Kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Thương Mại Gạch Men Đại Quang

Khóa luận kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Gạch Men Đại Quang

• Tác giả: Nguyễn Thanh Nhi
• Người hướng dẫn: TS. Phạm Thị Bích Ngọc
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Thương Mại Gạch Men Đại Quang
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan về kế toán công nợ tại Công ty Gạch Men Đại Quang

Kế toán công nợ đóng vai trò nòng cốt trong quản lý dòng tiền tại Công ty TNHH Thương Mại Gạch Men Đại Quang. Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối vật liệu xây dựng. Đặc thù ngành đòi hỏi chính sách bán chịu linh hoạt cho các đại lý. Kế toán công nợ thực hiện ghi nhận, kiểm tra và giám sát các luồng tiền vào ra. Hệ thống hạch toán phản ánh trung thực quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Thông qua quy trình luân chuyển chứng từ chuẩn mực, doanh nghiệp hạn chế thất thoát tài sản. Kế toán công nợ cung cấp số liệu kịp thời cho ban giám đốc. Việc theo dõi chặt chẽ giúp duy trì tính thanh khoản cao. Đơn vị áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Sổ sách kế toán phản ánh rõ nét nghĩa vụ nợ ngắn hạn. Doanh nghiệp luôn chủ động cân đối nguồn lực tài chính cho hoạt động thương mại. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều gắn liền với hóa đơn hợp lệ. Đây là nền tảng bảo đảm an toàn tài chính lâu dài cho đơn vị kinh doanh vật liệu xây dựng.

1.1. Đặc điểm kế toán công nợ phải thu và phải trả

Công tác quản lý công nợ tại doanh nghiệp bao gồm hai mảng chính. Nợ phải thu đại diện cho giá trị hàng hóa giao cho khách hàng chưa thu tiền. Nợ phải trả phản ánh nghĩa vụ tài chính đối với nhà sản xuất gạch men. Kế toán phân loại từng đối tượng theo thời hạn nợ và quy mô phát sinh. Khoản nợ phải thu cần được thu hồi nhanh nhằm bảo toàn nguồn vốn lưu động. Khoản nợ phải trả đòi hỏi kế hoạch chi trả hợp lý nhằm giữ uy tín kinh doanh. Doanh nghiệp cần giám sát tuổi nợ liên tục trên từng hợp đồng thương mại. Sự cân bằng giữa hai luồng công nợ này quyết định trực tiếp đến sự ổn định ngân quỹ.

1.2. Chứng từ và tài khoản kế toán công nợ áp dụng

Doanh nghiệp áp dụng nghiêm ngặt các mẫu chứng từ theo quy định kế toán hiện hành. Hồ sơ công nợ gồm hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, phiếu chi và giấy báo Nợ. Kế toán sử dụng tài khoản 131 để theo dõi chi tiết từng khách hàng mua gạch men. Tài khoản 331 được dùng để quản lý công nợ đối với các nhà cung ứng vật tư. Định kỳ, nhân viên kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ cái. Mọi khoản giảm giá, chiết khấu thương mại hay hàng bán trả lại đều được ghi nhận chuẩn xác. Việc luân chuyển chứng từ minh bạch giúp ngăn chặn các sai sót nghiệp vụ phát sinh.

II. Phân tích thực trạng công nợ tại Công ty Gạch Men Đại Quang

Phân tích tài chính phản ánh rõ nét biến động công nợ trong giai đoạn 2021 đến 2023. Năm 2022 ghi nhận các khoản phải thu ngắn hạn tăng trưởng đột biến 185,91% so với năm 2021. Sự gia tăng này bắt nguồn từ chính sách nới lỏng tín dụng thương mại để mở rộng thị phần gạch men. Tuy nhiên, tình trạng này khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ bị ứ đọng vốn nghiêm trọng. Đến năm 2023, doanh nghiệp chủ động thu hẹp quy mô công nợ phải thu giảm 55,58% nhằm giảm thiểu rủi ro nợ xấu. Đồng thời, các khoản phải trả người bán có sự dao động mạnh theo từng đợt nhập hàng hóa. Mức độ phụ thuộc vào nguồn vốn chiếm dụng từ đối tác duy trì ở mức cao. Các chỉ số về vòng quay khoản phải thu cho thấy hiệu quả thu hồi nợ chưa đạt kỳ vọng tối ưu. Doanh nghiệp chịu áp lực thanh toán khi các nhà sản xuất yêu cầu tất toán công nợ đúng hạn. Thực trạng đòi hỏi việc phân tích chi tiết cấu trúc nợ cần được thực hiện thường xuyên hơn.

2.1. Biến động các khoản phải thu giai đoạn 2021 2023

Chỉ tiêu phải thu ngắn hạn ghi nhận sự biến động rõ nét qua ba năm tài chính. Năm 2021, tổng giá trị khoản phải thu duy trì ở mức cân bằng so với quy mô kinh doanh. Sang năm 2022, doanh số bán chịu bùng nổ khiến chỉ số này tăng vọt gần hai lần. Việc mở rộng đối tượng cấp hạn mức tín dụng làm phân tán nguồn lực quản lý. Nhiều khách hàng trì hoãn thanh toán vượt quá thời hạn cam kết trong hợp đồng thương mại. Đến năm 2023, doanh nghiệp siết chặt điều kiện công nợ, dẫn đến số dư phải thu giảm mạnh hơn một nửa. Sự sụt giảm giúp thanh lọc nhóm đại lý có năng lực tài chính yếu kém.

2.2. Đánh giá rủi ro chiếm dụng vốn và nợ đọng

Tình trạng nợ đọng kéo dài tạo áp lực nặng nề lên dòng vốn lưu động của công ty. Khách hàng chậm thanh toán buộc doanh nghiệp phải dùng vốn vay bù đắp thiếu hụt ngân quỹ. Chi phí lãi vay phát sinh làm suy giảm biên lợi nhuận của ngành phân phối gạch. Đồng thời, việc chiếm dụng vốn từ nhà cung cấp thông qua tài khoản 331 tiềm ẩn nguy cơ mất uy tín. Nhà sản xuất có thể cắt giảm chiết khấu hoặc áp dụng mức giá giao hàng kém ưu đãi. Nếu không trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đầy đủ, số liệu kế toán sẽ thiếu trung thực. Rủi ro thanh khoản luôn rình rập khi các khoản nợ không được giải quyết dứt điểm.

III. Giải pháp quản lý kế toán công nợ ở Công ty Gạch Men Đại Quang

Nhằm khắc phục bất cập trong công tác công nợ, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ nhiều giải pháp thiết thực. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình phân loại khách hàng dựa trên lịch sử thanh toán và năng lực tài chính. Hạn mức bán chịu cần được thiết lập chặt chẽ cho từng đối tác kinh doanh. Bộ phận kế toán phải thường xuyên lập báo cáo phân tích tuổi nợ định kỳ theo tuần. Các công cụ nhắc nợ tự động qua hệ thống phần mềm cần được ứng dụng để tăng tốc độ thu hồi tiền. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thương lượng lại các điều khoản thanh toán với nhà cung cấp gạch men. Tận dụng tối đa chiết khấu thanh toán sớm giúp giảm giá vốn hàng mua đáng kể. Việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi cần thực hiện đúng quy định pháp luật. Doanh nghiệp phải phân định rõ ràng trách nhiệm thu hồi công nợ cho nhân viên kinh doanh. Kỷ luật tài chính nghiêm ngặt là yếu tố then chốt giúp tối ưu hóa vốn lưu động.

3.1. Hoàn thiện quy trình kiểm soát nợ phải thu khách hàng

Doanh nghiệp cần ban hành chính sách tín dụng rõ ràng trước khi ký kết hợp đồng phân phối. Mọi đại lý mới phải trải qua quá trình thẩm định uy tín và khả năng thanh toán nghiêm ngặt. Doanh nghiệp cần quy định rõ hạn mức nợ tối đa và thời gian thanh toán cụ thể cho từng nhóm bạn hàng. Kế toán công nợ phối hợp chặt chẽ cùng nhân viên bán hàng để theo sát tiến độ trả tiền. Các biện pháp chiết khấu thanh toán nên được đưa ra để khuyến khích đối tác trả nợ trước hạn. Khi phát sinh nợ quá hạn, doanh nghiệp phải nhanh chóng ngừng xuất hàng để bảo đảm an toàn nguồn tài chính.

3.2. Tối ưu hóa chính sách chiết khấu và theo dõi nợ phải trả

Quản lý nợ phải trả đòi hỏi sự điều phối linh hoạt giữa nguồn tiền mặt và kỳ hạn thanh toán. Doanh nghiệp cần lập kế hoạch trả nợ hàng tuần nhằm tránh áp lực dòng tiền đột biến. Kế toán cần rà soát các cam kết về chiết khấu mua hàng số lượng lớn từ nhà cung ứng gạch. Việc thanh toán đúng hạn giúp doanh nghiệp hưởng trọn vẹn chiết khấu thương mại và tạo dựng uy tín lâu bền. Đối chiếu công nợ nhà phân phối phải được xác nhận bằng văn bản có chữ ký của hai bên. Mọi chênh lệch giữa hóa đơn giao hàng và biên bản nghiệm thu cần xử lý kịp thời để tránh sai lệch sổ sách kế toán.

IV. Kết luận về ứng dụng phân tích công nợ Công ty Gạch Men Đại Quang

Hoàn thiện hệ thống kế toán và phân tích công nợ là chìa khóa nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Qua thực tiễn tại Công ty TNHH Thương Mại Gạch Men Đại Quang, việc kiểm soát công nợ mang lại giá trị thiết thực. Doanh nghiệp không chỉ bảo toàn được tài sản ngắn hạn mà còn giảm thiểu chi phí huy động vốn bên ngoài. Dòng tiền kinh doanh duy trì ổn định tạo điều kiện mở rộng quy mô tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Các mô hình phân tích nợ cung cấp cơ sở dữ liệu quan trọng cho các quyết định mở rộng mạng lưới đại lý. Sự kết hợp giữa quy trình kiểm soát chặt chẽ và công nghệ số hóa giúp giảm thiểu sai sót tác nghiệp. Kế toán công nợ chuyển dịch từ ghi chép đơn thuần sang chức năng cố vấn chiến lược tài chính. Thực tiễn này là bài học quý giá cho các doanh nghiệp thương mại vật liệu xây dựng. Việc chủ động ứng phó trước biến động thị trường giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

4.1. Bài học kinh nghiệm từ mô hình quản trị công nợ

Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy quản trị nợ không thể tách rời chiến lược bán hàng. Doanh nghiệp không nên tăng trưởng doanh thu bằng mọi giá thông qua việc nới lỏng nợ. Mọi hạn mức bán nợ phải được kiểm soát dựa trên tỷ lệ an toàn vốn thực tế. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận bán hàng và kế toán giữ vai trò quyết định. Đơn vị cần thiết lập cơ chế thưởng phạt rõ ràng gắn với chỉ tiêu thu hồi nợ. Khi đối tác có dấu hiệu suy giảm năng lực thanh toán, biện pháp xử lý cần thực hiện ngay. Việc quản trị rủi ro từ sớm giúp doanh nghiệp đứng vững trước mọi biến động kinh tế.

4.2. Định hướng ứng dụng công nghệ trong kiểm soát nợ

Ứng dụng chuyển đổi số là xu thế tất yếu trong công tác kế toán công nợ hiện đại. Doanh nghiệp cần nâng cấp phần mềm kế toán sang hệ thống quản trị tích hợp ERP. Dữ liệu công nợ được cập nhật tức thời theo thời gian thực giúp ban lãnh đạo nắm bắt biến động dòng tiền nhanh chóng. Việc tự động hóa phát hành biên bản đối chiếu công nợ qua thư điện tử giúp tiết kiệm chi phí hành chính. Công nghệ số còn hỗ trợ phân tích xu hướng thanh toán của khách hàng một cách khoa học. Nhờ đó, doanh nghiệp xây dựng được chính sách thương mại thông minh và phòng ngừa tổn thất tài chính.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, quan hệ thanh toán phát sinh liên tục giữa đơn vị với khách hàng, nhà cung cấp và người lao động. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, hiện tượng chiếm dụng vốn lẫn nhau là điều khó tránh khỏi. Quản lý công nợ trực tiếp tác động tới dòng tiền, khả năng thanh khoản cũng như hiệu quả sinh lời của doanh nghiệp. Việc theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải thu và nợ phải trả giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định, tối ưu hóa cơ cấu vốn, giảm thiểu rủi ro phát sinh nợ quá hạn và nợ xấu, đồng thời hỗ trợ dự báo nhu cầu vốn lưu động trong ngắn hạn và dài hạn. Bên cạnh đó, công tác phân tích tình hình công nợ định kỳ cung cấp cơ sở dữ liệu quan trọng để nhà quản trị đánh giá sức mạnh tài chính, phát hiện các rủi ro tiềm ẩn và thiết lập chính sách tín dụng thương mại phù hợp.

Công ty TNHH Thương Mại Gạch Men Đại Quang là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực buôn bán vật liệu và thiết bị lắp đặt trong xây dựng, có trụ sở tại thị trường Thừa Thiên Huế. Với đặc thù kinh doanh gạch men ốp lát, thiết bị vệ sinh và vật liệu hoàn thiện, khối lượng giao dịch phát sinh công nợ diễn ra với tần suất cao và giá trị lớn. Việc xây dựng một quy trình hạch toán kế toán công nợ chuẩn mực và phân tích định kỳ số liệu công nợ trở thành yêu cầu thiết yếu nhằm bảo vệ tài sản doanh nghiệp, kiểm soát rủi ro thu hồi nợ và duy trì khả năng thanh toán. Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thanh Nhi thực hiện nghiên cứu chuyên sâu về đề tài này.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:

• Mục tiêu chung: Nghiên cứu thực trạng kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Thương Mại Gạch Men Đại Quang; trên cơ sở hệ thống hóa lý luận và khảo sát thực tế, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán công nợ và nâng cao hiệu quả quản lý công nợ tại doanh nghiệp.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Thứ nhất: Hệ thống hóa các cơ sở lý luận liên quan đến kế toán công nợ, phân tích tình hình công nợ và đánh giá khả năng thanh toán trong doanh nghiệp.
  2. Thứ hai: Tìm hiểu và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Thương Mại Gạch Men Đại Quang.
  3. Thứ ba: Đánh giá những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại từ thực tiễn hoạt động của công ty, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán cũng như quản lý công nợ tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Thương Mại Gạch Men Đại Quang.
• Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương Mại Gạch Men Đại Quang (địa chỉ: Ngọc Anh, Phường Phú Thượng, Quận Thuận Hóa, Thành phố Huế).
• Phạm vi nội dung: Nghiên cứu tập trung vào các phần hành kế toán công nợ chủ yếu, bao gồm: Kế toán nợ phải thu khách hàng (Tài khoản 131), kế toán thuế Giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ (Tài khoản 133), kế toán nợ phải trả người bán (Tài khoản 331), kế toán nợ phải trả người lao động (Tài khoản 334), và kế toán thuế cùng các khoản phải nộp Nhà nước (Tài khoản 333).
• Phạm vi dữ liệu và thời gian: Số liệu trên Báo cáo tài chính của công ty trong 3 năm liên tiếp (2021, 2022 và 2023) phục vụ phân tích tài chính; số liệu sổ sách, chứng từ kế toán thực tế thu thập trong Quý III năm 2024 làm minh họa cho quy trình hạch toán.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý thuyết dựa trên hệ thống văn bản pháp lý, chuẩn mực kế toán hiện hành và các giáo trình chuyên ngành kế toán tài chính:

• Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật: Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính (đặc biệt là Điều 16 về nợ phải thu, Điều 17 về phải thu khách hàng, Điều 18 về thuế GTGT được khấu trừ, Điều 39 về nợ phải trả, Điều 40 về phải trả người bán, Điều 41 về thuế và các khoản nộp Nhà nước, Điều 42 về phải trả người lao động); Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01 - đoạn 18, 28 và 42 về định nghĩa và nguyên tắc ghi nhận nợ phải trả); Luật Thuế Giá trị gia tăng số 01/VBHP-VPQH ngày 28/04/2016; Luật Kế toán Việt Nam.
• Khung lý luận chuyên ngành: Trích dẫn khái niệm và bản chất nợ phải thu từ các công trình học thuật của PGS.TS. Võ Văn Nhị (2010) và GS.TS. Ngô Thế Chi (2008), xác định nợ phải thu là bộ phận tài sản của doanh nghiệp bị các chủ thể bên ngoài hoặc bên trong chiếm dụng tạm thời, phản ánh quyền đòi tiền hoặc dịch vụ trong tương lai.

Hệ thống chỉ tiêu phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán được tác giả vận dụng gồm:

• Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả: Phản ánh tỷ quan giữa phần vốn doanh nghiệp bị chiếm dụng và phần vốn doanh nghiệp đi chiếm dụng. Công thức: (Tổng các khoản phải thu / Tổng các khoản phải trả) × 100.
• Hệ số vòng quay các khoản phải thu: Doanh thu thuần / Các khoản phải thu bình quân (ĐVT: vòng).
• Kỳ thu tiền bình quân: 360 / Hệ số vòng quay các khoản phải thu (ĐVT: ngày).
• Hệ số vòng quay các khoản phải trả: (Giá vốn hàng bán + Tăng/giảm Hàng tồn kho) / Các khoản phải trả bình quân (ĐVT: vòng).
• Thời gian quay vòng các khoản phải trả: 360 / Hệ số vòng quay các khoản phải trả (ĐVT: ngày).
• Hệ số nợ: Nợ phải trả / Tổng tài sản (ĐVT: lần).
• Hệ số tự tài trợ: Nguồn vốn chủ sở hữu / Tổng tài sản (ĐVT: lần).
• Hệ số khả năng thanh toán hiện hành: Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn (ĐVT: lần).
• Hệ số khả năng thanh toán nhanh: (Tài sản ngắn hạn - Hàng tồn kho) / Nợ ngắn hạn (ĐVT: lần).
• Hệ số khả năng thanh toán tức thời: Tiền và các khoản tương đương tiền / Nợ ngắn hạn (ĐVT: lần).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được triển khai qua hai nhóm chính:

• Phương pháp thu thập thông tin:
  • Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp quy trình làm việc của nhân viên phòng kế toán, quy trình xử lý dữ liệu và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán giữa các phòng ban.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phân tích các thông tư, quy định kế toán, chuẩn mực kiểm toán và giáo trình lý thuyết.
  • Phương pháp thu thập số liệu: Trích xuất Báo cáo tài chính các năm 2021, 2022, 2023 và hệ thống chứng từ gốc, sổ sách chi tiết, sổ Cái liên quan đến các tài khoản công nợ của doanh nghiệp.
• Phương pháp phân tích dữ liệu:
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phần mềm bảng tính Microsoft Excel để lập bảng tính, tính toán các chỉ số biến động tài chính.
  • Phương pháp so sánh: So sánh số liệu giữa các niên độ kế toán bằng số tuyệt đối và tương đối nhằm xác định xu hướng biến động của tài sản, nguồn vốn và công nợ.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Xử lý thông tin đa chiều từ chứng từ đến sổ kế toán và báo cáo tổng hợp để đưa ra nhận xét khoa học.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý thuyết về kế toán và phân tích công nợ:

• Bản chất và nguyên tắc hạch toán: Nêu rõ nguyên tắc quản lý chi tiết theo kỳ hạn thanh toán, đối tượng nợ, loại tiền tệ. Quy định rõ việc phân loại nợ phải thu (phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác) và nợ phải trả (phải trả người bán, phải trả nội bộ, phải trả khác) theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Phương pháp kế toán các phần hành công nợ chủ yếu:
  • Kế toán nợ phải thu khách hàng: Hạch toán trên Tài khoản 131 (gồm 1311 - Phải thu của người mua, 1312 - Ứng trước của người mua); sử dụng các chứng từ như Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Hợp đồng kinh tế, Biên bản bù trừ công nợ; nguyên tắc trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
  • Kế toán thuế GTGT được khấu trừ: Hạch toán trên Tài khoản 133 (1331 - Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dịch vụ, 1332 - Thuế GTGT đầu vào của TSCĐ).
  • Kế toán nợ phải trả người bán: Hạch toán trên Tài khoản 331, theo dõi chặt chẽ chi tiết từng chủ nợ, các khoản ứng trước, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng mua và các nghiệp vụ tạm tính khi chưa có hóa đơn vào thời điểm cuối kỳ.
  • Kế toán các khoản phải trả người lao động: Hạch toán trên Tài khoản 334 về tiền lương, phụ cấp, thưởng và các khoản trích theo lương; căn cứ bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương.
  • Kế toán thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Hạch toán trên Tài khoản 333 (bao gồm 9 tài khoản cấp 2); quy định hạch toán các loại thuế gián thu, thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân.
• Cơ sở lý luận về phân tích tình hình công nợ và thanh khoản: Trình bày chi tiết công thức, ý nghĩa kinh tế và ngưỡng đánh giá của các chỉ số tài chính (tỷ lệ thu/trả, số vòng quay, kỳ hạn nợ bình quân, hệ số tự tài trợ, hệ số nợ, các chỉ số thanh toán hiện hành, nhanh và tức thời).

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Thương Mại Gạch Men Đại Quang

Chương 2 phản ánh toàn diện thực tế vận hành kế toán và số liệu tài chính tại công ty:

• Tổng quan doanh nghiệp: Công ty thành lập ngày 29/01/2019 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mã số 3301644130 do Cục Thuế Thành phố Huế quản lý; người đại diện pháp luật là ông Trần Tiễn Diện. Ngành nghề kinh doanh chính gồm bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng (mã ngành 4663), bán buôn thiết bị máy móc khác (mã 4659), bán lẻ sơn, kính và thiết bị trong cửa hàng chuyên doanh (mã 4752), và vận tải hàng hóa đường bộ (mã 4933). Bộ máy quản lý gồm Ban Giám đốc chỉ đạo các phòng: Kinh doanh, Kế toán, Quản lý kho, Hành chính nhân sự, Kỹ thuật. Bộ máy kế toán tổ chức tập trung gồm: Kế toán trưởng, Kế toán công nợ, Kế toán bán hàng, Kế toán thuế, Kế toán lương và Thủ quỹ.
• Chính sách kế toán áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng Chế độ Kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ VNĐ; kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; phương pháp tính giá xuất kho bình quân tức thời; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; hình thức ghi sổ Nhật ký chung thực hiện hoàn toàn trên phần mềm kế toán MISA 2023.
• Thực trạng nguồn lực lao động giai đoạn 2021 - 2023:

Chỉ tiêu	Năm 2021 (Người)	Cơ cấu (%)	Năm 2022 (Người)	Cơ cấu (%)	Năm 2023 (Người)	Cơ cấu (%)	So sánh 2022/2021 (%)	So sánh 2023/2022 (%)
Tổng số lao động	19	100,00	17	100,00	14	100,00	-10,53	-17,65
Phân theo giới tính:
- Nam	5	26,32	5	29,41	3	21,43	0,00	-40,00
- Nữ	14	73,68	12	70,59	11	78,57	-14,29	-8,33
Phân theo trình độ:
- Đại học, Cao đẳng	13	68,42	11	64,71	11	78,57	-15,38	0,00
- Lao động phổ thông	6	31,58	6	35,29	3	21,43	0,00	-50,00

Ghi chú số liệu: Số lượng lao động cắt giảm dần do tác động sau đại dịch COVID-19 và suy thoái kinh tế. Tỷ lệ lao động nữ luôn chiếm trên 70% do nhu cầu tư vấn bán hàng tại showroom gạch men.

• Biến động tài sản và nguồn vốn giai đoạn 2021 - 2023:
  • Về nguồn vốn: Doanh nghiệp có tính độc lập tài chính rất cao khi nguồn vốn chủ sở hữu tài trợ cho hơn 90% tổng tài sản hoạt động.
  • Về tài sản: Tổng tài sản năm 2021 đạt 31.927.322.425 đồng; năm 2022 tăng nhẹ 640.763 đồng (tương ứng tăng 2,01%); sang năm 2023 giảm nhẹ 0,38% so với năm 2022.
  • Tài sản ngắn hạn: Năm 2021 đạt 14.987.579.236 đồng; năm 2022 tăng lên 15.536.813.376 đồng (tăng 3,66%); năm 2023 tiếp tục tăng lên 15.715.553.149 đồng (tăng 1,15%). Trong đó, năm 2022 khoản mục phải thu tăng mạnh 466.583 đồng (tăng 185,91%), tiền và tương đương tiền tăng 27,85%. Năm 2023, khoản mục đầu tư tài chính giảm 100%, các khoản phải thu giảm 55,58%, tiền giảm 7,66%, trong khi giá trị hàng tồn kho tăng lên giữ cho tài sản ngắn hạn duy trì mức tăng trưởng nhẹ.
  • Tài sản dài hạn: Năm 2021 đạt 16.939.743.189 đồng; năm 2022 đạt 17.030.874.812 đồng; năm 2023 giảm xuống còn 16.728.441.597 đồng.
• Thực trạng công tác hạch toán kế toán công nợ:
  • Khóa luận mô tả quy trình hạch toán chi tiết dựa trên dữ liệu chứng từ Quý III/2024: Minh họa quy trình bán hàng qua Hóa đơn GTGT số 2029, Phiếu xuất kho số 2029, vào Sổ chi tiết TK 131, Sổ Nhật ký chung và lập Biên bản đối chiếu, xác nhận công nợ.
  • Minh họa nghiệp vụ mua hàng hóa từ Công ty MIKADO - Đà Nẵng: Lập Phiếu nhập kho, kiểm tra Hóa đơn GTGT mua hàng, thanh toán qua Ủy nhiệm chi ngân hàng, phản ánh vào Sổ chi tiết TK 331, Sổ Cái TK 331, Sổ Cái TK 1331 và Tờ khai thuế GTGT Quý III/2024.
  • Phản ánh quy trình trích nộp bảo hiểm, chi trả lương qua TK 334 và kê khai nộp thuế qua TK 33311 trên hệ thống phần mềm MISA.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán công nợ và tình hình công nợ tại Công ty

Dựa trên thực trạng phân tích, tác giả đưa ra các nhóm nội dung:

• Đánh giá chung:
  • Ưu điểm: Bộ máy kế toán được tổ chức chuyên môn hóa; áp dụng phần mềm kế toán MISA giúp việc xử lý dữ liệu và in ấn báo cáo tài chính nhanh chóng; tuân thủ đúng các quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133; vốn chủ sở hữu chiếm tỷ trọng áp đảo giúp rủi ro phá sản ở mức thấp.
  • Hạn chế: Công tác đối chiếu công nợ định kỳ đôi lúc chưa kịp thời; công nợ phải thu bị biến động mạnh qua các năm; việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi chưa được thực hiện triệt để theo quy định; chính sách bán chịu chưa có sự phân loại xếp hạng tín nhiệm khách hàng chi tiết.
• Các giải pháp hoàn thiện:
  • Về tổ chức công tác kế toán: Hoàn thiện quy trình kiểm soát luân chuyển chứng từ; đẩy mạnh ứng dụng tính năng cảnh báo nợ đến hạn, nợ quá hạn tự động trên phần mềm MISA; lập đầy đủ hồ sơ và thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo đúng Thông tư 133 nhằm phản ánh đúng giá trị tài sản.
  • Về quản trị công nợ: Xây dựng chính sách bán hàng linh hoạt, bổ sung chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm; thiết lập hạn mức tín dụng và thời hạn nợ cụ thể dựa trên việc đánh giá lịch sử thanh toán của từng nhóm khách hàng; thành lập quy trình thu hồi nợ nghiêm ngặt và phân công rõ trách nhiệm đôn đốc thu hồi nợ giữa nhân viên kinh doanh và kế toán công nợ.

Kết quả và đóng góp

• Kết quả dữ liệu thực nghiệm:
  • Khóa luận phản ánh bức tranh tài chính trung thực của doanh nghiệp qua 3 năm: Vốn chủ sở hữu luôn đảm bảo trên 90% tổng nguồn vốn, nợ phải trả chiếm tỷ lệ rất nhỏ.
  • Ghi nhận xu hướng tái cấu trúc nhân sự thời kỳ hậu đại dịch: Lao động giảm từ 19 người (2021) xuống 17 người (2022) và còn 14 người (2023), trong đó lao động phổ thông cắt giảm tới 50%, duy trì đội ngũ bán hàng nữ có trình độ chuyên môn (chiếm gần 79% tổng số lao động năm 2023).
  • Quy mô tài sản ngắn hạn tăng trưởng qua từng năm (từ 14,98 tỷ năm 2021 lên 15,53 tỷ năm 2022 và 15,71 tỷ năm 2023).
  • Chứng minh được quy trình xử lý kế toán thực tế tại đơn vị vận hành khớp đúng theo biểu mẫu chứng từ (hóa đơn 2029, mua hàng Mikado Đà Nẵng) trên phần mềm MISA 2023.
• Đóng góp về mặt giải pháp: Đề xuất các biện pháp hoàn thiện công tác kế toán công nợ gắn liền với đặc thù thương mại gạch men, kết hợp chặt chẽ giữa kỹ thuật hạch toán (trích lập dự phòng, chuẩn hóa sổ sách) và quản trị tài chính (chính sách tín dụng, quy trình thu hồi nợ).
• Đóng góp học thuật: Cung cấp nghiên cứu điển hình (case study) về việc vận hành Thông tư 133/2016/TT-BTC tại một doanh nghiệp thương mại nhỏ và vừa có quy mô tài sản trên 30 tỷ đồng ở khu vực miền Trung.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế:
  • Phạm vi khảo sát tài chính giới hạn trong 3 năm (2021 - 2023), là giai đoạn chịu tác động bất thường của dịch bệnh COVID-19 và biến động của thị trường bất động sản, xây dựng.
  • Các minh chứng chứng từ và sổ sách chi tiết chỉ mới tập trung thu thập trong Quý III năm 2024, chưa bao quát trọn vẹn cả chu kỳ kinh doanh cả năm.
  • Đề tài dừng lại ở phạm vi một doanh nghiệp cụ thể, chưa đối chiếu so sánh chỉ số công nợ với các doanh nghiệp cùng ngành phân phối vật liệu xây dựng trên địa bàn.
• Hướng nghiên cứu tiếp:
  • Mở rộng chuỗi số liệu tài chính theo dõi từ 5 năm trở lên để đánh giá chính xác hơn chu kỳ quay vòng vốn sau khi thị trường xây dựng phục hồi hoàn toàn.
  • Đi sâu nghiên cứu mô hình quản lý rủi ro tín dụng khách hàng và tối ưu hóa chính sách chiết khấu thanh toán cho doanh nghiệp thương mại phân phối.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo cụ thể đối với:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Cung cấp tài liệu tham khảo thực tế về phương pháp trình bày một khóa luận tốt nghiệp theo cấu trúc chuẩn của Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế; phương pháp phân tích tài chính kết hợp hạch toán thực tế trên phần mềm MISA theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Kế toán viên và nhà quản lý tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ: Cung cấp mẫu biểu đối chiếu công nợ, quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu bán hàng/mua hàng đến lên sổ chi tiết, sổ Cái và lập tờ khai thuế GTGT; tham khảo hệ thống chỉ tiêu phân tích công nợ để áp dụng vào thực tế kiểm soát dòng tiền doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp trong khóa luận áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào?

Công ty TNHH Thương Mại Gạch Men Đại Quang áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung và thực hiện toàn bộ công tác kế toán trên phần mềm MISA 2023.

2. Tình hình lao động tại Công ty Gạch Men Đại Quang biến động như thế nào trong giai đoạn 2021 - 2023 và nguyên nhân do đâu?

Quy mô lao động giảm liên tục qua 3 năm: Từ 19 người (năm 2021) giảm xuống 17 người (năm 2022, giảm 10,53%) và tiếp tục giảm xuống còn 14 người (năm 2023, giảm 17,65%). Nguyên nhân do công ty chịu ảnh hưởng tiêu cực từ đại dịch COVID-19 và suy thoái kinh tế làm sụt giảm nhu cầu xây dựng, buộc công ty phải cắt giảm nhân sự (đặc biệt là lao động phổ thông, giảm 50% vào năm 2023) để tối ưu hóa chi phí.

3. Cơ cấu nguồn vốn của doanh nghiệp có đặc điểm nổi bật gì qua 3 năm nghiên cứu?

Nguồn vốn của công ty có tính tự chủ tài chính rất cao khi hơn 90% tổng tài sản được tài trợ từ nguồn vốn chủ sở hữu. Tỷ trọng nợ phải trả của công ty duy trì ở mức rất thấp trong suốt giai đoạn 2021 - 2023.

4. Phần hành kế toán công nợ trong khóa luận tập trung nghiên cứu những tài khoản kế toán cụ thể nào?

Khóa luận tập trung nghiên cứu 5 tài khoản công nợ trọng yếu:

• Tài khoản 131: Phải thu khách hàng (chi tiết 1311 và 1312).
• Tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ (chi tiết 1331 và 1332).
• Tài khoản 331: Phải trả cho người bán.
• Tài khoản 334: Phải trả người lao động.
• Tài khoản 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

5. Dữ liệu thực tế nào được tác giả sử dụng làm minh họa cho quy trình ghi chép kế toán tại công ty?

Quy trình hạch toán được minh họa bằng chứng từ và sổ kế toán thực tế phát sinh trong Quý III năm 2024, bao gồm: Hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho bán hàng số 2029; giao dịch nhập kho mua hàng từ nhà cung cấp Mikado Đà Nẵng; Ủy nhiệm chi ngân hàng; Phiếu chi lương; các sổ chi tiết, sổ Cái liên quan và Tờ khai thuế GTGT Quý III/2024.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Nguyễn Thanh Nhi đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán công nợ và các chỉ tiêu phân tích công nợ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Công trình đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác hạch toán chứng từ, ghi sổ phần mềm MISA 2023 và phân tích sâu các biến động về lao động, tài sản, nguồn vốn của Công ty TNHH Thương Mại Gạch Men Đại Quang giai đoạn 2021 - 2023. Các giải pháp được đề xuất xuất phát trực tiếp từ các tồn tại trong quy trình kiểm soát công nợ, mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho công tác kế toán và quản trị tài chính tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ TẠI DOANH NGHIỆP 1. Lý luận về kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại doanh nghiệp 1. Một số khái niệm về công nợ và phân tích công nợ Mối quan hệ thường xuyên phát sinh trong quá trình kinh doanh giữa doanh nghiệp với người mua, người bán và nhân viên được gọi là quan hệ thanh toán. Quan hệ này là cơ sở của phát sinh kế toán công nợ, kế toán công nợ có nhiệm vụ hạch toán các khoản phải thu và phải trả diễn ra trong suốt quá trình kinh doanh[3].

Khái niệm về kế toán các khoản phải thu a) Khái niệm Theo PGS.TS Võ Văn Nhị (2010): “ Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp, phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp khi thực hiện việc cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cũng như một số trường hợp khác khiến cho một số bộ phận tài sản của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời [8]” Các khoản phải thu trong doanh nghiệp thể hiện quyền lợi của doanh nghiệp đối với một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ, mà doanh nghiệp sẽ thu hồi trong tương lai. Đây là tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế hoặc cá nhân khác tạm thời chiếm dụng và doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi. Kế toán doanh nghiệp ghi nhận và phản ánh các khoản phải thu trên bảng cân đối kế toán, bao gồm cả các khoản nợ chưa được thu hồi cũng như những khoản nợ chưa đến hạn thanh toán [4]. Ngô Thế Chi (2008 ): “ Các khoản phải thu là các khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức đơn vị bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hóa, vật tư và các khoản dịch vụ khác chưa thanh toán cho doanh nghiệp” b) Phân loại Theo khoản 2 điều 16 thông tư 133/2016/ TT-BTC quy định về nguyên tắc phân loại các khoản nợ phải thu Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua- bán như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản giữa doanh nghiệp và người mua.

Khoản phải thu này gồm 5 các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác. Phải thu nội bộ gồm các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên với đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc. Phải thu khác gồm các khoản phải thu không có tính thương mại, không liên quan đến giao dịch mua – bán như: + Các khoản phải thu do doanh thu tài chính tạo ra như: cho vay, tiền gửi, cổ tức và lợi nhuận được chia. + Các khoản bên chi hộ thứ ba được ủy quyền nhận lại; Các khoản bên nhận ủy thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao ủy thác + Các khoản mang tính thương mại như: cho mượn tài sản, tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý [2].

Khái niệm về kế toán các khoản phải trả a) Khái niệm Theo VAS 01 đoạn 18 và 28 - Chuẩn mực kế toán (2002): Nghĩa vụ của doanh nghiệp ở hiện tại khi doanh nghiệp phát sinh các giao dịch và sự kiện cần phải thanh toán bằng nguồn lực của mình như: mua hàng chưa thanh toán, vay nợ, bảo hành hàng hóa, trả nhân viên, nộp thuế. Được gọi là nợ phải trả[1].