thực hiện thanh toán qua ngân hàng đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên được thực hiện nghiêm túc.
• Hạn chế phát hiện: Quá trình theo dõi tuổi nợ của từng công trình và từng khách hàng chưa được phân loại chi tiết theo mức độ rủi ro; việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi chưa được thực hiện đầy đủ theo hướng dẫn kế toán; kỳ thu tiền bình quân còn chịu ảnh hưởng lớn từ thời gian phê duyệt quyết toán vốn ngân sách của các Ban quản lý dự án nhà nước; cơ cấu nợ phải trả hoàn toàn là nợ ngắn hạn tạo áp lực thanh toán định kỳ lên nguồn vốn lưu động.
• Các giải pháp đề xuất:
  • Tối ưu hóa phân hệ quản lý công nợ trên phần mềm kế toán Master nhằm phân loại nợ theo tuổi nợ (nợ trong hạn, nợ quá hạn theo từng khung thời gian).
  • Xây dựng quy chế đánh giá năng lực tài chính và uy tín tín dụng của đối tác trước khi ký kết hợp đồng nhận thầu hoặc hợp đồng mua bán vật tư.
  • Đẩy mạnh công tác đối chiếu công nợ thường xuyên bằng văn bản, có chữ ký xác nhận của đại diện có thẩm quyền để làm căn cứ pháp lý thu hồi nợ.
  • Chủ động trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định nhằm phản ánh trung thực giá trị tài sản trên báo cáo tài chính và giảm thiểu rủi ro tài chính khi phát sinh nợ xấu.
  • Đàm phán kéo dài thời hạn thanh toán hợp lý với các nhà cung cấp vật liệu xây dựng để cân bằng chu kỳ ngân quỹ với tiến độ thu tiền từ chủ đầu tư.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể dựa trên số liệu thực chứng:

• Khái quát bức tranh tài chính và cơ cấu vốn của Công ty TNHH Xây dựng Hoàng Phúc: Tổng tài sản biến động từ 28.851 đồng (năm 2020) lên 30.816 đồng (năm 2021) và đạt 29.878 đồng (năm 2022). Trong đó, tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng chi phối từ 82,85% đến 86,02%, phản ánh đặc trưng của doanh nghiệp xây dựng với nhu cầu vốn lưu động cao cho hàng tồn kho và các khoản phải thu dở dang.
• Làm rõ thực trạng công nợ: Toàn bộ nợ phải trả của công ty là nợ ngắn hạn (nợ dài hạn duy trì mức 0 qua cả 3 năm), chiếm tỷ trọng từ 31,88% đến 37,32% tổng nguồn vốn. Nguồn vốn chủ sở hữu giữ vai trò chủ đạo (chiếm từ 62,68% đến 68,12%), phản ánh khả năng tự tài trợ tương đối an toàn nhưng chưa khai thác đòn bẩy tài chính dài hạn.
• Minh họa chi tiết quy trình kế toán máy: Khóa luận phản ánh đầy đủ quy trình luân chuyển chứng từ gốc, lập bảng tổng hợp, ghi sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 131, tài khoản 331 trên phần mềm Master gắn liền với đối tác cụ thể là Ban QLDA đầu tư XD và PTQĐ huyện Quảng Ninh.

Đóng góp của khóa luận được tác giả thể hiện ở việc hệ thống hóa cơ sở lý luận phù hợp với Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp xây dựng quy mô nhỏ; đồng thời đưa ra các đề xuất điều chỉnh quy trình quản lý nợ sát với thực tiễn thanh quyết toán công trình xây lắp tại địa bàn huyện Quảng Ninh, tỉnh Quảng Bình.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số hạn chế gắn liền với phạm vi nghiên cứu được văn bản xác định:

• Hạn chế về thời gian và không gian: Đề tài được thực hiện trong thời gian thực tập tốt nghiệp 3 tháng; phạm vi nghiên cứu giới hạn tại một doanh nghiệp xây lắp đơn lẻ (Công ty TNHH Xây dựng Hoàng Phúc) trong phạm vi tỉnh Quảng Bình; số liệu chuỗi thời gian tập trung trong 3 năm tài chính (2020–2022).
• Hạn chế về phương pháp phân tích: Phân tích tài chính dừng lại ở các chỉ số tài chính truyền thống dựa trên số liệu lịch sử của báo cáo tài chính, chưa so sánh đối sánh (benchmarking) với các chỉ số bình quân ngành xây dựng cùng kỳ.

Hướng nghiên cứu tiếp được xác định gồm việc mở rộng nghiên cứu sang đánh giá rủi ro tín dụng thương mại dài hạn, tối ưu hóa dòng tiền dự án xây dựng gắn với các điều khoản bảo lãnh hợp đồng và xây dựng mô hình dự báo nợ quá hạn cho các doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhóm đối tượng:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp: Tài liệu cung cấp mẫu hình hoàn chỉnh về việc triển khai khóa luận kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán theo Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (Thông tư 133/2016/TT-BTC), đặc biệt là kỹ thuật trích xuất chứng từ và phân tích bảng số liệu.
• Kế toán viên tại các doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ: Có thể tham khảo phương pháp hạch toán chi tiết tài khoản 131, 331, quy trình đối chiếu công nợ và cách xử lý số liệu trên phần mềm kế toán máy (Master).
• Cán bộ quản lý tài chính doanh nghiệp xây dựng: Cung cấp hệ thống chỉ tiêu phân tích công nợ để áp dụng trong việc kiểm soát kỳ thu tiền và vòng quay vốn lưu động thực tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Xây dựng Hoàng Phúc áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính và tuân thủ Luật Kế toán 2015. Về mặt kỹ thuật, công ty sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung và thực hiện nhập liệu, hạch toán trên phần mềm kế toán Master.

2. Bộ máy kế toán của công ty được phân công công việc cụ thể ra sao?
Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ gồm 3 vị trí chuyên trách:

• Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp, xử lý số liệu, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ, lập báo cáo tài chính và tham mưu cho Ban Giám đốc.
• Kế toán thanh toán: Kiểm soát thu chi, kiểm tra phiếu thu, phiếu chi, tạm ứng và quản lý tiền mặt tại quỹ.
• Kế toán mua hàng, bán hàng kiêm kế toán công nợ: Theo dõi hóa đơn mua vào - bán ra, theo dõi chi tiết công nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, lập báo cáo công nợ định kỳ, theo dõi tuổi nợ và đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp.

3. Cơ cấu tài sản của công ty trong giai đoạn 2020–2022 có đặc điểm gì nổi bật?
Tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng áp đảo trong tổng tài sản của công ty, duy trì ở mức 82,85% (năm 2020), 86,02% (năm 2021) và 85,80% (năm 2022). Ngược lại, tài sản dài hạn chỉ chiếm từ 13,98% đến 17,15%. Điều này phản ánh tính chất đặc thù của doanh nghiệp thi công xây lắp khi phần lớn vốn tập trung vào hàng tồn kho (nguyên vật liệu, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang công trình) và các khoản phải thu ngắn hạn.

4. Khách hàng cụ thể nào được trích xuất minh họa trong nghiệp vụ kế toán phải thu tại khóa luận?
Trong hệ thống chứng từ thực tế tại Chương 2, tác giả trích dẫn Sổ chi tiết tài khoản 131 phản ánh nghiệp vụ công nợ với đối tác là Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng và Phát triển quỹ đất (QLDA đầu tư XD và PTQĐ) huyện Quảng Ninh.

5. Công ty quy định phương thức thanh toán đối với các hóa đơn mua bán như thế nào?
Công ty thực hiện thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt đối với các khoản chi nhỏ phát sinh tại quỹ thông qua kế toán thanh toán. Đối với các nghiệp vụ mua hàng hoặc cung ứng dịch vụ có hóa đơn tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, kế toán bắt buộc hạch toán theo dõi công nợ chi tiết theo từng đối tượng và thực hiện thanh toán trung gian qua tài khoản tiền gửi ngân hàng (sử dụng ủy nhiệm chi).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thùy Dung đã phản ánh tương đối toàn diện thực trạng công tác kế toán nợ phải thu khách hàng, nợ phải trả người bán và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Xây dựng Hoàng Phúc giai đoạn 2020–2022. Đề tài kết hợp chặt chẽ giữa khung lý luận của Thông tư 133/2016/TT-BTC với việc phân tích hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán thực tế trên phần mềm Master. Các phát hiện về cơ cấu tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn và sự phụ thuộc vào nợ ngắn hạn đã làm rõ những áp lực về thanh khoản và dòng tiền vốn lưu động của doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ. Những giải pháp hoàn thiện được tác giả đề xuất bám sát thực tế hoạt động thi công và cung ứng vật tư, mang lại giá trị thực tiễn cho công tác quản trị công nợ tại đơn vị nghiên cứu.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung về kế toán công nợ 1. Khái niệm kế toán công nợ Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, sẽ có những phát sinh các mối quan hệ khác nhau từ việc mua sắm công cụ dụng cụ, hàng hóa, vật tư, TSCĐ đến việc thực hiện các kế hoạch cung cấp dịch vụ, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm,.Đặc biệt là các mối quan hệ thanh toán với công nhân viên, thanh toán giữa người bán với người mua, thanh toán với cơ quan quản lý Nhà nước. Trên cơ sở của các mối quan hệ trên sẽ phát sinh các khoản nợ phải trả hay nợ phải thu, đó được gọi là công nợ.

Công nợ bao gồm các khoản phải trả, các khoản phải thu và quan hệ thanh toán. Bộ phận kế toán công nợ đóng vai trò không nhỏ trong việc giúp nâng cao tình hình tài chính trong doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ kế toán tổng hợp sẽ kiêm luôn trách nhiệm. Còn đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, kế toán công nợ có thể sẽ là một bộ phận chuyên trách về nhiệm vụ này.

Các loại kế toán công nợ Kế toán công nợ được chia thành 2 loại đó là kế toán công nợ phải thu và kế toán công nợ phải trả:  Kế toán công nợ phải thu Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho khách hàng mà khách hàng chỉ thanh toán một phần hoặc chưa thanh toán thì sẽ phát sinh khoản phải thu. Các khoản phải thu xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, dịch vụ, hàng hóa,.mà tương lai doanh nghiệp sẽ thu về. Khoản phải thu là một loại tài sản của công ty tính dựa trên toàn bộ các khoản nợ, các nghiệp vụ tiền tệ mà các khách hàng hay con nợ chưa thanh toán, các giao dịch chưa thanh toán cho công ty. Kế toán công nợ cần giám sát theo dõi, quy chiếu cụ thể để phân loại từng đối tượng khách hàng theo nhóm cụ thể để quá trình kiểm soát đạt hiệu quả cao (Ngô Thế Chi, Trường Thị Thủy, 2010).

4 Theo Điều 17 Thông tư 133/2016/TT-BTC về “ Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu” thì các khoản phải thu sẽ được hạch toán theo từng đối tượng, nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi. Phân loại các khoản phải thu theo hai cách:  Phân loại theo nội dung, thì khoản phải thu bao gồm: Phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác. Trong số đó thì khoản phải thu khách hàng thường sẽ phát sinh nhiều nhất và gặp phải nhiều rủi ro nhất.  Phân loại theo thời hạn thanh toán, khoản phải thu chia thành 2 loại: Khoản phải thu dài hạn ( >1 năm), Khoản phải thu ngắn hạn (≤1 năm ).

 Kế toán công nợ phải trả Những khoản doanh nghiệp phải trả cho bên thứ ba như người bán hàng, nhà cung cấp. Bao gồm các giá trị về thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh, vật tư, hàng hóa, nguyên liệu mà doanh nghiệp chỉ mới thanh toán một phần hoặc chưa thanh toán. Khoản phải trả là trách nhiệm hiện tại của doanh nghiệp đối với các nhà cung cấp, bán hàng và các tổ chức khác. Trách nhiệm đó là kết quả của các phát sinh nghiệp vụ kinh tế trong quá khứ của doanh nghiệp.

Trách nhiệm của doanh nghiệp là phải dùng tài sản của mình để hoàn thành trách nhiệm đối với nhà cung cấp, người bán hàng, tổ chức khác.