CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG 1.1 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI.1 Khái niệm về hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng Bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động kinh doanh, là quá trình thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hoá. Nói cách khác, bán hàng là quá trình doanh nghiệp chuyển giao hàng hoá của mình cho khách hàng và khách hàng trả tiền hay chấp nhận trả tiền cho doanh nghiệp. Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, hàng hóa được đóng vai trò quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hàng hóa đạt tiêu chuẩn chất lượng và giá thành hợp lý thì giúp doanh nghiệp nhanh chóng chiếm lĩnh được thị trường và mang lại lợi nhuận cao cho chính doanh nghiệp.
Xác định kết quả bán hàng Xác định kết quả bán hàng là chỉ tiêu kinh tế phản ánh kết quả cuối cùng của các hoạt động SXKD thông thường của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Chỉ tiêu này là số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng với các chi phí liên quan như giá vốn, chi phí quản lý kinh doanh, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là chỉ tiêu kinh tế quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Trong quá trình sản xuất kinh doanh, kết quả bán hàng sau mỗi kỳ hoạt động có tác động trực tiếp tới doanh nghiệp.
Bởi lẽ, bản chất của hoạt động kinh doanh thương mại là buôn bán vật tư, hàng hóa phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng cuối cùng của xã hội. Như vậy, bán hàng và kết quả bán hàng có mối liên hệ mật thiết không thể tách rời. Việc bán hàng hóa như thế nào là cơ sở xác định kết quả bán hàng. Ngược lại, kết quả bán hàng là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp đưa ra quyết định sẽ tiếp tục tiêu thụ mặt hàng nào, hay có những chính sách thay đổi trong quá trình bán hàng.
Qua đây, ta có thể khẳng định kết quả bán hàng là mục tiêu hàng đầu của đơn vị 5 hướng tới, còn bán hàng chính là “ phương tiện trực tiếp” để thực hiện.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Để đáp ứng được yêu cầu quản lý quá trình tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ. Kế toán có những nhiệm vụ cơ bản chủ yếu sau đây: - Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng hàng hóa bán ra và tiêu thụ nội bộ, tính toán đúng đắn giá trị vốn hàng đã bán, chi phí bán hàng và các chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng của doanh nghiệp. - Cung cấp thông tin kịp thời về tình hình bán hàng phục vụ cho lãnh đạo điều hành hoạt động kinh doanh thương mại. - Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, xác định kết quả bán hàng phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ trên kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần chú ý một số điểm sau: Xác định đúng thời điểm tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu. Báo cáo thường xuyên, kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng hợp đồng kinh tế…. nhằm giám sát chặt chẽ hàng hóa bán ra, đôn đốc thanh toán, nộp tiền bán hàng vào quỹ. Tổ chức tốt việc luân chuyển chứng từ, hạch toán ban đầu, ghi sổ kế toán về doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
Tổ chức thiết kế sử dụng hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Bộ phận kế toán bán hàng phải thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ tuân thủ theo quy định, chuẩn mực kế toán và đảm bảo tuân thủ chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp.3 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Cung cấp thông tin trực tiếp cho nhà quản trị doanh nghiệp, các đối tượng có lợi ích kinh tế trực tiếp gián tiếp với doanh nghiệp. Đối tượng sử dụng thông tin nhận biết được các thông tin chi tiết, cụ thể về doanh thu, giá vốn làm cơ sở dữ liệu lập báo cáo tài chính. Giúp doanh nghiệp sử dụng tiết kiệm, hiệu quả các khoản chi phí, tăng doanh 6 thu tiêu thụ nhằm mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận.
Từ các số liệu trên báo cáo tài chính mà kế toán bán hàng cung cấp, nhà nước nắm được tình hình kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó nhà nước có thể dễ dàng thực hiện công tác quản lý đối với doanh nghiệp. Đặc biệt các doanh nghiệp đối tác trong và ngoài nước cũng dựa vào số liệu tổng hợp của kế toán bán hàng để ra quyết định đầu tư vào doanh nghiệp đó hay không, điều đó thúc đẩy mạnh mẽ quá trình cạnh tranh giữa các công ty. Nhờ đó mà nền kinh tế đất nước tăng trưởng phát triển hơn nữa trong tương lai.4 Các phương thức bán hàng a. Phương thức bán hàng Phương thức bán buôn Đây là một hình thức cung cấp hàng hóa cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp.
Hàng hóa chủ yếu nằm trong lĩnh vực lưu thông và chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng bởi vì lý do này nên giá trị hàng hóa chưa được thực hiện và có sự chênh lệch lớn. Bán buôn thường đi theo số lượng lớn và giá bán giao động vào số lượng hàng hóa để thanh toán. Bán buôn qua kho Đây là một phương thức bán hàng được xuất trực tiếp từ kho của các công ty, doanh nghiệp sản xuất. Phương thức này có thể thực hiện theo 2 hình thức: - Bán buôn qua kho giao hàng trực tiếp đây là một hình thức đại diện cá nhân đến thực tế tại kho hàng để nhận hàng.
Các doanh nghiệp thương mại sẽ có nhiệm vụ xuất hàng giao trực tiếp cho đại diện của bên mua. Sau đó kiểm hàng và thanh toán hàng có thể nợ thanh toán. - Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Phương thức này sẽ căn cứ vào bản hợp đồng đã được ký kết thỏa thuận giữa hai bên. Bên doanh nghiệp sẽ xuất hàng hóa và dùng phương thức vận chuyển tại doanh nghiệp hoặc thuê ngoài để chuyển hàng hóa đến người mua theo địa chỉ cung cấp hoặc một địa điểm được thống nhất và ký kết trên hợp đồng.
Về chi phí vận chuyển bên nào nhận thì sẽ được thỏa hiệp kỹ càng trong hợp đồng. Bán buôn vận chuyển thẳng Doanh nghiệp thương mại sau khi giao dịch mua hàng và nhận được hàng 7 không chuyển về nhập kho mà được chuyển thẳng đến người mua và được thực hiện dưới 2 hình thức. - Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp: Doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng thì giao trực tiếp cho bên mua tại kho của người bán, sau khi giao nhận và bên mua nhận hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ. - Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Các doanh nghiệp thương mại sau khi nhận hàng sẽ dùng chính phương tiện di chuyển của mình hoặc thuê bên ngoài giao hàng cho bên mua tại địa điểm cung cấp hoặc một địa điểm được thống nhất trong thỏa thuận hợp đồng.
Sau khi nhận được hàng bên mua thanh toán hàng hoặc viết giấy báo gửi bên mua đã nhận và chấp nhận thanh toán hàng hóa thì lúc này hàng hóa chuyển đi mới được gọi là tiêu thụ. Phương thức bán lẻ Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, tổ chức kinh tế,…Tại khâu này, hàng hóa kết thúc lưu thông, thực hiện toàn bộ giá trị và giá trị sử dụng. Bán lẻ thường bán với số lượng ít, giá cả ổn định. Phương thức bán lẻ có ba hình thức dưới đây: Bán hàng thu tiền tập trung: Đây là hình thức bán hàng mà trong đó tách rời nghiệp vụ thu tiền người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua.
Theo phương thức này, mỗi quầy hàng hoặc cửa hàng có một nhân viên thu tiền riêng, trực tiếp thu tiền của khách hàng và chịu trách nhiệm về số tiền hàng này. Nhân viên thu ngân có trách nhiệm viết hóa đơn thu tiền, xác định số lượng hàng đã bán trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Báo cáo bán hàng được coi là căn cứ để hạch toán doanh thu bán hàng và đối chiếu với số tiền đã nộp theo giấy nộp tiền. Bán hàng thu tiền trực tiếp: Là hình thức bán hàng phổ biến ở Việt Nam.
Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách( người bán đồng thời cũng là người thu tiền) - Bán hàng theo phương thức gửi hàng đại lý, ký gửi: Doanh nghiệp giao hàng cho các cơ sở đại lý, bên nhận đại lý trực tiếp bán hàng, có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp thương mại và hưởng hoa hồng. Số hàng hóa chuyển giao cho các cơ sở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi các 8 cơ sở đại lý thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được. - Bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp: Bán hàng trả chậm, trả góp là khi giao hàng cho người mua, lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ. Doanh thu bán hàng được tính theo giá bán trả tiền ngay.
Khách hàng chỉ thanh toán một phần tiền mua hàng để nhận hàng, phần còn lại trả dần trong một khoảng thời gian và chịu khoản lãi theo quy định trong hợp đồng. Khoản lãi trả chậm này sẽ được đơn vị hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính. - Bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng: Là khi doanh nghiệp đem hàng hóa của mình để đổi sản phẩm hàng hóa vật tư khác. Việc trao đổi hàng hóa này có thể là trao đổi ngang bằng, tương tự cùng giá trị, cùng loại kế toán vẫn ghi nhận là hàng mua nhưng không ghi nhận doanh thu.
Hoặc xuất hiện trường hợp trao đổi không ngang bằng thì kế toán sẽ lập hóa đơn mua hàng và bán hàng, ghi nhận doanh thu, giá vốn.