Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp hoạt động với tính độc lập và quyền tự chủ ngày càng cao, đòi hỏi sự chủ động trong việc bảo toàn vốn và tạo ra lợi nhuận phục vụ quá trình tái sản xuất kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp thương mại, tiêu thụ hàng hóa là khâu cuối cùng của quá trình luân chuyển hàng hóa, giữ vai trò quyết định trong việc tạo nguồn thu để bù đắp chi phí phát sinh và thực hiện nghĩa vụ ngân sách đối với Nhà nước. Do tính chất cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt, việc quản lý và tổ chức hợp lý công tác kế toán bán hàng trở thành yêu cầu thiết yếu nhằm cung cấp thông tin kịp thời, minh bạch cho các quyết định quản trị. Xuất phát từ bối cảnh thực tiễn đó, tác giả Trương Hà Huyền Anh (Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học Thương Mại) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Kế toán bán mặt hàng dầu, mỡ nhờn tại công ty TNHH TM Kim Mã" dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Phú Giang.

Theo công bố trong văn bản, mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể gồm:

  1. Hệ thống hóa toàn bộ cơ sở lý luận chung về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.
  2. Đi sâu nghiên cứu, khảo sát thực trạng công tác kế toán bán mặt hàng dầu, mỡ nhờn tại Công ty TNHH Thương mại Kim Mã, làm rõ việc vận dụng các quy định kế toán vào thực tế hoạt động.
  3. Đánh giá những ưu điểm đã đạt được cũng như các tồn tại, vướng mắc trong khâu hạch toán; từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại đơn vị.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán bán nhóm mặt hàng dầu, mỡ nhờn – ngành hàng kinh doanh chủ lực của doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Khảo sát và thu thập tài liệu thực tế tại Công ty TNHH Thương mại Kim Mã.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và tình hình thực tế phục vụ phân tích được thu thập trong năm 2013 và các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 03 năm 2014.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý luận dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính ban hành, bao gồm:

  • Luật Kế toán Việt Nam: Ban hành ngày 17/06/2003, có hiệu lực từ ngày 01/01/2004, xác định khung pháp lý điều chỉnh hoạt động kế toán, bảo đảm tính minh bạch và trung thực của thông tin tài chính.
  • Chuẩn mực kế toán số 14 (VAS 14) – Doanh thu và thu nhập khác: Ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001, quy định định nghĩa doanh thu và 5 điều kiện bắt buộc đồng thời thỏa mãn để ghi nhận doanh thu bán hàng; quy định nguyên tắc xử lý các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại).
  • Chuẩn mực kế toán số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho: Ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001, xác định giá gốc hàng tồn kho và 4 phương pháp tính giá trị hàng xuất kho (giá đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước - FIFO, nhập sau xuất trước - LIFO).
  • Chuẩn mực kế toán số 01 (VAS 01) – Chuẩn mực chung: Ban hành theo Quyết định 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002, với các nguyên tắc kế toán cơ bản chi phối việc lập báo cáo tài chính: cơ sở dồn tích, phù hợp, hoạt động liên tục, nhất quán, thận trọng.
  • Chuẩn mực kế toán số 28 (VAS 28) – Báo cáo bộ phận: Ban hành theo Quyết định số 12/2005/QĐ-BTC ngày 15/02/2005, điều chỉnh phân loại và xác định doanh thu, chi phí theo từng bộ phận hoạt động.
  • Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa: Ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, bao gồm các quy định về hệ thống tài khoản, chứng từ kế toán và hình thức sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Quy định trích khấu hao tài sản cố định: Thực hiện theo Quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai kết hợp giữa thu thập và phân tích dữ liệu:

  1. Phương pháp thu thập dữ liệu:
    • Phương pháp điều tra trắc nghiệm: Sử dụng phiếu điều tra gồm các câu hỏi trắc nghiệm liên quan đến cơ cấu tổ chức quản lý, bộ máy kế toán và quy trình nghiệp vụ bán hàng, gửi tới Ban lãnh đạo và nhân viên phòng kế toán.
    • Phương pháp phỏng vấn: Tiến hành phỏng vấn trực tiếp bằng câu hỏi mở đối với cán bộ quản lý và kế toán viên thông qua quy trình 3 bước (Bước 1: Xác định thông tin và đối tượng phỏng vấn; Bước 2: Khảo sát thực tế kế toán bán hàng; Bước 3: Phân tích, xử lý dữ liệu).
    • Phương pháp quan sát thực tế: Tiếp cận thực tế môi trường làm việc, trực tiếp nghiên cứu chứng từ (hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu thu), sổ kế toán và báo cáo tài chính của công ty.
  2. Phương pháp phân tích dữ liệu:
    • Phương pháp thống kê: Phân loại và tổng hợp các câu trả lời từ phiếu điều tra theo từng nội dung cụ thể.
    • Phương pháp tổng hợp: Khái quát hóa các dữ liệu thu thập thành các chỉ tiêu quản trị và kế toán.
    • Phương pháp so sánh, phân tích: Đối chiếu việc thực thi chính sách kế toán tại đơn vị với các quy định chuẩn mực của Bộ Tài chính nhằm xác định mức độ tuân thủ và phát hiện các hạn chế tồn đọng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

Chương này trình bày hệ thống lý luận căn bản về nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa và tổ chức hạch toán kế toán bán hàng:

  • Khái niệm và nguyên tắc: Làm rõ bản chất kinh tế của bán hàng, điều kiện xác định hàng bán tiêu thụ; định nghĩa về giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thanh toán).
  • Phương thức bán hàng và thanh toán: Phân loại các phương thức tiêu thụ gồm bán buôn (bán buôn qua kho gồm giao hàng trực tiếp hoặc gửi hàng; bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba hoặc gửi hàng), bán lẻ (thu tiền tập trung, bán lẻ trực tiếp, bán lẻ tự chọn), bán hàng đại lý ký gửi và bán hàng trả chậm/trả góp. Về thanh toán, phân định hai phương thức thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm.
  • Tổ chức hạch toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC: Hệ thống hóa các chứng từ kế toán tiêu thụ (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo Có...). Trình bày kết cấu và nội dung phản ánh của các tài khoản chuyên dùng: TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, chi tiết 5111, 5112, 5113, 5118), TK 521 (Các khoản giảm trừ doanh thu, chi tiết 5211, 5212, 5213), TK 632 (Giá vốn hàng bán), TK 156 (Hàng hóa), TK 157 (Hàng gửi bán), TK 131 (Phải thu của khách hàng), cùng các tài khoản tiền tệ và nghĩa vụ thuế. Đồng thời, trình bày quy trình ghi chép theo 4 hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Chương II: Thực trạng kế toán bán dầu, mỡ nhờn tại công ty TNHH Thương mại Kim Mã

Chương II phản ánh tình hình hoạt động, cơ cấu bộ máy và thực tế hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp:

  • Tổng quan môi trường và tình hình kế toán: Tác giả phân tích kinh nghiệm kế toán bán hàng tại một số đơn vị thương mại (Công ty TNHH Thoan Sở thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Công ty TNHH Humana Việt Nam chưa tách biệt doanh thu bán buôn và bán lẻ; Công ty TNHH An Lộc theo dõi luân chuyển hàng tồn kho chưa chi tiết). Đồng thời, đánh giá tác động của môi trường pháp lý bên ngoài (Luật Kế toán 2003, hệ thống 26 chuẩn mực VAS, Quyết định 48/2006/QĐ-BTC) và các nhân tố bên trong (bộ máy quản lý gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, các phòng ban Kinh doanh, Tài chính kế toán, Kỹ thuật, Hành chính; bộ máy kế toán gồm Kế toán trưởng, Kế toán tiền mặt - ngân hàng, Kế toán vật tư - hàng hóa, Kế toán công nợ, Kế toán thuế, Thủ quỹ kiêm kế toán tiền lương).
  • Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị:
    • Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ ghi chép là Đồng Việt Nam (VND).
    • Áp dụng Chế độ Kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
    • Thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ với thuế suất chung 10%; thuế Thu nhập doanh nghiệp 25%.
    • Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng theo Quyết định 206/2003/QĐ-BTC.
    • Hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên; đơn giá xuất kho tính theo phương pháp bình quân gia quyền vào thời điểm cuối tháng.
    • Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung, được xử lý thông qua phần mềm kế toán Accounting.
  • Quy trình hạch toán nghiệp vụ thực tế tháng 03/2014:
    • Bán buôn qua kho: Ngày 05/03/2014, xuất bán 1.500 lít dầu Apoil AW46 cho Công ty TNHH XD Nam Thắng theo PXK 09-03 và HĐ GTGT số 0001120. Doanh thu ghi nhận TK 511 là 54.000.000 đồng, thuế GTGT TK 3331 là 5.400.000 đồng, nợ TK 131 là 59.400.000 đồng; giá vốn ghi nhận Nợ TK 632 / Có TK 156 là 45.000.000 đồng (đơn giá vốn 30.000 đồng/lít). Đến ngày 15/03/2014, khách hàng thanh toán chuyển khoản qua Agribank Thanh Liêm theo Giấy báo Có 01026, hạch toán Nợ TK 112 / Có TK 131 là 59.400.000 đồng. Ngày 08/03/2014, xuất bán 1.800 lít Apoil AW68 cho Tập đoàn Hải Lý theo PXK 13-03 và HĐ GTGT 0001124, ghi nhận doanh thu TK 511 là 68.000.000 đồng (làm tròn số theo chứng từ), thuế GTGT TK 3331 là 6.000.000 đồng, Nợ TK 131 là 72.000.000 đồng; giá vốn TK 632 là 57.000.000 đồng (đơn giá vốn 32.000 đồng/lít).
    • Bán hàng phát sinh chi phí vận chuyển: Ngày 15/03/2014, xuất bán 2.000 lít Apoil AW46 cho Công ty TNHH Quang Minh theo PXK 20-03 và HĐ GTGT 0001129, doanh thu TK 511 là 72.000.000 đồng, thuế GTGT TK 3331 là 7.200.000 đồng, Nợ TK 131 là 79.200.000 đồng; giá vốn TK 632 là 60.000.000 đồng. Doanh nghiệp chịu phí vận chuyển theo HĐ 0001010 của Công ty Thành Phát: ghi nhận Nợ TK 642 là 1.000.000 đồng, Nợ TK 133 là 100.000 đồng, Có TK 331 là 1.100.000 đồng.
    • Bán buôn phát sinh chiết khấu thương mại: Ngày 18/03/2014, xuất 1.200 lít dầu Valvoline fleet premium 20W50 cho Công ty XD Đồng Tâm theo PXK 25-03 và HĐ GTGT 0001133. Doanh thu ban đầu Nợ TK 131: 58.080.000 đồng / Có TK 511: 52.800.000 đồng, Có TK 3331: 5.280.000 đồng; giá vốn Nợ TK 632 / Có TK 156 là 40.000.000 đồng (giá vốn đơn vị 33.333 đồng/lít). Khoản chiết khấu thương mại 5% được ghi nhận Nợ TK 5211: 2.640.000 đồng, Nợ TK 3331: 264.000 đồng / Có TK 131: 2.904.000 đồng.
    • Bán lẻ trực tiếp: Ngày 20/03/2014, căn cứ Bảng kê bán lẻ và PXK 28-03, kế toán lập HĐ GTGT số 0001145 cho khách vãng lai và Phiếu thu PT 27-03, hạch toán Nợ TK 111: 16.280.000 đồng / Có TK 511: 14.800.000 đồng, Có TK 3331: 1.480.000 đồng.

Chương 3: Các kết luận và đề xuất về kế toán bán hàng dầu, mỡ tại công ty TNHH Thương mại Kim Mã

Chương 3 tổng kết các đánh giá chuyên môn và đưa ra khuyến nghị:

  • Ưu điểm: Bộ máy kế toán phân công nhiệm vụ rõ ràng; áp dụng hệ thống chứng từ và hình thức sổ Nhật ký chung trên phần mềm Accounting đảm bảo tính pháp lý, lưu trữ có hệ thống; áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho giúp kiểm soát số lượng, giá trị nhập xuất liên tục; tính giá vốn xuất kho theo bình quân gia quyền phù hợp với tính chất luân chuyển hàng hóa.
  • Tồn tại: Về chính sách thương mại, doanh nghiệp chưa mở rộng kênh phân phối qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng; thiếu chính sách chiết khấu thanh toán để đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ; quy định thời hạn trả nợ ngắn (5 - 10 ngày) gây khó khăn cho khách hàng mua số lượng lớn. Về phương pháp kế toán, TK 511 và TK 632 chưa được mở chi tiết cho từng nhóm/mặt hàng dầu mỡ nhờn; chưa mở sổ chi tiết doanh thu theo mặt hàng; chưa tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi đối với các khoản nợ quá hạn từ 1 đến 2 năm.
  • Đề xuất hoàn thiện: Mở rộng phương thức bán hàng qua đại lý ký gửi; ban hành chính sách chiết khấu thanh toán linh hoạt; tổ chức hệ thống tài khoản chi tiết (TK 511, TK 632) và mở sổ kế toán chi tiết theo từng chủng loại sản phẩm; thực hiện lập dự phòng nợ phải thu khó đòi nhằm phản ánh chính xác giá trị tài sản và phòng ngừa rủi ro tài chính.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp cụ thể số liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 03/2014 tại Công ty TNHH Thương mại Kim Mã, được tổng thuật qua bảng sau:

Ngày GD Chứng từ thực tế Tên mặt hàng / Khách hàng Số lượng Doanh thu (TK 511) Giá vốn (TK 632) Ghi chú nghiệp vụ
05/03/2014 PXK 09-03; HĐ GTGT 0001120 Dầu Apoil AW46 / Công ty XD Nam Thắng 1.500 lít 54.000.000 đ 45.000.000 đ Khách nhận nợ; chuyển khoản ngày 15/03 theo Giấy báo Có 01026
08/03/2014 PXK 13-03; HĐ GTGT 0001124 Dầu Apoil AW68 / Tập đoàn Hải Lý 1.800 lít 68.000.000 đ 57.000.000 đ Bán buôn nợ tiền hàng; thuế GTGT đầu ra 6.000.000 đ
15/03/2014 PXK 20-03; HĐ GTGT 0001129 Dầu Apoil AW46 / Công ty Quang Minh 2.000 lít 72.000.000 đ 60.000.000 đ Phí vận chuyển công ty chịu 1.000.000 đ theo HĐ 0001010
18/03/2014 PXK 25-03; HĐ GTGT 0001133 Dầu Valvoline 20W50 / Công ty XD Đồng Tâm 1.200 lít 52.800.000 đ 40.000.000 đ Phát sinh chiết khấu thương mại 5% ghi Nợ TK 5211: 2.640.000 đ
20/03/2014 PXK 28-03; HĐ GTGT 0001145; PT 27-03 Bán lẻ dầu mỡ / Khách vãng lai Quy cách nhỏ lẻ 14.800.000 đ Tính cuối tháng Lập bảng kê bán lẻ trong ngày, thu tiền mặt nhập quỹ Nợ TK 111

Về đóng góp chuyên môn, khóa luận gắn kết giữa chuẩn mực kế toán hiện hành với thực tế luân chuyển chứng từ tại doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành dầu mỡ nhờn; chỉ rõ các tồn tại về quản lý công nợ và kỹ thuật ghi chép tài khoản, từ đó đưa ra các đề xuất cụ thể để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn nhất định xuất phát từ phạm vi nghiên cứu:

  • Dữ liệu nghiên cứu, khảo sát thực tế chỉ tập trung vào một đơn vị duy nhất là Công ty TNHH Thương mại Kim Mã, giới hạn trong mảng kinh doanh dầu, mỡ nhờn với chuỗi số liệu của năm 2013 và tháng 03/2014.
  • Đề tài tập trung chủ yếu vào kế toán tài chính phục vụ việc ghi chép và tuân thủ chế độ theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, chưa đi sâu vào kế toán quản trị bán hàng hoặc xây dựng các mô hình định giá bán linh hoạt.
  • Hướng mở rộng tiếp theo là nghiên cứu tổ chức kế toán quản trị chi phí bán hàng, phân tích biên lợi nhuận chi tiết theo từng kênh phân phối khi doanh nghiệp triển khai hệ thống đại lý bán buôn, bán lẻ trên phạm vi rộng hơn.

Giá trị tham khảo

Báo cáo nghiên cứu cung cấp giá trị tham khảo cụ thể cho các đối tượng sau:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp tài liệu minh họa về phương pháp tổ chức dữ liệu chứng từ, mẫu biểu sổ sách (Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản 131, 156, 511, 521, 632) và quy trình định khoản thực tế theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức bán lẻ qua bảng kê, xử lý hóa đơn bán lẻ tập trung cho khách vãng lai, phương thức ghi nhận chiết khấu thương mại và xử lý chi phí vận chuyển phát sinh khi giao hàng qua kho.
  • Các nhà nghiên cứu về thương mại dầu mỡ nhờn: Cung cấp thông tin thực chứng về chu trình hạch toán, đặc thù giao nhận và thanh toán của ngành hàng có khối lượng và giá trị lớn.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp trong khóa luận áp dụng chế độ kế toán và phương pháp tính thuế GTGT nào?
Công ty TNHH Thương mại Kim Mã áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ với thuế suất chung 10% và thuế Thu nhập doanh nghiệp 25%.

2. Giá vốn hàng bán của mặt hàng dầu, mỡ nhờn được tính theo phương pháp nào và vào thời điểm nào?
Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho kê khai thường xuyên và xác định đơn giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Do đó, đơn giá và tổng giá trị vốn hàng bán được tính toán và ghi nhận vào sổ sách tại thời điểm cuối tháng căn cứ theo bảng tính giá bình quân cả kỳ dự trữ.

3. Đơn vị sử dụng hình thức sổ kế toán nào và triển khai trên công cụ kỹ thuật gì?
Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung, được thực hiện trên máy vi tính thông qua phần mềm kế toán Accounting.

4. Nghiệp vụ chiết khấu thương mại ngày 18/03/2014 được đơn vị hạch toán như thế nào?
Đối với lô hàng 1.200 lít dầu Valvoline fleet premium 20W50 xuất cho Công ty XD Đồng Tâm, công ty áp dụng chiết khấu thương mại 5% trên tổng giá thanh toán. Kế toán phản ánh khoản giảm trừ bằng bút toán: ghi Nợ TK 5211 (Chiết khấu thương mại) số tiền 2.640.000 đồng, Nợ TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra giảm) số tiền 264.000 đồng và Có TK 131 (Phải thu khách hàng) số tiền 2.904.000 đồng.

5. Những tồn tại chủ yếu trong công tác kế toán bán hàng tại công ty được tác giả chỉ ra là gì?
Các hạn chế gồm: chưa mở tài khoản chi tiết cấp 2 cho TK 511 và TK 632 theo từng mặt hàng; chưa mở sổ chi tiết doanh thu theo sản phẩm; chưa trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cho các khoản nợ quá hạn 1-2 năm; và chính sách thương mại còn hạn chế do thiếu phương thức bán đại lý ký gửi cùng chính sách chiết khấu thanh toán trả sớm.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Trương Hà Huyền Anh đã phản ánh toàn diện hệ thống lý luận và thực trạng công tác kế toán bán mặt hàng dầu, mỡ nhờn tại Công ty TNHH Thương mại Kim Mã. Bằng các phương pháp khảo sát, phỏng vấn và đối chiếu thực tế chứng từ, tác giả đã làm rõ quy trình hạch toán nghiệp vụ bán buôn, bán lẻ, chiết khấu và chi phí lưu thông theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC trên phần mềm kế toán. Các đánh giá về ưu điểm cũng như tồn tại trong quản lý doanh thu, giá vốn và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là cơ sở thực tiễn để đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán cho doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ.