Thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thái Minh

Khóa luận: Kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Thái Minh

• Tác giả: Hoàng Thị Như Quỳnh
• Người hướng dẫn: Th.S Phan Xuân Quang Minh
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thái Minh
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán công nợ tại Công ty TNHH Thái Minh

Công tác kế toán công nợ giữ vai trò xương sống trong hệ thống tài chính của Công ty TNHH Thái Minh. Hoạt động này đảm bảo tính minh bạch cho mọi giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ. Kế toán công nợ phản ánh chi tiết các nghĩa vụ tài chính phát sinh với nhà cung cấp. Đồng thời, bộ phận kế toán cũng giám sát chặt chẽ các khoản tiền khách hàng còn nợ. Việc theo dõi chính xác giúp công ty bảo toàn vốn lưu động. Doanh nghiệp duy trì tốt uy tín thương mại nhờ thanh toán đúng hạn. Hệ thống kế toán công nợ tại đơn vị bao gồm hai mảng chính. Đó là kế toán các khoản phải thu và kế toán nợ phải trả. Mỗi nghiệp vụ đều đòi hỏi quy trình chứng từ nghiêm ngặt. Số liệu được cập nhật liên tục vào sổ chi tiết và sổ cái. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban giúp dòng tiền luân chuyển thông suốt. Công ty hạn chế được tình trạng thất thoát vốn và ứ đọng nợ. Quản trị công nợ bài bản tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.

1.1. Vai trò của kế toán công nợ doanh nghiệp

Kế toán công nợ đóng vai trò quyết định trong việc bảo vệ dòng tiền doanh nghiệp. Bộ phận này theo dõi sát sao từng giao dịch phát sinh. Kế toán xác định rõ thời hạn thanh toán cho từng đối tác. Việc này giúp công ty tránh nguy cơ bị phạt trả chậm hoặc mất chiết khấu. Kế toán cũng lập kế hoạch thu hồi nợ đến hạn từ khách hàng. Dòng tiền về đúng tiến độ đảm bảo nguồn chi trả chi phí vận hành thường xuyên. Thông tin công nợ phản ánh độ tin cậy của khách hàng và nhà cung cấp. Ban giám đốc dựa vào số liệu này để điều chỉnh chính sách bán hàng linh hoạt.

1.2. Chứng từ và tài khoản kế toán áp dụng

Hạch toán công nợ tại doanh nghiệp tuân thủ hệ thống chứng từ kế toán tiêu chuẩn. Bộ chứng từ bao gồm hợp đồng kinh tế, hóa đơn bán hàng và phiếu nhập kho. Các chứng từ thanh toán gồm có phiếu chi, ủy nhiệm chi và giấy báo Nợ. Kế toán sử dụng tài khoản 131 để theo dõi các khoản phải thu khách hàng. Tài khoản 331 được dùng để quản lý các khoản phải trả cho người bán. Cuối tháng, kế toán lập biên bản đối chiếu công nợ chi tiết với từng đối tác. Số liệu từ sổ chi tiết được đối chiếu khớp đúng với sổ cái trước khi lên báo cáo tài chính.

II. Thực trạng phân tích công nợ tại Công ty TNHH Thái Minh

Giai đoạn 2021-2023 chứng kiến nhiều biến động trong cơ cấu tài chính của Công ty TNHH Thái Minh. Tổng nguồn vốn ghi nhận xu hướng tăng nhưng cơ cấu vốn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Khoản nợ phải trả luôn chiếm tỷ trọng áp đảo trong tổng nguồn vốn. Trong khi đó, vốn chủ sở hữu lại suy giảm nghiêm trọng qua từng năm. Nguyên nhân chính bắt nguồn từ kết quả kinh doanh thua lỗ kéo dài. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của công ty liên tục sụt giảm. Điều này thu hẹp nguồn vốn tự có của đơn vị. Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu tăng vọt qua các kỳ kế toán. Doanh nghiệp phụ thuộc nặng nề vào nguồn vốn chiếm dụng từ nhà cung cấp. Áp lực thanh toán các khoản nợ ngắn hạn đè nặng lên dòng tiền hàng ngày. Công tác quản lý nợ phải thu cũng gặp trở ngại do khách hàng chậm thanh toán. Tốc độ thu hồi vốn chậm ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng thanh toán nợ đến hạn. Đơn vị cần có giải pháp cấp bách nhằm tái cấu trúc nguồn vốn kịp thời.

2.1. Thực trạng biến động các khoản phải trả

Khoản nợ phải trả tại công ty ghi nhận quy mô lớn và chiếm phần lớn tổng nguồn vốn. Đơn vị thường xuyên tận dụng vốn từ nhà cung cấp thông qua nợ mua chịu nguyên vật liệu. Số dư tài khoản 331 duy trì ở mức cao qua các năm tài chính. Việc chiếm dụng vốn giúp bù đắp sự thiếu hụt ngân sách tạm thời trong kinh doanh. Tuy nhiên, tình trạng này cũng đặt công ty trước rủi ro thanh khoản rất lớn. Khi nhà cung cấp yêu cầu tất toán công nợ, doanh nghiệp dễ rơi vào thế bị động. Mối quan hệ với các đối tác thương mại có nguy cơ rạn nứt nếu nợ chậm trả kéo dài.

2.2. Hạn chế về mức độ độc lập tài chính

Chỉ số phân tích báo cáo tài chính cho thấy mức độ tự chủ tài chính của công ty còn thấp. Vốn chủ sở hữu sụt giảm mạnh từ năm 2022 đến năm 2023. Tỷ lệ giảm vốn chủ sở hữu chạm mức báo động do kinh doanh thua lỗ liên tiếp. Doanh nghiệp thiếu hụt nguồn lực nội tại để tài trợ cho hoạt động mua sắm tài sản. Đơn vị phải phụ thuộc gần như hoàn toàn vào nợ vay và nợ người bán. Tình trạng này làm giảm hệ số an toàn vốn trong mắt các tổ chức tín dụng. Doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn khi cần tiếp cận các nguồn vốn vay ưu đãi từ ngân hàng.

III. Giải pháp quản lý nợ hiệu quả tại Công ty TNHH Thái Minh

Nhằm cải thiện tình hình tài chính, Công ty TNHH Thái Minh cần thực thi nhiều giải pháp đồng bộ. Trước hết, doanh nghiệp phải chuẩn hóa toàn diện quy trình kiểm soát công nợ. Bộ phận kế toán cần phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro và hạn mức tín dụng. Công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán sớm để khuyến khích khách hàng trả nợ nhanh. Đồng thời, kế toán cần thắt chặt biện pháp đôn đốc và thu hồi nợ quá hạn. Việc hạn chế nợ xấu giúp khơi thông nguồn vốn kinh doanh đang bị chiếm dụng. Bên cạnh đó, ban điều hành cần đàm phán lại thời hạn thanh toán với các nhà cung cấp chính. Việc kéo dài kỳ hạn nợ hợp lý giúp giảm bớt áp lực dòng tiền ngắn hạn. Doanh nghiệp cũng cần ứng dụng phần mềm quản trị công nợ tự động. Hệ thống mới sẽ cảnh báo các khoản nợ sắp đến hạn một cách kịp thời. Sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán là yếu tố then chốt. Nhờ đó, hiệu quả thu hồi nợ và điều tiết dòng tiền sẽ được nâng cao rõ rệt.

3.1. Hoàn thiện quy trình theo dõi công nợ

Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế quản lý công nợ một cách cụ thể và minh bạch. Nhân viên kế toán phải thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ vào cuối mỗi tháng. Biên bản xác nhận công nợ cần có đầy đủ chữ ký xác nhận của hai bên. Mọi chênh lệch số liệu phải được tìm hiểu nguyên nhân và xử lý ngay lập tức. Công ty nên áp dụng công nghệ thông tin vào công tác hạch toán chi tiết. Phần mềm kế toán giúp lưu trữ dữ liệu an toàn và trích xuất báo cáo nhanh chóng. Kế toán viên có thể theo dõi tuổi nợ của từng hóa đơn một cách chính xác.

3.2. Nâng cao năng lực tài chính và dòng tiền

Tái cơ cấu nguồn vốn là nhiệm vụ then chốt để công ty giảm bớt áp lực nợ nần. Doanh nghiệp cần cắt giảm các khoản chi phí quản lý và bán hàng không cần thiết. Đơn vị cần rà soát lại chính sách giá bán và cơ cấu mặt hàng kinh doanh. Việc đẩy mạnh doanh số giúp cải thiện biên lợi nhuận ròng qua các quý. Lợi nhuận tích lũy sẽ bổ sung nguồn vốn chủ sở hữu bị suy giảm trong quá khứ. Nhờ đó, tỷ lệ an toàn tài chính của doanh nghiệp sẽ dần được khôi phục. Công ty sẽ giảm dần sự lệ thuộc vào nguồn vốn vay và nợ người bán.

IV. Kết luận về kiểm soát công nợ tại Công ty TNHH Thái Minh

Kiểm soát công nợ hiệu quả là điều kiện tiên quyết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Thực trạng tại Công ty TNHH Thái Minh cho thấy nhiều thách thức cần giải quyết triệt để. Mất cân đối giữa nợ phải trả và vốn chủ sở hữu đe dọa trực tiếp sự ổn định tài chính. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đảo ngược tình thế thông qua các biện pháp quản trị đồng bộ. Việc hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán tạo ra cơ sở dữ liệu tin cậy. Đơn vị cần nâng cao trách nhiệm của từng cá nhân trong công tác thu hồi nợ. Ứng dụng công nghệ vào kế toán giúp tối ưu hóa thời gian và nhân lực xử lý. Ban giám đốc cần thường xuyên phân tích báo cáo công nợ để nắm bắt biến động dòng tiền. Chiến lược kiểm soát tốt giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất và gia tăng uy tín thị trường. Khả năng thanh toán được củng cố sẽ mở ra nhiều cơ hội kinh doanh mới mẻ. Quản lý công nợ chặt chẽ chính là chìa khóa then chốt cho mục tiêu phát triển bền vững.

4.1. Đánh giá tổng thể hiệu quả quản lý nợ

Hiệu quả quản lý công nợ phản ánh chân thực năng lực quản trị tài chính tại đơn vị. Doanh nghiệp đã thiết lập được quy trình hạch toán rõ ràng trên sổ sách kế toán. Các khoản công nợ mua bán được cập nhật kịp thời vào tài khoản tương ứng. Tuy nhiên, khâu giám sát thu hồi nợ và cân đối dòng tiền vẫn còn nhiều kẽ hở. Việc chiếm dụng vốn chưa đi kèm với kế hoạch trả nợ chi tiết và chủ động. Đơn vị cần nghiêm túc nhìn nhận các thiếu sót để có sự điều chỉnh chiến lược phù hợp. Đánh giá khách quan là bước đệm cần thiết nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh.

4.2. Ứng dụng thực tiễn trong quản trị vốn

Bài học thực tiễn từ công nợ mang lại giá trị định hướng lớn cho ban lãnh đạo. Doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược tín dụng khách hàng chặt chẽ hơn trong tương lai. Việc thẩm định năng lực thanh toán trước khi cấp hạn mức bán chịu là bắt buộc. Doanh nghiệp cũng cần duy trì quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định. Về phía nguồn vốn, công ty cần chủ động tìm kiếm các kênh tài trợ bổ sung an toàn. Sự cân bằng giữa nợ phải trả và vốn tự có sẽ giảm thiểu rủi ro phá sản. Thực hiện đồng bộ các giải pháp này giúp bảo toàn và phát triển dòng vốn.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các quan hệ mua bán chịu và cung cấp tín dụng thương mại diễn ra liên tục giữa các doanh nghiệp nhằm thúc đẩy lưu thông hàng hóa và mở rộng doanh số. Tuy nhiên, sự gia tăng của các quan hệ tín dụng thương mại cũng đặt ra yêu cầu kiểm soát chặt chẽ các khoản nợ phải thu và nợ phải trả. Việc tổ chức công tác kế toán công nợ thiếu hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng doanh nghiệp bị đối tác chiếm dụng vốn kéo dài, ứ đọng vốn lưu động, hoặc đối mặt với rủi ro mất khả năng thanh toán, phát sinh nợ khó đòi và nợ xấu. Do đó, việc theo dõi, hạch toán chính xác và phân tích định kỳ tình hình công nợ là nhiệm vụ trọng tâm nhằm bảo đảm an toàn tài chính cho doanh nghiệp.

Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Thái Minh là doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thành phố Huế trong lĩnh vực bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và các linh kiện văn phòng. Để duy trì thị phần và phục vụ đối tượng khách hàng đa dạng, công ty thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ mua bán trả chậm với cả khách hàng lẫn nhà cung cấp. Xuất phát từ bối cảnh thực tế đó, tác giả Hoàng Thị Như Quỳnh đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thái Minh" nhằm đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán và năng lực quản trị công nợ của đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định rõ ràng thành mục tiêu chung và hệ thống mục tiêu cụ thể:

• Mục tiêu chung: Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Thái Minh, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác kế toán công nợ và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ trong doanh nghiệp, bao gồm quy trình, phương pháp hạch toán và các chỉ tiêu tài chính phản ánh công nợ.
  2. Nghiên cứu, phản ánh và phân tích thực trạng công tác kế toán công nợ, tình hình biến động công nợ và các chỉ số khả năng thanh toán tại Công ty TNHH Thái Minh giai đoạn 2021 – 2023.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong công tác quản lý và hạch toán công nợ tại đơn vị, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán công nợ.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:

• Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng tổ chức công tác kế toán công nợ (chứng từ, tài khoản, sổ sách, phần mềm kế toán) và thực trạng tình hình công nợ (khoản phải thu, khoản phải trả, khả năng thanh toán) tại Công ty TNHH Thái Minh.
• Phạm vi không gian: Thực hiện tại Công ty TNHH Thái Minh (địa chỉ: số 13 Trường Chinh, phường Xuân Phú, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế).
• Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu tài chính của công ty trong giai đoạn 3 năm từ năm 2021 đến năm 2023. Thời gian tác giả trực tiếp thực tập tại đơn vị diễn ra từ ngày 18/11/2024 đến ngày 09/03/2025.
• Phạm vi nội dung: Tập trung chuyên sâu vào hai phần hành kế toán công nợ nòng cốt gồm: Tài khoản 131 "Phải thu của khách hàng" (phản ánh các khoản nợ khách hàng chưa thanh toán cho công ty) và Tài khoản 331 "Phải trả cho người bán" (phản ánh nghĩa vụ nợ của công ty đối với các nhà cung cấp).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống tài liệu học thuật chuyên ngành kế toán - tài chính tại Việt Nam:

• Khung pháp lý và chuẩn mực: Áp dụng Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01 - ban hành năm 2002) về định nghĩa nợ phải trả; Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, trọng tâm là Điều 16 (nguyên tắc kế toán nợ phải thu), Điều 17 (nguyên tắc và phương pháp hạch toán Tài khoản 131), Điều 39 (nguyên tắc kế toán nợ phải trả) và Điều 40 (nguyên tắc và phương pháp hạch toán Tài khoản 331).
• Khái niệm và nguyên tắc học thuật: Kế thừa lý thuyết về kế toán tài chính từ các giáo trình của Nguyễn Tấn Bình (2011), TS. Ngô Thế Chi & TS. Trương Thị Thủy (2023), và Võ Văn Nhị (2010) để làm rõ bản chất công nợ thương mại, đặc điểm tài khoản lưỡng tính và yêu cầu theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, kỳ hạn thanh toán.
• Hệ thống chỉ tiêu phân tích tài chính: Tiếp thu hệ thống công thức phân tích công nợ và thanh toán theo tài liệu của TS. Nguyễn Văn Công (2010), gồm:
  • Hệ số khả năng thanh toán ngắn hạn = Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn.
  • Hệ số khả năng thanh toán nhanh = (Tài sản ngắn hạn - Hàng tồn kho) / Nợ ngắn hạn.
  • Hệ số khả năng thanh toán tức thời = Tiền và tương đương tiền / Nợ ngắn hạn.
  • Hệ số vòng quay các khoản phải thu = Doanh thu thuần / Số dư phải thu bình quân.
  • Kỳ thu tiền bình quân (ngày) = 360 / Hệ số vòng quay các khoản phải thu.
  • Hệ số vòng quay các khoản phải trả = Doanh số mua hàng (hoặc giá vốn hàng bán) / Số dư phải trả bình quân.
  • Thời gian vòng quay các khoản phải trả (ngày) = 360 / Hệ số vòng quay các khoản phải trả.
  • Hệ số nợ = Nợ phải trả / Tổng tài sản.
  • Hệ số tự tài trợ = Vốn chủ sở hữu / Tổng tài sản.
  • Tỷ lệ khoản phải thu so với khoản phải trả = (Tổng các khoản phải thu / Tổng các khoản phải trả) × 100.

Tác giả phối hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn sau:

• Phương pháp thu thập dữ liệu:
  • Quan sát thực tế: Ghi chép quy trình luân chuyển chứng từ, lập định khoản và thao tác nhập liệu của kế toán viên trên phần mềm.
  • Phỏng vấn trực tiếp: Trao đổi với kế toán trưởng và kế toán viên công nợ bằng bảng câu hỏi bán cấu trúc nhằm tìm hiểu khối lượng công việc, chính sách tín dụng và chiến lược thu hồi nợ.
  • Nghiên cứu tài liệu: Thu thập hệ thống báo cáo tài chính 3 năm (2021 - 2023), hệ thống sổ cái, sổ chi tiết tài khoản và các chứng từ nghiệp vụ gốc.
• Phương pháp xử lý và phân tích số liệu:
  • Phương pháp so sánh và đối chiếu: Tính toán mức biến động tuyệt đối và tương đối giữa các năm nhằm nhận diện xu hướng dịch chuyển của các chỉ tiêu tài sản, nguồn vốn và công nợ; kiểm tra đối chiếu số liệu giữa chứng từ với sổ chi tiết và sổ cái.
  • Phương pháp thống kê mô tả: Phân loại, tổng hợp dữ liệu nhân sự, cơ cấu tài sản và cơ cấu nguồn vốn thành bảng biểu biểu thị số lượng và tỷ trọng.
  • Phương pháp phân tích báo cáo tài chính: Tính toán các tỷ số thanh khoản, vòng quay vốn và hệ số đòn bẩy tài chính để đánh giá thực trạng tài chính của công ty.

Nguồn dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu là số liệu kế toán thứ cấp do Phòng Kế toán và Phòng Hành chính - Nhân sự Công ty TNHH Thái Minh cung cấp, bao gồm các Báo cáo tài chính năm 2021, 2022, 2023, các chứng từ thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Giấy báo Có, Ủy nhiệm chi) và cơ sở dữ liệu trên phần mềm MISA SME 2022.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ trong doanh nghiệp

Chương này tổng kết toàn diện cơ sở lý thuyết về phân hành kế toán công nợ và các phương pháp lượng hóa tình hình công nợ trong doanh nghiệp thương mại:

• Làm rõ bản chất kinh tế của công nợ: Công nợ phát sinh từ các quan hệ mua bán chịu hàng hóa, dịch vụ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc nhà cung cấp. Tác giả phân định nợ phải thu (tài sản của doanh nghiệp bị chiếm dụng) và nợ phải trả (nghĩa vụ thanh toán từ các nguồn lực của doanh nghiệp).
• Trình bày chi tiết các nguyên tắc hạch toán kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Yêu cầu mở sổ theo dõi chi tiết từng đối tượng, từng kỳ hạn (ngắn hạn không quá 12 tháng, dài hạn trên 12 tháng), từng loại nguyên tệ. Nhấn mạnh Tài khoản 131 và 331 là tài khoản lưỡng tính, khi lập Bảng cân đối kế toán tuyệt đối không được bù trừ giữa số dư bên Nợ và số dư bên Có của các đối tượng khác nhau mà phải căn cứ vào số dư chi tiết để trình bày riêng biệt vào phần Tài sản và Nguồn vốn.
• Khái quát hóa trình tự luân chuyển chứng từ kế toán công nợ và hệ thống 10 chỉ tiêu tài chính dùng trong phân tích công nợ và khả năng thanh toán.

Chương 2: Thực trạng kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thái Minh

Chương 2 phản ánh chi tiết về đơn vị khảo sát, cách thức tổ chức công tác kế toán và phân tích biến động số liệu tài chính giai đoạn 2021 – 2023:

• Tổng quan đơn vị: Công ty TNHH Thái Minh thành lập ngày 06/06/2003, vốn điều lệ 1,9 tỷ đồng, do ông Nguyễn Huy Cảnh làm đại diện pháp luật. Doanh nghiệp chuyên phân phối máy vi tính và linh kiện thiết bị văn phòng. Bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Giám đốc điều hành 3 bộ phận: Kinh doanh, Kỹ thuật và Kế toán.
• Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng kế toán gồm 4 nhân sự:
  • Nguyễn Công Sơn: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp.
  • Hoàng Thị Hiền: Kế toán công nợ kiêm kế toán kho.
  • Hoàng Thị Thanh Thúy: Kế toán bán hàng kiêm kế toán thuế và kế toán tiền lương.
  • Hoàng Thị Nga: Thủ quỹ.
• Chính sách kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; hình thức sổ Nhật ký chung trên phần mềm MISA SME 2022; kỳ kế toán theo năm dương lịch; phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho; tính giá trị xuất kho theo phương pháp đích danh; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
• Quy trình hạch toán thực tế: Mô tả các nghiệp vụ điển hình phát sinh kèm chứng từ minh họa:
  • Nghiệp vụ phải thu: Xuất kho bán hàng theo Phiếu xuất kho số XK2083/12 và Hóa đơn GTGT đầu ra số 211, ghi nhận Nợ TK 131 / Có TK 5111, Có TK 33311. Khi khách hàng chuyển khoản trả nợ, căn cứ Bảng sao kê ngân hàng tháng 12/2023 để ghi nhận Nợ TK 1121 / Có TK 131.
  • Nghiệp vụ phải trả: Mua linh kiện nhập kho theo Hóa đơn GTGT đầu vào số 675 và Phiếu nhập kho số NK11/03, hạch toán Nợ TK 156, Nợ TK 1331 / Có TK 331. Khi thanh toán nợ cho người bán, lập Ủy nhiệm chi qua ngân hàng hạch toán Nợ TK 331 / Có TK 1121, sau đó đối chiếu số liệu trên Sổ cái và Sổ chi tiết TK 331.
• Tình hình nhân sự qua 3 năm:

Chỉ tiêu	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023	So sánh 2022/2021 (+/-)	So sánh 2022/2021 (%)	So sánh 2023/2022 (+/-)	So sánh 2023/2022 (%)
Tổng số lao động (người)	10	9	9	-1	-10,00	0	0,00
Phân theo giới tính:
- Nam	7	6	6	-1	-14,29	0	0,00
- Nữ	3	3	3	0	0,00	0	0,00
Phân theo trình độ học vấn:
- Đại học	8	8	8	0	0,00	0	0,00
- Cao đẳng, trung cấp	2	1	1	-1	-50,00	0	0,00

• Phân tích cơ cấu tài sản:

Chỉ tiêu tài sản (Đơn vị: Đồng)	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023	Biến động 2022/2021 (%)	Biến động 2023/2022 (%)
A. TÀI SẢN NGẮN HẠN	16.608.675.365	24.254.001.561	27.804.564.863	+46,03	+14,64
- Tiền và các khoản tương đương tiền	651.990.264	2.362.062.933	15.954.751.492	+262,27	+575,42
- Các khoản phải thu ngắn hạn	14.261.272.500	21.000.865.128	11.192.516.371	+47,25	-46,70
- Hàng tồn kho	1.695.412.601	506.273.500	Số liệu giảm	-70,14	-
B. TÀI SẢN DÀI HẠN	1.950.380.523	1.628.223.389	1.211.172.057	-16,52	-25,61
- Tài sản cố định (giá trị còn lại)	1.888.354.358	1.566.887.358	1.150.838.358	-17,02	-26,55
- Tài sản dài hạn khác	62.026.165	61.336.031	60.333.699	-1,11	-1,63
TỔNG CỘNG TÀI SẢN	18.559.055.888	25.882.224.950	29.015.736.920	+39,46	+12,11

Tổng tài sản tăng đều qua các năm: năm 2022 tăng 7.323.169.062 đồng (+39,46%) và năm 2023 tăng tiếp 3.133.511.970 đồng (+12,11%). Tài sản ngắn hạn chiếm trên 90% tổng tài sản. Điểm nổi bật là lượng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tăng vượt bậc từ 651,99 triệu đồng (2021) lên gần 15,95 tỷ đồng (2023). Phải thu ngắn hạn tăng mạnh trong năm 2022 lên mức 21,00 tỷ đồng rồi được thu hồi mạnh trong năm 2023, giảm xuống còn 11,19 tỷ đồng (-46,70%). Tài sản dài hạn sụt giảm dần do công ty không đầu tư mua sắm mới mà tiếp tục trích khấu hao tài sản hiện có.

• Phân tích cơ cấu nguồn vốn:

Chỉ tiêu nguồn vốn (Đơn vị: Đồng)	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023	Biến động 2022/2021 (%)	Biến động 2023/2022 (%)
A. NỢ PHẢI TRẢ (Ngắn hạn)	19.157.088.884	22.469.742.469	27.160.016.920	+17,29	+20,87
- Phải trả người bán	2.838.500.000	1.140.838.000	9.832.722.000	-59,81	+761,89
- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước	212.000.000	28.000.000	15.000.000	-86,79	-46,43
- Vay và nợ thuê tài chính	16.106.588.884	21.300.904.469	17.312.294.920	+32,25	-18,73
B. VỐN CHỦ SỞ HỮU	(598.032.996)	3.412.482.481	1.855.720.000	Tăng	-45,62
- Vốn góp của chủ sở hữu	1.900.000.000	1.900.000.000	1.900.000.000	0,00	0,00
- Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối	(2.498.032.996)	(1.140.000.000)	(710.000.000)	-54,37	-37,77
TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN	18.559.055.888	25.882.224.950	29.015.736.920	+39,46	+12,11

Cơ cấu nguồn vốn bộc lộ rủi ro đòn bẩy khi nợ phải trả chiếm tỷ trọng áp đảo (khoảng 85% đến trên 93% tổng nguồn vốn). Trong đó, vay nợ tài chính ngắn hạn luôn ở mức cao (trên 16 tỷ đến 21 tỷ đồng). Khoản phải trả người bán có biến động đột biến trong năm 2023, tăng 761,89% đạt hơn 9,83 tỷ đồng, thể hiện sự gia tăng chiếm dụng vốn từ nhà cung cấp. Vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp ở mức rất mỏng do chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế chưa phân phối bị âm liên tục qua các năm, cho thấy kết quả kinh doanh chưa có lãi lũy kế ổn định và mức độ tự chủ tài chính còn rất thấp.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao công tác kế toán công nợ và tình hình công nợ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thái Minh

Tác giả tổng kết các ưu điểm và hạn chế, đồng thời xây dựng các khuyến nghị quản trị:

• Ưu điểm: Bộ máy kế toán phân nhiệm rõ ràng; việc ứng dụng phần mềm MISA SME 2022 giúp chuẩn hóa quá trình nhập liệu, lưu trữ chứng từ và theo dõi chi tiết số dư nợ theo từng mã khách hàng, nhà cung cấp.
• Nhược điểm:
  • Vốn chủ sở hữu quá nhỏ so với quy mô nợ phải trả, công ty phụ thuộc quá mức vào các khoản vay nợ tài chính ngắn hạn.
  • Quy mô khoản phải thu khách hàng trong năm 2022 bị phình to (vượt 21 tỷ đồng), dẫn đến tình trạng bị khách hàng chiếm dụng vốn lớn.
  • Công tác trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi chưa được thực hiện đầy đủ theo hướng dẫn của chế độ kế toán; công ty chưa xây dựng thang phân loại tuổi nợ định kỳ để đôn đốc thu nợ kịp thời.
• Hệ thống giải pháp đề xuất:
  1. Hoàn thiện quy trình quản lý và thu hồi nợ phải thu: Xây dựng hạn mức bán chịu cụ thể cho từng nhóm khách hàng dựa trên lịch sử thanh toán; áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm; định kỳ lập bảng phân tích tuổi nợ và gửi thư xác nhận công nợ.
  2. Thực hiện nghiêm túc việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi: Căn cứ vào thời hạn quá hạn của từng khoản nợ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC để trích lập chi phí dự phòng, phản ánh đúng giá trị thực của tài sản.
  3. Tái cấu trúc các khoản nợ phải trả: Tận dụng các điều khoản tín dụng thương mại từ nhà phân phối thiết bị tin học để giãn thời hạn thanh toán mà không làm suy giảm uy tín; cân đối lại dòng tiền từ thu nợ khách hàng để hạ thấp dư nợ vay tài chính ngân hàng, giảm gánh nặng chi phí lãi vay.
  4. Nâng cao hiệu quả khai thác phần mềm MISA SME 2022: Sử dụng triệt để các phân hệ báo cáo cảnh báo nợ đến hạn, tự động hóa khâu lập bảng kê đối chiếu công nợ nhằm giảm thiểu sai sót tác nghiệp thủ công.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận ghi nhận các kết quả nghiên cứu cụ thể qua số liệu thực tế tại doanh nghiệp:

• Lượng hóa chi tiết quy mô tài sản và nguồn vốn của Công ty TNHH Thái Minh qua 3 năm: Tổng tài sản tăng từ 18,56 tỷ đồng (2021) lên 25,88 tỷ đồng (2022) và đạt 29,02 tỷ đồng (2023). Tỷ trọng tài sản ngắn hạn chiếm đa số (đạt 95,83% vào năm 2023), trong đó lượng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng năm 2023 tăng đột biến lên mức 15,95 tỷ đồng.
• Vạch rõ thực trạng mất cân đối nguồn vốn: Nợ phải trả luôn chiếm trên 85% tổng nguồn vốn qua các năm (đạt 27,16 tỷ đồng năm 2023), vay tài chính ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn nhất (duy trì trên 16 tỷ đồng), trong khi vốn chủ sở hữu bị suy giảm và chịu áp lực từ khoản lỗ lũy kế chưa phân phối âm qua các năm (năm 2021 âm 2,49 tỷ đồng, năm 2022 âm 1,14 tỷ đồng, năm 2023 âm 710 triệu đồng).
• Minh họa chi tiết quy trình xử lý kế toán thực tế thông qua các chứng từ gốc có thật tại doanh nghiệp (Hóa đơn số 211, Phiếu xuất kho XK2083/12, Hóa đơn mua hàng số 675, Phiếu nhập kho NK11/03, Ủy nhiệm chi và Sổ chi tiết TK 331, 131).

Về đóng góp học thuật và thực tiễn: Khóa luận hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán công nợ và phương pháp phân tích tài chính gắn liền với quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC. Tác giả tự đóng góp các giải pháp quản lý thực tế phù hợp với quy mô nhân sự tinh gọn (9 người) của một doanh nghiệp thương mại nhỏ, giúp ban giám đốc có cơ sở đánh giá rủi ro đòn bẩy tài chính và cải thiện chu kỳ thu hồi nợ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn tồn tại một số giới hạn đã được tác giả chỉ ra hoặc phản ánh qua phạm vi thực hiện:

• Dữ liệu nghiên cứu bị giới hạn trong phạm vi một doanh nghiệp thương mại đơn lẻ (Công ty TNHH Thái Minh) tại thị trường Thừa Thiên Huế, do đó các kết luận chưa mang tính phổ quát cho toàn bộ ngành bán lẻ thiết bị công nghệ.
• Thời gian khảo sát số liệu dừng lại ở giai đoạn 2021 – 2023; khoảng thời gian thực tập của sinh viên tương đối ngắn (gần 4 tháng, từ tháng 11/2024 đến tháng 03/2025) và hạn chế về kinh nghiệm thực tế khiến khóa luận chưa đi sâu phân tích chi tiết chi phí sử dụng vốn và chi phí lãi vay phát sinh từ các khoản nợ tài chính.
• Khóa luận chưa xây dựng các mô hình định lượng dự báo rủi ro phá sản hoặc kiểm định tác động của chính sách tín dụng đến khả năng sinh lời của doanh nghiệp.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát trên mẫu nhiều doanh nghiệp cùng ngành phân phối thiết bị tin học, phân tích chuyên sâu chu kỳ chuyển đổi tiền mặt (Cash Conversion Cycle) và ứng dụng các mô hình định lượng đánh giá rủi ro thanh khoản theo các quý trong năm tài chính.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo khung kết cấu chuẩn mực của một khóa luận thực tập tốt nghiệp chuyên sâu về kế toán công nợ và phân tích báo cáo tài chính tại doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Kế toán viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Học hỏi quy trình tổ chức chứng từ, luân chuyển sổ sách và cách thức định khoản các nghiệp vụ công nợ thực tế trên phần mềm kế toán MISA SME.
• Nhà quản trị doanh nghiệp thương mại: Tham khảo hệ thống chỉ tiêu phân tích công nợ để đánh giá mức độ bị chiếm dụng vốn, rủi ro đòn bẩy tài chính và cách xây dựng chính sách bán chịu an toàn.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Thái Minh đang áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào? Công ty TNHH Thái Minh áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung và thực hiện toàn bộ công tác hạch toán trên phần mềm MISA SME 2022.

2. Cơ cấu tài sản của Công ty TNHH Thái Minh có đặc điểm gì nổi bật qua 3 năm 2021 – 2023? Tài sản của công ty tập trung chủ yếu ở tài sản ngắn hạn (chiếm trên 90% tổng tài sản), trong khi tài sản dài hạn giảm dần qua từng năm (từ 1,95 tỷ đồng năm 2021 xuống 1,21 tỷ đồng năm 2023 do trích khấu hao tài sản cố định). Đặc biệt, lượng tiền và tương đương tiền năm 2023 tăng đột biến đạt 15,95 tỷ đồng, tăng 575,42% so với năm 2022.

3. Cơ cấu nguồn vốn của Công ty TNHH Thái Minh phản ánh thực trạng tài chính như thế nào? Nguồn vốn của công ty phụ thuộc rất lớn vào nợ phải trả ngắn hạn (chiếm từ 85% đến hơn 93% tổng nguồn vốn, đạt 27,16 tỷ đồng vào năm 2023), trong đó các khoản vay và nợ thuê tài chính duy trì ở mức cao trên 16 tỷ đồng. Vốn chủ sở hữu mỏng và chịu áp lực từ khoản lỗ lũy kế chưa phân phối âm qua cả 3 năm, cho thấy mức độ tự chủ tài chính của đơn vị còn thấp.

4. Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thái Minh được tổ chức như thế nào và ai phụ trách công nợ? Phòng kế toán công ty gồm 4 người: anh Nguyễn Công Sơn (Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp), chị Hoàng Thị Hiền (Kế toán công nợ kiêm kế toán kho), chị Hoàng Thị Thanh Thúy (Kế toán bán hàng kiêm kế toán thuế và tiền lương), và chị Hoàng Thị Nga (Thủ quỹ). Kế toán công nợ do chị Hoàng Thị Hiền trực tiếp theo dõi và xử lý.

5. Các chứng từ kế toán thực tế nào được sử dụng để hạch toán Tài khoản 131 và 331 tại doanh nghiệp? Các chứng từ phát sinh thực tế gồm: Hóa đơn GTGT đầu ra số 211, Phiếu xuất kho số XK2083/12, Bảng sao kê ngân hàng tháng 12/2023 (đối với phần hành phải thu khách hàng TK 131); Hóa đơn GTGT đầu vào số 675, Phiếu nhập kho số NK11/03, Giấy ủy nhiệm chi (đối với phần hành phải trả người bán TK 331).

Kết luận

Khóa luận của tác giả Hoàng Thị Như Quỳnh đã phản ánh một cách chân thực thực trạng công tác kế toán công nợ và bức tranh tài chính của Công ty TNHH Thái Minh trong giai đoạn 2021 – 2023. Công trình làm rõ mối liên hệ giữa việc hạch toán trên phần mềm MISA SME 2022 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC với việc kiểm soát các chỉ số thanh toán và cơ cấu nguồn vốn. Những số liệu thực tế được lượng hóa đã chỉ rõ các điểm nghẽn về đòn bẩy nợ cao và rủi ro chiếm dụng vốn, tạo cơ sở thực tiễn để đề xuất các biện pháp hoàn thiện công tác quản lý tài chính cho doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số lý luận về kế toán công nợ cùng với tình hình công nợ trong doanh nghiệp. Một số khái niệm liên quan đến kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ 1.1 Khái niệm công nợ: “ Quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp luôn phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa người mua và người bán, giữa các đơn vị với nhau và trong nội bộ Công ty. Trên cơ sở các mối quan hệ này sẽ phát sinh các khoản nợ phải trả, nợ phải trả tương ứng.

Kế toán khoản phải thu và nợ phải trả được gọi là kế toán công nợ. Như vậy, kế toán công nợ được xem là một phân hành kế toán có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các khoản nợ phải thu, nợ phải trả diễn ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ”. (Nguyễn Tấn Bình, Kế toán tài chính, NXB Tổng hợp TP.HCM, 2011) Tóm lại ta có thể hiểu được khái niệm kế toán công nợ như sau: Công nợ là một khoản tiền phát sinh khi cá nhân hay tổ chức thực hiện việc trao đổi, mua bán hàng hóa, dịch vụ với nhau mà chưa thực hiện thanh toán tại thời điểm đó mà phải chuyển sang một thời điểm khác để thanh toán. Công nợ đối với một doanh nghiệp bao gồm công nợ phải thu khi doanh nghiệp thực hiện việc bán hàng hóa hay cung cấp các dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu tiền và công nợ phải trả khi doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ mua hàng hóa hay phát sinh các khoản vay nợ từ các tổ chức tín dụng.

Khái niệm kế toán khoản phải thu “ Trong quá trình sản xuất kinh doanh, khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng mà khách hàng chưa thanh toán thì sẽ phát sinh khoản phải thu. Các khoản phải thu trong doanh nghiệp xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ. mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai. Khoản nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi.

Các khoản phải thu được kế toán 5 Công ty ghi lại và phản ánh trên bảng 5 cân đối kế toán, bao gồm các khoản nợ Công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán ”.TS Ngô Thế Chi, TS Trương Thị Thủy, Giáo trình Kế toán tài chính 2023) Trong doanh nghiệp, các khoản phải thu bao gồm: phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, tạm ứng, trả trước,…Trong đó chiến tỷ trọng lớn nhất là phải thu khách hàng. Theo thời hạn thu các khoản nợ phải thu được phân loại thành khoản nợ phải thu ngắn hạn và nợ phải thu dài hạn. - Nợ phải thu ngắn hạn: Là các khoản nợ phải thu ngắn hạn có kỳ hạn có kỳ hạn thu hồi còn lại không quá 12 tháng hoặc nằm trong một chu kỳ kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo. - Nợ phải thu dài hạn: Là các khoảm phải thu có kỳ hạn thu hồi trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất kinh doanh tại thời điểm báo cáo.

- Việc ghi nhận các khoản phải thu phản ánh sự tin tưởng của Công ty vào khả năng thu hồi được các khoản nợ này. - Theo một định nghĩa khác: Khoản phải thu là các khoản tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp do mua chịu hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.