Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại Công ty TNHH kiểm toán quốc tế Unistars" do sinh viên Phạm Thị Thơm (Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Thương Mại) thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Tuấn Duy. Đề tài tập trung vào công tác hạch toán các quan hệ thanh toán lao động tại một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kiểm toán và tư vấn tài chính.

  • Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn: Trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp, kế toán các khoản thanh toán với người lao động giữ vai trò điều tiết thu nhập, tạo động lực nâng cao năng suất lao động và bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho nhân viên. Đối với Công ty TNHH kiểm toán quốc tế Unistars—một doanh nghiệp dịch vụ kiểm toán 100% vốn Việt Nam nhưng phục vụ hơn 150 khách hàng là các doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI), phần lớn đến từ Nhật Bản và Hàn Quốc—yếu tố con người mang tính quyết định đến chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên, thực tế tại đơn vị cho thấy công tác trích nộp các quỹ bảo hiểm mới thực hiện trên mức lương cơ bản (thấp hơn so với quy định tổng thu nhập thực tế); đồng thời đội ngũ kế toán còn kiêm nhiệm, việc theo dõi chi tiết các khoản thanh toán chưa được phân tách rõ ràng trên hệ thống tài khoản và sổ sách, gây khó khăn khi lập các báo cáo chi tiết.

  • Mục tiêu nghiên cứu:

    1. Về mặt lý luận: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về các khoản thanh toán với người lao động, các quỹ trích theo lương, nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân theo chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam hiện hành.
    2. Về mặt thực tiễn: Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức chứng từ, tài khoản, trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại Công ty TNHH kiểm toán quốc tế Unistars; từ đó đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện.

  • Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

    • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán các khoản thanh toán với người lao động (bao gồm tiền lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương, thuế thu nhập cá nhân và các khoản giảm trừ khác).
    • Phạm vi không gian: Công ty TNHH kiểm toán quốc tế Unistars (Phòng 9.9, Tòa nhà A4, Làng quốc tế Thăng Long, đường Trần Đăng Ninh, Cầu Giấy, Hà Nội).
    • Phạm vi thời gian nghiên cứu: Quá trình thực tập và khảo sát từ ngày 19/02/2014 đến ngày 22/04/2014.
    • Phạm vi số liệu: Dữ liệu kế toán thực tế phát sinh tại thời điểm tháng 03 năm 2014 do Phòng Hành chính – Kế toán cung cấp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng các văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực nghề nghiệp và phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp khảo sát thực địa:

  • Khung pháp lý và chuẩn mực kế toán áp dụng:

    • Chế độ kế toán: Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Chế độ Kế toán doanh nghiệp.
    • Chuẩn mực kế toán: Chuẩn mực kế toán số 01 (VAS 01) – Chuẩn mực chung, chi phối 4 nguyên tắc hạch toán cốt lõi:
      • Nguyên tắc cơ sở dồn tích: Ghi nhận nghiệp vụ thanh toán lao động tại thời điểm phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thực tế chi trả tiền mặt/tiền gửi.
      • Nguyên tắc phù hợp: Ghi nhận chi phí lương và các khoản trích tương ứng vào đúng kỳ kế toán tạo ra doanh thu.
      • Nguyên tắc thận trọng: Đảm bảo trích trước chi phí lương nghỉ phép và các khoản dự phòng theo quy định.
      • Nguyên tắc nhất quán: Áp dụng thống nhất phương pháp xác định nội dung các khoản thanh toán qua các kỳ kế toán.
    • Chính sách thuế và bảo hiểm: Luật Thuế thu nhập cá nhân; Nghị định số 65/2013/NĐ-CP (quy định mức giảm trừ gia cảnh 9.000.000 đồng/tháng cho bản thân người nộp thuế và 3.600.000 đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc); Luật Bảo hiểm xã hội năm 2009; Luật Doanh nghiệp.

  • Phương pháp thu thập dữ liệu:

    • Điều tra bằng phiếu khảo sát (sơ cấp): Thiết kế phiếu điều tra gồm 10 câu hỏi nghiệp vụ (Phụ lục 01), phát ra 5 phiếu vào ngày 01/03/2014 và thu hồi đủ 5 phiếu vào ngày 03/03/2014 từ 3 nhân sự Phòng Hành chính – Kế toán (Kế toán trưởng, Kế toán viên, Thủ quỹ), 1 nhân viên Phòng Hành chính và 1 nhân viên Phòng Kiểm toán Xây dựng cơ bản.
    • Phỏng vấn trực tiếp (sơ cấp): Phỏng vấn sâu cán bộ phụ trách phần hành tiền lương (chị Nông Thị Sen và chị Nguyễn Thị Xuân Mai) về quy trình lập bảng lương, luân chuyển chứng từ và vướng mắc thực tế.
    • Quan sát thực tế (sơ cấp): Ghi nhận cách thức thu thập chứng từ, ghi chép sổ sách và thao tác xử lý dữ liệu tại Phòng Hành chính – Kế toán.
    • Nghiên cứu tài liệu (thứ cấp): Khai thác Giáo trình Kế toán tài chính - Đại học Thương Mại (2010), hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, báo cáo tài chính, bảng lương, sổ cái và các khóa luận tốt nghiệp tiền nhiệm.

  • Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp đối chiếu, so sánh giữa số liệu chứng từ gốc (bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu thu, phiếu chi) với bảng phân bổ tiền lương, sổ Nhật ký chung và các sổ chi tiết tài khoản liên quan.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán các khoản thanh toán với người lao động trong các doanh nghiệp

Chương này trình bày hệ thống lý thuyết chuẩn mực về các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và người lao động:

  • Nội dung các khoản phải thu từ người lao động: Phản ánh nghĩa vụ của người lao động đối với doanh nghiệp và Nhà nước, gồm: thuế thu nhập cá nhân (thuế trực thu tính theo biểu lũy tiến từng phần), tiền bồi thường vật chất do làm hư hỏng/thất thoát tài sản, tiền tạm ứng lương hoặc công tác phí chưa thanh toán hết, các khoản bảo hiểm bắt buộc trừ vào lương (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%), các khoản chi hộ tiền điện, nước, thuê nhà.
  • Nội dung các khoản phải trả cho người lao động: Bao gồm tiền lương (thù lao hao phí lao động), tiền thưởng (thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng, thưởng năng suất), các khoản phụ cấp (trách nhiệm, thu hút, làm thêm giờ), phúc lợi tập thể, chế độ BHXH chi trả hộ (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động) và trợ cấp mất việc làm (theo Luật Lao động: mỗi năm làm việc trả 1 tháng lương, tối thiểu 2 tháng lương).
  • Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng:
    • Chứng từ: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Giấy tạm ứng, Hợp đồng giao khoán, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
    • Tài khoản kế toán: TK 334 (Phải trả người lao động, gồm TK 3341 - Phải trả CNV, TK 3348 - Phải trả lao động khác); TK 338 (Phải trả, phải nộp khác, gồm TK 3382 - Kinh phí công đoàn, TK 3383 - BHXH, TK 3384 - BHYT, TK 3389 - BHTN); TK 335 (Chi phí phải trả); TK 141 (Tạm ứng); TK 111, 112, 641, 642, 627.
  • Hình thức sổ kế toán: Giới thiệu cấu trúc luân chuyển chứng từ theo 4 hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, và Nhật ký – Chứng từ.

Chương 2: Thực trạng kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại Công ty TNHH kiểm toán quốc tế Unistars

Chương 2 phân tích đặc điểm hoạt động, bộ máy quản lý và quy trình hạch toán thực tế phát sinh trong tháng 03/2014 tại đơn vị:

  • Đặc điểm tổ chức và bộ máy kế toán Unistars:

    • Thành lập ngày 02/07/2007, vốn điều lệ 1.000.000.000 đồng, được Ủy ban Chứng khoán Nhà nước chấp thuận kiểm toán tổ chức phát hành và kinh doanh chứng khoán từ năm 2009 (Quyết định 93/QĐ-UBCK).
    • Cơ cấu tổ chức gồm Hội đồng thành viên (Chủ tịch: ông Đoàn Tiến Hưng), Ban Giám đốc (các Phó Giám đốc: ông Nguyễn Ngọc Tuấn, ông Lê Hải Đoàn, ông Trần Hữu Trang) và 4 phòng ban chức năng: Phòng Kiểm toán I (Xây dựng cơ bản), Phòng Kiểm toán II (Báo cáo tài chính), Phòng Tư vấn, Phòng Hành chính – Kế toán.
    • Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung (1 cấp) gồm 3 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán viên và Thủ quỹ. Hình thức sổ kế toán áp dụng là Nhật ký chung, xử lý dữ liệu qua bảng tính Excel, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.

  • Thực tế hạch toán các nghiệp vụ thanh toán lao động tháng 03/2014:

    • Hạch toán tiền lương phải trả (tính theo thời gian, định mức 26 ngày công/tháng, chế độ lương cơ bản áp dụng theo quy định Nhà nước):
      • Bộ phận quản lý doanh nghiệp: Ghi Nợ TK 642: 58.000.000 đồng / Có TK 334: 58.000.000 đồng.
      • Bộ phận kinh doanh/dịch vụ: Ghi Nợ TK 641: 64.000.000 đồng / Có TK 334: 64.000.000 đồng.
      • Tổng chi phí tiền lương: 122.000.000 đồng.
    • Trích nộp các quỹ bảo hiểm tính vào chi phí doanh nghiệp (BHXH 18%, BHYT 3%, BHTN 1% = 22%):
      • Ghi Nợ TK 641: 8.590.000 đồng / Có TK 3383, 3384, 3389 (tính trên quỹ lương cơ bản của bộ phận).
    • Trích bảo hiểm khấu trừ vào lương người lao động (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1% = 10,5%):
      • Ghi Nợ TK 334 / Có TK 3383, 3384, 3389: 9.640.000 đồng.
    • Nghiệp vụ tạm ứng lương:
      • Khi chi tạm ứng: Ghi Nợ TK 141 / Có TK 111: 18.000.000 đồng.
      • Khấu trừ lương cuối tháng: Ghi Nợ TK 334 / Có TK 141: 18.000.000 đồng.
    • Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:
      • Áp dụng Nghị định 65/2013/NĐ-CP (giảm trừ bản thân 9.000.000 đồng/tháng), trong tháng 03/2014 toàn công ty chỉ có ông Đoàn Tiến Hưng có thu nhập tính thuế sau giảm trừ là 607.785 đồng (thuộc Bậc 1, thuế suất 5%).
      • Thuế TNCN phải nộp: $607.785 \times 5% = 30.389$ đồng.
      • Hạch toán: Ghi Nợ TK 334 / Có TK 3335: 30.389 đồng.
    • Khấu trừ bồi thường vật chất:
      • Ngày 18/03/2014 thu phạt anh Tuấn làm hư hỏng tài sản: 600.000 đồng (theo Phiếu thu số 21).
    • Thanh toán lương thực lĩnh:
      • Căn cứ Bảng thanh toán lương, kế toán hạch toán trả lương qua ngân hàng/tiền mặt: Ghi Nợ TK 334 / Có TK 111, 112: 95.391.000 đồng.

Chương 3: Các kết luận và giải pháp hoàn thiện kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại Công ty TNHH kiểm toán quốc tế Unistars

Tác giả tổng kết các kết quả đạt được, chỉ ra tồn tại và đề xuất các nhóm giải pháp khắc phục:

  • Đánh giá ưu điểm: Bộ máy kế toán tinh gọn; hệ thống chứng từ (bảng chấm công, bảng thanh toán lương) lưu trữ an toàn, khoa học; quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán vào Sổ Nhật ký chung tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của VAS 01 và Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
  • Hạn chế phát hiện:
    1. Gộp phụ cấp vào lương chính: Các khoản phụ cấp ăn trưa, điện thoại, xăng xe bị gộp trực tiếp vào thu nhập tổng để tính thuế, làm tăng thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
    2. Căn cứ trích bảo hiểm thấp: Đơn vị chỉ trích nộp BHXH, BHYT, BHTN trên mức lương cơ bản tối thiểu, chưa tính đúng trên tổng quỹ thu nhập thực tế.
    3. Tổ chức tài khoản và sổ chi tiết chưa hoàn thiện: TK 334 chưa mở tài khoản cấp 2 (TK 3341, TK 3342) để phân loại lao động trong danh sách và lao động thời vụ; chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng khoản mục cấu thành (lương chính, phụ cấp, thưởng).
    4. Quản lý lao động và quy chế khen thưởng: Chưa theo dõi chính xác số giờ làm việc thực tế, thiếu chứng từ "Phiếu báo làm thêm giờ"; quy chế trả lương còn mang tính chất bình quân, chưa gắn chặt chẽ với kết quả thi đua và hiệu suất công việc.
    5. Hạn chế về công nghệ và nhân sự: Sử dụng bảng tính Excel thủ công, chưa đầu tư phần mềm kế toán chuyên dụng; nhân viên kế toán còn kiêm nhiệm nhiều phần hành, chưa được đào tạo nghiệp vụ cập nhật thường xuyên.
  • Giải pháp đề xuất:
    • Hoàn thiện hệ thống tài khoản và sổ sách: Phân tách TK 334 thành TK 3341 (Phải trả công nhân viên) và TK 3342 (Phải trả lao động thuê ngoài); lập sổ theo dõi chi tiết lương chính và phụ cấp.
    • Tách bạch các khoản phụ cấp đúng quy định để giảm trừ hợp lý thuế TNCN.
    • Ban hành mẫu "Phiếu báo làm thêm giờ", thiết lập quy chế chấm công theo giờ để tính lương ngoài giờ chính xác.
    • Xây dựng quy chế thi đua khen thưởng và quy chế tạm ứng minh bạch; phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận nhân sự và kế toán tiền lương.
    • Trang bị phần mềm kế toán chuyên nghiệp và tuyển dụng thêm nhân sự chuyên trách phần hành tiền lương - bảo hiểm.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận tổng hợp đầy đủ các số liệu hạch toán thực tế phát sinh trong tháng 03/2014 tại Unistars:

Khoản mục nghiệp vụ Căn cứ chứng từ / Bảng biểu Định khoản kế toán Số tiền (VNĐ)
Chi phí lương Bộ phận Quản lý Bảng phân bổ tiền lương Nợ TK 642 / Có TK 334 58.000.000
Chi phí lương Bộ phận Dịch vụ/Bán hàng Bảng phân bổ tiền lương Nợ TK 641 / Có TK 334 64.000.000
Trích BHXH, BHYT, BHTN vào chi phí DN (22%) Bảng phân bổ BHXH Nợ TK 641 / Có TK 338 (3383, 3384, 3389) 8.590.000
Trích bảo hiểm khấu trừ lương NLĐ (10,5%) Bảng thanh toán lương Nợ TK 334 / Có TK 338 (3383, 3384, 3389) 9.640.000
Khấu trừ tiền tạm ứng trong kỳ Bảng thanh toán lương Nợ TK 334 / Có TK 141 18.000.000
Khấu trừ thuế TNCN (ông Đoàn Tiến Hưng) Tờ khai thuế TNCN Nợ TK 334 / Có TK 3335 30.389
Khấu trừ bồi thường tài sản (anh Tuấn) Phiếu thu số 21 (18/03) Nợ TK 111 / Có TK 138 (hoặc giảm trừ lương) 600.000
Tổng tiền lương thực thanh toán cho NLĐ Bảng thanh toán lương Nợ TK 334 / Có TK 111, 112 95.391.000

Đóng góp của nghiên cứu:

  • Khóa luận đã mô tả chi tiết thực tế vận hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại một doanh nghiệp kiểm toán quy mô nhỏ, đối chiếu trực tiếp giữa lý thuyết (VAS 01, QĐ 15) với thực tiễn sổ sách.
  • Cung cấp các khuyến nghị mang tính ứng dụng thực tế: mở chi tiết tài khoản cấp 2 (TK 3341, TK 3342), áp dụng chứng từ theo dõi làm thêm giờ và tái cấu trúc các khoản phụ cấp nhằm tối ưu hóa nghĩa vụ thuế cho nhân sự.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Phạm vi dữ liệu hạch toán minh họa bị giới hạn trong 01 tháng (tháng 03 năm 2014), chưa phản ánh được tính biến động của chi phí tiền lương theo chu kỳ mùa vụ kiểm toán cao điểm trong cả năm tài chính.
    • Số lượng mẫu khảo sát điều tra tương đối nhỏ ($n = 5$ phiếu điều tra nội bộ), tập trung chủ yếu vào nhân sự quản lý và kế toán.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Nghiên cứu giải pháp tự động hóa công tác hạch toán tiền lương thông qua các phần mềm kế toán chuyên nghiệp (MISA, FAST) thay thế cho việc quản lý bằng bảng tính Excel.
    • Đánh giá tác động của việc điều chỉnh mức trích nộp bảo hiểm theo toàn bộ tổng thu nhập (lương và các khoản bổ sung) đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp kiểm toán trong các giai đoạn tiếp theo.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo:
    • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tài liệu tham khảo hữu ích về phương pháp nghiên cứu thực tiễn, cách thức xử lý số liệu chứng từ gốc, lập bảng phân bổ và ghi chép sổ Nhật ký chung cho phần hành thanh toán lao động.
    • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp dịch vụ vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình lập chứng từ, cách tính thuế TNCN theo biểu lũy tiến và phương pháp theo dõi chi tiết tài khoản phải trả người lao động (TK 334, TK 338).
  • Nội dung đáng tham khảo nhất: Hệ thống định khoản kế toán thực tế kèm số liệu đối ứng giữa bảng thanh toán tiền lương và Sổ cái các tài khoản 334, 3383, 3384, 3389, 3335 (mục 2.3) và mẫu phiếu khảo sát điều tra thực trạng kế toán (Phụ lục 01, 02).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Unistars áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào trong giai đoạn nghiên cứu? Công ty Unistars áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung và xử lý số liệu thông qua phần mềm bảng tính Excel.

2. Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) tại Unistars năm 2014 được phân bổ như thế nào? Tổng tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm là 32,5% (trong đó BHXH là 26%, BHYT là 4,5%, BHTN là 2%). Doanh nghiệp trích tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 22% (BHXH 18%, BHYT 3%, BHTN 1%) và khấu trừ vào lương của người lao động 10,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%).

3. Số thuế thu nhập cá nhân phát sinh trong tháng 03/2014 tại công ty là bao nhiêu và thuộc về ai? Căn cứ mức giảm trừ gia cảnh 9.000.000 đồng/tháng theo Nghị định 65/2013/NĐ-CP, trong tháng 03/2014 chỉ có ông Đoàn Tiến Hưng phát sinh nghĩa vụ thuế TNCN với thu nhập tính thuế là 607.785 đồng (thuộc Bậc 1, thuế suất 5%), số tiền thuế khấu trừ phải nộp ngân sách là 30.389 đồng.

4. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Unistars gồm những vị trí nào? Bộ máy kế toán của Unistars được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung (1 cấp) trực thuộc Phòng Hành chính – Kế toán, gồm 3 vị trí nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán viên và Thủ quỹ.

5. Nhược điểm lớn nhất trong việc quản lý và hạch toán phụ cấp tại Unistars được tác giả chỉ ra là gì? Công ty không chi trả riêng mà gộp toàn bộ các khoản phụ cấp thường xuyên (ăn trưa, điện thoại, xăng xe) vào tiền lương của người lao động rồi hạch toán chung vào chi phí kinh doanh, dẫn đến làm tăng thu nhập chịu thuế TNCN của cán bộ nhân viên mà không tận dụng được các mức miễn trừ phụ cấp theo quy định thuế.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phạm Thị Thơm đã phản ánh toàn diện cơ sở lý luận và thực trạng công tác kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại Công ty TNHH kiểm toán quốc tế Unistars trong tháng 03/2014. Tác giả đã phân tích chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ, định khoản các nghiệp vụ trích nộp bảo hiểm, tạm ứng, bồi thường, khấu trừ thuế TNCN và thanh toán lương thực lĩnh trên hệ thống tài khoản TK 334, TK 338 và sổ Nhật ký chung. Đồng thời, công trình chỉ rõ những tồn tại về việc thiếu tài khoản cấp 2, gộp phụ cấp vào lương tính thuế và ghi sổ thủ công trên Excel, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán và quản lý nhân sự tại doanh nghiệp.