Thực trạng kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hiệp Thành

Khóa luận kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Hiệp Thành

• Tác giả: Nguyễn Mai Hương
• Người hướng dẫn: Phan Nhật Quang
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Thực trạng kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hiệp Thành
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán công nợ tại Công ty TNHH Hiệp Thành

Kế toán công nợ đóng vai trò huyết mạch trong hệ thống tài chính của Công ty TNHH Hiệp Thành. Quy trình này ghi nhận chi tiết các nghiệp vụ mua bán hàng hóa và dịch vụ. Doanh nghiệp phân loại công nợ thành hai nhóm chính gồm nợ phải thu và nợ phải trả. Nợ phải thu phản ánh nguồn vốn công ty bị khách hàng chiếm dụng. Ngược lại, nợ phải trả thể hiện nghĩa vụ tài chính đối với nhà cung cấp. Bộ phận kế toán sử dụng các chứng từ gốc để ghi sổ. Chứng từ bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản đối chiếu công nợ và phiếu thu chi. Việc ghi chép phải tuân thủ nghiêm ngặt chuẩn mực kế toán Việt Nam. Tỷ giá ngoại tệ được áp dụng theo tỷ giá giao dịch thực tế đích danh hoặc bình quân gia quyền. Hệ thống sổ sách kế toán được mở chi tiết cho từng đối tượng khách nợ và chủ nợ. Điều này giúp bộ phận quản lý nắm bắt chính xác kỳ hạn thanh toán. Công tác hạch toán chuẩn xác hỗ trợ doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định. Nó ngăn chặn tình trạng thất thoát vốn và giảm thiểu nợ xấu kéo dài. Doanh nghiệp xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ từ khâu lập hợp đồng đến khâu tất toán công nợ.

1.1. Khái niệm và nguyên tắc kế toán công nợ

Kế toán công nợ phản ánh quyền sở hữu và nghĩa vụ thanh toán về tiền tệ giữa doanh nghiệp với đối tác. Nguyên tắc ghi nhận dựa trên cơ sở dồn tích. Mọi khoản nợ phải được ghi sổ ngay khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Kế toán không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền. Đối với nợ ngoại tệ, kế toán quy đổi theo tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch. Khi thanh toán nợ phải trả, tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh được áp dụng linh hoạt. Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá mua bán ngân hàng. Toàn bộ chênh lệch tỷ giá được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính. Điều này đảm bảo tính trung thực cho báo cáo tài chính.

1.2. Quy trình luân chuyển chứng từ công nợ

Quy trình luân chuyển chứng từ công nợ bắt đầu từ hợp đồng kinh tế và biên bản giao nhận hàng. Nhân viên bán hàng hoặc mua hàng chuyển chứng từ về phòng kế toán. Kế toán viên kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của hóa đơn. Tiếp theo, dữ liệu được nhập vào phần mềm kế toán theo từng tài khoản chi tiết. Định kỳ hàng tháng, kế toán lập biên bản đối chiếu công nợ gửi đối tác. Hai bên xác nhận số dư và ký đóng dấu xác thực. Nếu phát sinh chênh lệch, kế toán phải tìm hiểu nguyên nhân và lập biên bản xử lý kịp thời. Sau khi thanh toán hoàn tất, toàn bộ chứng từ được lưu trữ khoa học phục vụ thanh tra và kiểm toán nội bộ.

II. Phân tích công nợ thực tế tại Công ty TNHH Hiệp Thành

Phân tích số liệu tài chính giai đoạn 2021-2023 bộc lộ nhiều điểm đáng chú ý trong cơ cấu nguồn vốn của Công ty TNHH Hiệp Thành. Nợ phải trả chiếm tỷ trọng áp đảo so với vốn chủ sở hữu qua các năm. Năm 2021, nợ phải trả ở mức rất cao. Sang năm 2022, chỉ tiêu này giảm nhẹ 1,34% so với năm trước. Đến năm 2023, nợ phải trả tiếp tục giảm 3,97% do công ty tích cực thu hẹp các khoản vay ngắn hạn. Trong khi đó, vốn chủ sở hữu giữ nguyên trong năm 2022 nhưng lại sụt giảm mạnh 12,46% vào năm 2023. Tình trạng nợ phải trả vượt trội chứng minh doanh nghiệp phụ thuộc nặng nề vào vốn vay bên ngoài. Điều này làm tăng áp lực trả lãi và tạo rủi ro thanh khoản lớn khi doanh thu suy giảm. Kết quả kinh doanh cho thấy doanh thu thuần và lợi nhuận gộp sụt giảm nghiêm trọng trong năm 2023. Tốc độ thu hồi nợ chậm trễ khiến nguồn tiền dự trữ bị thu hẹp đáng kể. Doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ mất cân đối tài chính nếu không có biện pháp tái cấu trúc nợ kịp thời.

2.1. Thực trạng biến động nợ phải trả và vốn

Cơ cấu nguồn vốn của công ty tồn tại sự mất cân đối kéo dài qua các năm. Nợ phải trả luôn chiếm tỷ trọng áp đảo so với vốn chủ sở hữu. Năm 2022, nợ phải trả giảm nhẹ 1,34% so với năm 2021. Năm 2023 tiếp tục ghi nhận mức sụt giảm 3,97% ở nhóm chỉ tiêu này. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ việc thanh toán các khoản nợ ngắn hạn đến hạn. Trái lại, vốn chủ sở hữu sụt giảm tới 12,46% trong năm 2023. Sự suy giảm nguồn vốn tự có bắt nguồn từ kết quả kinh doanh kém khả quan. Đòn bẩy tài chính quá cao đẩy doanh nghiệp vào tình thế rủi ro lớn. Doanh nghiệp cần cơ cấu lại các khoản nợ vay để bảo toàn nguồn vốn hoạt động.

2.2. Hạn chế trong kiểm soát nợ và dòng tiền

Công tác quản lý công nợ tại công ty còn bộc lộ một số tồn tại đáng kể. Quy trình thẩm định năng lực tài chính khách hàng trước khi cấp tín dụng thương mại chưa chặt chẽ. Doanh nghiệp chưa thiết lập định mức công nợ cụ thể cho từng nhóm đối tác. Tình trạng nợ đọng kéo dài làm đóng băng một lượng vốn lưu động lớn. Mặt khác, việc đối chiếu công nợ định kỳ đôi khi chưa diễn ra đồng bộ. Các sai sót về hóa đơn chưa về cuối tháng phải ghi nhận tạm tính dẫn đến mất thời gian điều chỉnh. Hệ thống cảnh báo nợ quá hạn chưa vận hành tự động. Điều này làm giảm tính chủ động của doanh nghiệp trong công tác thu hồi nợ.

III. Giải pháp tối ưu kế toán công nợ Công ty TNHH Hiệp Thành

Doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp đồng bộ nhằm nâng cao hiệu quả kế toán và quản trị công nợ. Trước hết, ban giám đốc phải ban hành chính sách tín dụng bán hàng nghiêm ngặt hơn. Kế toán cần phân loại khách hàng dựa trên lịch sử thanh toán và năng lực tài chính. Mức giới hạn nợ và thời hạn trả chậm phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng. Doanh nghiệp nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích đối tác trả tiền sớm. Đối với các khoản nợ phải trả, kế toán cần tận dụng tối đa thời gian trả chậm hợp pháp. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn vốn lưu động mà không phải chịu chi phí lãi vay. Việc số hóa toàn diện quy trình kế toán là điều kiện bắt buộc. Phần mềm kế toán cần tích hợp chức năng theo dõi tuổi nợ tự động. Hệ thống sẽ phát tín hiệu cảnh báo khi các khoản nợ sắp đến hạn. Ngoài ra, kế toán viên cần thực hiện đối chiếu công nợ thường xuyên và lập biên bản đầy đủ. Sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán sẽ gia tăng tỷ lệ thu hồi nợ thành công.

3.1. Hoàn thiện chính sách tín dụng và thu hồi nợ

Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế bán hàng trả chậm minh bạch và chặt chẽ. Phòng kinh doanh phối hợp với kế toán chấm điểm tín dụng cho từng đối tác mua hàng. Hạn mức tín dụng được phân bổ dựa trên quy mô tài sản và uy tín thanh toán. Đối với khách hàng mới, doanh nghiệp yêu cầu đặt cọc hoặc thanh toán ngay khi nhận hàng. Đối với khách hàng lâu năm, công ty áp dụng chiết khấu thanh toán sớm từ 1% đến 2%. Khi nợ đến hạn, kế toán chủ động gửi văn bản đôn đốc thanh toán kèm bảng kê chi tiết. Nếu nợ quá hạn vượt 30 ngày, công ty cần tạm ngưng đơn hàng mới để thu hồi nợ triệt để.

3.2. Ứng dụng công nghệ quản lý tuổi nợ tự động

Việc ứng dụng phần mềm kế toán hiện đại là chìa khóa then chốt để quản trị rủi ro nợ. Phần mềm tự động phân tích tuổi nợ theo các mốc thời gian gồm dưới 30 ngày, từ 30 đến 60 ngày và trên 90 ngày. Báo cáo tuổi nợ được kết xuất hàng tuần để phục vụ công tác điều hành. Hệ thống tự động gửi email nhắc nợ khi hóa đơn sắp đến ngày thanh toán. Đồng thời, phần mềm hỗ trợ kiểm soát việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định pháp luật. Việc áp dụng hóa đơn điện tử và chứng từ số giúp rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ, hạn chế sai sót số liệu.

IV. Ứng dụng phân tích công nợ tại Công ty TNHH Hiệp Thành

Phân tích công nợ là công cụ quản trị chiến lược không thể thiếu đối với ban lãnh đạo doanh nghiệp. Kết quả phân tích phản ánh thực trạng sức khỏe tài chính và mức độ an toàn của nguồn vốn. Tại Công ty TNHH Hiệp Thành, việc kiểm soát tốt các khoản nợ giúp doanh nghiệp cân đối dòng tiền chi trả kịp thời. Doanh nghiệp duy trì uy tín cao với các nhà cung ứng và đối tác ngân hàng. Nhờ vậy, công ty dễ dàng đàm phán các điều khoản thương mại thuận lợi trong tương lai. Mặt khác, kiểm soát chặt chẽ nợ phải thu giúp giải phóng nguồn vốn lưu động bị ứ đọng. Nguồn vốn này được tái đầu tư trực tiếp vào mở rộng sản xuất và kinh doanh. Doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lãi vay và chi phí trích lập dự phòng rủi ro. Thực tiễn cho thấy quản trị công nợ tốt là nền tảng để công ty vượt qua biến động thị trường. Ban điều hành cần xem công tác phân tích công nợ là nhiệm vụ thường xuyên và liên tục. Việc kết hợp giữa số liệu kế toán và phân tích tài chính tạo ra bức tranh toàn cảnh vững chắc cho doanh nghiệp.

4.1. Vai trò phân tích công nợ trong quản trị

Phân tích công nợ cung cấp cơ sở dữ liệu quan trọng cho các quyết định tài chính doanh nghiệp. Ban giám đốc đánh giá được hiệu quả sử dụng vốn lưu động và vòng quay các khoản phải thu. Số liệu phân tích giúp nhận diện sớm các khách nợ có dấu hiệu mất khả năng thanh toán. Nhờ đó, công ty chủ động điều chỉnh chính sách bán hàng kịp thời nhằm hạn chế thất thoát tài sản. Ngoài ra, phân tích nợ phải trả hỗ trợ lên kế hoạch dòng tiền chi trả đúng hạn. Việc này giúp nâng cao xếp hạng tín nhiệm của doanh nghiệp trên thị trường tài chính và củng cố niềm tin với ngân hàng.

4.2. Khuyến nghị ứng dụng cho doanh nghiệp

Các doanh nghiệp thương mại cần xây dựng mô hình kiểm soát công nợ liên phòng ban. Kế toán công nợ và nhân viên kinh doanh phải có cơ chế thưởng phạt gắn liền với kết quả thu nợ. Doanh nghiệp cần định kỳ lập báo cáo phân tích công nợ hàng quý gửi ban lãnh đạo. Việc đánh giá khả năng thanh toán của đối tác phải thực hiện trước khi ký kết hợp đồng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên đa dạng hóa nguồn tài trợ vốn để giảm bớt sự phụ thuộc vào nợ vay ngắn hạn. Việc duy trì dự trữ tiền mặt hợp lý bảo đảm an toàn thanh khoản trước mọi biến động khó lường.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đóng vai trò thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, tạo việc làm và đóng góp ngân sách nhà nước. Để vận hành ổn định và nâng cao năng lực cạnh tranh, doanh nghiệp cần duy trì một hệ thống thông tin kế toán minh bạch, chặt chẽ nhằm kiểm soát chi phí, quản trị dòng tiền và hạn chế rủi ro tài chính. Trong chu kỳ vận động vốn, các quan hệ mua bán chịu làm phát sinh tình trạng chiếm dụng vốn và bị chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa doanh nghiệp với đối tác. Kế toán công nợ và việc phân tích khả năng thanh toán là công cụ quản lý giúp kiểm soát các khoản phải thu, nợ phải trả, ngăn ngừa rủi ro thất thoát vốn và duy trì tính lành mạnh của cấu trúc tài chính.

Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Hiệp Thành là đơn vị hoạt động chủ yếu trong ngành xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân dụng và kinh doanh vật liệu xây dựng (sơn, phụ gia chống thấm). Đặc thù của ngành xây lắp là quy trình thi công kéo dài, giá trị hợp đồng lớn, nghiệm thu theo giai đoạn và thanh toán phụ thuộc vào tiến độ cấp vốn của chủ đầu tư, khiến công nợ phải thu và nợ phải trả nhà cung cấp vật tư thường xuyên chiếm tỷ trọng lớn. Xuất phát từ thực tiễn trên, tác giả Nguyễn Mai Hương đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Thực trạng kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hiệp Thành".

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định thành mục tiêu tổng quát và các mục tiêu cụ thể:

• Mục tiêu tổng quát: Nghiên cứu thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán công nợ tại Công ty TNHH Hiệp Thành.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Phân tích tình hình công nợ trong doanh nghiệp, bao gồm các khoản phải thu và nợ phải trả, nhằm xác định mức độ rủi ro và hiệu quả quản lý công nợ.
  2. Nghiên cứu các phương pháp kế toán công nợ hiện đang được áp dụng tại đơn vị, từ đó đánh giá tính hợp lý của quy trình hạch toán.
  3. Đánh giá ảnh hưởng của biến động công nợ đến tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
  4. Đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công nợ, bao gồm các biện pháp phòng ngừa rủi ro và tối ưu hóa quy trình thu hồi nợ.
  5. Đánh giá toàn diện các ưu điểm, nhược điểm trong tổ chức phần hành kế toán công nợ tại công ty và đề xuất giải pháp hoàn thiện.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận:

• Đối tượng nghiên cứu: Nội dung, phương pháp, đặc điểm tổ chức công tác kế toán công nợ phải thu khách hàng, nợ phải trả người bán và việc tính toán, phân tích các chỉ tiêu phản ánh tình hình công nợ, khả năng thanh toán tại doanh nghiệp.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Phòng Kế toán thuộc Công ty TNHH Hiệp Thành (địa chỉ: 207 An Dương Vương, phường An Đông, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế).
• Phạm vi thời gian: Nghiên cứu số liệu Báo cáo tài chính của công ty trong 3 năm giai đoạn 2021 – 2023, đồng thời khảo sát chuyên sâu hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán phát sinh trong năm 2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý luận dựa trên các quy định pháp lý hiện hành của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam và các tài liệu học thuật chuyên ngành:

• Khung lý luận về công nợ: Khái niệm công nợ được tiếp cận dưới góc độ phản ánh quyền và nghĩa vụ tài chính về các khoản vốn mà doanh nghiệp đang chiếm dụng hoặc bị bên khác chiếm dụng (tham chiếu tài liệu của TS. Võ Văn Nhị, 2010 và PGS.TS. Ngô Thế Chi, 2013). Khái niệm nợ phải trả tuân thủ Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 01 (2002).
• Văn bản pháp luật kế toán: Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp (quy định tại Điều 17 về nguyên tắc kế toán các khoản phải thu; Điều 18 về kết cấu, nội dung Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng và các tài khoản cấp hai 1311, 1312, 1318; Điều 40 về nguyên tắc nợ phải trả; Điều 51 về kết cấu, nội dung Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán; hướng dẫn hạch toán chênh lệch tỷ giá theo Tài khoản 413) và Thông tư số 177/2015/TT-BTC.
• Hệ thống chỉ tiêu phân tích tài chính: Tác giả xây dựng khung 10 chỉ tiêu định lượng nhằm đánh giá chất lượng công nợ và năng lực thanh khoản:
  1. Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả (Tổng các khoản phải thu / Tổng các khoản phải trả).
  2. Hệ số vòng quay các khoản phải thu (Doanh thu thuần / Các khoản phải thu bình quân).
  3. Kỳ thu tiền bình quân (Số ngày trong năm / Hệ số vòng quay các khoản phải thu).
  4. Hệ số vòng quay các khoản phải trả ((Giá vốn hàng bán + Tăng giảm hàng tồn kho) / Các khoản phải trả bình quân).
  5. Thời gian quay vòng các khoản phải trả (Số ngày trong năm / Hệ số vòng quay các khoản phải trả).
  6. Hệ số nợ (Nợ phải trả / Tổng tài sản).
  7. Hệ số tự tài trợ (Nguồn vốn chủ sở hữu / Tổng tài sản).
  8. Hệ số thanh toán ngắn hạn (Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn).
  9. Hệ số thanh toán nhanh ((Tài sản ngắn hạn - Hàng tồn kho) / Nợ ngắn hạn).
  10. Khả năng thanh toán tức thời (Tiền và các khoản tương đương tiền / Nợ ngắn hạn).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp các kỹ thuật thu thập và xử lý dữ liệu thực nghiệm:

• Phương pháp thu thập số liệu: Khai thác số liệu trực tiếp từ hệ thống Báo cáo tài chính, báo cáo tổng hợp công nợ giai đoạn 2021 – 2023 do Phòng Kế toán Công ty TNHH Hiệp Thành cung cấp.
• Phương pháp quan sát trực tiếp: Theo dõi quy trình xử lý công việc thực tế của các nhân viên kế toán, cách lập, luân chuyển chứng từ và trích xuất các mẫu chứng từ (hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, bảng đề nghị thanh toán khối lượng công trình, phiếu thu, phiếu chi).
• Phương pháp xử lý dữ liệu: Ứng dụng thống kê mô tả để tóm tắt tập dữ liệu; phương pháp so sánh và phân tích xu hướng để đo lường biến động số tuyệt đối, số tương đối qua các năm; phương pháp phân loại công nợ theo thời hạn thanh toán và tính chất giao dịch.
• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tổng hợp các giáo trình kế toán tài chính, chuẩn mực kế toán và các công trình khóa luận tham khảo tại thư viện Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu bao gồm: Báo cáo tài chính các năm 2021, 2022, 2023; hệ thống sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết công nợ; các giao diện chứng từ nhập liệu trên phần mềm kế toán MISA tại đơn vị.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán công nợ tại doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ các vấn đề lý thuyết căn bản về kế toán công nợ và phân tích tài chính trong doanh nghiệp. Tác giả làm rõ bản chất kinh tế của nợ phải thu (khoản vốn bị bên ngoài chiếm dụng tạm thời phát sinh từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xây lắp) và nợ phải trả (nghĩa vụ hiện tại phát sinh từ giao dịch mua hàng, nhận dịch vụ, quan hệ vay nợ và thuế đối với Nhà nước).

Về mặt hạch toán, chương này phân tích các nguyên tắc quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC: yêu cầu theo dõi chi tiết công nợ theo từng đối tượng, từng lần thanh toán, kỳ hạn (ngắn hạn và dài hạn) và nguyên tắc đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm lập báo cáo. Tác giả trình bày kết cấu tài khoản, phương pháp ghi nhận Nợ/Có và sơ đồ hạch toán đối ứng của Tài khoản 131 và Tài khoản 331, làm rõ đặc tính tài khoản lưỡng tính khi lập Bảng cân đối kế toán (số dư bên Nợ phản ánh tài sản, số dư bên Có phản ánh khoản người mua trả tiền trước hoặc doanh nghiệp ứng trước cho nhà cung cấp). Chương 1 cũng trình bày chi tiết công thức xác định và ý nghĩa kinh tế của 10 chỉ tiêu phản ánh vòng quay công nợ, thời gian thu tiền/trả tiền, cơ cấu tài trợ và các mức độ thanh toán ngắn hạn, nhanh, tức thời.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Hiệp Thành

Chương 2 mô tả chi tiết đặc điểm tổ chức hoạt động, bộ máy quản lý và thực trạng hạch toán, phân tích công nợ tại đơn vị thực tập:

• Tổng quan doanh nghiệp: Công ty thành lập ngày 03/03/2008 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3300535379 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thừa Thiên Huế cấp (trải qua 6 lần điều chỉnh, lần gần nhất ngày 17/12/2021). Doanh nghiệp là công ty TNHH hai thành viên trở lên, vốn điều lệ 16.000 đồng, do ông Dương Viết Hải làm Tổng Giám đốc. Lĩnh vực hoạt động chủ yếu gồm xây dựng công trình giao thông, đường sắt, đường bộ, thủy lợi, viễn thông, dân dụng và kinh doanh bán lẻ sơn, hóa chất chống thấm Sika.
• Tổ chức bộ máy quản lý và kế toán: Cơ cấu quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Ban Giám đốc (Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc) điều hành các bộ phận kỹ thuật, vật tư - bán hàng và kế toán. Bộ máy kế toán gồm Kế toán trưởng (bà Thân Thị Thúy) phụ trách chung cùng 4 phần hành chuyên môn: kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán tiền lương và kế toán công nợ. Chế độ kế toán áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, đơn vị tiền tệ VNĐ, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm MISA, phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho (tính giá bình quân cuối kỳ), khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Thực trạng nhân sự, tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh giai đoạn 2021 – 2023: Số liệu lao động thể hiện xu hướng tinh giản nhẹ sau đại dịch Covid-19, giảm từ 360 người (năm 2021) xuống 345 người (năm 2022) và còn 340 người (năm 2023). Lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng áp đảo do đặc thù thi công công trình.

Chỉ tiêu lao động	Năm 2021 (Người)	Năm 2022 (Người)	Năm 2023 (Người)	So sánh 2022/2021 (%)	So sánh 2023/2022 (%)
Tổng số lao động	360	345	340	-4,17%	-1,45%
1. Theo tính chất công việc:
- Lao động trực tiếp	315	308	300	-2,22%	-2,60%
- Lao động gián tiếp	45	37	40	-17,78%	+8,11%
2. Theo trình độ chuyên môn:
- Đại học, Cao đẳng	42	30	35	-19,04%	+16,67%
- Trung cấp, Lao động phổ thông	318	315	295	-0,94%	-6,35%
3. Theo giới tính:
- Nam	284	260	272	-8,45%	+4,62%
- Nữ	76	85	68	+11,84%	-20,00%

Quy mô tài sản và nguồn vốn của công ty có xu hướng thu hẹp liên tục qua 3 năm. Năm 2022, tổng tài sản là 114.649 đồng, giảm 3,69% so với năm 2021; sang năm 2023 tiếp tục giảm 3.034 đồng (tương ứng giảm 2,93% so với năm 2022). Tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng chủ yếu nhưng sụt giảm đều qua các năm (năm 2022 giảm 5.538 đồng, tương ứng giảm 5,03%; năm 2023 giảm 2,96%). Hàng tồn kho và nợ phải thu ngắn hạn là hai thành phần chiếm giá trị cao nhất trong cơ cấu tài sản. Về nguồn vốn, nợ phải trả chiếm tỷ trọng chi phối (năm 2021 là 98.xxx đồng; năm 2022 giảm 1.824 đồng hay giảm 1,34%; năm 2023 giảm tiếp 3.050 đồng hay giảm 3,97%). Toàn bộ nợ phải trả của công ty là nợ ngắn hạn, không phát sinh nợ dài hạn. Vốn chủ sở hữu duy trì ở mức 20.640 đồng trong hai năm 2021 – 2022, sau đó giảm 2.809 đồng (tương ứng giảm 12,46%) vào năm 2023.

Về kết quả sản xuất kinh doanh, doanh thu thuần năm 2021 đạt 119.xxx đồng, tuy nhiên hoạt động kinh doanh chịu sự suy giảm mạnh trong giai đoạn tiếp theo; năm 2023 doanh thu thuần giảm 32,68% và lợi nhuận gộp giảm 84,52% so với năm trước đó.

• Quy trình kế toán công nợ thực tế: Tác giả phân tích quy trình luân chuyển chứng từ và thao tác nhập liệu thực tế trên phần mềm MISA:
  • Nợ phải thu khách hàng (TK 131): Ghi nhận doanh thu xây lắp hoàn thành theo biên bản nghiệm thu, bảng tính giá trị đề nghị thanh toán đợt 3 và hóa đơn GTGT bán dịch vụ (như Hóa đơn GTGT số 00000056, Phiếu thu tiền theo Hóa đơn 00000163). Kế toán định khoản Nợ TK 131 / Có TK 511, Có TK 3331 và theo dõi thuế vãng lai phát sinh tại địa phương nơi thi công công trình.
  • Nợ phải trả người bán (TK 331): Ghi nhận theo hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT đầu vào (như Hóa đơn số 1801 mua vật tư xi măng, sắt thép) và phiếu nhập kho. Quy trình ghi chép trên máy tính được thực hiện hàng ngày vào phần mềm, cuối tháng đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết công nợ với sổ Cái trước khi lập Báo cáo tài chính.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán công nợ và tình hình công nợ tại Công ty TNHH Hiệp Thành

Chương 3 tổng kết các đánh giá về ưu điểm, hạn chế trong công tác quản lý tài chính và đề xuất hai nhóm kiến nghị:

• Nhóm giải pháp hoàn thiện phần hành kế toán công nợ:
  • Chuẩn hóa quy trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ giữa bộ phận kỹ thuật công trường và phòng kế toán, hạn chế chậm trễ trong việc xuất hóa đơn và đối chiếu biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp.
  • Nâng cao hiệu quả khai thác các tính năng theo dõi tuổi nợ trên phần mềm MISA, lập danh mục phân loại nợ theo hạn mức thời gian (nợ trong hạn, nợ quá hạn dưới 6 tháng, từ 6 tháng đến 1 năm, trên 1 năm).
  • Thực hiện nghiêm túc việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC đối với các công trình bị chủ đầu tư kéo dài thời gian quyết toán.
• Nhóm giải pháp cải thiện tình hình công nợ và năng lực thanh toán:
  • Thiết lập chính sách tín dụng thương mại chặt chẽ hơn đối với các khách hàng mua hàng hóa thương mại (sơn, phụ gia chống thấm), yêu cầu đặt cọc hoặc thanh toán theo từng đợt đối với các hợp đồng xây lắp tư nhân.
  • Chủ động đàm phán kéo dài kỳ hạn nợ với các nhà cung cấp vật liệu lớn để cân bằng với thời gian thu tiền từ chủ đầu tư, tránh tình trạng mất cân đối dòng tiền chi trả tức thời.
  • Tái cơ cấu nguồn vốn nhằm giảm tỷ lệ nợ phải trả ngắn hạn, nâng cao hệ số tự tài trợ để giảm áp lực trả nợ đến hạn trong bối cảnh toàn bộ nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đều tập trung vào ngắn hạn.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực bức tranh tài chính và tổ chức kế toán của Công ty TNHH Hiệp Thành thông qua các kết quả cụ thể:

• Phản ánh chi tiết thực trạng tài chính qua số liệu kiểm chứng: Khóa luận chỉ ra rằng công ty sử dụng đòn bẩy tài chính ở mức cao khi nợ phải trả chiếm phần lớn tổng nguồn vốn (tỷ lệ nợ ngắn hạn chiếm 100% nợ phải trả, nợ dài hạn bằng 0). Vốn chủ sở hữu suy giảm 12,46% trong năm 2023, trong khi doanh thu thuần sụt giảm 32,68% và lợi nhuận gộp giảm 84,52%, cho thấy công ty đối mặt với nhiều áp lực thanh khoản trong môi trường ngành xây dựng gặp khó khăn.
• Minh họa rõ nét kỹ thuật hạch toán phần hành công nợ: Tác giả đã mô tả chi tiết quy trình xử lý thực tế từ chứng từ gốc (hóa đơn thương mại, bảng tính giá trị thanh toán đợt theo khối lượng xây lắp, phiếu thu, phiếu xuất kho) đến thao tác nhập liệu phân hệ bán hàng, mua hàng và tính thuế vãng lai trên phần mềm MISA.
• Đóng góp so với các nghiên cứu trước: Công trình gắn liền phân tích lý thuyết kế toán công nợ với đặc thù hạch toán xây lắp tại một doanh nghiệp địa phương quy mô vừa và nhỏ; cung cấp chuỗi số liệu tài chính liên tục 3 năm (2021 – 2023) kết hợp nghiên cứu chứng từ phát sinh năm 2024, tạo nên góc nhìn thực tiễn về sự biến động của dòng vốn chiếm dụng trong giai đoạn kinh tế phục hồi sau dịch bệnh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số hạn chế do tác giả tự xác định và xuất phát từ phạm vi nghiên cứu:

• Giới hạn thời gian thực tập: Thời gian thực tập tốt nghiệp kéo dài trong 3 tháng, khiến việc khảo sát chuyên sâu toàn bộ các chu kỳ thanh toán kéo dài qua nhiều niên độ của các dự án công trình xây dựng lớn gặp hạn chế nhất định.
• Phạm vi dữ liệu: Đề tài chủ yếu tập trung phân tích số liệu Báo cáo tài chính trong giai đoạn 3 năm 2021 – 2023 và hệ thống chứng từ năm 2024 tại một công ty cụ thể, chưa mở rộng so sánh đối chuẩn với các doanh nghiệp cùng quy mô trong ngành xây dựng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.
• Hướng mở rộng nghiên cứu: Các nghiên cứu tiếp theo có thể đi sâu đánh giá rủi ro công nợ theo từng hợp đồng công trình độc lập, nghiên cứu mô hình dự báo dòng tiền lưu chuyển thuần từ hoạt động kinh doanh và kiểm thử hiệu quả của các biện pháp xử lý nợ đọng xây dựng cơ bản.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho các đối tượng sau:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp: Tài liệu cung cấp cách tiếp cận bài bản từ hệ thống hóa cơ sở lý luận theo Thông tư 200/2014/TT-BTC đến việc triển khai phân tích báo cáo tài chính thực tế tại một công ty xây lắp.
• Người làm đề tài khóa luận về kế toán công nợ: Cung cấp khung phương pháp nghiên cứu, hệ thống 10 chỉ tiêu định lượng đánh giá tình hình công nợ và các biểu mẫu chứng từ kế toán thực tế (hóa đơn, phiếu xuất, bảng đề nghị thanh toán công trình, giao diện MISA).
• Kế toán viên tại các doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa và nhỏ: Phần đánh giá thực trạng và các giải pháp tổ chức luân chuyển chứng từ, theo dõi thuế vãng lai và quản lý nợ phải thu xây dựng cơ bản có giá trị ứng dụng trực tiếp trong thực tiễn điều hành.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Hiệp Thành áp dụng chế độ và hình thức kế toán nào trong công tác hạch toán?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Hình thức ghi sổ kế toán được áp dụng là Nhật ký chung, được thực hiện thông qua phần mềm kế toán máy MISA. Đơn vị tính sử dụng là Việt Nam Đồng (VNĐ) và niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.

2. Tình hình biến động lao động của Công ty TNHH Hiệp Thành trong giai đoạn 2021 – 2023 diễn ra như thế nào?
Tổng số lao động của công ty giảm đều qua các năm: từ 360 người (năm 2021) giảm 4,17% xuống 345 người (năm 2022), và tiếp tục giảm 1,45% xuống 340 người (năm 2023). Sự cắt giảm nhân sự chủ yếu do tác động của đại dịch Covid-19 và suy thoái kinh tế. Trong cơ cấu lao động, lao động trực tiếp (công nhân thi công) luôn chiếm phần lớn với 315 người (năm 2021), 308 người (năm 2022) và 300 người (năm 2023). Lao động có trình độ Trung cấp và phổ thông chiếm áp đảo (295 người vào năm 2023), trong khi trình độ Đại học và Cao đẳng chỉ chiếm 35 người.

3. Cơ cấu nguồn vốn của Công ty TNHH Hiệp Thành bộc lộ những đặc điểm rủi ro tài chính gì?
Cơ cấu nguồn vốn của công ty thể hiện mức độ phụ thuộc lớn vào vốn vay và nợ chiếm dụng khi nợ phải trả luôn chiếm tỷ trọng áp đảo so với vốn chủ sở hữu trong cả 3 năm 2021 – 2023. Đáng chú ý, 100% nợ phải trả là nợ ngắn hạn (năm 2021 là 98.xxx đồng, năm 2022 giảm 1,34%, năm 2023 giảm 3,97%), trong khi nợ dài hạn bằng 0. Vốn chủ sở hữu chỉ duy trì ở mức 20.640 đồng trong hai năm 2021 – 2022 và giảm 12,46% xuống mức thấp hơn vào năm 2023. Tình trạng này làm gia tăng áp lực thanh toán ngắn hạn đối với doanh nghiệp.

4. Khóa luận sử dụng những mẫu chứng từ thực tế nào để minh họa cho phần hành kế toán công nợ tại công ty?
Tác giả đã thu thập và trích dẫn các chứng từ thực tế phát sinh tại doanh nghiệp bao gồm: Hóa đơn GTGT bán hàng số 00000060; Phiếu xuất kho theo hóa đơn GTGT số 00000060; Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán đợt 3; Hóa đơn GTGT bán dịch vụ số 00000056; Phiếu thu tiền theo hóa đơn GTGT số 00000163; và Hóa đơn GTGT đầu vào số 1801 mua vật tư hàng hóa.

5. Khóa luận đề xuất những nhóm giải pháp trọng tâm nào để hoàn thiện công tác kế toán và quản lý công nợ?
Tác giả đề xuất hai nhóm giải pháp: (1) Nhóm giải pháp đối với công tác kế toán công nợ tập trung vào hoàn thiện quy trình kiểm tra, luân chuyển chứng từ nghiệm thu xây lắp, khai thác triệt để tính năng phân loại tuổi nợ trên phần mềm MISA và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; (2) Nhóm giải pháp đối với tình hình công nợ hướng tới việc siết chặt chính sách tín dụng thương mại, tăng cường đôn đốc thu hồi nợ xây dựng đọng vốn, thỏa thuận gia hạn nợ nhà cung cấp và tái cấu trúc nguồn vốn để nâng cao tỷ lệ tự tài trợ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Mai Hương đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán công nợ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, đồng thời phản ánh toàn diện thực trạng công tác hạch toán các khoản phải thu, phải trả trên phần mềm MISA tại Công ty TNHH Hiệp Thành. Thông qua việc phân tích chuỗi dữ liệu tài chính 3 năm (2021 – 2023), nghiên cứu đã nhận diện rõ rủi ro phụ thuộc vào nợ ngắn hạn và tình trạng chiếm dụng vốn đặc thù của doanh nghiệp xây lắp trong bối cảnh sản xuất kinh doanh suy giảm. Các giải pháp đề xuất có tính bám sát thực tiễn hoạt động của công ty, mang lại giá trị tham khảo rõ ràng cho sinh viên khối ngành kinh tế và các nhà quản trị doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ.