Thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán tại Công ty TNHH tổng hợp xuất nhập khẩu Phúc Thịnh

Khóa luận kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán tại Công ty XNK Phúc Thịnh

• Tác giả: Quàng Thu Huyền
• Người hướng dẫn: ThS. Trần Thị Trà My
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán tại Công ty TNHH tổng hợp xuất nhập khẩu Phúc Thịnh
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán công nợ và thanh toán tại XNK Phúc Thịnh

Kế toán công nợ giữ vai trò then chốt trong chu trình luân chuyển vốn của Công ty TNHH Tổng hợp Xuất nhập khẩu Phúc Thịnh. Doanh nghiệp hoạt động mạnh trong lĩnh vực phân phối, xuất nhập khẩu hàng hóa. Đặc thù kinh doanh đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong việc ghi nhận các giao dịch mua bán chịu. Phòng kế toán sử dụng hệ thống chứng từ gồm hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và chứng từ ngân hàng. Mọi phát sinh công nợ đều được phản ánh liên tục qua các tài khoản kế toán chuyên biệt. Tài khoản 131 theo dõi chi tiết khoản phải thu của từng khách hàng. Tài khoản 331 ghi nhận nghĩa vụ thanh toán đối với nhà cung cấp. Việc phân loại công nợ theo thời hạn giúp ban giám đốc nắm bắt rõ chất lượng tài sản. Khả năng thanh toán thể hiện năng lực duy trì dòng tiền ổn định để trang trải chi phí vận hành. Quản lý chặt chẽ công nợ giúp giảm thiểu tình trạng ứ đọng vốn và duy trì uy tín doanh nghiệp trên thương trường. Hệ thống sổ sách kế toán nhật ký chung được vận hành đồng bộ nhằm phục vụ việc kiểm toán nội bộ định kỳ.

1.1. Bản chất kế toán công nợ trong doanh nghiệp thương mại

Kế toán công nợ phản ánh quyền đòi tiền và trách nhiệm tài chính phát sinh từ mua bán hàng hóa. Khoản phải thu là tài sản của công ty bị đối tác chiếm dụng hợp pháp. Ngược lại, khoản phải trả đại diện cho nguồn vốn mà công ty sử dụng tạm thời từ bên bán. Quy trình kế toán bắt đầu từ hợp đồng kinh tế và biên bản giao nhận hàng. Nhân viên hạch toán cập nhật số liệu ngay khi có chứng từ hợp lệ. Sổ chi tiết công nợ phân loại theo từng đối tượng kinh doanh. Công việc đối chiếu công nợ diễn ra cuối mỗi tháng nhằm tránh sai lệch số dư. Số liệu chính xác tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính trung thực và kịp thời.

1.2. Ý nghĩa chỉ số thanh toán đối với dòng tiền công ty

Khả năng thanh toán đo lường mức độ sẵn sàng chi trả các khoản nợ đến hạn bằng tài sản hiện có. Các hệ số thanh toán gồm hệ số thanh toán hiện hành, thanh toán nhanh và thanh toán tức thời. Chỉ số cao cho thấy doanh nghiệp có tính thanh khoản tốt và rủi ro phá sản thấp. Ngược lại, chỉ số quá thấp cảnh báo nguy cơ mất khả năng chi trả khi chủ nợ yêu cầu tất toán. Doanh nghiệp cần duy trì tỷ lệ tiền mặt hợp lý để thanh toán tiền hàng nhập khẩu. Sự cân bằng giữa tài sản ngắn hạn và nợ ngắn hạn giúp quy trình sản xuất kinh doanh diễn ra thông suốt. Do đó, việc theo dõi sát sao khả năng thanh toán là yêu cầu cấp thiết để bảo vệ cấu trúc tài chính bền vững.

II. Phân tích thực trạng công nợ và thanh toán tại XNK Phúc Thịnh

Giai đoạn 2021-2023 chứng kiến nhiều biến động trong cơ cấu tài chính của Công ty XNK Phúc Thịnh. Doanh thu bán hàng và chi phí kinh doanh có sự thay đổi rõ rệt qua từng năm. Năm 2022, quy mô kinh doanh mở rộng kéo theo giá vốn và chi phí quản lý tăng cao. Khoản phải thu khách hàng cũng gia tăng do công ty nới lỏng chính sách tín dụng thương mại nhằm mở rộng thị phần. Tuy nhiên, tốc độ thu hồi nợ chưa tương xứng với tốc độ tăng trưởng doanh số. Nhiều khoản nợ tồn đọng kéo dài làm giảm vòng quay vốn lưu động. Bên cạnh đó, các khoản nợ phải trả người bán chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng nguồn vốn. Áp lực thanh toán nợ ngắn hạn tăng cao vào các thời điểm đáo hạn tiền hàng. Các hệ số thanh toán hiện hành và thanh toán nhanh có xu hướng suy giảm trong năm 2022 trước khi phục hồi nhẹ vào năm 2023. Tình trạng này phản ánh sự mất cân đối cục bộ giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra. Doanh nghiệp cần cơ chế giám sát công nợ nghiêm ngặt hơn để giảm thiểu nguy cơ thanh khoản.

2.1. Rủi ro từ các khoản phải thu tồn đọng kéo dài

Chính sách bán chịu tạo điều kiện thu hút khách hàng mới cho XNK Phúc Thịnh. Tuy nhiên, việc thiếu thẩm định uy tín tín dụng dẫn đến nợ xấu gia tăng. Một số đối tác thanh toán chậm trễ so với cam kết trên hợp đồng kinh tế. Tiền hàng bị chiếm dụng buộc công ty phải sử dụng nợ vay ngân hàng để bù đắp vốn lưu động. Chi phí lãi vay tăng lên làm bào mòn lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh. Kế toán công nợ gặp khó khăn trong việc đôn đốc thu nợ do thiếu hồ sơ pháp lý chặt chẽ. Nếu không trích lập dự phòng đầy đủ, báo cáo tài chính sẽ không phản ánh đúng giá trị thực của tài sản doanh nghiệp.

2.2. Áp lực thanh toán nợ ngắn hạn đối với nhà cung cấp

Nghĩa vụ phải trả nhà cung cấp chiếm tỷ trọng lớn trong nợ ngắn hạn của công ty. Hoạt động nhập khẩu đòi hỏi thanh toán ngoại tệ đúng hẹn để giữ hạn mức tín dụng. Khi tiền thu hồi từ khách hàng bị gián đoạn, khả năng thanh toán ngay lập tức bị suy yếu. Công ty phải đàm phán gia hạn nợ hoặc tìm kiếm các nguồn tài trợ thay thế. Sự chậm trễ làm ảnh hưởng trực tiếp đến mối quan hệ hợp tác với nhà phân phối chiến lược. Chi phí quản lý kinh doanh biến động mạnh cũng gây thêm áp lực lên quỹ tiền mặt. Việc thiếu hụt vốn tức thời có thể làm gián đoạn kế hoạch nhập hàng cho các kỳ tiếp theo. Đây là thách thức lớn đối với công tác kế toán thanh toán tại đơn vị.

III. Giải pháp tối ưu kế toán công nợ cho doanh nghiệp Phúc Thịnh

Doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp đồng bộ để tối ưu hóa quản lý nợ và nâng cao khả năng thanh toán. Bước đầu tiên là hoàn thiện chính sách bán chịu bằng cách xây dựng hạn mức tín dụng riêng cho từng nhóm đối tác. Phòng kinh doanh phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán để thẩm định năng lực tài chính của khách hàng trước khi ký kết đơn hàng lớn. Bên cạnh đó, việc ứng dụng phần mềm kế toán hiện đại giúp tự động hóa quá trình theo dõi tuổi nợ. Hệ thống phát cảnh báo sớm đối với các hóa đơn sắp đến hạn hoặc quá hạn. Đối với các khoản phải trả, công ty nên tận dụng tối đa thời gian ân hạn từ nhà cung cấp nhưng tuyệt đối không để phát sinh phạt chậm nợ. Việc xây dựng kế hoạch lưu chuyển tiền tệ theo tuần và tháng là điều bắt buộc. Biện pháp này giúp chủ động nguồn tiền mặt phục vụ việc trả nợ ngân hàng và nhà cung ứng. Đào tạo nâng cao chuyên môn cho đội ngũ kế toán viên cũng góp phần giảm thiểu sai sót trong chứng từ hạch toán.

3.1. Xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán linh hoạt

Chính sách chiết khấu thanh toán là công cụ đòn bẩy thúc đẩy khách hàng trả tiền sớm. XNK Phúc Thịnh có thể áp dụng tỷ lệ giảm giá 1% đến 2% trên tổng giá trị đơn hàng nếu khách thanh toán trong vòng 10 ngày. Biện pháp này kích thích người mua giải ngân nhanh chóng, giúp rút ngắn kỳ thu tiền bình quân. Nguồn tiền thu hồi sớm giúp giảm bớt nhu cầu vay vốn lưu động chịu lãi suất ngân hàng. Doanh nghiệp cần tính toán kỹ tỷ lệ chiết khấu sao cho chi phí giảm giá thấp hơn chi phí lãi vay tiết kiệm được. Sự linh hoạt trong chính sách thanh toán cũng củng cố mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác uy tín.

3.2. Kiểm soát định kỳ tuổi nợ và phân loại khách nợ

Lập bảng phân tích tuổi nợ là nhiệm vụ trọng tâm của kế toán công nợ tại XNK Phúc Thịnh. Kế toán chia các khoản nợ thành các nhóm: dưới 30 ngày, 30 đến 60 ngày, 60 đến 90 ngày và trên 90 ngày. Bảng theo dõi giúp phát hiện kịp thời các khoản nợ có nguy cơ chuyển thành nợ khó đòi. Doanh nghiệp cần phân công nhân sự chuyên trách liên hệ nhắc nợ ngay khi khoản thanh toán quá hạn 5 ngày. Đối với các khoản nợ trên 90 ngày, ban lãnh đạo cần áp dụng biện pháp dừng xuất hàng mới và yêu cầu cam kết lộ trình thanh toán rõ ràng. Quy trình phân loại chặt chẽ này giúp kiểm soát tổn thất tài chính và bảo toàn dòng vốn kinh doanh.

IV. Đánh giá ứng dụng quản trị công nợ hiệu quả tại XNK Phúc Thịnh

Quản trị công nợ và duy trì khả năng thanh toán ổn định là nền tảng cho sự phát triển bền vững của Công ty TNHH Tổng hợp Xuất nhập khẩu Phúc Thịnh. Việc thực hiện nghiêm ngặt các nguyên tắc kế toán không chỉ giúp bảo đảm tính tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ an toàn tài chính doanh nghiệp. Trong môi trường thương mại quốc tế đầy biến động, doanh nghiệp có tính thanh khoản cao sẽ luôn nắm giữ thế chủ động. Ban giám đốc cần nhìn nhận công tác kế toán nợ như một công cụ quản trị chiến lược chứ không đơn thuần là ghi chép sổ sách. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa kế toán, bán hàng và kho vận tạo nên sức mạnh nội tại vững chắc. Những cải tiến trong quy trình thu hồi nợ và điều phối nguồn tiền trả nhà cung cấp giúp giảm thiểu chi phí sử dụng vốn. Nâng cao năng lực thanh toán mở ra cơ hội tiếp cận các hạn mức tín dụng ưu đãi từ các ngân hàng thương mại lớn. Đầu tư bài bản vào quy trình kế toán công nợ đem lại lợi thế cạnh tranh lâu dài và gia tăng giá trị tổng thể cho doanh nghiệp.

4.1. Tác động tích cực đến xếp hạng tín dụng doanh nghiệp

Khả năng thanh toán lành mạnh giúp XNK Phúc Thịnh cải thiện điểm số tín nhiệm tại các tổ chức tín dụng. Khi doanh nghiệp luôn trả nợ đúng hạn, ngân hàng sẵn sàng nâng hạn mức cho vay lưu động với lãi suất ưu đãi. Uy tín thanh toán tốt cũng giúp công ty đàm phán thành công các điều khoản trả chậm dài hơn với nhà cung cấp quốc tế. Điều này tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội so với các đối thủ trong ngành xuất nhập khẩu. Xếp hạng tín dụng cao khẳng định vị thế tài chính vững vàng của đơn vị trên thị trường thương mại. Doanh nghiệp dễ dàng huy động thêm vốn tài trợ để mở rộng quy mô kinh doanh trong tương lai.

4.2. Bài học kinh nghiệm cho quản trị tài chính xuất nhập khẩu

Thực tiễn từ XNK Phúc Thịnh mang lại nhiều bài học giá trị cho các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ. Việc mở rộng thị phần không nên đánh đổi bằng việc thả nổi công nợ khách hàng. Kiểm soát chặt chẽ giá vốn và các chi phí quản lý là yếu tố sống còn để bảo vệ dòng tiền hoạt động. Doanh nghiệp cần xây dựng quỹ dự phòng thanh toán tiền mặt nhằm ứng phó trước các biến động tỷ giá và thị trường. Kế toán công nợ phải đóng vai trò chủ động cảnh báo rủi ro cho ban giám đốc thay vì ghi nhận thụ động. Sự minh bạch về sổ sách kế toán tạo cơ sở vững chắc cho các quyết định đầu tư kinh doanh an toàn.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong quản trị tài chính doanh nghiệp, công nợ giữ vai trò then chốt trong việc duy trì tính liên tục của chu chuyển vốn, bảo đảm thanh khoản và ổn định dòng tiền cho hoạt động kinh doanh. Quản lý công nợ hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí sử dụng vốn, hạn chế rủi ro nợ xấu và thiết lập mối quan hệ thanh toán lành mạnh với đối tác. Ngược lại, sự suy giảm khả năng kiểm soát nợ phải thu và nợ phải trả có thể dẫn đến ứ đọng vốn, suy giảm khả năng thanh toán và đối mặt với rủi ro đình trệ hoạt động.

Trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, môi trường sản xuất kinh doanh có sự cạnh tranh ngày càng gia tăng giữa các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công ty TNHH tổng hợp xuất nhập khẩu Phúc Thịnh (tiền thân là Công ty TNHH sản xuất bao bì Phúc Thịnh) hoạt động trong lĩnh vực sản xuất plastic, in ấn bao bì, gia công y tế và cung cấp văn phòng phẩm. Trước yêu cầu mở rộng quy mô thị trường và duy trì vị thế cạnh tranh, doanh nghiệp phải cân đối giữa chính sách bán hàng trả chậm để kích cầu và nghĩa vụ thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp nguyên vật liệu. Xuất phát từ thực tế thực tập tại đơn vị, tác giả Quàng Thu Huyền thực hiện đề tài nhằm phản ánh công tác hạch toán kế toán công nợ và đánh giá thực trạng năng lực thanh toán của công ty.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định thành mục tiêu chung và ba mục tiêu cụ thể:

• Mục tiêu chung: Nghiên cứu công tác kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán tại Công ty TNHH tổng hợp xuất nhập khẩu Phúc Thịnh; trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán công nợ và nâng cao khả năng thanh toán tại đơn vị.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận chung liên quan đến kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán trong doanh nghiệp.
  2. Tìm hiểu và trình bày thực trạng kế toán công nợ cùng việc phân tích khả năng thanh toán tại Công ty TNHH tổng hợp xuất nhập khẩu Phúc Thịnh.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong công tác kế toán công nợ và tình hình thanh toán của công ty, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định rõ ràng:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán tại Công ty TNHH tổng hợp xuất nhập khẩu Phúc Thịnh.
• Phạm vi không gian: Phòng kế toán của Công ty TNHH tổng hợp xuất nhập khẩu Phúc Thịnh.
• Phạm vi thời gian: Số liệu tài chính dùng để phân tích nguồn lực, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và khả năng thanh toán được thu thập trong giai đoạn 3 năm từ 2021 đến 2023. Các nghiệp vụ kế toán và chứng từ thực tế minh họa cho phần hành công nợ được trích xuất vào các tháng 2, tháng 3, tháng 9 và tháng 10 năm 2023.
• Phạm vi nội dung: Tập trung vào công tác kế toán nợ phải thu khách hàng (Tài khoản 131) và nợ phải trả người bán (Tài khoản 331), đồng thời phân tích các chỉ số tài chính phản ánh tình hình công nợ và năng lực thanh toán của doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên hệ thống văn bản pháp lý hiện hành và các công trình nghiên cứu chuyên ngành kế toán, tài chính:

• Khung pháp lý và chuẩn mực: Chế độ kế toán áp dụng theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, trọng tâm là Điều 16, Điều 17 (nguyên tắc, tài khoản và phương pháp hạch toán nợ phải thu khách hàng - TK 131) và Điều 39, Điều 40 (nguyên tắc, tài khoản và phương pháp hạch toán nợ phải trả người bán - TK 331); Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01 - Chuẩn mực chung ban hành năm 2002) về định nghĩa và điều kiện ghi nhận nợ phải trả.
• Khái niệm học thuật: Khái niệm công nợ theo PGS.TS Võ Văn Nhị (2010); lý luận về nợ phải thu và phân loại nợ theo GS. Ngô Thế Chi (2013); khái niệm kế toán công nợ theo ThS. Nguyễn Tấn Bình (2011); cơ sở phân tích mối quan hệ giữa các khoản phải thu, phải trả và an ninh tài chính theo PGS.TS Nguyễn Văn Công (2010); định nghĩa về khả năng thanh toán theo Phan Đức Dũng (2012).

Hệ thống công thức phân tích công nợ và khả năng thanh toán được tác giả trích dẫn từ tài liệu của PGS.TS Nguyễn Văn Công (2010), gồm:

• Chỉ tiêu phân tích công nợ:
  • Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả = Tổng các khoản phải thu / Tổng các khoản phải trả (lần).
  • Số vòng quay các khoản phải thu = Doanh thu thuần (hoặc Tổng số tiền thu bán hàng) / Khoản phải thu khách hàng bình quân (vòng).
  • Kỳ thu tiền bình quân (DOS) = Số ngày trong kỳ (360 ngày) / Số vòng quay các khoản phải thu (ngày).
  • Số vòng luân chuyển các khoản phải trả = Giá vốn hàng bán (hoặc Tổng giá trị mua hàng) / Khoản phải trả bình quân (vòng).
  • Thời gian quay vòng các khoản phải trả = Số ngày trong kỳ (360 ngày) / Số vòng luân chuyển các khoản phải trả (ngày).
• Chỉ tiêu phân tích khả năng thanh toán:
  • Hệ số nợ = Nợ phải trả / Tổng tài sản (lần).
  • Hệ số khả năng thanh toán hiện hành = Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn (lần).
  • Hệ số khả năng thanh toán nhanh = (Tài sản ngắn hạn - Hàng tồn kho) / Nợ ngắn hạn (lần).
  • Hệ số khả năng thanh toán tức thời = Tiền và các khoản tương đương tiền / Nợ ngắn hạn (lần).
  • Hệ số thanh toán của tài sản ngắn hạn = Tiền và các khoản tương đương tiền / Tài sản ngắn hạn (lần).

Phương pháp nghiên cứu thực tế gồm hai nhóm:

• Phương pháp thu thập số liệu:
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, tổng hợp các văn bản quy phạm pháp luật, giáo trình, báo cáo tài chính và sổ sách kế toán liên quan.
  • Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp quy trình tiếp nhận, kiểm tra và luân chuyển chứng từ tại phòng kế toán đối với các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng.
  • Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn kế toán viên phụ trách công nợ nhằm tìm hiểu cụ thể quy trình hạch toán, đối chiếu số liệu và phương pháp xử lý số dư công nợ.
• Phương pháp xử lý số liệu:
  • Phương pháp tổng hợp và phân tích: Tính toán các chỉ tiêu tài chính, tổng hợp số liệu từ sổ kế toán để đánh giá quy mô, cơ cấu nợ.
  • Phương pháp mô tả: Mô tả chi tiết việc lập chứng từ, luân chuyển và ghi sổ kế toán (Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Sổ chi tiết) đối với từng nghiệp vụ phát sinh.
  • Phương pháp so sánh: So sánh số tuyệt đối và tương đối giữa các năm 2021, 2022 và 2023 nhằm xác định xu hướng biến động của nguồn lực, kết quả sản xuất kinh doanh và năng lực thanh toán; đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn để tìm ra nguyên nhân hạn chế.

Nguồn dữ liệu: Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) của Công ty TNHH tổng hợp xuất nhập khẩu Phúc Thịnh giai đoạn 2021 – 2023; chứng từ gốc và sổ kế toán thực tế phát sinh trong năm 2023.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán trong doanh nghiệp

Nội dung chương 1 hệ thống hóa toàn bộ lý luận nền tảng về phần hành kế toán công nợ và phân tích tài chính. Về mặt phân loại, nợ phải thu được chia theo thời gian (ngắn hạn dưới 12 tháng, dài hạn trên 12 tháng) và theo đối tượng (phải thu khách hàng, trả trước cho người bán, phải thu nội bộ, phải thu khác). Nợ phải trả được phân loại theo kỳ hạn thanh toán (ngắn hạn, dài hạn) và theo đối tượng (phải trả người bán, phải trả nhân viên, phải trả ngân sách nhà nước, phải trả khác).

Về nguyên tắc kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ theo đối tượng, thời hạn thu hồi/thanh toán, lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và thực hiện đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

Quy trình kế toán nợ phải thu khách hàng sử dụng Tài khoản 131 kết hợp với các tài khoản liên quan như TK 511, TK 3331, TK 632, TK 111, TK 112; hạch toán dựa trên hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, giấy báo có. Đối với nợ phải trả người bán, kế toán sử dụng Tài khoản 331 kết hợp với TK 152, TK 156, TK 133, TK 111, TK 112; căn cứ vào hóa đơn GTGT đầu vào, phiếu nhập kho, ủy nhiệm chi, phiếu chi. Chương này cũng chuẩn hóa hệ sinh thái các chỉ số phản ánh tình hình công nợ (tỷ lệ phải thu/phải trả, vòng quay khoản phải thu, kỳ thu tiền bình quân, vòng quay khoản phải trả) và các chỉ số thanh toán (hệ số nợ, thanh toán hiện hành, thanh toán nhanh, thanh toán tức thời).

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán tại Công ty TNHH tổng hợp xuất nhập khẩu Phúc Thịnh

Chương 2 mô tả chi tiết đặc điểm tổ chức, thực trạng tài chính và quy trình hạch toán kế toán tại công ty. Tiền thân là Công ty TNHH sản xuất bao bì Phúc Thịnh (thành lập ngày 08/01/2016), đến ngày 06/11/2023 đổi tên thành Công ty TNHH tổng hợp xuất nhập khẩu Phúc Thịnh. Công ty có trụ sở tại Tổ dân phố Chiết Bi, Phường Phú Thượng, Thành phố Huế, gồm hai thành viên góp vốn là ông Lê Phước Khánh Tường (Giám đốc, đại diện pháp luật) và ông Trần Quốc Tuấn với tỷ lệ góp vốn bằng nhau. Cơ cấu bộ máy kế toán gồm 4 nhân sự: Kế toán trưởng (bà Lê Thị Mỹ Huyền), Kế toán vật tư, Kế toán công nợ và Thủ quỹ. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên máy vi tính, kỳ kế toán theo năm, đơn vị tiền tệ VNĐ, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tính khấu hao theo đường thẳng, xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền và tính giá thành theo phương pháp giản đơn.

Về tình hình nhân sự, lao động công ty tăng từ 20 người năm 2021 lên 22 người năm 2022 (+10%) và đạt 25 người năm 2023 (+13,64%). Lao động nam luôn chiếm tỷ lệ trên 50% (năm 2021: 10 nam/10 nữ; năm 2022: 12 nam/10 nữ; năm 2023: 13 nam/12 nữ). Về trình độ văn hóa, nhân sự có bằng đại học duy trì từ 6 người năm 2021 lên 7 người năm 2022 và 2023; cao đẳng gồm 4 người; lao động phổ thông tăng lên 8 người năm 2023 nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô.

Chỉ tiêu tài chính chính	Năm 2021 (Nghìn đồng)	Năm 2022 (Nghìn đồng)	Năm 2023 (Nghìn đồng)	Biến động 2022/2021 (%)	Biến động 2023/2022 (%)
Tổng tài sản	7.899.885	14.917.472	12.393.084	+88,83%	-16,92%
- Tài sản ngắn hạn	4.150.000	11.839.800	8.769.750	+185,30%	-25,93%
+ Tiền và tương đương tiền	235.600	1.066.600	1.003.200	+352,50%	-5,94%
+ Phải thu ngắn hạn	2.700.000	10.155.600	5.532.700	+276,15%	-45,52%
+ Hàng tồn kho	1.200.000	643.000	2.251.800	-47,03%	+250,28%
- Tài sản dài hạn	3.749.885	3.077.672	3.623.334	-17,41%	+17,54%
Nợ phải trả	4.380.000	11.617.472	8.833.084	+165,24%	-23,97%
- Nợ ngắn hạn	4.380.000	11.617.472	8.833.084	+165,24%	-23,97%
Vốn chủ sở hữu	3.519.885	3.300.000	3.560.000	-6,97%	+7,88%

Biến động tài sản và nguồn vốn cho thấy quy mô tài sản tăng mạnh vào năm 2022 do mở rộng các khoản phải thu ngắn hạn (tăng 276,15%), đặc biệt là khoản trả trước cho người bán tăng vọt lên mức 6,5 tỷ đồng. Sang năm 2023, công ty thu hồi nợ và điều chỉnh mua hàng, đưa các khoản phải thu giảm 45,52%. Cơ cấu nguồn vốn phụ thuộc chủ yếu vào nợ phải trả (chiếm 77,88% năm 2022 và 71,28% năm 2023). Vay ngắn hạn được tất toán 100% trong năm 2022. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối ghi nhận mức âm (-700 triệu đồng năm 2022 và -441 triệu đồng năm 2023), làm suy giảm vốn chủ sở hữu.

Chỉ tiêu kết quả kinh doanh	Năm 2021 (Nghìn đồng)	Năm 2022 (Nghìn đồng)	Năm 2023 (Nghìn đồng)	Tăng trưởng 2022/2021 (%)	Tăng trưởng 2023/2022 (%)
Doanh thu bán hàng & CCDV	13.808.000	16.330.000	18.596.000	+18,26%	+13,88%
Doanh thu thuần	13.808.000	16.330.000	18.596.000	+18,26%	+13,88%
Giá vốn hàng bán	13.567.000	16.143.000	16.936.000	+18,99%	+4,92%
Lợi nhuận gộp	241.000	187.000	1.660.000	-22,66%	+787,70%
Doanh thu hoạt động tài chính	378	665	522	+76,13%	-21,55%
Chi phí quản lý kinh doanh	21.000	206.000	128.000	+880,95%	-37,90%
Chi phí khác	13.000	2.500	2.200	-80,77%	-12,00%
Chi phí thuế TNDN	28.000	15.341	147.000	-45,21%	+850,92%

Về công tác kế toán thực tế:

• Kế toán nợ phải thu khách hàng: Sử dụng TK 131 mở chi tiết cho từng khách hàng. Điển hình là nghiệp vụ bán hàng cho Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Trị (mã đối tượng 131(50)). Quy trình hạch toán luân chuyển từ Phiếu xuất kho bán hàng, Hóa đơn GTGT đầu ra, sau đó ghi nhận thanh toán qua Sổ phụ chi tiết kiêm báo có của Ngân hàng Quân Đội (MB) và vào Sổ chi tiết TK 131.
• Kế toán nợ phải trả người bán: Sử dụng TK 331 chi tiết theo nhà cung cấp, minh họa qua giao dịch mua hạt nhựa từ Công ty TNHH kinh doanh nhựa Văn Hưng (mã 331(57)). Quy trình xử lý chứng từ gồm Hóa đơn GTGT đầu vào, Phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán bằng Ủy nhiệm chi qua Ngân hàng Vietcombank và cập nhật vào Sổ chi tiết TK 331.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán công nợ tại Công ty TNHH tổng hợp xuất nhập khẩu Phúc Thịnh

Trên cơ sở đánh giá thực trạng, chương 3 nêu rõ các ưu điểm và hạn chế:

• Ưu điểm: Bộ máy kế toán tổ chức gọn nhẹ, có phân công nhiệm vụ chuyên trách; hệ thống chứng từ kế toán tuân thủ đúng biểu mẫu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; công tác hạch toán trên máy tính giúp việc mở sổ chi tiết nợ phải thu và nợ phải trả tương đối rõ ràng cho từng đối tượng; có sự phối hợp giữa kế toán kho, kế toán công nợ và thủ quỹ.
• Hạn chế: Cơ cấu nợ phải trả chiếm tỷ trọng quá lớn trong tổng nguồn vốn (trên 70%); dòng tiền bị chiếm dụng nhiều do khoản trả trước người bán năm 2022 tăng đột biến (6,5 tỷ đồng); việc theo dõi kỳ hạn nợ chưa thực sự chặt chẽ; kết quả kinh doanh còn ghi nhận lỗ sau thuế dẫn đến chỉ số an toàn tài chính suy giảm.
• Giải pháp hoàn thiện:
  • Tăng cường kiểm soát quy trình đối chiếu và phân loại nợ: Lập bảng phân tích tuổi nợ định kỳ để kịp thời phân loại nợ đúng hạn, nợ quá hạn và nợ khó đòi; thực hiện trích lập dự phòng theo quy định.
  • Hoàn thiện chính sách bán hàng và thu hồi nợ: Xây dựng hạn mức tín dụng thương mại cụ thể cho từng nhóm khách hàng; áp dụng chiết khấu thanh toán để khuyến khích đối tác thanh toán sớm.
  • Quản lý chặt chẽ khoản trả trước cho người bán: Giám sát tiến độ giao hàng của nhà cung cấp đối với các khoản tiền đã ứng trước, đàm phán giảm tỷ lệ đặt cọc nhằm giảm tải ứ đọng vốn.
  • Tối ưu hóa chi phí sản xuất và quản lý: Kiểm soát giá vốn hàng bán và chi phí quản lý kinh doanh để cải thiện biên lợi nhuận, khắc phục tình trạng lợi nhuận sau thuế chưa phân phối bị âm.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính của khóa luận được thể hiện qua các dữ liệu tài chính thực nghiệm:

• Phản ánh trung thực sự tăng trưởng doanh thu thuần của doanh nghiệp qua 3 năm: từ 13,8 tỷ đồng (2021) lên 16,33 tỷ đồng (2022) và đạt 18,59 tỷ đồng (2023), hoàn toàn không có khoản giảm trừ doanh thu.
• Chỉ ra sự biến động mạnh của tài sản ngắn hạn: năm 2022 tăng 185,30% lên mức 11,83 tỷ đồng chủ yếu do khoản phải thu ngắn hạn tăng vọt 276,15% (trong đó trả trước người bán chiếm 6,5 tỷ đồng); sau đó tài sản ngắn hạn giảm 25,93% vào năm 2023 khi doanh nghiệp thực hiện thu hồi nợ và điều chỉnh mua hàng.
• Ghi nhận sự gia tăng dự trữ tiền mặt: tiền và các khoản tương đương tiền tăng 352,50% vào năm 2022 đạt 1,06 tỷ đồng và tiếp tục duy trì ở mức trên 1 tỷ đồng vào năm 2023, giúp đảm bảo khả năng thanh toán tức thời cho các khoản nợ ngắn hạn đến hạn.
• Xác định điểm nghẽn tài chính tại đơn vị: tỷ lệ nợ phải trả chiếm trên 70% tổng nguồn vốn, lợi nhuận sau thuế bị âm trong các năm 2022 (-700 triệu đồng) và 2023 (-441 triệu đồng), đặt ra yêu cầu tái cấu trúc quản trị dòng tiền.

Đóng góp của khóa luận:

• Về mặt lý luận: Hệ thống hóa hoàn chỉnh quy trình kế toán công nợ và khung chỉ tiêu phân tích khả năng thanh toán dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Về mặt thực tiễn: Phác thảo bức tranh chi tiết về luân chuyển chứng từ công nợ thực tế tại một doanh nghiệp sản xuất bao bì và xuất nhập khẩu tại Huế; minh họa việc ứng dụng sổ kế toán chi tiết (TK 131, TK 331) kết hợp với chứng từ ngân hàng (MB, Vietcombank), đồng thời cung cấp hệ thống giải pháp gắn liền với thực trạng tài chính của công ty.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn một số điểm giới hạn được ghi nhận từ phạm vi nghiên cứu:

• Giới hạn về phạm vi thời gian: Chuỗi dữ liệu tài chính chỉ khảo sát trong 3 năm (2021 – 2023), chưa đánh giá được toàn diện chu kỳ kinh doanh dài hạn của doanh nghiệp sau khi đổi tên vào tháng 11/2023.
• Mẫu nghiệp vụ thực tế hẹp: Các ví dụ minh họa chứng từ và phương pháp hạch toán chỉ tập trung vào một số tháng cụ thể trong năm 2023 (tháng 2, tháng 3, tháng 9 và tháng 10) với hai đối tượng giao dịch chính (Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Trị và Công ty TNHH kinh doanh nhựa Văn Hưng).
• Giới hạn nội dung phân tích: Doanh nghiệp đã đổi tên thành công ty xuất nhập khẩu nhưng các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ chưa được thể hiện rõ nét trong phạm vi số liệu của khóa luận.

Hướng nghiên cứu tiếp theo:

• Mở rộng phân tích công tác kế toán công nợ phát sinh bằng ngoại tệ, đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái theo quy định của Thông tư 133 khi doanh nghiệp đẩy mạnh mảng xuất nhập khẩu.
• Ứng dụng các mô hình cảnh báo sớm nguy cơ mất khả năng thanh toán và phân tích sâu hơn mối quan hệ giữa chu kỳ chuyển đổi tiền mặt (CCC) với hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này hữu ích cho sinh viên các ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về kế toán công nợ và phân tích báo cáo tài chính trong doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Nội dung có giá trị tham khảo cao nhất nằm ở phần mô tả thực trạng tại Chương 2:

• Quy trình luân chuyển chứng từ thực tế từ hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho đến chứng từ thanh toán ngân hàng (ủy nhiệm chi Vietcombank, sổ phụ báo có ngân hàng MB).
• Phương pháp lập và đối chiếu Sổ chi tiết TK 131 và Sổ chi tiết TK 331 trên phần mềm kế toán máy tính.
• Phương pháp xử lý số liệu so sánh biến động tài sản, nguồn vốn và doanh thu - chi phí từ báo cáo tài chính qua chuỗi thời gian 3 năm liên tiếp.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH tổng hợp xuất nhập khẩu Phúc Thịnh áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?

Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung được thực hiện hoàn toàn trên phần mềm kế toán máy vi tính.

2. Các nghiệp vụ kế toán công nợ thực tế trong khóa luận được minh họa qua những đối tượng cụ thể nào?

Nợ phải thu khách hàng được minh họa qua giao dịch bán hàng cho Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Trị (theo dõi trên Sổ chi tiết TK 131(50)). Nợ phải trả người bán được minh họa qua nghiệp vụ mua hạt nhựa của Công ty TNHH kinh doanh nhựa Văn Hưng (theo dõi trên Sổ chi tiết TK 331(57)).

3. Nguyên nhân chủ yếu khiến tài sản ngắn hạn của công ty tăng vọt trong năm 2022 là gì?

Tài sản ngắn hạn năm 2022 tăng mạnh 185,30% (từ 4,15 tỷ đồng lên 11,83 tỷ đồng) chủ yếu do sự gia tăng đột biến của các khoản phải thu ngắn hạn (tăng 276,15%, đạt hơn 10,15 tỷ đồng). Trong đó, khoản trả trước cho người bán ngắn hạn tăng mạnh lên mức 6,5 tỷ đồng do nhu cầu đặt hàng và áp dụng chính sách thanh toán mới.

4. Cơ cấu nguồn vốn của công ty có đặc điểm gì nổi bật trong giai đoạn 2021 – 2023?

Cơ cấu nguồn vốn của Phúc Thịnh phụ thuộc lớn vào nợ phải trả, chiếm 77,88% tổng nguồn vốn năm 2022 và 71,28% năm 2023. Toàn bộ nợ vay ngắn hạn đã được thanh toán 100% trong năm 2022. Vốn chủ sở hữu bị suy giảm do khoản lỗ sau thuế chưa phân phối liên tục ghi nhận âm (-700 triệu đồng năm 2022 và -441 triệu đồng năm 2023).

5. Tại sao doanh thu thuần về bán hàng và CCDV của công ty lại hoàn toàn trùng khớp với doanh thu bán hàng?

Trong suốt giai đoạn 2021 – 2023, công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại đều bằng 0). Do đó, toàn bộ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được ghi nhận đầy đủ vào doanh thu thuần.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Quàng Thu Huyền phản ánh đầy đủ và chi tiết thực trạng công tác kế toán nợ phải thu, nợ phải trả và tình hình tài chính tại Công ty TNHH tổng hợp xuất nhập khẩu Phúc Thịnh giai đoạn 2021 – 2023. Tác giả đã kết hợp chặt chẽ giữa hệ thống lý luận theo Thông tư 133/2016/TT-BTC với việc khảo sát chứng từ, sổ sách kế toán và số liệu báo cáo tài chính thực tế tại đơn vị. Các phân tích đã làm rõ những điểm hạn chế về tỷ trọng nợ phải trả cao, khoản ứng trước lớn và tình trạng thua lỗ sau thuế, từ đó đề xuất các giải pháp có tính khả thi nhằm cải thiện công tác quản lý công nợ và năng lực thanh toán cho công ty.