CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản và nhiệm vụ kế toán các khoản thanh toán với người lao động. Khái niệm và nội dung các khoản thanh toán với người lao động 1.
Khái niệm và nôi dung các khoản phải thu từ NLĐ a) Khái niệm các khoản phải thu từ NLĐ Theo giáo trình kế toán tài chính – Đại học Thương Mại thì trong quá trình hoạt động kinh doanh, giữa doanh nghiệp với khách hàng, với các đối tượng khác ở bên ngoài và bên trong doanh nghiệp phát sinh các mối quan hệ kinh tế. Các mối quan hệ kinh tế đó làm phát sinh các quan hệ thanh toán mà doanh nghiệp được quyền đòi tiền ở các đối tượng có liên quan, từ đó hình thành nên các khoản phải thu. Các khoản phải thu gồm: Phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, dự phòng phải thu khó đòi,. Trong đó, các khoản phải thu từ NLĐ dùng để phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản phải thu từ người lao động của doanh nghiệp về thuế thu nhập các nhân, tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp phải thu NLĐ, thu các khoản khấu trừ vào lương khác, tiền bồi thường, thu hồi tiền tạm ứng.
b) Nội dung các khoản phải thu từ NLĐ Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Thuế TNCN là loại thuế trực thu đánh vào thu nhập của mỗi cá nhân trong xã hội, trong khoảng thời gian nhất định (thường là 1 năm). Thuế TNCN là một sắc thuế có tầm quan trọng lớn trong việc huy động nguồn thu cho ngân sách và thực hiện công bằng xã hội. Thuế TNCN đánh vào cả các cá nhân kinh doanh và cá nhân không kinh doanh. Thuế này thường được coi là loại thuế đặc biệt vì có lưu ý đến hoàn cảnh của các cá nhân có thu nhập phải nộp thuế thông qua việc xác định miễn, giảm thuế hoặc khoản miễn trừ đặc biệt.
Khoản bồi thường vật chất: Trong quá trình sản xuất, NLĐ làm hư hỏng tới tài sản của công ty, hoặc làm mất mát, thất thoát tài sản thì phải bồi thường theo quy định của công ty. SVTH: Phạm Thị Thơm 4 Lớp: K46D4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Tuấn Duy Tiền tạm ứng khấu trừ vào lương: Gồm tạm ứng tiền lương vì lý do công việc mà chưa sử dụng hết hoặc tạm ứng tiền lương tháng sẽ được khấu trừ trực tiếp vào lương. Ngoài ra, còn các khoản như: Tiền điện, nước, thuê nhà do công ty trả thay NLĐ. Các khoản trích theo lương: Ngoài các khoản phải thu trên NLĐ còn phải nộp BHXH, BHYT, BHTN.
Bảo hiểm xã hội (BHXH): Là sự đảm bảo thay thế hay bù đắp một phần thu nhập cho NLĐ khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tại nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, tuổi già, tử tuất…Dựa trên cơ sở một quỹ tài chính do sự đóng góp của các bên tham gia BHXH mà chủ yếu là từ người sử dụng lao động, NLĐ và một phần sự bảo hộ của Nhà nước theo pháp luật, nhằm đảm bảo an toàn đời sống cho NLĐ và gia đình họ, đồng thời góp phần đảm bảo an toàn xã hội. Bảo hiểm y tế (BHYT): Là hình thức bảo hiểm được áp dụng trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe nhằm đảm bảo chi trả một phần hay toàn bộ chi phí khám chữa bệnh cho người tham gia vào quỹ BHYT khi có ốm đau, bệnh tật bằng nguồn quỹ BHYT do sự đóng góp theo chu kỳ của người sử dụng lao động, NLĐ, tổ chức, cá nhân. Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Là một loại hình phúc lợi tạm thời dành cho người đã đi làm và bị cho thôi việc ngoài ý muốn. BHTN sẽ góp phần ổn định đời sống và hỗ trợ cho NLĐ được học nghề và tìm việc làm, sớm đưa họ trở lại làm việc.2 Khái niệm và nôi dung các khoản phải trả cho NLĐ a) Khái niệm các khoản phải trả cho NLĐ Theo giáo trình kế toán tài chính – Đại học Thương Mại thì các khoản phải trả là các khoản mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm thanh toán bằng các nguồn lực của mình, đó chính là nghĩa vụ hiện tại phát sinh từ các sự kiện đã qua của doanh nghiệp.
Các khoản phải trả phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau như: Phải trả cho người bán, phải trả người lao động, phải nộp cho Nhà nước. Các khoản phải trả cho NLĐ dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền SVTH: Phạm Thị Thơm 5 Lớp: K46D4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Tuấn Duy công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động. b) Nội dung các khoản phải trả cho NLĐ: Tiền lương: Theo từ điển tiếng Việt thì “tiền lương” là “tiền công trả định kỳ, thường là hàng tháng, cho công nhân, viên chức”. Như vậy có thể hiểu tiền lương ( hay tiền công) là số tiền thù lao mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Các khoản bảo hiểm NLĐ được hưởng: Bảo hiểm xã hội (BHXH): Người sử dụng lao động phải đăng ký đầy đủ số lao động thuộc diện tham gia BHXH, đóng đầy đủ số tiền bảo hiểm xã hội cho số lao động của đơn vị và hàng tháng trích từ tiền lương, tiền công của người lao động để đóng cho cơ quan bảo hiểm xã hội cùng với phần đóng bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động theo quy định. Các khoản phải thanh toán khác: Tiền thưởng: Là tổng số tiền doanh nghiệp trả cho lao động nhằm nâng cao năng suất lao động, rút ngắn thời gian làm việc. Tiền thưởng thực chất là khoản tiền bổ sung cho tiền lương nhằm quán triệt hơn nguyên tắc phân phối lao động và nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh và năng suất lao động của các doanh nghiệp. Các loại tiền thưởng: tiền thưởng bao gồm tiền thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng kiến…) Phụ cấp: + Phụ cấp trách nhiệm: Nhằm bù đắp cho những người trực tiếp sản xuất hoặc làm công việc chuyên môn nghiệp vụ, vừa kiêm nhiệm công tác quản lý không thuộc chức vụ lãnh đạo bổ nhiệm hoặc những người làm việc đòi hỏi trách nhiệm cao chưa được xác định trong mức lương.
Phụ cấp trách nhiệm được tính và trả cùng lương tháng. SVTH: Phạm Thị Thơm 6 Lớp: K46D4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Tuấn Duy + Phụ cấp thu hút: Áp dụng đối với CBCNV đến làm việc tại những vùng kinh tế mới, cơ sở kinh tế và các đảo xa có điều kiện sinh hoạt đặc biệt khó khăn do chưa có cơ sở hạ tầng ảnh hưởng đến đời sống vật chất và tinh thần của NLĐ. + Phụ cấp khác: Là số tiền doanh nghiệp trả cho NLĐ ngoài tiền lương, thưởng gồm: Phụ cấp làm ngoài giờ, làm thêm, NLĐ gặp khó khăn… Phúc lợi: Là số tiền mà doanh nghiệp trả cho NLĐ ngoài lương, thưởng, trợ cấp. Quỹ phúc lợi có tác dụng động viên tinh thần của công nhân, làm cho NLĐ gắn bó với doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần.
Các khoản phải trả khác lấy từ quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm: Nếu người lao động đã làm việc thường xuyên trong doanh nghiệp từ đủ 12 tháng trở lên bị mất việc làm thì người sử dụng lao động phải trả trợ cấp mất việc làm, cứ mỗi năm làm việc trả một tháng lương, thấp nhất cũng bằng hai tháng lương. Yêu cầu quản lí và nhiệm vụ kế toán 1. Yêu cầu quản lí các khoản thanh toán với NLĐ Quản lý quá trình phải thu và phải trả các khoản thanh toán với người lao động là một yêu cầu thực tế xuất phát từ mục tiêu của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp quản lý tốt các khâu thanh toán với người lao động thì mới đảm bảo và đánh giá chính xác hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Do đó những vấn đề quản lý nghiệp vụ các khoản thanh toán với NLĐ cần đặt ra là : Trước tiên, quản lý nguồn tài chính chính của công ty, tính toán khả năng thanh toán để thanh toán kịp thời, đầy đủ các khoản thanh toán với NLĐ đảm bảo uy tín cho công ty. Tiếp theo cần quản lý tổng số phải thu, phải trả người lao động thường xuyên lên danh sách các khoản đến hạn phải trả và phải thu, quy mô và đối tượng cụ thể. Ngoài ra cần quản lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh các khoản thanh toán với NLĐ hạch toán vào sổ kế toán chi tiết, tổng hợp. Bên cạnh đó cũng cần thường xuyên đối chiếu số liệu giữa các sổ sách tránh trường hợp khai khống, khai thiếu, bỏ sót nghiệp vụ làm ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh.
SVTH: Phạm Thị Thơm 7 Lớp: K46D4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Tuấn Duy 1. Nhiệm vụ kế toán các khoản thanh toán với NLĐ Các khoản thanh toán với NLĐ có ý nghĩa rất quan trọng không chỉ đối với NLĐ mà còn rất quan trọng đối với Nhà nước, đối với sự sống còn của nền kinh tế. Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán hết sức quan trọng và để thực hiện tốt điều đó kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Theo dõi, ghi chép, phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác các khoản phải thu, phải trả cho NLĐ và tình hình thanh toán các khoản đó cho NLĐ. Tổ chức kế toán chi tiết các khoản phải trả cho người lao động theo từng đối tượng theo các chỉ tiêu tổng số phải trả, số đã trả, số còn lại phải trả và xác định thời hạn trả.
Theo dõi chi tiết, cụ thể từng khoản phải thu của từng đối tượng, báo cáo kịp thời về khả năng thanh toán của người lao động.