Kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH MTV Thương mại Dịch vụ 3H&G

Khóa luận kế toán và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH MTV TM&DV 3H&G - ĐH Kinh tế Huế

• Tác giả: Lê Thị Hiền Ly
• Người hướng dẫn: Th.S Nguyễn Quang Huy
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH MTV Thương mại Dịch vụ 3H&G
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan về kế toán công nợ tại Công ty TNHH MTV TM DV 3H G

Kế toán công nợ đóng vai trò huyết mạch trong cấu trúc quản lý tài chính doanh nghiệp. Tại Công ty TNHH MTV Thương mại và Dịch vụ 3H&G, bộ phận kế toán thực hiện theo dõi chặt chẽ hai mảng chính gồm nợ phải thu và nợ phải trả. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Chế độ này phù hợp với quy mô doanh nghiệp nhỏ và vừa. Quy trình hạch toán được tổ chức dựa trên chứng từ gốc rõ ràng. Hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi và biên bản đối chiếu công nợ là căn cứ pháp lý then chốt. Việc ghi nhận số liệu kịp thời phản ánh chính xác tình trạng tài sản và nguồn vốn. Dữ liệu công nợ cung cấp cơ sở để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định cung ứng hàng hóa hợp lý. Quản lý công nợ chặt chẽ hạn chế hiện tượng ứ đọng vốn và duy trì tính thanh khoản ổn định. Đơn vị luôn tuân thủ nguyên tắc mở sổ chi tiết theo từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp. Sự minh bạch này giúp việc kiểm tra và đối chiếu diễn ra nhanh chóng.

1.1. Bản chất và vai trò của kế toán các khoản phải thu

Khoản phải thu khách hàng phản ánh bộ phận tài sản của công ty bị đối tác chiếm dụng hợp pháp. Tại Công ty TNHH MTV TM&DV 3H&G, kế toán sử dụng tài khoản 131 để theo dõi chi tiết từng khách mua buôn và mua lẻ. Kế toán lập sổ chi tiết cho từng người mua theo từng lần giao hàng. Các chứng từ sử dụng gồm biên bản giao nhận hàng và hóa đơn bán hàng. Kế toán kiểm soát chặt chẽ hạn mức tín dụng và thời hạn nợ cho phép. Việc theo dõi sát sao giúp nhận diện sớm các dấu hiệu quá hạn thanh toán. Công tác này thúc đẩy nhanh tốc độ thu hồi tiền mặt về quỹ doanh nghiệp. Dòng tiền luân chuyển liên tục tạo điều kiện mở rộng hoạt động bán hàng.

1.2. Nguyên tắc hạch toán nợ phải trả theo quy định hiện hành

Nợ phải trả người bán thể hiện nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp vật tư và dịch vụ. Công ty áp dụng tài khoản 331 để phản ánh tình hình thanh toán công nợ nhà phân phối. Kế toán tuân thủ nghiêm ngặt quy định tại Điều 40 Thông tư 133/2016/TT-BTC. Mọi khoản ứng trước tiền hàng hay nghĩa vụ nợ đều được ghi nhận chi tiết theo từng hợp đồng kinh tế. Doanh nghiệp tuyệt đối không bù trừ công nợ giữa các chủ nợ khác nhau khi chưa có thỏa thuận bằng văn bản. Việc hạch toán chính xác thời điểm phát sinh nợ giúp đơn vị lập kế hoạch chi trả thích hợp. Nhờ vậy, mối quan hệ hợp tác với đối tác được duy trì uy tín và bền vững.

II. Phân tích thực trạng công nợ tại Công ty TNHH MTV TM DV 3H G

Phân tích cơ cấu tài chính giai đoạn 2021-2023 bộc lộ nhiều điểm nghẽn trong quản lý công nợ tại Công ty TNHH MTV TM&DV 3H&G. Tỷ trọng nợ phải trả có xu hướng tăng nhanh qua các năm kinh doanh. Nhu cầu chi trả ngắn hạn gia tăng gây sức ép lớn lên ngân quỹ. Doanh nghiệp chịu ảnh hưởng từ các khoản vay tài chính và chi phí lãi phát sinh. Đồng thời, nguồn vốn chủ sở hữu sụt giảm liên tục qua từng niên độ. Sự suy giảm này cho thấy hiệu quả sinh lời chưa đạt mức kỳ vọng. Đơn vị phụ thuộc đáng kể vào các nguồn vốn huy động từ bên ngoài. Kỳ thu tiền bình quân kéo dài làm cho dòng tiền kinh doanh thường xuyên thiếu hụt tạm thời. Cơ chế thu hồi công nợ tồn đọng chưa đủ tính răn đe đối với khách chậm thanh toán. Khối lượng tiền mặt dự trữ thấp khiến đơn vị gặp khó khăn trong việc thanh toán đúng hạn các hóa đơn nguyên liệu. Tình trạng này đe dọa sự an toàn bảng cân đối kế toán.

2.1. Biến động nguồn vốn và khả năng thanh toán hiện hành

Số liệu báo cáo tài chính ghi nhận vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp suy giảm đáng kể. Năm 2022 và năm 2023, chỉ số này sụt giảm phản ánh tỷ suất sinh lời co hẹp. Song song với đó, nợ vay ngân hàng và nợ thuê tài chính ngắn hạn tăng nhanh. Sự biến động này làm giảm hệ số thanh toán nhanh và thanh toán hiện hành. Doanh nghiệp đối mặt với áp lực thanh toán dồn dập vào các tháng cao điểm nhập hàng. Do thiếu hụt quỹ tiền mặt, công ty phải liên tục đảo nợ hoặc thương lượng gia hạn chi trả. Rủi ro mất cân đối dòng tiền gia tăng khi doanh thu không bù đắp kịp chi phí tài chính.

2.2. Hạn chế trong công tác thu hồi công nợ khách hàng

Quy trình quản lý thu hồi nợ tại công ty còn bộc lộ nhiều điểm lỏng lẻo. Đơn vị chưa thiết lập chính sách phân loại khách hàng dựa trên lịch sử tín dụng. Bộ phận kinh doanh và kế toán thiếu sự phối hợp chặt chẽ trong việc đôn đốc công nợ. Nhân viên kế toán đôi khi chỉ đối chiếu số dư vào dịp cuối năm tài chính. Việc gửi thư nhắc nợ hay gọi điện đốc thúc không diễn ra định kỳ hàng tháng. Hậu quả là các khoản nợ quá hạn có xu hướng tích tụ dần theo thời gian. Tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn làm chậm vòng quay lưu chuyển tiền tệ. Doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ phát sinh chi phí dự phòng nợ khó đòi.

III. Giải pháp hoàn thiện công nợ tại Công ty TNHH MTV TM DV 3H G

Hoàn thiện hệ thống quản lý công nợ là yêu cầu cấp thiết nhằm củng cố năng lực tài chính. Công ty TNHH MTV TM&DV 3H&G cần tiến hành chuẩn hóa quy trình kiểm soát khoản thu và chi trả. Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế tín dụng thương mại minh bạch. Mức giới hạn nợ và thời hạn trả phải gắn liền với uy tín thanh toán của từng nhóm khách hàng. Kế toán cần thực hiện đối chiếu số dư định kỳ hàng tháng thay vì chờ đến cuối năm. Sự liên kết chặt chẽ giữa phòng bán hàng và phòng kế toán sẽ ngăn ngừa tình trạng trốn tránh trách nhiệm thu nợ. Đồng thời, việc ứng dụng phần mềm kế toán số hóa sẽ tự động hóa tiến độ cảnh báo nợ đến hạn. Các giải pháp kiểm soát dòng tiền vào và ra bảo đảm doanh nghiệp luôn đủ khả năng thanh khoản. Quản trị tốt công nợ giúp cải thiện tỷ suất lợi nhuận và hạn chế rủi ro phá sản.

3.1. Thiết lập chính sách bán chịu và thu hồi nợ chủ động

Doanh nghiệp cần xây dựng tiêu chuẩn bán chịu dựa trên thang đo xếp hạng tín dụng khách hàng. Khách hàng thân thiết có lịch sử thanh toán chuẩn xác được hưởng mức tín dụng ưu đãi. Ngược lại, người mua mới phải thanh toán tiền cọc hoặc thanh toán ngay bằng tiền mặt. Hợp đồng mua bán cần quy định rõ điều khoản phạt chậm thanh toán và tỷ lệ chiết khấu thanh toán sớm. Mức chiết khấu 1-2% sẽ kích thích khách hàng trả nợ trước thời hạn. Ngoài ra, kế toán cần phân công nhân sự chuyên trách theo dõi tuổi nợ theo tuần. Khi nợ chạm ngưỡng 30 ngày, hệ thống tự động phát thông báo nhắc nợ để tránh chuyển nhóm nợ xấu.

3.2. Nâng cấp quy trình kế toán và chuyển đổi số quản trị

Số hóa toàn diện dữ liệu kế toán là giải pháp then chốt giúp tối ưu công tác quản trị. Đơn vị cần khai thác triệt để các phân hệ phần mềm kế toán hiện đại để cập nhật hóa đơn điện tử tự động. Mọi biến động công nợ của tài khoản 131 và tài khoản 331 cần được đối chiếu hàng ngày. Báo cáo tuổi nợ và bảng phân tích hạn mức thanh toán phải được kết xuất tức thì phục vụ ban giám đốc. Bên cạnh đó, kế toán cần xây dựng kế hoạch lưu chuyển tiền tệ chi tiết theo từng tuần. Việc dự báo chính xác dòng tiền ra vào giúp cân đối nguồn tiền trả nợ nhà cung cấp đúng hẹn. Từ đó, doanh nghiệp duy trì được uy tín tín dụng cao.

IV. Ứng dụng thực tiễn quản lý công nợ tại Công ty TM DV 3H G

Tổ chức công tác kế toán và phân tích công nợ đóng vai trò quyết định đối với sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp. Qua thực tiễn hoạt động tại Công ty TNHH MTV TM&DV 3H&G, dữ liệu công nợ phản ánh chân thực sức khỏe tài chính tổng thể. Việc kết hợp chặt chẽ giữa ghi chép số liệu chuẩn mực và phân tích định kỳ giúp doanh nghiệp nhận biết sớm các nguy cơ mất cân đối thanh toán. Lãnh đạo công ty có cơ sở vững chắc để điều chỉnh chính sách thương mại và tái cơ cấu nguồn vốn vay. Nâng cao chất lượng kiểm soát các khoản nợ còn tạo tiền đề vững chắc cho việc tiếp cận vốn vay ngân hàng với chi phí ưu đãi. Doanh nghiệp không chỉ bảo vệ được an toàn vốn mà còn nâng cao hiệu quả sinh lời trên mỗi đồng tài sản. Bài học rút ra cho thấy việc số hóa công tác kế toán nợ là xu thế tất yếu cho các doanh nghiệp thương mại dịch vụ quy mô vừa và nhỏ.

4.1. Bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp thương mại dịch vụ

Mô hình quản trị công nợ tại doanh nghiệp đem lại nhiều bài học giá trị. Các đơn vị kinh doanh thương mại không nên mở rộng doanh thu bằng cách buông lỏng điều kiện công nợ. Việc bán hàng trả chậm phải luôn đi kèm cam kết pháp lý và đánh giá rủi ro chặt chẽ. Doanh nghiệp cần duy trì tỷ lệ nợ phải trả trên vốn chủ sở hữu ở mức an toàn. Khi tỷ lệ này quá cao, chi phí lãi vay sẽ bào mòn toàn bộ lợi nhuận hoạt động thuần. Do đó, việc xây dựng quỹ dự phòng thanh toán ngắn hạn là điều kiện sống còn giúp doanh nghiệp trụ vững trước các biến động tiêu cực của thị trường.

4.2. Khuyến nghị hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là tấm lá chắn bảo vệ an toàn tài sản của công ty. Ban giám đốc cần quy định rõ thẩm quyền phê duyệt hạn mức bán chịu cho từng cấp quản lý. Nhân viên kinh doanh không được tự ý nới lỏng thời hạn trả chậm cho khách hàng nếu thiếu sự xác nhận từ kế toán trưởng. Định kỳ hàng quý, ban kiểm toán nội bộ phải tiến hành kiểm tra xác suất các biên bản đối chiếu nợ. Mọi sai lệch về số liệu giữa sổ cái và thực tế cần được điều tra nguyên nhân và xử lý ngay lập tức. Cơ chế minh bạch giúp ngăn chặn thất thoát vốn và nâng cao kỷ luật tài chính.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp muốn tồn tại và duy trì sự tăng trưởng bền vững buộc phải tự hoàn thiện phương thức tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và nâng cao hiệu lực quản lý, trong đó công tác kế toán giữ vai trò hạt nhân. Kế toán doanh nghiệp bao gồm nhiều phần hành nghiệp vụ khác nhau, nhưng kế toán công nợ luôn giữ vị trí trọng yếu hàng đầu. Việc ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời và kiểm soát chặt chẽ công nợ tạo cơ sở vững chắc để doanh nghiệp nhận định chính xác bức tranh tài chính, tiềm năng thanh toán cũng như năng lực huy động vốn; từ đó chủ động trong các giao dịch kinh doanh nhằm duy trì và phát triển mối quan hệ đối ngoại. Ngược lại, nếu quản lý lỏng lẻo, công nợ tồn đọng quá hạn sẽ làm phát sinh rủi ro thanh khoản nghiêm trọng: nợ phải thu không thu hồi được có thể đẩy doanh nghiệp đến nguy cơ phá sản, trong khi nợ phải trả quá hạn dễ dẫn đến chế tài vi phạm hợp đồng, suy giảm uy tín thương mại và làm gián đoạn chuỗi cung ứng.

Công ty TNHH MTV Thương Mại Dịch Vụ 3H&G là đơn vị thương mại chuyên phân phối hàng hóa tiêu dùng, đặc biệt là nhà phân phối độc quyền các sản phẩm của Masan tại khu vực phía Nam tỉnh Thừa Thiên Huế. Xuất phát từ thực tiễn công tác kế toán công nợ tại đơn vị vẫn còn bộc lộ một số hạn chế nhất định trong khâu luân chuyển chứng từ và kiểm soát kỳ hạn nợ, tác giả Lê Thị Hiền Ly đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định thành mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể:

1. Mục tiêu chung: Nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán công nợ và tiến hành phân tích tình hình công nợ, khả năng thanh toán tại Công ty TNHH MTV Thương mại Dịch vụ 3H&G.
2. Mục tiêu cụ thể:
   • Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán công nợ và phương pháp phân tích tình hình công nợ, khả năng thanh toán trong doanh nghiệp.
   • Phân tích thực trạng công tác hạch toán kế toán công nợ và đánh giá các chỉ tiêu phản ánh tình hình công nợ tại Công ty TNHH MTV Thương mại Dịch vụ 3H&G qua các năm 2021 - 2023 và dữ liệu phát sinh năm 2024.
   • Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm cải thiện công tác kế toán và nâng cao chất lượng quản lý công nợ tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác kế toán công nợ (phải thu, phải trả) và tình hình công nợ, khả năng thanh toán tại đơn vị.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty TNHH MTV Thương mại Dịch vụ 3H&G (Lô B7, Khu Quy Hoạch Đồng Cát, xã Thủy Bằng, Thị xã Hương Thủy, tỉnh Thừa Thiên Huế).
• Phạm vi thời gian: Số liệu trên Báo cáo tài chính của công ty trong 3 năm giai đoạn 2021 – 2023; hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán chi tiết và dữ liệu công nợ cuối năm 2023 và năm 2024.
• Phạm vi nội dung: Tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng (TK 131), kế toán nợ phải trả người bán (TK 331), kế toán nợ phải trả người lao động (TK 334), nợ phải trả khác (TK 338); tính toán hệ thống chỉ tiêu phân tích công nợ và hệ số thanh toán.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Cơ sở lý luận của khóa luận dựa trên hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành áp dụng cho khối doanh nghiệp nhỏ và vừa:

• Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01 năm 2002): Tiếp cận định nghĩa nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán bằng nguồn lực của mình.
• Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính: Áp dụng Điều 16 (nguyên tắc kế toán nợ phải thu), Điều 17 (nguyên tắc kế toán tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng), Điều 39 (nguyên tắc kế toán nợ phải trả), Điều 40 (nguyên tắc kế toán tài khoản 331 - Phải trả cho người bán), và Điều 42 (nguyên tắc kế toán tài khoản 334 - Phải trả người lao động). Các quy định này chuẩn hóa việc phân loại nợ ngắn hạn - dài hạn, theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, lập dự phòng nợ phải thu khó đòi ghi nhận vào chi phí quản lý (TK 642), và xử lý xóa sổ nợ khó đòi vào thu nhập khác (TK 711).
• Cơ sở lý luận phân tích tài chính: Dựa trên giáo trình của PGS.TS Nguyễn Văn Công (2010) về đánh giá thực trạng công nợ, khả năng tự chủ tài chính và mức độ chấp hành kỷ luật thanh toán thông qua 10 chỉ tiêu định lượng:
  1. Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả = Tổng các khoản phải thu / Tổng các khoản phải trả (lần hoặc %).
  2. Hệ số vòng quay các khoản phải thu = Doanh thu thuần / Số dư phải thu bình quân (vòng).
  3. Kỳ thu tiền bình quân = 360 / Hệ số vòng quay các khoản phải thu (ngày).
  4. Hệ số vòng quay các khoản phải trả = Doanh số mua hàng (hoặc Giá vốn hàng bán) / Số dư phải trả bình quân (vòng).
  5. Thời gian quay vòng các khoản phải trả = 360 / Hệ số vòng quay các khoản phải trả (ngày).
  6. Hệ số nợ = Nợ phải trả / Tổng tài sản (lần).
  7. Hệ số tự tài trợ = Vốn chủ sở hữu / Tổng tài sản (lần).
  8. Hệ số thanh toán hiện hành ($H_{hh}$) = Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn (lần).
  9. Hệ số thanh toán nhanh ($H_{nhanh}$) = (Tài sản ngắn hạn - Hàng tồn kho) / Nợ ngắn hạn (lần).
  10. Khả năng thanh toán tức thời ($H_{tt}$) = Tiền và các khoản tương đương tiền / Nợ ngắn hạn (lần).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai bao gồm:

• Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập số liệu thứ cấp từ Báo cáo tài chính 3 năm (2021 - 2023), hệ thống chứng từ gốc, hóa đơn GTGT, phiếu xuất - nhập kho, phiếu chi lương và sổ kế toán; kết hợp phương pháp quan sát, phỏng vấn trực tiếp nhân sự phòng kế toán về quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp định khoản, ghi sổ và cách thức xử lý sai lệch chứng từ; phương pháp nghiên cứu tài liệu từ văn bản pháp luật và các công trình tốt nghiệp lưu trữ tại Thư viện Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế.
• Phương pháp phân tích và xử lý số liệu: Sử dụng phương pháp phân tích - tổng hợp để lượng hóa quy mô biến động; phương pháp so sánh (so sánh số tuyệt đối và số tương đối qua các năm liên tiếp) nhằm nhận diện rõ xu hướng chuyển dịch của tài sản, nguồn vốn, công nợ và các tỷ số an toàn tài chính.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận về kế toán công nợ và phân tích tình hình về công nợ, khả năng thanh toán tại doanh nghiệp

Chương này khái quát bản chất kinh tế của công nợ: công nợ phản ánh mối quan hệ giữa các khoản vốn đang chiếm dụng và bị chiếm dụng bởi các chủ thể bên ngoài. Về mặt hạch toán, tác giả hệ thống hóa đầy đủ nguyên tắc, quy trình luân chuyển chứng từ và kết cấu tài khoản theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

• Kế toán nợ phải thu: Trình bày chi tiết tài khoản 131, các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu bán hàng chưa thu tiền (đối ứng TK 511, 33311), các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, thanh toán bù trừ công nợ với người bán, trích lập và xử lý dự phòng nợ phải thu khó đòi (đối ứng TK 2293, TK 642, TK 711) và đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ (TK 413).
• Kế toán nợ phải trả: Làm rõ tài khoản 331 (mua hàng hóa nhập kho chưa thanh toán đối ứng TK 152, 156, TK 133; chiết khấu thanh toán được hưởng đối ứng TK 515; thanh toán nợ qua ngân hàng đối ứng TK 112); tài khoản 334 (tính lương, bảo hiểm, phụ cấp đối ứng TK 154, 642 và các khoản trích trừ vào lương đối ứng TK 338, 141); và tài khoản 338 (phản ánh các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, thu hộ - trả hộ).
• Phương pháp luận phân tích công nợ: Trình bày công thức, ý nghĩa kinh tế và ngưỡng đánh giá của từng chỉ tiêu phản ánh năng lực thu hồi nợ, tốc độ thanh toán cho nhà cung cấp, cơ cấu đòn bẩy nợ và ba cấp độ đo lường khả năng thanh toán (hiện hành, nhanh, tức thời).

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán công nợ tại Công ty TNHH MTV Thương Mại và Dịch Vụ 3H&G

Chương 2 phản ánh toàn diện tình hình thực tế tại đơn vị nghiên cứu qua các nội dung:

• Tổng quan doanh nghiệp: Thành lập ngày 14/08/2018 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3301632819 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thừa Thiên Huế cấp; Giám đốc là ông Nguyễn Ngọc Hải; phân phối độc quyền các sản phẩm Masan tại phía Nam Thừa Thiên Huế. Bộ máy tổ chức gồm Giám đốc, Phòng Kế hoạch - Kinh doanh, Phòng Kế toán - Tài chính, Phòng Nhân sự, Phòng Kỹ thuật và Kho hàng hóa.
• Tình hình lao động giai đoạn 2021 - 2023:
  • Tổng số lao động: Năm 2021 có 29 người; năm 2022 tăng lên 34 người (tăng 5 người, tương ứng 17,24%); năm 2023 giảm xuống còn 24 người (giảm 10 người, tương ứng giảm 29,41%).
  • Cơ cấu giới tính: Lao động nam luôn chiếm ưu thế do đặc thù phân phối cần nhân lực lái xe vận chuyển và bốc dỡ hàng hóa (năm 2021 có 20 nam/9 nữ; năm 2022 có 23 nam/11 nữ; năm 2023 có 20 nam/4 nữ).
  • Trình độ chuyên môn: Năm 2021 có 10 người trình độ Đại học, Cao đẳng và 19 lao động phổ thông; năm 2022 có 12 Đại học, Cao đẳng và 22 lao động phổ thông; năm 2023 giảm còn 10 Đại học, Cao đẳng và 14 lao động phổ thông.
• Biến động tài sản và nguồn vốn giai đoạn 2021 - 2023:

Chỉ tiêu	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023	Biến động 2022/2021 (%)	Biến động 2023/2022 (%)
A. TỔNG TÀI SẢN	25.xxx.xxx	Giảm nhẹ	Tăng vọt	-2,26%	+51,63%
I. Tiền và tương đương tiền	116.763	1.144	Giảm sâu	Tăng mạnh	-90,99%
II. Các khoản phải thu khác	2.000	3.xxx	8.xxx	+33,74%	+125,76%
III. Hàng tồn kho	Chiếm tỷ trọng lớn	Giảm	27.613	-16,49%	+53,71%
IV. Tài sản cố định	Tăng dần	1.944	73.118	+147,00%	+3,76%
V. Tài sản khác	Biến động	Giảm	Tăng	-86,95%	+440,56%
B. TỔNG NGUỒN VỐN	25.xxx.xxx	Giảm nhẹ	Tăng vọt	-2,26%	+51,63%
I. Nợ phải trả	Chiếm chủ đạo	Giảm nhẹ	Tăng mạnh	-2,00%	+71,13%
II. Vốn chủ sở hữu	5.xxx	5.504	Giảm sút	-0,57%	-23,24%

• Thực hành ghi sổ kế toán công nợ qua các chứng từ thực tế:
  • Nợ phải thu khách hàng (TK 131): Minh họa bằng giao dịch xuất bán hàng hóa theo Hóa đơn GTGT số 00003855, Phiếu xuất kho, Phiếu định khoản chứng từ, Trích sổ chi tiết TK 131 - TV2, Sổ cái TK 511 tháng 09/2024, Sao kê ngân hàng và Sổ cái TK 131 ngày 07/09/2024 khi khách hàng chuyển tiền thanh toán nợ.
  • Nợ phải trả người bán (TK 331): Minh họa bằng nghiệp vụ mua hàng từ nhà cung cấp Masan theo Hóa đơn GTGT số 7401 ngày 25/03/2024, Phiếu nhập kho, Trích sổ chi tiết TK 331 - MS tháng 03/2024, Sao kê ngân hàng và Sổ cái TK 331 ngày 01/07/2024 thể hiện việc thanh toán công nợ mua hàng qua ngân hàng.
  • Nợ phải trả người lao động (TK 334) và chi phí liên quan: Căn cứ Bảng thanh toán lương, Phiếu chi lương hộ ngày 31/03/2024, Trích sổ chi tiết TK 334 - 02 tháng 03/2024, Phiếu chi lương nhân viên văn phòng tháng 11/2023, Trích sổ chi tiết TK 334 - 01 và Trích sổ chi tiết TK 6422 - 10 tháng 11/2023.
• Đánh giá phân tích công nợ và an toàn thanh toán: Giai đoạn 2021 - 2023 ghi nhận việc hàng tồn kho năm 2023 tăng 53,71% và các khoản phải thu tăng 125,76% làm vốn bị ứ đọng lớn. Đồng thời nợ phải trả năm 2023 tăng 71,13% trong khi tiền mặt giảm tới 90,99% khiến hệ số thanh toán tức thời suy giảm nghiêm trọng, đặt doanh nghiệp trước áp lực thanh khoản ngắn hạn.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm cải thiện kế toán công nợ và tình hình công nợ tại Công ty TNHH MTV Thương Mại Dịch Vụ 3H&G

Trên cơ sở phân tích ưu - nhược điểm, chương này đưa ra hai nhóm giải pháp:

• Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán công nợ: Chuẩn hóa quy trình lập, xử lý và kiểm duyệt chứng từ bán lẻ và bán buôn; khắc phục tình trạng chậm trễ luân chuyển hóa đơn giữa các bộ phận; tuân thủ việc phân loại tuổi nợ trên sổ kế toán chi tiết TK 131 và TK 331; thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC thay vì chỉ xử lý khi nợ mất khả năng thu hồi.
• Giải pháp nâng cao chất lượng quản lý công nợ và dòng tiền: Xây dựng chính sách tín dụng thương mại chặt chẽ đối với các đại lý bán lẻ; quy định rõ hạn mức bán chịu và thời hạn thanh toán cụ thể cho từng nhóm khách hàng; tổ chức theo dõi sát sao kỳ thu tiền bình quân; đôn đốc thu hồi nợ tồn đọng để giải phóng vốn; chủ động cân đối nguồn tiền thanh toán cho nhà cung cấp Masan nhằm tránh rủi ro phạt hợp đồng và bảo đảm hệ số thanh toán an toàn.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực và toàn diện bức tranh kế toán và tài chính của Công ty TNHH MTV Thương mại Dịch vụ 3H&G qua các kết quả cụ thể:

• Phản ánh chính xác sự dịch chuyển quy mô tài chính giai đoạn 2021 - 2023: Tổng tài sản và nguồn vốn giảm nhẹ 2,26% trong năm 2022 nhưng tăng trưởng mạnh 51,63% trong năm 2023. Tỷ trọng nợ phải trả luôn áp đảo trong nguồn vốn (năm 2023 tăng 71,13%), trong khi vốn chủ sở hữu liên tục sụt giảm (năm 2022 giảm 0,57%, năm 2023 giảm 23,24%).
• Nhận diện đúng điểm nghẽn thanh khoản: Việc hàng tồn kho năm 2023 tăng 53,71% (đạt 27.613 nghìn đồng/triệu đồng theo bảng phân tích) cùng với các khoản phải thu khác tăng 125,76% đã chiếm dụng phần lớn vốn lưu động, dẫn tới chỉ tiêu tiền và tương đương tiền năm 2023 giảm sâu 90,99%.
• Minh chứng quy trình hạch toán bằng hệ thống chứng từ thực tiễn: Khóa luận trích xuất và phân tích đầy đủ các mẫu chứng từ phát sinh thực tế năm 2023 và 2024, từ Hóa đơn GTGT bán hàng số 00003855, Hóa đơn GTGT mua hàng số 7401 của nhà cung cấp Masan, đến các sổ chi tiết tài khoản 131, 331, 334 và sổ chi phí quản lý kinh doanh 6422.
• Đề xuất các giải pháp mang tính khả thi cao: Các đề xuất gắn liền với mô hình đại lý phân phối hàng tiêu dùng độc quyền, chú trọng cân đối kỳ thu tiền và vòng quay phải trả để cải thiện trực tiếp khả năng thanh toán ngắn hạn.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn xuất phát từ phạm vi nghiên cứu thực tế:

• Hạn chế: Cơ sở dữ liệu tài chính phục vụ phân tích tập trung chủ yếu vào chuỗi thời gian 3 năm (2021 – 2023) và một số chứng từ minh họa năm 2024. Đề tài tập trung tại một doanh nghiệp thương mại quy mô nhỏ và vừa áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, chưa mở rộng so sánh tương quan với các doanh nghiệp phân phối cùng ngành hàng tiêu dùng trên địa bàn.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Tiếp tục theo dõi chuỗi số liệu tài chính trong các niên độ kế toán tiếp theo để đánh giá hiệu quả sau khi áp dụng giải pháp; nghiên cứu ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý công nợ tích hợp dữ liệu bán hàng trực tiếp nhằm tự động hóa quy trình cảnh báo tuổi nợ và hạn mức tín dụng của khách hàng.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận có giá trị ứng dụng và tham khảo thiết thực cho các đối tượng:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tài liệu tham khảo hữu ích về phương pháp tiếp cận một đề tài hạch toán kết hợp phân tích tài chính tại một doanh nghiệp thực tế.
• Kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ: Cung cấp phương pháp hạch toán cụ thể các tài khoản công nợ (131, 331, 334, 338) theo đúng tinh thần Thông tư 133/2016/TT-BTC, kèm theo hệ thống mẫu biểu đối chiếu từ chứng từ gốc sang sổ cái.
• Cán bộ quản lý kinh doanh và quản trị tài chính: Tham khảo bộ chỉ tiêu định lượng (vòng quay phải thu, kỳ thu tiền bình quân, hệ số thanh toán) để thiết lập chính sách bán chịu và kiểm soát dòng tiền hoạt động.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH MTV Thương Mại Dịch Vụ 3H&G hoạt động trong lĩnh vực gì và có thế mạnh kinh doanh nào?
Doanh nghiệp được cấp phép hoạt động từ ngày 14/08/2018 tại Thừa Thiên Huế, hoạt động chính trong lĩnh vực bán lẻ, bán buôn lương thực, thực phẩm, đồ uống và vận tải hàng hóa. Doanh nghiệp là nhà phân phối độc quyền các sản phẩm tiêu dùng của Masan tại khu vực phía Nam tỉnh Thừa Thiên Huế.

2. Khóa luận nghiên cứu công tác kế toán dựa trên chế độ kế toán và chuẩn mực nào?
Khóa luận áp dụng hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01) và các nguyên tắc kế toán quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, cụ thể tại các Điều 16, 17, 39, 40 và 42.

3. Cơ cấu lao động của công ty giai đoạn 2021 – 2023 có đặc điểm gì nổi bật?
Tổng số lao động biến động từ 29 người năm 2021 tăng lên 34 người năm 2022 và giảm còn 24 người năm 2023. Tỷ lệ lao động nam luôn chiếm đa số (từ 20 đến 23 người) và lực lượng lao động phổ thông chiếm tỷ trọng cao (từ 14 đến 22 người) do đặc thù phân phối hàng hóa cần nhiều nhân lực thực hiện công việc lái xe tải và bốc xếp hàng hóa.

4. Xu hướng biến động tài sản và các khoản công nợ của doanh nghiệp năm 2023 diễn ra như thế nào?
Năm 2023, tổng tài sản của công ty tăng mạnh 51,63% so với năm 2022. Tuy nhiên, cơ cấu tài sản ghi nhận sự ứ đọng vốn nghiêm trọng do hàng tồn kho tăng 53,71% và các khoản phải thu khác tăng 125,76%, trong khi tiền và tương đương tiền sụt giảm tới 90,99%. Cùng lúc đó, nợ phải trả tăng mạnh 71,13%, gây áp lực lớn lên khả năng thanh toán tức thời của công ty.

5. Tác giả đã trích dẫn các chứng từ thực tế nào để minh họa cho phần hành kế toán công nợ?
Tác giả đã thu thập và trích dẫn các chứng từ thực tế gồm: Hóa đơn GTGT bán hàng số 00003855, sổ chi tiết TK 131 - TV2, sổ cái TK 511; Hóa đơn GTGT mua hàng số 7401 ngày 25/03/2024, phiếu nhập kho, sổ chi tiết TK 331 - MS; Phiếu chi lương hộ ngày 31/03/2024, phiếu chi lương tháng 11/2023, sổ chi tiết TK 334 và sổ chi tiết tài khoản chi phí 6422.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Lê Thị Hiền Ly đã hệ thống hóa hoàn chỉnh lý luận kế toán công nợ và phân tích tài chính theo quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC. Đề tài phản ánh chi tiết thực trạng ghi sổ kế toán các tài khoản 131, 331, 334 qua hệ thống chứng từ thực tế tại Công ty TNHH MTV Thương Mại Dịch Vụ 3H&G, đồng thời phân tích rõ biến động tài sản, hàng tồn kho và các áp lực thanh toán trong giai đoạn 2021 – 2023. Các giải pháp đề xuất bám sát đặc điểm phân phối hàng tiêu dùng độc quyền của đơn vị, có giá trị ứng dụng thiết thực trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính và tối ưu hóa công tác quản trị công nợ doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH VỀ CÔNG NỢ, KHẢ NĂNG THANH TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Một số lý luận chung về kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại doanh nghiệp 1.1 Khái niệm về công nợ Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn luôn phát sinh nhiều mối quan hệ khác nhau từ quá trình mua sắm các loại vật tư, hàng hòa, công cụ dụng cụ TSCĐ đến quá trình thực hiện các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ. Đặc biệt là các mối quan hệ thanh toán giữa nhà cung cấp và khách hàng, thanh toán với cơ quan quản quản lý Nhà nước, thanh toán với công nhân viên,. Căn cứ vào nội dung kinh tế, các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp được chia thành 02 loại: các khoản phải thu và các khoản phải trả. Kế toán các khoản phải thu và các khoản phải trả gọi chung là kế toán công nợ.

Như vậy, Công nợ là một thuật ngữ kinh tế thể hiện quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các khoản vốn đang chiếm dụng và bị chiếm dụng bởi các đối tượng bên ngoài (PGS. Kế toán công nợ doanh nghiên là một phần hành kế toàn có nhiệm vụ hạch toán các khoản nợ phải thu, nợ phải trả diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.1 Kế toán các khoản phải thu “Các khoản phải thu trong doanh nghiệp xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai. Khoản nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi. Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán”.

Theo điều 17 Thông tư 133/2016/ TT - BTC về ‘ Nguyên tắc kế toán các khoản 6 phải thu’ thì các khoản phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết các khoản thu hồi. Việc phân loại các khoản phải thu thì chia phân loại theo 02 cách sau: Phân loại theo thời hạn thanh toán, khoản phải thu chia làm - khoản phải thu ngắn hạn (khoản thu dưới một năm) và khoản phải thu dài hạn khoản thu trên một năm. Phân loại theo nội dung, khoản phải thu bảo phải thu nội bộ, phải thu khác. Trong đó, khoán sinh nhiều nhất và chịu nhiều rủi ro nhất.

phải thu của khách hàng, - của khách hàng thường phát Trong doanh nghiệp, các khoản phải thu bao gồm: phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, trả trước,…Trong đó chiếm tỷ trọng lớn nhất là Phải thu khách hàng. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, khoản phải thu khách hàng được phát sinh xảy ra nhiều nhất, chiếm tỷ trọng cao nhất và chứa đựng nhiều rủi ro nhất.2 Kế toán các khoản phải trả Theo VAS 01 – Chuẩn mực kế toán ( 2002 ): nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của các giao dịch và sự kiện đã qua như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả phải thanh toán từ ngân lực của mình khác mà doanh nghiệp phải thanh toán từ nguồn lực của mình.