Khóa luận: Hoàn thiện kế toán thanh toán tại Công ty Vận tải USB

Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu tốt nghiệp kế toán kiểm toán hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua người bán tại, vận dụng lý thuyết vào thực tế, đề xuất giải pháp

• Tác giả: Đỗ Tiến Đạt
• Người hướng dẫn: Ths. Nguyễn Thị Mai Linh
• Trường học: Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
• Chuyên ngành: Kế toán – Kiểm toán
• Đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH Vận tải USB
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Hải Phòng

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. Các khái niệm cơ bản
• 1.1.1. Khái niệm phương thức thanh toán và hình thức thanh toán
• 1.1.2. Sự cần thiết của kế toán thanh toán với người mua và người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
• 1.1.3. Nhiệm vụ của công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán
• 1.2. Nội dung kế toán thanh toán với người mua
• 1.2.1. Nguyên tắc thanh toán với người mua
• 1.2.2. Các chứng từ, sổ sách, tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua
• 1.2.3. Phương pháp hạch toán
• 1.3. Nội dung kế toán thanh toán với người bán
• 1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán
• 1.3.2. Chứng từ, tài khoản sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán
• 1.3.3. Phương pháp hạch toán
• 1.4. Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ
• 1.4.1. Tỷ giá và quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán
• 1.4.2. Kế toán và các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đến ngoại tệ
• 1.5. Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán vào công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
• 1.5.1. Hình thức kế toán nhật ký chung
• 1.5.2. Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái
• 1.5.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
• 1.5.4. Hình thức kế toán máy
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI USB
• 2.1. Khái quát về công ty TNHH Vận tải USB
• 2.1.1. Đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty
• 2.1.2. Những thuận lợi, khó khăn công ty trong quá trình hoạt động
• 2.1.3. Cơ cấu tổ chức công ty
• 2.2. Đặc điểm công tác kế toán của công ty TNHH vận tải USB
• 2.2.1. Đặc điểm kinh doanh của công ty
• 2.2.2. Hình thức kế toán, chính sách và phương pháp áp dụng
• 2.3. Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công Ty TNHH vận tải USB
• 2.3.1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán với người mua, người bán tại Công Ty TNHH Vận Tải USB
• 2.3.2. Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại Công Ty TNHH Vận Tải USB
• 2.3.3. Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại Công Ty TNHH Vận Tải USB
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI USB
• 3.1. Nhận xét chung về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Vận tải USB
• 3.1.1. Nhược điểm
• 3.2. Tính tất yếu phải hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán
• 3.3. Yêu cầu và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán
• 3.4. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Vận tải USB
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• DANH MỤC BẢNG BIỂU

Tóm tắt

I. Tổng quan về công tác kế toán thanh toán với người mua người bán

Công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán là một phần quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Đặc biệt, trong bối cảnh kinh tế hiện nay, việc quản lý công nợ và thanh toán hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định. Khóa luận này sẽ đi sâu vào việc hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Vận tải USB.

1.1. Khái niệm và vai trò của kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán là quá trình ghi chép, theo dõi và quản lý các khoản phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Vai trò của nó không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền mà còn đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

1.2. Các phương thức thanh toán phổ biến trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp thường áp dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau như thanh toán trực tiếp, thanh toán trả chậm, và thanh toán qua ngân hàng. Mỗi phương thức có ưu nhược điểm riêng, ảnh hưởng đến dòng tiền và quan hệ với nhà cung cấp.

II. Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Vận tải USB

Công ty TNHH Vận tải USB hiện đang gặp nhiều thách thức trong công tác kế toán thanh toán. Việc tổ chức kế toán chưa thực sự hiệu quả, dẫn đến tình trạng chậm trễ trong thanh toán và quản lý công nợ. Phân tích thực trạng sẽ giúp nhận diện rõ hơn các vấn đề cần cải thiện.

2.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

Công ty TNHH Vận tải USB hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực vận tải, với nhiều đối tác và khách hàng. Đặc điểm này yêu cầu công tác kế toán thanh toán phải linh hoạt và chính xác để đảm bảo dòng tiền ổn định.

2.2. Những khó khăn trong công tác kế toán thanh toán

Một số khó khăn bao gồm việc thiếu hụt thông tin về công nợ, quy trình thanh toán chưa rõ ràng, và sự chậm trễ trong việc đối chiếu số liệu. Những vấn đề này cần được giải quyết để nâng cao hiệu quả công tác kế toán.

III. Phương pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty

Để cải thiện công tác kế toán thanh toán, công ty cần áp dụng một số phương pháp và giải pháp cụ thể. Những biện pháp này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

3.1. Cải tiến quy trình ghi chép và theo dõi công nợ

Cần xây dựng một quy trình ghi chép rõ ràng, chi tiết cho từng khoản nợ phải thu và phải trả. Việc này sẽ giúp quản lý dễ dàng theo dõi và đôn đốc thanh toán kịp thời.

3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán

Sử dụng phần mềm kế toán hiện đại sẽ giúp tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhân viên kế toán.

IV. Kết quả nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn

Kết quả nghiên cứu cho thấy việc hoàn thiện công tác kế toán thanh toán không chỉ giúp công ty cải thiện tình hình tài chính mà còn nâng cao mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp. Những ứng dụng thực tiễn từ nghiên cứu sẽ được áp dụng để tối ưu hóa quy trình làm việc.

4.1. Đánh giá hiệu quả sau khi áp dụng giải pháp

Sau khi áp dụng các giải pháp, công ty đã ghi nhận sự cải thiện rõ rệt trong việc quản lý công nợ và thanh toán. Thời gian thanh toán được rút ngắn, giúp tăng cường dòng tiền.

4.2. Những bài học rút ra từ thực tiễn

Các bài học từ thực tiễn cho thấy tầm quan trọng của việc theo dõi và quản lý công nợ chặt chẽ. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động mà còn tạo dựng được uy tín trong mắt đối tác.

V. Kết luận và hướng phát triển tương lai

Công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty TNHH Vận tải USB cần được hoàn thiện hơn nữa để đáp ứng yêu cầu phát triển trong tương lai. Việc áp dụng các giải pháp đã đề xuất sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự phát triển bền vững.

5.1. Tầm quan trọng của việc hoàn thiện công tác kế toán

Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán không chỉ giúp công ty duy trì hoạt động mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển lâu dài trong tương lai.

5.2. Định hướng phát triển trong thời gian tới

Công ty cần tiếp tục nghiên cứu và áp dụng các phương pháp mới trong kế toán, đồng thời nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên để đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường với nhiều biến động, việc đảm bảo nguồn vốn phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh là bài toán trọng yếu đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để duy trì dòng tiền ổn định và thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển liên tục, doanh nghiệp cần quản lý và giải quyết tốt các mối quan hệ công nợ phát sinh. Công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán giữ vai trò hạt nhân trong bộ máy kế toán tài chính, trực tiếp kiểm soát luồng tiền thu hồi từ khách hàng nhằm chi trả các nghĩa vụ tài chính và tái đầu tư vào chu kỳ kinh doanh tiếp theo.

Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Vận tải USB" do sinh viên Đỗ Tiến Đạt thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Thị Mai Linh tại Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng (năm 2021) được xây dựng nhằm giải quyết các yêu cầu thực tiễn này.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định theo 3 nội dung cụ thể:

1. Nghiên cứu và hệ thống hóa lý luận chung về tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp.
2. Mô tả, khảo sát và tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Vận tải USB.
3. Đánh giá những ưu điểm và khuyết điểm cơ bản trong tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng tại đơn vị thực tập, từ đó đề xuất các biện pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán với người mua (khoản phải thu) và người bán (khoản phải trả) tại doanh nghiệp.
• Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH Vận tải USB, địa chỉ tại Số 5/16 phố Nguyễn Khoa Dục, Phường Cát Bi, Quận Hải An, Thành phố Hải Phòng.
• Thời gian nghiên cứu và dữ liệu: Tập trung vào các nghiệp vụ kinh tế và số liệu kế toán phát sinh trong niên độ kế toán năm 2020; thời gian thực hiện đề tài từ ngày 12/04/2021 đến ngày 03/07/2021.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.

Khung lý thuyết và khái niệm áp dụng

• Khái niệm thanh toán và phương thức thanh toán: Phân định rõ hai phương thức thanh toán chủ yếu gồm thanh toán trực tiếp (trả tiền ngay khi nhận hàng/dịch vụ) và thanh toán trả chậm (nhận hàng trước, thanh toán sau).
• Hình thức thanh toán: Bao gồm thanh toán bằng tiền mặt (thường áp dụng cho các giao dịch nhỏ dưới 20.000.000 đồng) và thanh toán không bằng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng, ủy nhiệm chi, nhờ thu kèm chứng từ, nhờ thu phiếu trơn, tín dụng chứng từ/L-C).
• Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng:
  • Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng): Dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán công nợ giữa doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý tài sản.
  • Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán): Dùng để theo dõi các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán cho các nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định hoặc nhà thầu xây lắp.
  • Các tài khoản đối ứng liên quan: TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra phải nộp), TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), TK 211 (Tài sản cố định hữu hình), TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái), TK 2293 (Dự phòng phải thu khó đòi), TK 635 (Chi phí tài chính), TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính).
• Nguyên tắc hạch toán kế toán công nợ:
  • Theo dõi chi tiết từng khoản nợ theo từng đối tượng, thời hạn thanh toán; thường xuyên tiến hành đối chiếu và lập biên bản xác nhận công nợ.
  • Tuyệt đối không bù trừ số dư bên Nợ và bên Có của TK 131 và TK 331 khi lập Báo cáo tài chính; phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để phản ánh đồng thời trên chỉ tiêu Tài sản và Nguồn vốn.
  • Đối với các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ, áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh và đánh giá lại số dư theo tỷ giá giao dịch bình quân do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm lập Báo cáo tài chính cuối năm.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

• Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu: Thu thập trực tiếp các chứng từ kế toán gốc, sổ sách tổng hợp và sổ sách chi tiết tại phòng kế toán của Công ty TNHH Vận tải USB trong năm 2020.
• Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp lập chứng từ, phương pháp tài khoản - đối ứng tài khoản, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
• Hình thức tổ chức sổ kế toán lý thuyết: Khóa luận khảo sát 4 hình thức ghi sổ gồm Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán máy; trong đó đi sâu vào phân tích hình thức Nhật ký chung mà doanh nghiệp đang áp dụng trong thực tế.

---

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG I: Lý luận chung về tổ chức kế toán thanh toán người mua và người bán trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về kế toán công nợ trong doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

• Làm rõ bản chất kinh tế của quan hệ thanh toán, vai trò của việc thu hồi công nợ đối với sự an toàn tài chính của doanh nghiệp.
• Xác định nhiệm vụ của kế toán thanh toán: ghi chép kịp thời, kiểm soát kỷ luật thanh toán, lập chứng từ hợp lệ, theo dõi chi tiết từng khách nợ/chủ nợ, đôn đốc thu hồi nợ và đối chiếu công nợ định kỳ.
• Thiết lập sơ đồ và nguyên tắc hạch toán tổng quát cho TK 131 và TK 331, bao gồm cả các nghiệp vụ mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước, nhập khẩu ủy thác, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, hàng bán bị trả lại, giảm giá và xóa sổ nợ khó đòi.
• Trình bày quy định sử dụng các loại tỷ giá (tỷ giá giao dịch thực tế, tỷ giá ghi sổ đích danh/bình quân/FIFO, tỷ giá ghi nhận nợ) và phương pháp hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ cũng như đánh giá lại cuối kỳ.
• Mô tả trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ theo 4 hình thức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và hình thức Kế toán máy.

---

CHƯƠNG 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Vận tải USB

Chương 2 phản ánh chi tiết bức tranh hoạt động và quy trình tác nghiệp kế toán thực tế tại đơn vị:

1. Khái quát về Công ty TNHH Vận tải USB

• Tên đầy đủ: Công ty TNHH Vận tải USB (Tên giao dịch: HUONG LINH IMEXTRACO).
• Mã số thuế: 0201650181; cấp phép và đi vào hoạt động từ ngày 03/10/2015.
• Trụ sở: Số 5/16 phố Nguyễn Khoa Dục, Phường Cát Bi, Quận Hải An, Thành phố Hải Phòng.
• Đại diện pháp luật: Lê Thị Hương; Giám đốc: Lê Tiến Chuẩn.
• Đặc điểm kinh doanh: Hoạt động chính là dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ và đường thủy nội địa, dịch vụ kho bãi, bảo dưỡng sửa chữa ô tô, kinh doanh nhiên liệu và phụ tùng ô tô. Doanh nghiệp vận chuyển máy móc thiết bị phục vụ sản xuất và xuất nhập khẩu; cước phí vận chuyển được tính toán dựa trên loại container (container 20 feet, container 40 feet), trọng lượng (N/W) và chiều cao vỏ container (ví dụ hàng tạm nhập tái xuất: 2.200.000 đồng/cont 20ft; 4.400.000 đồng/cont 40ft; chi phí đường bộ tính toán với định mức 110% chi phí lương lái xe và nhiên liệu).
• Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Gồm Ban Giám đốc, Phòng Logistics, Phòng Kế toán và Đội xe.
• Cơ cấu bộ máy kế toán: Gồm 2 nhân sự phụ trách: Kế toán trưởng (chịu trách nhiệm chung, kiểm tra sổ sách, lập Báo cáo tài chính, quản lý giao dịch đối tác), Kế toán tổng hợp kiêm Kế toán kho và Thủ quỹ (thu thập, xử lý chứng từ, vào sổ kế toán, theo dõi nhập - xuất - tồn và quỹ tiền mặt).
• Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ là VNĐ; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung.

QUY TRÌNH GHI SỔ NHẬT KÝ CHUNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI USB:
Chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ...)

2. Thực tế kế toán thanh toán với người mua (TK 131)

• Chứng từ kế toán: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT dịch vụ vận chuyển, Phiếu thu, Giấy báo Có ngân hàng (Ngân hàng TMCP Á Châu - ACB Chi nhánh PGD TD Plaza).
• Nghiệp vụ minh họa thực tế năm 2020:
  • Nghiệp vụ 1 (Cung cấp dịch vụ chưa thu tiền): Ngày 04/11/2020, xuất Hóa đơn GTGT số 0001020 cho Công ty TNHH Công nghệ máy văn phòng KYOCERA dịch vụ vận chuyển nội địa 11 container 40ft, đơn giá 1.800.000 đồng/cont. Doanh thu chưa thuế: 19.800.000 đồng, thuế GTGT 10%: 1.980.000 đồng, tổng tiền thanh toán: 21.780.000 đồng. Kế toán định khoản: Nợ TK 131 (KYOCERA): 21.780.000 / Có TK 511: 19.800.000 / Có TK 3331: 1.980.000 đồng.
  • Nghiệp vụ 2 (Cung cấp dịch vụ chưa thu tiền): Ngày 13/11/2020, xuất Hóa đơn GTGT số 0001127 cho Công ty TNHH HANOI VIETNAM dịch vụ vận chuyển 7 container 40ft, đơn giá 4.500.000 đồng/cont. Doanh thu: 31.500.000 đồng, thuế GTGT 10%: 3.150.000 đồng, tổng tiền: 34.650.000 đồng. Định khoản: Nợ TK 131 (HANOI VIETNAM): 34.650.000 / Có TK 511: 31.500.000 / Có TK 3331: 3.150.000 đồng.
  • Nghiệp vụ 3 (Khách hàng thanh toán qua ngân hàng): Ngày 18/12/2020, nhận Giấy báo Có số 143 từ Ngân hàng ACB, Công ty KYOCERA thanh toán tiền cước HĐ 0001020 số tiền 21.780.000 đồng. Định khoản: Nợ TK 112: 21.780.000 / Có TK 131 (KYOCERA): 21.780.000 đồng.
  • Nghiệp vụ 4 (Khách hàng thanh toán qua ngân hàng): Ngày 28/12/2020, nhận Giấy báo Có số 151 từ Ngân hàng ACB, Công ty HANOI VIETNAM thanh toán tiền cước HĐ 0001127 số tiền 34.650.000 đồng. Định khoản: Nợ TK 112: 34.650.000 / Có TK 131 (HANOI VIETNAM): 34.650.000 đồng.
  • Các nghiệp vụ khác trích xuất từ Sổ Nhật ký chung: Công ty TNHH Long Vũ thanh toán cước theo GBC 67 ngày 10/9 (37.500.000 đồng); Công ty TNHH Yusen thanh toán cước theo GBC 98 ngày 10/10 (17.500.000 đồng); Công ty TNHH Tiếp vận SITC Đình Vũ thanh toán cước theo Phiếu thu 101 ngày 01/11 (19.000.000 đồng).
• Số liệu tổng hợp công nợ người mua năm 2020: Số dư đầu kỳ TK 131 là 224.568.000 đồng; số dư cuối kỳ theo dõi chi tiết trên Bảng tổng hợp công nợ khách hàng ghi nhận: Công ty KYOCERA dư Nợ 226.769.000 đồng, Công ty HANOI VIETNAM dư Nợ 56.523.000 đồng.

3. Thực tế kế toán thanh toán với người bán (TK 331)

• Chứng từ kế toán: Hóa đơn GTGT đầu vào, Hợp đồng mua bán, Giấy ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ ngân hàng, Biên bản giao nhận TSCĐ, Phiếu nhập kho.
• Nghiệp vụ minh họa thực tế năm 2020:
  • Nghiệp vụ mua TSCĐ: Ngày 24/10/2020, mua 01 xe đầu kéo IVECO-Hongyan từ Công ty Cổ phần Công nghiệp Ô tô Hyundai Hải Phòng theo Hóa đơn GTGT số 0001150 và Biên bản giao nhận TSCĐ số 01/BBBG-TSCĐ. Giá mua chưa thuế: 750.000.000 đồng, thuế GTGT 10%: 75.000.000 đồng, tổng giá thanh toán: 825.000.000 đồng (chưa thanh toán). Định khoản: Nợ TK 211: 750.000.000 / Nợ TK 133: 75.000.000 / Có TK 331 (Hyundai Hải Phòng): 825.000.000 đồng.
  • Nghiệp vụ mua nhiên liệu: Ngày 06/11/2020, mua 3.000 lít dầu Diesel 0,05S-II từ Công ty TNHH Xăng dầu Mỹ Đức phục vụ đội xe theo Hóa đơn GTGT số 0000126. Đơn giá: 15.440 đồng/lít, tiền hàng: 46.320.000 đồng, thuế GTGT 10%: 4.632.000 đồng, tổng thanh toán: 50.952.000 đồng (chưa thanh toán). Định khoản: Nợ TK 152: 46.320.000 / Nợ TK 133: 4.632.000 / Có TK 331 (Xăng dầu Mỹ Đức): 50.952.000 đồng.

---

CHƯƠNG 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Vận tải USB

Trên cơ sở phân tích thực trạng, tác giả trình bày các nhận xét và định hướng hoàn thiện:

• Ưu điểm ghi nhận tại doanh nghiệp:
  • Bộ máy kế toán được tổ chức tinh gọn, phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành vận tải.
  • Vận dụng nghiêm túc chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; hệ thống chứng từ, tài khoản (TK 131, TK 331) được phản ánh rõ ràng, đúng tính chất hạch toán.
  • Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung mạch lạc, phân tách rõ việc ghi sổ tổng hợp và mở sổ chi tiết theo dõi từng khách nợ/nhà cung cấp.
  • Việc chấp hành kỷ luật thanh toán qua ngân hàng đối với các giao dịch trên 20 triệu đồng được tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định thuế.
• Hạn chế và tồn tại:
  • Công tác quản lý công nợ đôi lúc chưa phân loại chặt chẽ theo tuổi nợ hoặc các khoản nợ có nguy cơ khó đòi để trích lập dự phòng kịp thời.
  • Khâu đối chiếu công nợ cuối kỳ với một số đối tác vận tải, khách hàng giao dịch thường xuyên cần được thực hiện định kỳ và có văn bản xác nhận đầy đủ hơn.
  • Quy trình luân chuyển chứng từ từ các bộ phận hiện trường (đội xe, logistics) về phòng kế toán đôi khi còn bị chậm trễ do đặc thù ngành vận tải chạy đường dài.
• Phương hướng và biện pháp hoàn thiện:
  • Hoàn thiện quy trình kiểm soát và luân chuyển chứng từ vận tải giữa đội xe, phòng logistics và kế toán.
  • Tăng cường lập bảng biểu phân tích tuổi nợ và theo dõi sát sao thời hạn thanh toán của từng hợp đồng.
  • Thường xuyên đối chiếu, gửi thư xác nhận công nợ định kỳ vào cuối tháng/cuối quý với các khách hàng lớn (Kyocera, Hanoi Vietnam, Yusen, SITC Đình Vũ...) và nhà cung cấp (Ô tô Hyundai, Xăng dầu Mỹ Đức...).
  • Đẩy mạnh ứng dụng phần mềm kế toán chuyên sâu để tự động hóa khâu lập sổ chi tiết và bảng tổng hợp thanh toán.

---

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp cụ thể số liệu kế toán thực tế phát sinh trong năm 2020 tại Công ty TNHH Vận tải USB:

Nghiệp vụ kinh tế	Số hiệu chứng từ	Ngày phát sinh	Đối tác liên quan	Số tiền (VNĐ)	Tài khoản ghi Nợ / Có
Thu tiền cước tháng 8	GBC 67	10/09/2020	Công ty TNHH Long Vũ	37.500.000	Nợ TK 112 / Có TK 131
Thu tiền cước tháng 9	GBC 98	10/10/2020	Công ty TNHH Yusen	17.500.000	Nợ TK 112 / Có TK 131
Mua xe đầu kéo IVECO	HĐ 0001150	24/10/2020	CTCP CN Ô tô Hyundai HP	825.000.000	Nợ TK 211, 133 / Có TK 331
Thu tiền cước vận chuyển	PT 101	01/11/2020	Công ty TNHH TV SITC Đình Vũ	19.000.000	Nợ TK 111 / Có TK 131
Cước vận chuyển 11 cont	HĐ 0001020	04/11/2020	Công ty TNHH CN MVP Kyocera	21.780.000	Nợ TK 131 / Có TK 511, 3331
Mua 3.000 lít dầu Diesel	HĐ 0000126	06/11/2020	Công ty TNHH XD Mỹ Đức	50.952.000	Nợ TK 152, 133 / Có TK 331
Cước vận chuyển 7 cont	HĐ 0001127	13/11/2020	Công ty TNHH Hanoi Vietnam	34.650.000	Nợ TK 131 / Có TK 511, 3331
Khách thanh toán HĐ 1020	GBC 143	18/12/2020	Công ty TNHH CN MVP Kyocera	21.780.000	Nợ TK 112 / Có TK 131
Khách thanh toán HĐ 1127	GBC 151	28/12/2020	Công ty TNHH Hanoi Vietnam	34.650.000	Nợ TK 112 / Có TK 131

Đóng góp thực tiễn của khóa luận

• Minh họa chi tiết quy trình ghi sổ kế toán công nợ theo hình thức Nhật ký chung đối với doanh nghiệp vận tải quy mô nhỏ và vừa, từ khâu lập hóa đơn cước vận chuyển, tiếp nhận chứng từ chi phí xăng dầu, tài sản cố định đến khâu vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 131, TK 331, Sổ chi tiết và Bảng tổng hợp công nợ.
• Phản ánh trung thực tính chất đặc thù của kế toán ngành vận tải đường bộ/đường thủy (tính cước theo container 20ft/40ft, tỷ lệ chi phí nhiên liệu và lương lái xe 110%, phương thức thanh toán tiền mặt dưới 20 triệu đồng và chuyển khoản ngân hàng trên 20 triệu đồng).
• Đề xuất hệ thống giải pháp gắn liền với đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 2 người tại Công ty TNHH Vận tải USB.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Đề tài chỉ khảo sát các số liệu kế toán phát sinh trong niên độ năm 2020 tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH Vận tải USB), chưa so sánh đối chiếu đa chiều với các doanh nghiệp vận tải logistics khác trên địa bàn Hải Phòng.
• Hạn chế về nội dung nghiệp vụ: Mặc dù phần lý thuyết có trình bày sâu về kế toán các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ và đánh giá chênh lệch tỷ giá theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, phần thực trạng thực tế chủ yếu phản ánh các giao dịch thanh toán nội địa phát sinh bằng đồng Việt Nam (VNĐ).
• Hướng nghiên cứu mở rộng: Nghiên cứu công tác kế toán thanh toán quốc tế và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái trong các hợp đồng vận tải logistics xuất nhập khẩu đa quốc gia khi công ty mở rộng thị trường vận tải biển quốc tế.

---

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:

• Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Tham khảo phương pháp xây dựng khóa luận tốt nghiệp chuyên đề kế toán thanh toán công nợ phải thu, phải trả theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Kế toán viên doanh nghiệp vận tải và dịch vụ logistics: Vận dụng quy trình luân chuyển chứng từ dịch vụ vận tải (tính cước cont, hóa đơn GTGT, giấy báo Có/Nợ, biên bản giao nhận xe đầu kéo, nhập kho nhiên liệu) vào hệ thống sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết quản lý công nợ khách hàng/nhà cung cấp.
• Nội dung đáng tham khảo nhất: Hệ thống bảng biểu minh họa từ Biểu 2.1 đến Biểu 2.12 (mẫu Hóa đơn GTGT, Biên bản giao nhận TSCĐ xe đầu kéo IVECO, Giấy báo Có ACB, trích Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 131 và Bảng tổng hợp thanh toán người mua).

---

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Vận tải USB áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.

2. Tiêu chuẩn áp dụng hình thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản tại công ty là gì?
Công ty áp dụng thanh toán bằng tiền mặt đối với các đơn hàng có giá trị dưới 20.000.000 đồng; đối với các đơn hàng hoặc giao dịch mua bán có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên, công ty bắt buộc áp dụng hình thức chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng (như tài khoản mở tại Ngân hàng ACB).

3. Nghiệp vụ mua tài sản cố định trong năm 2020 tại công ty được hạch toán với số tiền và chứng từ nào?
Ngày 24/10/2020, công ty mua 01 xe đầu kéo IVECO-Hongyan từ Công ty CP Công nghiệp Ô tô Hyundai Hải Phòng theo Hóa đơn GTGT số 0001150 và Biên bản bàn giao TSCĐ số 01/BBBG-TSCĐ với giá chưa thuế 750.000.000 đồng, thuế GTGT 75.000.000 đồng, tổng giá thanh toán phải trả người bán là 825.000.000 đồng (hạch toán Nợ TK 211, Nợ TK 133 / Có TK 331).

4. Khách hàng Công ty TNHH Công nghệ máy văn phòng KYOCERA phát sinh giao dịch và thanh toán cước vận tải như thế nào?
Ngày 04/11/2020, công ty xuất Hóa đơn GTGT số 0001020 cước vận chuyển 11 container 40ft với tổng giá trị 21.780.000 đồng (gồm VAT 1.980.000 đồng) ghi nhận Nợ TK 131. Đến ngày 18/12/2020, khách hàng thanh toán toàn bộ qua Ngân hàng ACB theo Giấy báo Có số 143, kế toán ghi Nợ TK 112 / Có TK 131 số tiền 21.780.000 đồng.

5. Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty TNHH Vận tải USB gồm những vị trí nào?
Bộ máy kế toán của công ty gồm 2 người: 01 Kế toán trưởng phụ trách kiểm tra, bao quát tình hình tài chính và lập báo cáo tài chính; 01 Kế toán tổng hợp kiêm nhiệm công tác kế toán kho và thủ quỹ phụ trách thu thập, kiểm tra chứng từ gốc, ghi chép sổ sách và theo dõi quỹ tiền mặt, xuất nhập tồn kho.

---

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Đỗ Tiến Đạt đã phản ánh hệ thống và chi tiết công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty TNHH Vận tải USB theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Các số liệu, mẫu biểu và quy trình luân chuyển chứng từ trong năm tài chính 2020 được tác giả trích xuất cụ thể, làm rõ mối liên hệ giữa lý luận kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa với thực tiễn quản lý công nợ ngành vận tải. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất bám sát đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tinh gọn và hoạt động kinh doanh vận tải đường bộ, đường thủy của đơn vị.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 1.1 Các khái niệm cơ bản 1.1 Khái niệm phương thức thanh toán và hình thức thanh toán Thanh toán: Là sự chuyển giao tài sản của 1 bên (người, công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi cần trao đổi các sản phẩm hoặc dịch vụ trong 1 cuộc giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phương thức thanh toán: Là cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau, hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán, áp dụng cho giao dịch đó _ Có 2 phương thức thanh toán: thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm Phương thức thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng chuyể khoản,. Phương thức thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp đã nhận được hàng nhưng chưa thanh toán cho người bán Hình thức thanh toán: Là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố trong quá trình thanh toán. Thông thường có hai hình thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt Hình thức thanh toán bằng tiền mặt: Là hình thức bán hàng thu tiền ngay , bên mua sẽ xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho người bán khi nhận được hàng hóa, vật tư.

Hình thức này thường được áp dụng đối với giao dịch phát sinh với số tiền nhỏ (thường được áp dụng những khoản hơn 20 triệu), nghiệp vụ đơn giản Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng Các hình thức gồm: Thanh toán bằng ủy nhiệm chi, nhờ thu kèm chứng từ, nhờ thu phiếu trơn , thanh toán bằng thư tín dụng +) Hình thức thanh toán ủy nhiệm chi: Là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định và gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định vào tài khoản của mình để trả cho người hưởng thụ. SV: Đỗ Tiến Đạt – QT2002K 2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công Nghệ Hải Phòng +) Hình thức nhờ thu kèm chứng từ: Là hình thức mà người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không có căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo, với điều kiện là người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng. +) Hình thức nhờ thu phiếu trơn: Là hình thức nhờ thu trong đó người xuất khẩu ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền từ người nhập khẩu căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ hàng hóa thì gửi thẳng người nhập khẩu, không gửi cho ngân hàng. Người bán hàng giao cho người mua và gửi thẳng bộ chứng từ cho người mua để người mua nhận hàng.

Hối phiếu được lập và gửi đến ngân hàng thu tiền. +) Hình thức tín dụng chứng từ: Là sự thỏa thuận trong đó một ngân hàng mở thư tín dụng theo yêu cầu người mở thư tín dụng cam kết hay cho phép ngân hàng khác tri chả hoặc chấp nhận hối phiếu cho một người trong phạm vi số tiền của thư tín dụng khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng.2 Sự cần thiết của công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Luồng tiền thu từ khách hàng là nguồn chính để doanh nghiệp có thể chi trả các khoản nợ và tiếp tụ chu kì kinh doanh của mình. Việc quản lí và thu hồi nợ tốt sẽ nâng cao khả năng thanh toán của doanh nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp có tình hình tài chính vững mạnh để vượt qua những khó khăn có thể gặp phải trong suốt quá trình hoạt động của mình và quyết định sự liên tục của quá trình SXKD.

 Quan hệ thanh toán là yếu tố của hoạt động tài chính và là cơ sở cho công tác quản lí tài chính của doanh nghiệp. Việc đảm bảo cho quan hệ thanh toán tiến hành một cách hợp lí và hiệu quả sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hoạt động tài chính của doanh nghiệp Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo đối tượng, thời gian và tình hình thanh toán sẽ cung cấp cho người quản lý thông tin cần thiết cho quản lí tài chính. Với những lý do trên, em thấy được sự quan trọng và cần thiết của công tác kế toán thanh toán người mua, người bán trong bất cứ doanh nghiệp nào. Quản lý quan hệ thanh toán sẽ giúp cho các doanh nghiệp đảm bảo tình hình tài chính doanh nghiệp luôn ổn định và lành mạnh SV: Đỗ Tiến Đạt – QT2002K 3 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công Nghệ Hải Phòng 1.3 Nhiệm vụ của công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán  Tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả theo chi tiết từng đối tượng, từng khoản nợ đôn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh bị chiếm dụng vốn  Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật  Đối với những khách hàng có nợ có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn nợ.

Nếu cần thiết có thể yêu cầu khách hàng xác nhận bằng văn bản  Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý có biện pháp xử lý phù hợp  Tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và phải trả. Đồng thời cũng cần xây dựng nguyên tắc quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp thanh toán với người mua, người bán sao cho khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định và chế độ.4 Nội dung kế toán thanh toán với người mua 1.1 Nguyên tắc thanh toán với người mua Để có thể theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua cần tuân thủ các nguyên tắc sau: + Cần phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ, phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra đôn đốc về việc thanh toán diễn ra kịp thời + Đối với khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần phải kiểm tra , đối chiếu từng khoản nợ phát sinh , số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có văn bản xác nhận. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế. + Cần phải phân loại các khoản thu khách hàng theo thời hạn thanh toán cũng như đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ + Tuyệt đối không được bù trừ số dư bên nợ bên có của Tk 131 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu lên Bảng cân đối kế toán SV: Đỗ Tiến Đạt – QT2002K 4 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công Nghệ Hải Phòng + Đối với các khoản thu bằng vàng bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật.

Cuối kỳ, điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế 1.2 Các chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua a) Chứng từ sử dụng _ Hợp đồng kinh tế (Đối với những khách hàng có giao dịch lớn, 1 lần giao dịch) _ Phiếu thu _ Giấy báo có _ Hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) do doanh nghiệp lập _ Phiếu xuất kho b) Tài khoản sử dụng Tài khoản 131: Phải thu khách hàng Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tinh hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán hàng hóa, sản phẩm, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ Bên Nợ Phản ánh Số tiền phải thu của khách hàng trong kỳ phát sinh khi bán các sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính. Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (Trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán). Số dư bên Nợ Số tiền còn phải thu khách hàng Bên Có Số tiền khách hàng đã trả nợ Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của khách hàng Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT) Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán) Số dư bên CÓ SV: Đỗ Tiến Đạt – QT2002K 5 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công Nghệ Hải Phòng Số tiền đã nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể Chú ý : Khi lập BCTC, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “ Tài sản “ và bên “ Nguồn vốn SV: Đỗ Tiến Đạt – QT2002K 6 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công Nghệ Hải Phòng 1.