CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VINAGRES. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VINAGRES - Bán hàng( tiêu thụ) là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hóa, tức là chuyển hóa vốn của doanh nghiệp từ hình thái vật( hàng) sang hình thái tiền tệ( tiền). - Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại, nó chính là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ tay người bán sang tay người mua để nhận tiền từ người mua. - Qúa trình tiêu thụ được coi là hoàn thành khi đủ điều kiện: + Giao hàng cho người mua + Người mua trả tiền hay chấp nhận trả tiền.
Như vậy nghiệp vụ bán hàng chỉ xảy ra khi giao xong hàng, nhận được tiền hoặc người mua chấp nhận than toán. Ở doanh nghiệp thì việc bán hàng, vật tư dịch vụ được tiến hành theo 2 khâu là bán buôn và bán lẻ: + Bán buôn là việc bán hàng với khối lượng hàng hóa lớn cho các đơn vị, tổ chức kinh tế khác để đơn vị, tổ chức này chuyển bán hoặc sản xuất gia công rồi bán. + Bán lẻ là việc bán hàng với số lượng nhỏ, người mua thường là người tiêu dùng cuối cùng. Vì vậy không phải lập chứng từ cho mỗi lần bán, cuối ngày hoặc cuối ca, người bán lập báo cáo bán hàng để phản ánh số hàng đã bán.
Để thực hiện việc bán hàng, doanh nghiệp phải bỏ ra 1 khoản chi phí, tiếp thị bảo quản, đóng gói, vận chuyển…gọi là chi phí bán hàng… - Đẩy mạnh quá trình bán hàng và có biện pháp thu nợ nhanh chóng là vấn đề có ý nghĩa hết sức to lớn đối với việc tăng cường hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. Phạm vi hàng bán: Theo quy định, được coi là hàng bán phải thỏa mãn các điều kiện: SV: Dương Thu Hiền 3 Kế toán 1-K41 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mai Anh Hàng hóa phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một phương thức thanh toán nhất định. Hàng hóa phải được chuyển quyền sở hữu từ doanh nghiệp thương mại(bên bán) sang bên mua và doanh nghiệp thương mại đã thu được tiền hay một loại hàng hóa khác hoặc được người mua chấp nhận nợ.
Hàng hóa bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp mua vào hoặc gia công chế biến rồi bán ra. Danh mục hàng bán của công ty cổ phần Vinagres Là một Công ty với mục tiêu đa dạng hóa sản phẩm và loại hình kinh doanh, Vinagres phát triển đa dạng các sản phẩm nhằm phục vụ nhu cầu đồng bộ của đại bộ phận người tiêu dùng và các nhóm sản phẩm bao gồm như sau: Gạch men mờ: Bộ sưu tập Stontech: + Dây Natural: VG66811; VG66812; VG66814; VG66816; VG66817 + Dây Sand: VG66802; VG66803; VG66804; VG66807 + Dây Granite: VG66820; VG66822; VG66824; VG66827 + Dây Onix: VG66830LEV; VG66832LEV + Dây Lime: VG66840; VG66842; VG66844; VG668466 + Dây Desert: VG66851LEV; VG66852LEV; VG66853LEV + Dây Marmo: VG66861LEV + Dây Woostone: VG36870; VG36872; VG66874; VG66876 Bộ sưu tập Evegreen: + Dây Classic: VG66600; VG66602; VG66605 + Dây Linen: VG66901; VG66902; VG66904; VG66906; VG66907 1. Thị trường của công ty cổ phần Vinagres Chức năng chủ yếu của Công ty cổ phần Vinagres là bán buôn, bán lẻ các sản phẩm về vật liệu xây dựng nói chung và gạch ốp lát nói riêng để phục vụ nhu cầu của khách hàng, thông qua đó: - Góp phần thúc đẩy kinh tế thị trường phát triển SV: Dương Thu Hiền 4 Kế toán 1-K41 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mai Anh - Đảm bảo đời sống cho người lao động - Tăng thu nhập cho Ngân sách Nhà nước.
Trên cơ sở chức năng chủ yếu đó, Công ty cổ phần Vinagres có những nhiệm vụ chính sau: + Tổ chức công tác nhập hàng từ các đơn vị sản xuất. + Tổ chức bảo quản tốt hàng hoá đảm bảo cho lưu thông hàng hoá được thường xuyên liên tục và ổn định thị trường. + Tổ chức bán buôn, bán lẻ hàng hoá cho các cơ sở xây dựng và các cá nhân trong nước. + Quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu tư mở rộng kinh doanh, làm tròn nghĩa vụ với Nhà nước thông qua việc giao nộp ngân sách hàng năm.
+ Tuân thủ các chế độ, chính sách quản lý kinh tế của Nhà nước. Công ty cổ phần Vinagres kinh doanh vật liệu xây dựng, gạch ốp lát nhằm phục vụ nhu cầu xây dựng của các cá nhân, công ty trong và ngoài nước. Các phương thức bán hàng Qúa trình bán hàng trong doanh nghiệp thường được tiến hành theo hai phương thức: Bán buôn và bán lẻ. Bán buôn: Bán buôn hàng hóa là việc bán hàng cho các đơn vị thương mại khác hoặc bán cho các đơn vị sản xuất để tiếp tục sản xuất.
Đặc điểm của nghiệp vụ bán buôn là hàng hóa chưa đến tay người tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực hiện đầy đủ. Có hai phương thức bán buôn: - Bán hàng qua kho - Bán vận chuyển thẳng. Bán hàng qua kho: Nghĩa là hàng hóa đã được nhập vào kho của doanh nghiệp rồi mới xuất bán, có hai phương thức giao hàng qua kho: SV: Dương Thu Hiền 5 Kế toán 1-K41 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mai Anh Phương thức chuyển hàng: Doanh nghiệp ký hợp đồng bán hàng với bên mua, doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng sẽ chuyển hàng giao cho bên mua theo địa điểm đã quy định trước trong hợp đồng bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài.
Chi phí vận chuyển bên nào trả tùy thuộc vào điều kiện quy định trong hợp đồng. Hàng hóa trong quá trình vận chuyển vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Thời điểm xác định tiêu thụ là khi bên mua nhận được hàng, đồng thời đã thanh toán tiền hang cho doanh nghiệp hoặc chấp nhận thanh toán. Phương thức nhận hàng trực tiếp: Khách hàng sẽ đến nhận hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp, hàng hóa được xác định tiêu thụ khi bên mua đã nhận được hàng và ký vào hóa đơn mua hàng.
Bán buôn vận chuyển thẳng: Nếu bên bán có tham gia thanh toán: Doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp và chuyển đi bán thẳng cho bên mua bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Hàng hóa gửi đi vẫn còn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, khi nào bên mua nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì doanh nghiệp mới ghi nhận doanh thu. Nếu bên bán không tham gia thanh toán: - Nếu không tham gia thanh toán, kế toán chỉ theo dõi hoa hồng được hưởng từ nghiệp vụ môi giới hang cho nhà cung cấp, hoặc cho khách hàng. Bán lẻ: Trong khâu bán lẻ, hàng hóa được xuất giao ngay cho khách hàng và tiền hàng cũng được thu ngay tại thời điểm này.
Vì vậy thời điểm tiêu thụ của hàng hóa bán lẻ được xác định ngay khi hàng hóa được giao cho khách hàng. Nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa thường được thực hiện theo hai phương thức chủ yếu là: Bán hang thu tiền tập trung và bán hàng thu tiền trực tiếp. Bán hàng thu tiền tập trung: SV: Dương Thu Hiền 6 Kế toán 1-K41 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mai Anh Nghiệp vụ bán hàng được tách rời khỏi nghiệp vụ thu tiền.
Nhân viên thu ngân có trách nhiệm viết hóa đơn thu tiền và giao hóa đơn cho khách hàng đến nhận hàng do nhân viên bán hàng giao. Cuối ngày( hay cuối ca) nhân viên thu ngân tổng hợp tiền, kiểm tiền và lập giấy nộp tiền bán hàng. Nhân viên bán hang căn cứ vào hóa đơn đã giao hang để lập báo cáo bán hàng, đối chiếu với số hàng hóa hiện còn để phát hiện thừa, thiếu. Phương thức này có ưu điểm là: Tiền và hàng do có người chuyên trạch khác nhau nên có thể ngăn ngừa những hiện tượng tiêu cực, quản lý chặt chẽ tiền hàng.
Báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền được nộp cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Sau khi nhận được các chứng từ trên, bộ phận kế toán phải kiểm tra nội dung của báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền, nếu phát hiện không phù hợp phải tìm ra nguyên nhân cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác đồng thời kiểm soát công việc của nhân viên thu tiền và nhân viên bán hàng. Bán hàng trực tiếp: Nhân viên bán hàng vừa là người giao hàng cho khách vừa là người thu tiền. Cuối ngày( hay cuối ca) nhân viên bán hàng kiểm tiền làm giấy nộp tiền, kiểm kê hàng hóa hiện còn và xác định lượng hàng hóa bán ra trong ngày( ca), sau đó lâoj báo cáo bán hàng để xác định doanh số bán đối chiếu với số tiền đã nộp theo giấy nộp tiền.
Phương thức này có ưu điểm là tiện lợi cho khách mua hàng, nhưng có nhược điểm là tiền và hàng do một cá nhân phụ trách do đó nếu công tác quản lý lỏng lẻo và kiểm tra không thường xuyên sẽ dễ dàng xảy ra hiện tượng tiêu cực, lạm dụng tiền hàng. Trường hợp chiết khấu thương mại: Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do mua với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc cam kết mua bán hàng b. Trường hợp hàng bán bị trả lại: SV: Dương Thu Hiền 7 Kế toán 1-K41 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Mai Anh Hàng bán bị trả lại là số hàng hóa mà doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm hợp đồng kinh tế, vi phạm cam kết, hàng bị mất, kém phẩm chất, không đúng chủng loại, qui cách.
Hàng bán bị trả lại phải có văn bản đề nghị của người mua ghi rõ lý do trả lại hàng, số lượng hàng bị trả lại, giá trị hàng bị trả lại, đính kèm hóa đơn( nếu trả lại toàn bộ) hoặc bản sao hóa đơn( nếu trả lại một phần hàng) và đính kèm theo chứng từ nhập lại kho của doanh nghiệp số hàng nói trên. Trường hợp giảm giá hàng bán: Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng được người bán chấp nhận trên giá đã thỏa thuận vì lý do hàng kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế.